Ứng Dụng KAIZEN Quản Lý Chất Lượng Phần Mềm

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mọi cán bộ công nhân viên.. Thực tế,c

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT QUA MẠNG



-Ứng Dụng KAIZEN Quản Lý Chất Lượng Phần Mềm

Thực hiện : Nguyễn Khánh Ngọc

CH1001117

Thành phố Hồ Chí Minh - Tháng 05 Năm 2011

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với phương pháp luận sáng tạo TRIZ, phương pháp sáng tạo KAIZEN của Nhật Bản trong những năm qua đã và đang được ứng dụng rộng rãi tạo ra những bước đột phá về sáng tạo tại Nhật và một số nước trên thế giới

Các tập đoàn Nhật Bản từ lâu đã sử dụng phương thức Kaizen nhẹ nhàng để đạt được mục đích công việc và kết quả thật tuyệt vời Triết lý Kaizen được đúc kết trong

một câu khái quát: “Ngàn dặm hành trình phải đi từ bước nhỏ đầu tiên” Tuy nhiên,

triết lý này không chỉ áp dụng trong kinh doanh, mà nhiều lĩnh vực khác cũng kỳ diệu không kém Ứng dụng Kaizen trong sản xuất và kinh doanh thì đã quá rõ Bên cạnh đó,triết lý này cũng được ứng dụng trong cuộc sống hàng ngày, ở cách giải quyết vấn đề

và tư duy sáng tạo ý tưởng mới

Ngày nay, triết lý này được hàng ngàn người trên thế giới ứng dụng để thực hiện những ước mơ của mình

Triết lý Kaizen trong giải quyết vấn đề giống như kỹ thuật “chia nhỏ vấn đề” mà chúng ta hay ứng dụng Nhưng chia nhỏ ở đây không hẳn có nghĩa là chia nhỏ về mặt vật lý mà về tiếp cận vấn đề Điều này giúp chúng ta khống chế được tâm lý sợ hãi của não

Tất cả những đổi thay, dù tích cực cũng làm ta sợ Đứng trước một vấn đề khó khăn, tâm lý chúng ta cũng sợ “Bước đi nhỏ, làm thay đổi cả cuộc đời – triết lý

Kaizen”

“Khi mỗi ngày bạn tự cải thiện một chút, cuối cùng những điều vĩ đại sẽ đến Khi mỗi ngày bạn tự hoàn thiện mình một chút, cuối cùng sự hoàn thiện lớn sẽ đến Không phải ngày mai hay ngày kia nhưng rốt cuộc, bạn sẽ đạt được kết quả lớn Đừng tìm sự hoàn thiện to lớn, mà hãy từ từ tìm sự hoàn thiện nhỏ Đó là cách duy nhất có thể đạt được và thành quả cũng bền lâu hơn”

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

Phần 1: Giới Thiệu Kaizen

I Kaizen là gì 1

II Chiến lược Kaizen trong môi trường làm việc 2

III 10 Nguyên tắc Kaizen 4

Phần 2: Ứng dụng Kaizen vào quản lý chất lượng dự án phần mềm I Các bước áp dụng Kaizen vào quản lý chất lượng dự án phần mềm 10

1 Lập kế hoạch 11

2 Thực hiện biện pháp 12

3 Kiểm tra, xác nhận kết quả thực hiện biện pháp 12

4 Hành động khắc phục và cải tiến 14 a Kiểm tra lỗi 14

b Phân tích lỗi 14

c Quản lý rủi ro 16

d Bảo trì và cải tiến phần mềm 17

II Kết hợp KAIZEN và 5S 17

1 SEIRI 17

2 SEITON 17

3 SEISO 18

4 SEIKETSU 18

5 SHITSUKE 18

III Kết Luận 20

Tài liệu tham khảo 21

Phần 1: Giới Thiệu

I Kaizen là gì?

KAIZEN là từ khá thông dụng tại Nhật Bản, có nghĩa là “cải tiến liên tục” Đây là phương thức quản lý chất lượng phát sinh từ quản lý chất lượng toàn diện (TQM) Nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững, cải tiến năng suất, chất lượng sảnphẩm và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp (DN) KAIZEN đã và đang được

sử dụng phổ biến trên toàn thế giới

KAIZEN hướng vào những hoạt động hiện tại có nhiều cơ hội để cải tiến, tích lũy những cải tiến nhỏ sẽ tạo ra sự biến đổi lớn, đột phá về công nghệ giúp thay đổi tích cực quá trình làm việc KAIZEN đồng nghĩa với sự sáng tạo, hướng về con người và những nỗ lực của con người áp dụng KAIZEN kết hợp với các công cụ như 5S (sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ - săn sóc - sẵn sàng), ISO 9000, TQM sẽ mang lại nhiều hiệu quả thiết thực cho DN KAIZEN hoạt động liên tục theo chu trình Deming PDCA, trong đó:

 P (Plan) là đặt kế hoạch,

 D (Do) - Thực hiện,

 C (Check) - Kiểm tra,

 A (Action) - Hành động khắc phục giúp Doanh Nghiệp theo dõi các hoạt động trong mọi lĩnh vực có hiệu quả

KAIZEN là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình

Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty:

 Cách tiếp cận từng bước - Kaizen

 Cách tiếp cận mang tính đột phá - Đổi mới

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mọi cán bộ công nhân viên

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài Thực tế,các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản

lý Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động

Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay Trong khiKaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời

 Đặc điểm của Kaizen

- Là qúa trình cải tiến liên tục nơi làm việc

- Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí

- Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam

kết mạnh mẽ của lãnh đạo

- Đặc biện nhấn mạnh hoạt động nhóm

- Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu

 Lợi ích của việc áp dụng Kaizen

- Tích lỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão)

- Giảm các lãnh phí, tăng năng suất

- Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến

- Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết

- Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí

- Xây dựng nền văn hoá công ty

II Chiến lược Kaizen trong môi trường làm việc

Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt là nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó

Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo

nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến Cụ thể, nhà quản lý cần duytrì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn.

Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chínhsách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thôngqua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực

Các chu kỳ kiểm soát chất lượng (Quality Control Circles) được xem như một hệ thống chỉ dẫn định hướng theo nhóm để thực hiện cải tiến Một chu kỳ kiểm soát chất lượng là một nhóm chức năng hay một bộ phận trong công ty tự nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc Chương trình kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Quality Control) liên quan đến tất cả mọi người và để kiểm soát chất lượng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty

Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công ty theo chiến lược Kaizen:

 Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu

đó trong công ty

 Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, đảm bảo mọi hoạtđộng quản lý rốt cuộc là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng

 Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà

họ hài lòng

Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn hoá công

ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến.Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo

III 10 nguyên tắc của KAIZEN

1 Tập trung vào khách hàng:

Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc bất biến hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đại Trong Kaizen cũng tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc này

Mặc dù các công cụ Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm

để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng

Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ

2 Luôn luôn cải tiến

Theo Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp

Nguyên tắc này đã cải tiến thói quen của nhân viên thường thường chuyển ngay sang một công việc mới khác ngay sau khi thành công một nhiệm vụ nào đó

Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai

Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở

cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới Vì vậy quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục rõràng

Trong các nhà máy tại Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới hay những nhãn hiệu điện

tử mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục

Vậy nhờ đâu các sản phẩm “made in Japan” lại được quyến rũ như vây?

Thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay

Bí quyết ở chỗ là các nhà sản xuất luôn tận dụng nhữngcơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hoá sản phẩm, cung cấp đến người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn mới

Quá trình đánh giá và cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã gặt hái được những sản phẩm và thương hiệu “đổi mới” hàng đầu thế giới như SONY, HONDA,

TOYOTA…

3 Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi

Đây là một thuật ngữ khoa học quản lý kinh doanh hiện đại đã được nhiều học giả

và các nhà quản trị doanh nghiệp lớn nghiên cứu và áp dụng thành công

Đi vào chi tiết thì có rất nhiều vấn đề nghiên cứu bên trong một thuật ngữ khoa học quản lý này

Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do tậpthể”, quy trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chiụ trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao; đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó

Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên “đá bóng” ra cơ quan khác

Trước công chúng, trước khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường “văn hoá không đổ lỗi”; không nên báo cáo, xin lỗi công chúng, khách hàng vì nhiều lý do khác nhau vì những lý do không chính đáng như: trời mưa, trời nắng, điều kiện kỹ thuật, điều kiện của ta còn nghèo nàn

Ngược lại, cần nhận trách nhiệm về chính mình Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốtnhất có thể; để mỗi ngày uy tín càng lớn hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường

4 Thúc đẩy môi trường văn hoá mở

Sự cởi mở được coi là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất Xây dựng một môi trường văn hoá mở, văn hoá không đổ lỗi, nhân viên trong công ty dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ

Thật sai lầm nếu mỗi nhân viên đều coi kiến thức là của riêng mình Nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty

5 Khuyến khích làm việc theo nhóm

Tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả

Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên

6 Quản lý các dự án kết hợp các bộ phận chức năng

Theo nguyên tắc này, các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hơp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty

Tập đoàn Boeing là một minh chứng điển hình đã kết hợp các bộ phận trong nội bộcông ty liên kết với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng sản xuất thế hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân và cánh máy bay

Kết quả đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing: không chỉ có chu kỳ sản xuất và chi phí được giảm xuống đáng kể so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747

mà còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công; và rõ ràng

là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty

7 Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn

Người Nhật thường không thích kẻ thù hay những quan hệ đối đầu, không khuyến khích cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng một yéu tố kết quả công việc Người Nhật cũng không phù hợp với văn hoá đổ lỗi mà họ luôn duy trì văn hoá tập thể rất tốt, đảm bảo sự đồng nhất trong công ty Họ thường đầu tư nhiều cho các chương trìnhđào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khoá đào tạo dành cho những người quản lý và lãnh đạo, bởi lẽ đó là những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất

Nhiều người phương tây khi gia nhập các công ty của Nhật đã sững sờ ngạc nhiên khi nhận thấy rằng các công ty ở đây thường dành quỹ thời gian khổng lồ để đào tạo các chương trình như vậy, nhưng kết quả còn bất ngờ hơn khi người ta phát hiện ra đó chính là một khoản đầu tư để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành

và cam kết làm việc lâu dài trong công ty

8 Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác

Ý thức kỷ luật tự giác đã hình thành một cách tự nhiên trong con người Nhật bản thông qua giáo dục tại nhà trường, nhà thờ và các tổ chức xã hội Người Nhật thường

tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội để họ luôn cảm nhận được thoải mái, đồng thời khẳng định sự đầy đủ và sức mạnh bên trong của mỗi người ý thức kỷ luật như vậy còn chưa so sánh được với khả năng họ hi sinh bản thân để mong có được

sự đồng nhất với đồng nghiệp và để phù hợp với cương lĩnh của công ty

Họ luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, sẵn sàng đặt công ty, nhóm hay trưởng nhóm lên trên bản thân và gia đình

9 Thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trong hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại; thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng

Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạtđược mục tiêu cao nhất

Kết quả nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã khẳng định rằng không thểyêu cầu nhân viên đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu họ không thấu hiểu nhiệm

vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công

ty Vì vậy, duy trì mọi nhân viên đều được chia sẻ thông tin chính là một phương thức

để sản sẻ khó khăn thách thức của công ty cho mỗi thành viên

10 Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên thông qua tổng hợp các phương pháp gồm:

- Đào tạo đa kỹ năng

- Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc,