PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT SÔNG CÔNG

Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa rất phổ biến ở nước ta là lĩnh vực quản lý

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - - - o0o - - - THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT SÔNG CÔNG Giáo viên hướng dẫn : Ths. Đỗ Thị Bắc Sinh viên thực hiện : Hoàng Thị Nhung Lớp : 4B – K4 Thái Nguyên – 2008 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành kinh tế trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Khoa học máy tính đang phát triển với tốc độ ngày càng nhanh chóng và xâm nhập ngày càng sâu vào mọi lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, quản lý Nhà Nước, quản lý doanh nghiệp. Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa rất phổ biến ở nước ta là lĩnh vực quản lý. Tin học hóa trong quản lý đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách khoa học, chính xác, hiệu quả. Quản lý thư viện là một trong những công việc tương đối phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Quản lý thư viện đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi chính xác một số lượng sách báo rất lớn, thuộc nhiều loại, đối tượng phục vụ của thư viện lại rất đa dạng. Chính vì vậy, tin học hóa trong lĩnh vực quản lí thư viện là một yêu cầu tất yếu. Muốn quản lý tốt cần có được các phần mềm tốt, phần mềm phải đảm bảo được độ bảo mật cao, dễ sử dụng thích hợp nhiều tiện ích. Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện, phân tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu, cuối cùng là phải thiết kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống. Được sự đồng ý của Ban chủ nhiệm khoa, Bộ môn hệ thống thông tin và sự hướng dẫn của cô giáo Ths. Đỗ Thị Bắc, em đã dành thời gian làm đề tài thực tập tốt nghiệp, tập trung nghiên cứu đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường THPT Sông Công” Do trong khuôn khổ thời gian ngắn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân còn hạn chế. Nên em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn trong lớp để chưong trình của em hoàn thiện hơn và được ứng dụng trong thực tế. Em kính mong sự góp ý của thầy cô và các bạn! 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sinh viên: Hoàng Thị Nhung CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1. Lý do chọn đề tài Qua một thời gian tiếp cận với Hệ thống quản lý thư viện của trường PTTH Sông Công Thái Nguyên, cùng với sự nghiên cứu và học hỏi của bản thân. Em thấy bài toán quản lý thư viện là bài toán hay, có nhiều lời giải cho cùng một đề bài, khi tìm ra lời giải cho bài toán tức là ta đã tạo ra một chương trình có khả năng ứng dụng vào thực tế với quy mô rộng, không bó hẹp trong một phạm vi nhất định. Chính vì thế nên em đã chọn đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình. Em hy vọng sẽ góp sức mình nhằm giảm bớt nhọc nhằn của độc giả khi kiểm tra danh sách, hay sự mệt nhọc của cán bộ thư viện khi phải cầm bút để nhập sách, viết báo cáo… 1.2. Mục đích và yêu cầu của bài toán quản lý thư viện * Mục đích: Mục đích cơ bản của đề tài là khảo sát phân tích thiết kế chương trình quản lý thư viện để hiểu biết và phục vụ cho hoạt động mượn trả sách, quản lý đầu sách, quản lý độc giả và thống kê báo cáo tại thư viện sao cho có hiệu quả nhất. * Yêu cầu: Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện, phân tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu, cuối cùng là phải thiết kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống. 1.3. Tìm hiểu chung về hệ thống quản lý thư viện a. Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý thư viện Một hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu trong thư viện hiện có để phục vụ cho công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả. Hệ thống quản lý phải nắm giữ được số lượng sách có trong thư viện, phân loại sách theo 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 chương trình, và cần có các danh mục cụ thể để tiện cho công tác tìm kiếm. Ngoài ra hệ thống phải biết được tình trạng hiện tại của sách, phải được cập nhật thông tin mỗi khi có tư liệu mới hoặc thanh lý các tư liệu không có giá trị. Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra được danh mục các loại sách có trong thư viện sao cho độc giả có thể tìm được các tư liệu cần thiết, ngoài ra hệ thống cũng phải quản lý được những độc giả có yêu cầu mượn sách. Việc phân loại sách và quản lý độc giả là công việc phức tạp nhất trong công tác quản lý. b. Tổ chức của hệ thống quản lý thư viện hiện nay * Bổ sung và bảo quản sách Bộ phận quản lý thư viện nhận được sách nhập về, tiến hành phân loại sách vá đánh mã số sách. Tại đây cuốn sách sẽ được xem xét nội dung, thể loại qua đó phân loại cuốn sách theo chuyên mục có sẵn trong thư viện. Đồng thời cuốn sách cũng được đánh một mã số để tiện việc tra cứu, qua mã số này cán bộ quản lý có thể biết được cuốn sách nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Sau khi cuốn sách được phân loại và đánh mã số nó được cung cấp một thẻ mục lục, trên đó có tên sách, nội dung sách, tên tác giả, tên nhà xuất bản… Trong quá trình quản lý những cuốn sách bị hư hỏng hoặc nội dung không còn phù hợp thì sẽ bị loại bỏ ra khỏi hệ thống. * Phục vụ nhu cầu độc giả Khi có nhu cầu tìm hiểu tài liệu độc giả sẽ đăng ký làm thẻ với thư viện. Để làm thẻ thư viện độc giả được cung cấp phiếu đăng ký. Trong phiếu độc giả phải điền một số thông tin cá nhân, phiếu này được thư viện tiếp nhận và lưu trữ. Đồng thời độc giả được cấp thẻ thư viện, trên thẻ có mã số độc giả và các thông tin khác thư viện sẽ quản lý độc giả thông qua mã số này. Khi có nhu cầu tìm tài liệu, độc giả sẽ tìm kiếm mã số sách thông qua hệ thống danh mục sách có tại phòng mượn của thư viện theo chủ đề, nội dung, hoặc tác giả. Tiếp theo độc giả đăng kí mượn sách qua phiếu yêu cầu với thư 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 viện. Trên phiếu yêu cầu có ghi mã số thẻ thư viện và mã số sách cần mượn, ngày mượn, ngày trả. Sau đó sẽ căn cứ theo mã số sách cán bộ thư viện tiến hành kiểm tra lại các phiếu mượn sách để thống kê sách mượn, sách hiện còn trong thư viện và thông báo lại cho độc giả biết cuốn sách nào đã hết, lúc nào sẽ có khi độc giả yêu cầu. Cán bộ cũng phải kiểm tra xem có những độc giả nào vi phạm quy định của thư viện như: mượn quá số lượng sách cho phép, sách mượn quá hạn, làm hỏng sách để có biện pháp xử lý. *Ưu nhược điểm của quản lý thư viện trên. - Ưu điểm. Hệ thống quản lý thư viện đã đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của việc quản lý thư viện. - Nhược điểm. Hệ thống quản lý dùng đến nhiều giấy tờ, vì vậy việc bảo quả, tìm kiếm mất nhiều thời gian. Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, công việc quản lý nhiều khó khăn khi lượng độc giả tăng, do việc kiểm tra thời gian mượn, số lượng sách mượn đều phải làm thủ công, vì vậy xảy ra nhiều sai sót trong quá trình quản lý. Việc phân loại sách cũng mất rất nhiều thời gian. 1.4. Lựa chọn công cụ xây dựng chương trình quản lý thư viện MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong thực tế như: quản lý, thống kê, kế toán. Với MS Access người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được môi trường hoàn chỉnh nếu cần lập trình MS Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng. Sáu đối tượng mà Access cung cấp là: Bảng (Table), truy vấn(Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module: có đầy đủ các khả 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 năng lưu trữ thông tin dữ liệu, thống kê, biểu diễn thông tin và tự động rất nhiều các tác vụ khác. Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản lý CSDL quan hệ (Reletional DataBase). Access cung cấp công cụ Wizard (phù thủy) để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo. Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác ta sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xây dựng ● CÁC ĐỐI TƯỢNG CƠ BẢN CỦA ACCESS 1.4.1. Làm việc với bảng 1.4.1.1. Tạo bảng Trong cửa sổ Database của cơ sở dữ liệu, tạo bảng theo thứ tự sau: a. Từ cửa số Database chọn mục Table: Kết quả sẽ mở cửa sổ table chưa danh sách các bản ghi đã tồn tại và 3 nút chọn: New: dùng để tạo mới. Open: dùng để mở nhập dữ liệu cho bảng Design: dùng để xem, sửa cấu trúc bảng. * Để tạo bảng mới ta chọn nút New (hình 1.1) Có hai cách tạo bảng ứng với lựa chọn: - Nếu chọn Table Wizard thì bảng được xây dựng bảng công cụ Wizard Access yêu cầu. - Chọn Design view để thiết kế theo ý người sử dụng. 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 b. Thiết kế Design View : Kết quả nhận được cửa sổ (Table1:Table) ở hình bên. Tên bảng được giả định là Table 1, sau này ta có thay đổi bằng một tên Khác ý nghĩa hơn. *Cửa sổ Table được chia hai phần. - Phần trên có 3 cột Field name, Data type, Description dùng để khai Báo các trường của bảng. - Phần dưới cùng để quy định các thuộc tính của trường đã khai báo. c. Khai báo các trường : + Đặt tên trường (cột), (tại cột Field name) + Chọn kiểu dữ liệu (tại cột Data type). + Mô tả trường (tại ô Description) nếu muốn. + Quy định các thuộc tính cho trường ( phần Field Properties) như: - Field size: Số kí tự của trường Text, hoặc kiểu của trường number - Format: Định dạng hiển thị dữ liệu kiểu ngày và kiểu số - Decimalplaces: số chữ số thập phân trong kiểu number và Currency. - Input mask (Mặt nạ nhập liệu ): Quy định khuôn dạng nhập liệu - Caption: Đặt nhãn cho các trường. Nhãn sẽ được nhập liệu thay vì hiện tên trường. - Default Value: xác định giá trị mặc định của trường. - Validapion Rule: Quy tắc dữ liệu hợp lệ. - Required: không chấp nhận giá trị rỗng. - Allowzerolength: không chấp nhận chuỗi rỗng trong trường Text và Memo. - Indexed: tạo chỉ mục. 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 d. Thay đổi thiết kế chỉnh sửa cấu trúc bảng : + Xóa trường: (có thể xóa một hoặc nhiêù trường): Chọn trường cần xóa, bấm phím Delete hoặc chọn Delete Row từ Menu edit. + Để thay đổi nội dung (tên, kiểu …) ta chỉ nhập từ bàn phím bình thường + Để chèn thêm trường : Ta chọn trường, mà trường mới sẽ được chèn vào trước rồi vào Menu edit chọn Insert Row, tiến hành nhập tên và chọn kiểu dữ liệu bình thường. + Di chuyển trường: Chọn trường cần di chuyển kéo đến vị trí mới. 1.4.1.2. Đặt khóa chính Khóa chính là một hoặc nhiều trường để xác nhận duy nhất một bản ghi (dòng). - Chọn trường làm khóa chính rồi chọn edit chọn Primary key hoặc nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Đặt lại khóa: chọn lại trường làm khóa rồi thực hiện như trên. 1.4.1.3. Lưu cấu trúc của bảng và đặt tên bảng Vào menu File/save hoặc bấm chuột (biểu tượng lưu trữ) hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Xuất hiện cửa sổ Save as: nhập tên bảng rồi chọn Ok. 1.4.1.4. Nhập dữ liệu bảng + Từ cửa sổ Data base chọn mục Table + Chọn tên bảng cần nhập liệu rồi bấm nút Open. Kết quả hiện một cửa sổ nhập liệu cho bảng, ta tiên hành nhập lần lượt từ các bảng ghi và luôn bắt đầu từ trường khóa . 1.4.1.5. Lập quan hệ giữa các bảng 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 * Trong cửa sổ database, chọn Relationships từ menu để mở cửa sổ Show table + Table: hiển thị các bảng. + Queries: để hiện các truy vấn. + Both: hiện cả hai a. Chọn bảng dưa hay truy vấn để vào quan hệ. sau đó chọn nút Add. khi chọn song ấn nút close để đóng cửa sổ Show Table. b. Chọn một trượng từ bảng chính (trường khóa) và rồi kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ. sau đó bấm chuột vào Create để tạo. 1.4.2. TRUY VẤN (QUERY) Khái niệm: Truy vấn (Query) là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. - Truy vấn thông thường là truy vấn chọn (Select Query) với các khả năng sau: + Chọn các bảng hoặc các truy vấn cũ làm nguồn dữ liệu. + Chọn các trường hiển thị. + Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường nguồn. + Đưa vào các trường dùng để sắp xếp a. Tạo truy vấn các bước chính để tạo truy vấn 10 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Trong cửa sổ Database chọn mục Query sau đó chọn nút New nhận được cửa sổ hình 2.1 + Chọn cách xây dựng truy vấn theo ý người sử dụng (DeSign Wiew) + Xây dựng nhờ công cụ Wizards của Access. - Chọn nguồn dữ liệu cho tuy vấn mới gốm các bảng và các truy vấn đã được tạo từ trước. - Tạo lập quan hệ giữa các bảng, các truy vấn nguồn b. Chỉnh sửa truy vấn ۰ Mở truy vấn trong chế độ Design View . ۰ Mở cửa sổ Add Table bằng cách vào menu Query chọn Add Table . ۰ Chọn các bảng hoặc các truy vấn cần thêm, rồi chọn Add . ۰ Thực hiện chỉnh sửa rồi lưu lại bằng cách vào menu file chọn save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrrl + S . c. Xây dựng các điều khiển trong truy vấn ۰ Các phép toán: Khi xây dựng các biểu thức điều kiện cho phép sử dụng các phép toán sau : - so sánh: = , <> (khác); >= (lớn hơn hoặc bằng); <= (nhỏ hơn hoặc bằng); > (lớn hơn) ; < (nhỏ hơn ). - Phép logic: And, or, Not, Between … And các bảng. 11 [...]... ban quản lý thư viện tổ chúc in làm thẻ, cấp thẻ cho các cá nhân trong trường có nhu cầu Dưới đây là mẫu thẻ thư viện THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT SÔNG CÔNG THẺ THƯ VIỆN Thẻ thư viện có giá trị đến ngày…tháng…năm…… Số thẻ: Họ và tên: Ngày sinh: Nghề nghiệp: Địa chỉ: Chữ ký của độc giả Ngày…tháng…năm… Độc giả phải tuân theo đúng nội quy thư viện của trường Nội quy thư viện: ... ……………………………………………… Số lượng: ………………… ………………………………… ∗ Công tác quản lý mượn trả Khi cá nhân có nhu cầu mượn sách cán bộ quản lý thư viện sẽ đưa phiếu yêu cầu cho các cá nhân ∗ Công tác thống kê, in ấn Các cán bộ quản lý thư ng xuyên thống kê số lượng sách còn có trong thư viện và thống kê độc giả để nắm bắt rõ tình hình hoạt động của thư viện 2.3 Các thông tin cần quản lý trong thư viện * Thông tin về sách Mã loại Tên... ĐỘNG THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT SÔNG CÔNG THÁI NGUYÊN 2.1 Thông tin chung Thư viện trường THPT Sông Công gồm rất nhiều loại sách bao gồm sách giáo viên, sách giáo khoa, sách tham khảo, tạp chí, báo, … nhằm phục vụ cho giáo viên và học sinh trong trường Thư viện Sông Công quản lí sách theo số cá biệt (nghĩa là số cụ thể của một quyển sách) được sắp xếp theo khổ sách Thư viện được chia làm 2 phòng: phòng đọc và. .. Độc giả Thông tin về sách mượn và độc giả Quản lý Quản lý thư thư viện viê Báo cáo Yêu cầu, thống kê Lãnh đạo Thống kê, báo cáo Thông tin Sách, độc giả Thủ thư viện Chức năng xử lý thông tin của biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh gồm: Quản lý sách, quản lý độc giả, quản lý mượn trả, thống kê báo cáo Tác nhân ngoài của biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh gồm: Độc giả, cán bộ thư viện 31 Website: http://www.docs.vn... cán bộ thư viện gửi giấy yêu cầu đền sách Đối với học sinh thuộc diện chính sách được mượn sách giáo khoa từ đầu năm và sau khi kết thúc năm học những học sinh này phải hoàn trả cho thư viện theo đúng thời gian qui định 2.2 Thực trạng quản lý thư viện Hoạt động quản lý thư viện gồm các chức năng: ∗ Công tác quản lý sách: Cán bộ quản lý sẽ nhập các thông tin sách mới nhập vào các phiếu nhập tin và biên... THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 3.1 Mục đích yêu cầu về hệ thống chương trình - Hệ thống chương trình phải đảm bảo tính khả thi, cung cấp đầy đủ thông tin, thuận tiện dễ dùng với người sử dụng - Cung cấp thông tin tổng hợp kịp thời, chính xác theo yêu cầu của cấp trên… - Việc áp dụng hệ thống vào quản lý phải tiết kiệm được thời gian trong việc quản lý và xử lí thông tin - Toàn bộ quá trình phân tích thiết kế, ... trình phân tích thiết kế, lập trình thử nghiệm, cài đặt hệ thống chương trình phải phù hợp với đơn vị, với khả năng thiết bị con người quản lí thư viện 3.2 Công việc của hệ thống và sự lưu thông dữ liệu Để đạt được mục đích trên trong quá trình quản lý, hệ thống cần tiếp nhận các thông tin về sách và sự cần thiết trong từng giai đoạn a Đầu vào của hệ thống thông tin Thông tin về từng đầu sách, từng cuốn... pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác đầy đủ, nhanh chóng và khoa học trước yêu cầu thực tế ngày càng đa dạng phong phú của công tác quản lý là việc làm cần thiết Việc đưa máy tính vào nhà trường sẽ giúp nâng cao chất lượng quản lý, giảm sức lao động, nhân lực lao động 28 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG... - Thủ thư - Độc giả - Lãnh đạo 3.4 Các biểu đồ xử lý chức năng a Biểu đồ phân cấp chức năng BFD 30 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ BFD của hệ thống Hoạt động quản lý Quản lí sách Quản lý mượn trả Thống kê in ấn Quản lý độc giả Hình 2.3.1 Sơ đồ BFD của hệ thống b Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu * Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0) Thẻ thư viện Độc... quản lý thư viện * Nhập Sách: Sách mới bổ xung, trước hết phải được phân loại theo nội dung cơ cấu bảng phân loại sách của thư viện và thực hiện các khâu nghiệp vụ thư viện hoàn chỉnh rồi mới đưa sách vào kho Muốn phân loại nhanh, chính xác đầy đủ nội dung, trước hết cán bộ thư viện phải nắm vững và hiểu biết về cơ cấu bảng phân loại * Cho mượn sách: Độc giả mượn sách theo phiếu mượn: PHIẾU MƯỢN Họ và