CCDC TẠI CÔNG TY:
1. Nhận xét về thủ tục nhập xuất kho NVL - CCDC:
a. Với NVL nhập kho:
Tại công ty thông thường để nhập kho NVL thuê ngoài gia công thủ tục chủ yếu gồm :
- Hợp đồng gia công NVL. - Phiếu nhập kho.
Việc nhập kho NVL thuê ngoài gia công thường chú trọng đến số lượng., giá trị cũng như việc hạch toán chứ chưa được chú trọng đến vấn đề chất lượng NVL, do đó đối với NVl thuê ngoài gia công cũng cần có biên bản kiểm nghiệm NVL giống như khi nhập các loại NVL khác.
b. Đối với NVL xuất kho:
Theo nguyên tắc thì khi có nhu cầu NVL, các đơn vị, phòng ban, xí nghiệp sẽ làm giấy yêu cầu NVL, sau đó đưa phòng vật tư làm phiếu xuất và xuống kho nhận NVL.
Nợ TK 138 Có TK 152
Khi xong thủ tục xuất kho (có phiếu xuất kho) Nợ TK 627
Có TK 138
Sau khi sửa chữa hoặc đáp ứng yêu cầu cấp bách mới tiến hành làm thủ tục xuất. Điều này làm cho việc đối chiếu kiểm kê giữa sổ sách với thẻ kho với thực tế tồn kho không khớp. Nghĩa là trong kho không cổn không đủ NVL so với sổ sách do cuối tháng các đơn vị nhận, mượn NVL chưa hoàn tất chứng từ. Bên cạnh đó còn có trường hợp là NVL đã nhập khovà đã dùng cho các xí nghiệp, song hoá đơn, chứng từ nhập lại chưa hoàn tất, nên dẫn đến trường hợp kế toán nhận được giấy chứng từ xuất, song chưa nhận được chứng từ nhập của NVL vào cuối kỳ kế toán nên dẫn đến việc xuất bị âm mà trên sổ sách không có để xuất. Chính vì vậy, để công tác quản lý NVL được chặt chẽ, đòi hỏi thủ kho và phòng vật tư phải có sự quản lý chặt chẽ. Một mặt phải giải quyết việc sửa chữa hay
cần nhu cầu NVL đột xuất. Công ty phòng vật tư, hàng tháng có thể dựa vào nhu cầu sản xuất, sửa chữa của từng xí nghiệp có thể xuất tới mức thường xuyên để tại xí nghiệp phục vụ cho sửa chữa và sản xuất.
c. Với NVL nhập kho:
Tại công ty Cao Su Đà Nẵng việc NVL nhập kho không được thực hiện ngay sau khi nhận hàng, nhận chứng từ nhập mà thông thường kế toán NVL tập hợp tất cả các chứng từ nhập kho vào khoảng ngày 5 đến ngày 10 của tháng sau. Sau đó, kế toán NVL tiến hành tập hợp chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển, các scf có liên quan để tiến hành phân bổ cho từng phiếu nhập. Chính vì vậy, việc tính toán chi phí liên quan mua NVL hầu như là phân chia đều, chứ không phản ánh đúng chi phí thực tế đến từng lô hàng, từng phiếu nhập hàng. Bên cạnh đó, do việc tính giá nhập NVL được thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Nên sau đó kế toán mới tiến hành nhập tất cả các chứng từ NVL theo từng phiếu nhập, sau đó mới thực hiện đến việc xuất chứng từ xuất kho NVL. Nghĩa là việc cập nhật phiếu nhập, xuất không được tiến hành thường xuyên theo thứ tự thời gian báo trên tờ khai. Cho nên công ty hay bị phạt 1% trên tiền thuế cho một ngày nộp chậm. Chính vì vậy, tự nhiên giá của NVL nhập khẩu phải chịu thêm tiền phạt trong khi nó đã chịu quá nhiều chi phí: chi phí giao nhận hàng nhập khẩu, chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển.
2. Một số ý kiến về hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL:
a. Về hạch toán hàng mua đi đường:
Tại Công ty khi hạch toán nhập NVL kế toán chỉ sử dụng tài khoản 152 mà không sử dụng TK 151. Nghĩa là nhiều khi trong tháng hoá đơn chứng từ đã vêv, công ty đã chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán. Nhưng cuối tháng hàng hóa vẫn chưa mang về nhập kho, đúng ra trường hợp này phòng vật tư phải mang hoá đơn chứng từ sang phòng kế toán để kế toán phản ánh vào TK 151 :"hàng mua đang đi đường". Song thực tế hàng tháng nếu hoá đơn về, nhưng hàng hóa NVL chưa về thì phòng vật tư thường giữ lại chứng từ, đợi cho đến khi hàng hóa NVL về đến công ty, mới tiến hành làm thủ tục nhập và đưa chứng từ lên phòng kế toán để hạch toán vào TK 152. Điều này làm cho việc phản ánh các nghiệp vụ không được chính xác :
Nợ TK 151 " hàng mua đi đường" Có TK 111,112,331
Nhưng trong thực tế thì nghiệp vụ này không được kế toán NVL thể hiện. Chính vì vậy để đảm bảo sự chính xác trong hạch toán kế toán theo đúng nguêyn tắc hạch toán chi phí công ty phải thực hiện các bước kế toán sau:
Khi nhận được hoá đơn nhưng cuối tháng NVL vẫn chưa về kho, căn cứ vào háo đơn kế toán ghi:
Nợ TK 151 hàng mua đang đi đường Có TK 331 phải trả cho người bán Có TK 111,112,141
Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 nguyên vật liệu
Có TK 151 hàng mua đi đường
b. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu:
Đối với các nghiệp vụ hạch toán xuất kho NVL, thông thường kế toán căn cứ vào nội dung trong phiếu để hạch toán. Mà việc viết phiếu lại do phòng vật tư viết. Nhưng phòng vật tư do không nắm bắt được nội dung trong phiếu xuất lại liên quan đến nghiệp vụ kế toán và do không hiểu nghiệp vụ nên phòng vật tư nhiều khi phản ánh không chính xác nội dung xuất NVL. Điều này dẫn đến việc hạch toán sai và sau này khi kiểm tra, quyết toán phát hiện sai lại phải tiến hành hạch toán lại cho chính xác.