PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ

Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh Đại học Khoa Học Tự Nhiên Khoa toán – tin học    Học phần: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đ Ồ ÁN Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Gia Tuấn Anh Nhóm thực hiện: Trịnh Thị Minh Thủy 0511228 Nguyễn Thị Tư 0511272 Tp Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 6 năm 2008 1 Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng LỜI MỞ ĐẦU  Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, nhất là kinh doanh, lĩnh vực công ty xây dựng cũng không ngoại lệ. Theo thường lệ, việc xây dựng luôn là nhu cầu cần thiết để đáp ứng cho con người và xã hội như: nhà cửa, cầu cống, các công trình kiên trúc lớn . Đặc biệt trong những năm gần đây thì nhu cầu càng ngày càng lớn, càng hiện đại hơn. Vì thế, dẫn đến các Công Ty Xây Dựng cũng ngày một nhiều hơn và càng phát triển hơn. Chính vì thế, kéo theo việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp trong việc quản lý nhập xuất vật tư trong công ty. Sự phát triển của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự thành bại trong kinh doanh của công ty. Đặc biệt lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của công nghệ thông tin. Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Chúng em xin cảm ơn Thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này. Tuy nhiên, đồ án của chúng em chắc chắn còn nhiều sai xót mong thầy thông cảm và góp ý thêm cho chúng em. Chúng em xin cam ơn thầy. Nhóm thực hiện: TRỊNH THỊ MINH THỦY: 0511228 NGUYỄN THỊ TƯ: 0511272 2 Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU . 1 MỤC LỤC . 2 I. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống 3 1. Khảo sát hệ thống 3 2. Phân tích hiện trạng hệ thống .3 II. Phân tích yêu cầu .6 1. Yêu cầu chức năng 6 2. Yêu cầu phi chức năng 7 III. Phân tích hệ thống 7 1. Mô hình thực thể ERD .7 a. Xác định các thực thể 9 b. Mô hình ERD 9 2. Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ .10 3. Mô tả chi tiết các quan hệ 10 4. Mô tả bảng tổng kết .18 a. Tổng kết quan hệ .18 b. Tổng kết thuộc tính .18 IV. Thiết kế giao diện 19 1. Các menu chính của giao diện 19 2. Mô tả Form 23 V. Thiết kế Ô xử lý .45 VI. Đánh giá ưu khuyết điểm 52 ___________________ 3 Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng I.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng. 1. Khảo sát hệ thống: Quản lý vật tư trong công ty xây dựng (CTXD) là một hệ thống quản lý việc nhập và xuất vật tư cho các dự án gồm nhiều hạng mục. Nguồn vật tư của công ty có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Vật tư của CTXD được cung cấp theo định mức của từng hạng mục thuộc các dự án nhỏ hoặc lớn của công ty. CTXD quản lý rất nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole, xà gồ các loại … Toàn hệ thống quản lý vật tư trong CTXD có phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi công hạng mục… Vì vậy cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình. Các hoạt động chính của hệ thống quản ký vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật tư cung cấp cho các hạng mục theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn kho trong tháng. Việc quản lý vật tư trong CTXD được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau: Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật tư của công ty, gồm: bộ phận kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý vật tư. + Bộ phận kế hoạch: •Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá cả vật tư trên thị trường. •Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát. + Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về giá cả thu mua và xuất nhập vật tư. + Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho và xuất vật tư theo đúng định mức riêng của từng hạng mục dự án. Việc mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ dễ dàng phát hiện nhờ sự phân công rạch ròi từng người, từng bộ phận 2. Phân tích hiện trạng hệ thống Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý vật tư của CTXD: a. Nhập vật tư Để nhập vật tư, công ty phải có một bộ phận nghiên cứu thị trường, phải nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của khách hàng, chất lượng và giá cả các loại vật tư để từ đó đặt quan hệ mua vật tư với nhà cung cấp những vật tư mà công ty cần. Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấp Vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi phân loại vật tư và cho nhập vào kho. Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau: 4 Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng Công Ty Xây Dựng PHIẾU MUA VẬT TƯ Số: …………… Ngày: ……… . Người bán: …………………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………………………………… Số điện thoại: ………………………Số Fax: ……………………………… STT Mã số Tên vật tư ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………… Ngày ….Tháng …. Năm 200… Trưởng Phòng QLVT Công Ty Xây Dựng Số: ……………… THẺ KHO Thẻ lập ngày … tháng … năm 200…. Tên hàng: ……………………………………………………………………………. Đơn vị tính: ……………………………………………………………………… STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi mặt hàng đều có một thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới. b. Xuất hàng Vật tư được xuất căn cứ theo số định mức của từng hạng mục, theo tình hình chung về yêu cầu của khách hàng qua các dự án thì đội trưởng đội thi công sẽ thống kê được những loại vật tư nào đang được thịnh hành đáp ứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng, nhưng chính những loại vật tư đó Thủ kho lại thấy trong kho đã hết hoặc còn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư đó. Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư thể hiện qua phiếu đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng: 5 Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng Công Ty Xây Dựng PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Số: ……………… Hạng mục: ……………………………………………………………………………… Ngày: …………………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng ĐVT Đơn Giá Số Lượng Ghi Chú Ngày …. Tháng ….Năm 200…. Đội trưởng đội thi công Vật tư từ kho được xuất ra hạng mục dự án theo phiếu đề nghị của Đội trưởng đội thi công. Sau khi xem xét thấy phiếu đề nghị là hợp lý và vẫn thuộc trong định mức quy định cho từng hạng mục thì Thủ kho tiến hành việc xuất kho. Việc xuất vật tư từ kho ra hạng mục dự án sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho. Công Ty Xây Dựng Số :………………. PHIẾU XUẤT Ngày … Tháng …. Năm 200…. Hạng mục: …………………………………………………………………………… STT Mã số loại VT Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi Chú Trưởng Phòng QLVT Thủ kho Người nhận Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập xuất tồn. Công Ty Xây Dựng BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày …………đến ngày ………… STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Ghi chú Ngày …. Tháng …. Năm 200… Kế toán trưởng Trường Phòng QLVT 6 . lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của công nghệ thông tin. Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản,. ___________________ 3 Quản lý vật tư theo dự án và hạng mục trong công ty xây dựng I.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng. 1. Khảo sát hệ thống: Quản lý vật tư trong