Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ cơ khí Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư

TÀI LIỆU THAM KHẢO 78

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 Hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Khái niệm

Định nghĩa Hệ thống : Là môt tập hợp các phần tử có các mối quan hệ

hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung.

Định nghĩa Dữ liệu: là những mô tả về sự vật, con người van sự kiện

trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âm thanh, hình ảnh…

Định nghĩa Thông tin : Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường

là một thông báo hay bản tin làm tăng thêm sự hiểu biết của một đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thực hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Định nghĩa Hệ thống thông tin : Là một hệ thống được tổ chức để thu

thập xử lý,lưu trữ phân phối … số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.

Định nghĩa Hệ thống thông tin quản lý : là một tập hợp các thành

phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… các dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một doanh nghiệp ,tổ chức…Một số mô hình của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp như:

 Hệ thống quản lý nhân sự Hệ thống quản lý tiền lương Hệ thống quản lý tài sản cố định Hệ thống quản lý vật tư

Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.

Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp

1.1.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin nhưng sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì nó cũng gồm 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó Phát triển hệ thống là một quy trình lặp Tùy theo kết quả của

một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước khắc phục những sai sót.

Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu

• Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

• Làm rõ yêu cầu

• Đánh giá khả thi

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn II: Phân tích chi tiết

• Lập kế hoạch phân tích chi tiết

• Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại

• Nghiên cứu hệ thống thực tại

• Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

• Đánh giá lại tính khả thi

• Sửa đổi đề xuất của dự án

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn III: Thiết kế logic

• Thiết kế cơ sở dữ liệu

• Thiết kế xử lý

• Thiết kế các luồng dữ liệu vào

• Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

• Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn IV: Đề xuất các phương án của giải pháp

• Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học

• Xây dựng các phương án của giải pháp

• Đánh giá các phương án của giải pháp

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp

• Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

• Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

• Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa

• Thiết kế các thủ tục thủ công

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống

• Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

• Thiết kế vật lý trong

• Lập trình

• Thử nghiệm hệ thống

• Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác

1.1.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu:

Để có thể hiểu và phân tích, thiết kế được hệ thống một cách khoa học và chính xác, chúng ta sử dụng các công cụ khác nhau như: phân tích từng phần, phân tích biểu đồ, danh sách kiểm tra…và biểu đồ luồng dữ liệu là một phương pháp rất phù hợp bởi tính đơn giản van dễ hiểu, dễ tiếp cận, khoa học trong việc phân tích hệ thống.

Biểu đồ luồng dữ liệu là “bản chụp nhanh” của dữ liệu di chuyển trong tổ chức hoặc của một nhóm tổ chức Nhằm xác định và ghi lại cốt yếu của quy trình bằng cách thể hiện dòng dữ liệu trong tiến trình đó.

Biểu đồ ngữ cảnh: Là mức cao nhất của biểu đồ luồng dữ liệu, nó chỉ ra mục đích được mô hình hóa.

- Được đánh số và có tên gọi

- Tên thường bao gồm 1 động từ theo sau 1 đối tượng

Là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các công việc cần thực hiện của hệ thống thông tin cần phát triển Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của hệ thống sau này Được biểu diễn dưới dạng hình cây Gốc của cây là chức năng chung.

1.1.4.3 ma trận thực thể dữ liệu chức năng

Là một bảng bao gồm các hàng và các cột, trong cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương với một chức năng ở mức tương đối chi tiết.

1.2 Lý luận nghiệp vụ

1.2.1 Giới thiệu

Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm rất nhiều loại: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.

Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, dụng cụ và các đồ dùng không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định.

Khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nó mang đặc điểm giống tài sản cố định: một số loại công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu Đồng thời, công cụ dụng cụ mang đặc điểm giống nguyên vật liệu: một số loại công cụ dụng cụ có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn; do đó cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được xếp vào là tài sản lưu động

1.2.2 Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư

Phản ánh đầy đủ ,kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật ,tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế ) của từng loại ,từng thứ vật tư nhập ,xuất tồn kho ,đảm bảo cung cấp đầy đủ ,kip thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vât tư của doanh nghiệp.

Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.3 Phân loại vật tư

1.2.3.1 Nguyên liệu vật liệu

Nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Căn cứ vào yêu cầu quản lý ,nguyên liệu vật liệu bao gồm :+Nguyên liệu ,vật liệu chính

+Vật liệu phụ+ Nhiên liệu

+Phụ tùng thay thế

+Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản

+Các loại vật liệu khác

Nguyên liệu ,vật liệu chính :Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm ,toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.

Vật liệu phụ : Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm ,hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất ,bao gói sản phẩm … Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.

Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh ,phục vụ cho công nghệ sản xuất ,phương tiện vận tải ,công tác quản lý Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng ,thể rắn hay thể khí.

Phụ tùng thay thế :Là những vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy móc ,thiết bị ,phương tiện vận tải công cụ dụng cụ

Vật liệu và thiết bị xậy dựng cơ bản.Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.

Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại

trên Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ

Căn cư vào ngồn gốc nguyên liệu được chia ra thành :

• Nguyên liệu vật liệu mua ngoài

• Nguyên liệu vật liệu tự chế biến ,gia công

Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu vật liệu được chia thành:

• Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh

• Nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác quản lý

• Nguyên liệu vật liệu dùng cho các mục đích khác

1.2.3.2 Công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về thời gian sử dụng và giá trị Tuy nhiên theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ :

• Các đà giáo ,ván khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp.

• Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản:

+Dụng cụ ,đồ nghề bằng thủy tinh,sành sứ.+Phương tiện quản lý ,đồ dùng văn phòng.+Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.

Công cụ dụng cụ cũng có nhiều tiêu chẩn phân loại.Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý

Căn cứ vào phương pháp phân bổ ,công cu ,dụng cụ được chia thành:

• Loại phân bổ nhiều lần

• Loại phân bổ một lần (100% giá trị)

Loại phân bổ 1 lần là những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn Loại phân bổ 2 lần trở lên là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.

Căn cứ vào nội dung công cụ dụng cụ được chia thành :

• Lán trại tạm thời ,đà giáo cốp pha dùng trong XDCB,dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất ,vận chuyển hàng hóa

• Dụng cụ đồ dùng bằng thủy tinh sành sứ …

• Quần áo bảo hộ lao động

Căn cứ vào mục đích sử dụng công cụ dụng cụ được chia thành :

• Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh.

• Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý.

- Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh được giữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán Nội dung của nguyên tắc này: Kế toán đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp kế toán đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn, đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó.

* Các cách đánh giá vật tư:

Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế:

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau

+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

Giá nhập kho = giá mua thực tế + các khoản thuế + chi phí thu muaGiá mua thực tế: giá ghi trên hoá đơn

Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…

+ Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công:

Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trả thuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận

+ Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành sản xuất.

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn thực tế là giá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi nhận.

+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giao nhận.

Đánh giá theo giá hạch toán: giá hạch toán của vật tư là giá do doanh

nghiệp tự qui định và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số giá.

Hệ số

gía =

Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ +

Trị giá vốn TT vật tư nhập trong

kỳTrị giá hạch toán

VT tồn đầu kỳ +

Trị giá hạch toán VT nhập trong

kỳTrị giá vốn thực

tế vật tư xuất kho =

Trị giá thực tế vật tư

* Phương pháp tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho:

Theo chuẩn mực kế toán số 02-Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau:

- Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng.

- Phương pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định nguyên vật liệu được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu còn lại cuối kì là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất thời điểm cuối kì Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo trị trị giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kì Theo

phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của hàng nhập ở thời điểm cuối kì hoặc gần cuối kì còn tồn kho.

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá bằng giá nhập Trị giá hàng tồn kho cuối kì được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.

1.2.5 Hạch toán chi tiết vật tư

Hiện nay, các doanh nghiệp thường kế toán chi tiết vật tư theo một trong hai phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song son và phương pháp số dư.

-Phương pháp mở thẻ song song: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.

-Phương pháp số dư: phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ kế toán Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho.

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

+ Tại kho: thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có về tình hình biến động của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.

+ Tại phòng kế toán căn cứ vào chứng từ nhập xuất để lập bảng kê nhập xuất hoặc tổng hợp để ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả số lượng và giá trị.

1.2.6 Lập báo cáo

* Khi nhập vật tư:

Khi vật tư về nhập kho, thủ kho kiểm tra lô hàng nhập về theo tiêu chuẩn chất lượng, quy cách, vật tư đạt yêu cầu , người lập phiếu dựa vào

hoá đơn giao và bảng tài khoản để để từ đó viết phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho gồm có 3 liên:

+ Một liên đưa cho người giao hàng để làm căn cứ thanh toán.+Một liên thủ kho giữ

+Một liên để cuối tháng nộp cho kế toán vật tư vào sổ; và chỉ mới ghi phần số lượng thực xuất mà chưa ghi giá trị nhập.

*Khi xuất vật tư:

Khi có nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất Khi yêu cầu xuất được giám đốc xưởng phê duyệt và gửi đến người lập phiếu, người lập phiếu liên lạc với thủ kho để biết được tình hình tồn kho của vật liệu cần xuất kho, từ

đó viết Phiếu Xuất kho (2 liên) và chuyển xuống kho để thủ kho làm thủ

tục xuất kho Thủ kho sẽ ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất.

* Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào

chứng từ (phiếu Nhập và phiếu Xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại

vật liệu).

*Đến cuối tháng, người lập phiếu sẽ chuyển phiếu nhập, phiếu xuất cho phòng kế toán và bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành tập hợp số liệu

tính ra giá trị vật liệu nhập kho được tính bằng số tiền trên hoá đơn và các chi phí liên quan khác, từ đó hoàn thiện cột giá trị trong Phiếu nhập Từ đó tính đơn giá bình quân gia quyền của nguyên vật liệu trong kì, để tính được trị giá vật tư xuất kho trong kì, hoàn thiện các chỉ tiêu về giá trị thực xuất

trên phiếu xuất và ghi sổ chi tiết vật liệu.

* Kế toán vật tư lập Bảng kê Nhập - xuất - tồn để đối chiếu với số

liệu trên thẻ kho của thủ kho, số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.

* Kế toán vật tư cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế,

dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê Nhập - Xuất - tồn lập Biên bản

kiểm kê.

Dựa vào báo cáo sản xuất sản phẩm của bộ phận sản xuất để lập báo

cáo sử dụng vật tư gửi lên ban lãnh đạo

Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, kế toán vật tư phải lập Báo cáo

Nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu vật liệu gửi cho bộ phận quản lí để có

kế hoạch mua, xuất vật tư cho tháng tiếp theo.

CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN2.1 Mục tiêu của hệ thống

Quản lý được nguyên vật liệu tồn kho nhằm đảm bảo được các yêu cầu của công tác kế toán về nguyên vật liệu.

Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế toán mua,dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Lập báo cáo về tình ình nguyên vật liệu.

2.1.2 Kinh tế:

Xây dựng một HTTTQL tốt phục vụ các yêu cầu đề ra.

Phục vụ và đảm bảo các yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu của công ty.

Giảm thiểu được những tổn thất mất mát do sự quản lý không chặt chẽ…

Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về nguyên vật liệu cho các đối tượng sử dụng.

Đảm bảo được chi phí hợp lý,chi phí triển khai và đào tạo thấp.

2.2 Các yêu cầu

2.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ:

Đáp ứng được các yêu cầu hiện tại và tương lai:Đảm bảo phản ánh một cách trung thực hiện trạng bản chất sự việc nội dung và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp về vật tư,đồng thời cập nhật được dữ liệu về những thay đổi của vật tư trong doanh nghiệp một cách kịp thời chính xác và khách quan.

Thông tin,số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế,tài chính ,từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị;số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.

Phân loại,sắp xếp thông tin,số liệu kế toán theo trình tự,có hệ thống và có thể so sánh được.

2.2.2 Yêu cầu kĩ thuật:

Hệ thống mới phải phù hợp với tình hình tài chính, kĩ thuật hiện tại của công ty cũng như trong tương lai.

Đảm bảo được tính mở trong xây dựng chương trình,cũng như đảm bảo được tính ổn định về đầu vào và đầu ra của hệ thống

Hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ hiểu, đảm bảo an toàn dữ liệu.

Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ.

2.2.3 Yêu cầu người dùng:

Người dùng phải có trình độ chuyên môn kĩ thuật về sử dụng máy tính cũng như sử dụng chương trình ,đồng thời có chuyên môn về phan tích thiết kế hệ thống.

Am hiểu, nắm vững được các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành, đồng thời nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của công ty.

2.3 Phạm vi triển khai

Đối tượng áp dụng: Bộ phận kế toán của đơn vị.

Quy mô áp dụng: Các phòng ban của đơn vị có liên quan đến quy

trình nhập xuất vật tư của đơn vị,các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến vật tư.

CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GÍA HIỆN TRẠNG3.1 Mô hình tổ chức của doanh nghiệp

3.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty:

Công ty cổ phần tập đoàn Tân Mai được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và đăng kí thuế công ty cổ phần 3600260196, đăng kí lần đầu ngày 31 tháng 12 năm 2008, đăng kí thay đổi làn 1 ngày 29 tháng 12 năm 2009.

+ Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh thay đổi tìm thấy lần thứ nhất là 700.749.270.000 đồng và được chia thành 70.074.927 cổ phần.

Trong đó:

góp1 Tổng công ty giấy Việt

202.605.630.000 20.260.563 28,91%2 Nhà xuất bản Giáo Dục 72.165.760.000 7.216.576 10,30%3 Công ty CP Đồng Nai 267.653.190.000 26.765.319 38,20%

+ Ngành nghề kinh doanh của công ty là sản xuất kinh doanh,xuất nhập khẩu các loại giấy,cellulose, các sản phẩm từ giấy, nguyên vật giấy, bột giấy,hóa chất,vật tư,thiết bị,phụ tùng ngành giấy.Trồng rừng nguyên liệu,sản xuất cây giống.Đầu tư xây dựng,kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công

nghiệp và hạ tầng khu dân cư.Sản xuất kinh doanh hơi nước Gia công in ấn các loại tập vở,sách,tạp chí, bao bì nhãn hiệu….

+ Một số chỉ tiêu Tài chính của hai Công ty bị hợp nhất và Công ty hợp nhất đến 31/12/2008:

Giá trị sổ sách tại thời điểm 31/12/2008 :

- Tài sản ngắn hạnĐồng1.170.864.337.887 173.384.029.448 1.260.670.826.683- Tài sản dài hạnĐồng1.309.229.184.411 186.701.202.000 1.495.930.386.411

- Nợ phải trảĐồng2.005.052.285.010 198.395.722.527 2.120.300.566.885- Vốn chủ sở hữuĐồng475.041.237.288161.689.508.921 636.300.646.209

T.đó : Vốn đầu tư của CSHĐồng472.609.000.000158.570.370.000 630.749.270.000

Cơ cấu tài sàn và nguồn vốn

Cơ cấu tài sản

Tài sản ngắn hạn/Tổng tài sản%47,21%48,15%45,73%Tài sản dài hạn/Tổng tài sản%52,79%51,85%54,27%

Cơ cấu nguồn vốn

Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn%80,85%55,10%76,92%Nguồn vốn CSH/Tổng nguồn vốn %19,15%44,90%23,08%

3.1.2 Mô hình tổ chức quản lý bộ máy của doanh nghiệp

 Đặc điểm tổ chức quản lý:

+ Công ty bắt đầu hoạt động theo mô hình công ty cổ phần tập đoàn từ ngày 01/01/2009 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát.

+ Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty Đại hội cổ đông họp thường niên hoặc bất thường, ít nhất mỗi

năm họp một lần Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

+ Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

+ Ban Kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tổng điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty.

+ Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:

3.2 Tổ chức công tác kế toán của công ty

3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

- Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giúp giám đốc trong việc tạo và quản lý các nguồn vốn, triển khai các biện pháp bảo toàn và phát triển nguồn vốn.

- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, có sự thống nhất từ trên xuống Bộ máy kế toán có chức năng ghi chép, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tổng hợp và lập báo cáo kế toán của công ty.

- Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách chung các hoạt động công tác kế toán, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của nhân viên trong phòng, là đầu mối quan hệ công tác với cục thuế, cơ quan tài chính ngân hàng và các cơ quan chức năng có liên quan.Theo dõi tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định và đầu tư.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp.

+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán công nợ

Kế toán ở các Nhà máy, Trung tâm, Chi nhánh kế toán

tổng hợp

K kế toán

Kkế toán

vật tư

kế toán tiêu thụ

Kế toán thanh

rThủ quỹ

+Đơn vị tiền tệ: VNĐ.

+Hình thức kế toán áp dụng: công ty sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ.

+Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.

+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.

+Giá trị hàng tồn kho là nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.

+Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng

3.2.2 Các chứng từ sổ sách, mẫu báo cáo kế toánHóa đơn thuế giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNGNgày… tháng… năm…

Đơn vị bán hàng:……… Địa chỉ:……… Số tài khoản:……… Mã số thuế:………Họ tên người mua hàng:……… Đơn vị: ………Địa chỉ:……… Số tài khoản:………Hình thức thanh toán:…… ……… Mã số thuế:……… STT Tên hàng hóa, dịch

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá (Đồng)

Thành tiền (Đồng)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sổ nhật ký mua hàng

Phiếu nhập

Phiếu xuất kho:

Thẻ kho:

Sổ chi tiết

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo nhập-xuất-tồn

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Biên bản kiểm kê vật tư,công cụ,sản phẩm,hàng hóa

+ Đối với vật tư mua ngoài dung vào SXKD hang hóa dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152- Nguyên liệu và vật liệu(giá mmua chưa có thuế GTGT)Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ

Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,141,331…(Tổng giá thanh toán)

+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hang hóa dịch vụ chịu đối tương chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp phúc lợi, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu(Tổng giá thanh toán)Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ

Có TK 111,112,141,331…(tổng thanh toán)

(2) Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế.

+ Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:Nợ TK 133

+ Nếu trong tháng vật tư đã về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập khovà ghi vào TK 152-Nguyên liệu và vật liệu hoặc TK 153-Công cụ dụng cụ.

+ Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 153-Hàng mua đang đi đườngNợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừCó TK 111,112,331

+ Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho, kế toán ghi:Nợ TK 152-Nguyên liệu và vật liệu

Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ

Có TK 151-Hàng mua đang đi đường

(3) Khi mua vật tư, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàngtheo quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất lượng có thể được giảm glia kế toán ghi:

Nợ TK 331Nợ TK 111,112

Có TK 515-Chi phí tài chính(chiết khấu thanh toán)Có TK 133

Có TK 331-Phải trả cho người bán

Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp cho nhà nước

+ Trường hợp tính thuế GTGT phải nộp nếu được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 133-Thuế GTGT phải nộp vào NSNN

Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước

(5) Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hóa, ditch vụ chịu thuế GTGT theo phương phâp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, kế toán ghi:

Nợ TK 152,153

Có TK 331-Phải trả cho người bán

Có TK 333-Thuế van các khoản phải nộp nhà nước

(6) Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư như tiền vận chuyển,…được tính vào giá vật tư,KT ghi:

Nợ TK 152,153(chi phí liên quan phát sinh)Nợ TK 133

Có TK 111,112,331…

(7) Vật tư tự sản xuất gia công nhập kho,KT ghi:Nợ TK 152

Nợ TK 153

Có 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

(8) Khi xuất vật tư để sử dụng cho sản xuất kinh doanh:Với nguyên vật liệu,căn cứ phiếu xuất kho,Kt ghi:Nợ TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếpNợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệpNợ TK 241-Chi phí XDCB

Nợ TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dangCó TK 152-Nguyên liệu,vật liệu

(9) Khi xuất vật tư góp vốn liên doanh, KT phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng kinh doanh đã xác định:

Nợ TK 222-Vốn góp liên doanh

Nợ TK 811-chi phí khác(chênh lệch lỗ)Có TK 152,153

+ Nếu chênh lệch lãi kế toán ghi:Nợ TK 222-Theo gía trị vốn góp

Có TK 3387-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốncuar đơn vị minh trong liên doanh

Có TK 711-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốn của đon v v vị khác trong liên doanh

(10) Vật tư thiếu trong kiểm kê,chưa rõ nguyên nhân,căn cứ biên bản kiểm kê,KT ghi:

Nợ TK 138-Phải thu khácCó TK 152,153

(11) Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho:

Nợ TK 152Nợ TK 152

Có TK 621-Chi phí nguyên vật liệu trực tiếpCó Tk 627-Chi phí sản xuất chung

Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp

(12) Đối với công cụ ,dụng cụ loại phân bổ 1 lần khi xuất kho sử dụng SXKD,KT ghi ngay vào chi phí 100% của giá trị CC,DC:

Nợ TK 641-Chi phí bán hàngNợ Tk 627-Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp

(13) Đối với CC,DC loại phân bổ nhiều lần,khi xuất ra sử dụng,KT ghi:

Nợ TK 142-Chi phí trả trước ngắn hạnNợ TK 242-Chi phí trả trước dài hạn

Có Tk 153-Công cụ,dụng cụ

Giá trị phân bổ từng lần vào chi phí:Sau khi tính được,KT ghi:

Nợ TK 627,641,642…Có TK 142,242

Sơ đồ nghiệp vụ kế toán

3.4 Đánh gía hiện trạng