Bài tập lớn môn : Phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý công văn Môc Lôc PhÇn 1 : Kh¶o s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i 2 1.1 Qu¶n lý c«ng v¨n ®Õn: 2 1.2) Qu¶n lý c«ng v¨n ®i: 3 1.3) Qu¶n lý lu tr÷, cung cÊp th«ng tin: 3 II. C¸c lo¹i biÓu mÉu, b¸o c¸o 4 *Mét sè khã kh¨n hiÖn nay cña hÖ thèng hiÖn t¹i 9 PhÇn 2: X©y dùng hÖ thèng míi 9 Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Phần 1 : Khảo sát hệ thống hiện tại - Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của cán bộ chuyên trách văn phòng(văn th) thống kê của trờng THCS - Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định đợc các nghiệp vụ chính nh sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo. 1.1 Quản lý công văn đến: - Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở). - Công văn đến có thể là do cơ quan gửi đến hoặc cá nhân gửi đến. - Tất cả công văn đến đợc cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn đợc chuyển trực tiếp đến bộ phận nào hoặc công văn là loại thông báo, chỉ thị, đơn từ khiếu nại. - Sau đó công văn sẽ đợc chuyển đến những ngời có liên quan. - Các cán bộ chuyên trách sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết đợc họ sẽ phê ký rồi sẽ trình lên Hiệu trởng, nếu không tự giải quyết đợc, cần có sự đồng ý giải quyết của cán bộ khác thì họ sẽ ký để chuyển đi. Nội dung của công văn sau khi ký bao gồm: chuyển cho ai (nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày ký (ký duyệt hoặc chuyển đi). - Cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi. Nếu công văn là những thông báo thì cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê sẽ soạn thảo, trình Hiệu trởng, nếu đợc họ sẽ ban hành công văn đi. Công văn đến có các thông tin: STTCV: số thứ tự công văn Số CV: là số ghi trên công văn, nếu công văn là do 1 cơ quan gửi. Ngày CV: ngày ghi trên công văn. Ngày đến: ngày phờng nhận công văn. Ngày vào sổ: Ngời ký: có thể là ngời viết đơn nếu do cá nhân gửi; có thể là lãnh đạo của cơ quan nếu do cơ quan gửi. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm. Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản. Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn 1.2) Quản lý công văn đi: Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gửi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo, theo dõi thực hiện, triển khai công văn đi (lập báo cáo, thống kê, nhắc nhở). Công văn sẽ đợc soạn thảo bởi một ngời đợc sự phân công của cán bộ chuyên trách. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ đợc trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên văn th ký nếu nằm trong quyền hạn của mình. Công văn đã đợc ký sẽ đợc in ấn và nhân bản (copy) và sẽ đợc cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê đóng dấu và gửi đi. Cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê tiến hành các công việc: đóng dấu, vào sổ công văn đi, lu bản gốc, làm thủ tục gửi công văn đến các địa chỉ cần thiết. Những công văn đi cần theo dõi hồi báo đợc xác định rõ trong nội dung công văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định đợc xác định rõ ở tiêu đề của công văn. Công văn đi có các thông tin: Số CV: số của công văn đi. Ngày CV: ngày gửi công văn đi. Ngời nhận: có thể là cá nhân hoặc lãnh đạo của một cơ quan. Ngời ký: ngời chịu trách nhiệm xử lý công văn. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm. Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung. 1.3) Quản lý l u trữ, cung cấp thông tin : Gồm: lu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn. Công văn đợc sắp xếp và phân loại theo 2 nhóm: - Tên loại: lu trữ công văn theo tên loại công văn - Lĩnh vực: lu trữ các công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việc nào đó. Danh mục loại Công Văn Mã loại CV Mô tả Mã loại CV Mô tả LT Luật BB Biên bản Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn PL Pháp lệnh ĐTKH Đề tài KH NĐ Nghị định DA Dự án NQ Nghị quyết HĐ Hợp đồng QĐ Quyết định ĐL Điều lệ CT Chỉ thị PC Phiếu chuyển TT Thông t GB Giấy báo TB Thông báo SL Sao lục ĐB Điện báo ĐTKT Đơn th khiếu tố CĐ Công điện KN Kiến nghị BC Báo cáo GM Giấy mời BCN Báo cáo nhanh GT Giấy giới thiệu TR Tờ trình ĐĐ Giấy đi đờng CV Công văn NP Giấy nghỉ phép II. Các loại biểu mẫu, báo cáo. 2.1) Các biểu mẫu, báo cáo Công văn đến: CÔNG VĂN ĐếN STTCV: Số CV: Ngày công văn đến: Ngày vào sổ: Ngời ký: Ghi chú: Trích yếu: Sổ CÔNG VĂN ĐếN (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày Ngày vào sổ Nơi gửi Số CV Ngày CV Loại CV Trích yếu Ngời nhận, xử lý Ghi chú Mẫ uD0 4 Mẫu D01 Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Sổ công văn đến đợc cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đến. BáO CáO TấT Cả CÔNG VĂN ĐếN STT Số CV Tên Lĩnh Vực Tên Loại Tên CQ Gửi Họ Tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: BáO CáO CÔNG VĂN ĐếN THEO LOạI Ngày: Tên Loại: STT Số CV Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan gửi Họ tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: Báo cáo công văn đến theo loại đợc cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo từng loại công văn cụ thể. BáO CáO CÔNG VĂN ĐếN THEO NƠI Gửi Ngày: Tên CQ: STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh Vực Họ tên NV nhận Ngày vào sổ Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Tổng số: Báo cáo công văn đến theo nơi gửi đợc cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến theo nơi gửi cụ thể. BáO CáO CÔNG VĂN ĐếN THEO THời GIAN VàO Sổ Ngày: STT Số CV Tên Loại Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Gửi Tổng số: Báo cáo công văn đến theo thời gian vào sổ đợc cán bộ chuyên trách văn phòng _ thống kê thực hiện nhằm báo cáo với cấp lãnh đạo về tất cả công văn đến mà nhân viên này vào sổ trong một khoảng thời gian đợc nhân viên chỉ định ra. 2.2) Các biểu mẫu, báo cáo Công Văn Đi: CÔNG VĂN ĐI Số CV: Ngày công văn đi: Mẩ uD1 2 Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Ngời ký: Ngời nhận: Ghi chú: Trích yếu: Sổ CÔNG VĂN ĐI (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày Ngày vào của CV Loại CV Ngày ký Trích yếu Nơi nhận Ngời ký Ngời soạn thảo Sổ công văn đi đợc cán bộ chuyên trách văn phòng thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đi. BáO CáO TấT Cả CÔNG VĂN ĐI Ngày: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Họ tên NV gửi Ngày CV Đi Ngời nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: BáO CáO CÔNG VĂN ĐI THEO LOạI Ngày: Tên Loại: Số Tên Họ tên NV gửi Ngày Ngời nhận Trích Ghi chú Mẫu D1 Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn CV Đi Lĩnh Vực CV Đi yếu Tổng số: BáO CáO CÔNG VĂN ĐI THEO NHÂN VIÊN GửI Ngày: Tên NV gửi: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Ngày CV Đi Ngời nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: BáO CáO CÔNG VĂN ĐI THEO THời GIAN VàO Sổ Ngày: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Tên Cơ Quan Nhận Tổng số: Các tiêu chuẩn tìm kiếm: Tìm kiếm CVĐến: Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV) Tìm kiếm theo loại Tìm kiếm theo đơn vị gửi Tìm kiếm theo nhân viên nhận Tìm kiếm theo ngày công văn đến Tìm kiếm theo ngày vào sổ Tìm kiếm CVĐi : Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI) Tìm kiếm theo loại Tìm kiếm theo đơn vị nhận Tìm kiếm theo nhân viên ký Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Tìm kiếm theo ngày công văn đi *Một số khó khăn hiện nay của hệ thống hiện tại _ Do số lợng công văn lớn và do thao tác thủ công nên gây ra sự chậm trễ, tốn thời gian làm ảnh hởng đến việc xử lý công văn giấy tờ. _ Lữu trữ, trao đổi bằng giấy tờ, dễ bị thất lạc, mất mát. _ Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn. Phần 2: Xây dựng hệ thống mới Để khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống cũ ta xây dựng một hệ thống quản lý công văn mới với những mục tiêu sau: Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa). Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gửi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gửi/ nhận ). Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Quản lý công văn Tra cứu công văn Thống kêCập nhật công văn Nhập CV đến Nhập CV đi Chỉnh sửa Tra CV Đến theo số thứ tự Tra cứu CV Đến theo NV nhận Tra CV Đến theo loại Tra cứu CV Đến đơn vị gửi Tra CV Đến theo ngày vào sổ Tra CV Đi theo số CV đi Tra cứu CVĐ theo ngày gửi Tra CV Đi theo loại Tra cứu CVĐ theo nhân viên gửi Tra cứu CVĐ theo đơn vị nhận Báo cáo tất cả công văn đến Báo cáo tất cả công văn đi Báo cáo công văn theo loại Báo cáo công văn theo đơn vị gửi Báo cáo công văn theo đơn vị nhận Báo cáo công văn theo ngày vào sổ [...]... biểu đồ cấu trúc dựa theo mô hình thực thể liên kết Các thực thể: công văn đến ,công văn đi,đơn vị,nhân viên, loại công văn Công văn đến Công văn đến Đơn vị ngoài Công văn đến Loại công văn Công văn đi Nhân viên Công văn đi Đơn vị ngoài Công văn đến Ta có: Nhân viên Loại công văn Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Phần 3: Thiết kế hệ thống Qua phần khảo sát ở trên Để đa vào thực... qun lý cụng vn Biểu đồ luồng dữ liệu Mức khung cảnh Yêu cầu CBQL Quản lý công văn Phản hồi Mức đỉnh BPQL Cập nhật công văn Công văn Tra cứu công văn Thống kê BPQL Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Mức dới đỉnh BPQL Thêm công văn đi Thêm CV đến Công văn đến Công văn đi chỉnh sửa BPQL Tra cứu theo ngày CV đếm Tra cứu theo tên CV Công văn đến Tra cứu theo số hiệu CV BPQL công. .. cứu theo số hiệu CV BPQL công văn đi Tra cứu theo loại CV Tra cứu theo nơi gửi/nhận Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn BPQL Báo cáo công văn theo loại Báo cáo công văn theo ngày vào sổ Công văn đến Công văn đi Báo cáo công văn đơn vị Báo cáo tất cả công văn đi Báo cáo tất cả công văn đến BPQL Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Xây dung biểu đồ cấu... thức hiện công việc quản lý công văn Sau đây là một số giao diện sử dụng: 1 Form nhập thông tin công văn đến: Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn 2 Form Tìm kiếm công văn đến theo số thứ tự Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn 3.Tìm kiếm công văn đến theo Mã công văn 4.Tìm kiếm theo mã nhân viên Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng... vn 5 Tìm kiếm theo ngày công văn đến Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn 6 Báo cáo toàn bộ công văn đến Trên đây là một số giao diện sử dụng.Do thời gian có hạn nên có thể có một số lỗi Mong cô và các bạn có thể góp ý cho em để phần bài tập này có thể hoàn thiện hơn Em xin chân thành cám ơn Bi tp ln mụn : Phõn tớch thit k h thng H thng qun lý cụng vn Kết luận Xuất phát từ yêu... từ yêu cầu của đề bài, em đã tim hiểu đợc một số vấn đề khái quát Từ đó,giúp em hiểu đợc những kiến thức cơ bản cần có đối với bộ môn Mặc dù đã nỗ lực trong quá trình tìm hiểu, khảo sát thực tế nhng kết quả thu đợc vẫn còn nhiều hạn chế Vì vậy em mong đợc sự giúp đỡ của thầy cô cũng nh các bạn để giúp em để bài toán đợc hoàn thiện hơn Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Lê Thu Trang cũng nh các