HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN KARA

Quán kara “ hát cho nhau nghe 108 phan đình phùng” là quán giải trí lớn đặt trên địa bàn thành phố vinh

Phần I : Khảo sát Quán kara “ hát cho nhau nghe 108 phan đình phùng” là quán giải trí lớn đặt trên địa bàn thành phố vinh. Là một trong 6 cơ sở đặt trên địa bàn khác nhau khắp các tỉnh thành. Tại thành phố vinh có hai cơ sở là 108 Phan Đình Phùng và 105 Lê Lợi. Do điều kiên thời gian nên chúng tôi chỉ trực tiếp khảo sát tại “ Hát cho nhau nghe 108 Phan Đình Phùng”. Qua khảo sát chúng tôi thu được một số kết quả sau : I . Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo : 1 giám đốc, 1 phó giám đốc. Quản lý : 1 quản lý. Tổ trưởng : gồm 2 tổ trưởng tầng 1 và 2. Nhân viên : 32 nhân viên. Trong đó : Đơn vị bảo vệ : Bảo vệ : 1 người. Vệ sỹ : 5 người. Đơn vị phục vụ : Phòng máy : 8 người. Phục vụ bàn : 10 người. Đơn vị lễ tân : 2 người. Đơn vị kho hàng : 2 người. Đơn vị nhà bếp : 3 người . Đơn vị vệ sinh : 4 người. Sơ đồ phân cấp chức năng : Giám đốc Phó giám đốc Quản lý Tổ trưởng Nhân viên Chức năng của từng đơn vị:  Đơn vị bảo vệ : Gồm hai bộ phận bảo vệ và vệ sỹ. Bảo vệ : Trông giữ xe cho khách và đồ đạc của khách nếu khách yêu cầu. 1 Vệ sỹ: Được thuê từ một công ty đào tạo chuyên nghiệp nhằm giữ trật tự an ninh cho quán.  Đơn vị phục vụ : Gồm phục vụ bàn và phục vụ máy. Phục vụ bàn : Tiếp hoa quả nước uống cho khách. Phục vụ máy : Điều chỉnh âm thanh trong phòng hát.  Đơn vị lễ tân: Trực máy để nhận điện thoại đặt phòng và giao dịch với khách dồng thời thanh toán tiền cho khách.  Đơn vị kho hàng : Quản lý hàng xuất ra và nhập vào  Đơn vị nhà bếp : Phục vụ nhu cầu ăn uống cho nhân viên trong quán  Đơn vị vệ sinh : Vệ sinh cốc chén, quán . HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUÁN: II: ĐẶC TẢ HỆ THỐNG Tại cơ sở 108 phan đình phùng quán có 17 phòng, 3 tầng, 1 quản lý được giao quản lý toàn bộ hệ thống quán với 6 đơn vị. trừ đơn vị nhà bếp các đơn vị còn lại chịu sự quản lý trực tiếp của tổ trưởng tầng 1và 2. khi nhận thấy quán cần tuyển thêm người. Quản lý sẽ báo cáo với giám đốc xin ý kiến. Nếu được đồng ý thì quán sẽ đưa ra thông báo tuyển nhân viên dưới các hình thức như trực tuyến (“Hatchonhaunghe@gmail.com”). Phát tờ rơi, treo biển tuyển nhân viên tại quán. Khi có người đến xin việc quản lý gắp trực tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn. sau khi thấy các thông tin trong hồ sơ của người xin việc đáp ứng yêu cầu ban đầu, quản lý sẽ đưa ra thông báo cho người xin việc biết mình trúng tuyển. sau đó tiến hành thử Quản lý quán Đv bảo vệ Đv phục vụ Đv kho hàng Đv nhà bếp Đv vệ sinh Đv lễ tân 2 việc một tháng. Trong 7 ngày đầu thử việc nếu người xin việc không đáp ứng được các yêu cầu của công việc thì quản lý thông báo chấm dứt thử việc và người xin việc được nhận 100 nghìn đồng (tiền đi lại trong 7 ngày thử việc). Ngược lại nếu đạt thì được tiếp tục thử việc những ngày còn lại trong tháng và được hưởng 70% lương cơ bản. Sau đó được tiến hành ký hợp đồng và trở thành nhân viên chính thức trong quán hưởng mức lương theo qui định theo từng đơn vị. Quản lý lưu trữ các thông tin cơ bản còn các thông tin khác được lưu trữ dưới dạng hồ sơ. Các thông tin cơ bản gồm : - Họ và tên - Giới tính - Ngày sinh - Dân tộc - Số CMND - Địa chỉ thường chú - Địa chỉ tạm chú - Điện thoại Mổi ngày quán chia làm 2 ca.1 ca làm việc chính và một ca làm thêm giờ.Ca làm chính gồm hai buổi sáng và chiều. Ca làm thêm giờ vào ban đêm. Hệ số của mổi ca được tính hệ số một. Tiền lương mổi ca là như nhau. Đầu mổi buổi làm việc. quản lý chấm công nhân viên, nếu bận thì quản lý giao cho tổ trưởng tầng chấm công và báo cáo lại ngay với quản lý. Đồng thời quản lý cùng tổ trưởng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên để xét khen thưởng, kỷ luật và xếp loại nhân viên theo tháng. Có các mức xếp loai sau mức A( có khen thưởng được cộng vào tiền lương 100 nghìn). loại B(mức bình thường không cộng), loại C ( mức kỷ luật, trừ từ 20 – 100 nghìn đồng). nếu nhân viên nào nghỉ từ 10 buổi thì xét thôi việc. Viêc nghỉ cũng phải báo trước từ 2 đến 3 ngày để quản lý lên kế hoạch làm việc. Nếu nhân viên muốn làm thêm giờ thì đăng ký trực tiếp và được xác nhận của quản lý thì mới tham gia làm việc. Quản lý đưa những thông tin làm việc như ngày công, khen thưởng, kỷ luật, xếp loại, xác nhận làm thêm giờ vào hệ thống. cuối tháng quản lý sẽ tổng hợp ngày công, khen thưởng, kỷ luật. tiền nợ của nhân viên, tiền phụ cấp và báo cáo giám đốc để lĩnh tiền chi trả cho nhân viên. Quán cũng cho nhân viên ứng tiền tháng và số tiền đó được trừ vào tháng kế tiếp. Nếu nhân viên nào làm từ năm thứ 2 thì được hưởng tiền phụ cấp thâm niên 1 tháng 1 trăm nghìn đồng. Mức lương cơ bản của từng nhân viên được đề xuất rõ và in một bảng đề xuất mức lương tháng công khai cho tất cả nhân viên được biết. sau khi trả lương nếu có gì thắc mắc, khiếu nại thì báo trực tiếp cho quản lý. quản lý kiểm tra lại bảng chấm công, bảng xếp loại. Nếu đúng thì viết phiếu hoàn trả, nếu sai thì làm rõ cho nhân viên hiểu mức lương mà họ được nhận. Ngoài ra quản lý còn giải quyết các yêu cầu của nhân viên như chuyển đơn vị, thôi việc, nghỉ phép. Khi thông tin của 3 tuyển dụng tệp nhân viên mới Ds nhân viên mới Ds nhân viên mới theo đv Ds Nhân Viên Ký hđ cập nhật tt tệp ttnv Ds nhân viên theo đv Ds Nhân Viên Theo đv chấm công tệp chấm công bảng chấm công thời gian làm việc quản lý lương tệp tiền lương bảng lương Ngày công Xn trả lương Nhân viên nợ tháng Tb tuyển dụng thử việc Ký hợp đồng bảng chấm công và xếp loại Đk và xn làm thêm giờ Khen thưởng, kỷ luật Xét thôi việc chấm công xếp loại bảng lương ứng lương trả lương và xn trả khiếu nại lương chuyển đv, nghỉ phép nhân viên có sự thay đổi các thông tin sẽ được cập nhật lại. Tuy số lượng nhân viên không nhiều nhưng mổi người đăng ký ca làm khác nhau nên quán có sử dụng phần mềm quản lý do thầy LƯƠNG XUÂN PHÚ.giảng viên trường ĐẠI HỌC VINH LƯU ĐỒ HỆ THỐNG ……………. …………… …… ………… …… ………… … ……… … …… …… 4 III :PHÂN CẤP CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG An toàn bảo mật Quản trị hệ thống Quản trị dữ liệu Thông báo tuyển dụng Nhận hồ sơ và phỏng vấn Tuyển dụng Thử việc Ký hợp đồng Lương cơ bản Phụ cấp Quản lý lương Trả lương Giải quyết khiếu nại lương Chấm công ngày Đăng ký thêm giờ và xác nhận Quản lý chấm công ql nhân sự Thông tin nghỉ Khen thưởng, kỷ luật Xếp loại Cập nhật Lưu trữ Quản lý thông tin nhân viên Chuyển đơn vị Xét thôi việc Tuyển dụng Lương Báo cáo Chấm công Khiếu nại Trong đó : Quản trị hệ thống :là nhằm đảm bảo an toàn bảo mật cho hệ thống, hệ thống muốn làm việc tin cậy và an toàn phải có biện pháp ngăn ngừa nguy cơ dẫn đến hư hỏng mất mát thông tin hoặc khôi phục được nhiều nhất thông tin mà nó quản lý khi sảy các sự cố bất khả kháng. Dữ liệu hệ thống phải được lưa trữ một cách khoa học trong cơ sở dữ liệu. Các thành viên được uỷ quyền tham gia hệ thông với các quyền nhất định trên mổi mảng hệ thống. Nhân viên chỉ có quyền xem thông tin mà không có quyền chỉnh sửa. *Tuyển dụng : Khi có nhu cầu tuyển dụng, quản lý báo cáo trực tiếp hoặc báo cáo trên giấy và chờ quyết định của giám đốc. Nếu giám đốc 5 đồng ý thì tiến hành tuyển nhân viên dưới các hình thức như thư mời trực tyuến, tờ rơi, trực tiếp treo biển tuyển dụng tại quán. * Quản lý lương : cuối tháng quản lý phải tổng hợp chấm công, phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật, để qui thành tiền chi trả cho nhân viên. Đồng thời giải quyết khiếu nại, thắc mắc nếu có. * Quản lý chấm công: trước mổi buổi làm việc, quản lý trực tiếp chấm công cho từng người, ghi lại thông tin nghỉ. Trong quá trình làm việc quản lý kết hợp với tổ trưởng để theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, nhằm làm cơ sở đánh giá, khen thưởng, xếp loại. * Quản lý thông tin nhân viên: Nhân viên sau khi được nhận sẽ được lưu thông tin cá nhân vào hệ thống. Nếu có gì thay đổi sẽ được chỉnh sửa phù hợp. * Báo cáo: khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc khi có nhu cầu tuyển dụng, các khiếu nại thì quản lý làm báo cáo trình lãnh đạo. và cứ cuối tháng thì báo cáo chấm công, tiền lương cho giám đốc để nhận tiền từ giám đốc chi trả cho nhân viên. IV. THÔNG TIN ĐẦU VÀO Là thông tin mà nhân viên cung cấp cho hệ thống. 1. Hồ sơ nhân viên: Họ tên……………………………. Giới tinh………………………… Ngày sinh……………………… . Dân tộc…………………………… Quê quán………………………… Số chứng minh nhân dân………… Nơi ở thường trú…………………. Nơi ở tạm trú…………………… Họ tên bố………… ngày sinh……… Quê quán Họ tên mẹ………… ngày sinh……… Quê quán…………………………… . 2. Thông tin thời gian làm việc Hợp đồng Đơn vị Chức vụ Phiếu đăng ký làm thêm giờ 3. Thông tin khiếu nại Tiền lương Ngày công V. THÔNG TIN ĐẦU RA Các loại biểu mẩu, báo cáo: bảng lương, bảng chấm công, bảng đề xuất mức lương tháng……… 6 Phiếu phỏng vấn Dự án: quản lý nhân sự Người hỏi: Lê thị hạnh Nguyễn đức kiên Đinh viết cường Tiểu dự án: quản lý chấm công Ngày 25/09/2009 Được hỏi: Nguyễn Trí Tụê(quản lý) Câu hỏi Câu 1: việc chấm công do anh trực tiếp làm hay còn một người khác? Ghi chú Trả lời: ừh. anh trực tiếp chấm công. Nếu công việc bận quá thì anh giao cho tổ trưởng tầng chấm công sau đó báo cao lại ngay cho anh. Câu 2: Việc nghỉ phép và nghỉ không phép có như nhau không anh? Trả lời: nếu xét về mặt ngày công thì như nhau. Nhưng về xếp loại thì người nghỉ không phép sẽ bị xếp loại c Câu 3 : Nhân viên muốn nghỉ thì phải báo trước bao nhiêu ngày? thời gian nghỉ tối đa là bao nhiêu hả anh? Trả lời: Việc nghỉ phải được báo trước 2 hoặc 3 ngày để anh sắp xếp công việc. còn nghỉ tối đa được 10 ngày nếu hết 10 ngày mà không đi làm thì cho thôi việc Câu 4: Anh có nhận nhân viên nữ không? Tai sao có người lại không có trong bảng lương? Trả lời: Anh có nhận, nhưng ít thôi, thường thì anh tuyển con trai nhiều hơn. Còn những người không có trong bảng lương là anh thuê nhân viên từ công ty khác nên trả lương cho công ty đó Đánh giá chung Do nhóm có người từng làm tại quán, và anh cũng là sinh viên tại trường đại học vinh nên anh giúp đỡ chúng tôi rất nhiệt tình, nhưng khi hỏi anh có nhận viên nữ không thì anh có gì lãng tránh và không muốn đề cập 7 phiếu chấm công phiếu xếp loại Báo cáo phiếu chi trả bảng lương tổng hợp và phát lương t1 tiếp nhận và kiểm tra t2 phiếu hoàn trả khiếu nại Bảng 2. Lưu đồ công việc Dự án Tiểu dự án: Quản lý nhân sự Trang Loại: lưu đồ Nhiệm vụ : quản lý lương Ngày …… Lãnh đạo Người quản lý Bêb ngoài D1 D2 D3 PHỤ CẤP Yêu cầu D6 D4 D5 D7 D9 Xác nhận đúng trả D8 Không đúng Bảng 3. Mô tả chi tiết tài liệu Dự án Tiểu dự án: quản lý lương Trang Loại: phân tích hiện trạng Mô tả chi tiết dữ liệu Stt Ngày Tên dữ liệu : Nhân viên Định nghĩa: Dùng để chỉ những người làm việc trong quán. Nó cho phép xác định mổi nhân viên. cấu trúc và khuôn dạng : kiểu ký tự, gồm 10 – 40 ký tự, có họ tên đầy đủ, có thể viết thường hoặc viết hoa. loại hình: sơ cấp(dữ liệu gốc) số lượng: 50 nhân viên (tối đa) tiếp nhận báo cáo t3 8 Nhân viên vd : nhân viên Nguyễn Xuân Lập tên viết tắt là Nguyễn Xuân Lập hoặc NGYỄN XUÂN LẬP LỜI BÌNH: tên nhân viên viết đầy đủ họ tên đi theo tên có điện thoại liên lạc hoặc mail nếu có Bảng 4 : Bảng mô tả chi tiết công việc Dự án Tiểu dự án: quản lý lương Trang Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc Stt Ngày………. Công việc : quản lý lương Điều kiện bắt đầu(kích hoạt) - Kết thúc một tháng làm việc của nhân viên - Có nhân viên thôi việc - Có nhân viên chuyển đơn vị - Có yêu cầu của lãnh đạo - Có khiếu nại từ nhân viên - Tăng hoặc giảm mức lương mới Tthông tin đầu vào Danh sách chấm công, bảng xếp loại, đơn khiếu nại. Thông tin đầu ra : Bảng lương. phiếu chi trả. phiếu hoàn trả Nơi sử dụng : Nhân viên, quản lý, lãnh đạo Tần xuất: trung bình 1lần/ tháng Thời lượng : 5 phút/1 đơn chi trả, 10 phút/ 1 báo cáo. 30 phút/ 1 đơn khiếu nại Quy tắc : ứng lương chỉ được thực hiện khi nhân viên làm được 2 tháng trở lên. phải làm báo cáo lãnh đạo ngay sau khi tổng hợp ngày công ghi rõ nội dung khen thưởng, kỷ luật lời bình: tiền lương chi trả phải phù hợp với doanh thu của quán nên quản lý phải thường xuyên lên kế hoạch kinh doanh , giám sát chặt chec ngay công của nhân viên. Do mổi nhân viên có ca làm việc đăng ký khác nhau nên việc quản lý phải tránh nhầm lẫn Bảng 5 : Tổng hợp công việc Stt Mô tả công việc vị trí làm việc tần suất hồ sơ vào hồ sơ ra T1 tổng hợp và phát lương: xuất phát từ yêu cầu của quản lý 1-55 đơn / 1tháng D1 D2 D4 D5 9 nhân viên hoặc từ lãnh đạo, hay có sự thay đổi lương, các trường hợp cần chi trả đột xuất. tiền lương được tổng hợp từ bảng chấm công, bảng xếp loại, phụ cấp. sau đó báo cáo lãnh đạo để nhận tiền và tiến hành in bảng lương cho nhân viên biết đồng thời chi trả lương D3 D6 T2 tiếp nhận và kiểm tra: sau khi có khiếu nại từ nhân viên, quản lý nhận khiếu nại và tiến hành kiêmt tra trong bảng chấm công theo từng ngày, bảng xếp loại nếu đúng thì viết phiếu hoàn trả, nếu sai thì làm rõ cho nhân viên quản lý 1-5 đơn/ 1 tháng D7 D8 T3 tiếp nhận báo cáo: lãnh đạo tiếp nhận báo cáo từ quản lý, nếu thấy mức lương và ngày công hợp lý thì xuất tiền cho quản lý để quản lý thanh toán cho nhân viên Lãnh dạo 1-5 đơn/ 1tháng D4 D9 Bảng 6 :Tổng hợp hồ sơ tài liệu stt Tên – vai trò Công việc liên quan D1 phiếu chấm công: đã được tổng hợp ngày công trong tháng, những ngày nghỉ để lập thành bảng chấm công T1 D2 phiếu xếp loại: được tổng hợp từ bảng theo dõi nhân viên được xếp loại theo 3 mức A, B, C T1 D3 phụ cấp: phụ cấp cho những người làm từ năm thứ 2 trở T1 10 [...]... viên Giải pháp 3: gộp tuyển dụng , quản lý lương , quản lý chấm công, quản lý thông tin nhân viên thành quản lý nhân viên chấm tuyển dung + quản lý thông tin nhân viên + quản lý công + quản lý lương Giải pháp 4: gộp tuyển dụng và quản lý thông tin nhân viên, thiết lập kênh liên kết giữa quản lý lương và chấm công 12 Ql chấm công quản lý thông tin nhân viên + quản lý tuyển dụng Ql lương VI.2 CÂN NHẮC... cầu của hệ thống, vào cách tổ chức quản lý thông tin đầu ra được cụ thể hoá như sau: III CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG Hệ thống quản lý nhân sự của “ Hát cho nhau nghe club” có các chức năng sau: 14  Quản trị hệ thống An toàn bảo mật Sao lưu  Quản lý tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Nhận hồ sơ và phỏng vấn Thử việc Ký hợp đồng  Quản lý lương Lương cơ bản Phụ cấp Giải quyết khiếu nại  Quản lý chấm... sót, thắc mắc thì khiếu nại trực tiếp với quản lý để được giải quyết, hoặc báo cáo thông qua tổ trưởng phiếu hoàn trả: nếu đúng có sai sót thì quản lý làm phiếu hoàn trả và chỉnh sửa lại các thông tin Xác nhận trả: nhận báo cáo từ quản lý, lãnh đạo xem xét và viết phiếu xác nhận trả tiền lương tháng T3 T1 T1 T2 T2 T3 V ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG Là hệ thống do 1 người quản lý gần như toàn bộ nên khi sảy ra sai... yếu kém của hệ thống: Thiếu : Thiếu nhân lực trong khâu quản lý Kém : Chu trình lâu do có một người làm Tốn: Tốn thời gian ở khâu đánh giá , chấm công VI YÊU CẦU CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG Hệ thống nhanh hơn , chính xác hơn, có sự liên kết giữa các chức năng VI.1 CÁC GIẢI PHÁP ĐƯA RA Giải pháp 1: Gộp quản lý lương và quản lý chấm công Ql lương + ql chấm công giải pháp 2: gộp tuyển dụng và quản lý thông tin... dưới đỉnh • Biểu đồ phân rã chức năng quản trị hệ thống • Biểu đồ phân rã chức năng tuyển dụng • Biểu đồ phân rã chức năng quản lý thông tin nhân viên • Biểu đồ phân rã chức năng quản lý lương • Biểu đồ phân rã quản lý chấm công • Biểu đồ phân rã chức năng báo cáo - Xây dựng lược đồ quan hệ theo mô hình thực thể liên kết - Xây dựng lược đồ quan hệ theo mô hình quan hệ 1 Biểu đồ phân cấp chưc năng: Được... được đặc tả như sau: - Thông tin về hồ sơ nhân viên THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Thông tin đầu ra là thông tin mà hệ thống ứng dụng để đáp ứng , các thông tin đó chủ yếu là do quản lý và đưa ra cho hệ thống đáp ứng, do đó thông tin đầu ra cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau: -Tập hợp, thống kê được các thông tin mà người quản lý yêu cầu - Dự báo được các thông tin mới có thể phát sinh - Thông tin... thiết bị của hệ thống - Phân loại theo các tiểu chuẩn khác - Thông tin đầu vào ra độc lập tương đối với nhau - Trên cơ sở phân tích hệ thống đầy đủ có thể đưa vào thêm các yêu cầu mới trên cơ sở:  Không mở rộng các thông tin đầu vào mà chỉ khai thác các thông tin đầu vào một cách triệt để  Nâng cao hiệu quả ứng dụng của hệ thống  Hệ thống phải có tính, đáp ứng được cho việc nâng cấp hệ thống về sau... đó mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo các mức Việc phân rã các chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng còn được dùng để chi ra mức độ 15 mà từng quá trình hoặc quá trình con phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu Trong quá trình khảo sát thực tế của hệ thống “ Quản lý nhân sự” cảu “ Hát cho nhau nghe club” ta có sơ đồ phân cấp chức năng về nmột hệ thống ứng dụng được hình... thức, hưởng mức lương theo từng đơn vị c Chức năng quản lý thông tin nhân viên  Chức năng cạp nhật thông tin Khi có một nhân viên mới vào làm việc cho quán hoặc có một số thay đổi thông tin của nhân viên trông quá trình làm việc thì người quản lý cập nhật vào hệ thống để nhập, huỷ, sửa hồ sơ nhân viên  Chức năng lưu trữ thông tin d Chức năng quản lý lương  Lương cơ bản tiền lương được tính theo ngày... hợp đồng  Quản lý lương Lương cơ bản Phụ cấp Giải quyết khiếu nại  Quản lý chấm công Châm công ngày Xác nhận thêm giờ Xếp loại  Quản lý báo cáo Báo cáo tuyển dụng Báo cáo lương Báo cáo chấm công Báo cáo khiếu nại IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Việc phân tích hệ thống quản lý nhân sự” dựa trên những công việc cụ thể như sau: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng - Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu + Biểu