Nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức và sử dụng hệ thống kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA SAU ĐẠI HỌC -ooo0ooo - Đề tài 2: Nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình tổ chức sử dụng hệ thống kế toán điều kiện ứng dụng CNTT Giáo viên hướng dẫn : Th.S Nguyễn Thị Bích Liên Lớp : Kế tốn ngày – K20 Sinh viên nhóm thực Trần Thị Hạnh Dung Bùi Thi Thu Thảo Nguyễn Thị Hoàng Oanh Đặng Lê Khaly Hà Phương Linh Trần Ngọc Phúc Nguyễn Hải Đăng Trần Thị Mai Mỹ Phụng Tp.HCM, tháng 03 năm 2011 : LỜI MỞ ĐẦU Chức kế tốn cung cấp thơng tin tình hình kinh kế, tài doanh nghiệp cho nhà quản lý Việc thực chức có tốt hay khơng, trước hết phụ thuộc vào tính thường xun, kịp thời xác thơng tin Ngày theo đà phát triển công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng cơng tác kế tốn tương đối phổ biến Tin học hóa cơng tác kế tốn khơng giải vấn đề xử lý cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà cịn làm tăng suất lao động máy kế toán, tạo sở để tinh giản máy, nâng cao hiệu hoạt động kế toán Tuy nhiên, thực tế việc sử dụng máy vi tính cơng tác kế tốn doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ cịn mang tính chất hình thức, chưa phát huy hết khả việc sử dụng máy Một số doanh nghiệp cho ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn chi phí đầu tư cao, địi hỏi phải có phần mềm kế tốn riêng tất máy tính phải nối mạng để liên kết thành hệ thống máy vi tính Trong đó, số doanh nghiệp lại quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt có doanh nghiệp chưa biết đến máy vi tính gì, điều kiện trang thiết bị, sở vật chất chưa cho phép, nhận thức trình độ hiểu biết tin học hạn chế đơn vị này, chưa thấy rõ ý nghĩa tác dụng tính hiệu việc sử dụng máy vi tính Đối với doanh nghiệp sử dụng máy vi tính phạm vi việc phát huy tính tác dụng máy trình độ ứng dụng máy vào cơng tác kế tốn khác nhau, có đơn vị dùng máy vi tính phục vụ cho cơng tác văn phịng, hành để soạn thảo văn ứng dụng có tính chất riêng lẻ cơng việc : quản lý vật tư, quản lý lao động, tiền lương Do đơn vị công việc kế toán vừa thực máy, vừa thực thủ cơng Trang Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn bước đầu gặp nhiều khó khăn Đặc biệt mặt tư tưởng, có số nhà quản lý cho ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn phải đầu tư lớn máy móc thiết bị phần mềm Thực tế, việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn doanh nghiệp việc tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, phải đạt gọn nhẹ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, xác lại bảo đảm tiết kiệm chi phí chưa ứng dụng tin học Như vậy, doanh nghiệp có quy mơ lớn, máy kế tốn bao gồm nhiều nhân viên phụ trách phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính địi hỏi phần mềm kế toán với hệ thống máy vi tính nối mạng chuyện cần thiết nên đầu tư Nhưng doanh nghiệp nhỏ, máy kế toán cần tối đa bốn, năm nhân viên làm kế tốn khơng cần đỏi hỏi phải có hệ thống máy vi tính nối mạng, khơng cần phải có phần mềm kế tốn riêng biệt số chun gia lập trình Thực tế, doanh nghiệp cần vài máy vi tính ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn Điều quan trọng nhân viên kế tốn phải có trình độ chun mơn định vi tính Vì vậy, việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng để nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý nhu cầu khách quan, có tính hiệu lâu dài Vấn đề lại thân nhà quản lý phải có nhận thức tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý đại khả ứng dụng công nghệ tin học để xử lý cung cấp thơng tin, từ có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả thực tế doanh nghiệp Trang CHƯƠNG 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM Hệ thống kế toán Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế để cạnh tranh được, doanh nghiệp phải tìm cho hướng hợp lý để tồn phát triển tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quản lý…thơng qua thơng tin kế tốn Chính vậy, doanh nghiệp muốn phát triển bền vững địi hỏi phải có máy kế tốn tốt, hiệu Tuy nhiên, để có hệ thống kế tốn tốt, doanh nghiệp cần phải đầu tư khơng nhỏ vậy, doanh nghiệp có khả dám đầu tư cho việc Vì vậy, giải pháp doanh nghiệp thường dùng thuê kế tốn viên có nghiệp vụ giỏi làm ngồi thuê kế toán làm bán thời gian hay làm ngồi hành với chi phí chấp nhận Hệ tất yếu doanh nghiệp có hệ thống kế tốn manh mún, hoạt động hiệu thông tin cung cấp không kịp thời để định 1.1 Hạn chế hệ thống kế toán Bộ máy kế toán đa số cơng ty chưa có phận kế toán quản trị phục vụ cho nhu cầu quản trị mà xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý cung cấp thông tin cho việc tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình hoạt động kinh doanh Trình độ cơng nghệ thơng tin cán kế toán doanh nghiệp chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật đại, đặc biệt máy vi tính chưa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thơng tin cịn nhiều hạn chế Bên cạnh đó, nhiều cơng ty chưa sử dụng đầy đủ chứng từ cần thiết để phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh cho với tính chất nội dung nghiêp vụ yêu cầu quản lý Một số chứng từ kế tốn cịn chưa đảm bảo đầy đủ tính hợp pháp hợp lệ chứng từ, số nghiệp vụ kinh Trang tế phát sinh không đảm bảo đầy đủ chứng từ chứng minh, (không duyệt, thiếu chữ kí nội dung) ảnh hưởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy lập báo cáo tài Đặc biệt, cơng ty chưa quan tâm tới công tác quản lý, sử dụng, xử lý linh kiện tồn kho việc theo dõi q trình ln chuyển chứng từ thuộc cơng tác yếu Nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên, để tiện theo dõi, quản lý công ty lập số loại sổ dành cho ghi chép thủ công, số liệu hành văn sổ không rõ ràng mạch lạc, chí cịn tẩy xố số liệu, không thực theo phương pháp chữa sổ theo quy định Đặc biệt, doanh nghiệp siêu nhỏ, hệ thống kế toán manh mún, việc ghi chép số liệu phát sinh gần mang tính tường thuật, khơng có logic chuẩn mực kế tốn Đến cuối năm, nộp báo cáo tài chính, kế tốn tự “chế biến” số liệu cho hợp lý, vậy, báo cáo tài doanh nghiệp dạng khơng có ý nghĩa tham khảo Thơng thường doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán kế toán nhận chứng từ vào cuối ngày cuối tháng để tổng hợp việc ghi chép xác quy định thơng tin kế tốn, thơng tin cơng nợ, tồn kho… khơng đáp ứng tính kịp thời Việc chậm khơng có thơng tin dẫn đến việc giám đốc đưa định thiếu xác, sai lầm bối cảnh cạnh tranh khốc liệt 1.2 Giải pháp nâng cao hiệu hệ thống kế toán Để nâng cao hiệu tổ chức hệ thống kế toán, tăng cường khả cạnh tranh doanh nghiệp Việt Nam bối cảnh hội nhập cần thực số giải pháp: Một là, xây dựng máy kế toán phù hợp với cấu quản lý công ty Xác định số lượng nhân viên kế tốn có trình độ phù hợp với quy mô phát triển công ty cần thiết để đảm nhận khối lượng cơng việc kế tốn cơng ty để tiết kiệm chi phí Ví dụ, với doanh nghiệp siêu nhỏ với quy mô 10 Trang nhân viên cần nhân viên kế tốn với trình độ trung cấp, cao đẳng đảm nhiệm tốt công việc Hai là, tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển xử lý chứng từ khâu quan trọng, định đến thơng tin kế tốn Do vậy, việc tổ chức luân chuyển đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời nhanh chóng, tránh chồng chéo Thứ ba, việc cung cấp thông tin kế toán phải đa dạng, phải coi trọng việc xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội phải thấy ý nghĩa báo cáo kế toán quản trị mặt sau: cung cấp số liệu để phân tích thường xun tình hình thực tiêu kinh tế theo mặt cụ thể; cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán đánh giá lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu Các tiêu phản ánh báo cáo kế toán nội phải thống với tiêu báo cáo tài chính, tiêu kế hoạch, dự tốn phương pháp tính để đảm bảo so sánh được, cung cấp đầy đủ thông tin cho quản trị kinh doanh đơn vị, số liệu tiêu có liên quan phản ánh báo cáo nội phải thống nhất, đầy đủ, xác trung thực, mẫu biểu phải xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý đơn vị phải đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng báo cáo nội Bốn là, cần phải bước xây dựng hệ thống báo cáo quản trị Một số báo cáo cần thiết quản tị doanh nghiệp là: Báo cáo tình hình sử dụng vật tư (trong phản ánh số lượng, đơn giá, chất lượng chủng loại nhập xuất dùng, phận sử dụng Để thấy tính hiệu việc sử dụng vật tư phận, từ có biện pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng nữa), Báo cáo tình hình nợ phải thu (theo đối tượng phải thu, thời hạn tóan), Báo cáo tình hình nợ phải trả theo chủ nợ thời hạn toán Trang Năm là, cần phải sớm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, cụ thể việc sử dụng phần mềm kế toán để cập nhật liệu hàng ngày, giúp nhanh chóng có thơng tin cần thiết việc tìm kiếm liệu nhanh kịp thời Hiện nay, với giá khoảng triệu đồng cho phần mềm kế tốn với tính theo quy định hạch toán báo cáo Bộ Tài giúp ích nhiều cơng việc kế tốn doanh nghiệp Sáu là, để cơng tác hạch tốn kế tốn doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp máy tính nói riêng ngày hồn thiện, địi hỏi từ phía nhà nước, Tài chính…có văn quy định hướng dẫn cụ thể Đồng thời, tổ chức khóa tập huấn, đào tạo kế tốn để cập nhật thơng tư, Luật Kế tốn Bảy là, Nhà nước không nên can thiệp sâu quy định ngành nghề, tạo cho doanh nghiệp chủ động sáng tạo cơng tác kế tốn Nhà nước nên tạo dựng đầy đủ hịan thiện khng khổ pháp lý kế tốn, đảm bảo cho cơng tác kế tốn, tổ chức máy kế toán, hành nghề kế toán thực theo pháp luật Tám là, tăng cường hoạt động tổ chức nghề nghiệp kế toán, phát triển dịch vụ tư vấn kế toán tư vấn lập báo cáo tài Thường xuyên tổ chức lớp đào tạo, hội thảo đội ngũ cán kế tốn Như vậy, ngồi nỗ lực tự thân doanh nghiệp, cần trợ giúp quan nhà nước nhằm tạo điều kiện để doanh nghiệp cạnh tranh, tồn đóng góp nhiều cho xã hội 1.3 Ảnh hưởng CNTT tới hệ thống kế toán 1.3.1 Dữ liệu lưu trữ Tay Máy Dữ liệu tài Dữ liệu tài khơng tài Phân tán khơng chia sẻ Tập trung dễ dàng, chia sẻ liệu Trang Theo đối tượng kế toán, đầy đủ Lưu trữ riêng biệt số dư theo đối tượng kế số phát sinh, số dư toán số phát sinh theo nghiệp vụ Mâu thuẫn liệu, khó thay đổi phát Khơng mâu thuẫn liệu triển hệ thống 1.3.2 Thông tin cung cấp Tay Máy Thơng tin tài Thơng tin tài khơng tài Chậm, mâu thuẫn thơng tin Nhanh chóng, khơng bị mâu thuẫn thơng tin Báo cáo người lưu trữ, xử lý Báo cáo người sử dụng liệu lập theo mẫu định sẵn lập phép truy cập liệu, không cần theo mẫu định sẵn 1.3.3 Thao tác Tay Máy Cần sử dụng nhật ký chung, nhật ký Chỉ cần lưu trữ ban đầu liệu nghiệp vụ đặc biệt (không cần sử dụng nhật ký đặc biệt) Có thể khai báo đối tượng ghi Cần khai báo đối tượng trước nhập chép lưu trữ liệu phát sinh cho liệu, lưu trữ liệu phát sinh cho đối đối tượng 1.3.4 tượng Kiểm soát hệ thống kế toán Tay Máy Kiểm soát hoạt động kinh doanh Kiểm soát hoạt động kinh doanh Kiểm soát hoạt động hệ thống kế toán Nguồn số liệu Kiểm soát hoạt động hệ thống kế toán KS chung: thiết lập, truy cập, lưu trữ Trang Ghi kép Kiểm kê Bảng cân đối tài khoản, bảng kê chi tiết KS ứng dụng Kiểm sốt lập trình tự động Vận dụng ERP doanh nghiệp Khái niệm: ERP Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên tổ chức, doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất chức tổ chức doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi phủ v.v Một phần mềm ERP tích hợp chức chung tổ chức vào hệ thống Thay phải sử dụng phần mềm kế tốn, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất … song song, độc lập lẫn ERP gồm tất vào chung gói phần mềm mà chức có liên thơng với ERP “một hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài (finance) nguồn nhân lực (human resources) tích hợp toàn diện với sở liệu thống Hiểu cách đơn giản, ERP việc đóng ứng dụng CNTT kinh doanh vào gói Một hệ thống ERP mơ tả qua sơ đồ sau: Trang Chức Một phần mềm ERP cần phải thể tất chu trình kinh doanh Việc tích hợp cách xuyên suốt từ bỏ giải pháp cô lập dẫn đến hệ thống trung tâm hóa trở lại mà qua tài nguyên quản lý toàn doanh nghiệp Các chức tiêu biểu phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: • Lập kế hoạch, dự tốn • Bán hàng quản lý khách hàng Trang 10 1.9 Dịch vụ hỗ trợ nhà cung cấp (Vendor Support) Nhu cầu thay đổi -> yêu cầu thiết kế lại hệ thống -> cải tiến… Sẽ đổi cài đặt phiên phù hợp doanh nghiệp hệ thống Do đó, dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp là yếu tố quan trọng với phần mềm nào, bao gồm hỗ trợ kỹ thuật mở rộng, bảo trì khẩn cấp, cập nhật, đào tạo người sử dụng đặc biệt 1.10 Lựa chọn cẩn thận gói phần mềm thích hợp (Careful selection of the appropriate package) Việc lựa chọn gói liên quan đến định quan trọng về ngân sách, thời gian, mục tiêu, các kết quả đạt được Đây là những nhân tớ hình thành nên toàn dự án Lựa chọn đúng phần mềm ERP, phù hợp với nhu cầu thông tin quy trình tổ chức quan trọng để đảm bảo tối thiểu hóa việc sửa đổi phần mềm cũng đảm bảo việc ứng dụng và sử dụng thành công Lựa chọn phần mềm sai có nghĩa là ứng dụng không phù hợp với mục tiêu chiến lược tổ chức hoặc quy trình kinh doanh 1.11 Phân tích chuyển đổi liệu (Data analysis and conversion) Một yêu cầu mang đến hiệu hệ thống ERP sẵn có kịp thời liệu xác Các vấn đề về dữ liệu gây chậm trễ nghiêm trọng việc thực hiện, việc quản lý liệu nhập vào hệ thống ERP là vấn đề quan trọng suốt trình thực Trong mợt cơng ty, khó khăn nằm việc tìm kiếm liệu thích hợp để đưa vào hệ thống chuyển đổi tất cấu trúc liệu khác thành định dạng và phù hợp Chuyển đổi dữ liệu trình phức tạp, đặc biệt công ty không hiểu cần phải đưa những gì vào hệ thống cần phải bỏ qua những gì Ngoài ra, giao diện với hệ thống nội bên ngồi khác (giữa phịng ban kế toán sản xuất, khách hàng/máy chủ, hệ thống ERP/MRP(Material requirements planning)/MPRII, kho liệu, trao đổi dữ liệu Trang 18 điện tử (Electronic data interchange – EDI), …) yêu cầu khả xử lý nguồn liệu phức tạp 1.12 Nguồn lực chuyên dụng (Dedicated resources) Sự thất bại của một tổ chức việc cam kết các ng̀n lực cần thiết về tài chính, nguồn nhân lực các nguồn lực khác vấn đề triển khai thực tái cấu trúc Tài nguyên chuyên dụng quan trọng để thực hiện lợi ích gắn liền với gói phần mềm ERP Các yêu cầu về tài nguyên cần xác định sớm dự án thường vượt ước tính ban đầu việc khơng có khả để bảo đảm cam kết tài nguyên có thể làm dự án thất bại 1.13 Ban đạo (Steering committee) Để ứng dụng ERP thành công, việc thành lập ban đạo nhóm "những người sử dụng xuất sắc" là cần thiết Cơ cấu quản lý dự án với "ban đạo" bao gồm quản lý cấp cao từ phòng ban công ty, đại diện quản lý dự án, người sử dụng cuối cùng tiếp xúc hàng ngày với ERP, phương tiện hiệu đảm bảo tham gia thích hợp Ban đạo giúp quản lý cấp cao trực dõi định nhóm dự án bằng quyền thông qua và phê duyệt tất định chính, qua đảm bảo có sự kiểm soát đầy đủ quá trình định nhóm nghiên cứu 1.14 Huấn luyện đào tạo người sử dụng (User training and education) Không đào tạo người sử dụng không hiểu biết đầy đủ ứng dụng doanh nghiệp làm thay đổi quy trình kinh doanh thế nào thường là vấn đề cho việc triển khai và thất bại ứng dụng ERP Các dự án ERP thường có thời gian học hỏi tháng vào giai đoạn đầu dự án Ít người sử dụng hệ thống EPR cần sớm đào tạo cách họ làm việc họ liên quan đến quy trình kinh doanh q trình thực Mặc dù nhiều cơng ty sử dụng tư vấn để giúp đỡ trình thực hiện, điều quan trọng kiến thức chuyển giao từ tư vấn cho nhân viên nội công ty Các công ty nên tạo hội để nâng cao kỹ Trang 19 nhân viên cách đào tạo liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi doanh nghiệp người lao động 1.15 Đào tạo quy trình kinh doanh (Education on new business process) Khi xem xét thực với trình tái cấu trúc kinh doanh, nhà quản lý bắt buộc phải truyền đạt mục tiêu quan điểm lâu dài họ để có hỗ trợ tất thành viên tổ chức bị ảnh hưởng thay đổi 1.16 Tối thiểu tùy chỉnh Tối thiểu tùy chỉnh theo yêu cầu cơng ty có nghĩa sử dụng mã, tính sẵn có nhà cung cấp nhiều tốt điều có nghĩa hy sinh chức liên kết với việc triển khai thành công ERP Một khảo sát gầnđây Fortune với 1000 công ty liên quan đến tuỳ biến sách ERP, 41% công ty đặt lại việc kinh doanh họ để phù hợp với ứng dụng, 37% công ty chọn ứng dụng phù hợp với kinh doanh tùy chỉnh ít, có 5% tùy biến ứng dụng để phù hợp với việc kinh doanh cơng ty Bởi tùy chỉnh thường kết hợp với gia tăng chi phí hệ thống thông tin, thời gian thực dài hơn, khơng có khả hưởng lợi từ nhà cung cấp phần mềm bảo trì nâng cấp, tuỳ chỉnh nên yêu cầu cần thiết lợi cạnh tranh bắt nguồn từ việc sử dụng quy trình khơng chuẩn mực minh chứng rõ ràng Người quản lý phải lựa chọn cuối phải thay đổiquy trình để phù hợp với hệ thống hay thay đổi hệ thống để phù hợp với quy trình 1.17 Xác định kiến trúc (Architecture choices) Trong triển khai ERP thành công thường xác định thay đổi kinh doanh tổ chức, lựa chọn cấu trúc đáng xem xét kỹ lưỡng giai Trang 20 đoạn mua sắm hệ thống Giải pháp xem xét cấu trúc xoay quanh tập trung phân cấp, cần cân nhắc sớm trình thực khả tương thích cơng cụ có doanh nghiệp với hệ thống ERP, xác định phần hành kho liệu Feeny Willcocks xác định quy hoạch hệ thống lấy lực CNTT làm cốt lõi nhấn mạnh điều gạt sang bên nhà cung cấp ERP 1.18 Thay đổi cách quản lý (Change management) Quản lý thay đổi mối quan tâm nhiều người liên quan việc triển khai ERP Hệ thống ERP giới thiệu thay đổi quy mô lớn gây chống lại, nhầm lẫn, dư thừa, lỗi Người ta ước tính nửa việc triển khai ERP không đạt lợi ích mong đợi cơng ty "đánh giá thấp ý nghĩa nỗ lực liên quan đến thay đổi quản lý" Nghiên cứu quản lý thay đổi hiệu quan trọng để triển khai thành công tái cấu trúc quy trình cơng nghệ kinh doanh Các cơng ty cần phải áp dụng cách tiếp cận toàn diện trìnhvà hệ thống thay đổi quy mô lớn kết hợp với việc triển khai ERP ưu tiên hàng đầu thay đổi tất người 1.19 Sự hợp tác với nhà cung cấp (Vendor partnership) Sự cộng tác nhà cung cấp phần mềm đóng vai trị quan trọng việc ứng dụng thành cơng phần mềm kế tốn Sự phù hợp tốt nhà cung cấp phần mềm người dùng phần mềm phần mềm đóng gói góp phần quan trọng vào việc thực thành công phần mềm 1.20 Sử dụng công cụ phát triển nhà cung cấp ( Vendor’s tools) Nhanh chóng thực cơng nghệ chương trình ðýợc cung cấp nhà cung cấp phần mềm làm giảm ðáng kể chi phí thời gian triển khai phần mềm Một mục tiêu khác công cụ thực chuyển giao kiến thức liên quan ðến sử dụng phần mềm, hiểu biết quy trình kinh doanh tổ chức Sự hỗ trợ nhà cung cấp bao gồm cơng cụ mơ hình quy trình Trang 21 kinh doanh phù hợp với mơ hình doanh nghiệp cung cấp gói kết hợp phần mềm, dịch vụ hỗ trợ 1.21 Sử dụng chuyên gia tư vấn ( Use of consultants) Chuyên gia tư vấn tạo điều kiện thuận lợi cho q trình thực Chun gia tư vấn có kinh nghiệp ngành cơng nghiệp cụ thể, hiểu biết rõ mơ hình cụ thể Chun gia tư vấn tham gia vào giai đoạn khác việc thực phần mềm thực phân tích yêu cầu, thực giải pháp phù hợp quản lý thực 1.22 Hệ thống trang thiết bị Hệ thống mạng, máy vi tính, trang thiết bị để triển khai phải trang bị đầy đủ 1.23 Vấn đề người: Cần phải có đồng lịng từ ban quản trị cấp cao đến nhân viên Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải nhận thấy cần thiết việc ứng dụng phần mềm cần phải tìm hiểu, quan tâm đến khó khăn nhân viên thực ứng dụng phần mềm Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp vận dụng phần mềm kế toán vấn đề người Làm để nhân lực cơng ty hịa nhịp với mơi trường mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” khó khăn tăng lên 1.24 Mơi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh doanh nghiệp ảnh hưởng đến u cầu thơng tin kế tốn mà doanh nghiệp phải cung cấp hay sử dụng ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Do ảnh hưởng đến tổ chức cơng tác kế tốn Mơi trường pháp lý: Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, nghị định, thông tư hướng dẫn thực chuẩn mực…Khi tổ chức cơng tác kế tốn Trang 22 cần nắm vững hệ thống văn pháp quy kế toán, tài vận dụng phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp Môi trường kinh tế xã hội: ảnh hưởng đến đối tượng sản xuất kinh doanh, tập quán tiêu dùng, phương thức, hình thức kinh doanh, biện pháp quảng cáo, khuyến mãi,… doanh nghiệp Điều đòi hỏi doanh nghiệp có thơng tin phù hợp để tồn phát triển Một thông tin thơng tin kế tốn Do đó, mơi trường kinh tế xã hội xem nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế tốn doanh nghiệp Một số ví dụ cụ thể nguyên nhân thành công thất bại việc ứng dụng phần mềm hệ thống kế toán 2.1 Ví dụ nguyên nhân thành công của một số dự án Tác giả Tổ chức Ngành Quy mô Nguyên nhân thành công thực hiện Davenport (2000) Earth grains Sản phẩm SAP – R/3 bánh (Mỹ) - - - Dự án bắt đầu thực hiện với chiến lược rõ ràng và mỗi phòng ban có báo cáo phân tích gửi cho ban quản trị Thay đổi hệ thống chi phí đền bù cho nhân viên sau ứng dụng Tập huấn kỹ và kiến thức liên quan về mặt chuyên môn và quá trình kinh doanh của công ty cho các nhân viên Sumner (1999) Monsanto Công nghệ SAP hóa chất - Các nhân tố thành công dự án Monsanto đáp ứng các vấn đề về cấu trúc quản trị, thiết kế lại quá trình kinh doanh, và đầu tư huấn luyện kỹ năng, thuê chuyên gia bên ngoài Grygo (2000) US Mint Sản xuất PeopleSof tiền đồng t – 40 triệu - Dự án bắt đầu nhu cầu kinh doanh Ban quản lý đã Trang 23 Tác giả Tổ chức Ngành Quy mô Nguyên nhân thành công thực hiện Diehl (2000) USD - - Sumner (1999) Ralston Purina Sản xuất Sumner (1999) Sigma Chemical Hewlett – Scripps Packard Metabolic (2000) Clinic Harreld (2000) - Nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án bao gồm sự hỗ trợ tốt của ban quản trị, các chuyên gia kỹ thuật và quản lý dự án có kinh nghiệm và việc huấn luyện sử dụng hiệu quả Công SAP nghiệp hóa chất - Hỗ trợ từ ban quản trị cấp cao, thiết kế lại quy trình kinh doanh (BPR), đầu tư vào việc huấn luyện cho nhân viên và sử dụng chuyên gia Dược phẩm Lawson ERP kết hợp giả pháp HP 9000 - Nhà cung cấp đáng tin cậy và ứng dụng hệ thống thành công dục SAP ERP modules - Dự án bắt đầu với một kế hoạch thiết kế lại quy trình kinh doanh tốt (BRP) và tập trung vào việc hòa nhập với hệ thống cóa sẵn PeopleSoft Lựa chọn đúng nhóm thực hiện cũng là một nhân tố đóng góp cho sự thành công Houston Giáo Independen công t School District Oracle thấy được mọi việc phải phối hợp với thế nào Nhân viên được huấn luyện để sử dụng hệ thống và thuê các chuyên gia bên ngoài cho dự án Dự án cũng liên quan đến ban quản trị cấp cao và công ty cũng hiểu rằng sẽ gặp khó khăn và chi phí tốn kém, họ mong đợi sẽ tiết kiệm được 80 triệu USD năm tiếp theo nhờ vào hệ thống - Trang 24 Tác giả Tổ chức Experience Experience Point Point (2001) Ngành Quy mô Nguyên nhân thành công thực hiện Sản xuất Không máy bay được cung cấp - Hệ thống đã mang lại ROI 42% và giảm triệu USD hàng tồn kho - Dự án bắt đầu với việc sử dụng chuyên gia bên ngoài Quản lý để có được sự hỗ trợ từ ban quản trị cấp cao và sự tham gia của những người dùng Công ty cũng tổ chức huấn luyện để các nhân viên cải thiện hiểu biết về hệ thống - - Sumner (1999) 2.2 Anheuser Busch Sản xuất bia SAP và thực phẩm - Ví dụ nguyên nhân thất bại của một số dự án Tác giả Tổ chức Okolica (2001) Hershey Kẹo Foods Corporation Okolica (2001) Whirlpool Corp Ngành Hàng dụng Quy mô Nguyên nhân thất bại thực hiện SAP – 110 triệu USD gia SAP - Việc kết hợp hai hệ thống không được kiểm tra đầy đủ - Chậm trễ giao hàng cho nhà phân phối và bán lẻ Một vấn đề lớn của Whirlpool là việc hợp tác của các chuyên gia kỹ thuật và kinh doanh Công ty đã bỏ qua lời khuyên của chuyên gia - Scott Nguyên nhân thành công bao gồm việc sử dụng chuyên gia bên ngoài, quản lý dự án, thiết kế lại quy trình kinh doanh, hỗ trợ từ ban quản trị cấp cao, kiến thức chuyên môn và kinh doanh FoxMeyer Phân phối SAP/R3 – Trang 25 - Giao hàng thừa sai sót Tác giả Tổ chức Ngành Quy mô Nguyên nhân thất bại thực hiện (1999) Drugs dược phẩm 500 triệu USD - đơn đặt hàng và làm công ty tổn thất hàng triệu USD Công ty thất bại quản trị rủi ro và quản trị thay đổi chưa đầy đủ, thiếu nhân sự có kiến thức, thiết kế lại quy trình kinh doanh và huấn luyện cho nhân viên, không có mục tiêu trọng tâm và phạm vi dự án rõ ràng Neilsen (2002) UNSW Giáo dục PeopleSof t - Chi phí quá cao SMU (2001) SMU Giáo dục PeopleSof t - Chi phí vượt ngân quỹ 20 triệu đô (tổng chi phí 40 triệu đô Úc) vì phát sinh những chi phí mà ban đầu không tính đến Đại học đầu tiên áp dụng cả module của PeopleSoft ở Úc Nhân viên không hài lòng với phúc lợi của hệ thống - Martin (1998) Dell Máy tính SAP - Thiếu mục tiêu, trọng tâm, phạm vi rõ ràng Mearian (2000) Petsmart Vật nuôi/thú SAP cưng lẻ bán - Khó kết hợp ERP và hệ thống có sẵn Pender (2000) Siemens Truyền Power thông Tranmission Baan – 12 triệu USD - Thiếu sự hỗ trợ từ ban quản trị cấp cao, đó thiếu kinh phí để tiếp tục dự án Stedman (1998) Purina Mills SAP - Thuê các chuyên gia thực hiện dự án thất bại chuyên gia không có thông tin bản về hoạt động kinh doanh của công ty Hirt và A-dec Inc Swanson (2001) Sản suất Baan dụng cụ nha khoa - Việc huấn luyện sử dụng Baan quá tốn kém Holland et Reebok Dụng cụ thể SAP - Hệ thống thất bại vì không Trang 26 Tác giả al (2001) Stedman (1999) Tổ chức Ngành Quy mô Nguyên nhân thất bại thực hiện thao thích hợp với quy trình của tổ chức Trang 27 CHƯƠNG 3: NHỮNG SỰ CỐ VÀ CÁCH XỬ LÝ KHI ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG HỆ THỐNG KẾ TỐN Sự cố nhân Thông thường thay đổi nhân khơng mong muốn hai phía: Khách hàng nhà cung cấp Nhân viên tham gia thực dự án xin nghỉ việc lý bất khả kháng mà không tiếp tục tham gia vào dự án Ngay với hợp đồng triển khai phần mềm kế toán thường xuyên sảy cố nhân Dự án kéo dài vài tháng cần thay đổi kế tốn trưởng bên phía doanh nghiệp dự án bị đình lại khơng thời hạn Hơn quay lại tiếp tục dự án kế toán trưởng lại phải bắt tay từ đầu tìm hiểu phần mềm nhân viên chuyển giao phần mềm bên phía nhà cung cấp phải tiến hành hướng dẫn lại sử dụng phần mềm Khó khăn kế tốn trưởng bên phía khách hàng người đặt yêu cầu cho phần mềm thay đổi người ngồi việc chậm trễ việc nắm bắt hệ thống kế toán doanh nghiệp, kế tốn trưởng cịn cần nhiều thời gian giám nhận trách nhiệm việc tiếp tục đặt yêu cầu cho phần mềm Triển khai phần mềm kế tốn vậy, với dự án ERP cố nhân cịn sảy thường xuyên nghiêm trọng Liên quan đến đội ngũ nhân viên tiếp nhận phần mềm, lúc tất thành viên ủng hộ việc triển khai dự án Việc sảy nhiều lý Một lý thường xun nhân viên khơng hài lịng với lựa chọn phần mềm nhà cung cấp triển khai phần mềm, nhân viên giới thiệu ủng hộ phần mềm khác phần mềm không lựa chọn Lý số nhân viên khơng thích việc áp dụng phần mềm với việc triển khai phần mềm, vị trí uy tín họ bị suy giảm khả yếu việc sử dụng tiếp thu phần mềm (ví dụ tuổi tác cao) Khó khăn sảy mâu thuẫn nhân viên tiếp nhận phần mềm với việc khác quan điểm cách giải vấn đề Người đứng đầu ban dự án tiếp nhận Trang 28 phần mềm phải có trình độ quản lý tốt có khả đốn cao làm suy giảm triệt tiêu mặt tiêu cực từ mối quan hệ nội doanh nghiệp gây Đối với nhà cung cấp phần mềm, có thay đổi nhân triển khai phần mềm ảnh hưởng đến tiến độ dự án lớn cơng ty phần mềm khơng có kế hoạch bổ sung thay nhân phù hợp trình độ Nhân viên phải có khả tiếp nhận cách chi tiết phần công việc nhân viên cũ để lại, khối lượng thông tin cần tiếp nhận lớn đổi hỏi nhân viên có trình độ cao tiếp nhận cách có chất lượng Sự cố hợp tác nhân viên bên phía khách hàng với nhân viên triển khai phần mềm bên phía nhà cung cấp Trong cư xử, từ khác cách nhìn nhận xử lý vấn đề nảy sinh “mâu thuẫn” nhân viên làm việc hai phía với Đơi câu nói nóng giận làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng Thông thường căng thẳng sảy nhân viên cấp họ chưa biết đặt việc công lên cá nhân, tuổi trẻ nơng tính tình nóng nảy mà áp lực công việc căng thẳng Tuy “mâu thuẫn” nhân viên cấp hai bên với dẫn đến việc không mong muốn bên phải thay đổi nhân đề nghị phía bên Khó khăn lớn sảy có căng thẳng người phụ trách dự án hai bên khách hàng nhà cung cấp Những căng thẳng thường không nảy sinh từ tính cách nhân viên mà từ cơng việc Khi hợp đồng kinh tế không quy định rõ ràng hai bên khác cách nhìn nhận cơng việc cần phải thực Ví dụ: Với chức chi tiết phần mềm, bên phía khách hàng cho chức cần phải thực thuộc phạm vi hợp đồng cịn nhân viên bên phía cơng ty phần mềm cho cơng việc nằm ngồi phạm vi hợp đồng… Vì vậy, để ngăn ngừa Trang 29 cố bước hai bên xây dựng đặc tả chức phần mềm chi tiết thống ký vào văn làm xác định công việc cần thực sau mà hai bên phải tuân thủ Sự căng thẳng nảy sinh bên khơng hồn thành kéo dài công việc thống khơng bố trí đủ thời gian tham gia dự án nhân viên Ví dụ điển hình bên phía doanh nghiệp có kế tốn trưởng trưởng phịng nghiệp vụ phê duyệt chức quy trình phần mềm cần thực nhân viên q bận bịu cơng việc theo chức danh khơng bố trí đủ thời gian cho dự án, kết phần triển khai liên quan khác dự án phải chờ đợi theo Hoặc trường hợp bên phía cơng ty phần mềm không thực thực chậm chạp cơng việc phần mềm bố trí nhân khơng đủ trình độ tham gia vào dự án Thơng thường có căng thẳng quan hệ nhóm nhân viên tham gia dự án hai bên cần có họp để giải họp phải có tham gia cấp cao lãnh đạo hai công ty (giám đốc phó giám đốc) Ban lãnh đạo doanh nghiệp công ty phần mềm người hết mong muốn dự án thành công nên nói chung mâu thuẫn giải kế hoạch đặt tinh thần làm việc nhân viên ban dự án hai bên lại “lên dây cót” Trường hợp xấu đại diện ban lãnh đạo hai bên khơng thống hai bên bàn đến việc lý hợp đồng “hoà bình” bàn bạc khơng có kết hai bên phải nhờ đến bên thứ ba can thiệp trọng tài án kinh tế Các cố kỹ thuật Ví dụ: Tất máy tính doanh nghiệp bị nhiễm loại virus gây hậu nghiêm trọng (như loại virus phá huỷ đĩa cứng, virus xoá số tập ngẫu nhiên thư mục đĩa cứng…) Sự cố kỹ thuật tin học xảy doanh nghiệp có nhân viên khơng ủng hộ việc triển khai dự Trang 30 án mà lại có trình độ kỹ thuật tin học nên cố tình can thiệp làm hỏng phần mềm Mặc dù trường hợp xảy xảy khó khắc phục nhân viên phá hoại ln nghĩ cách này, cách khác theo thời gian để làm hỏng liệu hỏng số file chương trình Cách tìm nhân viên phá hoại, cách ly khỏi hệ thống phần mềm cho nhân viên nghỉ việc Các cố bất khả kháng khác Các cố khác xảy bên doanh nghiệp nhà cung cấp phần mềm giải thể, dự án chắn thất bại Trường hợp bên đơn phương đề nghị chấm dứt hợp đồng lý chừng lý bất khả kháng (như công ty mẹ định áp dụng phần mềm khác thay phần mềm triển khai, doanh nghiệp rơi vào vụ rắc rối với pháp luật có nguy đóng cửa…) Đơi khơng cịn nhân triển khai dự án có nhiều nhân viên tham gia dự án xin nghỉ việc mà doanh nghiệp buộc phải dừng dự án theo cách đề nghị lý hợp đồng chừng Trang 31 CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN Để việc ứng dụng thành công CNTT vào việc tổ chức sử dụng hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp cần phải nhận dạng yếu tố tạo nên thành cơng Từ đó, doanh nghiệp nên phân tích điểm mạnh, điểm yếu yếu tố để dựa vào phát huy mặt mạnh hạn chế mặt yếu Cũng nhờ nhận dạng mà doanh nghiệp có hướng riêng để xây dựng nên hệ thống kế toán vững mạnh nhằm tăng lợi nhuận tránh rủi ro xảy Trang 32 ... khai thác hệ thống cho cán cấp, có cán chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống? ?? Trang 12 CHƯƠNG : MỘT SỐ YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG KẾ TỐN TRONG. .. KIỆN ỨNG DỤNG CNTT Những nhân tố ảnh hưởng đến thành cơng q trình tổ chức sử dụng hệ thống kế toán điều kiện ứng dụng CNTT 1.1 Sự hỗ trợ nhà quản lý cấp cao (Top management support) Mức độ ảnh hưởng. .. nghiệp ảnh hưởng đến yêu cầu thông tin kế toán mà doanh nghiệp phải cung cấp hay sử dụng ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Do ảnh hưởng đến tổ chức cơng tác kế tốn