Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Mục tiêu của hệ thống .1 Nghiệp vụ

Phản ánh kịp thời đúng thời gian quy định số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật; tính chính xác được giá gốc (hoặc giá thực tế )của từng loại,từng thứ vật tư nhập,xuất tồn kho;đảm bao cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế toán mua,dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khắc phục các nhược điểm của hệ thống cũ: không cồng kềnh phức tạp, dễ lắp đặt ,triển khai cũng như kiểm thử.

Không tốn quá nhiều chi phí xây dựng cũng như các chi phí để duy trì hoạt động.Đảm bảo đượcc ác yêu cầu về tính bảo mật thông tin.

Các yêu cầu

Am hiểu, nắm vững được các nghiệp vụ kế toán theo quy định hiện hành, đồng thời nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của công ty.

Mô hình tổ chức của doanh nghiệp .1 Giới thiệu sơ lược về công ty

Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát. + Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tổng điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty.

+ Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

Tổ chức công tác kế toán của công ty .1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

+Hình thức kế toán áp dụng: công ty sử dụng hình thức kế toán nhật kí chứng từ. +Giá trị hàng tồn kho là nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. (2) Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán.

+ So sánh giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây để điều chỉnh theo giá thực tế…. Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hang nhưng vật tư chưa về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “hàng mua. + Nếu trong tháng vật tư đã về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập khovà ghi vào TK 152-Nguyên liệu và vật liệu hoặc TK 153-Công cụ dụng cụ.

(4) Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo gía nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN. Có TK 3387-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốncuar đơn vị minh trong liên doanh. Có TK 711-Phần chênh lệch lãi tương ứng với phần góp vốn của đon v v vị khác trong liên doanh.

Đánh gía hiện trạng

Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại công ty là tạm ổn, đảm bảo được cả về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu cung cấp kịp thời cho sản xuất, kiểm soát chặt chẽ hạn chế được hiện tượng mất mát nguyên vật liệu. Quy trình hạch toán được tổ chức khoa học, hợp lý, đảm bảo quản lý về số lượng cũng như về giỏ nguyờn vật liệu nhập, xuất, tồn theo dừi được sự biến động của nguyên vạt liệu. Hệ thống quản lý nguyờn vật liệu của cụng ty sẽ vừa phải tiến hành theo dừi thường xuyờn việc thực hiện kế hoạch, kết hợp với theo dừi nhu cầu về vật liệu do cỏc bộ phận sản xuất gửi tới, đồng thời phải theo dừi quỏ trỡnh nhập, xuất, tồn kho một cách thường xuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự báo đối với những vật liệu không đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất, cũng như nhu cầu sản xuất, đồng thời lập báo cáo kịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết.

Trong công tác quản lý và hoạch toán vẫn còn tồn tại một số khó khăn như: Các công việc vẫn còn thực hiện thủ công, nên hiệu quả công việc chưa cao, còn một số sai sót do khối lượng công việc và số lượng sổ sách chứng từ nhiều. Con đường lưu chuyển thông tin, số liệu chưa thực sự hợp lý, ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém,cấu trúc không hợp lý.v.v. Việc kết hợp giữa người sử dụng và máy tính cũng gặp nhiều vấn đề như:cán bộ chịu trách nhiệm quản lý có kinh nghiêm lâu năm trong ngành nghề nhưng lại không thích ứng được với hệ thống mới….

Hệ thống phải cú khả năng theo dừi tỡnh hỡnh vật liệu một cỏch tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hàng tháng hay hàng quý hay hàng năm. Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối với phần mềm là các mẫu báo cáo cần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Hiện nay, xu hướng chung của công tác phân tích, thiết kế, triển khai HTTT nói chung và HTTT quản lý vật tư nói riêng là thường xây dựng trên cơ sở môi trường gồm hệ thống máy tính kết nối mạng LAN nội bộ ( đã có), kể cả ở kho cũng cần được kết nối Khi đó, nếu kế toán cập nhật thông tin phiếu nhập kho thì ở dưới kho cũng sẽ nhận đươc thông tin, chỉ cần kiểm tra và xác nhận, không cần phải lập thẻ kho.

Hay bộ phận kế toán cũng có thể nhận được thông tin về vật tư trong kho nhanh chóng kịp thời mà không cần yêu cầu dưới kho lập và chuyển báo cáo lên…. Như vậy, việc phân tích, thiết kế và triển khai HTTT quản lý vật tư tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất.

Mô hình chức năng hệ thống .1 Mô hình ngữ cảnh

Biểu đồ này mô tả hệ thống các chức năng, nhiệm vụ từ tổng quan cho đến chi tiết của nghiệp vụ quản lý nhập xuất vật tư. +Xử lý: Thủ kho sẽ dựa vào hóa đơn giao và thẻ cân,cộng với kêt quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng ,quy cách ,mẫu mã ,chất lượng … theo các chỉ tiêu của công ty. Xử lý: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận ,theo giá trị ghi trên thẻ cân và chỉ ghi trên cột số lượng.

+Xử lý: Trước kho muốn xuất tư ,kế toán vật tư phải gọi điện cho bộn phận quản lí kho (thủ kho) để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất ,từ đó viết phiếu xuất kho. +Xử lý: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên ),ghi trên cột yêu cầu xuất .Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất. +Xử lý: Cuối tháng ,khi nhận được chứng từ từ phía thủ kho kế toán vật tư sẽ tổng hợp và ghi giá trị thực nhập của vật liệu vào các phiếu nhập kho.

+Xử lý: Dựa vào giá trị vật liệu nhập kho tồn kho đầu kì và số lượng vật liệu nhập kho ,tồn kho đầu kì,kế toán sẽ tính toán ra đơn giá bình quân gia quyền. +Xử lý: Từ đơn giá bình quân gia quyền tính ra đơn giá của vật liệu xuất kho và điền vào cột giá trị. +Xử lý: Sau khi đã hoàn thiện trên phiếu nhập và phiếu xuất ,kế toán vật tư sẽ ghi từng nghiệp vụ nhập,xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.

+Xử lý: Cuối tháng kế toán vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế và bảng kê nhập- xuất - tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu. +Xử lý: Dựa vào bảng kê nhập - xuất – tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở số lượng).

Phiếu nhập kho 5. Phiếu xuất kho

+Dữ liệu ra:Báo cáo X-N-T, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo tổng hợp.

Giao diện người dùng

Bắt đầu chạy chương trình, người dùng phải đăng nhập vào hệ thống như form đăng nhập. Nếu đăng nhập đúng thì sẽ vào màn hình chính của chương trình, điều khiển thông qua hệ thống Menu.