Bài giảng microsoft access 2010

Microsoft Access 2010 2012 MỤC LỤC Chương SỬ DỤNG ACCESS I Giới thiệu Access II Sử dụng Access Khởi động Access Các thành phần Access 2.1 Thanh Quick Access 2.2 Thanh Ribbon 2.3 Navigation Pane Các thao tác với CSDL 3.1 Tạo sở liệu 3.2 Mở CSDL có sẵn 3.3 Đóng CSDL 3.4 Tạo pasword cho file 3.5 Gỡ bỏ password 3.6 Thu gọn chỉnh sửa CSDL (Compact & repair database) Các đối tượng CSDL Access 4.1 Đối tượng bản: gồm đối tượng 4.2 Thao tác với đối tượng Chương 4.2.1 Tạo đối tượng 4.2.2 Thiết kế lại đối tượng 4.2.3 Xóa đối tượng 4.2.4 Đổi tên đối tượng 4.2.5 Sao chép đối tượng XÂY DỰNG CSDL – TẠO BẢNG 10 I Khái niệm bảng 10 II Tạo bảng chức Table Design 11 III Thiết lập mối quan hệ bảng 12 Các loại quan hệ 12 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Cách tạo quan hệ (Relationship) 12 Xóa/ chỉnh sửa mối quan hệ 13 Làm việc với liệu 14 4.1 Nhập liệu 14 4.2 Thay đổi độ rộng cột: 14 4.3 Cố định cột 14 Sắp xếp liệu (Sort data) 14 5.1 Sắp xếp theo cột 14 5.2 Sắp xếp theo nhiều cột 14 Tìm kiếm thay 15 6.1 Tìm kiếm 15 6.2 Thay 15 Lọc liệu 15 7.1 Filter by selection 15 7.2 Filter by Form: 15 Tạo trường Lookup Wizard : 16 8.1 Tự tạo lookup 16 8.2 Tạo lookup wizard 16 Phụ lục chương 17 Bảng – Bảng kiểu liệu 17 Bảng 2- giải thích thuộc tính field 18 Bảng 3- Format cho kiểu liệu tương ứng 19 Chương QUERY – TRUY VẤN DỮ LIỆU 22 I Khái niệm 22 II Các loại Query 22 III Các thành phần cửa sổ thiết kế Query 22 IV Các thao tác cửa sổ thiết kế 22 Chèn xóa field 22 Thêm/ xóa bảng 23 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 V 2012 Cách nhâp biểu thức điều kiện 23 Cách tạo loại query 24 Cách tạo Select Query Design View 24 Tạo Top Value Query 25 Tạo Total query 25 Query tham số (Parameter Query) 26 Crosstab Query 27 Tạo Crosstab Query design 27 Action Query 28 7.1 Update query 28 7.2 Delete query 29 7.3 Append query (nối liệu) 29 7.4 Make-table query: 30 Tạo query chức Wizard 30 8.1 Find Duplicate query: 30 8.2 Find Unmatched query wizard : 31 Tạo field tính toán query 31 Chương FORM – GIAO DIỆN 33 I Giới thiệu 33 II Tạo Form 33 Cách tạo Form 34 Tạo Single form 34 Tạo Form sử dụng Form Wizard Access 35 Tự thiết kế Form (Form Design) 36 Các đối tượng Form 37 Thao tác với đối tượng 38 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 6.1 Tạo đối tượng 38 6.2 Hiệu chỉnh đối tượng 39 6.3 Cách tạo control có hỗ trợ chức Wizard 41 6.3.1 Command button 41 6.3.2 Combobox List Box 42 Định dạng Control Form 45 7.1 Canh lề cho Control 45 7.2 Hiệu chỉnh kích thước khoảng cách control 46 Sử dụng Form 46 8.1 Thêm record 46 8.2 Tìm thay liệu Form 47 Main Form/ Sub Form 47 10 Tab Control 50 Chương REPORT – BÁO CÁO 52 I Giới thiệu 52 II Tạo report 52 Cách tạo report Design 52 Tạo report có phân nhóm 53 2.1 Sử dụng Total query 53 2.2 Report Grouping 54 2.3 SubReport 56 2.4 Ngắt trang report phân nhóm 57 Định dạng liệu Report 57 3.1 Tạo cột số thứ tự 57 3.2 Định dạng có điều kiện 58 Bài tập thực hành……………………………………………………………………….60 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Chương Sử dụng Access I - II Giới thiệu Access Là hệ quản trị CSDL quan hệ (RDMS – Relational Database Management System) Giao diện trực quan dễ sử dụng tương tự phần mềm khác office Cung cấp hệ thống công cụ cho phép người dùng tạo phần mềm quản lý vừa nhỏ Access 2010 có giao diện số tính so với phiên trước như: sử dụng menu dạng Ribbon, chức Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất lệnh áp dụng cho toàn CSDL Sử dụng Access Khởi động Access Nút customize Các thành phần Access 2.1 Thanh Quick Access Để thêm nút chức khác vào Quick access, có cách: Cách 1: Click nút Customizechọn chức tương ứng Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Cách 2: Vào File  Options  chọn Quick Access Toolbar Để thêm nút lệnh, chọn lệnh khung  click nút Add 2.2 Thanh Ribbon Access 2010 tổ chức nút chức Ribbon Ribbon gồm nhiều Tab, tab chứa nhiều group Click muốn mở cửa sổ thiết lập thuộc tính tương ứng nhóm Muốn truy cập nhanh chức Ribbon, nhấn phím Alt F10  xuất chữ tương ứng  nhấn tiếp chữ mà bạn muốn Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 2.3 Navigation Pane - Khung chứa tất đối tượng Access, Nằm phía bên trái cửa sổ Access - Để thao tác với đối tượng, bạn click chuột phải lên đối tượng  chọn chức menu Click nút muốn hiển thị ẩn khung (phím tắt F11) Các thao tác với CSDL 3.1 Tạo sở liệu - File  Blank Database Phần mở rộng Access 2010 là: accdb Click nút để lựa chọn đường dẫn lưu file Mặc định lưu thư mục Documents 3.2 Mở CSDL có sẵn 3.3 Đóng CSDL Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 3.4 Tạo pasword cho file - Mở CSDL dạng Exclusive : File  Open  Open Exclusive - Chọn File  Info  click Set database password 3.5 Gỡ bỏ password 3.6 Thu gọn chỉnh sửa CSDL (Compact & repair database) Giúp thu hồi nhớ rỗng để làm gọn file CSDL Cách thực - Mở CSDL cần chỉnh sửa File  Info  click nút Compact & Repair database Các đối tượng CSDL Access 4.1 Đối tượng bản: gồm đối tượng  Bảng (table): thành phần quan trọng CSDL dùng để lưu trữ liệu Vì vậy, bảng phải tạo trước tiên Bảng gồm hàng cột  Truy vấn (query): công cụ dùng để truy vân thông tin Có thể dùng câu lệnh SQL dùng tool Access để thực truy vấn  Biểu mẫu (form): dùng để thiết kế giao diện, sử dụng việc nhập/ chỉnh sửa liệu Form giúp cho người dùng tương tác với liệu dễ dàng an toàn  Báo cáo (report): kết xuất liệu in ấn Ngoài ra, có đối tượng khác không học học phần 4.2 Thao tác với đối tượng 4.2.1 Tạo đối tượng - Click vào tab Create Ribbon Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 - 2012 Tùy theo đối tượng muốn tạo, người ta chọn đối tượng tương ứng 4.2.2.Thiết kế lại đối tượng Cách 1: Click chuột phải vào đối tượng  chọn Design View Cách 2: Chọn nút ribbon góc phải hình 4.2.3 Xóa đối tượng - Hoặc chọn nhấn phím Delete, nút công cụ 4.2.4 Đổi tên đối tượng 4.2.5 Sao chép đối tượng Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Chương XÂY DỰNG CSDL – TẠO BẢNG I Khái niệm bảng Bảng dùng để lưu liệu, gồm nhiều hàng (record) cột (field) Mỗi bảng chứa thông tin chủ thể xác định Mỗi hàng chứa thông tin cá thể Cột (field): Mỗi cột bảng chứa loại liệu nhất, lưu trữ thuộc tính đối tượng Trong bảng phải có cột Dòng (record): thể liệu cột bảng Trong bảng dòng liệu có nhiều dòng liệu Khóa (primary key) : bảng bao gồm hay nhiều cột tạo thành, giúp tránh việc trùng lặp liệu bảng Dữ liệu khóa không trùng hay rỗng Khóa phụ (Foreign Key) - Là hay nhóm dòng cột bảng trỏ tới dòng bảng khác Dễ hiểu hơn, khóa ngoại bảng trỏ đến khóa bảng khác - Do đó, liệu cột khóa ngoại bảng phải tồn cột khóa bảng khác - Khóa ngoại dùng để tạo mối quan hệ bảng CSDL 10 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Nhập số cột ô Number of colums Nhập nội dung hiển thị combobox Click Next Đặt tên biến cho comboBox  Lưu ý: tạo comboBox Wizard, bạn phải ý đọc nội dung hướng dẫn thật cẩn thận hiểu xác 6.3.2.2 Cách tạo ComboBox design a Tắt nút Use Control Wizard b Chọn control ComboBox drag chuột vẽ vào Form c Thiết lập thuộc tính Properties Sheet Thuộc tính Thiết lập ControlSources Chọn field liệu nguồn cho ComboBox RowSource Type Chọn loại liệu nguồn: table/ query/Value list RowSource Nguồn liệu Combobox Nếu RowSource Type Value List nhập danh sách giá trị cách dấu “;” Nếu table/query: phải chọn tên bảng/ tên query/ đánh câu lệnh SQL Bound Column Giá trị cột trả sau chọn giá trị Combox/ List Box ColumnCount Số cột hiển thị ComboBox Định dạng Control Form 7.1 Canh lề cho Control Chọn control cần canh lề thực cách sau: 45 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012  Cách 1: Click chuột phải  chọn Align, sau chọn kiểu canh lề Sub menu  Cách 2: Trên Tab Arrange  nhóm Sizing & Ordering  click nút Align  chọn kiểu canh lề thích hợp Sub menu 7.2 Hiệu chỉnh kích thước khoảng cách control - Chọn control cần canh lề Trên Tab Arrange  nhóm Sizing & Ordering  click nút Size/Space  chọn kiểu điều chỉnh kích thước thích hợp Sub menu Sử dụng Form Một Form có dạng xem: Design View, Layout View, Form View - Layout view: cho phép xem bố cục Form Form thực thụ - Design view: cho phép tinh chỉnh lại Form Trong chế độ xem này, bạn không nhin thấy liệu thực - Form view: cho phép bạn xử lý liệu thông qua Form Để thay đổi chế độ View, chọn nút phía bên phải hình 8.1 Thêm record - Mở Form chế độ Form View Click nút New Record Navigation button bên cửa sổ Form Form trường trống cho phép nhập liệu Các liệu nhập vào phải thỏa mãn điều kiện ràng buộc CSDL 46 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 8.2 Tìm thay liệu Form - - Chuyển sang chế độ Form View Trong Tab Home  nhóm Find  chọn nút Find Trong ô Find what, nhập nội dung muốn tìm kiếm  Click nút Find Next Nếu muốn thay thế, chọn tab Replace Nhập nội dung muốn thay ô Replace With  click nút Replace/ Replace All Main Form/ Sub Form Main Form form chứa liệu bảng – subform form chứa liệu bảng phụ có mối quan hệ liệu với bảng chính, thông thường mối quan hệ – nhiều (tức record bảng có quan hệ với nhiều record bảng phụ) 47 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Ví dụ: Để quản lý SV lớp, người ta tạo bảng liệu: bảng LOP bảng SINHVIEN sau: Bảng LOP bảng Bảng SINHVIEN bảng phụ Cách thức hiển thị form dạng (mainform/ subform) 9.1 Cách tạo Subform sử dụng Wizard - Tạo mainForm giống cách tạo form thông thường Sau tạo mainForm, chuyển chế độ Design view Trên Tab Design  nhóm Control  Chọn công cụ SubForm/SubReport Sau đó, đưa chuột vào vùng Details MainForm vẽ Bạn thấy xuất hộp thoại Subform Wizard hướng dẫn: Chọn Use existing Tables and Queries: liệu nguồn từ bảng query Chọn Use an existing form: liệu muốn lấy từ form khác Sau chọn bảng liệu` phụ.Click Next 48 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Chuyển trường muốn hiển thị từ khung Available Fields sang khung Selected Fields 9.2 Cách tạo Subform Design - Tắt nút Chọn SubForm/SubReport nhóm Controls (Tab Design)  drag chuột vẽ vào Form Thiết lập thuộc tính bảng Properties Sheet sau: o Source Object: Chọn table/ query làm liệu nguồn cho Subform o Link child field: nhập tên field Subform liên kết với Mainform o Link master field: nhập tên field main form liên kết với subform 9.3 Tạo ô tính toán subform Khi tạo subform người ta thường đếm hay tính tổng trường liệu subform để điền lên mainform Ví dụ: Cần hiển thị sỉ số sinh viên lớp main form 49 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Cách thực hiện: - Đếm số lượng trường subform trước - Sau đó, mainform chèn textbox với ControlSource thiết lập giá trị sau: = [SubformName].Form![ControlName_inSubform] Trong đó: SubformName: tên subform ControlName_inSubform: tên ô tính toán liệu tổng hợp subform 10 Tab Control Là công cụ cho phép thể nhiều nội dung không gian hạn chế, cách nhóm nội dung tương ứng trang riêng biệt Ví dụ : Office 2007, 2010 Từ phiên sau, Microsoft dùng Tab để chứa chức lệnh thay cho tổ chức Menu trước Ưu , nhược Tab control - Hiển thị tất chức chương trình không gian hạn chế - Phải sử dụng chuột để chuyển đổi Tab  Phải ý sử dụng control Thông thường form dùng việc xem/ chỉh sữa liệu Tab Control lựa chọn hữu ích Sử dụng tab control - Chọn Design, nhóm Controls, click nút Tab Control - Vẽ tab control vào form vị trí thích hợp - Thêm trang (page) vào tab 50 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 - 2012 Hiệu chỉnh Tab Control Thêm / xóa Tab - Mặc định tạo Tab có trang - Muốn thêm/ xóa, click chuột phải chọn Insert/ Delete Page Tạo nhãn cho Tab - Chọn Tab muốn tạo nhãn - Vào properties sheet  thuộc tính Caption: điền tên nhãn Sắp xếp thứ tự Tab - Click chuột phải  Page order - Chọn page  click nút Move Up/ Move Down 51 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Chương Report – Báo cáo I Giới thiệu Report công cụ để tạo báo cáo nhằm thống kê liệu, kết xuất liệu hình hay máy in II Tạo report Có cách tạo report: - Tạo lệnh Report - Tạo report Wizard - Tạo report Design Trong tài liệu hướng dẫn cách tạo Design Cách tạo report Design - Chọn table/ query làm liệu nguồn cho report - Trong tab Create, nhóm Reports  chọn Report Design Xuất cửa sổ thiết kế report danh sách field liệu nguồn - Lần lượt kéo field vào cửa sổ design chọn control phần tạo Form Các thành phần cửa sổ thiết kế report: - Page header/footer: chứa nội dung đầu trang cuối trang Nội dung page header/footer: thường liệu ngày/giờ, số trang, logo… - Report header/footer: nội dung đầu cuối report 52 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 - 2012 Detail: chứa nội dung report, hiển thị liệu nguồn Group header/footer: dành riêng cho report có phân nhóm Tạo report có phân nhóm Mục đích báo cáo thống kê liệu Do đó, report phân nhóm điều thiếu việc thiết kế Có cách sử dụng để nhóm liệu report 2.1 Sử dụng Total query Report chứa ô thống kê liệu: sum, average, min, max Cách thực - Tạo Total query trước - Sử dụng total query làm liệu nguồn 53 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Ví dụ: Tạo report tính tổng số lượng tổng tiền sản phẩm Kết 2.2 Report Grouping Tổ chức thông tin lại thành nhóm phân nhóm thành nhiều cấp độ khác Cách thực - Trong tab Create, nhóm Reports  Chọn report design  xuất cửa sổ thiết kế report - Trong Properties Sheet  chọn tab Data  thuộc tính record source, chọn table/query làm nguồn liệu 54 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 - Trong tab design, nhóm Grouping & Total  chọn Group & Sort Trong cửa sổ thiết kế xuất khung Group, Sort and Total bên Click Add a group để chọn field kết nhóm - 2012 Click Add a sort để chọn field xếp Sau chọn xong field để kết nhóm, click nút More để thực phép thống kê Chọn “With no Total” thấy bảng sau: 55 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 - 2.3 2012 Drag chuột đưa field phân nhóm vào group header, field lại đưa vào detail SubReport 56 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2.4 2012 Ngắt trang report phân nhóm Định dạng liệu Report 3.1 Tạo cột số thứ tự 57 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 3.2 Định dạng có điều kiện 58 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 BÀI TẬP THỰC HÀNH 59 Phan Phạm My Ly [...]... chỉ mục đơn Bảng 3- Format cho các kiểu dữ liệu tương ứng Kiểu chuỗi 19 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Kiểu Number (số) Các định dạng do Access cung cấp sẵn Kiểu Date/ Time 20 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Các ký tự dùng trong định dạng cho Input Mask 21 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Chương 3 Query – Truy vấn dữ liệu I Khái niệm Query là một câu lệnh SQL (Structured... nếu muốn lấy giá trị dữ liệu từ bảng khác Chọn nếu muốn nhập danh sách dữ liệu 16 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Nếu chọn lấy dữ liệu từ bảng/ query khác Nếu muốn tạo danh sách giá trị Nhập danh sách giá trị vào đây 9 Phụ lục chương Bảng 1 – Bảng kiểu dữ liệu 17 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Bảng 2- giải thích các thuộc tính của field Tên thuộc tính Chức năng của Field Field Size... Filter/Sort 14 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 6 Tìm kiếm và thay thế 6.1 Tìm kiếm 6.2 Thay thế 7 Lọc dữ liệu 7.1 Filter by selection - Chọn trỏ vào trường muốn lọc Click vào hình này để lọc dữ liệu 7.2 Filter by Form: - Lọc bằng cách nhập điều kiện vào cột muốn lọc - Trong tab Home, nhóm Sort & Filter  click Advanced  click Filter by Form 15 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Nhập điều kiện... Totals -Trong phần thiết kế xuất hiện thêm dòng Total -Các tùy chọn trên dòng Total 25 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 4 Query tham số (Parameter Query) Là query cho phép người dùng nhập điều kiện cho query tại thời điểm thực thi Khi thực thi, y/c nhập điều kiện 26 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 5 Crosstab Query Là query dùng để tổng hợp dữ liệu dưới dạng bảng tính 2 chiều Phần tiêu... Finish 9 Tạo field tính toán trong query Tạo ra 1 field mới thực hiện các biểu thức tính toán Field này có tên không trùng với tên các field khác Cú pháp 31 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 32 2012 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Chương 4 Làm Việc Với Form (Giao Diện) I Giới thiệu Form là 1 công cụ giao diện, có dạng như cửa sổ hoặc hộp thoại của Windows Trong Form chứa các điều khiển (control)... bảng con thì Form tạo ra sẽ chứa các dữ liệu trong bảng con Ví dụ: 34 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Dạng Form tương ứng 3 Tạo Form sử dụng Form Wizard của Access Đây là cách thức xây dựng Form theo các hướng dẫn cụ thể của Access Cách này áp dụng cho các Form đơn giản và giúp cho những người bắt đầu sử dụng Access tập làm quen với Form Các bước như sau: - Trên Tab Create, trong Forms  Chọn... Xuất hiện hộp thoại thông báo nếu nhập dữ liệu không thỏa mãn của Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 (Thông báo lỗi) Required (Yêu cầu) Allow Zero Length Index (chỉ mục/ sắp xếp) Validation rule Cho phép có bắt buộc phải nhập dữ liệu vào cột này hay không Caption Quy định nhãn xuất hiện trên cột Nếu bỏ troosnh Access sẽ lấy field name làm tiêu đề của cột Quy định giá trị mặc định cho field khi... Ribbon, hoặc click chuột phải  chọn Primary key trong menu Popup 11 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 - III Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng Mục đích: để tạo mối quan hệ ràng buộc giữa các bảng giúp cho dữ liệu nhập vào đảm bảo tính toàn vẹn (tránh được trường hợp nhập sai dữ liệu trường khóa) 1 Các loại quan hệ Access có 2 loại quan hệ: quan hệ 1-1 (một – một) và 1-n (một – nhiều) Quan hệ 1... liệu và tự thêm các controls vào trong Form Form Wizard: Tạo Form theo các bước hướng dẫn của Access Navigation Form: đây là 1 kiểu tạo Form hoàn toàn mới, chỉ có trong Access 2010 Cho phép thiết kế Form dạng Navigation user , cho phép người dùng dễ dàng di chuyển giữa các thành phần trong Form 2 Tạo Single form Access cung cấp 1 cách thức tạo Form đơn giản dựa vào bảng dữ liệu Cách thức thực hiện như... xem kết quả, ngược lại là không Criteria: điều kiện lọc Nếu các điều kiện đặt trên cùng hàng, Access hiểu là hàm “AND” Or: thêm điều kiện Or Các thao tác trong cửa sổ thiết kế 1 Chèn hoặc xóa field Trong tab Design, nhóm Query Setup  Chon Insert Columns/Delete Columns 22 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 2 Thêm/ xóa bảng Nếu trong quá trình thực hiện truy vấn, bạn cần thêm bảng, chọn Show ... Kiểu chuỗi 19 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Kiểu Number (số) Các định dạng Access cung cấp sẵn Kiểu Date/ Time 20 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Các ký tự dùng định dạng... Các thành phần Access 2.1 Thanh Quick Access Để thêm nút chức khác vào Quick access, có cách: Cách 1: Click nút Customizechọn chức tương ứng Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Cách 2:... dạng có điều kiện 58 Bài tập thực hành……………………………………………………………………….60 Phan Phạm My Ly Microsoft Access 2010 2012 Chương Sử dụng Access I - II Giới thiệu Access Là hệ quản trị CSDL quan