III. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CCDC TẠI CÔNG TY DRC
4. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho NVL CCDC
4.1. Với NVL nhập kho:
a. NVL mua ngoài nhập kho: đòi hỏi cần có một số chứng từ sau:
- Hoá đơn bán hàng. - Phiếu nhập vật tư. - Hợp đồng mua NVL.
Phòng vật tư sau khi nhận hoá đơn của người bán, cán bộ vật tư mang về phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu là phụ tùng thay thế). Để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận nhập lô hàng NVL này. Sau đó phòng vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, liên gốc để lại cuối, 02 liên sau chuyển xuống kho, sau khi có xác nhận của phụ trách phòng vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kiểm tra lại phiếu nhập NVL tại kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người cung cấp NVL ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của người giao NVL, thủ kho phụ trách phòng vật tư,
kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ kho phải chuyển về phòng kế toán 1 liên, phòng vật tư 1 liên (liên phòng vật tư dùng đối chiếu với liên trong cuốn). Sau đó dùng nó làm liên đưa cho nhà cung cấp thanh toán tiền với kế toán thanh toán.
b. Với NVL tự chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu báo nhập NVL (do từng xí nghiệp có NVL nhập lập)
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư sau khi nhận phiếu báo nhập NVL có chữ ký của phụ trách xí nghiệp, chữ ký phòng kỹ thuật, phụ trách phòng vật tư thì mới tiến hành làm "Phiếu nhập kho" thành 3 liên. Sau khi phụ trách phòng vật tư ký, người mang NVL và phiếu nhập kho xuống kho nhập. Căn cứ "Phiếu nhập kho" thủ kho ghi số lượng, ký nhận. 1 liên giao cho người nhập NVL, liên gốc chuyển về phòng vật tư, 012 liên thủ kho dùng để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để nhập NVL.
c. Đối với NVL thuê ngoài chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu giao hàng (của đơn vị chế biến) - Hoá đơn về chi phí chế biến.
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư căn cứ vào phiếu giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập vật tư thành 3 bản. Sau khi người phụ trách phòng vật tư ký rồi giao cho người mang hàng xuống nhập kho. Thủ kho căn cứ vào "Phiếu nhập kho" để kiểm nhận và nhập kho. Ghi số thực nhập kho vào phiếu nhập và cùng người giao hàng ký vào 3 bản. Một ban giao cho người giao hàng,1 bản chuyển về phòng vật tư, 01 bản thủ kho giữ và ghi vào "Thẻ kho" Sau đó chuểyn về phòng kế toán để tính tiền, ghi vào sổ kế toán.
4.2. Với NVL xuất kho:
a. NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị:
Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất NVL (giấy yêu cầu NVL) - Phiếu xuất NVL định mức.
- Phiếu xuất kho
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đơn vị có yêu cầu làm, giấy yêu cầu, sau đó phụ trách đơn vị ký, giám đốc, phòng vật tư. giấy này được chuyển phòng vật tư. Căn cứ giầy đề nghị yêu cầu hợp lý phòng vật tư lập "Phiếu xuất NVL" thanhd 3 bản, căn cứ "Phiếu xuất NVL" thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu rồi cùng người ký nhận ký vào 3 bản ký xuất. 01 bản người nhận giữ, 01 bản chuyển phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
b. Trường hợp NVL xuất bán:
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phòng vật tư căn cứ giấy đề nghị xuất bán, phải có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách phòng vật tư . phòng vật tư căn cứ giấy này lập "hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" thành 3 bản, cả 3 bản được phụ trách phòng vật tư ký. Giám đốc duyệt, kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi giao cho khách hàng đến kho để nhận. Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt, ngân phiếu, sec thì trước khi nhận phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền" vào phiếu. Căn cứ hoá đơn, thủ kho xuất NVL và ký vào 3 bản, 01 bản giao cho khách hàng, 1 bản giao cho phòng vật tư, 1 bản thủ kho làm căn cứ vào "thẻ kho" và sau đó chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
c. Với NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến: Thủ tục gồm: - Hợp đồng thuê gia công.
- Phiếu xuất kho NVL.
Phòng vật tư căn cứ "hợp đồng thuê gia công" để lập "phiếu xuất kho NVL" và ghi rõ vào phiếu là xuất gia công chế biến. Sau khi phòng vật ký ký, giám đốc duyệt, phiếu xuất chuyển xuống kho làm cơ sở xuất NVL, một bản giao cho đơn vị nhận NVL gia công, 1 bản chuyển về phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào "thẻ kho" và sau đó chuỷen về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.