BÁO CÁO THỰC TẬP SIÊU THỊ CO-OP MART

Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu về vật chất của con người ngày càng tăng, nên đòi hỏi phải có một hệ thống siêu thị với mạng lưới rộng lớn

I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG:

1 Giới thiệu tổng quan :

Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu về vật chất của con người ngày càng tăng, nên đòi hỏiphải có một hệ thống siêu thị với mạng lưới rộng lớn Trong mạng lưới đó có siêu thị Co-Op Mart Suối Tiên cũng là một siêu thị thuộc hệ thống siêu thị Sài Gòn Co-Op Mart, có đầy đủ các loại hàng

Siêu thị Co-Op Mart Suối Tiên được khai trương vào năm 2009, với qui mô 2 tầng Siêu thị nằm ở gần khu du lịch Suối Tiên nên rất thuận tiện cho việc mua hàng của các khách du lịch và các người dân ở gần đó

Siêu thị chuyên mua bán với các hình thức bán lẻ và bán sỉ Nguồn hàng chủ yếu do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp Khách hàng của siêu thị

là người tiêu dùng,các hiệu tạp hoá nhỏ… Siêu thị có đa dạng các mặt hàng: quần áo, rau, quả, thit, cá… Siêu thị có quầy thu ngân, quầy kế toán Tại đây khách hàng có thể tìm thấy được rất nhiều mặt hàng mà mình cần

Vì thế, mục đích của hệ thống siêu thị cần có môt cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để giúp cho việc quản lý siêu thị được dể dàng hơn và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho khách hàng một cách nhanh chóng

Các hoạt động chính của siêu thị gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy, quản lý quầy, báo cáo số luợng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong tháng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA SIÊU THỊ CO-OP MART

 Tổ văn phòng: gồm 1 Giám Đốc và 2 Phó Giám Đốc có nhiệm vụ điều phối toàn

bộ hoạt động của siêu thị Tổ phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu

thị để báo cáo lại cho ban giám đốc hợp tác xã Sài Gòn Co-Op Việc báo cáo được

thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi báo cáo đột xuất theo yêu cầu

 Tổ bảo vệ: kiểm tra, bảo vệ an ninh của Siêu Thị, ghi nhận Hàng Hóa đổi lại

của khách hàng

 Tổ thu ngân: thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời

ghi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi

ca làm việc

 Tổ mặt hàng: nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và nắm tình trạng

hàng hoá của siêu thị, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến tay

Tổ văn phòng

Tổ bảo vệ

khách hàng Khi phát hiện hàng hư hỏng phải kịp thời báo ngay cho tổ văn phòng

để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng

 Tổ tin học: thực hiện việc nhập liệu, kết xuất các báo cáo cần thiết phục vụ cho

tổ Văn Phòng

Với một siêu thị nêu trên Nếu dùng một phần mềm quản lý siêu thị bình thường thì sẽ gặp

một số vấn đề bất tiện như sau:

- Cơ sở dữ liệu của các khách hàng thân thiết được lưu trữ ở nhiều nơi và không có sự đồng bộ

- Thống kê báo cáo chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu thống kê theonhiều tiêu chí khác nhau

- Hệ thống chưa hỗ trợ việc tra tìm các thông tin khách hàng, nhân viên và hàng hóa

 Cụ thể như: Dịch vụ khách hàng thân thiết chỉ thiết lập được ở từng siêu thị của hệ thống.Điều này là bất hợp lý, làm giảm khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng, làm giảm khả năng cạnh tranh của siêu thị

 Không thể cho thấy báo cáo đầy đủ, gây ra tình trạng thiếu thông tin tổng hợp dẫn đến người quản lý khó đưa ra kết luận chính xác

 Tốn thời gian và nhân viên cho việc hướng dẫn khách hàng, không có thông tin đầy đủ chính xác khi có nhu cầu

 Tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng đến mua hàng, tiết kiệm chi phí nhân viên, thông tin

là công khai để bảo đảm quyền lợi cho mỗi cá nhân

Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh cho các siêu thị, chương trình này đã cải thiện nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng cho các siêu thị thuộc hệ thống siêu thị Co-Op Ngoài ra, hoạt động nghiệp

vụ bán hàng trong hệ thống hiện nay là ổn định, mục tiêu cải thiện năng suất của nghiệp vụ này

là chính yếu Nghĩa là, việc mô hình hóa nhằm đến mục tiêu làm rõ cơ chế hoạt động của siêu thịđồng thời thêm một số chức năng tiện dụng cho khách hàng và người quản lý

2 Xác định các nghiệp vụ:

Chương trình quản lý siêu thị gồm các nghiệp vụ sau:

- Quản lý nhân viên

Page 2

- Quản lý bán hàng

- Quản lý khách hàng thân thiết

- Quản lý hàng hóa

- Quản lý thống kê tổng hợp

a Quản lý nhân viên:

 Nhân viên làm việc trong siêu thị và được chia ra theo chức năng của từng người như người quản lý, bán hàng, bảo vệ, nhân viên kiểm tra chất lượng hàng,…

 Người quản lý siêu thị và cũng là người quản trị hệ thống Người quản lý được gọi chung cho những người được cấp quyền là"Quản lý", có thể bao gồm giám đốc, phó giám đốc,

kế toán, nhân viên tin học, …

 Nhân viên bán hàng, đứng ở quầy thu tiền và tính tiền cho khách hàng bằng cách nhập các mã vạch quản lý trên từng mặt hàng vào hệ thống thông qua một đầu đọc mã vạch Trong siêu thị có rất nhiều quầy thu ngân, mỗi quầy được phụ trách bởi một hay nhiều nhân viên bán hàng Tại mỗi thời điểm chỉ có một nhân viên phụ trách một quầy thu ngân Hệ thống phải lưu lại phiên làm việc của nhân viên để tiện cho việc quản lý sau này

 Mỗi nhân viên khi vào làm trong siêu thị sẽ được đăng ký một tên đăng nhập nhằm để quản lý Khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên đó sẽ sử dụng tên này để đăng nhập Người quản lý chịu trách nhiệm quản lý tên đăng nhập của nhân viên Tồn tại duy nhất Mỗi nhân viên khi sử dụng tên đăng nhập sẽ được đăng ký kèm theo một mật khẩu đăng nhập Mỗi nhân viên chỉ được biết duy nhất một mật khẩu của mình Mật khẩu có thể rỗng Tùy theo quyền và chức vụ trong công ty mà nhân viên có quyền đăng nhập tương ứng

b Quản lý bán hàng:

 Hàng ngày, các nhân viên bán hàng phải tiếp nhận một số lượng lớn các yêu cầu mua hàng của khách hàng Hệ thống phải cho phép nhân viên bán hàng lập hoá đơn tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng Đối với các khách hàng mua lẻ thì hệ thống không cần lưu thông tin của khách hàng mà chỉ lưu lại hoá đơn để bộ phận kế toán thống

kê Đối với khách hàng thân thiết thì nhân viên lưu lại thông tin của khách hàng và cấp cho khách hàng thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hoá đơn mua hàng

 Ngoài việc bán lẻ, siêu thị còn bán sỉ cho các đơn vị cần mua với số lượng nhiều Với các đơn vị này thì hệ thống cần phải lập hoá đơn chi tiết cho họ để thanh toán tiền Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra khả năng đáp ứng đơn đặt hàng Nếu đủ khả năng đáp ứng đơn đặt hàng, bộ phận này sẽ nhập thông tin đơn đặt hàng vào hệ thống và in hóa đơn Bộ phận giao hàng sẽ chuyển hàng và hóa đơn tới tận nơi cho khách hàng

c Quản lý khách hàng thân thiết:

 Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản lý Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách hàng này thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên

 Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng.

 Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong các đợt mua hàngsau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ mua Tuy nhiên, cuối năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danh sách khách hàng thân thiết của siêu thị

d Quản lý hàng hóa:

Hàng ngày, căn cứ vào tình hình bán hàng ở siêu thị, bộ phận kiểm kê sẽ thống kê để biết mặt hàng nào đã hết hay còn ít trong kho từ đó đưa ra yêu cầu nhập hàng mới, hoặc xuất hàng từ kho ra quầy đối với mặt hàng còn ít

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc: Bộ mã bán hàng: là bộ

mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và người tiêu dùng (bên mua) Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với những hàng khác Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch barcode quốc tế đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất Nếu một mặt hàng nào không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mãnội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều dài 8 ký tự

 Nhập hàng hoá

Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính…

Nguồn hàng được nhập dưới hai hình thức:

 Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu thị và nhà cung cấp

 Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa siêu thị với các doanh nghiệp khác Hàng nhập về ,thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi mặt hàng đều có thẻ kho riêng Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới

 Xuất hàng hoá

Nhân viên bán hàng chuyển hàng từ kho ra quầy bán Quầy bán là nơi trưng bày nhiềumặt hàng cùng chủng loại để thuận tiện cho khách hàng mua hàng và giúp cho nhân viên bán hàng dễ kiểm soát hàng hóa, khi hàng hóa hết hạn sử dụng để loại bỏ hay bổ sung lênquầy khi hết hàng

e Quản lý thống kê tổng hợp:

 Vào cuối ngày, bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của siêu thị, tính toán xemlượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hay thanh lý hàng tồn Hệ thốngphải cho phép bộ phận kế toán thống kê chi tiết về tình hình của siêu thị

 Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo thống kê về tình hình bán hàng của siêu thị gửi lên ban giám đốc Hệ thống phải cho phép

bộ phận kế toán làm báo cáo thống kê về tình hình bán hàng trong tháng hoặc trong khoảng thời gian cho trước

Page 4

 Khi có hàng hết hoặc cần bổ sung hàng mới, siêu thị sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp Thông tin về hàng cần nhập phải được lưu lại để bộ phận kế toán có thể thống kê tình hình mua bán trong siêu thị Thông tin này sẽ được trình lên ban giám đốc để duyệt xem

có được phép nhập hàng hay không Khi nhập hàng mới bộ phận kho sẽ lập mã vạch, tính toán số lượng rồi nhập hàng vào hệ thống Hệ thống phải cho phép bộ phận kho nhập hàng mới vào hay cập nhật hàng

g Các Mẫu phiếu:

 Phiếu mua hàng:

 Thẻ kho:

Siêu thị Coop-Mart

Suối Tiên

PHIẾU MUA HÀNG

Số:

Ngày:

Tên nhà cung cấp :

Mã nhà cung cấp:………

Địa chỉ:

Số điện thoại:

STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng: Số tiền bằng chữ:

Ngày tháng năm 20

Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng

 Báo cáo doanh thu:

 Báo cáo nhập xuất tồn:

STT Mã số Tên hàng Thiếu đầu

kỳNhậpXuấtTồn cuối kỳGhi chú 

Nhập Xuất Thiếu cuối

kỳNhậpXuấtTồn cuối kỳGhi chú 

Ghi chú

Ngày tháng năm 20

II PHÂN TÍCH YÊU CẦU:

1 Sơ đồ chức năng:

Page

10

Quản Lý Báo Cáo Thống Kê

Chú thích:

NV: Nhân ViênKH: Khách HàngTT: Thân Thiết

Quản Lý Nhân Viên

Quản LýBán Hàng

Quản Lý Khách Hàng Thân Thiết Hàng HóaQuản Lý

Thêm

NV Mới Chỉnh NVHiệu Xóa NV

Tra Cứu Hóa Đơn

Lập Hóa Đơn

Thêm KH Mới

Hiệu Chỉnh KHXóa KH

Nhập Hàng

Xuất Hàng Lên Quầy

Kiểm Kê Mặt Hàng Trên Quầy

Hệ Thống Quản Lý

Kiểm Kê Hàng Tồn Kho

Tra cứu thông tin NV

Quản lý thông tin

NV In Hóa Đơn

Tra Cứu

KH TT

Quản Lý Thông Tin

KH TT

2 Đặc tả nghiệp vụ:

a Quản lý nhân viên:

Chức năng quản lý nhân viên cho phép người quản lý tra cứu thông tin các nhân viên và duy trì thông tin các nhân viên của siêu thị trong hệ thống

+ Chức năng tra cứu thông tin nhân viên cho phép người quản lý tìm kiếm các thông tin của nhân viên kết hợp với các đặc điểm: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND … (tìm kiếm theo điều kiện)

+ Chức năng quản lý thông tin nhân viên cho phép người quản lý thêm mới nhân viên, hiệu chỉnh thông tin nhân viên, xóa tên nhân viên ra khỏi hệ thống

 Biểu đồ UC:

themnhanvien (from Use Case View)

hieuchinhnhanvien (from Use Case View)

xoanhanvien (from Use Case View)

tracuuthongtinnhanvien (from Use Case View)

nguoiquanly

(from Use Case View)

quanlythongtinnhanvien (from Use Case View)

2 Hệ thống hiển thị danh sách các nhân viên của siêu thị

3 Hệ thống yêu cầu người quản lý chọn chức năng muốn thực hiện

4 Sau khi người quản lý chọn chức năng, một trong các luồng phụ tương ứngsau được thực hiện:

A1: Nếu người sử dụng chọn Thêm: luồng Thêm được thực hiện

A2: Nếu người sử dụng chọn Hiệu chỉnh: luồng Hiệu chỉnh được thực hiện.A3: Nếu người sử dụng chọn Xóa: luồng Xóa được thực hiện

5 UC kết thúc

Luồng nhánh A1: Thêm nhân viên

1 Hệ thống yêu cầu người quản lý nhập thông tin về nhân viên bán hàng, gồm: họtên (*), số CMND (*), ngày sinh, địa chỉ(*), điện thoại, ngày vào làm(*), chức vụ(*)

* Lưu ý: Các thông tin có dấu sao (*) là các thông tin bắt buộc phải có

2 Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết về nhân viên, người sử dụng hệ thống chọn chức năng Thêm Ngược lại thực hiện luồng E3

3.Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và sự mâu thuẫn trong cơ sở dữ liệu của các thôngtin Nếu thông tin về nhân viên không đầy đủ thì thực hiện luồng E1 Nếu thông tin không hợp lệ thực hiện luồng E2.

4 Thông tin về nhân viên bán hàng được thêm vào trong hệ thống Hệ thống tự động phát sinh mã nhân viên thông qua một công thức cho trước

5.Nhân viên vừa mới được nhập vào hệ thống sẽ tự động được sắp xếp tăng theo tên Danh sách nhân viên mới được cập nhật lại được hiển thị trở lại màn hình

6 UC kết thúc

Luồng nhánh A2: Hiệu chỉnh thông tin nhân viên

1 Hệ thống truy xuất và hiển thị thông tin của nhân viên bán hàng đã đượcngười quản lý chọn từ danh sách nhân viên bán hàng của siêu thị

2 Người quản lý thay đổi một số thông tin của nhân viên này Bao gồm tất cả các thông tin được chỉ ra trong luồng Thêm(A1)

3 Sau khi sửa đổi các thông tin, người quản lý chọn chức năng Cập nhật Ngược lại thực hiện luồng E3

4 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin Nếu thông tin về nhân viên không đầy đủ thì thực hiện luồng E1 Nếu thông tin không hợp lệ thực hiện luồng E2

5 Thông tin về nhân viên bán hàng được cập nhật lại vào hệ thống và đưa ra lại màn hình

6 UC kết thúc

Luông nhánh A3: Xóa nhân viên

1 Người sử dụng chọn một nhân viên muốn xoá

2 Người sử dụng chọn chức năng Xóa

3.Hệ thống nhắc người sử dụng xác nhận xóa nhân viên bán hàng (được chọn từ danh sách các nhân viên bán hàng của siêu thị)

4 Người sử dụng chấp nhận xóa Ngược lại thực hiện luồng E3

5 Thông tin về nhân viên bán hàng được xóa hoàn toàn ra khỏi hệ thống

6 UC kết thúc

Luồng lỗi E1: Thông tin về nhân viên không đầy đủ

1 Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi: thiếu các thông tin cần thiết và yêu cầu bổ sung đầy đủ các thông tin

2 Người sử dụng hệ thống có thể bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc hủy

bỏ thao tác đang thực hiện

3 UC kết thúc

Luồng lỗi E2: Thông tin về nhân viên không hợp lệ

1 Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi: các thông tin về nhân viên không hợp lệ và yêu cầu người sử dụng hệ thống chỉnh sửa lại các thông tin không hợp lệ

2.Người sử dụng hệ thống có thể chỉnh sửa các thông tin không chính xác hoặc hủy bỏ thao tác đang thực hiện

3.UC kết thúc

Page

12

Luồng phụ E3:Việc xác nhận không được người sử dụng hệ thống chấp thuận

1 Thông báo việc xác nhận không được người sử dụng chấp thuận.(Trong các luồng sự kiện Thêm, Hiệu chỉnh thông tin và Xóa nhân viên)

2 Hệ thống sẽ trở lại trạng thái trước đó của từng luồng sự kiện tương ứng

3 Kết thúc UC

 Kịch bản của UC Hiệu chỉnh nhân viên:

Người quản lý chọn chức năng Hiệu chỉnh nhân viên và chọn các nhân viên cần hiệu chỉnh (ở đây ta chọn theo mã nhân viên) Hiệu chỉnh thông tin về số điện thoại, ngày vào làm

Biểu đồ trình tự:

CSDL

1: Yeu cau danh sach nhan vien

2: Yeu cau danh sach nhan vien

3: Danh sach nhan vien

4: Yeu cau chon chuc nang

5: Chon chuc nang hieu chinh

6: Yeu cau chon nhan vien

7: Chon nhan vien(ma nhan vien)

8: Cac nhan vien duoc chon

9: Danh sach cac nhan vien duoc chon

10: Hieu chinh nhan vien(so dt,ngay vao lam)

11: Cap nhat

12: cac thong tin cap nhat

13: cap nhat thanh cong

4: Yeu cau chon chuc nang 6: Yeu cau chon nhan vien 13: cap nhat thanh cong

2: Yeu cau danh sach nhan vien 8: Cac nhan vien duoc chon 11: Cap nhat 3: Danh sach nhan vien

9: Danh sach cac nhan vien duoc chon

12: cac thong tin cap nhat

 Luồng sự kiện của UC Tra cứu thông tin nhân viên:

Luồng phụ A1: Không có nhân viên nào thoả điều kiện tìm kiếm

1 Hệ thống tự động thông báo cho người sử dụng biết không có nhân viên

nào thoả điều kiện

2 Hệ thống trở về trạng thái trước đó

3 Use-case kết thúc

Page

14