Phân tích thiết kế hệ thống quản lí nhân sự

• Sun-Rise solution là một công ty mới thành lập chuyên cung cấp các sản phẩm liên quan đến phần cứng máy tính và các dịch vụ tư vấn hỗ trợ khách hàng

Mục Lục: I - Giới thiệu 1. Khảo sát thực tế 2. Khảo sát nghiệp vụ 3. Giải pháp 4. Yêu cầu của ứng dụng II - Mô hình hóa nghiệp vụ III - Xác định các thực thể 1. Xác định thực thể 2. Chuyển sang mô hình quan hệ 3. Mô tả chi tiết các quan hệ 4. Mô tả tổng kết IV - ERD V - Thiết kế giao diên 1. Đăng nhập vào hệ thống 2. Quản lí nhân sự 3. Quản lí lương 4. Nhân viên VI - Một số ô xử lí tiêu biểu 1. Lập phiếu lương 2. Thêm nhân viên VII - Đánh giá ưu khuyết 1. Ưu điểm 2. Khuyết điểm 1 I - Giới thiệu • Sun-Rise solution là một công ty mới thành lập chuyên cung cấp các sản phẩm liên quan đến phần cứng máy tính và các dịch vụ tư vấn hỗ trợ khách hàng. Do là một công ty mới thành lập nên Sun- Rise gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lí nhân sự và tiền lương nhân viên.Bên cạnh đó số nhân viên của công ty khá đông ( 110+) nên vấn đề này càng trở nên quan trọng đối với công ty. • Do nhiều điều kiện khách quan, dự án này không cung cấp một ứng dụng quản lí nhân sự hoàn chỉnh cho công ty. Dự án chỉ dừng lại mức độ phân tích các cấu trúc và thành phần cùa hệ thống quản lí nhân sự- tiền lương của công ty. Việc cài đặt đề tạo ra một ứng dụng hoàn chỉnh sẽ nằm trong một dự án khác. 1. Khảo sát thực tế Tuy là một công ty mới thành lập còn rất nhiều khó khăn trong khâu quản lí nhân sự nhưng công ty đã cố gắng tổ chức thành những phòng ban chức năng với nhiều mục đích khách nhau nhằm phục vụ tốt khách hàng. Sơ đồ tổ chức của Sun-Rise : 2 Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương sẽ thuộc về 2 phòng ban : phòng hành chính nhân sự (HC-NS) và phòng tài chính kế toán. Trong đó :  Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ quản lí các vấn đề về nhân sự như : tạo danh sách các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin về nhân viện ( thông tin cá nhân, chức vụ….)  Nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ quản lí tiền lương bằng cách tạo các bảng lương, khung lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ  Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ . Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó  Những việc được khen thưởng ( lí do khen thưởng ) và hình thức khen thưởng tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng khen thưởng trong đó có tên loại khen thưởng và hình thức khen thưởng tương ứng. Quản lí nhân sự dựa vào bảng đó mà thực hiện khen thưởng cho nhân viên theo bảng trên  Những việc được kỉ luật( lí do kỉ luật ) và hình thức kỉ luật tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỉ luật trong đó có tên loại kỉ luật và hình thức kỉ luật tương ứng. Quản lí nhân sự dựa vào bảng đó mà thực hiện kỉ luật cho nhân viên theo bảng trên 3 Lưu ý : hình thức khen thưởng hay kỉ luật đều sử dụng các biện pháp về tài chính ( thưởng tiền hay trừ lương ) 2. Khảo sát các nghiệp vụ 2.1 Tạo danh sách nhân viên  Người quản lí nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những thông tin trong đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên ,chức vụ công tác, phòng ban và mức lương của nhân viên. Mã nhân viên luôn được giữ nghuyên , nó chỉ thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự ( khi đó cần tạo danh sách nhân viên mới)  Khi công ty thực hiện cải tổ lớn về cơ cấu tổ chức và nhân sự thì bắt buôc người quản lí nhân sự phải tạo mới hoàn toàn danh sách nhân viên bằng cách thêm một số dữ liêu của nhân viên, thay đổi cách lập mã nhân viên.  Khi công ty có những thay đổi nhỏ liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản lí nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ (không cần thay đổi mã nhân viên, không cần cập nhật thêm thông tin về nhân viên (thêm cột dữ liệu )) 2.2 Thông tin về nhân viên  Một nhân viên có một chức vụ duy nhất  Một nhân viên có một chuyên môn nhất định và bằng cấp tương ứng với chuyên môn đó (trình độ học vấn: tiến sỉ, cử nhân… )  Mỗi nhân viên của công ty đều yêu cầu phải có một trình độ anh văn nhất định. Tối thiểu là bằng B Anh Văn. Nhân viên chỉ cần khai báo cho công ty chứng chỉ tốt nhất của mình  Công ty lưu lại quá trình công tác trước đây của nhân viên 2.3 Thêm một nhân viên vào danh sách nhân viên Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lí nhân sự có nhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện các bước sau: 1. Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty 2. Điền họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó . 3. Điền thông tin chi tiết về nhân viên như : giới tính, ngày sinh, địa chỉ ,điện thoại, trình độ 4. Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc 5. Nhập thông tin về nhân thân cho nhân viên : tên người thân, giới tính, quan hệ đối với nhân viên 2.4 Thuyên chuyển nhân viên  Khi nhân viên được thuyên chuyển trong nội bộ công ty thì chỉ cần thay đổi phòng ban mà nhân viên đó làm việc trong danh sách nhân viên và mức lương.  Khi nhân viên được thuyên chuyển ra ngoài công ty thì cho nhân viên trạng thái đóng. Lưu ý : mã nhân viên luôn được giữ cố định 4 2.5 Tạo và thay đổi bảng lương , khung lương  Người quản lí lương có trách nhiệm tạo bảng lương cho nhân viên công ty. Quản lí lương tạo bảng lương bằng cách từ những mức lương được qui định sản tạo ra số tiền lương tương ứng . Ví dụ : Mức lương 1 : 1000000 VND, Mức lương 2 : 2000000 VND….  Mức lương được sắp xếp theo thứ tự tăng dần về tên mức lương và số tiền tương ứng. Có 8 mức lương được đặt tên là mức 1, mức 2… mức 8. Mã lương được đặt dựa trên tên mức lương bằng các lấy chữ số làm mã VD : Mã lương 1: mức lương 1.  Khi công ty có những điều chỉnh nhỏ liên quan đến mức lương hoặc giá trị tiền ứng với mức lương ,người quản lí có thể tạo bảng lương mới từ những bảng lương có sẵn  Người quản lí lương chỉ tạo mới hoàn toàn bảng lương khi công ty có yêu cầu hoặc có những thay đổi lớn về cơ cấu lương .  Khung lương là do sự nhật trí của lãnh đạo công ty về mức của một chức vụ trong công ty có thể nhận được. Khi cần sự thay đổi bảng lương, ngưởi quản lí lương có thể mở bảng lương cũ ra và thay đổ dữ liệu về lương trong đó. 2.6 Tạo bảng khen thưởng / kỉ luật  Những việc được kỉ luật( lí do kỉ luật ) và hình thức kỉ luật tương ứng do giám đốc công ty định ra. Quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỉ luật trong đó có tên loại kỉ luật và hình thức kỉ luật tương ứng.  Tùy theo yêu cầu của giám đốc mà quản lí lương có thể tạo mới hoàn toàn bảng khen thưởng/kỉ luật hay tạo bằng cách thay đổi bảng khen thưởng kỉ luật cũ.  Mã khen thưởng và kỉ luật theo qui ước công ty. 2.7 Tra cứu dữ liệu  Nhân viên khi truy cập vào hệ thống chỉ có thể xem thông tin về cá nhân mình.  Quản lí nhân sự có thể xem xét được bảng lương do phòng tài chính kế toán lập để có thể định ra được mức lương phù hợp cho nhân viên.  Quản lí lương có thểm xem danh sách nhân viên để xem mức lương của họ do quản lí nhân sự đặt ra có phù hợp với khung lương mà công ty qui định hay không. 2.8 Thực hiện khen thưởng và kỉ luật  Sau một khoảng thời gian nhất định ( 1 tháng ) quản lí nhân sự dựa vào bảng khen thưởng/kỉ luật do quản lí lương tạo để lập ra bảng danh sách các nhân viên được khen thưởng / kỉ luật với những lí do khen thưởng/kỉ luật tương ứng .  Một nhân viên có thể có một hoặc nhiều việc được khen thưởng/kỉ luật. 3. Giải pháp Để giải quyết vấn đề trên, chúng em chọn lựa cơ sở dữ liệu tập trung theo kiến trúc client-server. Qua phân tích và đánh giá chúng em đưa ra 2 giải pháp về việc xây dựng ứng dụng như sau:  Xây dựng hệ thống trên môi trường Web  Xây dựng hệ thống chạy trên mạng cục bộ Lan 5 So sánh 2 giải pháp : Hệ thống chạy trên internet Hệ thống chạy trên mạng nội bộ (Lan) Đặc điểm Dữ liệu hoàn toàn nằm trên một máy chủ (server) , người sử dụng tại các máy client truy cập dữ liệu ở server bằng cách sử dụng web browser thông qua mội trường internet Dữ liệu nằm trập trung ở server đặt tại công ty, các máy client nằm trong công ty . Người dùng sử dụng các phần mềm tại client truy cập dữ liệu từ máy chủ thông qua mạng nôi bộ (Lan) Thời gian xây dựng Mất nhiều thời gian do phải dành khá nhiều thời gian cho việc thiết lập cách thức bảo mật Ít thời gian hơn do không cần phải tập trung vào bảo mật Chi phí đầu tư Tính linh hoạt- tiện dụng Người dùng có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ ở bất kì đâu chỉ cần máy tính có nối mạng internet và có web browser Dễ sử dụng, không phải tốn thời gian và chi phí đào tạo cách sử dụng do người dùng chỉ cần dùng web broser là có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu Người dùng bắt buộc phải đến công ty mới có thể truy cập được dữ liệu Đòi hỏi cấu hình máy tính thích hợp (cả về phần cứng lẫn phần mềm) Trong một số trường hợp cần phải đào tạo người sử dụng Bảo mật Khó bảo mật , dễ bị đánh phá hơn Dễ bị mất dữ liệu qua đường truyền internet An toàn hơn do hệ thống chỉ hoạt động trong nội bộ công ty, khả năng bị đánh phá và thất thoát dữ liệu thông qua mạng cục bộ là rất thấp 4. Yêu cầu của ứng dụng: Qua khảo sát chúng em quyết định xây dựng ứng dụng trên môi trường mạng nội bộ ( mạng Lan). Cơ sở dữ liệu được lưu vào trong máy chủ (gọi là máy server) , các máy khách (client) được cài đặt ứng dụng và có thể truy xuất dữ liệu từ server qua mạng lan. Ứng dụng thỏa mãn những yêu cầu sau :  Hỗ trợ chức năng lập và quản lí danh sách nhân viên : cho phép lập danh sách nhân viên một cách dễ dàng, quản lí danh sách nhân viên theo từng phòng ban cụ thể hoặc theo toàn bộ công ty , có khả năng thêm-xóa-sửa thông tin nhân viên trong danh sách  Có khả năng thêm một phòng ban mới và tạo danh sách nhên viên cho phòng ban đó  Hỗ trợ các công cụ lập và quản lí bảng lương : hỗ trợ nhập-sửa các thông tin trong bảng lương  Hỗ trợ quản lí mức lương theo từng phòng ban và từng chức vụ của công ty  Hỗ trợ tạo phiếu lương  Ứng dụng có giao diên thân thiện dễ sử dụng  Có khả năng nâng cấp II - Mô hình hóa các nghiệp vụ (business modeling) a. Chức năng của nhân viên 6 Nhân viên có khả năng truy cập vào hệ thống để xem thông tin của bản thân. Thông tin của nhân viên bao gồm thông tin cá nhân , nơi công tác, chức vụ và lương - Input : mã số nhân viên - Ouput: thông tin về nhân viên b. Chức năng của quản lí nhân sự và quản lí lương 7 Người quản lí nhân sự có nhiệm vụ o Tạo danh sách nhân viên (tạo mới hoàn toàn) : • Input : mã số nhân viên trong công ty ,các thông tin cá nhân của nhân viên , nơi công tác, chức vụ , mức lương • Output : danh sách nhân viên o Tạo danh sách nhân viên từ danh sách có sẵn : thực hiện bằng cách sửa lại danh sách nhân viên • Input : o Chọn danh sách nhân viên có sẵn o Nhập thay đổi về mã số nhân viên trong công ty ,các thông tin cá nhân của nhân viên , nơi công tác, chức vụ • Output : danh sách nhân viên o Thực hiện thuyên chuyển nhân viên bằng cách thay đổi nơi công tác : • Input : phòng ban mới, mức lương mới • Output : thông tin về nhân viên sau khi thuyên chuyển o Sửa danh sách nhân viên : có 2 trường hợp 1.Thêm một nhân viên mới : • Input : mã số nhân viên,các thông tin cá nhân (bao gồm thông tin về nhân thân) của nhân viên , nơi công tác, chức vụ • Output : thông tin nhân viên 2. Thay đổi danh sách ( không thêm nhân viên mới ) • Input :những thay đổi về nơi công tác, chức vụ, mức lương và thông tin cá nhân của một số nhân viên • Output : danh sách mới o Tạo danh sách khen thưởng/ kỉ luật • Input : mã số nhân viên , tên khen thưởng / kỉ luật • Output : danh sách khen thưởng/ kỉ luật o Xem danh sách nhân viên • Input : chọn danh sách nhân viên • Output : danh sách nhân viên 8 o Xem bảng lương : • Input: chọn bảng lương • Output: xuất bản lương Người quản lí lương có nhiệm vụ o Tạo bảng lương (tạo mới hoàn toàn): • Input: mức lương và giá trị tiền • Output: bản lương o Tạo bảng lương từ bảng lương co sẵn: thực hiên bằng cách sửa lại bảng lương • Input: o Chọn bảng lương o Nhập những thay đổi về mức lương và giá trị tiền • Output: bản lương o Sửa bảng lương : • Input : mức lương mới hoặc giá trị tiền mới • Output : bảng lương mới o Xem bảng lương : • Input: chọn bảng lương • Output: xuất bản lương o Xem danh sách nhân viên • Input : chọn danh sách nhân viên • Output : danh sách nhân viên o Tạo bảng khen thưởng/ kỉ luật (tạo mới hoàn toàn : chưa có dữ liệu ve) • Input : tên khen thưởng/kỉ luật, và hình thức khen thưởng/kỉ luật • Output : Bảng khen thưởng/kỉ luật o Xem bảng khen thưởng/ kỉ luật • Input : Chọn bảng khen thưởng/kỉ luật • Output : Bảng khen thưởng/kỉ luật o Tạo bảng khen thưởng/ kỉ luật : • Input : o Chọn bảng khen thưởng/kỉ luật o Nhập thay đổ về tên khen thưởng/kỉ luật, và hình thức khen thưởng/kỉ luật • Bảng khen thưởng/kỉ luật Lưu ý : việc tạo mới hoàn toàn chỉ thực hiện lúc bắt đầu triển khai hệ thống hoặc khi có quyết định của công ty 9 c. Chức năng của admin Admin là giám đốc công ty hoặc là người chịu trách nhiệm cao hơn trong công ty. Admin có thể thực hiện được tất cả các chức năng mà quản lí nhân sự và quản lí tiền lương có thể làm đươc. III - Xác định các thực thể Ghi chú : trong ngoặc đơn “()” là tên thuôc tính của thực thể trong sơ đồ ERD 1. Xác định các thực thể 1) Thực thể 1: NHANVIEN Các thuộc tính: - Mã nhân viên (MaNV): đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà phân biệt được nhân viên này với nhân viên khác. - Họ tên nhân viên (HoTenNV): mô tả tên nhân viên tương ứng với mã nhân viên. - Phái (Phai): mô tả giới tính của nhân viên (gồm Nam và Nữ). - Ngày sinh (NgSinh) - Địa chỉ (ĐiaChi): Địa chỉ của nhân viên - Điện thoại (ĐienThoai) 2) Thực thể 2: PHONGBAN Các thuộc tính: - Mã phòng ban (MaPB): thuộc tính khóa để phân biệt phòng ban này với phòng ban kia. - Tên phòng ban (TenPB): mô tả tên phòng ban tương ứng với mã phòng ban. - Địa chỉ phòng ban (ĐCPB): nơi đặt phòng ban. 3) Thực thể 3: MUCLUONG Mức lương là quy định của công ty về lương của nhân viên tương ứng với từng chức vụ của họ. Các thuộc tính: - Mã mức lương (MaML): thuộc tính khóa dể phân biệt các mức lương khác nhau. - Số tiền (SoTien): số tiền tương ứng với mỗi mức lương. 10 [...]... độ cài đặt V - Thiết kế giao diện : 1.Đăng nhập: Khi chạy ứng dụng, đầu tiên sẽ xuất hiện màn hình đăng nhập Gõ tên đăng nhập và mật khẩu để vào hệ thống Tên đăng nhập là mã số nhân viên 2 .Quản lí nhân sự: Khi người quản lí nhân sự đăng nhập vào hệ thống , mặc định sẽ xuất hiên menu chọn lựa vào chức năng nào: Nếu người dùng chọn : - Danh sách nhân viên : sẽ vào phần quản lí danh sách nhân viên - Danh... người quản lí nhân sự không được quyền sửa mật khẩu 32 2.1.2 Xem thông tin nhân viên : Khi người quản lí chọn nhân viên và nhấn button “Xem thông tin” sẽ xuất hiên hộp thoại về thông tin nhân viên Các tab thể hiện từng mục về thông tin nhân viên 33 2.1.3 Xóa nhân viên: Người quản lí xóa nhân viên bằng cách chọn nhân viên cần xóa và chọn button “Xóa nhân viên” sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo Nhấn “Yes” nhân. .. phòng ban công tác của nhân viên ( tho qui ước có sẵn) Quản lí nhân sự không cần phải điền mã nhân viên 30 Trường hợp cần sửa thông tin nhân viên : người quản lí chọn nhân viên cần sửa thông tin trong danh sách nhân viền rồi double click hoặc chọn button “sửa thông tin” thông tin nhân viên sẽ hiện ra trong các hộp thoại như trên, chỉ khác là các field đã được điền đầy đủ, quản lí nhân sự chỉ cần chọn field... luật 2.2.1 Bảng khen thưởng và bảng kỉ luật : Khi người quản lí nhân sự nhấn vào tab bảng khen thưởng/bảng kỉ luật sẽ hiện ra tab bảng khen thưởng/bảng kỉ luật ở chế độ xem Quản lí nhân sự chỉ có thể xem 2 bảng này và dựa vào 2 bảng này để lập danh sách khen thưởng/kỉ luật 35 2.2.2 Danh sách khen thưởng và danh sách kỉ luật : Khi quản lí nhân sự nhấn vào tab danh sách khen thưởng/danh sách kỉ luật... 2.1 Danh sách nhân viên : khi người dùng chọn danh sách nhân viên thì sẽ xuất hiện bảng sau 2.1.1 Nhập / Sửa thông tin nhân viên: Trong danh sác nhân viên khi muốn thêm một nhân viên thì ta click vào button “Thêm nhân viên” khi đó sẽ xuất hiện các hộp thoại dưới đây, ta thêm lần lượt từng thông tin cho nhân viên Nhấn next để qua mục mới và nhấn finish để kết thúc Mã nhân viên là do hệ thống tự thêm... NHANVIEN Các thuộc tính: - Mã số nhân viên (MSNV): thuộc tính khóa của thực thể mạnh quy định thực thể THANNHAN - Tên thân nhân (TenTN): thuộc tính khóa của thực thể yếu - Phái (Phai) - Quan hệ (QuanHe): mô tả quan hệ của thân nhân với nhân viên ứng với mã nhân viên 10) Thực thể 10: TRINHDOHV Thực thể TRINHDOHV mô tả trình độ học vấn của mỗi nhân viên(vd: tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân …) Các thuộc tính: 11 -... thưởng/danh sách kỉ luật sẽ xuất hiên bảng danh sách khen thưởng/danh sách kỉ luật ( trống nếu chưa nhập) Quản lí nhân sự có thểm thêm-sửa-xóa những nhân viên trong danh sách bằng các button bên dưới hoặc sử dụng menu hay phím tắt 2.2.3 Thêm/Sửa một nhân viên : Để thêm một nhân viên người quản lí chọn button “thêm” sẽ xuất hiện hộp thoại 36 ... tính: - Mã phiếu lương (MaPL): thuộc tính khóa để phân biệt các phiếu lương khác nhau - Ngày phát (NgayPhat): ngày phiếu lương được phát cho nhân viên - Tổng số tiền (TongSoTien): tổng tiền lương nhân viên được nhận 5) Thực thể 5: CHUCVU Mỗi thực thể chức vụ tương trưng cho một chức vụ của nhân viên Các thuộc tính: - Mã chức vụ (MaCV): thuộc tính khóa để phân biệt chức vụ này với chức vụ khác - Tên chức... Unicode DC: không cố định, Unicode 3.10 Quan hệ Nhân viên lí lịch công tác: NHANVIEN_LILICHCT (MaNV, MaNoiCT, ThGian) • Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000 Số dòng tối đa: 5000 Kích thước tối thiểu: 1000 x 30 (Byte) = 30 KB Kích thước tối đa: 5000 x 30 (Byte) = 150 KB • Đối với kiểu chuỗi: MaNV: cố định, không Unicode MaNoiCT: cố định, không Unicode 3.11 Quan hệ Thân nhân: THANNHAN (MaNV, TenTN, Phai, DC,... TenHuyen: không cố định, Unicode 3.18 Quan hệ Quê quán: 24 QUEQUAN (MaT, MaH) • Khối lượng: Số dòng tối thiểu: 1000 Số dòng tối đa: 5000 Kích thước tối thiểu: 1000 x 20 (Byte) = 20 KB Kích thước tối đa: 5000 x 20 (Byte) = 100 KB • Đối với kiểu chuỗi: MaT: cố định, không Unicode MaH: cố định, không Unicode 4 Mô tả bảng tổng kết a Tổng kết quan hệ 25 b Tổng kết thuộc tính STT 1 2 Tên thuộc tính BaoHiem