Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Mục tiêu của hệ thống .1 Nghiệp vụ

Phản ánh kịp thời đúng thời gian quy định số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính chính xác được giá gốc (hoặc giá thực tế )của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất tồn kho;đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế toán mua,dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các yêu cầu

Hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ hiểu, đảm bảo an toàn dữ liệu. Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ.

Phạm vi triển khai

Người dùng phải có trình độ chuyên môn kĩ thuật về sử dụng máy tính cũng như sử dụng chương trình ,đồng thời có chuyên môn về phan tích thiết kế hệ thống. Am hiểu, nắm vững được các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành, đồng thời nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của công ty.

Mô hình tổ chức của doanh nghiệp .1 Giới thiệu sơ lược về công ty

+ Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất kinh doanh,xuất nhập khẩu các loại giấy,cellulose, các sản phẩm từ giấy, nguyên vật giấy, bột giấy,hóa chất,vật tư,thiết bị,phụ tùng ngành giấy.Trồng rừng nguyên liệu,sản xuất cây giống.Đầu tư xây dựng,kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp và hạ tầng khu dân cư.Sản xuất kinh doanh hơi nước. + Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Tổ chức công tác kế toán của công ty .1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

+Hình thức kế toán áp dụng: công ty sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ. +Giá trị hàng tồn kho là nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. (2) Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán.

+ So sánh giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây để điều chỉnh theo giá thực tế…. Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hang nhưng vật tư chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “hàng mua đang đi đường”. + Nếu trong tháng vật tư đã về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập khovà ghi vào TK 152-Nguyên liệu và vật liệu hoặc TK 153-Công cụ dụng cụ.

(4) Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo gía nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN. Có TK 3387-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốncuar đơn vị minh trong liên doanh. Có TK 711-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốn của đon v v vị khác trong liên doanh.

Đánh gía hiện trạng

Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty là tạm ổn, đảm bảo được cả về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu cung cấp kịp thời cho sản xuất, kiểm soát chặt chẽ hạn chế được hiện tượng mất mát nguyên vật liệu. Quy trình hạch toán được tổ chức khoa học, hợp lý, đảm bảo quản lý về số lượng cũng như về giỏ nguyờn vật liệu nhập, xuất, tồn theo dừi được sự biến động của nguyên vạt liệu. Hệ thống quản lý nguyờn vật liệu của cụng ty sẽ vừa phải tiến hành theo dừi thường xuyờn việc thực hiện kế hoạch, kết hợp với theo dừi nhu cầu về vật liệu do cỏc bộ phận sản xuất gửi tới, đồng thời phải theo dừi quỏ trỡnh nhập, xuất, tồn kho một cách thường xuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự báo đối với những vật liệu không đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất, cũng như nhu cầu sản xuất, đồng thời lập báo cáo kịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết.

Trong công tác quản lý và hoạch toán vẫn còn tồn tại một số khó khăn như: Các công việc vẫn còn thực hiện thủ công, nên hiệu quả công việc chưa cao, còn một số sai sót do khối lượng công việc và số lượng sổ sách chứng từ nhiều. Việc kết hợp giữa người sử dụng và máy tính cũng gặp nhiều vấn đề như:cán bộ chịu trách nhiệm quản lý có kinh nghiêm lâu năm trong ngành nghề nhưng lại không thích ứng được với hệ thống mới…. Để khác phục hạn chế trên công ty cần áp dụng ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý nguyên vật liệu để nâng cao chất lượng,hiệu quả của công tác này.

Hiện nay, xu hướng chung của công tác phân tích, thiết kế, triển khai HTTT nói chung và HTTT quản lý vật tư nói riêng là thường xây dựng trên cơ sở môi trường gồm hệ thống máy tính kết nối mạng LAN nội bộ ( đã có), kể cả ở kho cũng cần được kết nối Khi đó, nếu kế toán cập nhật thông tin phiếu nhập kho thì ở dưới kho cũng sẽ nhận đươc thông tin, chỉ cần kiểm tra và xác nhận, không cần phải lập thẻ kho.

Mô hình chức năng hệ thống .1 Mô hình ngữ cảnh

+Xử lý: Thủ kho sẽ dựa vào hóa đơn giao và thẻ cân,cộng với kêt quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng ,quy cách ,mẫu mã ,chất lượng … theo các chỉ tiêu của công ty. +Xử lý: Trước kho muốn xuất tư ,kế toán vật tư phải gọi điện cho bộn phận quản lí kho (thủ kho) để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất ,từ đó viết phiếu xuất kho. +Xử lý: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên ),ghi trên cột yêu cầu xuất .Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.

+Xử lý: Cuối tháng ,khi nhận được chứng từ từ phía thủ kho kế toán vật tư sẽ tổng hợp và ghi giá trị thực nhập của vật liệu vào các phiếu nhập kho. +Xử lý: Dựa vào giá trị vật liệu nhập kho tồn kho đầu kì và số lượng vật liệu nhập kho ,tồn kho đầu kì,kế toán sẽ tính toán ra đơn giá bình quân gia quyền. +Xử lý: Sau khi đã hoàn thiện trên phiếu nhập và phiếu xuất ,kế toán vật tư sẽ ghi từng nghiệp vụ nhập,xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.

+Xử lý: Cuối tháng kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế và bảng kê nhập- xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu.

Phiếu nhập kho 5. Phiếu xuất kho

+Dữ liệu ra:Báo cáo X-N-T, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo tổng hợp.

Giao diện người dùng

Bắt đầu chạy chương trình, người dùng phải đăng nhập vào hệ thống như form đăng nhập. Nếu đăng nhập đúng thì sẽ vào màn hình chính của chương trình, điều khiển thông qua hệ thống Menu.