Trong các kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe, nói, đọc, viết kỹ năng nào quan trọng nhất

Câu2: Vì sao cần giao tiếp trong hành chính ?Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hộigiữa người với người hoặc giữa ng]ời với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãnnhữn

Câu1: Trong các kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe, nói, đọc, viết

kỹ năng nào quan trọng nhất ? tại sao ? ví dụ nơi công tác

Kỹ năng giao tiếp hánh chính là khả năng nhận biết cách mau bẹnhững biểu hiện bên ngoài của đối tượng giao tiếp mà suy luận ra tâm lýbên trong của họ Đồng thời biết sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phingôn ngữ ( cử chí, điệu bộ, nét mắt, nụcười v.v…) biết cách định hướng,điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp nhằm đạt được mục đích trướccủa giao tiếp Như vậy, kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe, nói, đọc ,viết;

kỹ năng nghe là quan trọng nhất có những điểm sau:

- Kỹ nănng nghe: là một trong những kỹ năng quan trọng của quátrình giao tiếp Thực tế nghe là việc khó làm do có những trở ngại chủquan và khách quan khiến không tập trung tinh thần được Để khắc phụcnhững trở ngại đó, hãy xen xét cách tăng cường khả năng nghe của mìnhbằng cách:

+ cải thiện dáng điệu như:

- Giữ tư thể cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khépkín uể oải hay tư thế khiêu khích Đồng thời cử chỉ cũng phải cởi mở làmcho người nói cảm thấy dễ chịu, tránh những cử chỉ nóng nảy gây khóchịu

- Nét mặt cũng quan trọng; hãy bày tỏ quan tâm như thỉnh thoảngmỉm cười hoặc gất đầu

- Tiếp xúc bằnng mắt là dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe,tức là hãy nhìn thẳng vào mắt họ ( mắt của người nói )

+ Cải thiện cách suy nghĩ của mình: như chúng ta đã biết:

- Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảmtưởng lẫn tư tưởng của mình Chúng ta hãy thông cảm với người nói, lắngnghe trước đã, không nên chặn ngang hay phản đối trước khi diễn giả nóixong Những ý tưởng hay không nhất thiết được nói ra nhanh chóng vàchính xác, thâm chí rõ ràng.

- Hãy kiềm chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bếtắc bằng cách tranh cãi, chỉ trích hay nổi giận quá sớm

- Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích.Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc những chứng

cứ Ngoài việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy phân tích cảm tưởng củangười nói, cách người đó nói như thế nào ( giọng nói, âm lượng, nét mặt,

cử chỉ ) vì đôi khi người ta nói ra điều khác hẳn với điều muốn nói

+ Mình muốn nói gì khi giao tiếp ( khi nghe người khác nói ): Bíquyết để biết lằng nghe là biết chịu đựng sự im lặng, hãy nghĩ rằng đó là

cơ hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng ậ đây

có thể có 3 kỹ thuật như: chăm chú quan tâm; suy luận không phê pháncho tới khi người nói hết; nói những câu ngắn và giữ im lặng thay vì tranhluận có tác động lớn trong việc lắng nghe

Chúng ta phải chú ý: Nghe gồm có khoa học kỹ thuật, nghe có côngthức và có dự luận Muốn tác động có hiệu quả đến người khác thì có thểnghe có 4 mức độ như: Lờ nghe, giả vờ nghe, nghe một cách chọn lọc,nghe thấu cảm và nghe chăm chú Nghe thấu cảm phải hy sinh nhiều antoàn để nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải hết sức cởi mở để chịu tác động củangười khác

Câu2: Vì sao cần giao tiếp trong hành chính ?

Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hộigiữa người với người hoặc giữa ng]ời với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãnnhững nhu cầu nhất định Nói cách khác, giao tiếp là quá trình trao đổithông tin hai chiều giữa người nhận và người phát thông tin để nhận biết

và tác động lẫn nhau trong quan hệ người với người nhằn đạt được mụcđích nhất định

Lý do cấn giao tiếp trong hành chính

1 vai trò quan trọng của giao tiếp:

- Giao tiếp là quá trình truyền, nhận thông tin gắn liền với việc tìm hiểunhững đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giaotiếp có tính đến mục đích, tâm thế và ý định của nhau Bởi vậy, quá trìnhgiao tiếp là quá trình là giàu thêm về kiến thức và kinh nghiệm của các bêntham gia giao tiếp

- Giao tiếp là quá trình nhận thức lẫn nhau, là cơ sở nảy sinh tỉnh cảm,

sự gắn bó và phụ thuộc lẫn nhau, là sự tác động lẫn nhau giữa các bên cóthể là hợp tác hoặc cạnh tranh, tương ứng là sự động tình hay xung đột.Điều này giúp các nhà quản lý hành chính biết các ứng xử có hiệu quả vớivai trò là công bộc của dân

- Giao tiếp là quá trình tác đông qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau có thể theochiều hướng tốt hoặc xấu Giao tiếp hình thành hình ảnh về người khác,các định các phẩm chất và đặc điểm hành vi của người đó

2 Đặc điểm của quan hệ hành chính

- Hình chính là việc quản lý của cơ quan hành chính Nhà nước Thựchiện quản lý phải tuân theo các khâu: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đòihỏi có giao tiếp giữa mọi người với nhau Mặt khác, hành chính có nghía

là điều hành nên việc truyền đạt những mệnh lệch, chỉ thị, văn bản làthường xuyên đòi hỏi phải có giao tiếp

- Tính thứ bậc trong quan hệ hành chính: cơ quan hành chính cấp dướithực hiện mệnh lệch và chịu sự kiểm tra của cơ quan hành chính cấp trên.Nhân viên thực hiện mệnh lệch và chịu sự kiểm tra của thủ trưởng Điềunày đòi hỏi giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới và ngược lại ngoài việctuân thủ những nguyên tắc chung của giao tiếp còn phải tính đến quan hệthứ bậc nhằm bảo đảm tính pháp quyền của trong hoạt động hành chính làmọi công chức phải nắm vững quyền lực, sử dụng đúng đắn quyền lực,bảo đảm đúng chức năng và thẩm quyền của mình khi thực thi công vụ

- Quan hệ trực tiếp với công dân: có khá nhiều hoạt động hành chính cóquan hệ trực tiếp với công dân đòi hỏi cán bộ thực thi hoạt động phải cóquan hệ giao tiếp phù hợp để bảo đảm hiệu quả công việc, bảo đảm thựcthi nguyên tắc “ cán bộ là công bộc của dân ”

- Tính không vụ lợi: hoạt động hành chính phục vụ không theo đuổimục tiêu lợi nhuận, không đòi hỏi người phục vụ trả thù lao, hành chínhnhà nước không phục vụ riêng cho mình mà phục vụ toàn dân Do đặcđiểm tình hình về nhiều mặt nên trong thực tế một số hoạt động hành chínhcông sẽ có sự đóng góp của nhân dân tuỳ theo mức độ dịch vụ được cungcấp Bởi vậy, rất cần thiết phải có giao tiếp giữa những người thực thi công

vụ với xã hội dân sinh

- Tính nhân đạo: hành chính Nhà nước mang tính nhân đạo sâu sắc thểhiện ở việc tôn trọng con người, phục vụ con người và lấy mục tiêu phát

triển là động lực, sự cưỡng chế hành chính trên thực tế là biện pháp cuốicùng và cần thiết để xử lý vi phạm chứ không phảI chỉ mục tiêu trừngphát.

3 ý nghĩa quan trọng của giao tiếp trong hành chính

- Đối với cơ quan hành chính Nhà nước: thông qua giao tiếp có hiệu quảhoàn thành sứ mệnh được giao phó, góp phần vào việc xây dựng Nhà nướcpháp quyền của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân

- Đối với công dân: thông qua giao tiếp hành chính có hiệu quả, côngdân thoả mãn các nhu cầu của mình, hài lòng với cung cách phục vụ củacác cơ quan hành chính Nhà nước, từ đó niềm tin vào Đảng, Nhà nướcngày càng được củng cố, địa vị làm chủ của Nhân dân được khẳng định

- Đối với xã hội: giao tiếp hành chính có hiệu quả hoặc thành công giúpcho các họat đọng và các mối quan hệ xã hội được vận hành liên tục, dânliên hệ với cơ quan hành chính Nhà nước chứ không riêng từng cán bộ,công chức trong cơ quan hành chính Nhà nước một nền hành chính là bảođảm tính chính quy, hiện đại của một bộ máy hành chính có kỷ luật, kỷcương

Câu3: Những quy nào trong giao tiếp hành chính cần chú ý ? ví dụ chứng

minh

1 Quy luật động cơ trong hành vi của cá nhân

* Động cơ là gì ? : Động cơ đóng vai trò quan trọng trong khi đánhgiácác

động cơ của cá nhân vì mỗi cá nhân khi hoạt động đều có những nguyên

do chứ không hoạt động một cách vô cớ (cái gì thúc đẩy hành vi của conngười) Vì vậy, khi xem xét hành vi phải tìm hiểu, nắm bắt một cách kịpthời động cơ của người đó

Động cơ có thể được mô tả như là một lực nào đó thúc đẩy, điềukhiển bên trong của mỗi cá nhân để họ hành động đạt được một mục đíchnào đó Lực này sản sinh ra bắt đầu từ sự trống rỗng do bị căng thẳng và

nó tồn tại cho đến khi nhu cầu đó được thoả mãn

Khi nghiên cứu một hành vi của công dân đối với Nhà nước hoặcmột hành vi nào đó khi biết rõ động cơ nhưng không biết rõ tâm lý cũng cóthể dẫn đến kết quả sai

Chú ý: các hành vi của công dân và công chức phải có nguyên nhânsau xa xuất phát từ tâm lý về một nhu cầu trống rỗng: sự cay cú về vị trítrên dưới hoặc một lý do nào khác

* Nhu cầu là gì ?: là cái tất yếu, tự nhiên, là thuộc tính tâm lý của conngười, là sự đòi hỏi để con người tồn tại và phát triển một cách tất yếu.Nếu nhu cầu được thoả mãn sẽ gây cảm xúc dương tính dễ chịu, ngược lạigây cản xúc âm tính, căng thẳng

Nhu cầu thường trực trong mỗi con người từ những nhu cầu cơ bảnnhất ăn, ở, mặc, học hành, công việc v.v…

Nếu không nói được chính xác nhu cầu thì một số nhu cầu khôngđược tính đến nên không hiểu được hành vi của con người là gì Nếu xemxét không thấu đáo dẫn đến chồng chéo Phải nhóm tất cả các nhu cầuphân theo từng loại

Con người có các nhu cầu sau đây: sinh lý, an toàn, giao tiếp, địa vi

xã hội (cao nhất) Nhu cầu sinh lý còn được gọi là nhu cầu bản năng, thiếtyếu, sơ cấp, vật chất, nhu cầu thuộc phần con Các nhu cầu khác là nhu cầugiành được Nhu cầu sinh lý( ăn, ở, mặc ) không thể thiếu được đối với sựtồn tại của mỗi cá nhân Nhóm nhu cầu giành được là sự cần thiểt để đápứng cho con người

Tính thứ bậc của nhu cầu: nhiều người cho rằng nhu cầu thứ bậc thấpnếu được thoả mãn m[si sinh ra nhu cầu bậc cao hơn Nhu cầu bậc caoquyết định hành vi của mỗi cá nhân.

Các đặc điểm của nhu cầu:

- Nhu cầu là cái gây nên nội lực của mỗi cá nhân, chính là động cơhành động của mỗi cá nhân, là mầm mống, nguyên nhân của các hành vi

- Bất cứ nhu cầu nầo cũng có mục đích và các mục đích này luônthay đổi Mục đích thay đổi phụ thuộc vào yếu tố như: tự nhiên, xã hội,kinh tế và phương thức sinh hoạt cá nhân, trình độ tiếp thu văn minh của

cá nhân

- Nhu cầu cá nhân không bao giờ được thỏa mãn hoàn toàn, nhất lànhu cầu về tinh thần Nhu cầu vật chất chỉ thỏa mãn bằng vật chất, nhu cầunày luôn có tính chu kỳ Nhu cầu về tinh thần có thể thoả mãn bằng cả vậtchất và tinh thần

- Các nhóm nhu cầu về tâm lý rất khó đo lường, khó xác định vàkhông theo một quy luật tự nhiên, xã hội cụ thể

- Nhu cầu được phản ánh trong ý thức của mỗi cá nhân ở các cấp độkhác nhau: ý hướng ( thấy cần điều gì đó ), ý muốn ( muốn một cái cụ thểnhưng chưa xác định được phương thức thực hiện được ), khát vọng( thèm khát một cái gì đó mà chủ thể đã ý thực được phương thức hànhđộng và sẵn sàng hành động ) Nhìn chung ai cũng có tâm lý muốn một sốthứ

2 Quy luật đời sống tình cảm trong giao tiếp hành chính

Việc hiểu biết những quy luật giúp cho người giao tíep đúng

*Quy luật lay lan: là cảm xúc, tình cảm của người này có thể

lây truyền sang người khác Trong hành chính phải chú ý hiện tượng tâm

lý xã hội hoảng loạn vì lây lan là quá trình một người này tự đưa mình vàotrạng thái tâm lý của người khác: nếu không còn tin tưởng vào cách làmviệc của cơ quan hành chính Nhà nước thì những người khác cũng có thái

độ tương tự như vậy Có hai cơ chế lây lan từ từ và bùng nổ cần phải đượcxem trọng để điều khiển nó có lợi cho tập thể, cho xã hội Ví dụ: tronggiao tiếp giữa cấp trên và cấp dới trong buổi lễ đơn vị đó đợc tặng danhhiệu suất sắc do cấp trên trao tặng Sự lây lan cảm xúc vui mừng này sẽkhiến cho thái độ làm việc của tất cả nhân viên của tổ chức này tích cựcvới nhiệm vụ

*Quy luật thích ứng: là một cảm xúc nào đó được lặp đi lặp lại nhiều

lần một cách không thay đổi đến một lúc nào đó lắng xuống không còn tácđộng nữa ví dụ: xa thương gần thường

*Quy luật tương phản: là một cả nhận này có thể làm tăng một

cảm nhận khác, có thể xảy ra đồng thời hoặc nối tiếp Đó là tác động qualại giữa cảm xúc, tình cảm, âm tính và dương tính thuộc cùng một loại vídụ: Nếu tố chức, công nhân nào đó, từ cảm xúc vui với thành tích của cơquan nhng sau đó, sẽ chuyển qua thái độ không hài lòng vì thành tích đóthất ra cha đạt đợc vì họ cho là thái độ làm việc của một nhân viên cha tốt

*Quy luụat di chuyển: là cảm xúc, tình cảm của đối tương này được

chuyển sang một đối tương khác Biểu hiện đặc trưng là “ giận cá chémthớt”

“ vơ đũa cả nắm ”

3.Các kiểu người theo khí chất: Mỗi hành động, cảm xúc của một cánhận được biểu hiện đa dạng, trên cơ sở đó có thể đoán qua tính khí nhưsau:

*Chia theo xếp hạng ( PAPLOP )

- Tính khí nóng: là người có hệ thần kinh thuộc kiểu mạnh nhưngkhông cân bằng Thường mạnh bạo, vội vàng, sôi nổi Thường thiên hoạtđộng về cơ bắp chứ không về trí tuệ, dễ nóng nảy, cục cằn trong quan hệnhưng thường không để bụng lâu Thường thành công trong các công việclúc đầu khởi sự thì khó khăn, thường chóng chán nếu không vượt qua đượckhó khăn.

- Tính khí hoạt: Thần kinh mạnh, cân bằng, linh hoạt Thường vui vẻ

tự tin, qua hệ rộng, dễ thích nghi với môi trường, nhiều sáng kiến, đa mưumhưng nếu không rèn luyện đạo đức thì rất nguy hiểm Nừu có đạo đức thìrất tốt

- Tính khí trầm: Thần kinh mạnh, cân bằng nhưng không linh hoạt.Thường có tác phong khoan dung, điềm đạm, ít bị môi trường tác động, ítkhi thể hiện niềm vui, nổi buồn Quan tâm có tính nguyên tắc, cắn cứ vàthích nghi với hoàn cảnh chậm, làm việc ngăn nắp, làm việc gì làm đếncùng, nhớ lâu, chính xác

- Tính ưu tư: Có hệ thần kinh yếu, không cân bằng, không linh hoạt,phản ứng rất chậm chạp, dễ bị môI trường kích động Thường hay u sầu,buồn bã, ít ngoại giao nhưng chu đáo

*Chia theo dáng hình ( LEVY )

- Mảnh khảnh: Có đôI mắt tinh, nhanh nhưng giấc ngủ không sâu,hay chóng mặt Phản ứng nhanh nhưng cử chỉ lúng túng Nhay cảm quácao khi đâu đớn Không chịu đựng được tiếng ồn Hay phân tích mổ xẻ nộitâm, thiên về hoạt động trí óc Thích cái mới, lạ, coi thường những truyềnthống mang tính giáo điều Trong quan hệ với người khác đôi khi biểu hiệnthiếu cởi mở, thái đọ khó đo lường nếu gặp khó khăn Có đặc thù thích giảisầu bừng rượu

- Béo: Có giấc ngủ sâu, dài, da mịn màng, phản ứng chậm, thíchngao du, giao tiếp thân thiện, tôn sùng những điều thuộc về ký ức, truyềnthống Không chịu được cảnh cô đơn Là người tốt bụng, có tài quyếtđoán, thích cái cụ thể, thức tế, không ưa cái trừu tượng.

- Cơ bắp: Phản ứng nhanh, mạnh, gọn, có sức chịu đựng, thẩm mỹcao, hoạt động đa dạng, coi thường gian khó, hoạt bát, năng nổ, hóm hỉnh,thích quyền lực, hay ghen

*Quy luật tâm lý về phép dùng người

- Ngưu tầm ngưu, mã tầm mã: Giao tiếp mang tính dư luận là nhữngngườii thường thích dùng người hợp với mình theo nghĩa rộng, là nhữngngười có cùng ham lợi ( thu nhập ), tính nết ( quan điểm ), cùng suy nghĩ

về công việc, cùng sở thích( không tìm người hợp tất cả mà chỉ cần hợpmột mặt)

- Khi dùng người: Muốn dùng người tốt thì bản thần người dùngkhông được xấu Muốn có được người tốt, kinh nghiệm lịch sử đưa ranhiều phép thử bằng lợi lộc, rượu hoặc yêu cầu hứa hẹn ( để xem xét độ tincây )

- Biến thiên tâm lý: Giả sử có một ê kịp đồng bộ ( không theo nghĩaphe phái ) nhưng không tồn tại bất biến vì trong ê kịp có sự biến thiên tâm

lý do có người rất giỏi nên không chấp nhận sự lặp đi lặp lại, họ ưa đổimới nên tìm cách để thay đôei môi trường Những người giỏi thường tìmcách chuyển từ thụ động sang chủ động, họ thường có đòi hỏi cao về tìnhthần và vật chất Nếu người lãnh đạo không quan tâm hoặc không biểuhiện sự quan tâm thì sẽ có biến thiên tâm lý

- Dụng nhân như dụng mộc: Thông thường những người tài thường

có tật nên cần phải biết khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ Biết

bố trí đúng người, đúng việc Người muốn dùng được người có tài nhưng

có tật phải là người có đức độ cao, có khả năng thuyết phục, có mưu lượclớn

# Một số điều cần tránh trong khi dùng người:

- Tránh cầu toàn: mạnh dạn sử dụng những người nào cảm thấycótài

nhưng còn có nhược điểm; nên dũng cảm dưa họ vào vị trí mới để họ cóđiều kiện rèn luyện mình và phát huy năng lực

- Tránh buông lỏng: mỗi vị trí có quyền lực nhất định nên cần tránh

sử dụng người quá đà Kiểm tra là khâu quan trọng để tránh buông lỏng,nhưng cũng phải có cách kiểm tra tốt để tránh trường hợp chỉ tốt khi cómặt người quản lý khi không có thì ngược lại

- Tránh không biệt người: nếu không biết thì sẽ sử dụng người sai

- Tránh không biết khen, chê: không động viên kịp thời, không phêbình kiên quyết sẽ không có hiệu quả trong việc dùng người

- Tránh dùng người mà không biết kinh nghiêm dân gian: căn cứvào kinh nghiệm dân gian để đoán về diện mạo, trực giác

Câu 4: Cách phân loại đối tượng giao tiếp

Trong quan hệ giao tiếp bao giờ cũng có ít nhất 2 đối tượng Người

ta có thể có nhiều cách phân loại đối tượng giao tiếp sau:

1 Xét theo tính chất giao tiếp nội bộ trong cơ quan, tổ chức:

- Trong các cuộc họp: Có 4 đối tượng giao tiếp là người chủ toạ,

thư

ký, thủ trưởng và toàn bộ những người tham gia khác Mỗi người đều cóvai trò quan trò quan trọng như nhau để cụoc họp đạt được mục tiêu:

+ Chủ toạ giữ vai trò trung lập, kôi kéo, giúp đỡ mọi người tập trung phátbiểu ý kiến bằng việc gợi ý, khuyến khích và đảm bảo cho những ngườinhút nhát có cơ hội để tham gia ý kiến đặt câu hỏi, ngăn chặn tình trạngmột người nói quá nhiều, làm sáng tỏ các ý kiến phát biểu, kết nối các ýkiến, lắng nghe và ghi chép, theo dõi phản ứng, thái độ của mọi người,ngăn chặn những ý kiến mang tính công kích.

+ Thư ký ghi trung thực những ý kiến phát biểu, không công khai vàocông việc của chủ toạ, không ghi lời nhận xét chủ quan của mình nếukhông phát biểu ý kiến

+ Thủ trưởng phải luôn tôn trọng mọi thành viên và ý kiến phát biểu của

họ, bình tĩnh trước những ý kiến trái ngược với quan điểm của minh,không can thiệp công khai vào việc điều hành của chủ toạ

+ Nghiên cứu người tham gia khác: tham gia ý kiến tại cuộc họp và tổchức thực thi nên cần nói ngắn gọn, lịch sự, không chen ngang, không đảkích, phê phán Đi họp đúng giờ, chú ý và ghi chép, dũng cảm bảo vệ hoặcrút lui ý kiến của mình

Để giao tiếp trong cuộc họp thành công đòi hỏi phải chú ý đến bầukhông khí thoải mái, thân tình, cởi mở tránh gượng gạo, hình thức, kháchsáo v.v

- Giao tiếp cấp trên – cấp dưới: Trong giao tiếp này có hai đối tượng

là người lãnh đạo, quản lý và nhân viên của cơ quan, tổ chức:

*Người quản lý, lãnh đạo: Là người dành nhiều thời gian giao tiếpbằng lời nói, có thể qua điện thoại hoặc các cuộc họp Nghiên cứu củanước Anh đã chỉ ra rằng người lãnh đạo thường dành 60 – 80% để giaotiếp bằng lời nói Trong giao tiếp với cấp dưới, người lãnh đạo, quả lý cần:

+ Tin và tín nhiệm nhân tài ( nhân tài được trọng dụng dẽ làm việchết mình, tạo điều kiện cho họ chủ động phát huy tài năng, dám nghĩ, dámlàm ).

+ Dùng người như dùng mộc: Thông thường người tài thường có tậtnên cần phải biết khai thác mặt mạnh, hạn chế mặt yếu của họ Biết bố tríđúng người, đúng việc Người muốn dùng được người có tài nhưng có tậtphải là người có đức độ cao, có khả năng thuyết phục, có mưu lược lớn

+ Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân tài: Tài năng được phát tiển vàhoàn thiện trong hoạt động và học tập

+ Lắng nghe ý kiến cấp dưới: Để biết đợpc tình hình hoạt động có gìkhó khăn, thuận lợi, biết được tâm tư, nguyện vọng của quần chúng để cóbiện pháp thỏa mãn, biết được mức độ chính xác và hợp lý của các quyếtđịnh, chính sách mà mình đưa ra và lợi dụng được sức mạnh trí tuệ củatập thể, khuyến khích tính tích cực, sáng tạo của mọi người

+ Tôn trọng và quan tâm cấp dưới: Nhu cầu được tôn trọng là khôngthể thiếu được của con người Tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới đểkhuyến khích cấp dưới làm việc hăng say, có hiệu quả “ Nừu chúng ta sốtsắng thành thực quan tâm đến người khác thì chỉ trong 2 tháng sẽ có nhiềubạn thân hơn là 2 năm gắng công bắt người khác quan tâm đến mình

”( Dale cảnegie ), nghĩa là không chỉ thực hiện mệnh lệnh mà còn phảiquan tâm đến những mối quan hệ tâm lý, tình cảm

+ Không quên lợi hứa để tránh xuất hiện tâm lý tiêu cực trong cơquan, tổ chức

+ Khen, chê kịp thời: Khen để ghi nhận, kích thích, động việ sự cốgắng của cấp dưới; chê để cấp dưới nhận ra được những sai sót của mìnhkhông tự ái, không đau khổ, tức tối bằng sự chân tình, thân ái với động cơ

trong sáng, không phê bình trước mặt người thứ 3 Đồng thời cần bày tỏ sựtin tưởng vào việc khắc phục và sửa chữa sai lầm của cấp dưới.

*Cán bộ – công chức – nhân viên cần:

+ Tuân thủ trật tự đẳng cấp Không được vượt cấp mặt dù không hợpvới cấp trên trực tiếp

+ Phản hồi thường xuyên việc thực hiện công việc của mình

+ Tiếp nhận sự phê bình đúng mực

+ Quý trọng thời gian của cấp trên, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụthể

+ Cư xử khéo léo, không chê bai cấp trên, nói xấu sâu lưng họ

+ Học hỏi phong cách và kinh nghiệm tốt của cấp trên

- Giao tiếp đồng nghiệp: Trong giao tiếp này có đối tượng là cán

bộ,

công chức, nhân viên của cơ quan, tổ chức với nhau Giao tiếp này có ýnghĩa quan trọng trong việc hoàn thành các nhiệm vui công tác được giao.Mỗi đối tượng trong giao tiếp này cần:

+ Dùng hành vi của mình làm cho đồng nghiệp thấy rằng giao tiếp vớimình là an toàn: Không tò mò về đời tư, không bình luận người khác khikhông có họ, không có chấp sai lầm v.v…

+ Có đi có lại với đồng nghiệp những không nên trao đổi một cách thựcdụng

+ Cần có giao tiếp trực tiếp với tần số hợp lý

+ Giao tiếp với công nhân: Trong giao tiếp này đối tượng là cơ quan,

tổ chức và cá nhân công dân

- Cơ quan, tổ chức có đại diện giao tiếp với cá nhân công dân bằngcác

hình thức trực tiếp thông qua các giao dịch hàng ngày; qua các hội nghị,hội thảo có sự tham gia của công dân hoặc sử dụng các phương tiện thôngtin đại chúng, triển lãm giới thiệu v.v… Đòi hỏi phải có trách nhiệm vớicông dân, đáp ứng nhu cầu khi công dân đã hoàn thành các nghĩa vụ củamình theo quy định; thông tin kịp thời trong trường hợp chậm chễ; tôntrọng công dân; cầ giữ khoảng cách hợp lý với công dân; tất cả mọi côngdân đều có giá trị như nhau và khuyến khích công dân phản hồi thông tin

về phong cách, thái độ phục vụ

- Công dân cũng cần tôn trọng những nguyên tắc trong giao tiếp Các

Bộ, công chức hành chính là người thay mặt cho Nhân dân thực thi quyềnlực Nhà nước nhưng có địa vị pháp lý do pháp luật quy định nên công dâncũng cần tôn trọng những quy định đó của pháp luật để có thái độ đúngmực trong giao tiếp

+ Giao tiếp với cơ quan, tổ chức khác: Đối tượng giao tiếp này là các

cơ quan, tổ chức Cũng có thể giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp Các đốitượng cần thực hiện đúng thời gian, tôn trọng những quy định của cơ quan,

tổ chức mà mìmh giao tiếp, tôn trọng người được cơ quan, tổ chức cử làđại dịên để thực hiện giao tiếp, thông cảm nếu đối tượng giao tiếp tỏ raquan trọng để đạt được muc tiêu giao tiếp của mình

Câu5: Giao tiếp là gì ?

Giao tiếp là hoạt động xác lạp và vận hành các mối quan hệ xã hội

giữa người với người hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thoảmãn những nhu cầu nhất định Nói cách khác, giao tiếp là quá trình traođổi thông tin hai chiều giữa người nhận và người phát thông tin để nhậnbiết và tác động lẫn nhau trong quan hệ người với người nhằm đạt đượcmục đích nhất định

Giao tiếp trong hành chính là gì ?

Giao tiếp trong hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và sựtiếp xúc giữa con người với nhau trong phạm vi hành chính, nhằm thoảnãm những nhu cầu nhất định

Dưới góc độ của khoa học hành chính, hành chính được hiểu là hoạt đọngtrong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sựràng buộc bởi những quy tắc nhất định do Nhà nước hạơc các chủ thể khácquy định hoặc thừa nhận, có tính chất bắt buộc, áp đặt hoặc mệnh lệnh( quyền lực – phục tùng ) nhằm tới một mục đích phục vụ cho lợi íchchung đã được xác định Chính vì vậy, cũng có thể hiểu giao tiếp tronghành chính là giao tiếp xuất hiện giữa các thành viên trong cơ quan hànhchính với nhau hoặc giữa họ với các cơ quan khác và với công dân trongphạm vi hành chính

Giao tiếp trong hành chính có chức năng chủ yếu là thu, nhận và traođổi thông tin giữa các bên giao tiếp có tính đến mục đích, tâm thế và ýđịnh của nhau, qua đó các bên xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnhhành vi để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói đem lại nhiềulợi ích nhất

Các loại giao tiếp hành chính: