Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công văn

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công văn

https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày trở nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc diễn cách xác, nhanh chóng, tiện lợi đạt hiệu suất cao Chính điều tạo thay đổi rõ ràng, hiệu thu phủ nhận Đối với sinh viên Công Nghệ Thơng Tin, u cầu phải có hiểu biết định công tác quản lý, nói, lĩnh vực quản lý lĩnh vực tin học ngày liên quan mật thiết với nhau, việc tìm hiểu cơng tác quản lý phần chương trình học tập Xuất phát từ lý trên, “Quản lý công văn” số tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức Sinh viên mơn học Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin tiếp thu trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnh vực quản lý bước đầu hiểu sơ cách giải toán quản lý áp dụng kiến thức tin học Do kinh nghiệm, kiến thức thời gian hạn chế nên chắn tập cịn có nhiều thiếu sót, mong góp ý bạn Và đặc biệt nhóm thực mong nghe ý kiến đánh giá bảo thầy giáo Lê Văn Tấn, người nhiệt tình giảng dạy trực tiếp hướng dẫn nhóm làm tập Xin chân thành cảm ơn thầy! https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl Nội dung báo cáo đề tài: Quản lý công văn gồm chương sau: Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý cơng văn Chương 2: Phân tích hệ thống Nhóm thực gồm: Chương 3: Thiết kế Nguyễn Thị Hương Giang ( Trưởng nhóm ) Hồ Thị Phương Anh Phạm Hồng Minh Trí Chu Văn Thức Nguyễn Thị Nguyệt Thi Đường Minh Danh Trần Đăng Tân Lê Sỹ Nghĩa hệ thống Nhóm thực gồm: 1) 2) 3) 4) Lê Đức Hùng ( Trưởng nhóm) Bùi Quang Sơn Phan Ngọc Cương Nguyễn Trọng Dũng https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl Chương KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHÚC THỌ - NGHI LỘC – NGHỆ AN Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG Cơ cấu tổ chức TRƯỜNG TH PHÚC THỌ BAN GIÁM HIỆU PHỊNG HIỆU TRƯỞNG PHỊNG HIỆU PHĨ P CHUN MƠN P HẬU CẦN HÀNH CHÍNH KẾ TỐN THỦ QUỸ VĂN PHỊNG TỔ TỔ TỔ TỔ TỔ https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl          Các đơn vị có liên quan: Phòng Giáo dục Huyện Nghi Lộc Sở Giáo dục Đào tạo Huyện Lưu lượng văn hàng năm: Tổng cộng công văn đi: 296cv/năm Các báo cáo, định: 115cv/năm Tỏng cộng công văn đến: 505cv/năm Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin: Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều Các phần mềm sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel Báo cáo hoạt động phịng hành chính: Trong nội Cơ quan: tháng/lần năm/lần Báo cáo lên Phòng, Sở: tháng/lần PHẦN II: CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CÔNG VĂN GỒM  Quản lý công văn đến  Quản lý công văn  Quản lý mượn trả Ba công việc độc lập nhau, thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý Do quy trình lưu trữ, xử lý quản lý nhau, khác biệt vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” Công văn • Quy trình hoạt động Khi có Cơng văn gửi đến (tức Cơng văn mà phịng văn thư nhận để xử lý, không kể Công văn đến hay Công văn đi, hay Công văn nội bộ) Công văn đến Bộ gửi xuống cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Cơng văn bóc xem Cơng văn (Nếu Cơng văn gửi định danh khơng bóc) Tại Cơng văn phân loại (Nếu có nhiều Cơng văn xếp theo loại : Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời v v…) Sau phân loại Cơng văn nhân viên phịng văn thư photo thêm sao, giữ lại lưu trữ hình thức thủ cơng theo loại phân Đồng thời thông tin thu nhập cách đầy đủ, ghi vào sổ Riêng với Công văn gửi cán chuyên trách xem xét https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl Công văn, giải họ ký trình lên lãnh đạo, cịn khơng giải cần có đồng ý ủy viên khác họ kí để chuyển Nội dung Cơng văn sau kí bao gồm: chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí duyệt chuyển đi) Khi có người hay phận mượn Cơng văn, đồng ý Lãnh đạo nhân viên văn phịng cấp quyền sử dụng Cơng văn cho người hay phận Nếu khơng khơng cho phép sử dụng Cơng văn SỔ CƠNG VĂN ĐI SỐ HIỆU CÔNG LOẠI CÔNG VĂN NỘI DUNG … … … … … … … … … … STT NGÀY GỬI CƠ QUAN GỬI PHÂN LOẠI MẬT *** ** * … … … … … … … … … … … … … … SỔ CÔNG VĂN ĐẾN SỐ HIỆU CÔNG LOẠI CÔNG VĂN NỘI DUNG … … … … … … … … … … … … STT NGÀY NHẬN CƠ QUAN NHẬN PHÂN LOẠI BẢO MẬT *** ** * … … … … … … … … … … PHẦN III : ĐÁNH GIÁ a) Về ưu điểm : Sau thời gian khảo sát tìm hiểu phương pháp quản lý Công văn phương pháp thủ công truyền thống https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl  Chúng nhận thấy công việc quản lý Công văn hoàn toàn quy tắc  Mọi thao tác thủ cơng, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ công để quản lý b) Về nhược điểm:  Việc quản lý Công văn đến cịn thủ cơng phức tạp, cần tìm Cơng văn nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ cơng  Cập nhật tìm kiếm bổ sung sửa đổi liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, việc thống kê loại Cơng văn khó khăn phải mở tất hồ sơ, tài liệu để làm  Tìm kiếm số Cơng văn đến lại phức tạp nhiều Nhất việc tra cứu lại xảy thường xuyên, yêu cầu thay đổi người quản lý Cơng văn muốn thực xong phải nhiều thời gian công sức  Khi chuyển giao công việc quản lý cho người quản lý gặp số vấn đề: Người quản lý bàn giao hồ sơ sổ sách, kinh nghiệm quản lý phải tự tìm hiểu Do việc quản lý người gặp nhiều khó khăn c) Lý xây dựng hệ thống mới:  Vì lý trên, chúng tơi mạnh dạn đưa hình thức quản lý có trợ giúp máy vi tính Với cơng nghệ khoa học – kỹ thuật ngày phát triển, Khoa học máy tính phát triển mạnh mẽ xâm nhập vào lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí…Máy tính có đóng góp khả tuyệt vời tới lĩnh vực Việc lưu trữ quản lý Cơng văn máy tính giải khó khăn nêu trên, giúp người quản lý cập nhật liệu, bổ sung, thống kê tìm kiếm Cơng văn theo số u cầu nhanh chóng thuận tiên Chương 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I LẬP BẢNG PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI TOÁN https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl Động từ + bổ ngữ Nhân Ghi sổ theo dõi công văn Ghi sổ theo dõi công văn đến Phân loại công văn Phân phát công văn Cấp quyền sử dụng cho công văn Nhận công văn Gửi công văn Mượn trả công văn Danh từ Nhận xét Cơ quan Bộ phận văn thư Công văn đến Công văn Sổ công văn Sổ công văn đến Loại công văn DS người có chức trách Người liên quan DS phận Thông tin công văn Bộ phận liên quan Tác nhân Tác nhân = = HSDL HSDL = HSDL Tác nhân HSDL HSDL Tác nhân II XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Dựa vào cột bảng phân tích , ta rút chức chi tiết nhóm chức thành nhóm để đưa biểu đồ phân cấp chức CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT NHÓM LẦN NHÓM LẦN Ghi sổ https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl Nhân Lưu Phân phát Phân loại Ghi sổ Nhân Lưu Mượn, trả 10 Cấp quyền sử dụng Từ ta có bảng phân cấp chức sau: https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl QUẢN LÝ CV GỬI CV NHẬN CV QL MƯỢN TRẢ GHI SỔ PHÂN LOẠI CÂP QUYỀN SD NHÂN BẢN GHI SỔ MƯỢN TRẢ LƯU CV NHÂN BẢN PHÂN PHÁT LƯU CV https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl III.Các hồ sơ sử dụng ma trận thực thể chức Dựa vào cột 2,3 bảng phân tích ta có hồ sơ sau: STT Tên hồ sơ sử dụng Sổ CV đến Sổ CV Danh sách người có chức trách Danh sách phân Tệp CV Ma trận thực thể chức năng: Các thực thể liệu Sổ CV đến Sổ CV DS người có chức trách Danh sách phân Tệp CV Các chức nghiệp vụ 1.1 Nhận CV U 1.2 Gửi CV 1.3 Quản lý mượn trả U U R U R U U U 10 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl IV XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Biểu đồ luồng liệu mức ( mức đỉnh ) Biểu đồ luồng liệu vật lý mức 11 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl a Chức nhận công văn: b Chức gửi công văn : 12 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl c Chức mượn trả 13 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl V Xây dựng thực thể liên kết : Xác định thực thể,các thuộc tính định danh chúng 14 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl Tên xác thuộc tính Tên viết gọn thuộc tính A-SỔ CƠNG VĂN ĐI • Số cơng văn • Loại cơng văn • Trích yếu • Ngày gửi • Cơ quan nhận • Phân loại bảo mật • Bộ phận gửi • Ngày ký • Người ký • • • • • • • • • Scv_ Tên _loại TYCV- Ngày gửi Cơ quan nhận Độ mật Bộ phận gửi Ngày ký Người ký CV B-SỔ CƠNG VĂN ĐẾN • Số cơng văn • Loại cơng văn • Trích yếu • Ngày nhận • Cơ quan gửi đến • Phân loại bảo mật • Người ký • • • • • • • Scv_ đến Tên _loại TYCV- đến Ngày nhận Cơ quan gửi Độ mật Người ký cv đến • • • • • • MS BP Tên BP Họ tên LĐ Chức vụ Số người ĐT BP • • • • Tên NV Chức danh Chức vụ Thuộc phận C-DANH SÁCH BỘ PHẬN • Mã số • Tên phận • Họ tên lãnh đạo • Chức vụ • Số người • Điện thoại D-DANH SÁCH NGƯỜI CĨ CHỨC TRÁCH • Họ tên • Chức danh • Chức vụ • thuộc phận Đánh dấu loại loại bước (1) (2) (3) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 15 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl • Điện thoại Thuộc tính tên gọi • ĐT NV Thực thể tương ứng Sổ CV đến Sổ Cv Mã BP Mã NV Cv đến CV Bộ phận Nhân viên Thuộc tính X X Định danh Sổ CV đến Tên loại TYCV - đến Ngày nhận Người ký X Sổ CV Tên loại TYCV- Ngày gửi Ngày ký Người ký X Mã BP Tên BP ĐTBP Họ tên LD Số người Mã NV Tên NV ĐTNV Chức vụ Chức danh X Thêm vào Các phụ thuộc hàm : SCV_Den -> TenCV_Den, TYCV_Den, Nguoiki_CVDen, Ngay_Den, Ma_Loai , Ma_BP,Ngày ký 16 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl SCV_Di -> TenCV_Di, TYCV_Di, Ngay_Gui,Nguoiki_Cvdi, Ma_Loai, Ma_NV Ma_NV -> Ten_NV, DC_NV, Ma_BP, DT_NV,ChucDanh,Chucvu Ma_BP -> Ten_BP, DT_BP, Hoten_LD,SoNguoi DS THUỘC TÍNH DẠNG 1NF DẠNG 2NF DẠNG 3NF SCV_Den Ma_NV Ma_NV Ma_NV TY_CVDen Ten_NV Ten_NV Ma_BP Ngay_Den DT_NV DT_NV Ten_NV Nguoi ki _CVden Ma_BP Ma_BP DC_NV TCV_den Ten_BP Ten_BP DT_NV Ma_Loai DT_BP DT_BP Ten_Loai Hoten_LD Hoten_LD Ma_NV Ma_BP Ten_BP Ten_NV Ma_NV Ma_NV DT_BP DT_NV Ma_Loai Ma_Loai Hoten_LD Ma_BP Ten_Loai Ten_Loai Ten_BP SCV_Di SCV_Di Ma_NV DT_Bp TYCV_Di TYCV_Di Ma_Loai Ho ten_LD Ngay_Gui Ngay_Gui SCV_Di TCV_Di Nguoiki_Cvdi Nguoiki_Cvdi TYCV_Di SCV_Di Ngay_ki Ngay_ki Ngay_Gui TYCV_Di Nguoiki_Cvdi Ngay_ Gui Ma_NV Ma_NV Nguoi ki _CV di Ma_Loai Ma_Loai Ngay_ki Ten_Loai Ten_Loai Ngay_Ki Ma_NV 17 https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl SCV_Den SCV_Den Ma_Loai TY_CVDen TY_CVDen SCV_Den Ngay_Den Ngay_Den TY_CVDen Nguoiki_CVden Nguoiki_CVden Ngay_Den Nguoiki_Cvden Ma_Loai Ten_Loai Dựa vào lược đồ 3NF ta có lược đồ quan hệ sau : Congvanden( SO_CVDEN,TEN_CVDEN, TRICHYEU, NGAYNHAN, MALOAI, MA_BP, NGAYKY ,NGUOIKY) Congvandi( SO_CVDI,TENCVDI, TRICHYEU, NGAYGUI, MALOAI, MA_BP, NGAYKY, NGUOIKY) Loaicongvan( MALOAI,TENLOAI) Chucvu( MA_NV,TEN_NV, DIACHI_NV, MA_BP, DT_NV, CHUCVU, CHUCDANH ) Bophan( MA_BP,TEN_BP,TENLANHDAO,SONGUOI, DIENTHOAI) 18 ... dõi công văn đến Phân loại công văn Phân phát công văn Cấp quyền sử dụng cho công văn Nhận công văn Gửi công văn Mượn trả công văn Danh từ Nhận xét Cơ quan Bộ phận văn thư Công văn đến Công văn. .. VIỆC QUẢN LÝ CƠNG VĂN GỒM  Quản lý cơng văn đến  Quản lý công văn  Quản lý mượn trả Ba công việc độc lập nhau, thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý Do quy trình lưu trữ, xử lý quản lý. ..https://www.facebook.com/pages/Tài-liệu-hay-và-rẻ/600827713314928?ref=hl Nội dung báo cáo đề tài: Quản lý công văn gồm chương sau: Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý công văn Chương 2: Phân tích hệ thống Nhóm thực gồm: Chương 3: Thiết kế Nguyễn Thị Hương Giang (