Bài giảng phần excel

* Trong một tệp của Excel mặc định có 3 Sheet có thể thay đổi số sheet mặc định này bằng cách: Tools  Options  General  nhập số lượng sheet mặc định vào hộp Sheet in new workbook  O

Chương I: Tổng quan về Microsoft Excel

I Khởi động và thoát khỏi Excel :

C3: Alt + F4

II Giới thiệu màn hình làm việc:

Khi khởi động, Excel được nạp vào máy tính và đưa ra màn hình làm việc như sau:

Mµn h×nh lµm viÖc cña Excel

* Trong một tệp của Excel mặc định có 3 Sheet (có thể thay đổi số sheet mặc định này bằng cách:

Tools  Options  General  nhập số lượng sheet mặc định vào

hộp Sheet in new workbook  OK

* Thanh công thức:

- Ô địa chỉ: hiển thị địa chỉ của ô đang làm việc.

- Ô công thức: hiển thị nội dung của ô (công thức, d.liệu)

định là giao điểm của cột và hàng và gọi tên là: “<Cột> <Hàng>”.

(Chú ý: Trong quá trình tính toán, tuyệt đối không được lấy giá trị trong ô mà phải lấy địa chỉ của ô)

+ Trạng thái đang sửa đổi dữ liệu.

III Thao tác tệp tin và di chuyển trong bảng tính:

1 Tạo tệp tin mới: 3 cách

2 Lưu một tệp tin: Lần đầu

Lần thứ 2 trở đi

3 Mở 1 tệp tin có sẵn

4 Để di chuyển con trỏ ô tới ô bất kỳ trong bảng tính, có thể dùng một trong các cách sau:

a/ Click chuột vào ô muốn đến

b/ Gõ địa chỉ của ô vào

c/ Vào Edit (trên thanh menu)  Go to Hoặc Ctrl + G

và gõ vào địa chỉ muốn đến

d/ Phím TAB: quá phải 1 ô Phím Shift+TAB: qua trái

1 ô

e/ Phím Home: về ô đầu tiên của 1 hàng

f/ Ctrl + mũi tên lên : về ô đầu tiên của 1 cột

g/ Ctrl + mũi tên xuống : về ô cuối cùng của 1 cột

h/ Ctrl + mũi tên : về ô đầu tiên của 1 hàng

g/ Ctrl + mũi tên : về ô cuối cùng của 1 hàng

IV C¸c kiÓu d÷ liÖu vµ To¸n tö trong Excel

1.C¸c kiÓu d÷ liÖu:

a/ D÷ liÖu kiÓu sè (Number):

D÷ liÖu nhËp vµo ®­îc coi lµ kiÓu sè nÕu:

b/ Dữ liệu kiểu ngày tháng (Date)Dữ liệu nhập vào được coi là kiểu ngày tháng nếu:

- Các số chỉ ngày tháng ngăn cách bởi dấu / hoặc –

- Nằm phía bên phải của 1 ô

c/ Dữ liệu kiểu Text (chuỗi): là dữ liệu mà ký tự đầu tiên gõ vào ô là chữ cái hoặc dấu nháy đơn (‘)

Trong công thức, nếu dữ liệu là kiểu chuỗi thì nhất

thiết phải viết trong dấu nháy kép “ “

(Chú ý: Nếu độ rộng của dữ liệu lớn hơn độ rộng của ô thì:+ Dữ liệu sẽ tràn sang ô bên phải nếu ô đó còn trống.

+ Dữ liệu sẽ che khuất nếu ô bên phải đã có dữ liệu

+ Dữ liệu xuất hiện dấu (#####) để báo tràn số

d/ Dữ liệu kiểu công thức (Formula):

Là công thức tính toán do người sử dụng tự xây dựng lên, khi sử dụng công thức phải luôn bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) Kết quả trong ô không phải là công thức mà là giá trị trả về của công thức đó, còn bản thân công thức được thể hiện trên thanh công thức

2 Toán tử dùng trong công thức:

a/ Toán tử toán học: + - * /b/ Toán tử chuỗi: & dùng để nối chuỗi với chuỗic/ Toán tử logic: >, <, <=, >=, =

V.) Thao tác dữ liệu và định dạng bảng tính:

1 Sao chép (di chuyển) dữ liệu:

B1: Chọn khối dữ liệu cần sao chép

B2: Edit  Copy (Cut) hoặc Click vào biểu tượng Copy (Cut) trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + C (Ctrl + X).

B3: Chỏ chuột vào ô đầu trong vùng cần sao chép (di

chuyển) dữ liệu đến.

B4: Edit  Paste hoặc Click vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + V

2 Xoá dữ liệu trong bảng:

B1: Chọn khối dữ liệu cần xoá

B2: Bấm phím Delete trên bàn phím

3 Định dạng kiểu dữ liệu trong ô:

B1: Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng

B2: Format  Cells Xuất hiện hộp thoại

 Nhãn Number (định dạng kiểu số cho dữ liệu):

• General: Kiểu dữ liệu chung

• Currency: Định dạng kiểu tiền tệ.

• Accounting: Định dạng kiểu kế toán

• Date: Định dạng kiểu ngày tháng

• Time: Định dạng kiểu thời gian

• Percentage: Định dạng kiểu phần trăm

• Faction: Định dạng kiểu phân số

• Scientific: Định dạng kiểu khoa học

• Text: Định dạng kiểu chuỗi

• Special: Định dạng kiểu đặc biệt

• Custom: Định dạng kiểu tự chọn Nếu không tìm thấy kiểu định dạng mình muốn thì gõ kiểu định dạng mình muốn vào hộp Type  OK

 Nhãn Alignment (định dạng vị trí cho dữ liệu):

Trong phần Text Alignment:

- Horizontal: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang của ô.

- Vertical: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc của ô.

Trong phần Text Control:

- Wrap text: Tự động đẩy dữ liệu xuống dòng khi độ rộng của

ô là không đủ.

- Shrink to fit: Tự động co dữ liệu cho vừa với độ rộng của ô.

- Merge Cell: Trộn ô.

- Orientation: Hướng của dữ liệu trong ô.

 Nhãn Font (định dạng kiểu phông chữ cho dữ liệu):

(Chú ý: Cũng giống như Word, phải quy đổi phông chữ mặc định

là VnTime, cách làm như sau: Tools  Options  General

 Standart (chọn VnTime), Size (chọn 12 or 14)  OK)

Nhãn Border (định dạng đường viền):

Trong phần Preset:

None: Không có đường kẻ

Outline: Vẽ đường bao quanh cho bảng

Inside: Vẽ đường bên trong bảng

Trong phần Border: định dạng các đường đặc biệt.Trong phần Line: Style: chọn nét vẽ

VI Mét sè thao t¸c c¬ b¶n trong excel

1 ChÌn thªm hµng vµo b¶ng tÝnh:

B1: B«i ®en sè hµng cÇn chÌn ( ) …

B2: Insert  Row (trªn thanh menu)

hoÆc R_Click  Insert Sau thao t¸c nµy, sè dßng míi sÏ chÌn lªn phÝa trªn sè dßng võa b«i ®en.

2 ChÌn thªm cét vµo b¶ng tÝnh:

B1: B«i ®en sè cét cÇn chÌn ( ) …

B2: Insert  Column (trªn thanh menu)

hoÆc R_Click  Insert Sau thao t¸c nµy, sè cét míi sÏ chÌn lªn phÝa bªn tr¸i sè cét võa b«i ®en.

3 Xo¸ c¸c cét (hµng) khái b¶ng tÝnh:

B1: B«i ®en sè cét (hµng) cÇn xo¸.

B2: Edit  Delete (trªn thanh menu) hoÆc R_Click  Delete

4 Nhập 1 dãy số tự động:

Cách 1: B1: Nhập vào số đầu tiên của dãy

B2: Bôi đen ô vừa nhập.

B3: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới của ô đó, khi con trỏ chuột có hình dấu cộng màu đen thì nhấn

chuột, giữ phím Ctrl và kéo chuột tới số cuối cùng của dãy Cách 2: B1: Nhập vào 2 số đầu tiên của dãy

B2: Bôi đen 2 ô vừa nhập.

B3: Đưa con trỏ chuột xuống góc dưới của khối ô

đó, khi con trỏ chuột có hình dấu cộng màu đen thì nhấn chuột và kéo chuột tới số cuối cùng của dãy.

5 Sửa dữ liệu trong ô: D_Click chuột vào ô cần chỉnh sửa

hoặc chỉ chuột vào ô đó rồi nhấn phím F2.

6 Nhập ngày tháng tự động: Tương tự như khi nhập số.

(Chú ý: Để cho việc tính toán trên bảng tính Excel được

chính xác cần phải thay đổi kiểu nhập ngày tháng của hệ thống Cách làm như sau:

B1: Start  Control Panel  Regional and Language

Options  Customize  Date

B2: ở mục Short date format gõ: dd/mm/yy

B3: ở mục Long date format gõ: dddd, dd MMMM, yy

Chương II: Các hàm cơ bản trong Excel

I Các loại địa chỉ trong Excel

1 Địa chỉ tương đối:

Là loại địa chỉ thay đổi được khi sao chép dữ liệu hay

công thức Địa chỉ bình thường nhập vào trong công thức

là địa chỉ tương đối

- Được xác định dưới dạng <Cột><dòng> Vd: A10

2 Địa chỉ tuyệt đối:

Là loại địa chỉ không thay đổi được khi sao chép dữ liệu hay công thức

- Được xác định dưới dạng: $<Cột>$<Dòng>.Vd: $A$10

Để lấy địa chỉ tuyệt đối của ô nào đó thì ta chỉ việc lấy địa chỉ tương đối sau đó nhấn phím F4 để chuyển sang đctđ.

3 Địa chỉ của vùng:

Là địa chỉ của khối ô liên tiếp (có từ 2 ô trở lên), nó đư

ợc xác định bằng cách lấy địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng và địa chỉ của ô cuối cùng trong vùng nhưng được phân cách nhau bởi dấu hai chấm

* Tên các hàm trong Excel đều có dạng:

2 Nhóm các hàm cơ bản:

2.1 Nhóm hàm thống kê:

2.1.1 Hàm Sum – Hàm tính tổng

- Cú pháp: =Sum(Danh sách đối số)

- Chức năng: Cho kết quả là tổng của các giá trị trong DSĐS

2.1.2 Hàm Average – Hàm tính giá trị trung bình

- Cú pháp: =Average (Danh sách đối số)

- Chức năng: Cho kết quả là giá trị trung bình của các giá trị có trong danh sách đối số

2.1.3 Hàm Max – Lấy giá trị lớn nhất

- Cú pháp: =Max (Danh sách đối số).

- Chức năng: Cho kết quả là giá trị lớn nhất trong số các giá trị có trong danh sách

2.1.4 Hàm Min – Lấy giá trị nhỏ nhất.

- Cú pháp: =Min (Danh sách đối số).

- Chức năng: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong số các giá trị có trong danh sách

2.1.5 Hàm Count – Hàm đếm giá trị số

- Cú pháp: =Count(Danh sách đối số).

- Chức năng: Hàm cho kết quả là số giá trị kiểu số và các thành phần có tính chất kiểu số trong danh sách

2.1.6 Hàm Counta – Hàm đếm toàn bộ dữ liệu

- Cú pháp: =Counta (Danh sách đối số).

- Chức năng: Cho kết quả số giá trị có trong danh sách

 m: cách sắp xếp thứ bậc.

 m = 0: giá trị lớn được xếp thứ trước

 m= 1: giá trị nhỏ được xếp thứ trước

3 Hàm logic và hàm điều kiện.

- Hàm cho kết quả là đúng (True) nếu một trong các biểu thức

điều kiện là đúng (True),

- Cho kết quả sai (False) nếu tất cả các biểu thức điều kiện là sai

(False).

- Vcđk: địa chỉ của vùng chứa điều kiện.

- n: điều kiện (có thể gõ trực tiếp vào công thức

hoặc là địa chỉ của ô chứa điều kiện)

- Vctt: địa chỉ của vùng cấn tính tổng.

- Chức năng: Cho kết quả là tổng của các giá trị số trên Vctt tương ứng với các giá trị thoả mãn điều kiện ở Vcđk

3.2.2 Hàm Countif – Đếm theo 1 điều

kiện

- Cú pháp: = Countif(Vcđk, n ) “ ”

- Trong đó:

- Vcđk: địa chỉ của vùng chứa điều kiện.

- n: điều kiện (có thể gõ trực tiếp vào

công thức hoặc là địa chỉ của ô chứa

điều kiện)

- Chức năng: Cho kết quả là số các ô trong Vcđk thoả mãn điều kiện n

3.2.3 Hàm If – Hàm điều kiện nếu

- Nếu btđk đúng, hàm cho kết quả là giá trị 1.

- Nếu btđk sai, hàm cho kết quả là giá trị 2

if thứ 3 cuối cùng hàm xét đến if thứ (n-1), nếu …

btđk n-1 đúng thì hàm cho kết quả giá trị n-1 , còn lại

cho kết quả giá trị n

Chương III Hàm tìm kiếm, hàm với số, chuỗi

giá trị số

5 Hµm lµm trßn sè liÖu

- Có ph¸p: = Round (n,m)

- Chøc n¨ng: Hµm lµm trßn gi¸ trÞ biÓu thøc (hay sè) n

theo chØ thÞ cña tham sè m

- XÐt m:

- m > 0: hµm lµm trßn m ch÷ sè thËp ph©n sau dÊu ph©n c¸ch thËp ph©n

II Nhóm hàm chuỗi:

1 Hàm cắt trái:

- Cú pháp: = Left(st,n)

- Với st: có thể là một chuỗi ký tự được đặt trong cặp dấu

ngoặc kép (“ “ ) hay một địa chỉ ô chứa giá trị kiểu Text

- Với st: có thể là một chuỗi ký tự được đặt trong cặp dấu

ngoặc kép (“ “ ) hay một địa chỉ ô chứa giá trị kiểu Text

n: là một số >0

- Chức năng: Hàm cho kết quả là n ký tự phía bên phải của chuỗi st

3 Hàm cắt giữa:

- Cú pháp: = Mid (st,n,m)

- Trong đó:

st: Có thể là 1 chuỗi ký tự được đặt trong dấu nháy kép

(“ “) Hay là 1 địa chỉ ô chứa giá trị kiểu Text

III Nhãm hµm ngµy th¸ng:

1 Hµm ngµy th¸ng víi c¸c tham sè

a/ Hµm Day – Hµm lÊy ngµy

- Có ph¸p: = Day (D÷ liÖu ngµy th¸ng)

IV Hàm tìm kiếm

1 Hàm dò tìm, tham chiếu theo cột

- Cú pháp: Vlookup (x, bảng tham chiếu, n, m)

- Trong đó:

+ x: giá trị mang dò tìm

+ bảng tham chiếu: lấy giá trị tuyệt đối và không bao

gồm phần tiêu đề

+ n: số nguyên dương, chỉ số thứ tự của cột tham chiếu

trong bảng tham chiếu (cột mà hàm sẽ dóng sang để lấy giá trị khi tìm được giá trị x trên cột dò tìm.)

+ m: kiểu dò tìm

m=0: giá trị trên cột dò tìm không cần sắp xếp

m=1: cột dò tìm phải được xếp theo tăng dần

2 Hàm dò tìm, tham chiếu theo dòng.

- Cú pháp: Hlookup (x, bảng tham chiếu, n, m)

- Trong đó:

+ x: giá trị mang dò tìm

+ bảng tham chiếu: lấy giá trị tuyệt đối và không bao

gồm phần tiêu đề

+ n: số nguyên dương, chỉ số thứ tự của dòng tham chiếu

trong bảng tham chiếu (dòng mà hàm sẽ dóng xuống để lấy giá trị khi tìm được giá trị x trên dòng dò tìm.)

+ m: kiểu dò tìm

m=0: giá trị trên dòng dò tìm không cần sắp xếp

m=1: dòng dò tìm phải được xếp theo tăng dần

Chương IV: Vùng cơ sở dữ liệu và

các hàm trong vùng CSDL

I Vùng CSDL và các thao tác trong vùng CSDL.

1 Khái niệm: là vùng có cấu trúc dưới dạng các cột và các dòng,

trong đó mỗi cột được gọi là một trường, còn mỗi dòng được gọi là một bản ghi.

2 Các thao tác.

2.1 Bổ xung bản ghi (nhập dữ liệu bằng Form)

* Thao tác: Vào Data  Form.

2.2 Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính.

B1: Bôi đen bảng tính cần sắp xếp.

B2: Vào Data  Sort Xuất hiện hộp thoại:

- Sort by: chọn cột làm khoá sắp xếp chính.

+ Tăng dần:

+ Giảm dần:

phụ thứ nhát (nếu có)

phụ thứ hai (nếu có)

tiêu đề

tiêu đề

2.3 Lọc dữ liệu tự động

B1: Click chuột vào ô bất kỳ trong bảng tính

B2: Data  Filter  AutoFilter Sau đó ở mỗi tiêu đề cột trong bảng tính xuất hiện mũi tên hướng xuống

B3: Khi nhấp vào mũi tên, một danh sách tiêu chuẩn hiện

ra, danh sách này hiển thị các giá trị duy nhất trong 1 cột Bằng cách chọn các giá trị này, sẽ loại bỏ được các bản ghi không thoả mãn điều kiện lọc

* Ngoài các điều kiện đó ta có thể chọn các tiêu chuẩn:

- All: hiển thị tất cả các bản ghi

- Top 10: Lọc số bản ghi thoả mãn đk lớn nhất hay nhỏ

nhất của cột lọc

Sau khi chọn top 10 sẽ xuất hiện hộp thoại sau đây:

B3: Nhấn

OK để xem kết quả

Chú ý: Top 10 chỉ được áp dụng cho các trường (cột) có

dữ liệu kiểu số

- Custom: Lọc theo điều kiện phức (có thể áp dụng cho mọi trường dữ liệu) Khi chọn Custom xuất hiện hộp thoại:

của đk 1

B3: Chọn toán tử logic cho đk 2

(nếu có)

B2: Nhập giá trị

của đk 2 (nếu có)

II Vùng điều kiện (vùng tiêu chuẩn):

1 Khái niệm vùng tiêu chuẩn:

Là vùng có ít nhất 2 dòng, trong đó dòng đầu tiên chứa tiêu đề và dòng còn lại chứa các điều kiện Nó được dùng

để tính toán hay rút trích dữ liệu.

2 Cách lập vùng điều kiện:

a Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện luôn phải chứa dữ liệu số

b Tiêu chuẩn chuỗi: Ô đk chứa dữ liệu kiểu text

c Tiêu chuẩn logic: >= ; <= ; > ; < ; = ; <> (khác)

d Tiêu chuẩn kết hợp and (và): tiêu đề và điều kiện

trong tiêu chuẩn và cùng nằm trên cùng 1 dòng nhưng

khác cột

e Tiêu chuẩn kết hợp hoặc (or): tiêu đề và điều kiện

trong tiêu chuẩn nằm trên cùng 1 cột nhưng khác dòng

Tiêu đề

Điều kiện

f Tiêu chuẩn hỗn hợp:

Được kết hợp từ 2 tiêu chuẩn “and” và “or”

III ứng dụng vùng đk vào t.kê và các hàm CSDL

1 Rút trích dữ liệu:

B1: Thiết lập vùng điều kiện (vùng tiêu chuẩn)

B2: Đưa con trỏ vào vùng CSDL (bảng tính)

B3: Data  Filter  Advanced Filter

Chọn đ/chỉ ô

đầu tiên của vùng đích sẽ chứa dữ liệu

được rút trích

2 Hàm cơ sở dữ liệu:

- Cú pháp chung:

= Tênhàm (vùng cơ sở dữ liệu,n,vùng tiêu chuẩn)

- Với n: Đ/chỉ ô chứa tên trường cần tính tổng

Hoặc số thứ tự của trường cần tính tổng trong VCSDL

Hoặc tên trường cần tính tổng (phải đặt trong “ “) 2.1 Hàm tính tổng thoả mãn nhiều điều kiện:

= dsum(……… ) 2.2 Hàm tính trung bình cộng thoả mãn nhiều điều kiện

= daverage(………) 2.3 Hàm tính giá trị lớn nhất thoả mãn nhiều ĐK

= dmax (……….)