Bài giảng microsoft access 2010

Cột field: Mỗi cột trong bảng chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất, nó lưu trữ 1 thuộc tính của đối tượng.. Dữ liệu khóa chính không được trùng hay rỗng Khóa phụ Foreign Key - Là một ha

1 Phan Phạm My Ly

MỤC LỤC

Chương 1 SỬ DỤNG ACCESS 5

I Giới thiệu Access 5

II Sử dụng Access 5

1 Khởi động Access 5

2 Các thành phần trong Access 5

2.1 Thanh Quick Access 5

2.2. Thanh Ribbon 6

2.3 Navigation Pane 6

3 Các thao tác với CSDL 7

3.1 Tạo 1 cơ sở dữ liệu mới 7

3.2 Mở 1 CSDL có sẵn 7

3.3 Đóng 1 CSDL 7

3.4 Tạo pasword cho file 8

3.5 Gỡ bỏ password 8

3.6 Thu gọn và chỉnh sửa CSDL (Compact & repair database) 8

4 Các đối tượng trong CSDL Access 8

4.1 Đối tượng cơ bản: gồm 4 đối tượng cơ bản 8

4.2 Thao tác với đối tượng 8

4.2.1 Tạo 1 đối tượng mới 8

4.2.2 Thiết kế lại đối tượng 9

4.2.3 Xóa 1 đối tượng 9

4.2.4 Đổi tên đối tượng 9

4.2.5 Sao chép đối tượng 9

Chương 2 XÂY DỰNG CSDL – TẠO BẢNG 10

I Khái niệm bảng 10

II Tạo bảng bằng chức năng Table Design 11

III Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng 12

1 Các loại quan hệ 12

2 Phan Phạm My Ly

4.1 Nhập liệu 14

4.2 Thay đổi độ rộng cột: 14

4.3 Cố định cột 14

5 Sắp xếp dữ liệu (Sort data) 14

5.1 Sắp xếp theo 1 cột 14

5.2 Sắp xếp theo nhiều cột 14

6 Tìm kiếm và thay thế 15

6.1 Tìm kiếm 15

6.2 Thay thế 15

7 Lọc dữ liệu 15

7.1 Filter by selection 15

7.2 Filter by Form: 15

8 Tạo 1 trường Lookup Wizard : 16

8.1 Tự tạo lookup 16

8.2 Tạo bằng lookup wizard 16

9 Phụ lục chương 17

Bảng 1 – Bảng kiểu dữ liệu 17

Bảng 2- giải thích các thuộc tính của field 18

Bảng 3- Format cho các kiểu dữ liệu tương ứng 19

Chương 3 QUERY – TRUY VẤN DỮ LIỆU 22

I Khái niệm 22

II Các loại Query 22

III Các thành phần trong cửa sổ thiết kế Query 22

IV Các thao tác trong cửa sổ thiết kế 22

1 Chèn hoặc xóa field 22

2 Thêm/ xóa bảng 23

3 Phan Phạm My Ly

3 Cách nhâp biểu thức điều kiện 23

V Cách tạo các loại query 24

1 Cách tạo Select Query bằng Design View 24

2 Tạo Top Value Query 25

3 Tạo Total query 25

4 Query tham số (Parameter Query) 26

5 Crosstab Query 27

6 Tạo Crosstab Query bằng design 27

7 Action Query 28

7.1 Update query 28

7.2 Delete query 29

7.3 Append query (nối dữ liệu) 29

7.4 Make-table query: 30

8 Tạo các query bằng chức năng Wizard 30

8.1 Find Duplicate query: 30

8.2 Find Unmatched query wizard : 31

9 Tạo field tính toán trong query 31

Chương 4 FORM – GIAO DIỆN 33

I Giới thiệu 33

II Tạo Form 33

1 Cách tạo Form 34

2 Tạo Single form 34

3 Tạo Form sử dụng Form Wizard của Access 35

4 Tự thiết kế Form (Form Design) 36

5 Các đối tượng trên Form 37

6 Thao tác với đối tượng 38

4 Phan Phạm My Ly

6.3 Cách tạo các control có hỗ trợ của chức năng Wizard 41

6.3.1 Command button 41

6.3.2 Combobox và List Box 42

7 Định dạng các Control trên Form 45

7.1 Canh lề cho các Control 45

7.2 Hiệu chỉnh kích thước và khoảng cách giữa các control 46

8 Sử dụng Form 46

8.1 Thêm 1 record mới 46

8.2 Tìm và thay thế dữ liệu trên Form 47

9 Main Form/ Sub Form 47

10 Tab Control 50

Chương 5 REPORT – BÁO CÁO 52

I Giới thiệu 52

II Tạo report 52

1 Cách tạo report bằng Design 52

2 Tạo report có phân nhóm 53

2.1 Sử dụng Total query 53

2.2 Report Grouping 54

2.3. SubReport 56

2.4. Ngắt trang trong report phân nhóm 57

3 Định dạng dữ liệu trong Report 57

3.1 Tạo cột số thứ tự 57

3.2 Định dạng có điều kiện 58

Bài tập thực hành……….60

5 Phan Phạm My Ly

Chương 1

Sử dụng Access

- Là 1 hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS – Relational Database Management System)

- Giao diện trực quan dễ sử dụng vì tương tự các phần mềm khác trong bộ office

- Cung cấp hệ thống công cụ cho phép người dùng tạo ra các phần mềm quản lý vừa

và nhỏ

- Access 2010 có giao diện và một số tính năng mới hơn so với các phiên bản trước như: sử dụng menu dạng Ribbon, chức năng Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất cả các lệnh áp dụng cho toàn bộ CSDL

Để thêm các nút chức năng khác vào

thanh Quick access, có 2 cách:

Cách 1: Click nút Customizechọn

chức năng tương ứng

6 Phan Phạm My Ly

2.2 Thanh Ribbon

Access 2010 tổ chức các nút chức năng trong thanh Ribbon

Ribbon gồm nhiều Tab, trong mỗi tab chứa nhiều group

Quick Access Toolbar

Để thêm nút lệnh, chọn lệnh trong

khung <Separator>  click nút Add

Click nếu muốn mở cửa sổ thiết lập thuộc tính tương ứng của nhóm

Muốn truy cập nhanh các chức năng

của thanh Ribbon, nhấn phím Alt

hoặc F10  xuất hiện các chữ cái

tương ứng  nhấn tiếp chữ cái mà

bạn muốn

7 Phan Phạm My Ly

2.3 Navigation Pane

- Khung chứa tất cả các đối tượng của Access, Nằm phía bên trái của cửa sổ Access

- Để thao tác với đối tượng, bạn có thể click chuột phải lên đối tượng  chọn chức năng trong menu

3 Các thao tác với CSDL

3.1 Tạo 1 cơ sở dữ liệu mới

- File  Blank Database

Phần mở rộng của Access 2010 là: accdb

Click nút để lựa chọn đường dẫn lưu

file Mặc định lưu trong thư mục

8 Phan Phạm My Ly

 Open Exclusive

- Chọn File  Info  click Set database password

3.5 Gỡ bỏ password

3.6 Thu gọn và chỉnh sửa CSDL (Compact & repair database)

Giúp thu hồi bộ nhớ rỗng để làm gọn file CSDL

Cách thực hiện

- Mở CSDL cần chỉnh sửa

- File  Info  click nút

Compact & Repair database

4 Các đối tượng trong CSDL Access

4.1 Đối tượng cơ bản: gồm 4 đối tượng cơ bản

 Bảng (table): là 1 thành phần quan trọng nhất của CSDL được dùng để lưu trữ dữ liệu Vì vậy, bảng phải được tạo ra trước tiên Bảng gồm các hàng và các cột

 Truy vấn (query): là công cụ dùng để truy vân thông tin Có thể dùng câu lệnh SQL hoặc dùng tool của Access để thực hiện truy vấn

 Biểu mẫu (form): dùng để thiết kế giao diện, sử dụng trong việc nhập/ chỉnh sửa

dữ liệu Form giúp cho người dùng tương tác với dữ liệu dễ dàng và an toàn hơn

 Báo cáo (report): kết xuất dữ liệu và in ấn

Ngoài ra, còn có các đối tượng khác nhưng không học trong học phần này

4.2 Thao tác với đối tượng

4.2.1 Tạo 1 đối tượng mới

- Click vào tab Create trên Ribbon

9 Phan Phạm My Ly

- Tùy theo đối tượng muốn tạo, người ta chọn đối tượng tương ứng

4.2.2.Thiết kế lại đối tượng

4.2.3 Xóa 1 đối tượng

- Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete, hoặc nút trên thanh công cụ

4.2.4 Đổi tên đối tượng

4.2.5 Sao chép đối tượng

Cách 1: Click chuột phải vào đối

tượng  chọn Design View

Cách 2:

Chọn nút trên thanh ribbon hoặc ở góc phải màn hình

10 Phan Phạm My Ly

Bảng dùng để lưu dữ liệu, gồm nhiều hàng (record) và cột (field) Mỗi bảng chứa thông

tin của một chủ thể xác định Mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể

Cột (field): Mỗi cột trong bảng chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất, nó lưu trữ 1 thuộc

tính của đối tượng Trong 1 bảng phải có ít nhất 1 cột

Dòng (record): là thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng Trong 1 bảng có thể không có

dòng dữ liệu nào hoặc có nhiều dòng dữ liệu

Khóa chính (primary key) : của 1 bảng bao gồm 1 hay nhiều cột tạo thành, giúp tránh

việc trùng lặp dữ liệu trong bảng Dữ liệu khóa chính không được trùng hay rỗng

Khóa phụ (Foreign Key)

- Là một hay một nhóm các dòng trong 1 cột của bảng này trỏ tới 1 dòng của bảng khác Dễ hiểu hơn, khóa ngoại của bảng này trỏ đến khóa chính của bảng khác

- Do đó, dữ liệu trong cột khóa ngoại trong bảng này phải tồn tại trong cột khóa chính của bảng khác

- Khóa ngoại được dùng để tạo ra mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL

11 Phan Phạm My Ly

Bước 1:

- Trong tab Create  nhóm Table  chọn Table Design

- Chuyển sang chế độ Design view

 Field name: định nghĩa các thuộc tính

trong bảng

 Data Type: chọn kiểu dữ liệu tương ứng

với mỗi thuộc tính

 Description: chú thích ý nghĩa các thuộc

tính

 Field Properties: thiết lập các thuộc tính

cho field Gồm 2 nhóm:

o General: định dạng dữ liệu cho thuộc tính trong cột field name

o Lookup: quy định dạng hiển thị để nhập liệu

Bước 2:

- Cột Field Name: nhập tên thuộc tính

 Yêu cầu: tên đơn giản, ngắn gọn, gợi nhớ không có khoảng trắng, không bỏ dấu

- Cột data Type: chọn kiểu dữ liệu tương ứng (xem bảng chú thích cuối chương)

- Cột Description: nhập chú thích nếu muốn (không bắt buộc)

- Field Properties: chỉ định thuộc tính (xem bảng chú thích cuối chương)

Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng

- Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn đồng thời nhiều field)

- Click nút Primary key trên thanh Ribbon, hoặc click chuột phải  chọn

Primary key trong menu Popup

12 Phan Phạm My Ly

-

III Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Mục đích: để tạo mối quan hệ ràng buộc giữa các bảng giúp cho dữ liệu nhập vào đảm

bảo tính toàn vẹn (tránh được trường hợp nhập sai dữ liệu trường khóa)

1 Các loại quan hệ

Access có 2 loại quan hệ: quan hệ 1-1 (một – một) và 1-n (một – nhiều)

Quan hệ 1 - 1: một record bảng này liên kết với duy nhất một record bảng kia

Quan hệ 1 - n:

một record của bảng này sẽ quan hệ với 1 hay nhiều

record của bảng kia

2 Cách tạo quan hệ (Relationship)

Chọn Tab Database Tools  chọn Relationship

13 Phan Phạm My Ly

Hiển thị cửa sổ Show Table (Nếu không thấy cửa sổ này thì

click nút Show Table trên Ribbon)

- Chọn các bảng hay Query (trong tab Table hay tab

Queries tương ứng) Click Add

- Sau khi chọn xong, đóng cửa sổ Show Table lại

- Cửa sổ Relationships chứa các bảng muốn thiết

lập quan hệ có dạng như sau:

- Drag chuột kéo field từ bảng này sang bảng kia (chú ý bảng chính – phụ và kéo

đúng field cần quan hệ)  xuất hiện cửa sổ Edit Relationship

thì mọi dữ liệu có liên quan trong bảng con cũng tự động cập nhật

liệu liên quan trong bảng con cũng tự động bị xóa mà không báo lỗi

3 Xóa/ chỉnh sửa mối quan hệ

Chọn quan hệ  click chuột phải  chọn Edit relationships / delete

 Các tùy chọn trong cửa sổ edit :

vẹn dữ liệu:

 Dữ liệu phải được nhập ở bảng cha (bảng chính)

rồi mới được nhập ở bảng con (bảng phụ)

 Muốn xóa phải xóa dữ liệu bảng phụ trước mới

được xóa dữ liệu trong bảng chính

- Muốn bỏ cố định nhấn Unfreeze All Fields

5 Sắp xếp dữ liệu (Sort data)

- ở mục Sort  chọn kiểu sắp xếp Chọn Apply Filter/Sort

Đặt trỏ ở đường biên phải của cột, khi trỏ có

dạng mũi tên 2 chiều thì cầm kéo thay đổi độ

rộng cột

- Lọc bằng cách nhập điều kiện vào cột muốn lọc

- Trong tab Home, nhóm Sort & Filter  click Advanced  click Filter by Form

Click vào hình

này để lọc dữ liệu

16 Phan Phạm My Ly

8 Tạo 1 trường Lookup Wizard :

Là cách thức cho phép nhập nhập dữ liệu từ 1 danh sách giá trị ( tương tự dạng

combobox hay list box)

8.1 Tự tạo lookup

- Chuyển sang tab lookup

8.2 Tạo bằng lookup wizard

- Data Type : chọn kiểu lookup wizard

Nhập điều kiện lọc

Combobox hoặc Listbox

Table/query: nếu muốn lấy dữ liệu từ bảng khác

Value List: danh sách giá trị tư nhập

Nhập giá trị dữ liệu muốn hiển thị cho người dùng chọn

Chọn nếu muốn lấy giá trị dữ liệu từ bảng khác

Chọn nếu muốn nhập danh sách dữ liệu

17 Phan Phạm My Ly

Nếu chọn lấy dữ liệu từ bảng/ query khác

Nếu muốn tạo danh sách giá trị

9 Phụ lục chương

Bảng 1 – Bảng kiểu dữ liệu

Nhập danh sách giá trị vào đây

Field Size Quy định kích thước của field Tùy thuộc vào kiểu dữ liệu Chỉ có tác

dụng với kiểu Text và number Decimal places Quy định số chữ số thạp phân Chỉ dùng trong kiểu Number có dạng

Single hoặc Double Format Quy định dạng hiển thị của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in Tùy

kiểu dữ liệu để format cho đúng ( xem bảng Format phía dưới để tham khảo cho các kiểu dữ liệu)

- Logic: and , or, not

- Toán tử like: sử dụng trong chuỗi Like có thể kèm với:

Validation Text Xuất hiện hộp thoại thông báo nếu nhập dữ liệu không thỏa mãn của

Caption Quy định nhãn xuất hiện trên cột Nếu bỏ troosnh Access sẽ lấy field

name làm tiêu đề của cột

Default Value Quy định giá trị mặc định cho field khi người nhập nhập dữ liệu

Bảng 3- Format cho các kiểu dữ liệu tương ứng

Kiểu chuỗi

20 Phan Phạm My Ly

Kiểu Date/ Time

21 Phan Phạm My Ly

Các ký tự dùng trong định dạng cho Input Mask

22 Phan Phạm My Ly

Query là một câu lệnh SQL (Structured Query Language – ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc) cho phép tạo, hiệu chỉnh, truy vấn cơ sở dữ liệu quan hệ

- Select Query : truy vấn thông tin từ 1 hay nhiều bảng, kết quả trả về là 1

recordset (tập các dữ liệu) thỏa mãn điều kiện người dùng đưa ra

- Total query : tổng hợp (tổng, đếm, …) dữ liệu

- Crosstab query: thể hiện kết quả truy vấn dữ liệu dưới dạng bảng

- Top (n) query: trả về n record đầu tiên sau khi truy vấn dữ liệu

- Action query: query này thực hiện các hiệu chỉnh trên table như xóa, cập nhật,

tạo bảng mới …

III Các thành phần trong cửa sổ thiết kế Query

- Field: là các field được tạo hoặc thêm vào và được hiển thị trong kết quả truy vấn

- Table: tên bảng chứa field tương ứng ở trên

- Sort : chỉ định kiểu sắp xếp dữ liệu của các field trong query

- Show: Nếu được chọn thì được thể hiện khi xem kết quả, ngược lại là không

- Criteria: điều kiện lọc Nếu các điều kiện đặt trên cùng hàng, Access hiểu là hàm

“AND”

- Or: thêm điều kiện Or

1 Chèn hoặc xóa field

Trong tab Design, nhóm Query Setup

 Chon Insert Columns/Delete Columns

23 Phan Phạm My Ly

2 Thêm/ xóa bảng

Nếu trong quá trình thực hiện truy vấn, bạn cần thêm bảng, chọn Show table

Xóa table/ query ra khỏi danh sách truy vấn: click chuột phải lên table/query, click delete

3 Cách nhâp biểu thức điều kiện

Tùy field có kiểu dữ liệu là gì thì điều kiện tương ứng với kiểu dữ liệu đó

Ví dụ: muốn truy vấn thông tin các sinh viên của lớp có mã là CDTHA

Các kiểu dữ liệu trong biểu thức điều kiện

Toán tử được sử dụng trong biểu thức điều kiện

MaLop có kiểu dữ liệu

là Text  điều kiện phải đặt trong dấu “”

24 Phan Phạm My Ly

1 Cách tạo Select Query bằng Design View

- Trong tab Create , nhóm Queries  chọn Query Design

-

- Chọn bảng/ query chứa các trường dữ liệu mà bạn muốn hiển thị, click Add

Có thể là 1 hay nhiều bảng Sau khi chọn xong đóng cửa sổ Show Table lại

- Chọn các field cần hiển thị bằng cách:

- Double click vào field đó

- Drag chuột kéo field từ bảng vào cửa sổ thiết kế query

- Criteria: nơi nhập điều kiện lọc

- Để xem kết quả, click Run

25 Phan Phạm My Ly

2 Tạo Top Value Query

Sau khi tạo query thỏa mãn điều kiện, nếu bạn muốn kết quả trả về chỉ hiển thị n dòng thì

trong Tab Design, nhóm Query Setup, mục Return bạn chọn số dòng muốn trả về

3 Tạo Total query

Total query thực hiện thống kê dữ liệu Các hàm count, sum, average, max, min là hàm

cơ bản trong total query Ví dụ

Cách tạo

- Chọn bảng, thêm các field như select query

- Trong tab Design, nhóm Show/Hide  click Totals

- Trong phần thiết kế xuất hiện thêm dòng Total

- Các tùy chọn trên dòng Total

Nhập giá trị số hàng muốn hiển thị trong kết quả

26 Phan Phạm My Ly

4 Query tham số (Parameter Query)

Là query cho phép người dùng nhập điều kiện cho query tại thời điểm thực thi

Khi thực thi, y/c nhập điều kiện

27 Phan Phạm My Ly

5 Crosstab Query

Là query dùng để tổng hợp dữ liệu dưới dạng bảng tính 2 chiều Phần tiêu để của dòng và

cột là giá trị được kết nhóm từ các trường trong bảng dữ liệu Phần thống kê dùng các

hàm: sum, count, max, min …

Ví dụ: Thống kê sinh viên theo loại khá, giỏi, trung bình theo từng lớp

6 Tạo Crosstab Query bằng design

Tạo Crosstab Query cần ít nhất 3 field:

- 1 Field lấy giá trị làm tiêu đề cột gọi là column heading

- 1 field (hay nhiều field) lấy giá trị làm tiêu đề hàng gọi là row heading

- 1 field chứa dữ liệu thống kê

Các bước thực hiện

Tab Design, nhóm Query Type chọn Crosstab Xuất hiện

bảng sau:

28 Phan Phạm My Ly

 Lưu ý:

- Ở dòng Crosstab chọn Row heading/ Column heading  dòng Total chọn Group by

- Ở dòng Crosstab, chọn Value thì dòng Total chọn Value

- Ở dòng Crosstab nhập điều kiện lọc  dòng Total chọn Where Tuy nhiên các field này không xuất hiện ở kết quả

- Row Heading và column heading có thể hoán đổi vị trí cho nhau Tuy nhiên, thường với các field chứa nhiều giá trị thì nên chọn làm Row heading

- Tab Create  clik Query Design Chọn bảng chứa dữ liệu muốn cập nhật

- Tab Design, nhóm Query Type chọn Update Trong lưới thiết kế xuất hiện thêm dòng “Update To”

- Trên dòng Update To, ta nhập biểu thức cập nhật dữ liệu

29 Phan Phạm My Ly

7.2 Delete query

Xóa dữ liệu trong bảng theo điều kiện mà bạn đưa ra Khi thực thi delete query, dữ liệu sẽ

bị xóa vĩnh viễn, do đó để đảm bảo các bạn phải backup dữ liệu lại trước khi thực thi

query này

Cách tạo

- Trong tab Create  chọn query design Sau đó chọn bảng

chứa dữ liệu cần xóa

- Trong tab Design, nhóm Query Type  Chọn nút Delete

Sau khi chọn, trên lưới thiết kế xuất hiện dòng Delete

- Chọn field chứa điều kiện xóa trong lưới thiết kế

- Dòng Delete: chọn lệnh Where

- Dòng Criteria: nhập điều kiện

7.3 Append query (nối dữ liệu)

Là query cho phép nối dữ liệu vào 1 bảng có sẵn

Yêu cầu: dữ liệu muốn nối vào bảng phải có kiểu dữ liệu (data type) và tên field

tương đồng với nhau

Cách tạo:

- Tab Create  clik Query Design Chọn bảng dữ liệu nguồn

- Tab Design, nhóm Query Type chọn Append

Sau đó xuất hiện cửa sổ yêu cầu chọn bảng để nối dữ liệu