Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở một cơ quan nhà nước

Trong các nguồn lực đó thì con người là nguồn lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả làm việc của công sở cũng như mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ

I MỞ ĐẦU.

Mọi hoạt động của mỗi công sở đều có những mục tiêu nhất định, tuy nhiên việc đạt được các mục tiêu đó phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố ảnh hưởng, cả ở mức độ trực tiếp lẫn gián tiếp, cả yếu tố bên trong tổ chức lẫn các yếu tố bên ngoài Đó là những yếu tố nào? Và những yếu tố đó có ảnh hưởng ra sao đối với

tổ chức, hoạt động của công sở? Tìm hiều đề tài: “Phân tích các yếu tố ảnh

hưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở một cơ quan nhà nước” sẽ giúp

chúng ta hiểu rõ hơn

II NỘI DUNG.

1 Khái quát chung về hoạt động và tổ chức của công sở.

1.1 Khái niệm công sở.

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành một hoạt động, một công việc chuyên ngành nào đó của nhà nước; công sở có tư cách pháp nhân, được điều chỉnh bằng các văn bản pháp luật nhằm tiến hành quản lý một loại công việc hay một loại dịch vụ công có tính chuyên ngành

1.2 Nội dung của tổ chức hoạt động trong công sở:

- Chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể

- Tập hợp các nhiệm vụ có liên hệ với nhau nhằm điều hành trật tự, thích hợp

- Chọn lựa người thực hiện

- Sử dụng thẩm quyền đúng đắn, hợp lý để điều hành phù hợp với công sở và mục tiêu chung

- Tạo điều kiện cần thiết để cán bộ công chức hoàn thành nhiệm vụ

·- Đánh giá công việc, xác định mức độ hoàn thành để tiếp tục phát triển hay điều chỉnh cho hợp lý

2 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở.

Có thể tập hợp các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở thành các nhóm khác nhau, sử dụng các tiêu chí khác nhau Có thể có nhóm các yếu tố khách quan và nhóm yếu tố chủ quan Cũng có thể là các yêu tố bên trong công sở và yếu tố bên ngoài công sở Dù là phân loại theo tiêu chí nào thì về cơ

bản, các yếu tố sau đây có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức và hoạt động của công sở:

2.1 Yếu tố con người

Để công sở hoạt động có hiệu quả, đạt được mục tiêu chung thì phải dựa vào các điều kiện, nguồn lực của công sở Trong các nguồn lực đó thì con người là nguồn lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả làm việc của công sở cũng như mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ công chức nắm bắt tốt công việc thì công viêc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợi nhanh chóng Ngược lại nếu có nhiều cán bộ công chức ở các bộ phận khác không nắm rõ yêu cầu của công việc hoặc không có thái độ đúng đắn với công việc thì công việc của cơ quan sẽ gặp rất nhiều khó khăn Trong cơ quan hành chính nhà nước nhiều cán bộ chuyên môn không làm tốt công lập hồ sơ văn bản, không có ý thức tuân thủ các quy trình chuyển giao văn bản trong công việc hàng ngày một cách đầy đủ, do vậy công việc kiểm tra hoạt động của các bộ phận khác gặp rất nhiều khó khăn

2.2 Yếu tố môi trường.

Công sở hoạt động đạt hiệu quả cao khi được tạo điều kiện thuận lợi trong môi trường mà nó tồn tại Môi trường làm việc là các yếu tố xung quanh, các yếu tố nền mà trên đó diễn ra hoạt động lao động của cán bộ, công chức trong công sở Căn cứ vào yếu tố tác động thì môi trường làm việc trong công sở bao gồm môi trường làm việc bên ngoài công sở và môi trường làm việc bên trong công sở

Thứ nhất, môi trường làm việc bên ngoài tác động đến tổ chức và hoạt động công sở.

Môi trường bên ngoài là những yếu tố xung quan công sở; bao gồm môi trường

tự nhiên, văn hóa - xã hội, kinh tế, chính trị Tất cả những yếu tố đều ảnh hưởng một cách mạnh mẽ đến tổ chức và hoạt động của công sở Cụ thể như sau:

- Môi trường tự nhiên :Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí

hậu, khung cảnh làm việc của cán bộ công chức Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất cao, kèm theo đó là những đòi hỏi rất cao: Vị trí khung cảnh nơi làm

việc của cán bộ công chức bao gồm các yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực và năng suất lao động của cán bộ công chức Nếu bố trí nơi làm việc của cán bộ công chức không hợp lý thì năng suất lao động của tổ chức sẽ bị hạn chế ngược lại nếu nơi làm việc của công chức, nhân viên nhà nước được bố trí hợp lý thì sẽ kích thích tinh thần và thái độ làm việc của cán bộ công chức Làm cho công chức gắn bó hơn với công sở

- Môi trường xã hội :Môi trường xã hội cũng là một trong những yếu tố ảnh

hưởng đến chất lượng hiệu quả làm việc của cán bộ công chức trong công sở,

các yếu tố của môi trường xã hội bao gồm: Yếu tố xã hội : trong quá trình giao

dịch của công sở với công dân thì các quan hệ xã hội sẽ phát sinh và ngày càng phong phú thêm, người dân ngày càng có cơ hội để đóng góp nhiều hơn cho nhà nước, cán bộ công chức được gọi là công bộc của nhân dân, là người phục vụ cho nhân dân, tạo ra niềm tin cho nhân dân Đồng thời trong quá trình hoạt động của công sở thì cán bộ công chức là người thực hiện trực tiếp các giao dịch với người dân, giải quyết những vấn đề phát sinh trong đời sống của nhân dân cũng

như trong hoạt động của nhân dân với công sở Yếu tố văn hóa : văn hóa trong

công sở xuất phát từ chính vai trò của các cơ quan hành chính nhà nước trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhà nước Như vậy văn hóa trong cơ quan hành chính có thể kể đến những khía cạnh sau: Quan hệ giữa cán

bộ công chức với nhau trong thực hiện công việc, cán chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp, các phương thức giải quyết các mâu thuẫn trong nhân viên, ý thức chấp hành kỷ luật của cán bộ trong và ngoài công sở, ý thức lãnh đạo điều hành trong cơ quan hành chính…

- Môi trường pháp lý : Đề cập tới vấn đề này trước hết cần nói đến pháp luật, tức

là những quy đinh của pháp luật liên quan đến cán bộ công chức Mỗi ngành nghề đều có những văn bản pháp luật điều chỉnh riêng Những quy định mang tính chất pháp lý sẽ được điều chỉnh, quy định và định hướng hoạt động của cán

bộ công chức sẽ tuân thủ theo quy định của Hiến pháp và Pháp luật Ảnh hưởng của môi trường pháp lý đến cán bộ công chức chính là những văn bản quy

phạm pháp luật quy định: Quyền và nghĩa vụ của những người đang giữ chức vụ trong cơ quan nhà nước; Quan hệ công tác, phối hợp trong cơ quan khi giải quyết công việc (quan hệ giữa người bên trong và người bên ngoài); Đề ra các yêu cầu, tiêu chuẩn để đánh giá, xếp loại cán bộ công chức Như vậy yếu tố pháp lý chính là khung chuẩn để cán bộ công chức dựa vào đó mà xác định những việc cần phải làm trong khuôn khổ pháp luật cho phép, đồng thời cũng xác đinh được những gì mình không được làm Là trọng tài để phân xử những nảy sinh trong nội bộ công sở từ đó đảm bảo tính khách quan, minh bạch rõ ràng, vừa năng cao hiệu quả làm việc của cán bộ công chức, vừa tránh tâm lý ghen tị, bất hòa giữa cán bộ công chức với nhau

- Môi trường chính trị : Đây chính là những quan điểm, tư tưởng chính trị trong

cơ quan hành chính Bản chất của vấn đề chính trị là vấn đề quyền lực, vấn đề lợi ích Ngoài lợi ích, mục tiêu chung của công sở, từng bộ phận, từng nhóm, từng cán bộ công chức cũng có những như cầu thỏa mãn riêng Nhu cầu cá nhân của cán bộ công chức trong công sở là những đòi hỏi về lợi ích cần thiết về vật chất và tinh thần, phục vụ cho cán bộ công chức khi làm việc Như vậy, trong cơ quan hành chính có thể tồn tại nhiều quan điểm chính trị khác nhau những nhóm lợi ích khác nhau và luôn gắn với quyền lực Tương xứng với nhiệm vụ, chức năng nào thì sẽ có quyền lực tương ứng để thực hiện nhiệm đó Vì vậy họ có xu hướng lạm dụng quyền lực, những mâu thuẫn, bất đồng sẽ xuất hiện trong tổ chức những chuyển biến không tốt sẽ xuất hiện trong tổ chức Có thể thấy rằng, môi trường chính trị ổn định cũng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức Vì vậy, ta cần biết cách hạn chế và khắc phục những tác động xấu, phát huy những mặt tích cực, tạo sự thống nhất trong

tư tưởng, nhất quán hành động, góp phần giải tỏa những mối mâu thuẫn trong tổ chức, xoa dịu những mối hiềm khích trong cơ quan Tạo ra một bầu khí vui vẻ, thân thiện trong cơ quan, gúp cán bộ công chức làm việc hiệu quả hơn

- Môi trường kinh tế :Các cơ quan hành chính có trụ sở tại các vùng kinh tế phát

triển thì phát triển hơn các công sở ỏ những vùng có kinh tế kém phát triển hơn,

nên hiệu quả làm việc của cán bộ công chức ở vùng có nền kinh tế phát triển cũng sẽ cao hơn so với các nơi khác Cán bộ công chức ở vùng kình tế phát triển

sẽ nắm bắt được nhiều thông tin hơn, họ nhạy bén hơn trong công việc, yêu cầu của công việc cũng bắt bược họ phải có những bước chuẩn bị kỹ càng hơn, vì vậy tâm lý làm việc của cán bộ công chức sẽ thay đổi theo, mức độ cạnh tranh trong công việc cũng cao hơn Ngược lại cán bộ công chức ở vùng sâu vùng xa

sẽ ít có điều kiện tiếp cận với thông tin hơn, mức độ cạnh tranh trong công việc cũng giảm

Thứ hai, sự ảnh hưởng của môi trường bên trong đến tổ chức và hoạt động của công sở.

Nói đến môi trường bên trong công sở là ta nói đến mối quan hệ giữa các nhân lực trong công sở với nhau, là nói đến cơ chế vận hành, điều hành, chỉ huy hoạt động của chính công sở đó Cụ thể đó là:

- Các mối quan hệ nội bộ trong công sở

Mối quan hệ nội bộ trong cơ quan được giải quyết như thế nào sẽ tác động rất lớn tới hiệu quả hoạt động của công sở Mối quan hệ thuận lợi trong công sở, đảm bảo được sự phối hợp trong giải quyết công việc sẽ rất nhanh và hiệu quả cao Trong đó quan trọng nhất là quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên Nếu người lãnh đạo có quan hệ tốt với cán bộ trong cơ quan và có năng lực chuyên môn tốt thì họ rất thuận lợi trong việc tập hợp quần chúng mà không cần sử dụng nhiều đến quyền lực chính thức được giao Khi đó công việc sẽ tiến hành rất hiệu quả Ngược lại, nếu người lãnh đạo phải dựa vào quyền lực để buộc người khác làm việc theo ý muốn của mình thì công việc sẽ không thành công, sụ ép buộc không phải bao giờ cũng thuận lợi Bởi vì, sự ép buộc mà không có tinh thần tự giác thì hiệu quả công việc thường không cao

Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần thường xuyên tìm hiểu được nhu cầu, đòi hỏi cần thiết cho nhân viên, sẽ tạo ra niềm tin, sự quan tâm của lãnh đạo; từ đó thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản lý với nhân viên, giúp cho nhân viên thấy được vai trò của mình trong tổ chức, từ đó họ cảm thấy muốn gắn bó

với cơ quan công sở hơn, từ đó thúc đẩy việc giải quyết công việc, hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức sẽ tốt hơn

- Quyền lực và vai trò của người lãnh đạo: Người quản lý, lãnh đạo đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức Tuy nhiên, quyền lực lớn mà sử dụng vào một tình huống không thích hợp vẫn có thể không mang lại hiệu quả mong muốn, thậm chí có thể dẫn đến hậu quả không tốt Vì thế, người quản lý ra các quyết định điều hành, chỉ đạo kịp thời, chính xác sẽ góp phần cho cán bộ công chức, viên chức làm việc hợp lý, nhanh và chính xác Năng lực và trình độ, phẩm chất chuyên môn của cán bộ công chức trong quá trình giải quyết công việc sẽ góp phần cho cán bộ công chức học hỏi, trao dồi kinh nghiệm trong quá trình giải quyết công việc, nhờ đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn Không những thế, phẩm chất đạo đức chính trị của người lãnh đạo còn là chỗ dựa tinh thần, hướng người cán bộ công chức, viên chức tuân theo và thực hiện trong quá trình giải quyết công việc của mình Và khả năng điều tiết các mối quan hệ, lãnh đạo và chỉ huy, ra quyết định điều hành, phong cách lãnh đạo tốt hay xấu, sẽ quyết định khả năng làm việc của cán bộ công chức nếu người lãnh đạo điều tiết tốt thì hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức sẽ cao và ngược lại

- Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng: Một trong những chính sách, biện pháp của công sở để kích thích người cán bộ công chức, viên chức hăng say thi đua làm việc đó là chính sách vật chất, khen thưởng Công sở tìm ra những người lao động tốt, hiệu quả cao tới hoạt động của cơ quan hoàn thành nhiệm vụ được giao, trao thưởng bằng vật chất hoặc bằng các hình thức khác nhau, đảm bảo những người có công đều được thưởng, nhờ đó kích thích được người cán

bộ công chức, viên chức hăng say làm việc nâng cao hiệu quả công việc Bảo đảm khen thưởng nghiêm, khách quan, kịp thời và công khai hóa, đúng người, đúng thành tích…tạo điều kiện kích thích cán bộ công chức, viên chức đạt hiệu quả công việc cao, từ đó thấy gắn bó với cơ quan, công sở

- Các quy chế làm việc: Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của những người giữ các chức vụ phải làm, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết công việc, trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức, phối hợp để đạt hiệu quả cao nhất Các quy chế có đề ra yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá, quan hệ trong cơ quan, trách nhiệm của cán bộ công chức, cụ thể chính xác, khách quan, sẽ kích thích cán bộ công chức, viên chức làm việc đạt hiệu quả cao Đồng thời, quy định cụ thể, phù hợp thực tế yêu cầu công việc, thẩm quyền được giao dẫn đến hiệu quả công việc cao

2.3 Yếu tố điều kiện làm việc, phương tiện làm việc trong công sở

Thứ nhất, điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc trong công sở được hiểu là

các yếu tố vật chất tác động đến nhân lực trong công sở, tác động đến hoạt động lao động của cán bộ, công chức trong công sở Cụ thể là khung cảnh làm việc và cách bố trí, sắp xếp các bộ phận làm việc trong công sở có ảnh hưởng lớn đến

hiệu quả làm việc của cán bộ công chức trong công sở Khung cảnh làm việc do

cách bố trí nơi làm việc, môi trường và các thiết bị được sử dụng tại công sở tạo nên Khung cảnh nơi làm việc cũng với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý và hiệu suất lao động của cán bộ, công chức Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, các phương tiện làm việc không đầy

đủ thì chắc chắn năng suất lao động sẽ bị giảm sút, cán bộ nhanh chóng mệt mỏi

và chán nản với công việc, gây ra tình trạng thiếu gắn bó với công sở Bố trí và

sắp xếp các bộ phận làm việc trong công sở cũng là cơ sở để tạo điều kiện cho

cán bộ làm việc tốt Nếu phòng làm việc bố trí không hợp lý thì năng suất lao động trong cơ quan sẽ bị hạn chế Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong các công sở, cầm tính đến cường độ lao động của mọi cán bộ, quan hệ và tính chất công việc được giao cho từng người, từng bộ phận Trên thực tế, có nhiều trường hợp làm việc trong một phòng có nhiều người là thuận lợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại Vì thế cần có sự nghiên cứu và cân nhắc khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc sao cho thích hợp với từng loại công việc Ngoài ra việc bố trí nơi làm việc rộng rãi, đủ ánh sáng, yên tĩnh,

môi trường trong lành và các thiết bị sử dụng trong công sở đầy đủ, phù hợp… cũng góp phần đáng kể đến thành công của công sở

Thứ hai, phương tiện làm việc Phương tiện làm việc là khái niệm chỉ tất cả các

yếu tố vật chất, trang thiệt bị làm việc, phương tiện làm việc để trợ giúp hoặc thay thế cho lao động thủ công của nguồn nhân lực trong công sở Yếu tố này tạo ra môi trường làm việc văn hóa hiệu quả Các thiết bị phục vụ chính cho tổ chức và hoạt động công sở hiện nay là các thiết bị soạn thảo văn bản; các thiết bị nhân bản hàng loạt; các thiết bị bảo quản và tìm kiếm văn bản Ngày nay cùng với sự phát triển của nhân loại, đặc biệt là sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật đã cho ra đời nhiều loại máy móc như: Máy đánh chữ, máy vi tính, máy sao chụp, máy điện tử, fax, máy photocopy, các loại máy in…để phục vụ cho việc giải quyết công việc của con người được nhanh chóng, chính xác, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội Như vậy, phương tiện làm việc là yếu tố quan trọng giúp nhà lãnh đạo, quản lý hoàn thành tốt công tác quản lý; giúp cán bộ công chức nâng cao năng suất lao động, hoàn thành yêu cầu công việc được giao; giúp cán bộ công chức giữ gìn sức khỏe, chống lại sự mệt mỏi trong công việc hàng ngày; giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian, giảm hao tổn sức lực trong lao động; tạo ra sự linh hoạt hơn trong công việc, trong sử dụng thiết bị; chống lại sự ỷ lại, khuyến khích người cán bộ công chức hăng say lao động, sáng tạo trong công việc

2.4 Yếu tố công việc.

Yêu cầu cụ thể của công việc cao hay thấp, sự đòi hỏi trình độ giải quyết công việc phù hợp với trình độ, năng lực của cán bộ công chức, viên chức sẽ làm việc đạt hiệu quả cao hơn Công việc tốt, hiệu quả lớn sẽ góp phần giúp cho cán bộ công chức, viên chức có tâm lý làm việc Công việc đòi hỏi trình độ vừa phải, mang tính chuyên môn hóa sẽ đặt yêu cầu giải quyết công việc sao cho hiệu quả

Vì thế tìm người cán bộ công chức, viên chức phù hợp sẽ giải quyết công việc nhanh hiệu quả hơn

3 Nhận xét về sự ảnh hưởng của các yếu tố trên đến tổ chức và hoạt động của công sở.

Qua những phân tích trên có thể đưa ra một số nhận xét sau:

Một là, trong các yếu tố trên thì yếu tố con người (bao gồm cả nhà quản lý, các

cán bộ, công chức, nhân viên và công dân của các tổ chức đối tác của công sở)

là yếu tố mang tính quyết định Nó quyết định việc các thời cơ được kịp thời nắm bắt, các nguy cơ và các vấn đề được kịp thời phát hiện; quyết định các chiến lược và bước đi cụ thể để tận dụng thời cơ, hạn chế nguy cơ, phòng ngừa rủi ro cũng như sai lầm Nói cách khác, nó quyết định các truyền thống của quá khứ được tiếp nối, các sai lầm của quá khứ tránh bị lặp lại và các cơ hội của tương lại được nghênh đón và tận dụng tốt nhất vì sự phát triển của công sở, của mỗi thành viên trong công sở và lợi ích của công dân

Hai là, trong khi có thể nhìn nhận các yếu tố trên với tư cách là các yếu tố tác

động, thậm chí quyết định hiệu quả quá trình điều hành công sở, ta không thể bỏ qua một thực tế là chúng cùng đồng thời là sản phẩm, là kết quả của hiệu quả điều hành công sở Nói cách khác, ở đây luôn có mối quan hệ biện chứng giữa hai yếu tố này

Ba là, qua những ảnh hưởng trên ta có thể đưa ra những mục đích, yêu cầu cho

tổ chức và hoạt động của công sở Đó là:

- Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của công sở: Cần có môi trường tốt, tâm lý thoải mái; các vị trí làm việc bố trí hợp lý; mỗi lọai công việc có thiết bị, phương tiện thích hợp, sử dụng đúng đắn

- Công sở cần chấp hành đúng pháp luật: Công sở hoạt động theo quy chế tạo

sự ổn định và phát triển công sở, là điều kiện để đánh giá cán bộ, công chức trong sở

- Công sở phải có khả năng phát triển bền vững: Mở rộng các hoạt động và củng cố mối quan hệ trong và ngoài công sở

- Công sở phải hiện đại hoá, hoạt động khoa học, góp phần nâng cao trình độ lãnh đạo

III KẾT LUẬN.

Tóm lại, qua những phân tích trên đã cho chúng ta nhận biết được các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở một cơ quan nhà nước Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc điều hành tổ chức và hoạt động của công sở