- Delete: Xoá mẫu tin hiện hành
- Restore: Khôi phục lại mẫu tin vừa sửa.
- Find Prev: Đến mẫu tin liền trước
- Find next: Đến mẫu tin liền sau
- Criteria: Nhập điều kiện tìm kiếm
2.2. Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính.
B1: Bôi đen bảng tính cần sắp xếp.
B2: Vào Data Sort. Xuất hiện hộp thoại: - Sort by: chọn cột làm khoá sắp xếp chính.
+ Tăng dần: + Giảm dần: - Then by: Chọn cột làm khoá phụ thứ nhát (nếu có) - Then by: Chọn cột làm khoá phụ thứ hai (nếu có)
- Header row: Không sắp xếp
tiêu đề
- No header row: Có sắp xếp
2.3. Lọc dữ liệu tự động
B1: Click chuột vào ô bất kỳ trong bảng tính
B2: Data Filter AutoFilter. Sau đó ở mỗi tiêu đề cột trong bảng tính xuất hiện mũi tên hướng xuống.
B3: Khi nhấp vào mũi tên, một danh sách tiêu chuẩn hiện ra, danh sách này hiển thị các giá trị duy nhất trong 1 cột. Bằng cách chọn các giá trị này, sẽ loại bỏ được các bản ghi không thoả mãn điều kiện lọc.
* Ngoài các điều kiện đó ta có thể chọn các tiêu chuẩn: - All: hiển thị tất cả các bản ghi.
- Top 10: Lọc số bản ghi thoả mãn đk lớn nhất hay nhỏ nhất của cột lọc.
B1: Chọn kiểu lọc: Top: Lọc theo giá trị lớn nhất
Bottom: Lọc theo giá trị nhỏ nhất B2: Chọn số bản ghi cần hiển thị. B3: Nhấn OK để xem kết quả.
Chú ý: Top 10 chỉ được áp dụng cho các trường (cột) có dữ liệu kiểu số
- Custom: Lọc theo điều kiện phức (có thể áp dụng cho mọi trường dữ liệu). Khi chọn Custom xuất hiện hộp thoại:
B1: Chọn toán tử logic cho đk 1 B2: Nhập giá trị của đk 1 B3: Chọn toán tử logic cho đk 2 (nếu có) B2: Nhập giá trị của đk 2 (nếu có)
2.4. Tính tổng phụ ( = tổng theo từng thành phần)
B1: Dùng lệnh Sort để sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu. B2: Data Subtotals. Xuất hiện hộp thoại.
Chọn trường vừa sắp xếp theo yêu cầu ở B1. Chọn hàm cần dùng để thống kê.
Tích chọn trường cần tính toán.
Click Ok để chấp nhận Click để huỷ bỏ thao tác
II. Vùng điều kiện (vùng tiêu chuẩn):
1. Khái niệm vùng tiêu chuẩn:
Là vùng có ít nhất 2 dòng, trong đó dòng đầu tiên chứa tiêu đề và dòng còn lại chứa các điều kiện. Nó được dùng để tính toán hay rút trích dữ liệu.
2. Cách lập vùng điều kiện:
a. Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện luôn phải chứa dữ liệu số. b. Tiêu chuẩn chuỗi: Ô đk chứa dữ liệu kiểu text.
c. Tiêu chuẩn logic: >= ; <= ; > ; < ; = ; <> (khác) d. Tiêu chuẩn kết hợp and (và): tiêu đề và điều kiện trong tiêu chuẩn và cùng nằm trên cùng 1 dòng nhưng khác cột.
e. Tiêu chuẩn kết hợp hoặc (or): tiêu đề và điều kiện trong tiêu chuẩn nằm trên cùng 1 cột nhưng khác dòng.
Tiêu đề Điều kiện
f. Tiêu chuẩn hỗn hợp:
Được kết hợp từ 2 tiêu chuẩn “and” và “or”.