TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ, HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ,BỘ SƯU TẬP TÀI LIỆU SỐ

T CHC V QUN Lí, H THNG C S D LIU S, B SU TP TI LIU S MT S YấU CU V PHN MM QUN Lí C S D LIU S Trong thi i bựng n thụng tin hin nay, ti liu s ang l mt nhng xu th ca hot ng thụng tin th vin hin i qun lý v khai thỏc, s dng cỏc ngun ti liu s, cỏc c quan thụng tin, th vin núi chung v thụng tin, th vin quõn i núi riờng cn chỳ trng u t nghiờn cu phỏt trin phn mm qun lý c s d liu (CSDL) s I O D N 1.1 Yờu cu v phn mm qun lý CSDL s Yờu cu chung - Cú kh nng lu tr cỏc dng d liu s hoỏ, bao gm hỡnh nh, õm thanh, text, video; A U - Cú kh nng h tr vic tỡm kim ton i vi tt c cỏc loi ti liu in t, nh Microsoft Word, Excel, WordPerfect, Acrobat PDF, HTML, XML ; Q N - Cú kh nng t xỏc nh cỏc thuc tớnh ca cỏc file d liu s hoỏ c a vo cho phộp tra cu theo cỏc thuc tớnh ú, thớ d kớch c file, loi nộn (vi hỡnh nh, õm v video), MIME type, c v sõu (i vi hỡnh nh), di (i vi õm v hỡnh nh video) ; E I V U H T - Phn mm phi cung cp kh nng mụ t siờu d liu cho cỏc t liu s theo DCMI (Dublin Core Meta Data Initiative), cung cp kh nng tra cu v trao i siờu d liu (metadata) bng nh dng XML theo chun Resource Description Format (RDF) ca W3C - Phn mm phi cung cp cỏc tớnh nng qun lý truy cp m bo tớnh bo mt v phõn quyn s dng cỏc t liu s - Phn mm cú kh nng h tr thc hin cỏc chc nng c bn sau: Thu thp v b sung cỏc t liu; S hoỏ v x lý cỏc d liu thu thp c; Biờn mc, nhp vo CSDL, to cỏc im truy cp tỡm kim; T chc thụng tin v khai thỏc, tra cu cỏc ti liu liu s; Qun tr h thng v bo mt thụng tin 155 Yờu cu v k thut Phn mm qun lý CSDL s phi ỏp ng yờu cu cp nht v nõng cp thun tin, cú kh nng m rng v l h thng a ngi dựng, an ton; H thng th vin s cung cp cho ngi s dng khụng ch kh nng truy cp n cỏc d liu truyn thng nh text, m cũn cú kh nng h tr ngi s dng truy cp n cỏc ngun d liu s hoỏ h thng nh bn, s , hỡnh nh, õm ; H thng c xõy dng da trờn cỏc tiờu chun m, ú d dng nõng cp, m rng cng nh tớch hp vi cỏc h thng khỏc A U Q N E I V U I O D N H T S cu trỳc h thng OPAC: khụng ch cung cp cỏc chc nng truyn thng nh kh nng tra cu, truy cp d liu, m cũn tr thnh cng thụng tin chung cho hu ht mi truy cp n h thng th vin in t; 156 Authority Control: cung cp cỏc chc nng kim soỏt truy cp, ghi nhn truy cp Ngoi ra, Module ny cũn thc hin cỏc chc nng AAA: authorization (cp quyn), authentication (xỏc thc) v accouting (tớnh tin); Library Server: cung cp cỏc thụng tin liờn quan n bn c, t liu; Object Server: lu tr v cung cp ni dung cỏc ti liu s Cỏc mỏy ch cú th m rng theo nhu cu (nõng cp, thờm cỏc mỏy ch ) Thụng qua OPAC, bn c tin hnh cỏc thao tỏc tra cu t liu Sau yờu cu tra cu c gi n Library Server, Library server tr li kt qu, ch rừ ni dung t liu ti a ch (URL)/ ng dn Bn c gi a ch/ ng dn n ni dung t liu, OPAC chuyn cho AAA Control kim tra quyn truy cp Trong trng hp c quyn truy cp, Object Server s tr li ni dung v chuyn kt qu v cho bn c thụng qua OPAC, bao gm c vic thụng bỏo li truy cp I O D N 1.2 Cỏc bc xõy dng CSDL s A U - Thu thp, b sung cỏc t liu cn s hoỏ õy l cụng on ch yu cỏc cỏn b th vin thc hin Cỏc cỏn b th vin s phi xỏc nh cỏc loi ti liu hoc nhng phn ti liu cn phi s hoỏ, sau ú tin hnh phõn loi ti liu tu theo thuc tớnh ca chỳng x lý Cú rt nhiu loi ti liu khỏc nhng cỏc ti liu cú th c phõn theo cỏc nhúm: text, hỡnh nh (images), audio, video v cỏc dng ti liu khỏc (chng trỡnh mỏy tớnh ) Q N E I V U - S hoỏ v x lý cỏc ti liu (xem bng di õy) H T Bn gc Hỡnh nh s Dng vt Vt th, vt cht cht (sỏch, video ) nh a dng dng (vn bn (format) ting Anh, VHS, ) File mỏy tớnh Thụng tin s File mỏy tớnh File ho File cú cu trỳc (.BMP, (.DOC, MPG) MPG, ) biu ghi ch s v c s d liu Kh nng Ngi hoc Cỏc chng Cỏc chng c l cỏc thit trỡnh ho trỡnh mỏy tớnh b chuyờn mỏy tớnh nh bn, dng video hay c s d liu 157 Kh nng Nhõn bn Copy file v nhõn bn vt cht in cỏc bn (photocopy) theo s lng mong mun X lý Thay i bng tay (vit vo l sỏch, ct v ni bng) ỏnh du bng mỏy tớnh v x lý ho (thờm vo cỏc ghi chỳ ca ngi dựng, phúng to/thu nh, thay i mu sc, thay bng cỏc hỡnh nh khỏc) I O D N A U Q N E I V U To cỏc thụng tin ca bn gc theo cỏc nh dng khỏc (in li sỏch theo ch in nghiờng, chi video vi cỏc track õm khỏc nhau) Sa i li cỏc thụng tin gc, to cỏc ti liu mi t ti liu gc, copy v phõn phi S hoỏ v x lý ti liu l cụng on quan trng nht to nờn mt th vin in t Cú rt nhiu dng ti liu gc (sỏch, video, audio, hỡnh nh ) Sỏch cú th bao gm c ch v hỡnh nh, video bao gm c audio v hỡnh nh Vi mi dng ti liu thỡ cú cỏc cỏch x lý khỏc nhau, nhng tu chung li chỳng u phi qua cỏc giai on s hoỏ (to cỏc hỡnh nh s) v sau ú tin hnh x lý to cỏc thụng tin s - i tng ca th vin in t H T - Biờn mc, nhp vo CSDL, to cỏc im truy cp tỡm kim Nguyờn tc chung ca vic biờn mc d liu s l xõy dng cỏc b nhón trng cỏ bit cho mi loi ti liu cn s hoỏ Cỏc nhón trng ny phi tuõn th theo cỏc thnh phn t chc Sỏng kin siờu d liu Dublin Core (DCMI) qui nh DCMI qui nh 15 thnh t cn mụ t cho cỏc ngun t liu (khụng nht thit l cỏc t liu in t) So vi MARC21, DCMI ó c n gin hoỏ nhm tng kh nng chuyn ti v khai thỏc i vi cỏc bn ghi th mc Ngoi ra, DCMI cũn qui nh phng phỏp m rng, 158 nhiờn cỏc trng m rng ny cn thuc vo 15 thnh t ó qui nh DCMES (Dublin Core Metadata Element Set) 1.3 T chc thụng tin v khai thỏc, tra cu Sau kt thỳc quỏ trỡnh s hoỏ, biờn mc ti liu, cỏc ti liu s c a vo khai thỏc Theo ú, h thng cung cp cho ngi dựng tin kh nng tra cu y theo cỏc tiờu chung (nh ó mụ t phn OPAC), ngi dựng tin cú th tỡm kim theo tiờu , t khoỏ, tỏc gi i vi d liu s, h thng cũn cung cp cỏc kh nng tra cu c trng riờng cho tng kiu d liu, vớ d vi kiu bn, ngi dựng tin cú th thc hin tỡm kim ton vn; kiu hỡnh nh: cú th tra cu theo mu sc H thng qun lý quyn truy cp n tng ti liu s kim soỏt v ghi li mi yờu cu truy cp, bo m ngi dựng tin ch c tra cu cỏc ti liu c cp phộp v thc hin chc nng AAA (dch v bỏn thụng tin v tớnh tin) I O D N Cú hai phng thc truy cp (th hin) d liu: mt l, ngi dựng tin cú th ti (download) ton b d liu v mỏy trm, sau ú mi xem t liu Phng phỏp ny cho phộp ngi dựng tin cú th xem li nhiu ln m khụng cn truy cp li Tuy nhiờn, hn ch ca phng phỏp ny l ngi dựng tin s phi ch cho n ton b t liu c ti xung, quỏ trỡnh ti xung s phi mt nhiu thi gian tựy thuc vo tc ng truyn v dung lng file d liu; hai l, ng dng cụng ngh streaming u im ca cụng ngh ny l, sau ó nhn c cỏc thụng tin mụ t cn thit, bn c cú th xem t liu lp tc, ng thi h thng tip tc ti cỏc gúi d liu tip theo v mỏy trm Cụng ngh streaming khụng ũi hi ng truyn tc cao, cho phộp xem theo thi gian thc, nờn khc phc nhng nhc im ca phng phỏp th nht A U Q N E I V U H T 1.4 Qun tr h thng v bo mt thụng tin Module qun tr d liu s cn cung cp cỏc chc nng chớnh sau: - Phõn quyn truy cp cho ngi s dng: cho phộp nh ngha cỏc ti liu (loi ti liu) m bn c (nhúm bn c) c phộp truy cp; - Kim soỏt truy cp; - Bo trỡ h thng: cung cp cỏc kh nng theo dừi tỡnh trng h thng quỏ trỡnh hnh Phn mm th vin s a mt phng phỏp chung cho vic biờn mc cỏc t liu s Th vin cú th xõy dng cỏc b su s hoỏ theo mc ớch riờng Cỏc bn ghi th mc i vi cỏc ngun t liu s hoỏ cú 159 th sn sng cung cp cho ngi dựng tin cỏc kh nng tỡm kim, tra cu qua cỏc phng tin OPAC hay Z39.50 Cỏc bn ghi th mc ca cỏc ti liu s hoỏ cú th cú nhiu hỡnh thc th hin: MARC21 hoc RDF Dublin Core, ú cỏc ng dng ca cỏc th vin v cỏc c quan khỏc cú th khai thỏc cỏc bn ghi ny d dng, theo nhu cu ca tng c quan, n v Vic tuõn theo chun RDF - Dublin Core cho phộp cỏc b mỏy tỡm kim (searching engine) truy cp, tỡm kim tin t mỏy ch ca th vin i vi Th vin Quõn i, vic xõy dng CSDL s hoỏ ang l mt nhng hng u t trng im phỏt trin th vin in t Hin nay, ti Th vin Quõn i ang lu tr mt lng ln cỏc ti liu quõn s dng sỏch truyn thng vụ cựng quý him, c nhiu c gi quan tõm khai thỏc Nhm ỏp ng yờu cu lu gi lõu di, phc v cú hiu qu nhu cu thụng tin ca cỏc i tng dựng tin, nõng cao kh nng khai thỏc, s dng cỏc ngun ti liu quý him ny, Th vin Quõn i mt mt ang tin hnh chn lc, s hoỏ, xõy dng thnh cỏc CSDL s hoỏ cỏc ngun ti liu quý him hin cú; mt khỏc tớch cc thu thp v s hoỏ cỏc ti liu khỏc xõy dng mt CSDL ton phong phỳ, a dang trờn nhiu lnh vc; tng bc chuyn t phng thc phc v ti liu truyn thng sang phng thc phc v ti liu trc tuyn qua mng v khai thỏc a phng tin, ỏp ng yờu cu ca cỏc i tng dựng tin thi i thụng tin thc hin vic s hoỏ cỏc ti liu bn, cỏc c quan thụng tin, th vin núi chung v thụng tin, th vin quõn i núi riờng cn tng cng u t, mua sm trang, thit b s húa bn chuyờn dng; mỏy ch cú kh nng lu tr ln; t chc hun luyn, o to cỏn b, nhõn viờn k thut lm cụng tỏc s húa, t chc thc hin v qun lý cỏc c s d liu v ti liu s húa, qung bỏ v phc v bn c A U Q N E I V U I O D N H T MT S VN V XY DNG C S D LIU IN T, D LIU S TRONG QUN I HIN NAY Hin nay, hu ht cỏc c quan thụng tin v mt s th vin ton quõn ó c trang b mỏy vi tớnh, mt s hc vin, nh trng ó cú mng ni b hoc kt ni vo mng MISTEN/Mng Thụng tin KHQS/ BQP Ngoi th trng, cỏc loi giỏo trỡnh in t, t in in t ghi trờn a CDROM xut hin ngy cng nhiu; cỏc loi bỏo, chớ, sỏch in t trờn mng Internet s lng tng lờn hng gi, vi nhiu kiu loi ht sc phong phỳ Trong nhiu nm qua, cỏc th vin, phũng, ban thụng tin khoa hc quõn s ton quõn ó xõy dng c mt s lng khỏ ln cỏc CSDL th mc trờn phn mm CDS/ISIS v cỏc phn mm khỏc Mt s ớt n v ó 160 bt u xõy dng cỏc CSDL d kin, CSDL ton Trong nhng nm gn õy, Th vin Quõn i ó h tr cỏc th vin u mi trc thuc BQP ci t v s dng Phn mm qun lý th vin in t Inforlib 5.1 vi kinh phớ u t thp v ỏp ng y cỏc tớnh nng v nghip v th vin Trung tõm Thụng tin KHQS/BQP cng ó u t kinh phớ, trang thit b cho mt s n v c s tin hnh s hoỏ d liu - xõy dng CSDL th mc v CSDL ton Trung tõm Thụng tin Khoa hc v Cụng ngh Quc gia cng ó cú bn Winisis 1.4 c Vit húa theo bng mó chun quc gia (mó TCVN 5712-1993) cú kh nng siờu liờn kt gia cỏc CSDL th mc vi CSDL ton Nhiu n v c s ó xõy dng c Website riờng ú l nhng kho cha tin bn c mó húa theo HTML (ngụn ng ỏnh du siờu bn) v cỏc loi tin khỏc mỏy tớnh (nh tnh, nh ng, õm thanh, video) Ngi c cú th s dng mỏy tớnh ni mng truy cp vo trang Web c bn, nghe õm thanh, xem hỡnh nh ng Vi cỏc CSDL ton vn, bn c khụng ch tip cn c ti mc lc, m cú th ti c c ni dung ton (bao gm c bn, hỡnh nh, õm thanh) Vớ d, bn c cú th ti tng bi ca tng s v cựng mt thi im, cho phộp nhiu bn c cựng truy cp vo mt cun c I O D N Q N A U Ngy nay, cụng ngh thụng tin ang phỏt trin mnh m, cỏc trang thit b tin hc ngy cng nhiu, cht lng tt, giỏ thnh h Trờn th trng ó cú mt s phn mm nhn dng ting Vit, phn mm chuyn i phụng ch nh: VnDocrHP, Vkosetup-vietkey02.1, Convert Unicode cha tht hon thin, nhng chỳng ó c bn ỏp ng c yờu cu ca ngi s dng Vỡ th, vic s hoỏ d liu, cng nh xõy dng cỏc CSDL ton cỏc c quan thụng tin, th vin cú phn thun li hn so vi nhng nm trc Tuy vy, s hoỏ d liu, xõy dng cỏc CSDL ton hin cũn gp nhiu khú khn S lng ti liu ó c s hoỏ cha nhiu, c bit cỏc CSDL ton cũn rt ớt y nhanh vic s hoỏ d liu, xõy dng CSDL ton cỏc th vin quõn i, nờn thc hin nhng bin phỏp sau: E I V U H T Thit k xõy dng kho ti liu s húa phự hp vi nhu cu ca n v Th vin truyn thng thng cú cỏc kho cha sỏch, chớ, lun vnlun ỏn , kho ti liu s húa cng cn c phõn cỏc ngun thụng tin khỏc nh: CSDL sỏch, CSDL giỏo trỡnh, CSDL bỏo, chớ, CSDL lun vn, CSDL phim khoa hc im khỏc bit cn bn gia kho ti liu truyn thng v kho ti liu s húa l trng thỏi o hay ó s húa ca ti liu, kho ti liu truyn thng lu gi nhng ti liu bng giy, cũn kho ti liu s húa lu gi cỏc tin in t, chỳng cú th c ghi a cng ca mỏy tớnh, ghi trờn a mm, a CD-ROM xõy dng kho ti 161 liu s húa cú cht lng, chỳng ta cn nm c nhu cu thụng tin hin ti v tng lai ca cỏc i tng bn c n v T ú hoch nh cỏc ngun thụng tin cn s húa (ngun tin ni ti v c cỏc ngun tin s khai thỏc t bờn ngoi), xõy dng, thit k cỏc CSDL th mc, CSDL ton ca kho ti liu s Cỏc ngun tin s húa phi c la chn v t chc hp lý theo cu trỳc h thng, tuõn th mt nguyờn tc nht nh nhm giỳp bn c tip cn nhanh, d dng v hiu qu cao Xõy dng k hoch s hoỏ, thu thp, lu tr v cỏc hỡnh thc ph bin sn phm mt cỏch chi tit, c th, phự hp vi kh nng, kinh phớ ca n v Cn c bit chỳ ý n ni dung ca thụng tin c s húa, bi thi i ngy nay, sc mnh ca mt c quan thụng tin, th vin khụng phi l cú nhiu sỏch, cú nhiu ti liu s, m l cú nhiu ni dung thụng tin bn c cn Ch cú cht lng thụng tin mi l sc mnh thu hỳt bn c n vi c quan thụng tin-th vin Nu cha cú phn mm chuyờn dng thit k sỏch in t, cú th s dng cỏc chng trỡnh nh: MS-FrontPage 2000, MS-PowerPoint, Drearmweaver thit k giỏo trỡnh in t dng n gin, d s dng nht bng ngụn ng HTML Song song vi vic ph bin cỏc giỏo trỡnh ó c s húa thụng qua mng mỏy tớnh, cú th phõn tng loi giỏo trỡnh khỏc nhau, úng gúi ghi vo a CD-ROM cung cp cho bn c cú nhu cu s dng cỏ nhõn trờn cỏc mỏy tớnh khụng ni mng A U Q N E I V U I O D N Quan h cht ch vi cỏc nh xut bn v cỏc c quan v ngoi n v cú cỏc ngun tin s hoỏ nhm to ngun ti liu in t ỏp ng cho yờu cu tra cu, tham kho ti liu ton ca bn c Hng nm cỏc hc vin, nh trng u cú k hoch in n giỏo trỡnh, ti liu bng giy; Nh xut bn Quõn i cng xut bn mt s lng ln giỏo trỡnh, ti liu tham kho cho ton quõn Hu nh tt c cỏc bn in ca cỏc n v u c ch bn trờn mỏy vi tớnh, nu bit tn dng, mi nm chỳng ta s cú mt s lng ln ti liu in t sn cú, tit kim ỏng k kinh phớ v thi gian cho vic ỏnh mỏy li hay scaner bn quỏ trỡnh s húa ti liu H T - Phỏt trin mi liờn kt gia cỏc th vin, cỏc c quan thụng tin nc cú ngun tin s húa, trc ht l gia cỏc th vin quõn i cựng hp tỏc, cựng chu trỏch nhim v cựng chia s ngun lc thụng tin s mang li li ớch to ln cho bn c ca mi nh trng; mt khỏc s tit kim c chi phớ u t cho xõy dng cỏc CSDL ton vn, tng thờm ngun thụng tin s hoỏ cho kho ti liu s húa ca n v Cng thụng qua vic liờn kt, cỏc n v cú th trao i, hc kinh nghim vic s húa d liu, xõy dng kho tin; ng thi cú th cựng t chc nhng lp bi dng chuyờn mụn, nõng cao trỡnh tin hc cho cỏn b, nhõn viờn 162 Quan h vi cỏc n v cụng ngh thụng tin, t chc mng li cng tỏc viờn, tham gia vo hot ng s húa d liu Cỏc c quan thụng tin, th vin nờn quan h cht ch vi cỏc trung tõm (hoc ban) ng dng cụng ngh thụng tin, vi cỏc khoa giỏo viờn gii quyt nhng v cụng ngh s hoỏ d liu, xõy dng, thit k cỏc CSDL ton cho ngy cng cú cht lng cao hn, giỳp bn c d dng tip cn, khai thỏc ngun thụng tin s húa Bit da vo i ng cỏn b, cỏc giỏo viờn chuyờn ngnh cú trỡnh v tin hc ca chớnh n v mỡnh tin hnh s hoỏ d liu, xõy dng, thit k cỏc loi giỏo trỡnh in t l mt nhng yu t quan trng mang li thnh cụng cho cỏc c quan thụng tin, th vin ca cỏc hc vin, nh trng I O D N Khụng ngng bi dng, nõng cao trỡnh tin hc cho i ng cỏn b, nhõn viờn lm cụng tỏc thụng tin, th vin; t chc cỏc lp ngoi khúa hng dn bn c cỏch tra cu, khai thỏc s dng kho ti liu s húa ca n v A U Con ngi luụn l nhõn t quan trng, quyt nh s thnh cụng hay tht bi quỏ trỡnh ng dng cụng ngh thụng tin vo hot ng thụng tinth vin núi chung v vic s húa d liu núi riờng Chỳng ta u tha nhn l khụng tin hnh s húa cỏc ti liu ca th vin, xõy dng v qun lý cỏc CSDL ca th vin bng chớnh cỏc cỏn b thụng tin-th vin, cú trỡnh cao v tin hc Chớnh vỡ th, cỏn b, nhõn viờn thụng tin-th vin phi luụn t bi dng, t nõng cao trỡnh chuyờn mụn, trỡnh tin hc ỏp ng yờu cu nhim v Q N E I V U H T Khỏc vi cỏc ti liu in trờn giy nh sỏch, bỏo, chớ, ti liu in t mun c c cn phi cú cỏc trang thit b i kốm nh mỏy vi tớnh, mng mỏy tớnh, thit b c, phn mm Vỡ th cn phi hng dn cho bn c cỏch tra cu, khai thỏc chỳng cú hiu qu Khi bn c ó bit quy tc s dng, bit cỏch khai thỏc thụng tin trờn mng mỏy tớnh, h s l nhng ngi gúp phn to nờn sc sng ca mng, cung cp nhng thụng tin phn hi giỳp c quan thụng tin, th vin iu chnh hot ng ca mỡnh cho phự hp vi nhu cu ca bn c iu ny thc s cn thit i vi cỏc n v ó cú mng ni b Dnh mt phn kinh phớ tha ỏng cho vic s húa d liu, xõy dng cỏc CSDL ton Nu trc õy chỳng ta ch cú khỏi nim dnh kinh phớ cho vic b sung sỏch, bỏo, truyn thng, thỡ bõy gi nờn cú s iu chnh ỏp ng nhu cu s dng ti liu in t ca bn c: dnh kinh phớ cho vic s húa d liu, thu thp v lu tr cỏc ti liu in t 163 YấU CU V CC PHN H TRONG PHN MM TH VIN IN T Phn mm th vin in t (TVT) c vớ nh b nóo qun lý mi hot ng ca th vin Cn c vo yờu cu ca ngi s dng, phn mm TVT cú th gm nhiu phõn h khỏc nhau: 3.1 Phõn h b sung n t hng Lp n t hng/hp ng; n t mua n phm nh k: phn mm phi h tr vic gia hn hoc hu n t hng trc thi hn; Ti u danh sỏch n phm t hng; I O D N Thay i n t hng; Khai bỏo cỏc khon chi: cho phộp ghi nhn mi khon chi ti cỏc thi im khỏc thc hin mt hp ng/n t hng; A U Kim kờ hp ng: cho phộp i chiu danh sỏch thc nhn v danh sỏch t hng; Q N Khiu ni: cho phộp lp v in th khiu ni gi cho nh cung cp Th khiu ni cú th c in hoc gi qua th in t (email) E I V U Qun lý nh cung cp: cn trỡ mt c s d liu (CSDL) ca nh cung cp dch v cựng vi mi thụng tin liờn lc ca h Qun lý qu b sung H T To lp nhiu qu: phn mm phi cho phộp to lp mt s lng khụng hn ch cỏc qu cho cỏc mc ớch khỏc nhau; Cp nht cỏc qu: qu cú th c cp nht thụng qua cỏc khai bỏo thu, chi trc tip hoc qua cỏc khai bỏo giỏn tip quỏ trỡnh b sung; Bỏo cỏo nh k: phn mm phi a c cỏc bỏo cỏo cõn i thu chi nh k hng thỏng cho tng loi qu; Chia s chi phớ: phn mm phi cú kh nng cựng tham gia chi tr cho mt hp ng; Ghi nhn mi giao dch: phn mm phi ghi nhn c mi giao dch vi qu; Thụng bỏo v vic chi tiờu: phn mm phi cú kh nng bỏo cỏo v nhng tờn n phm (kốm theo s lng ca chỳng) c b sung bng tin ca mt qu mt khong thi gian; 164 H tr nhiu n v tin t B sung Biờn mc s lc: cho phộp biờn mc s lc n phm quỏ trỡnh b sung (nh thụng tin xp giỏ), thụng tin biờn mc cú th c ly t mt bn ghi biờn mc cú sn; Kim tra trựng: cú kh nng phỏt hin s trựng lp ca ng ký cỏ bit; Sinh ng ký cỏ bit theo lụ: cho phộp nhp mt chui ng ký cỏ bit liờn tc bng cỏch ch giỏ tr u v giỏ tr cui; Sinh ng ký cỏ bit t ng; I O D N Sinh s nh danh S nh danh cc b (phc v cho xp giỏ kho m) cng cn c sinh cho mi n phm S nh danh gm ch s phõn loi, s Cutter tờn tỏc gi hoc tờn n phm v nm xut bn; Qun lý nhiu ngun b sung khỏc nhau; A U In nhón: cho phộp in nhón gỏy, nhón tỳi n phm Cú th in theo lụ hoc cho tng n phm; Q N nh dng nhón; In mó vch: cú kh nng in mó vch cho cỏc ng ký cỏ bit theo nhiu chun mó vch khỏc Mó vch cú th c in theo lụ hoc cho mt n phm c th v cú th in bng mỏy in mó vch hoc mỏy in thụng thng; E I V U Bỏo cỏo b sung: cho phộp in danh sỏch cỏc ng ký cỏ bit c b sung, loi b mt kho mt khong thi gian; H T Thng kờ b sung: cho phộp thng kờ s liu b sung theo mt s tiờu khỏc nh ngụn ng, phõn loi ch , theo thi gian; Kho sỏch d tr trao i, bỏn, a Web qung cỏo, cho bỏn, trao i, kốm theo qun lý v ti chớnh i vi cỏc ti liu c bỏn 3.2 Phõn h biờn mc Biờn mc: Hin cỏc th vin Vit Nam biờn mc theo chun MARC 21 v MARC 21VN S dng phớm tt quỏ trỡnh biờn mc Ngi s dng cú th dng chut hoc cỏc t hp bn phớm thc hin cỏc thao tỏc biờn mc Cỏc phớm tt phự hp vi cỏc phớm tt thụng dng ca Window, Office; 165 Kh nng kim tra chớnh t: d liu biờn mc phi c h tr kim tra chớnh t thụng qua mt chc nng c tớch hp h thng; Biờn mc v h tr theo mi trng cho phộp biờn mc theo mi trng v cp ch bỏo (Indicator) ca cỏc trng ny; Biờn mc theo cỏc trng phi chun cho phộp biờn mc cỏc thụng tin quy nh cc b c nh ngha nh cỏc trng cỏc dnh riờng ca MARC 21 v MARC 21 VN (9XX, X9X v XXX9); H tr quỏ trỡnh biờn mc Ngi s dng cú th nhn c cỏc mc tr giỳp khỏc biờn mc cỏc trng nh: biờn mc theo tng trng con, hin th thuc tớnh ca cỏc trng/trng con, hin th cỏc giỏ tr cú th cú ca ch bỏo (indicator); I O D N H tr biờn mc cỏc trng: c bit giỏ tr ca cỏc trng 00X (fixedlength control field) cú th c nhp mt cỏch d dng qua danh sỏch cỏc ký t mó; A U H tr nhp giỏ tr Leade: cỏc v trớ xõu Leader c xỏc minh qua danh sỏch mó Chng trỡnh t ng tớnh toỏn di bn ghi v v trớ xut hin d liu quỏ trỡnh biờn mc; Q N Hp l d liu: t ng kim tra tớnh hp quy ca ni dung mt bn ghi theo cỏc quy tc ca MARC 21, MARC 21 VN; E I V U Biờn mc trng lp: cho phộp biờn mc cỏc trng, cỏc trng lp theo quy nh M rng cỏc mu biờn mc nh sn quỏ trỡnh biờn mc Trong biờn mc, ngi s dng cú th b sung thờm trng vo mu biờn mc m cụng vic biờn mc khụng b giỏn on; H T Biờn mc tớch hp d liu s Mi dng d liu s cú th c tớch hp trc tip vo bn ghi biờn mc hoc liờn kt qua th 856; Kim tra trựng lp; Kim tra biờn mc lp li Nu nhan n phm ang a vo biờn mc ó tn ti mt biu ghi biờn mc khỏc, phn mm cn a thụng bỏo; Biờn mc theo t in: cho phộp biờn mc phi hp vi cỏc t in cho mt s trng hp nh tỏc gi, phõn loi, ch m bo tớnh nht quỏn; Tỏi s dng thụng tin biờn mc, thụng tin biờn mc cú th d dng c tỏi s dng (dựng li mt biu ghi, mt s trng ca biu ghi cú sn); 166 Kh nng t cỏc giỏ tr mc nh Cỏc giỏ tr lp li phiờn biờn mc cú th c t cho c phiờn ú Vớ d, trng ngun trớch biờn mc cho cỏc bi trớch ca cựng mt s bỏo ; Liờn kt cỏc bn ghi biờn mc; Liờn kt theo tỏc gi, ch , t khoỏ, nh xut bn cung cp nhng thụng tin liờn quan cho ngi s dng; Cung cp cỏc thụng tin qun lý Cỏc thụng tin qun lý nh tờn ngi biờn mc/duyt, thi im biờn mc cn c lu tr; Phõn quyn sa cha Quyn sa cha cỏc bn ghi biờn mc cn c cp phỏt theo ti khon c th; I O D N Kim tra thao tỏc xoỏ Bn ghi biờn mc khụng th b xoỏ nu bn c ang mn n phm ny, h thng cn phi cú log file ghi li cỏc thao tỏc sa, xoỏ; Tu bin cỏc mu biờn mc; A U To cỏc trng biờn mc phi chun MARC Cho phộp ngi s dng to cỏc trng/trng phi chun MARC vi cỏc quy nh cht ch (tớnh lp, tớnh bt buc, indicators, dng d liu, quy cỏch nhp liu); Q N To cỏc trng c bit Cỏc trng c bit nh trng d liu s ớnh kốm, trng liờn kt bn ghi biờn mc cng cú th c to d dng vi cỏc tớnh nng cho phộp t cu hỡnh thớch hp cho cỏc trng ny; E I V U Kt hp vi phõn h khỏc Cỏc bn ghi biờn mc c nhp s lc quỏ trỡnh b sung hoc lu thụng cú th c lit kờ riờng ch vic biờn mc chi tit; H T T in (kim tra tớnh nht quỏn) nh ngha mc t liờn quan Vi cỏc t in ch , tỏc gi cn cho phộp ch cỏc mc t liờn quan nh tờn tỏc gi, bỳt danh, cỏc ch tham kho ; Sa mt mc t ti mt im nht Khi sa mt mc t t in, ngi s dng cú th lnh cp nht ng thi giỏ tr ca mc t ny cỏc bn ghi biờn mc tham chiu ti nú; Gp cỏc mc t t in Cỏc mc t t tha (nhiu phiờn bn) cú th c gp li kim soỏt tớnh nht quỏn; Duyt t in Cho phộp duyt ton b cỏc mc t mt t in Sn phm th mc (phớch phiu, danh mc, nhón) 167 T nh dng sn phm th mc; H tr sp xp theo nhiu trng Cho phộp sn phm th mc cú th sp xp theo ng thi mt nhúm bt k cỏc trng Lc b sp xp H tr non-filing indicator (cỏc ký t m u b qua sp xp) H tr xõu thay th (aliasing) sp xp Cho phộp ngi s dng ch cỏc cm t thay th phc v sp xp Vớ d, 40 s thay bng Bn mi sp xp; H tr tiờu nhúm to sn phm th mc Cú th t tiờu nhúm cỏc u mc danh mc theo mt cỏc trng Tiờu nhúm s c xột trc tiờu sp xp; I O D N Kt hp to sn phm th mc vi tiờu lc Cho phộp ngi s dng gii hn cỏc biu ghi a vo sn phm th mc thụng qua cỏc tiờu lc; H tr danh mc nhiu phn: Danh mc cú th to theo nhiu phn riờng bit cú trt t trc sau; A U In ch mc cho sn phm th mc Ch mc cho mt trng bt k ca mt danh mc no cú th c in d dng; Q N Chuyn i sang cỏc cụng c son tho bn khỏc nhau; E I V U In phớch ng thi cho nhiu kho; T ng sp xp phớch Phớch in c sp xp theo mt hay nhiu trng d liu biờn mc Nhng trng ny ngi s dng ch H T Xut/nhp d liu trc tuyn Nhp ố (overlay) vo mt biu ghi cú sn Cho phộp nhp ố mt biu ghi biờn mc ly t ngun bờn ngoi vo mt biu ghi cú sn Ngi s dng cú th la chn nhng trng khụng c phộp nhp ố; Nhp trc tuyn theo lụ qua Z39.50: Cho phộp ngi s dng m mt lnh tỡm kim theo Z39.50 n mt th vin khỏc v nhp thng kt qu vo CSDL cc b; Nhp d liu t text Cỏc biu ghi MARC 21 c lu tr mt cú th c nhp vo CSDL cc b; B sung thờm cỏc trng cc b Cựng vi quỏ trỡnh nhp d liu, cú th nhp b sung mt s trng quy nh cc b cn thit; Xut d liu trc tuyn Ngi s dng cng cú th xut d liu (khuụn dng ISO 2709 hoc tagged) quỏ trỡnh biờn mc; 168 Nhp d liu t cỏc text cú tag Cỏc d liu kt xut text t c s d liu kt cu text trờn a CD-ROM/DVD-ROM nh DIALOG, Siler Platter 3.3 Phõn h lu thụng - Phõn h+ lu thụng dựng qun lý v ghi li vic ngi c mn v tr cỏc n phm, t ú a cỏc bỏo cỏo thng kờ v tn xut, s lng mn n phm cng nh cỏc tra cu, tng hp cỏc n phm bn c ang mn, ó tr, mn quỏ hn - H tr mó vch cho vic mn tr n phm v h tr vic mn tr th cụng - Kim tra, in phiu thụng bỏo ti bn c mn quỏ hn I O D N - Lp phiu bỏo mt n phm 3.4 Phõn h bn c - Qun lý thụng tin ca bn c, to tng nhúm bn c A U - Cho phộp cp nht, sa, xoỏ thụng tin ca bn c - Tỡm kim thụng tin ca bn c Q N - Gia hn, thu hi th - In cp th t, th nha E I V U - Cú kh nng cp nht lụgụ v ch kớ ca n v s dng 3.5 Phõn h tỡm kim - Thc hin cỏc thao tỏc tỡm kim bng cỏc im truy cp t khoỏ H T - Chn chc nng tỡm chớnh xỏc hoc kt hp cỏc toỏn t and, or, not - Chn cỏc mc ch tỡm kim - Cú t in tham chiu h tr tỡm kim, lit kờ cỏc t khoỏ ó cú CSDL - Xut kt qu tỡm kim file dng TXT 3.6 Phõn h tra cu trc tuyn OPAC - OPAC c thit k trờn giao din web l chng trỡnh cho phộp bn c tra cu thụng tin th mc, ton t cỏc mỏy trm thụng qua h thng mng LAN, WAN, Intranet, Internet v cỏc n phm c lu tr CSDL ca th vin 169 - Bn c cú th giao tip vi th vin nh úng gúp ý kin, gi khiu ni, xem th mc chuyờn , th mc thụng bỏo sỏch mi, ti cỏc phn mm dựng chung - Cho phộp bn c tỡm kim bt c dng n phm no theo t hp lụgớc ca nhiu tiờu khỏc - Tỡm kim ti liu ton vn, ti liu in t, ti liu multimedia cho kt qu tỡm kim di dng danh sỏch hoc dng ISBD cú ớnh kốm cỏc file ton - c ti liu dng túm tt hoc c ton vn, ti liu in t sau tỡm kim I O D N 3.7 Phõn h thng kờ - Phõn h ny a cỏc bỏo cỏo thng kờ v tỡnh hỡnh n phm hin cú ti th vin - Thng kờ tng kho hoc thng kờ theo tng kho A U - Thng kờ theo tng mụn loi khỏc Q N - Thng kờ n phm mt - Thng kờ n phm hu E I V U - Thng kờ n phm ang c bn c mn - In cỏc bỏo cỏo thng kờ khỏc - Xut bỏo cỏo word, exel, pdf H T 3.8 Phõn h qun tr h thng - Phõn h qun tr c s dng cho phộp ngi qun tr h thng thay i, thờm mi hay xoỏ cỏc ti khon truy cp ca ngi dựng, khoỏ, m CSDL, thc hin cỏc thao tỏc chc nng ca ngi tỏc nghip khụng liờn quan - Phõn quyn, bo mt thụng tin, ngi dựng c phộp hay khụng c phộp s dng cỏc chc nng ca phn mm hay s dng cỏc CSDL ca th vin 4- xây dựng sở liệu thư mục toàn văn 4.1- Khái niệm C s d liu (CSDL) l hp cỏc d liu v cỏc i tng cn c qun lý, c lu tr ng thi trờn cỏc vt mang tin ca mỏy tớnh in t v 170 c qun lý theo mt c ch thng nht, nhm giỳp cho vic truy nhp v x lý d liu c d dng v nhanh chúng CSDL bao gm mt hoc hp cỏc d liu Thụng tin cỏc ny cú th chia nh thnh cỏc biu ghi, mi biu ghi li bao gm mt hoc nhiu trng Trng l n v c s ca d liu v mi trng thng cha cỏc thụng tin liờn quan mt khớa cnh hay mt thuc tớnh ca thc th c mụ t bi CSDL S dng cỏc t khoỏ hoc cỏc lnh tỡm, ngi dựng tin cú th nhanh chúng la chn cỏc biu ghi tho yờu cu tỡm tin t CSDL c qun lý bi mt h qun tr CSDL ú l mt h thng phn mm, bao gm cỏc chng trỡnh giỳp ngi s dng qun lý v khai thỏc CSDL theo chc nng sau õy: I O D N - Mụ t d liu - Cp nht d liu A U - Tỡm kim d liu - Trao i d liu Q N Mụ t d liu c xem nh vic xỏc nh tờn, dng v tớnh cht ca d liu Vic mụ t d liu trung vo cỏc thuc tớnh ca i tng c mụ hỡnh hoỏ CSDL Khỏc vi h qun lý tp, h qun tr CSDL cho phộp mụ t d liu m khụng ph thuc vo vic x lý d liu cỏc ng dng thc t Vic tỏch riờng chc nng mụ t d liu chc nng khỏc chng trỡnh ng dng cho phộp qun lý cỏc d liu mt cỏch thng nht E I V U H T Trong CSDL, d liu cú th thay i theo yờu cu ngi s dng Mi h qun tr CSDL u cung cp nhng phng tin cp nht d liu, tc l cú th thờm, bt, sa i d liu Mt CSDL ó c thit lp, ngi s dng cú th tỡm kim d liu theo yờu cu din t yờu cu tỡm kim thụng tin, ngi ta dựng ngụn ng hi ca h qun tr CSDL Ngi s dng phi bit t iu kin tỡm, tc l xỏc nh phm vi m cỏc d liu phi tho H qun tr CSDL l mt cụng c qun lý cỏc CSDL Mc tiờu ca h qun tr CSDL l: - Thc hin tớch nhp d liu cho ngi s dng cú th tip dng c d dng - Bo m cht lng v tớnh ton d liu 171 - Bo m tớnh c lp lụ gớch v vt lý ca d liu - Cho phộp kim soỏt ton b CSDL Tớnh c lp d liu l mc tiờu ch yu ca cỏc h qun tr CSDL Cú th nh ngha tớnh c lp d liu l Tớnh bt bin ca cỏc h ng dng i vi cỏc thay i cu trỳc lu tr v chin lc truy nhp d liu Cỏc h qun tr CSDL u cung cp mt ngụn ng hỡnh thc tr giỳp ngi s dng v lm cụng c giao tip gia ngi v mỏy ú l ngụn ng d liu, nú cho phộp ngi s dng xõy dng cu trỳc ca CSDL, mụ t, cp nht, tỡm kim d liu v trao i d liu 4.2- Phõn loi CSDL I O D N Cú nhiu cỏch phõn loi CSDL Trong lnh vc thụng tin th vin, cn c theo bn cht ca thụng tin c lu gi, ngi ta phõn bit loi CSDL chớnh sau: CSDL th mc: A U D liu CSDL th mc l tin tc v bn thõn ti liu Chỳng cha cỏc thụng tin cp 2, tc l cỏc d liu th mc v cỏc d liu b sung, ch khụng phi l liu gc CSDL th mc c trỡnh by tng t nh n phm th mc hay túm tt Nú bao gm cỏc d liu th mc (tỏc gi, nhan , cỏc yu t xut bn, cỏc c trng s lng), cỏc ch s phõn loi, túm tt, t khoỏ i tng x lý l cỏc ti liu chuyờn kho, bi trớch bỏo, chớ, k yu hi ngh, hi tho khoa hc, bỏo cỏo khoa hc, lun ỏn, sỏng ch Núi túm li l mi i tng c t liu hoỏ Q N E I V U H T CSDL th mc bao gm cỏc tra cu v ti liu gc, cựng vi cỏc ch dn giỳp ngi dựng tin cú th nhn c ti liu gc mt th vin Cỏc CSDL th mc a li nhiu li ớch Trc ht nú cho phộp ngi s dng truy nhp trc tip v tc thỡ cỏc thụng tin th mc kho d liu v thụng tin cn tỡm hin th trờn mn hỡnh Mt khỏc nú cho phộp to nhiu sn phm trung gian, nh l nhng sn phm u ca CSDL, ú l cỏc n phm th mc, cỏc túm tt, cỏc b phiu mc lc hay cỏc ti liu vi dng (microfilm, microfich) CSDL d kin: Khỏc vi CSDL th mc, CSDL d kin cha cỏc thụng tin cp mt Ni dung thụng tin cha CSDL l cỏc thụng tin d kin ú l cỏc s liu hay cỏc d kin c th v cỏc i tng, cỏc quy trỡnh hoc phng phỏp Thụng tin d kin c lu tr ch yu di dng s, ngoi cng c trỡnh by di dng bn, hỡnh nh, biu , th 172 Trong CSDL d kin, thụng tin ó c x lý biờn v cú th dựng trc tip, khụng cn ti mt ngun d liu b sung no Li ớch ca nú l ngi dựng tin khụng cn mt thi gian tỡm n ti liu gc iu ú lm cho CSDL d kin tr thnh mt cụng c hu ớch cho cỏc nh qun lý, cỏc nh khoa hc v cỏc k s CSDL ton vn: CSDL ton l s m rng lụ gớch ti cỏc h thng thụng tin hin i Chỳng cha cỏc thụng tin cp 1, ú l ton bn ca ti liu cựng vi cỏc d liu th mc v cỏc d liu ch khỏc Ngy mt s v dch v bỏo ó c cung cp di dng CSDL ton ú l trng hp ca cỏc bỏo in t I O D N CSDL ton cú nhc im l nú khụng cha cỏc bng biu v cỏc hỡnh nh minh ho Ngoi CSDL ton dũi hi phi cú b nh vi dung lng ln, u t ban u tn kộm Tuy nhiờn, ngy nay, vi s phỏt trin ca cụng ngh thụng tin, ny ó v ang c gii quyt A U Cỏc CSDL ton ó ci thin ỏng k vic cung cp cỏc ngun thụng tin cp mt, m trin vng mi hot ng ca cỏc h thng giao lu thụng tin Q N Theo phm vi bao quỏt ca ti, cỏc CSDL phõn thnh: CSDL a ngnh, CSDL n ngnh, CSDL theo ch Cỏc CSDL cng cú th phõn theo loi hỡnh ti liu Nhng CSDL ny thng hng vo mt loi hỡnh ti liu c th v thng cú ni dung a ngnh Cỏc CSDL c lu tr b nh ca mỏy tớnh in t tc l ghi trờn cỏc bng t, a t T ú CSDL cng cú th c xut bn di dng mt n phm, tc l c ghi trờn giy Ngy nay, vi s phỏt trin ca cụng ngh thụng tin hin i, CSDL cũn c ghi v lu tr trờn a quang CD- ROM cú th lu tr cỏc thụng tin di dng bn, õm thanh, hỡnh nh tnh v ng v truy nhp rt thun li.Vi nhng u im ni bt nh kớch thc nh, dung lng ln, bn cao, cú phn mm khai thỏc thụng tin ghi trờn a, cỏc CD- ROM c s d liu tr thnh mt sn phm thụng tin quan trng, khụng th thiu c cỏc dch v ph bin thụng tin hin E I V U H T 173