Bài toán quản lý tiền lương doanh nghiệp

Bài toán quản lý tiền lương doanh nghiệp

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời nói đầu 1. Sự cần thiết của đề tài - Bối cảnh xã hội Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý. Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan. Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thờng xuyên cập nhật. Việc lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và ngày càng đợc tối u hoá, giản đợc thời gian cũng nh chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh. - Hoàn cảnh của công ty Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyển sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày ______________________________________________________________ 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 nay đã chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Công ty đã thực hiện t vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng bán các phần mềm về quản lý quỹ tiền mặt, quản lý khách hàng, Quản lý nhuận bút, quản lý nhà hàng, Vì vậy việc xây dựng các chơng trình DEMO để giới thiệu các phần mềm khác nhau đang đợc đặt ra cấp thiết. 2. Định hớng Hiện nay công việc quản lý bán hàng thờng đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công dẫn đến những bất cập nh: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng đợc nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. - Quản lý thủ công thờng chịu ảnh hởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trờng bên ngoài - Lu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. - Thông tin thờng lu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng đợc Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết đợc các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 3. Mục đích nghiên cứu Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ đợc thông tin sẽ có u thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn cha đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. ______________________________________________________________ 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể đợc thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 4. Phơng pháp nghiên cứu Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phơng pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên t tởng module hoá. Trớc hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát đợc toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dới ______________________________________________________________ 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 5. Kế cấu của đề tài + Chơng 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phơng pháp nghiên cứu. + Chơng 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Trình bầy khái quát phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở phơng pháp luận cho việc nghiên cứu chuyên đề. + Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy chi tiết chơng trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện của chơng trình. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cờng giảng viên hớng dẫn và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức và kinh nghiệp quý báu Đồng thời em cũng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Do trình độ có hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc chắn trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai xót, rất mong nhận đợc sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các bạn ______________________________________________________________ 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chơng I Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast I. Khảo sát Tình hình tại công ty 1. Quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức của công ty a. Quá trình hình thành. Ngày nay các ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý cũng rất phong phú mà để làm nên điều này không thể thiếu các công ty phần mềm. Họ là những ngời đã đang đem công nghệ thông tin vào với cuộc sống và vào lĩnh vực kinh doanh. ở Việt Nam các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin đợc phát triển cha lâu. Vì vậy các công ty phần mềm phần lớn ra đời trong thời gian gần đây chủ yếu là từ sau giữa thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong xu hớng đó công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã ra đời. Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đợc thành lập theo giấy phép thành lập công ty số 3096/GP-UB do UBNN TP Hà Nội cấp ngày 11/6/1997 đây chính thức là ngày thành lập công ty. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056067 do Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp ngày 18/6/1997.Hình thức sở hữu của công ty là hình thức cổ phần. Vốn đăng ký ban đầu của công ty là 1.000.000.000 đồng đợc chia thành 10.000 cổ phiếu. Vào đầu năm 2003 vốn đăng ký của công ty đã tăng thành 1.250.000.000 đồng và đợc chia thành 125.000 cổ phiếu. Công ty có tên tiếng việt là : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company. Tên viết tắt là FAST Logo của công ty : ______________________________________________________________ 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chức năng kinh doanh của công ty : - Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính - Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử ) - Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ - Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 ngời: Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 ngời: Công ty gồm có ba văn phòng : Văn phòng tại TP Hà Nội Địa chỉ : Số 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình Điện thoại : (04)7715590 Fax : (04)7715591 Email : fast@hn.vnn.vn Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh Địa chỉ : Số 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3 Điện thoại : (08)8481001 Fax : (08)8480998 Email : fastsg@hcm.vnn.vn Văn phòng tại Đà Nẵng Địa chỉ : Toà nhà Softtech, 15 Quang Trung Điện thoại : (0511)810532 Fax : (0511)812692 Email : fastdn@dng.vnn.vn ______________________________________________________________ 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 b. Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ tổ chức của công ty đợc tổ chức nh sau: Các công việc chính của các phòng ban trong công ty Hội đồng quản trị:Nhiệm vụ xác định chiến lợc dài hạn của công ty Giám đốc công ty: Điều hành thực hiện các chiến lợc đề ra, phất triển kinh doanh. Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, tiền lơng và các vấn đề tài chính kế toán. Tham ra vào xác định những chiến lợc của công ty và lập kế hoạch năm cho toàn công ty cùng với việc thực hiện chính sách tài chính. Phòng tổng hợp: Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, maketting, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công ty, xây dựng dự án phát triển kinh doanh. Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm: Có nhiệm vụ nghiên cứu các phần mềm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh: Bán hàng, dịch vụ khách hàng (Hiện có ở Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng) ______________________________________________________________ 7 Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Giám đốc Giám đốc Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Phòng tổng hợp Phòng tổng hợp Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các chi nhánh trong công ty nh sau Các công việc chính: STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính 1. Giám đốc chi nhánh Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng tài chính kế toán Tham ra vào việc xác định chiến lợc của công ty. Lập kế hoặch năm cho chi nhánh. 2. Các trợ lý giám đốc ( Phòng tổng hợp ) Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. 3. Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng. Khách hàng. 4. Phòng t vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các ______________________________________________________________ 8 Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng tư vấn thiết kế Phòng tư vấn thiết kế Phòng triển khai hợp đồng Phòng triển khai hợp đồng Phòng lập trình ứng dụng Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng hỗ trợ bảo hành Văn phòng và kế toán Văn phòng và kế toán Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 công việc sau : + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lợng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã đợc khảo sát trớc đó. 5. Phòng t vấn ứng dụng ( triển khai hợp đồng ) Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 ngời triển khai. Mỗi chi nhánh có thể có hơn 1 phòng t vấn ứng dụng Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. T vấn về xây dựng hệ thống thông tin Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi cần thiết. 6. Phòng lập trình ứng dụng Tham ra và xây dựng phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát bán hàng. Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Bảo hành chơng trình sửa đổi. ______________________________________________________________ 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 7. Phòng hỗ trợ bảo hành Hỗ trợ khách hàng sử dụng chơng trình Bảo hành sản phẩm 8. Phòng kế toán Kế toán 9. Văn phòng Văn phòng tổng đài, lễ tân, tạp vụ Số lợng nhân viên trong công ty tăng nhanh theo từng năm.Ta có bảng tổng kết tốc độ phát triển số lợng nhân viên trong công ty : Năm 1998 2003 số lợng nhân viên tăng từ 17 nhân viên lên tới 80 nhân viên và trong những năm tới công ty dự định sẽ mở rộng quy mô công ty cũng nh số lợng nhân viên trong công ty. Mục tiêu của công ty là: Chuyên sâu tạo lên sự khác biẹt II. Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm của công ty Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của công ty Sản phẩm - Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro - Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.s trên SQL Server - Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. - Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter System Inc. - Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trên SQL Server (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode) Dịch vụ cung cấp - Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. - Sửa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. ______________________________________________________________ 10 [...]... động của các doanh nghiêp cũng nh nhà quản lý của các doanh nghiệp đó 2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các doanh nghiệp phải... Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tợng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông... khác nhau Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp thông tin khác nhau Điều này đợc thể hiện qua định nghĩa vè thông tin quản lý nh sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực hiện: + Cấp chiến lợc: Lập ra kế hoặch chiến lợc, xác định mục đích,... Web-based Cơ sở dữ liệu : SQL Server, Foxpro Chơng II Một số lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 11 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 A Khái niệm hệ thống thông tin 1 Thông tin và quản lý Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp... mức tác nghiệp 15 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Là hệ thông trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra từ hệ xử lý giao... đầy đủ Tính đầy đủ của thông tin thể hiện mức độ bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ đa ra những quyết định mang tính chiến lợc xa rời thực tế từ đó hệ thống đi chệch hớng Không đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp làm thiệt hại cho doanh nghiệp và tổ chức 3 Tính thích hợp và dễ hiểu Đây là một tiêu chí quan trọng vì ngời sử dụng... sau 1 Những vấn đề về quản lý Tổ chức là một hệ thống đợc tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trờng và từ chính đối tợng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết... khác của cùng ngành công nghiệp + Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng thực hiện Gồm có các hệ thống: Tài chính, Marketting, Hệ thống kinh doanh với các cấp quyết định khác nhau nh cấp chiến lợc, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp III Mô hình biểu... ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời phân tích thiết kế Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin Đó là mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong đợc biểu diễn nh sau: Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Mô hình hay thay đổi nhất Như thế nào? Mô hình logíc (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong... hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều ngời cũng nh nhiều mục đích quản lý khác nhau Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ . này thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán. đặt hàng của khách hàng bán các phần mềm về quản lý quỹ tiền mặt, quản lý khách hàng, Quản lý nhuận bút, quản lý nhà hàng, Vì vậy việc xây dựng các chơng