Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Bởi: truonghoabinh vothituyet Khái niệm: Phân tích công việc trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất, kỹ nhân viên cần thiết phải có để thực công việc Phân tích công việc trình xác định ghi chép lại thông tin liên quan đến chất công việc cụ thể Đây trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc kỹ kiến thức cần có để thực tốt công việc Đây trình xác định khác biệt công việc với công việc khác Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu trình độ kỹ công việc định mức hoàn thành công việc dựa liệu thu thập trình phân tích công việc Ý nghĩa: Phân tích công việc cung cấp thông tin yêu cầu, đặc điểm công việc, hành động cần tiến hành thực hiện, thực sao; loại máy máy móc trang bị, dụng cụ cần thiết thực công việc, mối quan hệ với cấp với đồng nghiệp thực công việc Không biết phân tích công việc, nhà quản trị tạo phối hợp đồng phận cấu doanh nghiệp, đánh giá xác yêu cầu công việc, tuyển dụng nhân viên cho công việc, đánh giá lực thực công việc nhân viên đó, trả lương, kích thích họ kịp thời, xác Ðặc biệt, phân tích công việc công cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp thành lập cần có cải tổ thay đổi cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh 1/7 Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Tác dụng phân tích công việc • Bảo đảm thành công việc xếp, thuyên chuyển thăng thưởng cho nhân viên • Loại bỏ bất bình đẳng mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ trách nhiệm công việc • Tạo kích thích lao động nhiều qua việc xếp mức thăng thưởng • Tiết kiệm thời gian sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc từ giúp nhà quản trị có sở để làm kế hoạch phân chia thời biểu công tác • Giảm bớt số người cần phải thay thiếu hiểu biết công việc trình độ họ • Tạo sở để cấp quản trị nhân viên hiểu nhiều Thông tin cần thu thập, nội dung, bước phân tích công việc Trong doanh nghiệp cần phải thực phân tích công việc khi: • Doanh nghiệp thành lập chương trình phân tích thực • Có thêm số công việc • Công việc thay đổi tác động khoa học – kỹ thuật Những thông tin cần thu thập phân tích công việc Thông tin yếu tố điều kiện làm việc điều kiện tổ chức hoạt động doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng công việc doanh nghiệp, yếu tố điều kiện vệ sinh lao động, cố gắng thể lực, rủi ro khó tránh, tiêu hao lượng trình làm việc Thông tin hoạt động thực tế nhân viên tiến hành nơi làm việc phương pháp làm việc, mối quan hệ thực công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý loại số liệu cách thức làm việc với loại máy móc, trang bị kỹ thuật Thông tin phẩm chất mà nhân viên thực công việc cần có trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ thực công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, đặc điểm cá nhân cần có thực công việc Thông tin loại máy móc, thiết bị kỹ thuật nơi làm việc số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật tính tác dụng trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản nơi làm việc 2/7 Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Thông tin tiêu chuẩn mẩu thực công việc nhân viên, bao gồm quy định tiêu chuẩn hành vi tiêu chuẩn kết thực công việc Nội dung, trình tự thực phân tích công việc • • • • • • • • Chính sách công ty Phiếu câu hỏi Phỏng vấn Quan sát Viết nháp mô tả công việc, yêu cầu, trình độ, định mức công việc Trình cấp quản lý cho ý kiến Thảo luận nhóm Hoàn thiện cuối Nội dung, trình tự thực phân tích công việc thường không giống doanh nghiệp, trình thực phân tích công việc bao gồm bước sau đây: Bước 1: Xác định sách công ty, mục đích phân tích công việc, từ xác định hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý Chính sách công ty · Nguyên tắc, sách ưu tiên nguồn nhân lực xác định rõ ràng cập nhật giúp doanh nghiệp việc thiết lập thủ tục, định mức công việc, thiết lập công việc đặc biệt việc xác định chức trách nhiệm vụ yêu cầu trình độ kỹ công việc · Các sách ưu tiên nguồn nhân lực cho doanh nghiệp thấy điều doanh nghiệp quan tâm chấp nhận hay không Nó đảm bảo kết thực công việc nhân viên đạt định mức tiêu chuẩn tối thiểu Nó giúp doanh nghiệp trở nên quán việc định · Doanh nghiệp không thường xuyên có thời gian để giải tất vấn đề câu hỏi cách trực tiếp Các sách viết công cụ truyền thông tốt, sở cho hoạt động hàng ngày doanh nghiệp · Các sách, quy định ưu tiên nguồn nhân lực doanh nghiệp la bàn định hướng cho doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp chúng, doanh nghiệp lạc đường hay phải theo đường dài Bước 2: Thông qua câu hỏi thu thập thông tin Bước 3: Áp dụng phương pháp khác để thu thập thông tin phân tích công việc Tùy theo yêu cầu mức độ xác chi tiết thông tin cần thu thập, tùy theo 3/7 Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc loại hình công việc khả tài doanh nghiệp sử dụng kết hợp phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: vấn, câu hỏi quan sát Bước 4: Viết nháp mô tả công việc, kiểm tra lại độ xác đầy đủ thông tin qua nhân viên thực công việc vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực công việc Bước 5: Hoàn thiện cuối Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc Phỏng vấn Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc thực trực tiếp với cá nhân, với nhóm nhân viên thực công việc với cán phụ trách nhân viên thực công việc Ưu điểm: Phương pháp sử dụng hữu hiệu mục đích phân tích công việc xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá lực thực công việc nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo xác định giá trị công việc Phỏng vấn cho phép phát nhiều thông tin hoạt động mối quan hệ quan trọng phân tích công việc mà phương pháp khác tìm Ðồng thời vấn cho ta hội để giải thích yêu cầu chức công việc Nhược điểm: chủ yếu vấn phân tích công việc người bị vấn cung cấp thông tin sai lệch không muốn trả lời đầy đủ câu hỏi người vấn Nhân viên thường cảm thấy việc phân tích công việc sử dụng mở đầu để thay đổi cấu tổ chức, tinh giản biên chế, nâng cao định mức, v.v họ thường có xu hướng muốn đề cao trách nhiệm khó khăn công việc mình; ngược lại, giảm thấp mức độ tầm quan trọng công việc người khác Thêm vào đó, vấn đòi hỏi cán thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với nhân viên Ðể nâng cao chất lượng vấn phân tích công việc, nên ý: · Nghiên cứu công việc trước thực vấn cho đưa câu hỏi cần thiết · Chọn người thực công việc giỏi chọn người có khả mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực công việc giỏi 4/7 Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc · Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt người bị vấn giải thích cho họ rõ ràng mục đích phóng vấn · Ðặt câu hỏi rõ ràng gợi ý cho người bị vấn dễ trả lời · Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý cho vấn không bị bỏ sót thông tin quan trọng · Kiểm tra lại tính xác thông tin với người bị vấn Bản câu hỏi Bản câu hỏi đánh giá phương pháp hữu hiệu để thu thập thông tin phân tích công việc Bản câu hỏi liệt kê câu hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước phân phát cho nhân viên điền vào câu trả lời Tổng kết câu trả lời nhân viên, cán phân tích có thông tin bản, đặc trưng công việc thực doanh nghiệp Khi cảm thấy thông tin thu thập qua câu hỏi không đầy đủ, cán phân tích nên thảo luận lại với nhân viên thực công việc Nhìn chung, câu hỏi cung cấp thông tin nhanh dễ thực so với hình thức vấn Ðể nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua câu hỏi, cần lưu ý vấn đề sau: Cấu trúc câu hỏi Ngoài câu hỏi chức năng, nhiệm vụ chính, câu hỏi cần thiết kế phải có câu hỏi nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực thêm nơi làm việc Tuy nhiên câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm vấn đề phải nghiên cứu câu hỏi nên ngắn gọn Thông thường, không thích phải trả lời câu hỏi dài Một câu hỏi dài người trả lời ý đến nội dung câu hỏi Cách thức đặt câu hỏi Các câu hỏi cần thiết kế cho thật đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời trả lời ngắn gọn Ở nơi có thể, nên thiết kế câu hỏi đóng mở, ví dụ, " Theo anh (chị), cường độ làm việc có cao không?" câu hỏi chọn lựa phương án trả lời Ví dụ với câu hỏi " Theo anh (chị), nhân viên cần tối thiểu thời gian để làm quen với công việc thực công việc tốt?", có câu trả lời sau công nhân viên dây chuyền lắp ráp điện tử: - tháng - tháng - năm - năm nữa; - tháng 5/7 Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Nơi thực Nên nhân viên thực câu hỏi nơi làm việc Những câu hỏi thực nhà thường trả lời trung thực xác Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng hoạt động doanh nghiệp; đó, việc trả lời câu hỏi nên thực làm việc cho nhân viên không cảm thấy khó chịu phải thêm thời gian cá nhân họ Quan sát nơi làm việc Quan sát nơi làm việc cho phép nhà phân tích đầy đủ chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp nhiệm vụ, trách nhiệm thực công việc khác nhau, thông tin điều kiện làm việc, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trình làm việc hiệu thực công việc Phương pháp quan sát sử dụng hữu hiệu công việc đo lường, dễ quan sát, thấy công việc không mang tính chất tình công việc người y tá trực tính toán suốt ngày công việc nhân viên phòng kế toán Tuy nhiên, phương pháp quan sát cung cấp thông tin thiếu xác hội chứng Hawthone ( biết quan sát, nhân viên làm việc với phương pháp, tốc độ, cách thức, kết khác với thực công việc lúc bình thường), điều phản ánh rõ rệt cán phân tích vừa quan sát, vừa vấn nhân viên thực công việc Ðể nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng: • Quan sát kết hợp với phương tiện kỹ thuật quay phim, video, đèn chiếu đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại hao phí thời gian thực công việc • Quan sát theo chu kỳ công việc hoàn thành (lưu ý chu kỳ công việc thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn công việc) • Nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực công việc để tìm hiểu điều chưa rõ bổ sung điều bỏ sót trình quan sát Ghi chép lại nhật ký Trong số trường hợp, nhà phân tích thu thập thông tin cách yêu cầu công nhân ghi lại, mô tả lại hoạt động hàng ngày sổ Nhờ phương pháp mà công nhân viên phóng đại tầm quan trọng công việc phương pháp trước không vấn đề không giải 6/7 Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Bảng danh sách kiểm tra Ðây danh sách mục liên quan tới công việc Thường cá nhân người đảm nhận công việc cấp quản trị trực tiếp đương yêu cầu kiểm tra xem mục có áp dụng cho công việc cần kiểm tra không Danh sách kiểm tra hữu dụng cá nhân dễ trả lời Phối hợp phương pháp Thông thường nhà phân tích không dùng phương pháp đơn Họ thường phối hợp phương pháp khác Chẳng hạn muốn phân tích công việc nhân viên hành chánh văn phòng, họ sử dụng bảng câu hỏi, phối hợp với vấn quan sát thêm Khi nghiên cứu công việc sản xuất, họ dùng phương pháp vấn phối hợp với phương pháp quan sát 7/7 .. .Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Tác dụng phân tích công việc • Bảo đảm thành công việc xếp, thuyên chuyển thăng thưởng cho nhân viên • Loại bỏ bất bình đẳng mức lương qua việc. .. niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc Thông tin tiêu chuẩn mẩu thực công việc nhân viên, bao gồm quy định tiêu chuẩn hành vi tiêu chuẩn kết thực công việc Nội dung, trình tự thực phân tích công. .. 3: Áp dụng phương pháp khác để thu thập thông tin phân tích công việc Tùy theo yêu cầu mức độ xác chi tiết thông tin cần thu thập, tùy theo 3/7 Khái niệm ý nghĩa tác dụng phân tích công việc loại