Quản lý danh bạ điện thoại

Điện thoại là một phương tiện giao tiếp quan trọng nó không chỉ góigọn trong các cơ quan, công ty mà còn mở rộng ra trong các gia đình, việc lắp đặtmột máy điện thoại trong cơ quan, công

LỜI GIỚI THIỆU

Cùng với sự phát triển của đất nước, nghành công nghệ thông tin từng bướcđược đẩy mạnh mà tin học là một ngành không thể thiếu Ngày nay tin học đãthâm nhập vào mọi lĩnh vực, tin học sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin nhiều hơn,nhanh hơn, chính xác hơn Việc nắm bắc thông tin trong bấc cứ hoạt động nàođược cập nhật một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác làm cơ sở cho ta quyết định

là rất quan trọng

Việc sử dụng máy tính không chỉ bó hẹp trong viện nghiên cứu, các trườngĐại Học, các trung tâm máy tính mà còn mở rộng ra mọi cơ quan, xí nghiệp vànhà máy

Với chiến lược phát triển công nghiệp phần mềm trở thành ngành côngnghiệp mũi nhọn, thị trường phần mềm quản trị dữ liệu đã chuyển mình và sẽ trởthành thị trường quạn trọng do hai điều kiện tiền đề đã xuất hiện

Một là số lượng máy tính trong các công ty đã nhiều, hai là môi trường kinhdoanh ngày càng mang tính thị trường rõ rệt với sự cạnh tranh mạnh mẽ giữa cácdoanh nghiệp trong nước cũng như các doanh nghiệp nước ngoài điều này đòi hỏicác doanh nghiệp phải trang bị hệ thống quản lý thông tin tiên tiến, để phân tíchtình hình kinh doanh và ra quyết định nhanh nhất

Xuất phát từ nhận định trên việc đưa tin học toàn diện vào việc quản lý là rấtquan trọng và rất cần thiết

Chúng em với vốn kiến thức đã tiếp thu được từ sự truyền đạt của Thầy (Cô)

đã chọn đề tài “Quản lý danh bạ điện thoại” để lập trình

Em xin chân thành cảm ơn các Thầy (Cô) và tất cả các cán bộ công nhânviên nhà trường nói chung và khoa công nghệ thông tin nói riêng đã tậng tìnhgiảng dạy và tạo điều kiện tốt để cho em được thực tập và rằng luyện trong khoáhọc của em vừa qua

Em xin trân trọng và chân thành cảm ơn thầy là người hướng dẫn trực tiếp,chỉ dẫn em trong thời gian thực hiện đề tài tốt nghiệp này

Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng với khả năng còn hạn chế nên đề tài khôngtránh khỏi những khiếm khuyết và chưa mang tính chuẩn mực, em xin thành thậtcảm ơn sự đóng góp phế bình của Thầy (Cô)

Đặc biệt, xin biết ơn đến thầy Đặng Xuân Lân là người hướng dẫn trực tiếp

rất nhiệt tình từ những ngày đầu tiên tìm hiểu về lập trình Visual Basic cho đếnkhi hoàn thành đề tài tốt nghiệp này

Cuối cùng, mặc dù có rất nhiều cố gắng nhưng do thời gian và trình độ kinhnghiệm có hạn nên khó tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết Vì vậy, emmong được sự góp ý của tất cả Thầy Cô và các anh chị, bạn bè để phát triển vàđiều chỉnh hoàn thiện chương trình được tốt hơn

PHẦN I GIỚI THỆU VỀ ĐỀ TÀI

I Lý do chọn đề tài

Ngành bưu chính viễn thông ngày càng phát triển, đời sống con người ngàycàng đi lên Điện thoại là một phương tiện giao tiếp quan trọng nó không chỉ góigọn trong các cơ quan, công ty mà còn mở rộng ra trong các gia đình, việc lắp đặtmột máy điện thoại trong cơ quan, công ty, gia đinh là diều kiện cần thiết khôngthể thiếu vì vậy số lượng khách thuê bao ngày càng tăng lên, các nhân viên trongngành bưu điện không thể quản lý hết số điện thoại ngày càng nhiều đó bằngcông cụ thủ công thêm vào đó nhu cầu của các chủ thuê bao ngày càng phongphú đòi hỏi các nhân viên bưu điện cung cấp thông tin một cách nhanh chóng,chính xác và kịp thời Xuất phát từ yêu cầu trên chúng em đã đưa ra chương trình

“Danh Bạ Điện Thoại”, để đáp ứng mọi thắc mắc của những người cần tìm số

điện thoại, hoặc địa chỉ của người nào đó sẽ được trả lời ngay qua sự quản lý của

“Danh Bạ Điện Thoại”, hy vọng rằng với những tiện ích thực tế chương trình có

thể ứng dụng một cách cụ thể trong công tác quản lý điện thoại

II Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu :

1 Mục đích :

Trong tất cả các bộ phạn quản lý trong các ngành bưu điện, hoạt độngquản lý con người là một trong những vấn đề quan trọng hoạt động này một phầnđóng góp vào sự phát triển của ngành bưu chính viễn thông

Để giải quyết vấn đề này chúng ta phải xây dựng một hệ thống quản lýdanh bạ một cách hoàn chỉnh trên máy tính, bằng cách tổ chức và cập nhật thôngtin một cách đầy đủ và xử lý chính xác nhanh gọn nhất

Đưa chương trình này vào áp dụng trong công việc quản lý của ngànhbưu chính để các cán bộ phận quản lý khác được cập nhật và truy xuất thông tinmột cách nhanh chóng chính xác, để dàng và nhanh gọn hơn đồng thời nó không

làm mất thời gian của từng bộ phận quản lý nói chung cũng như bộ phận quản lýdanh bạ nói riêng

2 Nhiệm vụ nghiên cứu :

Phải xác định rõ đây là đề tài quản lý “Danh bạ điện thoại” của một bưu

điện Nhiệm vụ của người thực hiện đề tài là phải nêu bật đựơc nội dung của đềtài Các nội dung cơ bản của việc quản lý không được sửa đổi và cần có các tiệních khác mà người sử dụng cần đến

III Phương pháp nghiên cứu :

1 Phương pháp phân tích :

Khi xâm nhập vào hệ thống, việc đầu tiên là phải tìm hiểu phương thứchoạt động của hệ thống ấy Phân rã của các chức năng chính của hệ thống, tìmhiểu kỹ cách thức hoạt động chức năng vừa phân rã

PHÂN II

KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI

I Tổng quan về hệ thống thông tin cũ :

Mô hình tổ chức của Công Ty Điện Báo Điện Thoại Huyện Điện Bàn được

tổ chức theo sơ đồ sau :

Sau một thời gian ngắn tìm hiểu khảo sát hệ thống quản lý của Công TyĐiện Báo Điện Thoại Huyện Điện Bàn công việc của công ty là cập nhật, tìmkiếm các thông tin về khách thuê bao mà công việc đầu tiên của công ty phải làmhợp đồng thuê bao công trình thông tin và phiếu yêu cầu lắp đặt máy điện thoại

II Các chức năng của hệ thống :

1 Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ :

Công ty điện báo điện thoại uỷ quyền cho các Bưu Điện Huyện thị thaymặt giao dịch với khách hàng để tiếp nhận yêu cầu và ký hợp đồng dịch vụ nhằmtạo điều kiện thuận tiện cho khách hàng

Nếu yêu cầu của khách hàng nằm ngoài khả năng giải quyết của BưuĐiện Huyện thì báo cho Công Ty Điện Báo Điện Thoại để có hướng giải quyết.Nếu yêu cầu của khách hàng nằm ngoài khả năng giải quyết không từ chối cungcấp dịch vụ khi chưa có lệnh Bưu Điện Tỉnh

CÔNG TY ĐIỆN BÁO ĐIỆN THOẠI TỈNH QUẢNG NAM

CÔNG TY ĐIỆN BÁO ĐIỆN THOẠI HUYỆN ĐIỆN BÀN

2 Hướng dẫn thủ tục :

a Giao dịch trao đổi của khách hàng về các nội dung cần thiết sau

Loại dịch vụ, yêu cầu kỹ thuật, đặc điểm và phương thức khai thác,mụcđích và phạm vi sử dụng,chủng loại,cấu hình thiết bị, phương án và quy mô kếtnối mạng với khách hàng, địa điểm lắp đặt thiết bị đầu cuối phương thức thanhtoán, dự kiến thời gian hợp đồng và thời gian bắt đầu sử dụng dịch vụ

b Hướng dẫn khách hàng kê khai phiếu yêu cầu dịch vụ và chuẫn bị các

hồ sơ quản lý cần thiết theo quy định

Tiếp nhận phiếu yêu cầu dịch vụ và kiểm tra các giấy tờ, hồ sơ quản lý vàkiểm tra trên hồ sơ về tư cách pháp nhân, thể nhân, khả năng thanh toán, yêu cầuhợp chuẫn thiết bị và hoà mạng

c khảo sát khả năng thực hiện hợp đồng

Giữa các khâu nhận chuyển yêu cầu phải có thủ tục báo nhận Nơi gởichịu trách nhiệm sau khi đã có báo nhận

Công Ty Điện Báo Điện Thoại trực tiếp là các đài (trạm) viễn thông cótrách nhiệm khảo sát khả năng thực hiện và chuyển kết quả cho Bưu Điện Huyệnthị để ký hợp đồng Khả năng thực hiện bao gồm các điều kiện về phía kháchhàng và phía cung cấp dịch vụ

Các Bưu Điện Huyện thị có trách nhiệm phối hợp với Công Ty ĐiệnBáo Điện Thoại để đảm bảo khả năng thực hiện

3 Các nguyên tắc trong việc đăng ký lắp đặt hợp đồng thuê bao :

@ Hợp Đồng Cung Cấp :

+ Giám đốc Công Ty Điện Báo Điện Thoại uỷ quyền cho giám đốc các Bưu

Điện Huyện thị ký hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông thống nhất theo mẫu do

+ Các Bưu Điện Huyện thị với pháp nhân là đại lý cho Công Ty Điện BáoĐiện Thoại trực tiếp làm việc với khách hàng ghi rõ các nội dung cần thiết vàohợp đồng cung cấp dịch vụ, số hợp đồng, mã số khách hàng theo quy định

+ Bộ hồ sơ của khách hàng được lưu trữ cho đến khi khách hàng có yêucầu ngừng sử dụng dịch vụ hợp đồng được hai bên chấp nhận thanh lý

+ Hồ sơ của mỗi khách hàng ít nhát phải có :

 Phương án kỹ thuật và kinh tế

 Hợp đồng kinh tế

 Thủ tục nghiệm thu bàn giao

 Thủ tục phê duyệt trong các trường hợp đặc biệt (nếu có)

Sau khi hoàn tất, tất cả thủ tục trên thì sẽ tiến hành lắp đặt điện thoại chokhách hàng và được sự quản lý của Bưu Chính Viễn Thông

HỆ THỐNG ĐĂNG KÝ MÁY ĐIỆN THOẠI

STT Người đ/vị sử dụng Loại dịch vụ Số máy Địa chỉ đặt hàng

3 Lặp đặt điện thoại cố định :

a Yêu cầu lập trình số máy :

Sau khi khách hàng hoàn thành các thủ tục về hợp đồng, thanh toáncước lắp đặt, bộ phận quản lý khách hàng lên danh sách số máy cần lập trình vàcác dịch vụ gia tăng cần mở các chữ ký xác nhận của người phụ trách bộ phậnquản lý khách hàng của các đơn vị Bộ phận quản lý khách hàng lập phiếu côngtác kèm theo danh sách số máy đã lập trình chuyển cho đài (trạm) để thực hiệnviệc lắp đặt cho khách hàng

b Công ty Điện Báo - Điện Thoại :

Chịu trách nhiệm triển khai, đôn đốc việc lắp đặt thuê bao

Đề xuất ban lãnh đạo Bưu Điện Tỉnh có phương án cần thiết để mởrộng và nâng cao chất lượng dịch vụ, chỉ đạo các đài, trạm viễn thông thực hiệnlắp đặt theo yêu cầu trực tiếp của các Bưu Điện Huyện, thị

c.Các đài viễn thông :

khách hàng thuộc phạm vi đài viễn thông nào thì đài viễn thông đó thựchiện lắp đặt sau khi nhận được yêu cầu từ các Bưu điẹn huyện, thị

Sau khi lắp đặt xong, nhân viên lắp đặt bàn giao cho khách hàng, khách hàng

tự quản lý thiết bị đầu cuối Sau khi lắp đặt và gọi thử thành công, nhân viên lắpđặt hướng dẫn khách hàng sử dụng, tiến hành nghiệm thu kỷ thuật, phối hợp vớBưu Điện Huyện, thị để đưa vào khai thác chính thức và bắt đàu tính cước

Sau đây là lưu đồ lắp đặt thuê mới :

LƯU ĐỒ QUY TRÌNH LẮP ĐẶT THUÊ BAO MỚI

Tiếp nhận yêu cầu lắp đặt của khách hàng, hướng dẫn khách hàng đến đầy

đủ các thông tintheo mẫu

Khảo sát khả năng cung cấp dịch vụ (Cáp số, đường đi từ nhà thuê bao đếnhợp đồng cáp gần nhất …)

Yêu càu thuê bao ký hợp đồng và nộptiền

Cáp số máy, đôi cáp, in phiếu lắp đặt Lập trình thuê bao (khoá các dịch vụ )

Lắp đặt thuê bao

Đo kiểm đường dây thuê bao

Báo tốt, mở các dich vụ, ký biên bản nghiệm thu với thuê bao

Hoàn thành hồ sơ, đưa thuê bao vào khai thác

Khách hàng

hướng dẫn

Trả lời khách hàng về lý do

Không thể cung cấp dịch vụ

1 Một số khái niệm trong quản lý :

Quản lý là một thuật ngữ mang tính tổng quát, nó thường được chỉ việc

điều hành hoạt động trong các tổ chức xã hội, kinh tế …

Trong công tác quản lý, người ta thường phân ra hai loại hình lao động.Lao động mang tính chất máy móc lặp đi lặp lại như việc thống kê sổsách bảng biểu …

Lao động mang tính sáng tạo như việc đề ra các phương án mới, các côngviệc điều tra hướng dẫn

Trong đó, thời gian tiêu phí cho loại hình lao động thứ nhất chiếm baphần tư, thời gian còn lại thì cho loại hình lao động thứ hai

2 Ứng dụng trong tin học quản lý :

Ngày nay, với sự phát triển của tin học trong phần cứng cũng như phầnmềm, sự ứng dụng của máy vi tính trong việc quản lý các hoạt động trong xã hộingày càng trở nên phổ biến

Ở nước ta, tin học đã và đang khẳng định vai trò hết sức to lớn của mìnhtrong tất cả mọi lĩnh vực kinh tế xã hội Việc ứng dụng của tin học vào quản lýtrước hết giải phóng cho các nhà tin quản lý khỏi tạo các công việc máy móc, tạođiều kiện cho họ đầu tư thời gian, dốc sức vào công việc sáng tạo chính việc ápdụng tin học sẽ góp phần làm hoàn thiện công tác quản lý đồng thời tạo cho việcxây dựng hệ thống thông tin đạt kết quả cao

Tuỳ theo từng nhiệm vụ cụ thể mà người ta có thể tin học hoá từng phầnhay toàn bộ các công việc

a Tin học hoá từng phần :

Nội dung của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức nănghoặc theo yêu cầu cụ thể từng bộ phận Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệthống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được lựachọn cho các phân hệ khác nhau

Ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứngdụng được phát triển một cách độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn

Nhược điểm của phương pháp này là không đảm bảo tính nhất quáncao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin

b Tin học hoá toàn bộ :

Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời cácchức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cấu trúc tổchức của cơ quan quản lý

Ưu điểm cảu phương pháp này là các chức năng quản lý được tin học hoámột cách tổng quát nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùnglặp, dư thừa thông tin

Nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phíban đầu lớn

Việc lựa chọn một trong hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc và tuỳ từng cơ

sở, từng cơ quan cụ thể Cho dù sử dụng phương pháp nào đi nữa thì việc tin họchoá phải được xây dựng tuân theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất với nhau

3 Những đặc điểm của hệ thống quản lý :

a Phân cấp quản lý :

Hệ thống thông tin quản lý trước hết là hệ thống được tổ chức thốngnhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin trợ giúp lãnh đạoquản lý thống nhất trong toàn hệ thống

Hệ thống được phân cấp thành nhiều cấp thông tin phải tổng hợp từdưới lên trên và từ trên xuống dưới

b Luồng thông tin vào :

Ở mỗi công việc, khối lượng thông tin phải xử lý rất lớn và đa dạng cả

về chủng loại, cách sử lý hay tính toán

Có thể phân thông tin thành 3 loại sau :

* Loại thông tin dùng để tra cứu : Loại thông tin dùng để tra cứu là thông

tin đựơc dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi, các thông tin này được đưa vàođưa vào một lần dùng để tra cứu

* Loại thông tin luân chuyển chi tiết : Loại thông tin luân chuyển chi tiết

là loại thông tin chi tiết về các loại hoạt động thường ngập hàng ngày của cơquan quản lý, khốI lượng thông tin rất lớn

* Loại thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin được tổng hợp

về hoạt động của từng bộ phận, loại thông tin này thường rất linh động của từng

bộ phận, thông tin này thường rất cô đọng và mang nhiều thông tin

c loại thông tin ra :

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các đầu vào và phụ thuộc vào nhucầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể

Các hình thức đầu ra chủ yếu của bài toán quản lý là sổ sách, báo cáo,các biểu mẫu và các loại thông báo…

d Yêu cầu của một đơn vị :

Mỗi đơn vị có một yêu cầu và một đặc điểm quản lý riêng Hệ thốngthông tin quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị dó Nhà quản

lý đơn vị phải là người đề đạt và quyết định dưa ra việc ứng dụng tin học vàocông tác quản lý

Như vậy, trong công việc phân tích một hệ thống thông tin quản lý, taphải nắm được các chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý không đểnhững thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như quản lý làm sai lệch thông tin tổng hợp

Trong quá trình phát triển của hệ thống, chương trình phải được kiểmchứng tính đúng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống phải luôn luôn được hoàn

thiện, điều chỉnh cho phù hợp Các thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõràng, chuẩn xác, mang tính đầy đủ tính khoa học cao, đáp ứng kiệp thời được yêucầu của nhà quản lý

e Yêu cầu của ngườI sử dụng hệ thống :

Mỗi hệ thống có tính thực tiễn cao khi nó để vận hành, thâm nhập vàocông việc một cách thuận lợi Khi thiết kế một hệ thống, cần phải tuân theo cácnguyên tắc sau :

* Yêu cầu về truy cập dữ liệu : Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu

nhanh chóng, thuận lợi, chính xác Các thao tác phải thuận tiện, đơn giản nhưngphải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về truy cập dữ liệu

* Yêu cầu về hệ thống thông tin : Hệ thống phải được bảo trì, có tính mở để

dể phát triển, điều chỉnh Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của

dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi xử lý lỗi

* Yêu cầu về giao diện : Giao diện về người dùng và máy phải được thiết kế

một cách khoa học, thân thiện, đẹp mắt và không cầu kỳ Phải có tính thống nhất

về phương pháp làm việc, cách trình bày, khả năng trợ giúp, kịp thời giải quyếtmọi thắc mắc của người sử dụng Các thông báo lỗi phải đầy đủ, phải dự kiếnđược mọi sai sót của người dùng và có hướng khắc phục tốt các đặc điểm này

* Yêu cầu về đối thoại và giải đáp : Hệ thống phải có chức năng thực hiện

chế độ hội thoại ở một mức nào đó, nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu củangười quản lý Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụngkhai thác tối đa hệ thống

4 Các phương pháp xây dựng hệ thống quản lý :

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo các phươngpháp quản lý sau :

* Phương pháp phan tích :

Phương pháp này trước hết đòi hỏi phải xay dựng đảm bảo tính khoa họctrong toàn bộ hệ thống rồi sau đó mới xây dựng đảm bảo tính khoa học trong toàn

bộ hệ thống rồi sau đó mới xây dựng các chương trình làm việc

Ưu điểm : Của phương pháp này là tránh việc thiết lập các mảng làm việcmột cách thủ công

Nhược điểm : Của hệ thống là chỉ hoạt động khi toàn bộ hệ thống đượckích hoạt đồng thời các dữ liệu

Nhược điểm : Khó tránh khỏi về sự trùng lặp thông tin

II Giới thiệu hệ quản trị dữ liệu Acces :

1 Đặt vấn đề :

Việc áp dụng phần mềm hoặc ngôn ngữ nào đó trong công việc là mộttrong những vấn đề được cân nhắc, Vì nó ảnh hưởng đến khả năng làm việc vàhiệu quả đạt được Trong lập trình cũng như vậy, nó phụ thuộc vào khả năng hiểubiết của từng người vào công cụ mà người đó sử dụng Do đó việc chọn phầnmền (hoặc ngông ngữ ) để lập trình là một bước đầu rất quan trọng trong công táclập trình Các câu hỏi đầu tiên được đạt ra là mền (hoặc ngông ngữ đó) có lạc hậukhông ? Và nhất là nó có thể dể dàng không đối với người sử dụng

Hiện nay lập trình đã được công nhận là môn khoa học mà việc nắmvững nó cũng chính là cơ sở và là câu trả lời quyết định cho sự thành công củachương trình Nếu phân chia theo mặt ứng dụng, thì lập trình được phân chia làmhai loại : Lập trình hệ thống và lập trình ứng dụng Để lập trình ứng dụng có thểdùng ngôn ngữ lập trình hoặc phần mền ứng dụng

Ngôn ngữ lập trình hiện nay có rất nhiều, các ngôn ngữ thông dụng là:Baisc, pascal, C, C++, Foxpro… Muốn thực hiện được chưong trình bằng công cụtrên đòi hỏi phải có một ê – kip làm việc giỏi đồng thời lượng thời gian bỏ ra đểlàm chương trình rất nhiều Với yêu cầu về mặt quản lý thì áp dụng các ngôn ngữlập trình rất tốn công sức và thời gian trong khi các phần mền ứng dụng đã lậpsẵn một số công đoạn, các khâu mà lập trình viên phải mày mò trong khi sử dụngngôn ngữ lập trình Vì vậy với phần mền quản lý, báo cáo này chỉ đề cập đếnphần mền lập trình ứng dụng

Các phần mền và ngôn ngữ phổ biến hiện nay : Dbase, Foxbaseplus,prolog, Visual Basic, Access…

Sau đây là một số đặc tính của phần mền và ngôn ngữ lập trình ứng dụng

1 Foxqro :

Là phần mền quản trị dữ liệu được cải tiến từ Foxbase được hãngFoxSoftware viết có ứng dụng tốt trong môi trường Dos Phần lập trình các ứngdụng được những điểm trong môi trường Windows

Căn cứ theo mục tiêu và mức độ ứng dụng của đề tài và xu hướng củangười lập trình cũng như ứng dụng trên thế giới nói chung và nước ta nói riêngđều có xu hướng làm việc trong môi trường Windows, ở đây chương trình này đãứng dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic version 4.0 môi trường 32 bít để thựchiện đề tài

2 Database:

Là phần mền dùng để lập trình quản trị dữ liệu, nó ra đời sớm nhất trongnhóm quản trị dữ liệu Cấu hình cho máy tính cho phần này thấp, chỉ cần ít bộnhớ và dể dàng sử dụng, có ít chức năng và hàm ứng dụng Do đó chỉ thích hợpvới các chương trình nhỏ, và hiện nay không cần thích ứng

3 Foxbase :

Có thể coi đây là bảng năng cấp của Dbase, nó được hãng foxSoftwarecải tiến và bổ sung các chức năng cần thiết cho việc quản trị dữ liệu

4 Visual Basic:

Đây là ngôn ngữ chạy trong môi trường Windows, với giao diện được khai thác ở trong môi trường Windows, hệ quản trị là Access rất phong phú và đadạng, tạo sự thoả mái cho người sử dụng

III Giới thiệu ngôn ngữ Visual Basic :

Microft Visual Basic là một ngôn ngữ nhanh và mạnh đang chạy trong môitrường Windows Hệ thống lập trinh Visual Basic cho phép lập trình viên tạo mộtứng dụng có giao diện có thể nói rất lôi cuốn và rất dễ dàng Visual Basic cungcấp cho lập trình viên một bộ công cụ (Tool) rất đa dạng và ngày càng phongphú Với bộ (Tool) đó, lập trình viên chỉ việc chọn và vẽ ra các đối tượng cầnthiết, cho phép gắn các đặc tính thích hợp cho các đối tượng đã chọn Để các đốitượng đã chọn có thể đối thoại với người sử dụng, ta chỉ cần viết các câu lệnhtheo ngôn ngữ Visual Basic hoặc SQL trong các sub có sẵn được tạo ra khi chọncác đối tượng

Sử dụng Visual Basic, ta có thể tạo ra các trình ứng dụng đầy năng lực, hiệuquả với một giao diện dể nhìn Thậm chí ta có thể tạo được giao diện đa dạngMDI (Multiple Documment Interface), nhúng vào liên kết đối tượng OLE(Objects linking and embeđing) dữ liệu động thay đổi DDE (Dymamic DataExchange) đồ hoạ và âm thanh Hơn nữa Visual Basic có thể nâng cao hiệu quả

nhờ các điều khiển (Controls) và việc gọi các thủ tục trong thư viện liên kết độngDDL (Dynamic Linking libraies)

Visual Basic, các ưu điểm dễ nhận thấy là :

+ Tạo giao diện dễ dàng, thân thiện

+ Các loại biến rất rộng rãi nhưng lại chặt chẽ

+ Là loại ngôn ngữ hướng đối tượng, hướng sự kiện và dễ kiểm soát bằngmắt về tính Visual Basic (hiển thị)

+ Có thể quản lý về mọi loại cơ sở dữ mliệu và thông dụng nhất làMicroft Access

+ Với CSDI là Microft Access số liệu sẽ được bổ mật an toàn hơn Ta cóthể bảo mật số liệu thông qua password, lúc này CSDL chỉ được mở có thể làchương trình và tránh người sử dụng can thiệp vào số liệu ở thế hội thoại

Visual Basic chỉ có một nhược điểm nhỏ là chỉ có thể chạy trong môi trườngWindws Cuối cùng sau khi hoàn tất chương trình,lập trình viên có thể dịchchương trình đó thành dạng File Exe để chạy độc lập với Visual Basic (nhưngphải trong môi trường Windows nhờ các File hổ trợ DDL)

A Đặc điểm ngôn ngữ Visual Basic :

1 Ngông ngữ sử lý theo tình huống :

Mặc dù Visual Basic giữ hầu hết cú pháp của các phiên bản Basic đitrước những Visua Basic tiếp cận thảo chương trình một cách khác mà người tagọi là Thảo chương trình theo tình huống, nghĩa là một chương trình ứng dụngviết theo kiểu này sẽ đáp ứng dựa theo tình huống xảy ra lúc chường trình chạy.Những tình huống xảy ra trong ứng dụng Visual Basic do nhiều nguồn như sau:Người sử dụng (Bấm chuột, Bấm phím) Máy Vi tính (Một thời gian quy định đãtrôi ), Chương Trình (Một lệnh chương trình khởi động rõ ràng một tình huống),Một chương trình khác (Một ứng dụng khác chạy cùng một lúc trong môi trường

Chương trình sử lý theo tình huống không bao gồm một loạt chỉ thị đượcthi hành một cách có thứ tự từ trên xuống, từ đầu đến cuối mà là một loạt thủ tụcđộc lập Mỗi thủ tục được liên kết đối với một đối tượng được triển khai báo ấnđịnh trong giao diện ứng dụng.

2 Lập trình thiên hướng đối tượng :

Nói chung đối tượng thường phối hợp của một đoạn chỉ thị và chỉ thị liênđới được kết hợp nhau thành một đơn vị xử lý Ta không cần biết đối tượng đượctạo ra như thế nào, việc cần làm là trao đổi đối tượng được tạo ra như thế nào,việc cần làm trao cho đối tượng những thông tin mà nó cần đến

Trong Visual Basic những đối tượng chính là biểu mẫu (Form) và ở điềukhiển (Control), biểu mẩu là khung cửa sổ hiện trên màn hình Biểu Mẫu (kèmtheo những ô điều khiển ) là những gì mà người sử dụng thấy hiện trên màn hìnhkhi chạy ứng dụng Mỗi ô điều khiển sẽ thi hành một chức năng đặc biệt nào đó

Với mỗi ứng dụng ta có thể khai báo một trị số ấn định cho các thuộc tínhkhác nhau Ta có thể chọn một số các thuộc tính như : Kích thước, màu sắc, chúgiải … Trị các thuộc tính này có thể thay đổi khi chạy trương trình

Mỗi đối tượng của Viusal Basic sẽ liên đới với nhiều thủ tục tình huống

Ta sẽ chọn những tình huống nào mà đối tượng có thể nhận diện bằng cách soạnthảo chương trình những đoạn chỉ thị của thủ tục tính huống thích ứng Như vậykhi kích hoạt đối tượng sẽ tự mình trở nên linh hoạt thi hành nhiệm vụ được giaophó

3 Các tiện tích của Visual Basic :

- Ngôn ngữ lập trình trong môi trường Windows

- Công cụ lập trình hệ thống trợ giúp (help) rất tốt

- Công cụ lập trình báo cáo (Crystal report)

- Công cụ xử lý dữ liệu (Data Access)

- Một trong những thành công của Visual Basic Là chúng ta có thể kiểnkhai một ứng dụng Windows trọn vẹn mà khỏi phải viết những chỉ thị rắc rối vàlại rất ít lệnh để phải viết chỉ thị chương trình nào cả cho đến khi thông báo cho

biết việc gì sẽ xảy ra khi một tình huống nào đó sẽ xuất hiện.

B Tạo hệ thống Menu:

- Visual Basic cung cấp cho người sử dụng phương tiện tạo lập trình Menu,

tạo Form có thể gán một đối tượng menu

- Việc tạo menu gồm hai phần : thiết kế menu trong quá trình thiết kế giaodiện và viết lệnh cho các thủ tục tình huống đáp ứng biến cố mục chọn của menu

- Menu có thể được tạo ở nhiều cấp khác nhau, bên cạnh đó Visual Basiccung cấp cho người sử dụng có thuộc tính (properties) rất phong phú và thuậntiện ở thể thiết kế cũng như ở chương trình : Checked, Enabel, visible,shortcut…

B Viết các vấn tin SQL :

SQL (Structure Query Language) là ngôn ngữ để thao tác trên cơ sở dữ liệuchuẩn Ngôn ngữ này cho phép người sử dụng thao tác trên hầu hết các hệ thốngquản lý cơ sở dữ liệu chính là một sử dụng rổng rải nhất

Với người sử dụng thì SQL rất cần thiết và đó là ý nghĩa chính của vấn đềgiao tiếp của Visual Basic với Jet Database Engine và Microsoft SQL SeverDatabase Engine chạy trên Windows NT Sever

Điều rất thuận lợi cho người sử dụng khi dùng SQL là chỉ cho hệ quản trị cơ

sở dữ liệu biết người sử dụng làm gì chứ không cần chỉ ra phải làm như thế nào.Ngôn ngữ SQL bao gồm các câu lệnh, các mệnh đề, các toán tử và tập hợp cáchàm Ngôn ngữ SQL bao gồm các câu lệnh, các mệnh đề, các toán tử và tập hợpcác hàm Các thành phần này kết hợp thành câu lệnh để tạo, cập nhật xử lý cơ sở

dữ liệu

D Crystal report :

- Hệ thống report rất tiện lợi cho phép chọn nhiều DataBase khác nhau, cáctable khác nhau, liên kết các table một cách dễ dàng thông qua bởi các bí danh(Alias)

- Hệ thống các ưu điểm hơn các phần mền khác (Foxpro) do làm việc trongmôi trường đồ hoạ nên dễ dàng thiết kế các bảng báo cáo có tính thẩm mỹ cao(hệ thống Font linh động), dễ dàng kết xuất các ứng dụng đồ hoạ và đồ thị

- Report cho phép kết xuất thông tin ra máy thừa hưởng các trình điều khiển

in của môi trường Windows do vậy người dùng có thể in trên bất cứ loại máy innào khi môi trường cho phép

- Xuất hiện dạng văn bản text (File), dạng Rich Text Format (Winword), rafile exel…

PHẦN IV PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I.Tổng quan về hệ thống thông tin mới :

Nhằm quản lý tốt số lượng khách thuê bao ngày càng đông đảo muốn tin họchoá việc quản lý Danh Bạ Điện Thoại Hệ thống thông tin học sẽ triển khai phảiđảm bảo các yêu cầu sau :

Việc truy tìm, thống kê các thông tin về khách hàng được sử lý dể dàng,nhanh chóng và chính xác

Đơn giản dễ dàng không đòi hỏi người sử dụng phải có nhiều kiến thức tinhọc

II Chức năng chính của hệ thống thông tin :

* Chức năng tra cứu :

- Là chức năng quan trọng nhất trong chương trình cho phép tra cứu cácthông tin về các chủ thuê bao như : Tra cứu theo tên, theo địa chỉ, theo số điệnthoại, theo đơn vị

IV Hệ thống Menu chương trình :

Qua các phân tích về hệ thống trên mô hình xây dựng Menu chính củachương trình như sau

Hệ thống Menu chương trình quản lý Danh Bạ Điện Thoại

V Sơ đồ phân cấp chức năng :

A Sơ đồ phân cấp chức năng mức đỉnh :

Quản lýDanh bạ điện thoại

Dm Bưu điện Đơn vị Theo huyện Sao lưu

DM Cơ quan Số điện thoại Theo Xã Đăng ký

Dm Tư nhân Tên thuê bao Theo thôn Trợ giúp

DM Thôn Địa chỉHệ thống quản lý In thống kê

 Thống kê : Để biết được trong một Huyện, Xã, Thôn, Xóm có baonhiêu khách hàng thuê bao

 Hệ thống : Bao gồm các chức năng trợ giúp, sao lưu, đăng ký quyềnhạn

B Sơ đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh :

Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh phân rõ các chứcnăng của hệ thống

1 Chức năng cập nhật :

Hệ thống quản lý Danh bạ điện thoại