Tổ chức và bảo quản tài liệu tại trung tâm thông tin lưu trữ địa chất, tổng cục địa chất và khoáng sản việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ****** VÕ THỊ HẢI CHÂU TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT, TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN HÀ NỘI - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ****** VÕ THỊ HẢI CHÂU TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT, TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số: 60 32 02 03 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN Người hướng dẫn Khoa học: TS Lê Văn Viết HÀ NỘI - 2014 LỜI CẢM ƠN , xin bày tỏ lòng bi ời thầy t d ắc t u thời gian công s Tôi xin gửi lòng bi t trân trọng c n PGS.TS Trần Th Quý, ộng viên ọ ố ọ ố Tôi xin trân trọng N ầy cô Ban Giám hi K i học, thầy ũ n tình bảo d y d ò o i học Khoa học Xã suố ọc t p ờng nghiên c u t Tôi xin gửi lời hoàn ốt nghi p th c sỹ c a thành lu hộ ơ ồng nghi i Ban u ki n thu n l i cho tham gia học t p, nghiên c u hoàn thành Lu Cuối cùng, xin bày tỏ lòng bi b bè bên c nh khuy khóa học hoàn thành tốt lu i í ộ hoàn thành ốt nghi p Xin chân thành cảm ơn! ả u M PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức tài liệu 1.1.1 Khái ni m tài li u tổ ch c tài li u 1.1.2 Vai trò c a tổ ch c tài li u 12 C 1.1.4 Các y u tố ổ ch c kho tài li u tổ ch c tài li u kho 13 ộ n tổ ch c tài li u 14 1.2 Cơ sở lý luận bảo quản tài liệu 16 1.2.1 Khái ni m v bảo quản tài li u 16 1.2.2 Vai trò c a bảo quản tài li u 17 C y C 1.2.5 Các y u tố y ỏng tài li u 18 bảo quản tài li u 21 ộ ộng bảo quản tài li u 24 n ho 1.3 Trung tâm Thông tin - Lƣu trữ Địa chất với công tác tổ chức bảo quản tài liệu 26 1.3.1 Gi i thi u chung v Trung tâm Thông tin1.3.2 Quy trình tổ ch c bảo quản tài li a ch t 26 a ch t t i Trung tâm Thông tin - a ch t 29 33 ặ m nhu cầ ời dùng tin 31 ặ m giá tr vốn tài li a ch t 34 1.4 Kinh nghiệm tổ chức bảo quản tài liệu số thƣ viện lớn giới Việt Nam 37 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 46 2.1 Thực trạng tổ chức, xếp tài liệu kho Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 46 2.1.1 Th c tr ng tổ ch c kho tài li u 47 2.1.2 Sắp x p tài li u kho 51 ii 2.2 Điều kiện tổ chức bảo quản tài liệu 54 2.2.1 Chính sách tổ ch c bảo quản tài li u 54 2.2.2 Nguồn nhân l c 55 Cơ v t ch t trang thi t b bảo quản t i Trung tâm 56 2.2.4 Ứng dụng tin học tổ ch c bảo quản tài li u 57 2.3 Thực trạng bảo quản tài liệu trung tâm 59 2.3.1 Bảo quản tài li u truy n thống 60 2.3.2 Bảo quản tài li u hi i 62 ục ch 70 2.3.3 Bảo quản tài li 2.3.4 Bảo quản tài li u d phòng 72 2.4 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản 73 2.4.1 Các bi n pháp kỹ thu t bảo 2.4.2 Bi n pháp bảo P ối v i d ng tài li u gi y 74 ối v i Tài li n 78 y n d ng tài li u 79 2.5 Đánh giá công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu 81 y 2.5.1 Nguyên nhân ch i tài li u 82 2.5.2 Hi u c a công tác tổ ch c bảo quản vốn tài li u 86 CHƢƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 90 3.1 Cải tiến xếp lại kho tài liệu 91 3.1.1 Cải ti n x p l i kho tài li 3.1.2 Tổ ch c l i 3 ổi m i công ngh tổ ch n 91 a ch t 92 d li u 93 3.2 Nâng cao chất lƣợng hiệu bảo quản tài liệu 95 3.2.1 Xây d ng k ho ch bảo quản tài li u 95 3.2.2 ờng bi ảm bảo an ninh, an toàn d li u 96 3.2.3 L p tổ chuyên sâu v bảo quản tài li u 97 3.3 Nâng cao nguồn nhân lực bảo quản đào tạo ngƣời dùng tin 99 33 o, bồ d bảo quản tài li u cho cán ng nâng cao kỹ bảo quản 99 iii 33 333 ảm bảo ch ộ ộ h p lý cho cán bảo quản 100 o nâng cao ý th c sử dụng tài li ời dùng tin 101 3.4 Tăng cƣờng sở vật chất cho tổ chức bảo quản tài liệu 104 3.4.1 Cải t o nâng c p kho tài li u 105 3.4.2 Nâng c ầ t b cho công tác bảo quản 106 KẾT LUẬN 108 TÀI LIỆU THAM KHẢO 110 iv DANH M C CÁC TỪ VIẾT TẮT Các chữ viết tắt tiếng Việt TTTTLTĐC Trung t m Th ng tin Lƣu trữ Đị chất CBLĐQL Cán lãnh đạo, quản lý CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học xã hội Nh n văn ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội GDĐT Giáo dục đào tạo KH&CN Khoa học công nghệ KHKT Khoa học kỹ thuật KHTH Khoa học tổng hợp NCT Nhu cầu tin NDT Ngƣời dùng tin PGS.TS Phó Giáo sƣ, Tiến sĩ TT-TV Thông tin - Thƣ viện TV Thƣ viện Các chữ viết tắt tiếng Anh CD - ROM Compact Disc - Read Only Memory ILL Inter Library Loan OPAC Online Public Access Catalog SDI Selective Dissemination of Information LOC Library of Congress BL British Library v N M ÌN ẢN BẢN U Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức 27 Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức lƣu trữ bảo quản Báo cáo địa chất 30 Hình 1.3: Sơ đồ quy trình tổ chức bảo quản tài liệu chuyên ngành Địa chất củ thƣ viện 30 Hình 2.1: Sơ đồ hệ thống kho lƣu trữ 48 Hình 2.2: Kết cấu tài liệu thƣ viện 49 Hình 2.3: Sơ đồ hệ thống kho thƣ viện 50 Hình 2.4: Các đồ đƣợc lƣu giữ Khu vực Kho Tr cứu 53 Hình 2.5: Kho CD 69 Hình 2.6: Tài liệu quý đị chất từ thời Đ ng Dƣơng s u đƣợc phục chế lại Hình 2.7 : Các tài liệu phục chế đƣợc xếp giá phục vụ kho Tr cứu củ Thƣ viện 71 72 Hình 2.8: Gi o diện Microst tion 80 Hình 2.9: Sơ đồ quy trình số hó tài liệu TTTTLTĐC 81 vi PHẦN MỞ ĐẦU Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất (TTTTLTĐC) đơn vị trực thuộc Tổng cục Địa chất Khoáng sản Việt Nam- Bộ Tài nguyên & M i trƣờng đơn vị đầu ngành nƣớc công tác thông tin, thƣ viện Lƣu trữ lĩnh vực Địa chất khoáng sản kho học trái đất Trung tâm có nhiệm vụ lƣu trữ, bảo quản cung cấp thông tin/tài liệu nhƣ loại báo cáo khoa học địa chất, báo cáo khoa học địa vật lý, đồ địa chất, mẫu vật nhƣ loại sách báo, tạp chí chuyên ngành Địa chất cho qu n, tổ chức, cá nh n nƣớc nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học lĩnh vực Địa chất khoáng sản Các loại tài liệu, mẫu vật đƣợc ph n chi lƣu trữ theo tiêu chí khác nhằm đảm bảo cho việc bảo quản phục vụ thông tin tới ngƣời dùng tin cách hiệu Tính cấp thiết đề tài TTTTLTĐC đ ng lƣu giữ toàn báo cáo Địa chất tổ chức, cá nhân tiến hành điều tra Địa chất Khoáng sản lãnh thổ Việt Nam thành lập, tài liệu đ y có hệ thống từ nghiên cứu cấu trúc địa chất, lập đồ Địa chất theo tỷ lệ, đặc biệt tài liệu tìm kiếm, thăm dò khoáng sản, Địa chất thuỷ văn, Địa chất công trình, Địa chất m i trƣờng Chúng trở thành tài sản vô giá Quốc gia, có vai trò đặc biệt việc cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu phát triển ngành khoa học - kỹ thuật, kinh tế quốc dân có liên quan đến lòng đất, đặc biệt khai thác khoáng sản Từ thành lập nay, số lƣợng tài liệu lƣu trữ TTTTLTĐC lên tới số hàng vạn Bên cạnh tài liệu đƣợc kế thừa từ thời Pháp thuộc bao gồm báo cáo Địa chất viết t y đến báo cáo, tài liệu Địa chất in dạng sách, có loại tài liệu Địa chất đƣợc bổ sung thu nhận từ thành lập TTTTLTĐC đến khắp miền đất nƣớc Các loại hình tài liệu đ dạng hơn, tài liệu dạng giấy, TTTTLTĐC lƣu trữ tài liệu đ phƣơng tiện, sƣu tập số phục vụ cho công tác nghiên cứu địa chất Các tài liệu đƣợc tổ chức lƣu trữ theo loại hình tài liệu nhƣ Kho báo cáo địa chất, Kho Báo tạp chí, Kho tài liệu liệu chuyên ngành… Ngoài việc phục vụ truyền thống nhƣ phục vụ mƣợn, đọc, chép chỗ, TTTTLTĐC phục vụ từ xa thông qua dịch vụ trang chủ http://www.idm.gov.vn/ Vòng quay phục vụ tài liệu trở nên nhiều hơn, nh nh hơn, Tuy nhiên, trình phục vụ khiến tài liệu bị hƣu hại, mát Những tác động vật lý mang tính chủ qu n nhƣ việc giở đọc nhiều, cắt, xé, hủy hoại tài liệu ngƣời sử dụng tài liệu thiếu ý thức với tác động khách qu n nhƣ thời gi n, c n trùng, ánh sáng, độ ẩm, m i trƣờng làm cho sách bị hƣ hại Có không tài liệu bị rách, bị mờ, bị nát, trang, mủn Cùng với đó, có kh ng tài liệu bắt đầu có dấu hiệu bị cũ nát đƣợc sử dụng nhiều, bị bẩn nét mực đánh dấu, gạch vào trang sách Tất yếu tố đ ng hủy hoại dần vốn tài liệu quý giá Địa chất củ TTTTLTĐC Điều cho thấy có tài liệu dần bị biến phục hồi Nó đƣ lại nguy thiếu hụt tài liệu liên tục, tính hữu dụng tài liệu TTTTLTĐC nghiên cứu Địa chất Việt Nam Nhận thức rõ tầm quan trọng tài liệu đ ng đƣợc lƣu giữ, TTTTLTĐC tiến hành tổ chức tài liệu lƣu trữ xây dựng quy trình bảo quản, thực biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu Trung tâm thực việc phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột cho kho tàng, lƣu báo cáo Địa chất theo hồ sơ lƣu trữ, làm vỏ hồ sơ bảo quản cho tài liệu, lắp đặt thiết bị phục vụ bảo quản nhƣ máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi Bên cạnh đó, TTTTLTĐC tiến hành chuyển dạng tài liệu để bảo quản tài liệu gốc (số hóa, photo), tu bổ, phục chế tài liệu bị hƣu hại Tuy nhiên việc tổ chức bảo quản loại tài liệu chƣ hợp lý, trình tiến hành số hóa tài liệu chƣ nh nh, tài liệu đƣợc lƣu trữ tiếp tục bị ăn mòn, c n trùng tồn tại, không lớn, kho tài liệu Thêm nữa, việc tu bổ phục chế đồ, chép t y chƣ tiến hành đƣợc với nhiều đơn vị tài liệu Điều cho thấy biện pháp kỹ thuật bảo quản đƣợc thực dƣờng nhƣ chƣ đạt hiệu cao Sách loại tài liệu quan trọng đ ng tiếp tục xuống cấp, nguy tài liệu, tài liệu có nhƣng kh ng kh i thác đƣợc tiếp tục tồn gi tăng Đảm bảo n ninh, n toàn liệu yếu tố tiên đảm bảo liệu đƣợc sử dụng kh i thác tối ƣu Nhận thức rõ điều này, TTTTLTĐC áp dụng phƣơng pháp b ckup liệu nhằm tránh việc bị liệu viruts máy tính c ng bất cẩn củ cán Tuy nhiên để đảm bảo tối đ n ninh n toàn liệu, cần tăng cƣờng thêm biện pháp s u: - Thƣờng xuyên kiểm tr thiết bị đọc liệu tài liệu điện tử - Cập nhật phần mềm x y dựng tổ chức CSDL nhƣ đọc liệu - Tổ chức quản lý quản trị CSDL, ph n c ng nh n lực đảm nhiệm cụ thể c ng việc liên qu n đến liệu - Cài đặt phần mềm diệt virut nhằm chống virut x m nhập vào hệ thống mạng g y hƣ hại liệu - B ckup liệu ổ đĩ độc lập nhớ dời - Có quy định rõ ràng việc kh i thác truy cập CSDL nhằm tránh việc v ý xó liệu trình khai thác Những biện pháp cần đƣợc thực triệt để đảm bảo đƣợc n ninh n toàn cho liệu đặc biệt bối cảnh internet hó c ng tác tƣ liệu văn phòng 3.2.3 Lập tổ chuyên sâu bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu đƣợc xem kh u then chốt việc trì kh i thác hiệu vốn tài liệu nhƣ bảo tồn vốn tƣ liệu củ nh n loại Bảo quản kh ng đơn lấy sách làm kho mà bảo quản phục chế, nghiên cứu tác động tới tài liệu, nghiên cứu phƣơng pháp bảo quản tài liệu tối ƣu số hó tài liệu Ở Việt N m, cuối năm 90 củ kỷ trƣớc, việc nhìn nhận v i trò củ bảo quản tài liệu th y đổi Một số qu n thành lập Phòng c ng tác chuyên biệt bảo quản quản lý kho nhƣ Thƣ viện quốc gi Việt N m, Viện Thông tin KHXH, Trung t m lƣu trữ quốc gi I… C ng tác bảo quản đƣợc tách thành kh u nhƣ kh u biên mục khác c ng tác thƣ viện, th ng tin lƣu trữ, kh ng tính gộp c ng tác phục vụ 97 Từ thành lập đến n y, c ng tác bảo quản tài liệu TTTTLTĐC lu n đƣợc trì liên tục Các cán củ Phòng Lƣu trữ Phòng Thƣ viện thực bảo quản tài liệu với tinh thần trách nhiệm c o Tuy nhiên n y, c ng tác bảo quản tài liệu đƣợc xem c ng việc kiêm nhiệm Các cán làm c ng tác phục vụ kiêm làm c ng tác bảo quản Tuy nhiên kinh phí bảo quản đƣợc tính gộp kinh phí trì c ng tác lƣu trữ thƣ viện Điều cho thấy chƣ có tách biệt giữ kh u bảo quản kh u lại c ng tác thƣ viện lƣu trữ Đ y yếu tố tạo r bất hợp lý thiếu hiệu bảo quản vốn tài liệu thƣ viện Đồng thời tạo r hạn chế việc xét duyệt kinh phí dành cho c ng tác bảo quản Xét từ thực tế n y TTTTLTĐC, việc thành lập Phòng bảo quản chuyên biệt tối cần thiết Hệ thống kho tàng n y Trung t m lớn, tài liệu kh ng đƣợc bảo quản tình trạng tối ƣu, kh ng có ngƣời phụ trách quản lý kho chuyên biệt dẫn tới việc c ng tác bảo quản kh ng đảm bảo chất lƣợng nhƣ hiệu Việc thành lập Phòng bảo quản chuyên biệt hó c ng việc bảo quản nhƣ xét duyệt kinh phí độc lập cho bảo quản Sự xuất củ Phòng bảo quản đƣ tới việc đào tạo chuyên s u cán bảo quản cách nhìn nhận v i trò qu n trọng củ bảo quản vốn tài liệu để từ đƣ chăm sóc tốt cho sƣu tập Trung t m Ngoài r , việc thành lập Phòng bảo quản giúp cho việc quản lý kho tàng, tài liệu cách tốt nhất, theo dõi đánh giá đƣợc tình trạng tài liệu cách kho học đồng thời Phòng bảo quản trở thành phận tƣ vấn tốt cho lãnh đạo việc tạo sách kh i thác tài liệu cách bền vững bảo tồn đƣợc nguồn tài liệu quý nói Dƣới góc độ quản lý, việc thành lập phòng/bộ phận làm c ng tác bảo quản chuyên s u làm tăng biên chế cán nhƣ kinh phí hoạt động củ quan Th ng thƣờng, phòng Bảo quản chuyên m n có biên chế từ - ngƣời thƣ viện trung t m th ng tin lớn Tùy theo khối lƣợng c ng việc số lƣợng cán đáp ứng chuyên m n mà biên chế cho số lƣợng phòng Bảo quản tăng h y giảm Dƣới góc độ vận hành hoạt động củ tổ chức, việc thành lập 98 phận/phòng bảo quản làm tăng thêm hoạt động củ qu n Tuy nhiên xét bình diện lợi ích chung giá trị củ fond tài liệu đ ng đƣợc lƣu trữ phục vụ Trung t m lợi ích củ việc thành lập phòng/bộ phận làm c ng tác chuyên s u bảo quản lớn đặc biệt qu n làm c ng tác lƣu trữ thƣ viện nhƣ TTTTLTĐC 3.3 Nâng cao nguồn nhân lực bảo quản đào tạo ngƣời dùng tin 3.3.1 Đào tạo, bồ dưỡng nâng cao kỹ bảo quản tài liệu cho cán bảo quản Nhƣ trình bày chƣơng 2, số lƣợng cán đƣợc đào tạo c ng tác thƣ viện TTTTLTĐC 2/5 Phòng Thƣ viện đị chất 2/10 Phòng Lƣu trữ đị chất Nhƣ vậy, tỉ lệ cán có chuyên m n c ng tác bảo quản tài liệu thấp Ngoài r , việc cử cán học chuyên s u bảo quản gần nhƣ kh ng nhiều Do đó, trình độ cán chuyên m n bảo quản kh ng c o Điều đƣợc xem yếu tố khiến c ng tác bảo quản kh ng đạt hiệu c o Trƣớc thực tế n y, việc đào tạo cán bộ, bồi dƣỡng kỹ c ng tác bảo quản việc làm v cần thiết Có thể sử dụng hình thức đào tạo chỗ đào tạo kết hợp cho cán củ Trung t m nhƣ s u: Về đào tạo chỗ: - Mở lớp qu n nhằm đào tạo thêm kỹ bảo quản sở mời cán bảo quản qu n chuyên biệt giảng dạy - Đặt mu tài liệu bảo quản để cán tự đọc nghiên cứu ng y qu n - Thăm qu n tr o đổi chuyên m n với qu n lƣu trữ thƣ viện đầu ngành qu n mạnh bảo quản - Tạo điều kiện cho cán lƣu trữ thƣ viện tiến hành nghiên cứu kho học ứng dụng c ng tác bảo quản Về đào tạo từ x : - Cử cán tới lớp học bảo quản Cục Lƣu trữ nhà nƣớc Thƣ viện quốc gi mở 99 - Khuyến khích có chế độ cho cán th m gi lớp đào tạo s u đại học chuyên m n Lƣu trữ Th ng tin Thƣ viện Đối với việc tự đào tạo, bên cạnh việc đƣợc đƣ đào tạo th m gi lớp học chuyên m n, cán làm c ng tác Lƣu trữ Th ng tin Thƣ viện cần tự đào tạo chuyên m n cách chủ động cho nhƣ: - Tự tr ng bị kiến thức bảo quản th ng qu tài liệu tự tìm kiếm truy cập website - Tr ng bị ngoại ngữ để tiếp cận đƣợc tài liệu chuyên m n tiếng nƣớc để từ cập nhật kiến thức chuyên m n - Th m gi diễn đàn chuyên m n để có hội đƣợc cọ xát kinh nghiệm tr o đổi kinh nghiệm c ng tác cho th n Việc tự đào tạo kiến thức chuyên m n chuyên m n nói chung bảo quản nói riêng củ cán làm c ng tác lƣu trữ thƣ viện trình thay đổi nhận thức, tự n ng c o ý thức v i trò củ ngƣời cán việc bảo quản tài liệu nhằm bảo tồn tƣ liệu TTTTLTĐC 3.3.2 Đảm bảo chế độ ngộ hợp lý cho cán bảo quản Chế độ đãi ngộ đảm bảo đời sống cho cán để họ yên tâm công tác Chế độ đãi ngộ chì khó để cán thƣ viện lƣu trữ s y mê với c ng việc Hiện n y, ngành nghề văn thƣ lƣu trữ thƣ viện nghành nghề có chế độ đãi ngộ thấp cho dù có phụ cấp độc hại Bản thân cán củ ngành viên chức nhà nƣớc, mức lƣơng thấp so với c ng chức C ng chức có phụ cấp niên hạn Viên chức nhà nƣớc qu n nghiệp có thu nhập từ lƣơng tính theo ngạch bậc, kh ng đủ cho thực tế sống Các cán làm c ng tác văn thƣ lƣu trữ thƣ viện tƣơng tự Chế độ bồi dƣỡng độc hại vật Bộ Văn hó b n hành thấp so với thực tế sống kh ng phải qu n áp dụng mức bồi dƣỡng Chính cán làm c ng tác văn thƣ lƣu trữ thƣ viện thuộc diện viên chức thu nhập thấp ngành nghề n y Do việc đảm bảo chế độ đãi ngộ hợp lý yếu tố thúc đẩy ngƣời cán làm c ng tác s y mê toàn t m toàn ý với nghề 100 Tại TTTTLTĐC, cán đƣợc hƣởng đầy đủ quy định phụ cấp độc hại nhiên mức lƣơng thấp nên tổng thu nhập củ cán làm c ng tác lƣu trữ thƣ viện kh ng c o Thêm vào đó, lại kiêm nhiệm thêm c ng tác bảo quản mà kh ng có thêm lƣơng kiêm nhiệm vậy, cán làm c ng tác lƣu trữ thƣ viện chƣ đƣợc hƣởng chế độ lƣơng bổng xứng đáng Điều khiến cán thiếu yên t m c ng tác chán nản với ngành nghề củ mình, kh ng có hăng s y c ng việc Để giải tình trạng này, TTTTLTĐC cố gắng tạo thêm nguồn thu từ việc kh i thác tài liệu điện tử kh i thác sử dụng tài liệu lƣu trữ đị chất nhƣ tài liệu thƣ viện Tuy nhiên, bản, nguồn kh ng đủ để giải đƣợc tình trạng Chính việc đảm bảo chế độ đãi ngộ điều kiện n y việc làm v khó khăn Trên thực tế việc giải chế độ đãi ngộ chế n y kh ng thể nh nh chóng Tuy nhiên, việc giải chế độ đãi ngộ phải đƣợc tiến hành tùy e ụ củ Trung t m đặc biệt chế độ giải ng y đƣợc nhƣ bồi dƣỡng ăn trƣ , mức thƣởng Cho dù mức độ bồi dƣỡng kh ng nhiều nhƣng đƣợc xem nỗ lực củ lãnh đạo nhằm í cán yên t m công tác 3.3.3 Đào tạo nâng cao ý thức sử dụng tài liệu c o người dùng tin Ngƣời dùng tin bốn yếu tố cấu thành nên qu n thông tin- thƣ viện lƣu trữ với v i trò đối tƣợng phục vụ củ hệ thống th ng tin Hiện n y, bối cảnh toàn cầu hó , ngƣời dùng tin thƣớc đo lực củ qu n th ng tin tƣ liệu Việc đối tƣợng ngƣời dùng tin kh i thác đƣợc nguồn lực củ qu n th ng tin h y kh ng mức độ thỏ mãn nhu cầu tin củ họ lại phụ thuộc nhiều vào lực củ qu n th ng tin tƣ liệu Các sách phát triển củ qu n th ng tin tƣ liệu hƣớng đến đối tƣợng ngƣời dùng tin mà qu n mong muốn phải phục vụ Th ng thƣờng, ngƣời dùng tin đến kh i thác tài liệu qu n lƣu trữ trung t m th ng tin tƣ liệu thƣờng kh ng qu n t m đến tài liệu mà họ qu n 101 t m tới nội dung tài liệu Chính mối qu n t m mà họ hoàn toàn kh ng có ý thức qu n t m tới vấn đề đ ng tác động tƣ liệu Chính thế, ngƣời dùng tin thƣờng có thái độ thờ th n tài liệu Để làm cho ngƣời dùng tin qu n t m tới hành vi củ tác động tới tài liệu r s o, nhận thức việc gìn giữ bảo tồn tƣ liệu điều kh ng dễ Tác động vào hành vi tức tác động vào suy nghĩ chủ qu n, qu n điểm cá nh n vấn đề kh i thác sử dụng tài liệu Có số ngƣời với ý thức chung tập thể, xem tri thức tài sản chung tác động dẫn đến th y đổi nhận thức dễ dàng Một số khác với ý thức cá nh n th n, kh ng xem tri thức tài sản chung, muốn độc quyền hiểu biết đ y việc v khó khăn Họ sẵn sàng làm việc để hủy hoại tr ng tài liệu mà họ cho phần qu n trọng củ tài liêu nhƣ cắt, xé, ăn cắp gạch xó … Thực tế cho thấy, ngƣời đƣợc cán thủ thƣ giải thích tuyên truyền lợi ích củ tri thức, thái độ sử dụng chung tuyệt đại đ số ngƣời dùng tin nhƣng dƣờng nhƣ kh ng thể th y đổi đƣợc suy nghĩ củ họ Với ngƣời này, kh ng giới mà ng y Việt N m, qu n th ng tin - tƣ liệu lƣu trữ đƣ r chế tài nghiêm khắc nhƣ th ng báo qu n chủ quản, đền vật giá trị vật chất tƣơng đƣơng, xó bỏ quyền kh i thác tƣ liêu Tuy nhiên suy cho cùng, phải sử dụng đến chế tài bất lực củ phí qu n th ng tin tƣ liệu trƣớc ngƣời nhƣ Và tài liệu bị x m hại Có tài liệu kh ng thể th y nên bị x m hại kh ng thể trở lại giá trị sử dụng b n đầu Do đó, việc th y đổi nhận thức củ ngƣời dùng tin, n ng c o nhận thức cho họ tài liệu kh ng phải c ng việc dễ dàng, nh nh chóng mà trình liên tục, l u dài Nhƣ trình bày chƣơng I, TTTTLTĐC, có h i nhóm ngƣời dùng tin Nhóm cán làm ngành Đị chất nhóm cán làm ngành đị chất Về mặt giáo dục, họ ngƣời có học thức Tuy nhiên việc họ có học vấn kh ng liên qu n nhiều đến thái độ tài liệu nhƣng điều kiện thuận lợi cho việc n ng c o nhận thức củ họ tài liệu 102 Trong c ng tác phục vụ, TTTTLTĐC đề r số quy định nhƣ cấm cắt, xé tài liệu, kh ng viết, gạch vào tài liệu đặc biệt báo cáo đị chất đồ đị chất Việc đề r chế tài nhƣ cho thấy trình phục vụ xảy r trƣờng hợp hủy hoại tài liệu Tuy nhiên đ y cách gìn giữ tài liệu thụ động, có tƣợng x m hại đƣ r quy định Cần tiến hành gìn giữ tài liệu chủ động Đó n ng c o nhận thức củ ngƣời dùng tin cách tích cực chủ động biện pháp tuyên truyền Có thể thực theo cách thức để tuyên truyền nhƣ s u: - Bằng miệng: th ng qu tr o đổi nhắc nhở trực tiếp giữ cán phục vụ ngƣời dùng tin đến kh i thác tài liệu - Bằng văn bản: in tờ rơi nêu bật đƣợc quý củ tài liệu, lý giải lợi ích chung củ tri thức, rõ tác động củ ngƣời dùng tin trình kh i thác tài liệu - Bằng em il: soạn em il gửi th ng tin cảnh báo đến cho ngƣời dùng tin Bên cạnh đó, cần tăng cƣờng quy định bảo quản tài liệu nhƣ: - Quy định rõ loại bút đƣợc m ng vào phòng đọc, dụng cụ kh ng đƣợc m ng vào phòng đọc khai thác tài liệu - Quy định rõ việc kh ng đƣợc mang loại thực phẩm nhƣ nƣớc uống vào khu vực đọc - Nghiêm cấm việc tiếp xúc trực tiếp với tài liệu củ độc giả, trang bị găng t y để tiếp xúc với tài liệu gốc, hƣớng dẫn cách thức dở tài liệu sử dụng dụng cụ dở tài liệu có - Đƣ r chế tài nặng hành vi hủy hoại tài liệu cụ thể Ngoài r , cần có hƣớng dẫn, đào tạo ngƣời dùng tin cách thức khai thác tài liệu số, tài liệu điện tử đặc biệt bối cảnh phần mềm tin học liên tục đƣợc nâng cấp nhằm tránh việc ngƣời dùng tin vô tình làm hỏng liệu Hiện nay, TTTTLTĐC thực việc hƣớng dẫn độc giả khai thác tài liệu điện tử, ebooks trực tiếp Tuy nhiên, việc hƣớng dẫn cách sử dụng khai thác tài liệu điện tử e - book mở rộng thêm cách nhƣ s u: 103 - Mở lớp đào tạo chuyên biệt cách thức khai thác sử dụng tài liệu điện tử, ebook - Hƣớng dẫn trực tiếp độc giả đến làm làm thủ tục khai thác tài liệu - Gửi em il hƣớng dẫn cách thức kh i thác đến độc giả - Lập bảng hƣớng dẫn khai thác dán khu vực dễ nhìn ng y để trƣớc máy tính để ngƣời dùng tin nhìn thấy tự thực Chính việc đƣ r quy định nâng tầm quan trọng tài liệu đồng thời làm cho ngƣời dùng tin nhận thức rõ vị trí tài liệu, mức độ quý tài liệu ý thức sử dụng chung tài liệu quý Có nhƣ nâng cao đƣợc nhận thức bảo vệ tài liệu từ phí ngƣời dùng tin 3.4 Tăng cƣờng sở vật chất cho tổ chức bảo quản tài liệu Một vấn đề định tới hiệu công tác tổ chức bảo quản tài liệu sở vật chất trang thiết bị cho tài liệu Trên giới, qu n th ng tin thƣ viện lƣu trữ trọng đến việc đầu tƣ hệ thống máy móc đồng cho công tác bảo quản nhƣ tổ chức kho tài liệu Tại thƣ viện lớn, đại giới, họ trang bị kho lƣu trữ máy kiểm soát độ ẩm, máy lọc bụi, máy hút chân không cho tài liệu Sách đƣợc gắn mã số mã vạch để tiện quản lý định vị kho Kho tàng đƣợc thiết kế xây dựng chuyên biệt theo yêu cầu công tác bảo tồn tƣ liệu Tất tuân thủ theo tiêu chuẩn củ ngành Ngoài r , kho tàng đƣợc trang bị rèm che ánh sáng đƣợc thiết kế theo kiểu kiên cố, chịu tải tốt tránh ánh sáng nhƣng thông thoáng Họ đặt mua thiết bị phục chế tình trạng vật lý cho tài liệu để tiến hành phục chế tài liệu xuống cấp Các hệ thống hạ tầng th ng tin đƣợc đảm bảo thƣờng xuyên, thiết bị đồng bộ, thiết bị chống cháy nổ hoạt động hiệu Việc quản lý tài liệu theo dõi tình trạng cụ thể tài liệu khu vực thƣ viện đƣợc tự động hóa 100% Có thể nói, trang thiết bị, sở vật chất, hạ tầng th ng tin nhƣ kho tàng đóng v i trò định tới mức độ hiệu bảo quản tài liệu Ở Việt N m, cho dù có nhận thức rõ ràng vai trò bảo quản nhiên mức độ hiệu công tác bảo quản chƣ thực đƣợc kỳ vọng Đó thiếu thốn sở vật chất trang thiết bị Đó việc thiết kế xây 104 dựng kho tàng chƣ theo yêu cầu công tác bảo quản tài liêu Cách bảo quản n y kho tàng lƣu trữ lƣu giữ tài liệu Việt Nam mang nặng tính thủ công, tận dụng sức ngƣời (cán bộ), chƣ có hỗ trợ tham gia loại máy móc đại Nhiều qu n th ng tin tƣ liệu lƣu trữ chƣ ứng dụng công nghệ mã số, mã vạch vào việc tổ chức bảo quản tài liệu Một phần vấn đề kinh phí thiếu hụt, phần việc đặt mua dàn trải thiếu đồng Đ y vấn đề chung hệ thống qu n th ng tin tƣ liệu- thƣ viện nhƣ hệ thống lƣu trữ Việt Nam TTTTLTĐC số qu n n y đ ng thiếu trang thiết bị kho tài liệu đƣợc phân bố không phù hợp với c ng tác lƣu trữ địa chất mà Trung t m đ ng đảm nhiệm Do để n ng c o đƣợc chất lƣợng hiệu công tác tổ chức bảo quản tài liệu Trung tâm, cần cải tạo hệ thống kho tàng nâng cấp đầu tƣ tr ng thiết bị bảo quản 3.4.1 Cải tạo nâng cấp kho tài liệu Hiện n y, kho lƣu trữ tài liệu TTTTLTĐC đƣợc đặt h i tò nhà riêng rẽ H i tò nhà đƣợc x y dựng cho c ng tác văn phòng, làm trụ sở kh ng phải dành cho việc lƣu trữ lƣu giữ tài liệu Do đó, th n kết cấu nhà kh ng đảm bảo kh ng tu n thủ yêu cầu x y dựng cho lƣu trữ tài liệu Để tạo điều kiện thuận lợi đảm bảo yêu cầu lƣu trữ đề r , cần có cải tạo n ng cấp kho tài liệu Đối với việc n ng cấp kho tài liệu cần sử chữ gi cố kho theo quy chuẩn củ c ng tác lƣu trữ Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc quy định nhƣ s u: - Về đị điểm đặt kho: Đị điểm đặt kho phù hợp, th ng thoáng nhƣng cần kiểm tr đị chất c ng trình độ chịu củ kho móng nhà khu vực qu n nằm cạnh mƣơng nƣớc trƣớc đ y hồ Thành C ng - Bố trí lại khu vực kho khu vực kh i thác tài liệu H i khu vực nên bố trí liền kề, kh ng nên bố trí dãy nhà - Xử lý tƣờng kho tƣờng ngăn giữ phòng kho phải có độ chịu lử theo tiêu chuẩn Nhà nƣớc quy định (kh ng sập đổ s u có cháy); Tƣờng kho phí phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nƣớc mƣ 105 - Tƣờng củ kho có lắp đặt máy điều hò kh ng khí cần x y lớp, khoảng trống giữ phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt lắp đặt máy lọc bụi, kiểm soát độ ẩm - Lắp đặt lại cử kho theo quy chuẩn mở cánh theo chiều từ r ngoài; Cử kho có đặt máy điều hò , làm cánh, có lớp, giữ có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt ; Cử sổ củ kho cần bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp chống loại c n trùng x m nhập vào kho - Sàn kho cần thiết kế có tải trọng: 850-1000 kg/m2 - Thiết kế lại hệ thống điện Cách thiết kế n y kho lƣu trữ tƣơng đối đảm bảo Tuy nhiên, kho lƣu trữ tài liệu đị chất, đèn chiếu sáng kho dùng bóng đèn d y tóc có lớp bảo vệ Mỗi bóng có công tắc riêng Ổ cắm điện kho nên có nắp - Lắp đặt lại đƣờng ống thoát nƣớc cho dễ dàng thoát nh nh đảm bảo đƣờng ống phù hợp với yêu cầu phòng chống hỏa hoạn - Đảm bảo yêu cầu hệ thống ánh sáng Hạn chế đến mức tối đ ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu Các cử số cần có rèm che, màu đậm Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện dùng thật cần thiết, kh ng bật điện thƣờng xuyên kho; Tu n thủ yêu cầu kỹ thuật độ chiếu sáng tài liệu kho; Nên dùng kết cấu chắn nắng (l m ng ng) cho nhà kho - Đảm bảo chế độ th ng gió b o gồm: Duy trì lƣợng gió th ng kho, với tốc độ: 5m/gi y Đảm bảo lƣu lƣợng gió lu n chuyển khoảng 1-8 lần thể tích kho Việc cải tạo kho tàng nên tu n thủ yêu cầu lƣu trữ nhƣ làm tăng mức độ dễ dàng thuận lợi cho c ng tác bảo quản tài liệu lƣu trữ tài liệu thƣ viện 3.4.2 Nâng cấp, tăng cường đầu tư trang t ết b cho công tác bảo quản Để đảm bảo chất lƣợng hiệu cho c ng tác bảo quản tƣ liệu, tr ng thiết bị đóng v i trò qu n trọng Chúng c ng cụ th m gi trực tiếp vào việc kiểm soát tình trạng vật lý củ sƣu tập, hỗ trợ biện pháp bảo quản đƣợc tốt Các tr ng thiết bị bảo quản b o gồm loại máy móc nhằm kiểm 106 soát m i trƣờng kho bảo quản, dụng cụ để phục chế tình trạng vật lý củ tài liệu, hệ thống hạ tầng th ng tin nhằm phục vụ số hó tài liệu Hiện n y, TTTTLTĐC, loại máy móc kiểm soát m i trƣờng quạt th ng gió, máy điều hó nhiệt độ th ng thƣờng, cán lƣu trữ thƣ viện kh ng có loại máy khác Đối với việc làm kho lƣu trữ thƣ viện, chổi máy hút bụi kh ng có thêm dụng cụ khác Đối với việc phục chế tình trạng vật lý củ tài liệu, chƣ có dụng cụ phục vụ cho c ng tác phục chế Đối với việc số hó toàn văn tài liệu, Trung t m có loại máy sc n th ng thƣờng máy tính Có thể thấy TTTTLTĐC, loại máy móc phục vụ c ng tác bảo quản tƣơng đối ít, hỗ trợ kh ng nhiều cho c ng tác bảo quản vốn tài liệu Để giải tình trạng này, TTTTLTĐC nên n ng cấp tăng cƣờng thêm thiết bị bảo quản Đó là: - N ng cấp máy móc kiểm soát m i trƣờng nhƣ mu th y máy điều hò nhiệt độ cũ, quạt th ng gió Đặt mu máy lọc bụi, máy hút ẩm, máy kiểm soát độ ẩm để tr ng bị cho phòng kho - Mua máy hút buị chuyên dụng để làm tài liệu kho Mu găng t y để cán kh ng trực tiếp tiếp xúc với tài liệu - Đặt mu dụng cụ để phục chế tài liệu nhƣ máy tài liệu, loại hó chất, chổi quét, máy đột lỗ, d o cắt chuyên dụng, loại vải g i v…v để tiến hành phục chế tài liệu - Đặt mu máy đóng tài liệu cỡ, máy photocopy tài liệu chuyên dụng có điều chỉnh đƣợc nhiệt độ đèn - Đối với việc số hó tài liệu, đặt mu loại máy sc n kiểm soát nhiệt độ củ đèn quét, đặt mu máy chủ có dung lƣợng lƣu trữ lớn nhớ dời để lƣu trữ tài liệu số hó - Đối với c ng tác phục vụ, cần đặt mu dụng cụ giở tài liệu cho độc giả sử dụng C ng tác bảo quản đƣợc hỗ trợ củ hệ thống máy móc đại góp phần cải thiện đƣợc chất lƣợng hiệu 107 KẾT LUẬN Có thể nói, c ng tác thƣ viện đại, phát triển kỹ thuật tổ chức bảo quản tài liệu bƣớc đột phá quan trọng cho việc bảo tồn tƣ liệu Sự phát triển không tạo phƣơng thức tổ chức khoa học chặt chẽ cho tài liệu mà giúp kéo dài thêm tồn hữu hình tri thức nhân loại Tổ chức bảo quản tài liệu vấn đề vừa mang tính truyền thống vừa mang tính đại, xuyên suốt thời kỳ lịch sử phát triển củ ngành thƣ viện lƣu trữ Cho đến nay, tổ chức bảo quản tài liệu đƣợc xem nhƣ ngành khoa học Công việc đƣợc biết đến với thuật ngữ Preservation Science Trong thời đại toàn cầu hó nhƣ nay, bảo quản tƣ liệu đƣợc trọng đƣợc xem nhƣ chì khó để lƣu giữ bảo tồn văn hó nh n loại nói chung bảo tồn văn hó d n tộc toàn cầu hóa nói riêng Sự th y đổi nhận thức vai trò tổ chức bảo quản năm 30 kỷ trƣớc Cho đến nay, tất trung t m th ng tin tƣ liệu, lƣu trữ giới đặc biệt trọng đến tổ chức bảo quản tài liệu Họ thành lập ban chuyên trách, tổ, phòng chuyên trách làm công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Họ đƣ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức bảo quản nhƣ ứng dụng mã số mã vạch, công nghệ số hóa tài liệu Ngoài ra, họ tạo kỹ thuật bảo quản mới, phục chế tình trạng vật lý tài liệu, giúp tài liệu quý tiếp tục góp mặt kho tàng tri thức giới Ở Việt Nam, qu n th ng tin tƣ liệu nhƣ lƣu trữ địa chất có th y đổi cách nhìn vai trò tổ chức bảo quản tài liệu từ năm 2000 kỷ trƣớc Xu hƣớng tổ chức phòng đọc mở, phòng đọc đ phƣơng tiện tăng lên Đối với bảo quản, nhiều qu n thành lập ban chuyên trách bảo quản phục chế tài liệu nhƣ Thƣ viện Quốc gia, Cục Th ng tin tƣ liệu Khoa học công nghệ quốc gia, Trung t m Lƣu trữ quốc gi I… TTTTLTĐC qu n đầu ngành lƣu trữ tƣ liệu chuyên ngành Đó nơi lƣu giữ báo cáo địa chất, đồ địa chất khoáng sản quý mang tính khoa học hữu dụng nghiên cứu khoa học nhƣ 108 việc khai thác tài nguyên khoáng sản Việt Nam Chính quý tài liệu nói mà vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu lu n đƣợc lãnh đạo Trung tâm quan tâm phát triển Cho đến n y, Trung t m đạt đƣợc kết định từ công tác tổ chức bảo quản tài liệu Đó xuất hệ thống CSDL toàn văn báo cáo địa chất, CSDL đồ địa chất, loại ebook… Tuy nhiên, nhiều yếu tố khách qu n nhƣ chủ quan, công tác tổ chức bảo quản tài liệu chƣ thực đạt đƣợc hiệu chất lƣợng nhƣ mong muốn, kho tài liệu lƣu giữ chƣ thực đạt quy chuẩn tổ chức bảo quản kho tài liệu Việc đẩy mạnh nghiên cứu khoa học nhƣ n ng cấp, đầu tƣ sở hạ tầng vật chất nhƣ hạ tầng thông tin, nâng cao nhận thức trình độ cán làm công tác lƣu trữ thƣ viện nhƣ ngƣời dùng tin góp phần vào việc nâng cao chất lƣợng hiệu công tác tổ chức bảo quản tài liệu Đó việc công việc hữu ích góp phần bảo tồn nguồn tƣ liệu khoa học quý Việt Nam 109 TÀI LIỆU THAM KHẢO I Tài liệuTiếng Việt 1.1 Văn ản pháp quy Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc C ố ng dẫn bảo quản tài li y 995 vi c Quốc Hội nƣớc Cộng hoà xã hội Chủ nghĩ Việt Nam (2001), Pháp l vi n, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội Bộ Tài nguyên M i trƣờng Quy a Tổng cụ nh số 97/Q - CK N a ch t Khoáng sản Vi m, quy n h y y nh ch c u tổ ch c c a Trung a ch t I.2 Tài liệu tham khảo khác Đỗ Thị Ngọc Bích (2011), Bảo quản tài li u t i Vi n thông tin khoa học xã hội,, Lu n, ĐHVH, Hà Nội c sỹ khoa họ Trần Thị Mỹ Dung t.h., (2010), Công tác phối h p bảo quản truy c p t i nguồn Báo - T í N Á a Mỹ, Tạp chí Thƣ viện Việt Nam, số (23); tr 53-57 n tử Pháp, số Trần Thị Mỹ Dung (2013), Th c tr c bổ sung bảo quản nguồn tài li u này, Tạp chí Thƣ viện Việt Nam, số (39); tr 69-76 Phạm Kiều Giang (2012), Công tác bảo quản tài li u c n Quốc gia Vi t Nam, Tạp chí Thƣ viện Việt Nam, số (38), tr.28-31 Lê Văn Hải (2001) Công tác bảo quản tài li u t n T Quang Bửu i học Bách Khoa Hà Nội, Luận văn thạc sỹ khoa học thƣ viện Đại học Văn hó Hà Nội Nguyễn Tiến Hiển, Kiểu Văn Hốt (2005), Tổ ch c Bảo quản tài li u, Đại học Văn hó Hà Nội, 215 tr 10 Nguyễn Minh Hoàng (2013),“ ổ ch c bảo quản tài li u t i Trung tâm Thông tin Khoa họ u Giáo khoa - Học vi 110 A N d ” 11.Nguyễn Hữu Viêm d.(2004), n quốc hội Mỹ công vi c bảo tồn tài li u số, Tạp chí Thông tin - Tƣ liệu, (3), tr 25-26 12.Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang ngh n, Văn hó Th ng tin, Hà Nội, 603 tr 13.Lê Văn Viết (2013), bảo quản vốn tài li u hi i: Bài giảng, Hà Nội 14.Đặng văn Ức (2010), Công tác thu th p, bảo quản, số hóa tài li u Hán Nôm n Quốc gia Vi t Nam, Tạp chí Thƣ viện Việt Nam, số 2(22), 41-43.` t II Tài liệu tiếng Anh 15.Edward P Adcock (1998), IFLA principle for the care and handling of library material, International preservation issue, 242 p 16.Mark Roosa (2002) Care, handling, and storage of photograpf III Tài liệu điện tử 17.Kỹ thuật bảo quản tài liệu http://nlv.gov.vn/bao-quan-tai-lieu/ky-thuat-bao-quan-tai-lieu.html 18.Bảo quản tài liệu http://nlv.gov.vn/images/documents/bqtl/data/mucluc.htm 19.Preserving Works on Paper: Manuscrips, Drawings, Prints, Posters, Maps, Documents http://www.loc.gov/preservation/care/paper.html 20.Trang chủ củ Thƣ viện quốc gia Việt Nam http://nlv.gov.vn/ 21.Trang chủ Viện Nghiên cứu Hán Nôm http://www.hannom.org.vn/ 22.Trang chủ củ Thƣ viện Khoa học tổng hợp Tp Hồ Chí Minh http://www.gslhcm.org.vn/ 23.Trang chủ Trung tâm Thông http://www.idm.gov.vn/ 111 tin - Lƣu trữ Địa chất: [...]... tế, việc nghiên cứu, đánh giá toàn diện công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại TTTTLTĐC hiện n y để từ đó đƣ r các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là điều hết sức cần thiết và cấp bách Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “ ổ chức và Bảo quản tài liệu tại Trung tâm ông t n Lưu trữ Đ a chất, Tổng cục Đ a chất và Khoáng sản Việt Nam làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kho học... tâm Thông tin - Lƣu trữ Đị chất - hƣơng 3: Giải pháp n ng c o hiệu quả củ tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung t m Th ng tin - Lƣu trữ Đị chất 8 ƢƠN 1 VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUN TÂM T ÔN T N ƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 1.1 ơ sở lý luận về tổ chức tài liệu 1.1.1 Khái niệm tài liệu và tổ chức tài liệu Tài liệu xuất hiện từ rất sớm trong lịch sử phát triển loài ngƣời Chúng bắt đầu... động bảo quản tài liệu Chúng đều tác động rất mạnh tới hoạt động này Nếu thiếu một trong hai yếu tố nói trên, công tác bảo quản tài liệu chắc chắn sẽ kh ng đạt hiệu quả cao 1.3 Trung tâm Thông tin - ƣu trữ Địa chất với công tác tổ chức và bảo quản tài liệu 1.3.1 Giới thiệu chung về Trung tâm Thông tin- Lưu trữ Đ a chất Trung t m Th ng tin Lƣu trữ Đị chất (TTTTLTĐC) là cơ qu n trực thuộc Tổng cục Đị chất. .. tác tổ chức và bảo quản tài liệu Đị chất ở TTTTLTĐC N ụ : - TTTTLTĐC với v i trò là cơ qu n lƣu trữ th ng tin quốc gi về Đị chất và đị vật lý - Khảo sát, ph n tích thực trạng c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Đị chất tại TTTTLTĐC - Đề xuất những giải pháp nhằm n ng c o hiệu quả tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở TTTTLTĐC 3 Giả thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại. .. lý, tìm kiếm và bảo quản Do đó, việc tổ chức tài liệu xuất hiện khi số tài liệu đó trở thành một tập hợp tài liệu khi mà ngƣời có số tài liệu đó cảm thấy không thể tìm kiếm đƣợc tài liệu và bảo quản chúng tốt Tổ chức tài liệu nhằm mục đích tạo ra một trật tự nhất định cho tập hợp tài liệu, dễ dàng bảo quản đƣợc tài liệu, đảm bảo việc tìm kiếm tài liệu một cách nhanh nhất Việc tổ chức tài liệu một cách... hơn nữ cho c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở TTTTLTĐC 8 Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần mục lục, phụ lục, luận văn có nội dung chính chi r làm 3 chƣơng: - hƣơng 1: Trung tâm Thông tin - Lƣu trữ Đị chất với c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu - hƣơng 2: Thực trạng củ c ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Lƣu trữ Đị chất - hƣơng 3: Giải... Trong tổ chức tài liệu, song song với việc tổ chức về loại hình tài liệu còn có tổ chức về nội dung tài liệu Tài liệu đƣợc phân loại nhằm phân chia nội dung tài liệu để dễ dàng phục vụ độc giả, đặc biệt là đối với các thƣ viện có tổ chức kho mở Việc tổ chức tài liệu đƣợc xem là nhiệm vụ trung tâm củ các thƣ viện Thời kỳ đầu, việc tổ chức tài liệu chỉ đơn thuần là việc phân kho tài liệu theo loại hình và. .. (phòng Công nghệ và Th ng tin đị chất, phòng Lƣu trữ Đị chất, phòng Thu thập và xử lý dữ liệu đị chất, phòng Thƣ viện Đị chất) N ÁM ĐỐC PHÒNG CÔNG NGHỆ & T ÔN T N ĐỊA CHẤT VĂN P ÒN P ÒN ƢU TRỮ ĐỊA CHẤT PHÒNG KẾ TOÁN THỐNG KÊ PHÒNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊA CHẤT T Ƣ V ỆN ĐỊA CHẤT Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức 27 Chức năng - nhiệm vụ củ 04 phòng chuyên m n: 1 Phòng ông nghệ và Thông tin địa chất: ● Duy trì... một cách tốt nhất, hiệu quả và phù hợp nhất 4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - ố ng nghiên c u: Tổ chức, bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất -P : Phạm vi kh ng gi n: C ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC Phạm vi thời gi n: C ng tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại TTTTLTĐC hiện n y 6 5 Phƣơng pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng phƣơng pháp luận trong quá trình... trữ đị chất có các chức năng s u: - Thực hiện việc kiểm tr , thu nhận và lƣu giữ, bảo quản các tài liệu báo cáo đị chất nộp vào Lƣu trữ đị chất theo quy định - Thực hiện việc nghiên cứu, thử nghiệm tổng hợp th ng tin tƣ liệu đị chất phục vụ c ng tác quản lý, nghiên cứu, điều tr đị chất khoáng sản và hoạt động khoáng sản - X y dựng hệ thống dữ liệu đị chất nhằm lƣu giữ và tìm kiếm các th ng tin đị chất, ... HỘI VÀ NHÂN VĂN ****** VÕ THỊ HẢI CHÂU TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT, TỔNG CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM Chuyên ngành: Khoa học Thông tin. .. TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - LƢU TRỮ ĐỊA CHẤT 46 2.1 Thực trạng tổ chức, xếp tài liệu kho Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất 46 2.1.1 Th c tr ng tổ. .. Tổ chức, bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất -P : Phạm vi kh ng gi n: C ng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu TTTTLTĐC Phạm vi thời gi n: C ng tác tổ chức bảo quản vốn tài