Chương 1 hướng dẫn chung về soạn thảo văn bản

Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Bởi: Khoa CNTT ĐHSP KT Hưng Yên Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn bản, yêu cầu, quy trình soạn thảo văn Khái niệm kỹ thuật soạn thảo văn Văn phương tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngôn ngữ định Kỹ thuật soạn thảo văn quy trình, đòi hỏi trình diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo đến soạn thảo, chuyển văn đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình đòi hỏi quy tắc việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn ngôn ngữ thể văn Ý nghĩa kỹ thuật soạn thảo văn Kỹ thuật soạn thảo văn có nhiều ý nghĩa Nhưng ý nghĩa có tính chất phải kể đến làm cho người nhận văn dễ hiểu, hiểu cách thống Những yêu cầu việc soạn thảo văn Để đảm bảo cho văn ban hành có chất lượng phải nắm vững nội dung vấn đề cần văn hoá Các thông tin sử dụng đưa vào văn phải cụ thể đảm bảo xác Không nên viết văn với thông tin chung lặp lại từ văn khác Đảm bảo cho văn ban hành thể thức Thể thức nói toàn thành phần cấu tạo nên văn Chúng đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trước mắt lâu dài hoạt động quản lý quan Một văn đầy đủ thể thức yêu cầu phải có thành phần: quốc hiệu; 1/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên quan, đơn vị ban hành; số ký hiệu; tên loại trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký người có thẩm quyền; dấu hợp thức quan; địa điểm nơi văn gửi đến (nơi nhận), v.v Sử dụng thuật ngữ văn phong thích hợp Nếu thụât ngữ văn phong không lựa chọn thích hợp cho loại văn soạn thảo việc truyền đạt thông tin qua văn thiếu xác Điều tất nhiên ảnh hưởng đến nội dung văn Văn phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ, không dùng thị thay cho thông báo ngược lại Yêu cầu đòi hỏi phải có phân biệt rõ ràng loại văn trước lựa chọn Tóm tắt bước soạn thảo văn Bước chuẩn bị Xác định mục tiêu Chọn loại văn Sưu tầm tài liệu - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nội vụ Xin thị cấp lãnh đạo Hỏi ý kiến quan, tổ chức liên quan Suy luận ( loại vi phạm mà văn mắc) - Thẩm quyền - Hình thức - Vi phạm pháp luật Bước viết dự thảo Lập dàn Thảo văn theo dàn 2/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Kiểm tra Các bước in ấn trình ký văn Thể thức bố cục văn Thể thức văn Thể thức văn toàn phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý sử dụng thuận lợi trình hoạt động quan Thể thức đối tượng chủ yếu nghiên cứu tiêu chuẩn hoá văn Theo quy định nay, thể thức văn quản lý hành ta bao gồm yếu tố sau: - Quốc hiệu; - Địa danh ngày tháng ban hành văn bản; - Cơ quan (tác giả) ban hành; - Số ký hiệu văn bản; - Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản; - Tên loại văn bản; - Trích yếu nội dung; - Nội dung văn bản; - Chức vụ chữ ký người có thẩm quyền; - Con dấu Tóm lại, thể thức văn toàn phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý văn Bố cục văn Thứ văn thông dụng nhất, hay sử dụng công văn hành Ta chọn loại để phân tích yếu tố tạo thành văn Văn thư hành ( Công văn hành thường có phần cấu tạo nên: 3/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn - Tiên đề - Thượng đề - Chính đề - Hậu đề Tóm tắt bố cục văn thông thường Phần tiên đề - Quốc hiệu - Địa điểm thời gian - Cơ quan ban hành Phần thượng đề - Nơi nhận công văn tên gọi - Tên gọi văn - Số ký hiệu - Trích yếu - Căn ( tham chiếu) Phần nội dung (chính đề) - Khai thư (mở đầu văn bản) - Thân thư (các vấn đề cần đề cập văn bản) - Kết thư (lời cảm, xã giao) Hậu đề - Ký tên - Văn đính kèm 4/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn - Nơi nhận, Dưới mẫu trình bày thành phần văn quản lý Nhà nước: TCVN 5700-1992: Chú thích: - Ô số 1: ghi tác giả ban hành văn - Ô số 2: ghi quốc hiệu - Ô số 3: ghi số ký hiệu văn - Ô số 4: Ghi địa danh ngày tháng - Ô số 5a: ghi nơi nhận văn (trường hợp văn công văn thường) - Ô số 5b: ghi nơi nhận văn (trường hợp văn có tên gọi) - Ô số 6a: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với văn có tên gọi) - Ô số 6b: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với công văn) - Ô số 7: ghi trình bày nội dung văn - Ô số 8: ghi quyền hạn chức vụ người ký - Ô số 9: chữ ký người có thẩm quyền - Ô số 10: họ tên người ký văn - Ô số 11: dấu quan - Ô số 12: trình bày yếu tố văn - Ô số 13: ghi dấu mật khẩn - Ô số 14: ghi chữ "dự thảo" cần 30 14 5/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn 6b 6a 13 5a 11 12 10 Sơ đồ bố trí phận cấu thành văn Cơ quan chủ quản quốc hiệu Cơ quan ban hành văn Địa danh ngày tháng ban hành văn -Số ký hiệu văn Cơ quan (cá nhân) nhận văn Trích yếu nội dung (Đối với công văn) văn (Đối với công văn) Tên loại trích yếu nội dung (Đối với văn có tên gọi) nội dung văn 6/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Cơ quan cá nhân nhận văn Chức vụ người ký văn 1.Đối với văn có tên gọi: ghi Chữ ký dấu quan đầy đủ tên quan cần giải Họ tên người ký có liên quan đến văn Đối với công văn: ghi tên quan có liên quan Cách dùng chấm câu Các dấu chấm câu dấu viết có mục đích rõ mạch lạc từ; mệnh đề câu văn, những câu đoạn văn Khi nói, mạch lạc biểu lộ giọng nói, lúc nhanh lúc chậm, lúc to, lúc nhỏ a Dấu phẩy Dấu phẩy (,) thường có công dụng sau: - Chia nhiều từ hay nhiều mệnh đề thuộc loại, đóng vai trò giống Ví dụ: ban hành mệnh lệnh gồm có: thông tư, huấn thị, công văn, vụ lệnh, công vụ lệnh, v.v - Ngăn cách thành phần phụ đặt trước chủ từ động từ, câu văn dùng mỹ từ pháp đảo ngữ Ví dụ: Dự án cất công thự nói trên, nhà thầu phải cam kếtthực xong thời gian dự liệu - Đóng khung chữ hay mệnh đề có mục đích giải nghĩa hay nhấn mạnh cần lưu ý 7/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Ví dụ: Công điện văn hành trường hợp nơi nhận gần nơi gửi , mang tay gọi công điện mang tay Trong văn hành chính, có trường hợp dùng dấu phẩy xuống hàng sau: Tổng giám đốc trọng kính mời Ông Trần Văn Mỗ, Nghề nghiệp: , Cư ngụ số đường Hà nội, Đến văn phòng Tổng công ty việc làm việc b Dấu chấm phẩy Dấu chấm phẩy (;) có công dụng dấu phẩy, nhiều công dụng dấu chấm, dùng để chia câu dài thành nhiều thành phần câu, phần câu diễn hết ý, ý có liên quan đến Ví dụ: Về phương diện tổ chức, quan công quyền giống tổ chức tư nhân, người bàng quan không thấy có điểm khác biệt ; phương diện điều hành, quan công quyền khác nhiều tổ chức tư nhân Trong văn có trường hợp dùng dấu chấm phẩy xuống hàng vừa có tác dụng ngăn cách phần câu, đồng thời làm tăng tính trang vấn đề Cách thức thường dùng phần thượng đề văn quy phạm pháp luật văn hành Ví dụ: "Tổng Thanh tra Nhà nước - Căn Pháp lệnh Thanh tra ngành 1-4-1991; - Căn vào Nghị định 244-HĐBT, ngày 30-6-1990 Hội đồng Bộ trưởng tổ chức hệ thống Thanh tra Nhà nước biện pháp bảo đảm hoạt động tra; - Căn vào Nghị định 191-HĐBT ngày 18-6-1991 Hội đồng Bộ trưởng ban hành quy chế tra viên; - Sau thống ý kiến với Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ, Quyết định" 8/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn c Dấu chấm Dấu chấm (.) dùng để chấm dứt câu, cắt đoạn ý Dấu chấm dùng để phân cách câu, không dùng đề phân cách thành phần câu Phải cân nhắc sở nội dung ý nghĩa, mục đích diễn đạt kết cấu ngữ pháp câu để định việc dùng dấu chấm Có hai sở lấy làm để xét xem dấu chấm đặt vị trí hay sai vị trí: 1) Nội dung thông báo câu văn trọn vẹn ý Khi chưa trọn vẹn chưa đặt dấu chấm; 2) Tương ứng với nội dung thông báo câu viết với đầy đủ thành phần d Dấu chấm xuống hàng Dấu chấm xuống hàng có kỹ thuật viết dấu chấm, thường dùng để cách đoạn mạch văn Khi diễn tả xong ý lớn, chuyển sang ý lớn khác nên dùng dấu chấm xuống hàng, làm cho văn thêm rõ ràng mạch lạc Ngược lại, văn tránh việc dùng dấu chấm xuống hàng bừa bãi, để làm văn rời rạc, lỏng lẻo e Dấu hai chấm (:) Dấu hai chấm dùng để báo hiệu lời trích dẫn, câu văn có tính liệt kê nội dung diễn đạt Chú ý: Trong trường hợp dấu hai chấm đặt dòng với câu văn có tính liệt kê viết hoa chữ đầu từ viết liền sau hai dấu chấm) Trong trường hợp dấu hai chấm đặt dòng trên, lời trích dẫn đặt dòng viết hoa chữ từ Ví dụ: Điều 1, Hiến pháp nước CHXHCN Việt nam quy định: "Nươc cộng hoà XHCN Việt nam nước độc lập, có chủ quyền, thống toàn vẹn lãnh thổ, bao gồm đất liền, hải đảo, vùng biển vùng trời." e Dấu gach ngang - Trong văn đối thoại, dấu gạch ngang (-) đầu dòng dùng đổi nói Trong văn chương hành chính, dấu gạch ngang đầu dòng có công dụng rõ chi tiết kể lể đoạn văn 9/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Ví dụ: Bản kính gửi: - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Nội vụ "để kính tường" f Dấu ngoặc đơn Dấu ngoặc đơn () dùng để đóng khung giải thích hay ghi cú pháp Ví dụ: Yêu cầu Quý quan (Vụ Tổ chức) biết chi tiết vấn đề nói g Dấu ngoặc kép Trong văn chương tổng quát dấu ngoặc kép thường dùng để đóng khung lời nói hay đoạn trích nguyên văn tác phẩm Trong văn hành chính, công dụng nói trên, dấu ngoặc kép dùng để đóng khung lời thích hay dẫn giải Ví dụ: “ Để kính tường”, “Để thi hành”, v.v Ngoài ra, văn chương hành dấu chấm câu sau sử dụng lý không thích hợp với đặc tính văn hành - Dấu ba chấm ( ) dùng để diễn tả ý tưỏng bỏ lửng không nói hết - Dấu chấm hỏi (?) dùng để câu nghi vấn - Dấu chấm than (!) dùng để câu than, chấm sau tiếng than Một số quy định lề, kiểu chữ cỡ chữ văn quan Nhà nước - Tại công văn số: 1145/VPCP-HC ngày tháng năm 1998 Văn phòng Chính phủ Lề văn áp dụng mang tính chất tham khảo quy định sau: lề trên: 25mm, lề dưới: 20mm, lề trái: 35mm, lề phải: 20mm Nếu văn mặt lề trên: 25mm, lề dưới:, lề trái: 20mm, lề phải: 35mm, cỡ quy định: 10/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn TT Thành phần thể thức Kiểu chữ Cỡ chữ Dáng chữ cộng hoà việt namĐộc lập Tự - Hạnh phúc VnTimeHVnTime 1313 ĐậmĐậm Chính phủ (cq ban hành văn bản) VnTimeH 13 Đậm Số: 09/1998/QĐ-TTg VnTime 13 Đứng Hà nội, ngày tháng năm 1998 VnTime 13 Nghiêng Quyết định công tác phí VnTimeH VnTimeH 1414 ĐậmĐậm Về công tác phí VNTime 14 Đứng Kính gửi:Bộ Tài VNTime 14 Đứng Trong công tác (Nội dung) VnTime 14 Đứng Điều 1: VnTime 14 Đậm 10 Đối với giáo viên (Các khoản) VnTime 14 Đứng 11 TM.Chính phủ VnTimeH 13 Đậm 12 Thủ tướng phủ VnTimeH 13 Đậm 13 Nguyễn Văn A VnTime 14 Đậm Nơi nhận:- Thường vụ Bộ 14 Chính trị- Thủ tướng, phó TTg VnTime VnTime 1211 Nghiêng(đậm)Đứng 15 Mật Khẩn VnTimeH 13 Đậm 16 xong hội nghị xin trả lại VnTimeH 12 Đậm VnTime 10 Đứng 17 PL.300 (ký hiệu người đánh, số bản) Một số quy định lề, cỡ, kiểu chữ văn quan Đảng - Tại hướng dẫn số: 01-HD/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1998 Văn phòng Trung uơng quy định quy định : lề trên: 25mm, lề dưới: 25mm, lề trái: 35mm, lề phải: 15mm 11/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Cỡ chữ Dáng chữ TT Thành phần thể thức Kiểu chữ Đảng công sản việt nam VnTimeH 15 Đứng, đậm tỉnh uỷ lạng sơn (tác giả văn bản) VnTimeH 14 Đứng, đậm Huyện uỷ quỳnh phụ (cq cấp trên) 14 Đứng, đậm Số 127-QĐ/TW VnTimeH 14 Đứng Hạ long, ngày 20 tháng năm 1998 VnTime Nghiêng Thông báo VnTimeH 16 Đứng, đậm công tác phí (trích yếu) VNTime 14 Đứng, đậm chế độ công tác phí (trích yếu) VNTime 12 Nghiêng Trong công tác (Nội dung) VnTime 14 Đứng 10 T/M ban thường vụ VnTimeH 14 Đứng, đậm 11 Phó trưởng ban VnAvantH 12 Đứng 12 Nguyễn Hồng Q VnTime 14 Đứng, đậm 13 Nơi nhận VnTime 14 Đứng 14 Ban tuyên giáo (nơi nhận cụ thể) VnTime 12 Đứng 15 Mật Khẩn VnTimeH 14 Đứng, đậm 16 Xong hội nghị xin trả lại VnTimeH 14 Đứng, đậm VnTime Đứng 17 T.31 QQĐ/TW 320 (Ký hiệu người đánh, mã số, số lượng bản) 14 14 * Ví dụ bố cục biên hội nghị: biên hội nghị 12/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn ( Thí dụ Hội nghị công nhân viên chức quan ) Khai mạc giờ, ngày tháng năm Thành phần hội nghị - Số người có mặt ( hội nghị quan trọng mà người cần ghi tên người có mặt) - Số người vắng mặt ( ghi rõ tên lý ) - Số đại biểu mời ( ghi tên lý ) Lý hội nghị (ghi rõ tên người khai mạc, tuyên bố lý ) Chương trình hội nghị (các vấn đề cần giải ) Đoàn chủ tịch, đoàn thư ký (ghi tên người hội nghị bầu) Phần thứ hai: Tiến hành hội nghị Báo cáo (ghi rõ tên người trình bày, tóm tắt nội dung báo cáo ) Thảo luận - Những vấn đề đoàn chủ tịch nêu để thảo luận - Những ý kiến thảo luận - ý kiến kết luận đoàn chủ tịch Quyết nghị - Ghi rõ vấn đề hội nghị thống biểu thông qua, tỷ lệ phiếu: chống, thuận, trắng - Phân công chịu trách nhiệm thực Phần thứ ba: Ghi việc kết thúc hội nghị - ý kiến đóng góp phê bình - Cảm tưởng đại biểu Phần kết thúc 13/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn - Ngày kết thúc - Chữ ký thư ký chủ tịch đoàn Nếu biên có đọc trước để hội nghị thông qua cần ghi thêm phần cuối cùng: Biên đọc trước hội nghị toàn thể hội nghị trí thông qua Nếu có đính kèm văn khác nghị quyết, tâm thư cần ghi rõ vào phần thích 14/14 [...]... VnTimeH 14 Đứng, đậm 11 Phó trưởng ban VnAvantH 12 Đứng 12 Nguyễn Hồng Q VnTime 14 Đứng, đậm 13 Nơi nhận VnTime 14 Đứng 14 Ban tuyên giáo (nơi nhận cụ thể) VnTime 12 Đứng 15 Mật Khẩn VnTimeH 14 Đứng, đậm 16 Xong hội nghị xin trả lại VnTimeH 14 Đứng, đậm VnTime Đứng 17 T. 31 QQĐ/TW 320 (Ký hiệu người đánh, mã số, số lượng bản) 14 14 * Ví dụ về bố cục biên bản hội nghị: biên bản hội nghị 12 /14 Chương 1: Hướng. . .Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn bản TT Thành phần thể thức Kiểu chữ Cỡ chữ Dáng chữ 1 cộng hoà việt namĐộc lập Tự do - Hạnh phúc VnTimeHVnTime 13 13 ĐậmĐậm 2 Chính phủ (cq ban hành văn bản) VnTimeH 13 Đậm 3 Số: 09 /19 98/QĐ-TTg VnTime 13 Đứng 4 Hà nội, ngày tháng năm 19 98 VnTime 13 Nghiêng 5 Quyết định của về công tác phí VnTimeH VnTimeH 14 14 ĐậmĐậm 6 Về công tác phí VNTime 14 Đứng... Đậm VnTime 10 Đứng 17 PL.300 (ký hiệu người đánh, số bản) Một số quy định lề, cỡ, kiểu chữ trong văn bản của các cơ quan Đảng - Tại hướng dẫn số: 01- HD/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 19 98 của Văn phòng Trung uơng quy định quy định : lề trên: 25mm, lề dưới: 25mm, lề trái: 35mm, lề phải: 15 mm 11 /14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn bản Cỡ chữ Dáng chữ TT Thành phần thể thức Kiểu chữ 1 Đảng công sản... VNTime 14 Đứng 8 Trong công tác (Nội dung) VnTime 14 Đứng 9 Điều 1: VnTime 14 Đậm 10 Đối với giáo viên (Các khoản) VnTime 14 Đứng 11 TM.Chính phủ VnTimeH 13 Đậm 12 Thủ tướng chính phủ VnTimeH 13 Đậm 13 Nguyễn Văn A VnTime 14 Đậm Nơi nhận:- Thường vụ Bộ 14 Chính trị- Thủ tướng, các phó TTg VnTime VnTime 12 11 Nghiêng(đậm)Đứng 15 Mật Khẩn VnTimeH 13 Đậm 16 xong hội nghị xin trả lại VnTimeH 12 Đậm VnTime 10 ... biểu Phần kết thúc 13 /14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn bản - Ngày giờ kết thúc - Chữ ký của thư ký và chủ tịch đoàn Nếu biên bản có đọc trước để hội nghị thông qua cần ghi thêm cả phần cuối cùng: Biên bản đã được đọc trước hội nghị và được toàn thể hội nghị nhất trí thông qua Nếu có đính kèm những văn bản khác như nghị quyết, quyết tâm thư cần ghi rõ vào phần chú thích 14 /14 ... nam VnTimeH 15 Đứng, đậm 2 tỉnh uỷ lạng sơn (tác giả văn bản) VnTimeH 14 Đứng, đậm 3 Huyện uỷ quỳnh phụ (cq cấp trên) 14 Đứng, đậm 4 Số 12 7-QĐ/TW VnTimeH 14 Đứng 5 Hạ long, ngày 20 tháng 1 năm 19 98 VnTime Nghiêng 6 Thông báo VnTimeH 16 Đứng, đậm 7 về công tác phí (trích yếu) VNTime 14 Đứng, đậm 8 về chế độ công tác phí (trích yếu) VNTime 12 Nghiêng 9 Trong công tác (Nội dung) VnTime 14 Đứng 10 T/M ban... Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn bản ( Thí dụ Hội nghị công nhân viên chức cơ quan ) 1 Khai mạc giờ, ngày tháng năm tại 2 Thành phần hội nghị - Số người có mặt ( hội nghị quan trọng mà ít người thì cần ghi cả tên những người có mặt) - Số người vắng mặt ( có thể ghi rõ tên và lý do ) - Số đại biểu mời ( có thể ghi tên và lý do ) 3 Lý do hội nghị (ghi rõ tên người khai mạc, tuyên bố lý do ) 4 Chương. .. nghị (các vấn đề cần giải quyết ) 5 Đoàn chủ tịch, đoàn thư ký (ghi tên người được hội nghị bầu) Phần thứ hai: Tiến hành hội nghị 1 Báo cáo (ghi rõ tên người trình bày, tóm tắt nội dung báo cáo ) 2 Thảo luận - Những vấn đề đoàn chủ tịch nêu ra để thảo luận - Những ý kiến thảo luận - ý kiến kết luận của đoàn chủ tịch 3 Quyết nghị - Ghi rõ những vấn đề hội nghị thống nhất biểu quyết thông qua, tỷ lệ phiếu: ... dự thảo Lập dàn Thảo văn theo dàn 2/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Kiểm tra Các bước in ấn trình ký văn Thể thức bố cục văn Thể thức văn Thể thức văn toàn phận cấu thành văn bản, ... trích yếu nội dung (Đối với văn có tên gọi) nội dung văn 6/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn Cơ quan cá nhân nhận văn Chức vụ người ký văn 1.Đối với văn có tên gọi: ghi Chữ ký... tên người ký văn - Ô số 11: dấu quan - Ô số 12: trình bày yếu tố văn - Ô số 13: ghi dấu mật khẩn - Ô số 14: ghi chữ "dự thảo" cần 30 14 5/14 Chương 1: Hướng dẫn chung Về soạn thảo văn 6b 6a 13