Chương 2 soạn thảo văn bản trên microsoft winword

Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword Bởi: Khoa CNTT ĐHSP KT Hưng Yên Giới thiệu Winword Winword phần mềm soạn thảo văn cao cấp chạy môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo loại văn bản, sách vở, tạp chí, phục vụ cho công tác văn phòng Winword có tính mạnh sau: - Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn hộp hội thoại với hình thức thẩm mỹ cao - Có khả giao tiếp liệu với ứng dụng khác - Có chương trình tiện ích phụ trợ giúp tạo văn dạng đặc biệt - Có chương trình kiểm tra, sửa lỗi tả, gõ tắt, macro giúp người sử dụng soạn thảo văn nước tăng tốc độ xử lý văn - Chức tạo biểu bảng mạnh dễ dùng - Word cung cấp nhiều khuôn mẫu, kiểu định nghĩa sẵn, giúp bạn nhanh chóng dễ dàng tạo tài liệu trang Web hoàn hảo hấp dẫn Khởi động Winword Nháy chuột vào nút Start ⇒ chọn program ⇒ chọn Microsoft Word nháy chuột vào biểu tượng Màn hình giao tiếp Winword Sau khởi động, hình Winword xuất sau: - Title bar ( Thanh tiêu đề): dòng chứa tên tệp văn 1/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Menu Bar ( Thực đơn hàng ngang): dòng chứa lệnh Winword, lệnh ứng với thực đơn dọc ( Menu PopUp) Thao tác để mở thực đơn dọc: - Chỉ trỏ chuột vào tên thực đơn dọc Menu Bar nhấn nút trái chuột - Hoặc gõ phím F10, dùng phím mũi tên di chuyển vệt sáng đến thực đơn dọc cần mở ấn nút trái chuột - Hoặc gõ Alt+ ký tự đại diện tên thực đơn dọc ( ký tự có gạch dưới) thực đơn dọc - Các lệnh in màu rõ chọn thực - Các lệnh có màu xám nhạt lệnh tạm thời không thực - Các ký tự gạch chọn lệnh tương ứng cách nhấn ký tự (thay phải di vệt sáng đến lệnh nhấn Enter) - Các lệnh có ghi kèm tổ hợp phím chọn nhanh cách nhấn tổ hợp phím ( ví dụ: lưu văn lên đĩa cách nhấn Ctrl+S) - Các lệnh có dấu chấm ( ) phía sau cho biết có hộp thoại xuất lệnh chọn Tools BarTitle BarFormating BarFont Sizet StyleDrawingAlignNumberingScroll barRulerDrawing barStatus bar Font 2/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Tools Bar ( công cụ): Chứa số biểu tượng ( Icon) thể số lệnh thông dụng Thay phải vào hộp menu để chọn lệnh, cần nháy chuột lên biểu tượng lệnh tượng ứng Ví dụ: Muốn lưu văn lên đĩa thay vào menu File chọn Save, cần nháy chuột lên biểu tượng đĩa mềm Chú ý: - Các Tool Bar tắt hay mở lệnh View/ToolBar - Muốn biết ý nghĩa biểu tượng rà mũi tên chuột ( không nhấn nút chuột) lên biểu tượng chờ vài giây - Formating Bar ( định dạng): Chứa hộp biểu tượng dành cho việc định dạng văn kiểu, loại font, cỡ font, lề Ruler ( thước): Hiển thị thước theo chiều ngang, dọc văn Ruler tắt hay mở View/Ruler 3/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Text area ( vùng văn bản): vùng lớn dùng để nhập văn - Status Bar ( trạng thái): hiển thị tình trạng cửa sổ số thứ tự trang, thứ tự cửa sổ, tổng số trang, vị trí trỏ ( dòng, cột), giờ, tình trạng Capslock, Numlock, nằm dòng cuối hình - Shortcut Menu: Kích hoạt cách nháy nút phải chuột Thao tác nhanh theo đối tượng ( tùy theo vị trí trỏ chuột mà kích hoạt Shortcut Menu tương ứng) - Scroll bar (các cuộn ngang, dọc) hay trạng thái, để hiển thị che dấu, chọn Option từ lệnh đơn Tools mở khối View hộp hội thoại Option để chọn tuỳ chọn tương ứng Xử lý cửa sổ Word cho phép làm việc đồng thời với nhiều văn cửa sổ khác Khi vừa khởi động, Word mở cửa sổ với tên Documentl Để mở cửa sổ vào Menu File chọn New Open - Chọn New: Mở văn ( gõ Ctrl+N chọn biểu tượng ) -Chọn Open: Mở văn có đĩa ( Ctrl+O ) Tại thời điểm có cửa sổ kích hoạt, muốn làm việc với cửa sổ khác mở: Gõ Alt+W, chọn số thứ tự tượng ứng với cửa sổ cần kích hoạt Để tiết kiệm nhớ, nên đóng cửa sổ không cần thiết, giữ lại cửa sổ cần trao đổi liệu với Muốn đóng cửa sổ phải kích hoạt, vào menu File, chọn Close (hoặc nháy đúp chuột vào hộp điều khiển Menu Bar) Chú ý: Khi thực đơn dọc File kích hoạt, gần cuối hộp thực đơn dọc có danh sách tài liệu soạn nhất, cần Click tên tài liệu nhấn số thứ tự tương ứng để mở tài liệu Có thể không thay đổi số tài liệu hiển thị cách vào thực đơn dọc Tools, chọn Options, Click mục General thay đổi phần Recently user List File Lưu trữ tài liệu a Để lưu trữ tài liệu chọn cách sau: - Gõ Ctrl+S ( nháy chuột biểu tượng - Vào Menu File, chọn Save 4/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword Lần đầu lưu trữ tài liệu,hộp đối thoại Save as xuất hiện, yêu cầu người sử dụng nhập vào: - Tên tệp - Thư mục để chứa tệp lưu trữ - Kiểu loại tệp: ( Click vào hộp Save File as Type), cho phép lựa chọn kiểu văn để dùng cho WordPerfect, MS-DOS Text, Window Write - Hộp Options cho phép định cấu hình lưu trữ, Password cho tệp - Cuối chọn OK để lưu Kể từ đó, thực thao tác lưu trữ tệp văn lưu vào tên tệp đặt theo dạng lần ghi b Ghi vào đĩa với tên khác: Vào menu File chọn Save as, sau thao tác tiến hành tượng tự lần ghi tệp c Đặt cấu hình cho tệp lưu trữ: Vào menu Tools, chọn Options, lựa mục Save Hộp đối thoại Save Options xuất Một số cấu hình hay sử dụng: - Always create Backup Copy: Luôn tạo tệp phòng hờ ( *.BAK) lưu tệp lên đĩa - Allow Fast Save: Cho phép lưu tệp nhanh ( lưu phần sửa đổi không tạo tệp *.BAK) - Save Autorecover info every: tự động lưu tệp tin sau khoảng thời gian định, hệ thống bị cố bất ngờ, khởi động lại word, bạn cứu phần thông tin Muốn cấu hình có tác dụng, cần đánh dấu X cách Click vào hộp trắng phía trước d Lưu trữ tài liệu dạng HTML: vào thực đơn dọc File, chọn Save as HTML HTML định dạng chuẩn sử dụng cho trang WEB Chú ý: mục Save, Save as lưu tài liệu cửa sổ mở Kết thúc Winword Có thể dùng cách sau 5/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Nháy đúp nút chuột vào Control Menu Box - Vào menu File, chọn exit ( Nhấn Alt+F,X) - Dùng tổ hợp phím Alt+F4 Nếu có thực sửa đổi văn mở mà chưa lưu vào đĩa ( thời điểm thoát) Word hỏi lại: ***SORRY, THIS MEDIA TYPE IS NOT SUPPORTED.*** Thoát không lưu lên đĩa Trở lại soạn thảo Nhập điều chỉnh văn Các phím thường dùng Winword - Di chuyển trỏ: → : di chuyển trỏ qua phải ký tự ? : di chuyển trỏ xuống dòng ? : di chuyển trỏ lên dòng ?: di chuyển trỏ qua trái ký tự Home : di chuyển trỏ đầu dòng văn End : di chuyển trỏ cuối dòng văn PgUp: di chuyển trỏ lên trang hình PgDn: di chuyển trỏ xuống trang hình Ctrl-Home: di chuyển trỏ đầu văn Ctrl-End : di chuyển trỏ cuối văn F5 : di chuyển trỏ nhanh đến trang Khi gõ phím này, hộp đối thoại sau ra: 6/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Phím xoá ký tự: Delete: Xoá ký tự đứng sau vị trí trỏ Backspace: Xoá ký tự đứng trước trỏ Ctrl + Delete: Xoá từ đứng sau trỏ Ctrl + Backspace: Xoá từ đứng trước trỏ - Phím Insert: Dùng để chọn thực đơn dọc bàn phím - Phím Esc : Dùng để ngắt công việc thực Nguyên tắc nhập văn Winword - Phím Enter dùng để ngắt Paragraph Không gõ Enter để ngắt dòng đoạn ( Paragraph) (Tạo dòng đoạn văn bản, nhấn Shift + Enter) - Gõ dấu: sát ký tự cuối từ trước cách ký tự từ sau ký tự trống - Với Paragraph có tính chất điều khoản, phải dùng phím Tab sau tiêu đề Paagraph Thao tác khối chọn Khối ( Block) đoạn văn liên tục a Chọn khối: Đưa trỏ đến đầu khối dùng cách: - Giữ phím Shift, nhấn phím →, ?, ?, ?, PgUp, PgDn, Home, End đến vị trí cuối - Rê chuột đến vị trí cuối - Giữ Shift, đưa trỏ chuột đến vị trí cuối nháy nút trái chuột Chú ý: - Nếu chọn số dòng chuột, rê chuột bên lề trái dòng - Chọn toàn văn bản: gõ Ctrl+A 7/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Chọn từ vị trí trỏ đến cuối văn bản: gõ Shift +Ctrl+End - Chọn từ vị trí trỏ đến đầu văn bản: gõ Shift+Ctrl+Home - Chọn từ vị trí trỏ đến đầu dòng : gõ Shift+Home - chọn từ vị trí trỏ đến cuối dòng : gõ Shift+End ? Nhấn F8 nhiều lần để chọn phần hay nguyên tài liệu Trước tiên nhấn F8, sau nhấn F8 lần thứ hai để chọn từ hành, lần thứ ba để chọn câu hành, lần thứ tư để chọn đoạn văn hành lần thứ năm để chọn nguyên tài liệu b Chép khối: Chép khối thực đơn dọc: - Chọn khối muốn chép - Thực lệnh Edit-Copy thực đơn dọc ( gõ Ctrl+C) - Di chuyển trỏ đến vị trí - Thực lệnh Edit-Paste thực đơn dọc ( gõ Ctrl+V) Chép khối Tools Bar: - Chọn khối muốn chép - Nháy chuột biểu tượng Tools bar - Di chuyển trỏ đến vị trí - Nháy chuột biểu tượng Tools Bar c Chuyển khối: Chuyển khối thực dơn dọc: - Chọn khối muốn chép - thực lệnh Edit-Cut thực đơn dọc ( gõ Ctrl+X) - Di chuyển trỏ đến vị trí 8/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Thực lệnh Edit-Paste thực đơn dọc ( gõ Ctrl+V) ? Word cung cấp hai tuỳ chọn tác động đến cách di chuyển chép khối sử dụng ClipBoard Để xác lập tuỳ chọn này, chọn Option từ lệnh đơn Tools, mở khối Edit: + Tuỳ chọn Use the INS key for Paste chọn, ta dán cách nhấn Insert thay cho Ctrl+V (Nếu không , phím Insert bật tắt hai chế độ Insert Overtype) + Tuỳ chọn User smart cut and paste chọn, Word xoá bớt khoảng trống dư lại sau cắt chữ Chuyển khối Tools Bar: - Chọn khối muốn chép - Nháy chuột biểu tượng Tools Bar - Di chuyển trỏ đến vị trí - Nháy chuột biểu tượng Tools Bar ? Lưu nhiều khối chữ Clipboard: sử dụng công cụ Clipboard để cắt hay chép nhiều khối chữ (tối đa mười hai) d Xoá khối - Chọn khối muốn xoá - Gõ phím Delete Ghi chú: Chọn khối chữ Nhấn Ctrl + F3 để xoá khối đưa vào Spike Lặp lại bước cho khối chữ khác muốn đưa vào Spike Đặt điểm chèn vào vị trí đích chèn chữ nhấn Ctrl+Shift+F3 Khi khối chữ đưa vào Spike xuất tài liệu Spike trở thành rỗng Các khối dán theo thứ tự đưa vào Spike, khối chữ đoạn văn riêng 9/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword Định dạng văn đoạn a Định dạng ký tự ( character) Thay đổi mẫu ký tự ( Font): nháy chuột vào mũi tên xuống hộp tên Font, danh sách tên Font ra, từ chọn Font cần sử dụng Thay đổi cỡ ký tự ( Point Size): nháy chuột vào mũi tên xuống hộp Point Size, chọn số cỡ Font Chú ý: muốn tăng cỡ Font lên đơn vị nhấn Ctrl+], muốn giảm cỡ Font đơn vị nhấn Ctrl+[ Thay đổi kiểu ký tự ( Type Style) - Có kiểu thể hiện: Đậm ( Bold), nghiêng ( Italic), gạch ( Underline) - Có thể kết hợp nhiều kiểu chữ Ví dụ: Đậm nghiêng, nghiêng gạch - Muốn chọn kiểu Click vào ký tự B, I, U công cụ sử dụng tổ hợp phím Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U) Để định dạng đầy đủ, chọn Font menu Format, hộp đối thoại xuất hiện: Gạch ( Underline): ? None: Không gạch ? Single: Gạch nét đơn ? Double: Gạch nét đôi ? Words only: Chỉgạchcáctừ ? Dotted : Gạch nét đứt Các hiệu ứng ( effects): ? Strikethrough: Có đường kẻ ngang ? Hidden: Không ? Superscript: Chỉ số ? Small Caps: CHữ IN NHỏ ? Subscript: Chỉ số ? All Caps: Chữ in lớn Nếu chọn nút Default thông số định dạng lấy làm trị cho lần khởi động Word mở tài liệu b Định dạng Paragraph: cho phép thay đổi hiển thị đoạn văn 10/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword Vào menu Format, chọn Paragraph, hộp đối thoại sau xuất hiện: - Trong Indentation: Left ( Right) : đặt lề trái ( phải) cho đoạn văn Special f irst line : đặt lùi vào cho dòng đầu đoạn - Trong Spacing: Before: Khoảng cách đoạn chọn đoạn trước After: Khoảng cách đoạn chọn đoạn sau Line Spacing: Đặt khoảng cách dòng đoạn Single: cách dòng đơn Double: cách dòng đôi 1.5 lines: cách dòng rưỡi Aleast: cách dòng nhỏ Exactly: cách dòng xác theo giá trị số người dùng nhập - Trong Alignment: Left ( Right): canh theo biên trái ( phải) phím nóng: Ctrl+L (R) Center: canh vào Ctrl+E Justified: canh hai bên trái phải (Ctrl+J) Left Center Right Justify Các loại định dạng khác a Tao khung làm ( Border) Để tạo khung làm cho đoạn văn bản, trước tiên: chọn đoạn văn cần tạo sau vào thực đơn dọc format, chọn Border and Shading Một hộp thoại xuất hiện: - Nháy chuột vị trí cạnh muốn làm khung ( Border) - Nháy chuột dạng đường làm hkung ( Line) - Nháy chuột hộp Shading chọn dạng muốn làm cho đoạn văn 11/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword Chú ý, nháy chuột vào biểu tượng Border xuất hiên công cụ border sau: Vẽ đường bên khối b Sơn định dạng dùng để chép định dạng đoạn văn Cách thực hiện: - Đưa trỏ vào vùng văn mẫu - Nháy chuột lên biểu tượng Format Painter ( xuất chổi sơn bên cạnh trỏ chuột) - Rê chuột lên vùng văn cần chép sử dụng dùng phím: Lựa chọn vùng văn cần chép định dạng, nhấn đồng thời phím Ctrl+Shift+C, sau lựa chọn vùng văn cần định dạng nhấn phím Ctrl+Shift+V c Định khoảng cách Tab Stop ( Tab) Mỗi lần gõ phím Tab, trỏ dừng vị trí Khoảng cách từ vị trí dừng Tab đến vị trí dừng Tab khác gọi chiều dài Tab Stop Khoảng cách ngầm định 0,5 inch (1.27cm) Việc thay đổi chiều dài Tab Stop thực sau: - Vào thực đơn dọc Format chọn Tabs Một hộp thoại xuất hiện: - Gõ vào vị trí Tab Stop, chọn ký tự Leader ( 2,3,4) muốn ký tự trình bày hai Tab Stop - Chọn < OK> hay gõ Enter d Định số cột ( Column) Có thể trình bày văn nhiều cột dạng báo thao tác: - Chọn chế độ Layout ( thực lệnh View/Page Layout) 12/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Thực lệnh Format - Columns - Gõ số cột tương ứng hộp Number of Columns - Chọn hay gõ Enter e Bullets Numbering Có thể xác định dấu chấm đen hình tròn ( Bulletes) hay đánh số ( Numbering) hay đánh ký tự Alphabe đầu đoạn Cách 1: Dùng ký hiệu Tools Bar - Chọn đoạn muốn định Bullets hay Numbering - Nháy chuột lên biểu tượng để định Bulletes hay biểu tượng để định Numbering Cách 2: Dùng thực đơn dọc: - Chọn đoạn muốn định Bulletes hay Numbering - Thực lệnh Format - Bulletes and Numbering f Định dạng (Background) g Định dạng tự động (AutoFormat) h Định dạng kiểu cách sử dụng hộp thoại Style Từ thực đơn Format chọn Style, hộp thoại Style xuất hiện, chọn New, mục Name bạn chọn tên kiểu mà bạn muốn Sau đó, bạn định dạng kiểu cách nháy chuột vào mục Format hộp Style để định dạng Font, Paragrah, Tabs, Boder → Chọn ShortcutKey để chọn phím gõ tắt cho kiểu → Assign → Close → OK 13/13 [...]... làm nền cho một đoạn văn bản, trước tiên: chọn đoạn văn bản cần tạo sau đó vào thực đơn dọc format, chọn Border and Shading Một hộp thoại xuất hiện: - Nháy chuột tại các vị trí cạnh muốn làm khung ( Border) - Nháy chuột tại các dạng đường làm hkung ( Line) - Nháy chuột hộp Shading và chọn dạng nền nếu muốn làm nền cho đoạn văn bản đó 11/13 Chương 2: Soạn thảo văn bản trên microsoft Winword Chú ý, có thể.. .Chương 2: Soạn thảo văn bản trên microsoft Winword Vào menu Format, chọn Paragraph, hộp đối thoại sau xuất hiện: - Trong Indentation: Left ( Right) : đặt lề trái ( phải) cho đoạn văn bản Special f irst line : đặt lùi vào cho dòng đầu một đoạn - Trong Spacing: Before: Khoảng cách giữa đoạn được... Layout ( thực hiện lệnh View/Page Layout) 12/ 13 Chương 2: Soạn thảo văn bản trên microsoft Winword - Thực hiện lệnh Format - Columns - Gõ số cột tương ứng trong hộp Number of Columns - Chọn hay gõ Enter e Bullets và Numbering Có thể xác định các dấu chấm đen hình tròn ( Bulletes) hay đánh số ( Numbering) hay đánh ký tự Alphabe ở đầu các đoạn Cách 1: Dùng ký hiệu trên Tools Bar - Chọn các đoạn muốn định... dùng để sao chép định dạng của một đoạn văn bản Cách thực hiện: - Đưa con trỏ vào vùng văn bản mẫu - Nháy chuột lên biểu tượng Format Painter ( xuất hiện chổi sơn bên cạnh con trỏ chuột) - Rê chuột lên vùng văn bản cần sao chép hoặc có thể sử dụng dùng phím: Lựa chọn vùng văn bản cần sao chép định dạng, nhấn đồng thời các phím Ctrl+Shift+C, sau đó lựa chọn vùng văn bản cần định dạng và nhấn phím Ctrl+Shift+V... Khoảng cách ngầm định là 0,5 inch (1 .27 cm) Việc thay đổi chiều dài của Tab Stop có thể thực hiện như sau: - Vào thực đơn dọc Format chọn Tabs Một hộp thoại xuất hiện: - Gõ vào vị trí của một Tab Stop, có thể chọn ký tự trong Leader ( 2, 3,4) nếu muốn những ký tự này trình bày giữa hai Tab Stop - Chọn < OK> hay gõ Enter d Định số cột ( Column) Có thể trình bày văn bản trên nhiều cột như dạng bài báo bằng... đánh ký tự Alphabe ở đầu các đoạn Cách 1: Dùng ký hiệu trên Tools Bar - Chọn các đoạn muốn định Bullets hay Numbering - Nháy chuột lên biểu tượng để định Bulletes hay biểu tượng để định Numbering Cách 2: Dùng thực đơn dọc: - Chọn các đoạn muốn định Bulletes hay Numbering - Thực hiện lệnh Format - Bulletes and Numbering f Định dạng nền (Background) g Định dạng tự động (AutoFormat) h Định dạng kiểu bằng ... dòng - Chọn toàn văn bản: gõ Ctrl+A 7/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Chọn từ vị trí trỏ đến cuối văn bản: gõ Shift +Ctrl+End - Chọn từ vị trí trỏ đến đầu văn bản: gõ Shift+Ctrl+Home... dạng văn kiểu, loại font, cỡ font, lề Ruler ( thước): Hiển thị thước theo chiều ngang, dọc văn Ruler tắt hay mở View/Ruler 3/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword - Text area ( vùng văn bản) :... thành rỗng Các khối dán theo thứ tự đưa vào Spike, khối chữ đoạn văn riêng 9/13 Chương 2: Soạn thảo văn microsoft Winword Định dạng văn đoạn a Định dạng ký tự ( character) Thay đổi mẫu ký tự ( Font):