Xây dựng và tổ chức khai thác kho tư liệu chuyên dạng quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và các lĩnh vực khác có liên quan.
CHƯƠNG I Giới thiệu Trung Tâm Thông tin tHUộC TổNG CụC TIÊU CHUẩN ĐO LƯờng chất lợng đề TàI NghiÊn cứu Trung Tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng đợc thành lập trên cơ sở Phòng Thông tin T liệu theo Quyết định số 450/QĐ ngày 12/7/1994 của Bộ trởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi Trờng, là cơ quan thông tin chuyên dạng quốc gia duy nhất hiện nay ở Việt Nam về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng. I: CƠ CấU Tổ CHứC, CHứC NĂNG NHIệM Vụ CủA TRUNG TÂM: 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin: TRUNG TÂM THÔNG TIN TIÊU CHUẩN ĐO lường chất lượng Hành chính- Tổng hợp Tiếp thị Tư liệu- Máy tính Dịch vụ Thông tin Tạp chí TC- ĐL- CL 2. Chức năng - Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức khai thác kho t liệu chuyên dạng quốc gia về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng và các lĩnh vực khác có liên quan. Xây dựng mạng lới thông tin trong các cơ quan thuộc hệ thống quản lý tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng. Tổ chức và thực hiện việc cung cấp thông tin cần thiết dới nhiều hình thức để đáp ứng nhu cầu cuả các cơ quan quản lý, nghiên cứu và các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc mọi hình thành phần kinh tế. Nghiên cứu, áp dụng các phơng pháp và công nghệ thông tintiên tiến thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng. Tạo các sản phẩm thông tin (các ấn phẩm, các cơ sở dữ liệu điện tử, các chơng trình phần mềm, CD-ROM .) cung cấp cho các đơn vị dùng tin trong nớc và trao đổi với các tổ chức thông tin quốc gia, quốc tế về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng. Theo sự phân công của Tổng cục, thực hiện hợp tác về lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lờng, chất lơng. Tham gia và thực hiện nghĩa vụ thành viên của mạng lới Thông tin của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISONET). II: Nguồn lực thông tin: 1. Nguồn t liệu: Trung tâm Thông tin hiện có những bộ tài liệu lớn nhất và cập nhật nhất về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng. Kho t liệu bao gồm các tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, văn bản pháp quy, sách nghiệp vụ, tạp chí, ấn phẩm thông tin và tài liệu tra cứu chuyên dạng khác. Với hơn 200 nghìn bản tiêu chuẩn, nhiều cuốn sách nghiệp vụ và đầu tạp chí của 4 tổ chức quốc tế (ISO, IEC, CAC,OIML) và hơn 30 tổ chức TC-ĐL-CL khu vực và quốc tế đang đợc bổ sung và cập nhật thờng xuyên thông qua hệ thống trao đổi tiêu chuẩn và tài liệu trong khuôn khổ ISO và các thoả thuận song phơng khác, Trung tâm có khả năng phục vụ nhu cầu đa dạng của ngời dùng tin dới nhiều hình thức nh: tra cứu và đọc tài liệu gốc (bản giấy) hoặc thông qua các bộ đĩa quang, giúp khách hàng đặt mua các tiêu chuẩn và tài liệu cần thiết mà trung tâm hiện không có v.v . Trung tâm lu trữ và cập nhật thờng xuyên những bộ tiêu chuẩn sau: - Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN): về tất cả các lĩnh vựcquản lý, hành chính, sản xuất, dịch vụ. - Tiêu chuẩn của tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) về các lĩnh vực sản xuất, quản lý, hành chính, dịch vụ ( trừ tiêu chuẩn kỹ thuật về điện, điện tử, vệ sinh, an toàn thực phẩm.) - Tiêu chuẩn của Uỷ ban Điện tử kỹ thuật Quốc tế (IEC) về lĩnh vực điện, điện tử, thiết bị thông tin liên lạc, năng lợng. - Tiêu chuẩn và khuyến nghị của Uỷ ban Tiêu chuẩn hoá thực phẩm (CAC) về lĩnh vực vệ sinh an toàn thực phẩm. - Các khuyến của Tổ chức quốc tế về đo lờng hợp pháp (OIML). - Cã tiêu chuẩn nớc ngoài: BS (Tiêu chuẩn Anh); DIN (Tiêu chuẩn CHLB Đức); NF (Tiêu chuẩn Pháp); JIS (Tiêu chuẩn Nhật); AS (Tiêu chuẩn Oxtralia); GOST (Tiêu chuẩnNga/Liên Xô cũ) về hầu hết các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, an toàn . - Một số bộ tiêu chuẩn chuyên ngành của Mỹ (ANSI). Hiệp hội Vật liệu và thử nghiệm Mỹ (ASTM): các tiêu chuẩn về ph- ơng pháp thử nghiệm vật liệu; Hiệp hội kĩ s cơ khí Mỹ (ASME): các tiêu chuẩn về lĩnh vực cơ khí chế tạo; Hiệp hội các phòng thử nghiệm Mỹ (UL): các tiêu chuẩn về an toàn của sản phẩm; Hiệp hội Cầu Đờng (AASHTO): các tiêu chuẩn kĩ thuật cầu đờng. Tài liệu tra cứu: Thông qua hình thức đặt mua và trao đỏi tài liệu, Trung tâm hiện có và th- ờng xuyên cập nhật nhiều đầu tên tạp chí, ấn phẩm thông tin và sách nghiệp vụ đề cập đến nhiều khía cạnh của hoạt động TCĐLCL. Các tài liệu khác gồm: Danh mục tiêu chuẩn, sổ tay tra cứu, tài liệu hớng dẫn, v.v . cũng là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho các nhu cầu khác nhau. Đĩa quang(CD-ROM): Các bộ đĩa quang hiện có trong th viện của trung tâm: - Th mục PERINORM (Tiêu chuẩn ISO, BS, NF, DIN, .). - Toàn văn: Tiêu chuẩn IEC, ASTM, BS, NF, ASME,UL, Cơ sở dữ liệu: Các cơ sở dữ liệu sau đây đã đợc trung tâm xây dựng và cập nhật thờng xuyên để phục vụ cho nhu cầu tra cứu: - TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam - TCSP: Tiêu chuẩn nớc ngoài (theo lĩnh vục, chuyên đề). - ISO: tiêu chuẩn Quốc tế. - TCMT: Văn bản pháp quy và tiêu chuẩn môi trờng. - CSDL toàn văn về các văn bản pháp luật TCĐLCL. 2. Công nghệ và truyền tải thông tin: Hiện tại, Trung tâm đã thiết lập Mạng Thông tin Tiêu chuẩn-Đo lờng-Chất l- ợng Việt Nam (TCVN - Net) kết nối với các mạng hiện hành của quốc tế /khu vực và một số nớc khác kể cả với Internet, bớc đầu đáp ứng những nhu cầu tìm kiếm và trao đổi thông tin phục vụ mọi đối tợng thông qua Internet và Intranet. Trung tâm có khả năng sản xuất các đĩa CD-ROM chứa các cơ sở dữ liệu th mục và toàn văn rất thuận tiện cho việc tra cứu và bảo quản. 3.Cán bộ thông tin: Trung tâm hiện có đội ngũ cán bộ thông tin có năng lực, nhiệt tình sẵn sàng h- ớng dẫn khách hàng trong việc định hớng và tìm kiếm thông tin nhanh chóng - thuận tiện - chính xác. III: Các dịch vụ Thông tin TC - ĐL - CL: Trên cơ sở nguồn lực thông tin sẵn có, hiện nay trung tâm Thông tin sẵn sàng thực hiện các dịch vụ thông tin sau: 1. Dịch vụ th viện: Tiếp xúc, hớng dẫn khách hàng tra cứu, tìm kiếm t liệu tại Th viện, thông qua điện thoại, Fax, th từ và Email. Công cụ để tra cứu thông tin là: danh mục tiêu chuẩn, CSDL, CD-ROMs v.v . 2. Dịch vụ hỏi đáp: Các yêu cầu thông tin đơn giản (tại trụ sở của trung tâm, th tín, Fax hoặc điện thoại) đều đợc giải đáp miễn phí một cách nhanh chóng nhất. Các yêu cầu thông tin khác phức tạp hơn liên quan đến các chủ đề, lĩnh vực đặc thù đều phải trả tiền. Đối với các yêu cầu không thích hợp hoặc không nằm trong phạm vi bao quát của Trung tâm, sẽ có những chỉ dẫn nhằm giúp bên yêu cầu liên hệ với những tổ chức có trách nhiệm hoặc chúng đợc chuyển tới đó theo đè nghị của bên yêu cầu. 3. Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc: Thông qua việc chộn lọc và phổ biến các tiêu chuẩn chuyên đề và các sản phẩmthông tin khác, Trung tâm Thông tin hớng những nỗ lực của mình vào việc hỗ trợ và đa nhanh dòng tin đến ngời sử dụng nhằm giúp họ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí. 4. Dịch vụ xây dựng và chuyển giao cơ sở dữ liệu: Trung tâm luôn săn sàng giúp đõ và trao đổi kinh nghiệm với các bên yêu cầu về việc xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) tiêu chuẩn và quản lý dữ liệu. Trung tâm đã sử dụng các phần mềm hiện đại để xây dựng một số cơ sở dữ liệu th mục về tiêu chuẩn Viêt Nam, ISO, tiêu chuẩn nớc ngoài theo chuyên đề lựa chọn, v.v . Trung tâm sẵn sàng chuyển giao các CSDL này theo giá u đãi. 5. Dịch vụ cập nhật tiêu chuẩn: Đây là hình thức dịch vụ trung tâm triển khai từ năm 1998 nhằm tạo lập duy trì mối quan hệmật thiết giữa Trung tâm và các cá nhân, đơn vị dùng tin. 6. Dịch vụ dịch thuật: Ttrung tâm sẵn sàng nhận dịch các bản tiêu chuẩn từ nớc ngoài (Anh, Nga, Pháp v.v .) sang tiếng Việt và ngợc lại. 7. Đại lý phát hành sách: Trung tâm Thông tin đng ra làm đại lý mua và bán các loại tài liệu tiêu chuẩn cho khách hàng trong nớc với các tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế vá khu vực. 8. Dịch vụ đào tạo: Trung tâm sẵn sàng cung cấp dịch vụ đào tạo và t vấn về nghiệp vụ thông tin TCĐLCL và các linhx vựckhác theo yêu cầu của khách hàng. 9. Dịch vụ cung cấp các sản phẩm điện tử: Trung tâm sẵn sàng cung cấp các CSDL điện tử; các chơng trình phần mềm; đĩa CD-ROM tra cứu toàn văn về tiêu chuẩn chuyên ngành theo yêu cầu của khách hàng. 10. Trung tâm quảng bá về những nhận thức và kiến thức về tiêu chuẩn, đo l- ờng, chất lợng thông qua việc biên soạn và phát hành các ấn phẩm định kỳ và không định kỳ: - Các ấn phẩm định kỳ: + Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lờng Chất lợng (1 tháng/số-tiếng Việt) + TCVN News ( 2 tháng/số- tiếng Anh). + Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam (hàng năm - tiếng Việt). + Thông báo tài liệu mới (2 tháng/số). - Không định kỳ: Các tờ rơi, sách mỏng, tài liệu hớng dẫn, th mục tiêu chuẩn chuyên đề, v.v . 11. Thông tin phục vụ các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ: Hiện nay vai trò của các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (DNVVN) đă đợc khẳng định rõ rõ rệt trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Các DNVVN chiếm hơn 90% về số lợngcác tổ chức sản xuất và kinh doanh đang hoạt động tại Việt Nam. Vì vậy, đáp ứng nhu cầu thông tin cho các DNVVN là một trong các mục tiêu mà trung tâm hớng tới. Để tăng cờng khả năng cạnh tranh của các DNVVN, Trung tâm luôn sẫn sàng cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng, thông tin thị trờng hàng hoá, các sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu của DNVVN. 12. Mạng lới thành viên Thông tin TC_ĐL_CL (viết tắt theo tiếng Anh là SICNET): Mạng lới thành viên thông tin (SICNET) đợc Trung tâm Thông tin thành lập năm 1996, SICNET đã nhận đợc sự cổ vũ và tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đến nay số thành viên đăng ký tham gia SICNET có 400 gồm: các cơ quan quản lý nhà nớc, các viện nghiên cứu, các học viện, các trờng đại học các trờng và trung tâm dạy nghề, các cơ quan thông tin, các công ty liên doanh, các công ty trong nớc, các nhà sản xuất v.v .Trung tâm thông tin mong muốn hệ thống thành viên SICNET phát triển về số lợng, các dịch vụ thông tin đợc liên tục nâng cao chất lợng phục vụ, đảm bao nhu cầu thông tin tiêu chuẩn, đáp ứng nhu cầu thị trờng. SICNET là một hình thức dịch vụ và hợp tác chặt chẽ, giúp trung tâm và khách hàng có quan hệ mật thiết hơn. 13 . Mạng thông tin TCVN-Net: Mạng thông tin TCVN-Net là mạng nội bộ (Intranet) có trang Web và các thông tin đa dạngtren Internet, lu trữ và phổ biến thông tin về lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng. Khi tham gia vào mạng TCVN-Net, khách hàng có cơ hội tìm kiếm và sử dụng các loại thông tin sau đây: - Những thông tin chung về cơ quan Tổng cục TCĐLCL. - Những thông tin cụ thể về lĩnh vực hoạt động: + Hoạt động tiêu chuẩn,đo lờng,chất lợng. + Các ấn phẩm thông tin TC-ĐL-CL. + Các chơng trình đào tạo, huấn luyện. + Tiêu chuẩn Việt Nam, nớc ngoài và quốc tế. + Công nhận các phòng thử nghiệm, các tổ chức giám định chất lợngv.v + Giải thởng chất lợng Việt Nam. + Những lĩnh vực hoạt động tiêu chuẩn, đo lờng, chất lợng đợc thể hiện qua các cơ sở dữ liệu th mục hoặc toàn văn đợc hoàn thiện và cập nhật thờng xuyên. - Ngoài ra, khách hàng còn có thể tận dụng đợc các lợi thế sau + Trao đổi th tín điện tử giữa các thàng viên mạng TCVN-Net + Nhận các tệp dữ liệu, chơng trình đợc phép phổ biến trên mạng. + Đặt mua các tài liệu và các sản phẩm thông tin tiêu chuẩn, đo lờng chất lợng. + Nếu đã thuê bao Internet, khách hàng có thể truy cập đến trang chủ của Tổng cục TC-ĐL-CL. + Giới thiệu về tổ chức, hoạt động, các nhu cầu trao đổi, tìm đối tác trên mạng TCVN-Net. IV: H ớng chọn đề tài nghiên cứu: 1. Sự cần thiết của việc ứng dụng Tin học trong hoạt động của Trung tâm: Nh chúng ta đã biết, thông tin chinh xác, kịp thời mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức trong việc đa ra những quyết định cho công việc của tổ chức. Nhiều khi, mặc dù đã nhận đợc những những thông tin đó các tổ chức vẫn cha hoàn toàn yên tâm chắc chắn 100% vào quyết định của mình vì họ thừa biết thông tin đó không chỉ đến riêng với tổ chức của họ mà đồng thời nó có thể đến cùng lúc với nhiều tổ chức khác. Vì vậy đòi hỏi các tổ chức kinh tế phải có một phơng pháp thu thập thông tin cũng nh quản lý thông tin một cách khoa học để từ đó tổ chức có đợc thông tin một cách nhanh nhất. Một trong những giải pháp cho yêu cầu đó là ứng dụng Tin học vào trong hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Việc ứng dụng Tin học vào lĩnh vực [...]... điều kiện tốt nhất cho khách hàng, đòi hỏi Trung tâm phải có một chơng trình thực hiện công việc quản lý của mình Qua đó, Trung tâm có thể mang lại cho những khách hàng của mình những thông tin mới nhất về sản phẩm mà họ mong muốn, đa tới khách hàng những dịch vụ tốt nhất Quản lý tốt cả th viện và khách hàng sẽ giúp cho Trung tâm đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh Trong môi trờng kinh doanh toàn... mình trong tâm trí khách hàng là một công việc cực kỳ quan trọng, có thể nói là chiến lợc của công ty Phòng T liệu máy tính có nhiệm vụ viết các phần mềm phục vụ cho hoạt động của Trung tâm Hiện nay, Th viện của Trung tâm đang sử dụng phần mềm Quản lý khách hàng - th viện viết bằng ngôn ngữ Access, do hạn chế của ngôn mgữ lập trình, chơng trình này không còn thích hợp khi số lợng khách hàng ngày càng lớn... Th viện đợc xây dựng nhằm phục vụ cho Th viện của Trung tâm thông tin trong việc quản lý khách hàng và tài liệu Cụ thể, mục đích của chơng trình gồm: Lu hồ sơ của tất cả khách hàng Cập nhật thông tin khi có sự thay đổi Thiết lập sự hỗ trợ hợp lý trong việc cập nhật dữ liệu, bảo đảm tốn ít thời gian nhất và đạt độ chính xác cao nhất Xử lý số liệu nhằm cung cấp các số liệu đánh giá về tình hình khách. .. thành công cho cơ quan Các cơ quan có thể mang tới cho khách hàng những sản phẩm có chất lợng cao và các dịch vụ có chất lợng cao Trong xã hội ngày nay thì sự cạnh tranh luôn diễn ra gay gắt và liên tục tại khắp mọi nơi Nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi, với nhịp sống hiện tại thì khách hàng sẽ khó tính hơn và nhu cầu sẽ cao hơn Tâm lý của khách hàng sẽ tìm đến với những nhà sản xuất mà ở đó họ có... luôn tồn tại hệ thống quản lý dữ liệu, vì tầm quan trọng lớn lao của nó mà ngời ta thờng ví nó nh một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan Các cơ quan luôn phải duy trì hệ thống quản lý dữ liệu để xử lý nghiệp vụ hàng ngày của mình và trên cơ sở đó có thể ra những quyết định trong kinh doanh Ban hành quyết định là một hoạt động trung tâm của các cơ quan hiện đại Việc quản lý tốt dữ liệu sẽ tạo thuận... khi số lợng khách hàng ngày càng lớn với nhiều yêu cầu mới đặt ra trong quản lý Chính vì vậy, việc xây dựng một phần mềm mới là một vấn đề cần thiết Từ thực tế cùng với sự hiểu biết của bản thân, đợc thầy giáo TS Đặng Quế Vinh hớng dẫn và đợc sự đồng ý của Trung tâm, em đã chọn thực hiện đề tài thực tập: Quản lý Khách hàng - Th viện, chơng trình sử dụng cơ sở dữ liệu là Microsoft Access và ngôn ngữ... thông tin Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lờng -Chất lợng là nơi có thể giúp họ hoà mạng chung với mặt bằng chất lợng sản phẩm các nớc trên thế giới Số lợng các tổ chức và các cá nhân tìm đến đối với Trung tâm ngày càng nhiều, khách hàng của Trung tâm ngày càng tăng và đa dạng hơn Để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và đảm bảo mang lại những điều kiện tốt nhất cho khách hàng, đòi hỏi Trung tâm phải... giá thông qua chất lợng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn đánh giá chất lợng của thông tin nh sau: -Tin cậy - Đầy đủ -Thích hợp - Dễ hiểu - Đợc bảo vệ - Đúng thời điểm Vì thế mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một HTTT là cung cấp cho các thành viên cuả tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất 1.3: Các công đoạn của phát triển hệ thống: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu... ra là phải thống kê và quản lý cụ thể về khách hàng cũng nh tài liệu, từ đó cấp lãnh đạo mới có các quyết định nhanh và chính xác nhằm giữ đợc thế cạnh tranh trong xã hội hiện nay Trên cơ sởyêu cầu đặt ra đối với chơng trình và xem xét đánh giá ngôn ngữ, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng chơng trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu... hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 có thể đáp ứng đợc, nhng nếu đòi hỏi phải có khả năng giải quyết đợc toàn bộ công việc với nhiều thao tác thì đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của Visual Basic Do đó, với Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết và bổ sung những nhợc điểm đó, một ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng đợc sử dụng rộng rãi hiện nay 2 Mục đíc của chơng trình: Chơng trình Quản lý Khách hàng -