PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ

Định nghĩa Hệ thống : Là môt tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung.

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ************ Bài tập lớn: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh Nhóm 4 K45/41.01: Vũ Thị Hòa Vũ Thị Lan Phạm Thị Luyến Hà Nội 2010 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .74 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Hệ thống thông tin kế toán 1.1.1 Khái niệm Định nghĩa Hệ thống : Là môt tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung. Định nghĩa Dữ liệu: là những mô tả về sự vật, con người van sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh… Định nghĩa Thông tin : Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng Định nghĩa Hệ thống thông tin : Là một hệ thống được tổ chức để thu thập xử lý,lưu trữ phân phối … số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp. Định nghĩa Hệ thống thông tin quản lý : là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một doanh nghiệp ,tổ Nhóm 4 K45/41.01 2 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư chức…Một số mô hình của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp như:  Hệ thống quản lý nhân sự  Hệ thống quản lý tiền lương  Hệ thống quản lý tài sản cố định  Hệ thống quản lý vật tư  Hệ thống quản lý bán hàng, mua hàng 1.1.2 Sự cần thiết để phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có HTTT quản ly ́ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: - Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra. Tạo ra năng lực, chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản ly ́ là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp. Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản ly ́ trong doanh nghiệp 1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin nhưng sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó. Phát triển hệ thống là một quy trình lặp. Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước khắc phục những sai sót. Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu • Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu • Làm rõ yêu cầu Nhóm 4 K45/41.01 3 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư • Đánh giá khả thi • Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn II: Phân tích chi tiết • Lập kế hoạch phân tích chi tiết • Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại • Nghiên cứu hệ thống thực tại • Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp • Đánh giá lại tính khả thi • Sửa đổi đề xuất của dự án • Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn III: Thiết kế logic • Thiết kế cơ sở dữ liệu • Thiết kế xử lý • Thiết kế các luồng dữ liệu vào • Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic • Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn IV: Đề xuất các phương án của giải pháp • Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học • Xây dựng các phương án của giải pháp • Đánh giá các phương án của giải pháp • Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài • Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài • Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra • Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa • Thiết kế các thủ tục thủ công • Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Nhóm 4 K45/41.01 4 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống • Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật • Thiết kế vật lý trong • Lập trình • Thử nghiệm hệ thống • Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác • Lập kế hoạch cài đặt • Chuyển đổi • Khai thác và bảo trì • Đánh gía 1.1.4 Các khái niệm và kí pháp sử dụng 1.1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu: Để có thể hiểu và phân tích, thiết kế được hệ thống một cách khoa học và chính xác, chúng ta sử dụng các công cụ khác nhau như: phân tích từng phần, phân tích biểu đồ, danh sách kiểm tra…và biểu đồ luồng dữ liệu là một phương pháp rất phù hợp bởi tính đơn giản van dễ hiểu, dễ tiếp cận, khoa học trong việc phân tích hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu là “bản chụp nhanh” của dữ liệu di chuyển trong tổ chức hoặc của một nhóm tổ chức. Nhằm xác định và ghi lại cốt yếu của quy trình bằng cách thể hiện dòng dữ liệu trong tiến trình đó. Biểu đồ ngữ cảnh: Là mức cao nhất của biểu đồ luồng dữ liệu, nó chỉ ra mục đích được mô hình hóa. Thực thể ngoài: Ví dụ: tên phòng ban, tên tổ chức… Tiến trình xử lý Là một hay một số công việc hay hành động có tác động lên dữ liệu Nhóm 4 K45/41.01 5 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư - Được thể hiện bằng hình tròn hoặc hình chữ nhât tròn góc - Được đánh số và có tên gọi - Tên thường bao gồm 1 động từ theo sau 1 đối tượng Kho dữ liệu - Được thể hiện trong hình chữ nhật có kẻ khung. - Có số và tên gọi. - không chỉ ra được cách thức lưu trữ dữ liệu. Dòng dữ liệu - Là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác. - Được thể hiện bởi mũi tên và đường mũi tên định hướng. - Thông thường sơ đồ luồng dữ liệu được chia làm nhiều mức, mỗi mức thể hiện một phần chi tiết trong tiến trình xử lý nhóm. 1.1.4.2 Biểu đồ phân cấp chức năng Là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các công việc cần thực hiện của hệ thống thông tin cần phát triển. Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của hệ thống sau này. Được biểu diễn dưới dạng hình cây. Gốc của cây là chức năng chung. 1.1.4.3 ma trận thực thể dữ liệu chức năng Là một bảng bao gồm các hàng và các cột, trong cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương với một chức năng ở mức tương đối chi tiết. 1.1.4.4 mô hình thực thể liên kết Nhóm 4 K45/41.01 6 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Bao gồm các thực thể có mối liên kết với nhau thỏa mãn các rằng buộc xác định nhằm mô tả dữ liệu của hệ thống thông tin. 1.1.4.5 mô hình quan hệ Bao gồm một tập các quan hệ có mối quan hệ với nhau, thỏa mãn các rằng buộc và các yêu cầu của thiết kế dữ liệu nhằm mô tả dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thông tin. 1.2 Lý luận nghiệp vụ 1.2.1 Giới thiệu Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm rất nhiều loại: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, . Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, dụng cụ và các đồ dùng không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định. Khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nó mang đặc điểm giống tài sản cố định: một số loại công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Đồng thời, công cụ dụng cụ mang đặc điểm giống nguyên vật liệu: một số loại công cụ dụng cụ có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn; do đó cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được xếp vào là tài sản lưu động 1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư Nhóm 4 K45/41.01 7 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Phản ánh đầy đủ ,kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật ,tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế ) của từng loại ,từng thứ vật tư nhập ,xuất tồn kho ,đảm bảo cung cấp đầy đủ ,kip thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vât tư của doanh nghiệp. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.3 Phân loại vật tư 1.2.3.1 Nguyên liệu vật liệu Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý ,nguyên liệu vật liệu bao gồm : +Nguyên liệu ,vật liệu chính +Vật liệu phụ + Nhiên liệu +Phụ tùng thay thế +Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản +Các loại vật liệu khác Nguyên liệu ,vật liệu chính :Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm ,toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. Vật liệu phụ : Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm ,hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất ,bao gói sản phẩm …. Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nhóm 4 K45/41.01 8 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh ,phục vụ cho công nghệ sản xuất ,phương tiện vận tải ,công tác quản lý Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng ,thể rắn hay thể khí. Phụ tùng thay thế :Là những vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy móc ,thiết bị ,phương tiện vận tải công cụ dụng cụ Vật liệu và thiết bị xậy dựng cơ bản.Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên .Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ Căn cư vào ngồn gốc nguyên liệu được chia ra thành : • Nguyên liệu vật liệu mua ngoài • Nguyên liệu vật liệu tự chế biến ,gia công Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu vật liệu được chia thành: • Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh • Nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác quản lý • Nguyên liệu vật liệu dùng cho các mục đích khác 1.2.3.2 Công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về thời gian sử dụng và giá trị .Tuy nhiên theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ : • Các đà giáo ,ván khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp. Nhóm 4 K45/41.01 9 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư • Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản: +Dụng cụ ,đồ nghề bằng thủy tinh,sành sứ. +Phương tiện quản lý ,đồ dùng văn phòng. +Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc. Công cụ dụng cụ cũng có nhiều tiêu chẩn phân loại.Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý . Căn cứ vào phương pháp phân bổ ,công cu ,dụng cụ được chia thành: • Loại phân bổ nhiều lần • Loại phân bổ một lần (100% giá trị) Loại phân bổ 1 lần là những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn .Loại phân bổ 2 lần trở lên là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn .thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng. Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành : • Lán trại tạm thời ,đà giáo cốp pha dùng trong XDCB,dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất ,vận chuyển hàng hóa • Dụng cụ đồ dùng bằng thủy tinh sành sứ … • Quần áo bảo hộ lao động • Công cụ dụng cụ khác Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán ,công cụ dụng cụ được chia thành : • công cụ dụng cụ. • bao bì luân chuyển. • Đồ dùng cho thuê. Căn cứ vào mục đích sử dụng công cụ dụng cụ được chia thành : • Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh. Nhóm 4 K45/41.01 10 [...]... 23 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ nhật ký mua hàng Nhóm 4 K45/41.01 24 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Phiếu nhập Phiếu xuất kho: Nhóm 4 K45/41.01 25 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Thẻ kho: Nhóm 4 K45/41.01 26 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Sổ chi tiết Nhóm 4 K45/41.01 27 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Phiếu báo vật tư. .. lại cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết Nhóm 4 K45/41.01 28 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Báo cáo nhập-xuất-tồn Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Nhóm 4 K45/41.01 29 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ,sản phẩm,hàng hóa Nhóm 4 K45/41.01 30 3.3 Quy trình nghiệp vụ kế toán (1) Khi mua vật tư căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập... loại,sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự,có hệ thống và có thể so sánh được 2.2.2 Yêu cầu kĩ thuật: Hệ thống mới phải phù hợp với tình hình tài chính, kĩ thuật hiện tại của công ty cũng như trong tư ng lai Nhóm 4 K45/41.01 17 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Đảm bảo được tính mở trong xây dựng chương trình,cũng như đảm bảo được tính ổn định về đầu vào và đầu ra của hệ thống Hệ thống mới phải... có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính chính xác được giá gốc (hoặc giá thực tế )của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất tồn kho;đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp Quản lý được nguyên vật liệu tồn kho nhằm đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về nguyên vật liệu Kiểm tra, giám sát tình hình... Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty: Nhóm 4 K45/41.01 20 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Nhóm 4 K45/41.01 21 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư 3.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty 3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty - Phòng tài... xuất kho Nhóm 4 K45/41.01 Trị giá thực tế vật tư = xuất kho * Hệ số giá 12 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư * Phương pháp tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho : Theo chuẩn mực kế toán số 02-Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô... tư ng sử dụng Đảm bảo được chi phí hợp lý, chi phí triển khai và đào tạo thấp 2.1.3 Sử dụng: Nhóm 4 K45/41.01 16 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Hệ thống dễ sử dụng ,dễ triển khai lắp đặt,không tốn kém nhiều tài nguyên Tự động cập nhật các dữ liệu thông tin trong quản lý kịp thời và chính xác Tạo một giao diện thân thiện, dễ theo dõi kiểm tra và giám sát, thông báo lỗi tốt Dễ bảo trì, có khả năng... vật tư gửi lên ban lãnh đạo Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, kế toán vật tư phải lập Báo cáo Nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu vật liệu gửi cho bộ phận quản lí để có kế hoạch mua, xuất vật tư cho tháng tiếp theo Nhóm 4 K45/41.01 15 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN 2.1 Mục tiêu của hệ thống 2.1.1 Nghiệp vụ: Thực hiện theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán... chỉnh theo giá thực tế… Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hang nhưng vật tư chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “hàng mua đang đi đường” + Nếu trong tháng vật tư đã về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập khovà ghi vào TK 152-Nguyên liệu và vật liệu hoặc TK 153-Công cụ dụng cụ + Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh... tiếp Nhóm 4 K45/41.01 11 Phân tích thiết kế HTTT Quản lý vật tư Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường… + Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công: Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận + Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá . ph t tri n h th ng th ng tin qu n l Có r t nhiều ph ng ph p khác nhau để ph t tri n m t h th ng th ng tin nh ng sử d ng ph ng ph p n o đi ch ng n a. H C VI N T I CH NH KHOA H TH NG TH NG TIN KINH T ************ Bài t p l n: PH N T CH H TH NG TH NG TIN QU N L V T TƯ Gi ng vi n h ng d n: Ho ng H i