Quản lý công văn

Khảo sát hệ thống quản lý công văn

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi và đạt hiệu suất cao nhất Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thu được không thể phủ nhận Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có sự hiểu biết nhất định về công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh vực tin học ngày càng liên quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tác quản lý là một phần trong chương trình học tập

Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin đã tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen

với lĩnh vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp dụng kiến thức tin học của mình

Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này còn có nhiều thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn Và đặc biệt nhóm thực hiện rất mong được

nghe ý kiến đánh giá và chỉ bảo của thầy giáo Lê Văn Tấn, người nhiệt tình giảng dạy và

trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập Xin chân thành cảm ơn thầy!

1

Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:

Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý công văn

Chương 2: Phân tích hệ thống.

Nhóm thực hiện gồm:

1 Nguyễn Thị Hương Giang ( Trưởng nhóm )

2 Hồ Thị Phương Anh

3 Phạm Hồng Minh Trí

4 Chu Văn Thức

5 Nguyễn Thị Nguyệt Thi

6 Đường Minh Danh.

7 Trần Đăng Tân

8 Lê Sỹ Nghĩa

Chương 3: Thiết kế hệ thống

Nhóm thực hiện gồm:

1) Lê Đức Hùng ( Trưởng nhóm) 2) Bùi Quang Sơn

3) Phan Ngọc Cương 4) Nguyễn Trọng Dũng

TRƯỜNG TH PHÚC THỌ

Chương 1

KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚC THỌ - NGHI LỘC – NGHỆ AN

Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

1 Cơ cấu tổ chức

3

BAN GIÁM HIỆU

PHÒNG HIỆU TRƯỞNG

PHÒNG HIỆU PHÓ

HÀNH CHÍNH

2 Các đơn vị có liên quan:

 Phòng Giáo dục Huyện Nghi Lộc

 Sở Giáo dục và Đào tạo Huyện

3 Lưu lượng văn bản hàng năm:

 Tổng cộng công văn đi: 296cv/năm

 Các báo cáo, quyết định: 115cv/năm

 Tỏng cộng công văn đến: 505cv/năm

4 Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin:

 Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều

 Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel

5 Báo cáo hoạt động của phòng hành chính:

 Trong nội bộ Cơ quan: 5 tháng/lần và 1 năm/lần

 Báo cáo lên Phòng, Sở: 1 tháng/lần

PHẦN II: CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CÔNG VĂN GỒM

 Quản lý công văn đến

 Quản lý công văn đi

 Quản lý mượn trả

Ba công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý

là như nhau Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý cũng như nhau, chỉ khác biệt ở một

vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn.

• Quy trình hoạt động

Khi có Công văn gửi đến (tức là Công văn mà phòng văn thư nhận được để xử lý, không kể là Công văn đến hay Công văn đi, hay Công văn nội bộ) Công văn đến có thể do

Bộ gửi xuống hoặc cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xem Công văn (Nếu Công văn gửi định danh thì không được bóc) Tại đây Công văn được phân loại (Nếu có nhiều Công văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như : Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời v v…) Sau khi phân loại Công văn có thể được nhân viên phòng văn thư photo thêm một bản sao, bản sao này được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ công theo từng loại đã được phân như ở trên Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một cách đầy đủ, và được ghi vào sổ Riêng với Công văn gửi đi cán bộ chuyên trách xem xét

Công văn, nếu giải quyết được họ sẽ ký rồi trình lên lãnh đạo, còn không giải quyết được thì cần có sự đồng ý của ủy viên khác thì họ kí để chuyển đi Nội dung của Công văn sau khi kí bao gồm: chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí duyệt hoặc chuyển đi) Khi

có người hay bộ phận mượn Công văn, nếu được sự đồng ý của Lãnh đạo thì nhân viên văn phòng sẽ cấp quyền sử dụng Công văn cho người hay bộ phận đó Nếu không thì không cho phép sử dụng Công văn

SỔ CÔNG VĂN ĐI

STT HIỆU SỐ

CÔNG

LOẠI CÔNG VĂN

NỘI DUNG

NGÀY GỬI

CƠ QUAN GỬI PHÂN LOẠI MẬT

*** ** *

SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

STT HIỆU SỐ

CÔNG

LOẠI CÔNG VĂN

NỘI DUNG

NGÀY NHẬN

CƠ QUAN NHẬN

PHÂN LOẠI BẢO MẬT

PHẦN III : ĐÁNH GIÁ

a) Về ưu điểm : Sau một thời gian khảo sát và tìm hiểu về phương pháp quản lý Công văn bằng phương pháp thủ công truyền thống

5

 Chúng tôi nhận thấy rằng công việc quản lý Công văn như trên là hoàn toàn đúng quy tắc.

 Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ công để quản lý

b) Về nhược điểm:

 Việc quản lý Công văn đến và đi còn thủ công và rất phức tạp, khi cần tìm một Công văn nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ công của mình

 Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, và việc thống kê các loại Công văn rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ sơ, tài liệu để làm

 Tìm kiếm một số Công văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều Nhất là việc tra cứu lại xảy ra thường xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì người quản lý Công văn muốn thực hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức

 Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số vấn đề: Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm quản lý phải tự tìm hiểu Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn

c) Lý do xây dựng hệ thống mới:

 Vì những lý do như trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có sự trợ giúp của máy vi tính Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng phát triển, trong đó Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh

tế, xã hội, quản lí…Máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nó tới các lĩnh vực Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn

đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Công văn theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiên hơn

Chương 2:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I LẬP BẢNG PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI TOÁN.

Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Nhân bản

Ghi sổ theo dõi công văn đi

Ghi sổ theo dõi công văn đến

Phân loại công văn

Phân phát công văn

Cấp quyền sử dụng cho công văn

Nhận công văn

Gửi công văn

Mượn trả công văn

Cơ quan

Bộ phận văn thư Công văn đến Công văn đi

Sổ công văn đi

Sổ công văn đến Loại công văn

DS người có chức trách Người liên quan

DS bộ phận Thông tin công văn

Bộ phận liên quan

Tác nhân Tác nhân

=

= HSDL HSDL

= HSDL Tác nhân HSDL HSDL Tác nhân

II XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Dựa vào cột 1 của bảng phân tích , ta rút ra được các chức năng chi tiết và nhóm các chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng

CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT NHÓM LẦN 1 NHÓM LẦN 2

1 Ghi sổ

7

2 Nhân bản

3 Lưu

4 Phân phát

5 Phân loại

6 Ghi sổ

7 Nhân bản

8 Lưu

9 Mượn, trả

10 Cấp quyền sử dụng

Từ trên ta có bảng phân cấp chức năng như sau:

QL MƯỢN TRẢ GỬI CV

QUẢN LÝ CV

NHẬN CV

GHI SỔ

NHÂN BẢN

LƯU CV

PHÂN PHÁT

PHÂN LOẠI

GHI SỔ

NHÂN BẢN

LƯU CV

CÂP QUYỀN SD

MƯỢN TRẢ

III.Các hồ sơ sử dụng và ma trận thực thể chức năng.

Dựa vào cột 2,3 của bảng phân tích ta có được các hồ sơ như sau:

STT Tên hồ sơ sử dụng

1

2

3

4

5

Sổ CV đến

Sổ CV đi

Danh sách người có chức trách

Danh sách bộ phân

Tệp CV

Ma trận thực thể chức năng:

Các thực thể dữ liệu

1 Sổ CV đến

2 Sổ CV đi

3 DS người có chức trách

4 Danh sách bộ phân

5 Tệp CV

IV XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ( mức đỉnh )

2 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1

11

a Chức năng nhận công văn:

b Chức năng gửi công văn :

c Chức năng mượn trả

13

V Xây dựng thực thể liên kết :

Xác định các thực thể,các thuộc tính và định danh của chúng

Tên được chính xác của các

thuộc tính

Tên viết gọn thuộc tính

Đánh dấu loại ở mỗi loại

bước

A-SỔ CÔNG VĂN ĐI

• Số công văn

• Loại công văn

• Trích yếu

• Ngày gửi đi

• Cơ quan nhận

• Phân loại bảo mật

• Bộ phận gửi

• Ngày ký

• Người ký

• Scv_ đi

• Tên _loại

• TYCV- đi

• Ngày gửi

• Cơ quan nhận

• Độ mật

• Bộ phận gửi

• Ngày ký

• Người ký CV đi

X X

X X X X

X X

B-SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

• Số công văn

• Loại công văn

• Trích yếu

• Ngày nhận được

• Cơ quan gửi đến

• Phân loại bảo mật

• Người ký

• Scv_ đến

• Tên _loại

• TYCV- đến

• Ngày nhận

• Cơ quan gửi

• Độ mật

• Người ký cv đến

X X

X X X X

X

C-DANH SÁCH BỘ PHẬN

• Mã số

• Tên bộ phận

• Họ tên lãnh đạo

• Chức vụ

• Số người

• Điện thoại

• MS BP

• Tên BP

• Họ tên LĐ

• Chức vụ

• Số người

• ĐT BP

X

X X X

X X D-DANH SÁCH NGƯỜI CÓ

CHỨC TRÁCH

• Họ và tên

• Chức danh

• Chức vụ

• thuộc bộ phận

• Tên NV

• Chức danh

• Chức vụ

• Thuộc bộ phận

X X X

15

• Điện thoại • ĐT NV X

X

Thuộc tính

tên gọi

Thực thể tương ứng Thuộc tính Định danh

Sổ CV đến Cv đến

Sổ CV đến Tên loại TYCV - đến Ngày nhận Người ký

X

Sổ Cv đi CV đi

Sổ CV đi Tên loại TYCV- đi Ngày gửi Ngày ký Người ký

X

Mã BP Bộ phận

Mã BP Tên BP ĐTBP

Họ tên LD

Số người

X

Mã NV Nhân viên

Mã NV Tên NV ĐTNV Chức vụ Chức danh

Thêm vào

Các phụ thuộc hàm :

SCV_Den -> TenCV_Den, TYCV_Den, Nguoiki_CVDen, Ngay_Den, Ma_Loai ,

Ma_BP,Ngày ký

SCV_Di -> TenCV_Di, TYCV_Di, Ngay_Gui,Nguoiki_Cvdi, Ma_Loai, Ma_NV.

Ma_NV -> Ten_NV, DC_NV, Ma_BP, DT_NV,ChucDanh,Chucvu

Ma_BP -> Ten_BP, DT_BP, Hoten_LD,SoNguoi

SCV_Den

TY_CVDen

Ngay_Den

Nguoi ki _CVden

TCV_den

Ma_Loai

Ten_Loai

Ma_NV

Ten_NV

DT_NV

Ma_BP

Ten_BP

DT_Bp

Ho ten_LD

TCV_Di

SCV_Di

TYCV_Di

Ngay_ Gui

Nguoi ki _CV di

Ngay_ki

Ma_NV Ten_NV DT_NV Ma_BP Ten_BP DT_BP Hoten_LD

Ma_NV Ma_Loai Ten_Loai SCV_Di TYCV_Di Ngay_Gui Nguoiki_Cvdi Ngay_ki

Ma_NV Ma_Loai Ten_Loai

Ma_NV Ten_NV DT_NV Ma_BP Ten_BP DT_BP Hoten_LD

Ma_NV Ma_Loai Ten_Loai SCV_Di TYCV_Di Ngay_Gui Nguoiki_Cvdi Ngay_ki

Ma_NV Ma_Loai Ten_Loai

Ma_NV Ma_BP Ten_NV DC_NV DT_NV

Ma_BP Ten_BP DT_BP Hoten_LD

Ma_NV Ma_Loai SCV_Di TYCV_Di Ngay_Gui Nguoiki_Cvdi Ngay_Ki

Ma_NV

17

SCV_Den TY_CVDen Ngay_Den Nguoiki_CVden

SCV_Den TY_CVDen Ngay_Den Nguoiki_CVden

Ma_Loai SCV_Den TY_CVDen Ngay_Den Nguoiki_Cvden

Ma_Loai Ten_Loai

Dựa vào lược đồ 3NF ta có các lược đồ quan hệ sau :

MA_BP, NGAYKY ,NGUOIKY)

MA_BP, NGAYKY, NGUOIKY)

Loaicongvan( MALOAI,TENLOAI).

CHUCDANH )