Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quản lý bán hàng

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quản lý bán hàng

MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cả thế giới nĩi chung và Việt Nam nĩi riêng đang chuyển mình đi lên và phát triển tiếp nhận những thành tựu và khoa học mới Từ khi nước ta ra nhập WTO nền kinh tế bước sang một trang mới, nền kinh tế mở cửa giao lưu hàng hoá thông thương với tất cả các nước Bên cạnh đĩ chúng ta học hỏi được cách quản lý hàng hoá các luật trong quản lý hàng hoá Với chính sách của nhà nước và sự đầu tư của nước ngồi, nền kinh tế của nước ta đã phát triển một cách nhanh chĩng Vì vậy, trong hoạt động kinh doanh thương nghiệp tiêu thụ hàng hĩa nhỏ và lẻlà vấn đề rất quan trọng

-Trong thời kỳ mà kinh tế phát triển như hiện nay thì việc mua bán và trao đổi được

diễn ra trên nhiều hình thức, và hình thức cơ bản nhất là mở các cửa hàng để thực hiện việc trao đổi và mua bán đĩ

-Để thực hiện quá trình mua bán giữa người mua và cửa hàng, giữa cửa hàng và nhà cung cấp thì chúng ta phải cĩ cơng tác quản lý tốt, để đáp ứng được cơng tác đĩ thì rất cần những ứng dụng về tin học, mà đặc biệt nhất là các phần mềm quản lý và phần mềm quản lý bán hàng

2.Phương pháp nghiên cứu

- Khảo sát và thu thập các thơng tin từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu cĩ liên quan

- Tiếp cận một số phần mềm Quản lý bán hàng sẵn cĩ

- Ra các cửa hàng mà người ta có cách quản lý bằng phương pháp mà em đang cần tìm hiểu học hỏi thêm

- Dùng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để tiến hành thực hiện đề tài

3.Giả thiết khoa học

- Sau khi hoàn thiện đề tài và tiến hành viết phần mềm thành công thì phần mềm bước đầu sẽ được triển khai tại một số của hàng vừa và nhỏ, nhằm giúp cho vấn đề quản lý và mua bán của các của hàng được diễn ra một cách thuận lợi

- Nếu bước đầu thử nghiệm thành công thì em sẽ tiếp tục phát triển phần mềm lên một phiên bản tốt hơn và có thể đáp ứng cho một hệ thống bán hàng lớn, ví dụ: siêu thị, nhà sách, …

4.Áp dụng thực tiễn

- Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cửa hàng những công việc sau:

 Khách hàng có thể tìm kiếm hàng hóa, đơn giá

 Nhân viên thì lập các hóa đơn bán hàng cho khách và các phiếu thanh toán cho khách hàng

 Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hóa, và có thể thêm, sửa, xóa thông tin của các loại hàng hóa

 Lãnh đạo có thể theo dõi công việc mua bán của cửa hàng thông qua báo cáo hàng tháng, quý, năm của nhân viên…

5.Cấu trúc của đề tài

- Đề tài gồm 2 phần

 Chương I: Cơ sở lý luận của đề tài

 Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quản lý bán hàng

Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI

1.Cơ sở lý luận của đề tài

1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng:

- Trong thời điểm công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì mỗi cửa hàng đều áp dụng những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công việc mua bán của mình, nhằm tạo ra điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của cửa hàng mình

- Mỗi cửa hàng đều có những phần mềm quản lý và tính tiền riêng, từ đó mỗi phần mềm này cũng phải phù hợp với đặc điểm của từng cửa hàng đó

- Trong từng mục chính của chương trình thì nó sẽ thể hiện được những công việc chính của mục đó, ví dụ như mục Quản lý nhân viên thì nó sẽ thực hiện công việc là quản lý tất cả các thông tin về các nhân viên trong cửa hàng đó

- Công việc quản lý được phân bố như sau:

• Thông tin nhân viên: Mã nhân viên để phân biệt với những nhân viên khác, tên nhân viên, ngoài ra cửa hàng còn quản lý thêm một

số thông tin khác của nhân viên như là địa chỉ, điện thoại, ngày vào làm…

• Thông tin hàng hóa: Bao gồm Mã hàng hóa, tên hàng hóa, mã loại hàng, trong đó thì mã loại hàng để giúp nhân viên phân biệt hàng hóa đó thuộc loại hàng hóa nào

• Thông tin về kho: Mã kho, tên kho, trong mỗi mặt hàng đều phải

có mã kho để cho nhân viên của cửa hàng biết được hàng hóa nào

• Thông tin mua bán: bao gồm các thông tin của quá trình mua bán giữa khách hàng và cửa hàng

• Thông tin khách hàng: chứa thông tin của các khách hàng đã mua hàng tại cửa hàng

- Hệ thống quản lý điểm được xây dựng với các chức năng dành cho người quản lý điểm:

+ Tạo, thay đổi, xóa thông tin về kho

+ Tạo, thay đổi, xóa thông tin về khách hàng

+ Tạo, thay đổi, xóa thông tin về nhân viên

+ Tạo, thay đổi, xóa thông tin về mua bán

+ Tạo, thay đổi, xóa thông tin về hàng hóa

1.2 Vai trò của hệ thống Quản lý bán hàng

1.2.1 Chức năng hệ thống

- Bắt đầu một ngày mới thì nhân viên bán hàng phải đăng nhập vào hệ thống

để thực hiện quá trình mua bán của cửa hàng, và quản lý các thông tin về khách hàng đã mua hàng tại cửa hàng

- Khi đăng nhập vào hệ thống thì mỗi user có một quyền riêng mà hệ thống đã cấp, từ đó mỗi user sẽ thực hiện công việc của mình

- Khi một user khác có nhu cầu đăng nhập thì user đã đăng nhập phải

thoát(Logout) để user đó có thể đăng nhập vào hệ thống

1.2.2 Chức năng thông tin

- Công việc liên quan đến việc thêm dữ liệu:

 Nhập thông tin về Hàng hóa

 Nhập thông tin về Khách hàng

 Nhập thông tin về Nhân viên

 Nhập thông tin về Kho

 Nhập thông tin về Bộ phận

 Nhập thông tin về việc Mua bán

 Nhập thông tin về Nhà cung cấp

 Tạo mới user và phân quyền lại cho hệ thống

- Sau một thời gian cửa hàng phát triển và có nhu cầu mở rộng thì có thể các thông tin trước không còn hợp lí và còn tác dụng thì chúng ta có thể thực hiện các công việc như xóa, sửa

 Xóa, thay đổi thông tin Khách hàng.

 Xóa, thay đổi thông tin về Hàng hóa

 Xóa, thay đổi thông tin về Nhân viên

 Xóa, thay đổi thông tin về Kho

 Xóa, thay đổi thông tin về Nhà cung cấp

 Xóa, thay đổi thông tin về Bộ phận

 Xóa user và các quyền của user đó trong hệ thống

1.2.3 Chức năng in, báo cáo

- Thống kê các thông tin trong quá trình mua bán của cửa hàng theo thời gian nhất định hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo

 Báo cáo danh sách khách hàng đã mua hàng trong một tháng hoặc một quý

 Báo cáo những mặt hàng bán chạy nhất trong tháng

 Thống kê doanh thu của cửa hàng theo từng tháng, quý, năm

 Thống kê những mặt hàng không được bán trong tháng, quý, năm

1.2.4 Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

- Khi áp dụng các ứng dụng của công nghệ thông tin cho công việc mua bán của cửa hàng thì sẽ làm giảm phần nào số lượng nhân viên trong cửa hàng

- Khi có phần mềm quản lý bán hàng thì sẽ giúp cho các nhân viên thực hiện các công việc của mình như là: Cập nhật thông tin về khách hàng, nhân viên, kho, hàng hóa được thực hiện một cách dễ dàng và chính xác

1.2.5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài quản lý bán hàng

- Khi một mình thực hiện đề tài em đã gặp rất nhiều khó khăn nhưng em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Cô giáo cũng như các bạn Từ sự hướng dẫn nhiệt tình của cô cũng như các bạn em đã rút ra rất nhiều kinh nghiệm trong cơng việc nghiên cứu đề tài và biết cách áp dụng những kiến thức đã học vào cơng việc nghiên cứu

- Những mặt yếu và thiếu sĩt trong lần nghiên cứu này thì sẽ được em rút kinh nghiệm và tìm hướng giải quyết trong những đề tài sắp tới, những kinh

nghiệm đĩ sẽ là hành trang để chúng em bước vào cuộc sống với tốc độ phát triển của cơng nghệ thơng tin như hiện nay