Hướng dẫn sử dụng một số công cụ tiện ích của Google

CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin Tháng 10/2012 Hướng dẫn sử dụng số công cụ tiện ích Google Tài liệu giới thiệu cách sử dụng số công cụ hữu ích Google Gmail, Docs, Sites, Groups Đây công cụ hỗ trợ làm việc hàng ngày, thao tác với tài liệu làm việc nhóm Khoa Công nghệ thông tin ĐH Khoa học Tự nhiên TP HCM Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin MỤC LỤC Tóm tắt lý thuyết Sử dụng Gmail 2.1 Case study – Gởi email 2.2 Hướng dẫn chi tiết case study 2.3 Case study – Lọc thư 2.4 Hướng dẫn chi tiết case study 3 Sử dụng Google Docs 3.1 Case Study – Tạo tài liệu chia sẻ 3.2 Hướng dẫn chi tiết case study 3.3 Bài tập Sử dụng Google Sites 4.1 Case Study – Tạo website 4.2 Hướng dẫn chi tiết case study Sử dụng Google Groups Bài tập nhà Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT SỐ CÔNG CỤ TIỆN ÍCH CỦA GOOGLE Tóm tắt lý thuyết Một số công cụ hữu ích Google (Google Apps) bao gồm:  Gmail: Gửi thư đính kèm thông tin liên quan Ngoài ra, tạo nhãn (label) để phân loại thư tạo luật lọc thư (filter)  Docs: Tạo văn (document), bảng tính (spreadsheet), trình diễn (slide), biểu mẫu (form) chia sẻ đọc có quyền đọc ghi  Sites: Tạo trang web  Groups: Dùng làm nơi trao đổi thông tin, thảo luận nhóm, tải tập tin lên (upload) để chia sẻ cho người nhóm Sử dụng Gmail 2.1 Case study – Gởi email Nhận yêu cầu tìm kiếm hình ảnh theo chủ đề từ giáo viên, tiến hành tìm kiếm sau gởi email kèm tập tin nén (.zip, rar) chứa hình ảnh tìm có tên trùng với MSSV 2.2 Hướng dẫn chi tiết case study Bước Tiến hành tìm kiếm với Google thông tin liên quan đến chủ đề giáo viên giao Bước Truy cập vào gmail thông qua địa chỉ: gmail.com Bước Đăng nhập vào tài khoản email có Nếu chưa có nhấn vào nút CREATE AN ACCOUNT sau sau điền thông tin họ tên, địa email, mật khẩu, ngày sinh, giới tính, … để tạo tài khoản email Bước lựa chọn soạn email cách bấm vào nút Compose bên trái Bước Trong giao diện soạn thảo email, điền địa email giáo viên textbox To (hỏi giáo viên thực hành để biết xác địa email cần gửi) Bước Trong textbox Subject, viết tiêu đề gợi ý Tiêu đề gợi ý cho người nhận biết nên phân loại email nhận theo label Đồng thời phải nói lên cách ngắn gọn nội dung email muốn gởi Bước Cuối nội dung cần ghi rõ lại email để tiện cho người khác chứng thực bạn gởi email đến họ muốn gởi email hồi đáp họ cần gởi lại theo địa Bước Nhập nội dung email Lưu ý việc nói rõ danh tính đầu nội dung cần thiết để tiết kiệm thời gian cho người nhận Bước Để đính kèm tập tin vào email, click chọn Attach a file Sau chọn đường dẫn đến tập tin cần đính kèm Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin Nội dung email gợi ý Bước 10 Sau soạn xong, bấm nút Send để gởi email soạn thảo xong Hoặc ta chọn Save Now để lưu lại lần sau soạn tiếp 2.3 Case study – Lọc thư Giáo viên reply lại email bạn Hãy tạo lọc thư cho email có tiêu đề có chữ NMCNTT1 tự động đặt nhãn (label) NMCNTT1 trước email Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin 2.4 Hướng dẫn chi tiết case study Bước Chọn phần Settings góc bên phải để tạo lọc thư Bước Chọn thẻ Labels nhấn nút Create new label để tạo nhãn Bước Gõ tên label “NMCNTT1” textbox trống có dòng chữ “Please enter a new label name” nhấn Create Sau ta tạo luật lọc thư email có tiêu đề chữ “NMCNTT1” tự động gán cho nhãn NMCNTT1 mà ta tạo sẵn Bước Chọn tab Filters click vào link Create a new filter Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin Bước Nhập vào ô Has the words cụm từ NMCNTT1 để lọc email có từ “NMCNTT1” Bước Nhấn nút Create filter with this search Bước Trong hình check chọn Apply the label chọn label NMCNTT1 Bước Nhấn nút Create filter để tạo lọc đơn giản dùng để phân loại thư Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin Có thể gán thư cho label cách kéo thả label vào thư kéo thư vào label (một thư gán nhiều label) Sử dụng Google Docs 3.1 Case Study – Tạo tài liệu chia sẻ Hãy tạo tài liệu văn sử dụng Google Docs nêu lên điều không nên làm giao tiếp Sau chia sẻ tài liệu cho thành viên khác nhóm để họ viết thêm vào 3.2 Hướng dẫn chi tiết case study Bước Truy cập vào trang chủ Google Docs link sau: docs.google.com Bước Chọn Create New > Document khung bên trái để tạo tài liệu văn bản: Bước Sau trả lời câu hỏi (nêu lên điều không nên làm giao tiếp) đổi tên tập tin lại cách vào File > Rename… Bước Chọn File > Share… để chia sẻ tài liệu nhờ người bổ sung, hiệu chỉnh Bước Click vào ô Add people nhập email thành viên để mời thành viên xử lý tập tin này, cho phép người có quyền hiệu chỉnh hay xem văn cách chọn combobox Can Edit bên phải Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin 3.3 Bài tập 3.3.1 Tạo tập tin bảng tính (spreadsheet) liệt kê nơi bạn muốn du lịch lý Mời thành viên nhóm hoàn thiện Bạn chọn cách chia sẻ nào? 3.3.2 Thử tạo form mà mục đích lấy nơi muốn du lịch lý Form thích hợp dùng so với tạo bảng tính cho phép quyền hiệu chỉnh luôn? Sử dụng Google Sites 4.1 Case Study – Tạo website Hãy tạo trang web tự giới thiệu thân Sau gởi email tới cho giáo viên hướng dẫn thực hành địa trang web 4.2 Hướng dẫn chi tiết case study Bước Truy cập vào Google Sites thông qua trang sites.google.com Bước Bấm vào nút Create Bước Trong mục Select a template to use, lựa chọn chủ đề theo ý thích Bước Nhập tên website bạn mục Name your site Sau bạn nhập xong Google kiểm tra để chắn chưa có đăng ký tên Google tự động điền Site location trùng với tên website (có thể thay đổi muốn) Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin Bước Mục Select a theme để chọn website theo mẫu cho trước Bước Mục More options để mô tả website định muốn chia sẻ website Bước Nhập captcha cuối nhấn vào nút Create để hoàn tất việc tạo site Bước Nhấn nút Edit góc bên phải để thay đổi nội dung trang chủ thành trang tự giới thiệu thân bạn Sử dụng Google Groups Bước Truy cập vào Google Groups thông qua địa chỉ: groups.google.com Bước Bấm vào nút Create a group để tạo group Bước Lựa chọn tên để đặt cho nhóm Tự động email đại diện cho nhóm tạo Textbox bên để điền thông tin mô tả sơ lược nhóm Bước Chọn thông tin khác bao gồm:  Group type: Loại nhóm danh sách email, diễn đàn thảo luận hỏi đáp  Basic Permissions: o Mục View topics: Quy định quyền xem (các người quản lý thành viên nhóm hay người) o Mục Post: Quy định quyền gửi (các người quản lý thành viên nhóm hay người) o Mục Join the group: Quy định quyền gia nhập nhóm (mọi người hay người mời người đề nghị tham gia) Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin Bước Nhấn vào nút Create group để tiến hành tạo nhóm Bước Nhấn vào dòng chữ Invite people to join the group để mời thành viên tham gia nhóm Bài tập nhà 6.1 Nhóm trưởng nhóm nhỏ tiến hành tạo groups cho nhóm Sau invite thành viên vào Upload lên qui tắc nhóm thống lớp lí thuyết 6.2 Nhóm trưởng nhóm nhỏ tiến hành tạo website đơn giản sử dụng template có sẵn Google Sites giới thiệu sơ lược thông tin thành viên nhóm như: Họ tên, sở thích, điểm mạnh, điểm yếu, ước mơ dự định tương lai… 6.3 Gởi email tới giáo viên hướng dẫn thực hành, cho biết địa groups nhóm bạn địa website giới thiệu nhóm Email cần tuân thủ đầy đủ qui định sau:  To: email giáo viên hướng dẫn thực hành  Cc: email thành viên khác nhóm, thành viên cách dấu chấm phẩy ;  Tiêu đè: [NMCNTT1] – Tên lớp – TH Tuần 05  Nội dung: Cần có hai link, link đến groups nhóm nhỏ, link đến website giới thiệu thông tin thành viên nhóm Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM | Tháng 10/2012 Trang ... Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MỘT SỐ CÔNG CỤ TIỆN ÍCH CỦA GOOGLE Tóm tắt lý thuyết Một số công cụ hữu ích Google (Google Apps) bao.. .Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin MỤC LỤC Tóm tắt lý thuyết Sử dụng Gmail 2.1 Case study – Gởi email 2.2 Hướng dẫn. .. 10/2012 Trang Một số công cụ Google CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin Có thể gán thư cho label cách kéo thả label vào thư kéo thư vào label (một thư gán nhiều label) Sử dụng Google Docs 3.1