Mô hình ERP

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

A. LÝ THUYẾT I. Giới thiệu về hệ thống ERP 1. Khái niệm Hệ thống Quản trị Tài nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) là hệ thống phần mềm để giúp cho một công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của mình bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Phần mềm ERP cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. 2. Đặc điểm Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả năng phân tích quản trị; Tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai. Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau: - ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất. - ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định. 1 - ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước. - ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. - ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ. 3. Mô hình ERP Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất . song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gôm tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau. 2 4. Các bước triển khai ERP 3 a. THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ (PRE-EVALUATION SCREENING) Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc nghiên cứu để có được phần mềm trọn gói (package) hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giải pháp lý tưởng cho bạn. Phân tích toàn bộ các package trước khi đi đến quyết định không phải là một giải pháp dể dàng thực hiện được. Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy tốt hơn, bạn giới hạn bớt con số của package định giá ít hơn 5. Tốt nhất là luôn luôn định giá tỉ mỉ chi tiết một con số nhỏ của package hơn là chỉ phân tích hàng tá các package một cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành định giá trước để giới hạn con số của package vốn phải được định giá bởi Ban đánh giá. Không phải tất cả các ERP package đều như nhau, mỗi package đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó. Quá trình tiền định giá sẽ loại bỏ các ERP package không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét một vài packages tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn bên ngoài và quan trọng nhất là tìm ra được package mà được sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn. Và thật sự tốt hơn là tìm ra các package đó khác như thế nào đang thể hiện trong một môi trường hoạt động tương tư. b. ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI (PACKAGE EVALUATION) Quá trình chọn/định giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi thực thi ERP vì package mà được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án. Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư lớn, thì một khi package đã được mua, sẽ thật không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một package khác. Vì thế nó là lời tuyên bố “hãy làm đúng ngay từ đầu”! Nhân tố quan trọng nhất nên nhớ trong đầu khi phân tích các package khác nhau là không có package nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để xác định được package nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một package đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để phù hợp tốt. Khi đã xác định được package nào để định giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất cả các package với quy mô như nhau. Để chọn được hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với tiểu sử công ty và những nhận định nào với thực tế kinh doanh của công ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách 4 thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới làm tìm một hệ thống với sự khác biệt ít nhất. c. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLANNING) Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án được bắt đầu. Xác định vai trò và phân công trách nhiệâm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Kế hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai. Chỉ đạo Ban dự án ERP thường là CIO hay COO. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương lai. d. PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT (GAP ANALYSIC) Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai. Cái hay là thiết kế một mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào. Người ta nhận định rằng, thậm chí một phần mềm ERP hòan hảo nhất cũng chĩ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của công ty, 20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với ERP package. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải pháp khác bao gồm: - Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro) - Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẻ hở (với hy vọng nó cũng tích hợp được với package ERP) - Thiết kế chương trình theo sự đặt hàng - Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng khó khăn) e. CẤU HÌNH HỆ THỐNG (CONFIGURATION) 5 Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Ở đây có một chút bí mật về qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn của triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty với ERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù hợp với công ty. Để làm được như vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt (ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công ty không thể ngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping). Vì thế một nguyên mẫu – một sự mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ được sử dụng. Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường được kiểm soát. Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trong BPR trước khi chạy hệ thống thật. II. Khả năng ứng dụng ERP tại Việt Nam Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam hiện nay chưa phổ biến, nguyên nhân quan trọng nhất là do 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình, tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ERP lại thực hiện khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các doanh nghiệp lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam. Tuy nhiên ở nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn. ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Sử dụng ERP quốc tế là sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm của nhân loại. Vì thế, với những doanh nghiệp nên sử dụng những phần mềm ERP quốc tế, sẽ có hiệu quả cao hơn. Để thiết kế một ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có rất nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồng thời cũng cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện. Vào thời điểm hiện tại, chưa có công ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn này. Phần lớn các công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là những công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế họ quan tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle. Đây là hai giải pháp 6 có thị phần lớn nhất thế giới. Trước đây, SAP và Oracle chỉ chú ý đến những khách hàng lớn. Hiện nay, họ đã quan tâm cả đến những doanh nghiệp nhỏ với các giải pháp phù hợp có giá cạnh tranh. Còn nhiều nguyên nhân khác khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến: Công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này.Kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều doanh nghiệp thận trọng. Một số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ở những doanh nghiệp khác. Ngoài ra còn có nguyên nhân thuộc về năng lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam. Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp . III. Một số hệ thống cụ thể. 1. MÔ HÌNH ERP CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC (ERP model for Universities) 1.1. Những thuận lợi khi triển khai ERP cho Đại học • Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực giáo dục nói chung và giáo dục đại học nói riêng được nhà nước khuyến khích và tạo nhiều cơ hội cho các trường đại học nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đào tạo của nhà trường. • Các trường đại học có bộ máy hoạt động tương tự những doanh nghiệp lớn, tổ chức phân cấp nhiều phòng ban như: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, vật tư . do đó, các trường đại học cũng có những vấn đề cần giải quyết như: Quản lý tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, một cách thống nhất và hiệu quả. • Kết hợp với các thành tựu của CNTT đặt biệt là mạng máy tính và các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu như kho dữ liệu, cơ sở dữ liệu phân tán, mô hình ERP trong các trường có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối 7 với các trường phân tán về địa lý. • ERP đặc biệt phù hợp trong xu hướng xây dựng đại học số cũng như nhu cầu học tập trực tuyến đòi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư cơ sở vật chất và chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đạo tạo cho xã hội. • Các trường đại học đang đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác đào tạo như Giáo trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các trường 1.2. Đề xuất Mô hình ERP cho các trường đại học Nhìn chung, tổ chức của trường đại học là một hệ thống phân cấp với cơ bản các phòng và nhiệm vụ như sau: Từ đó ta có thể xác định các phân hệ mà ERP cần triển khai trong các trường đại học.Các phân hệ này có thể được chuẩn hóa theo qui trình riêng và các ứng dụng có thể chạy trên các CSDL cục bộ (ví dụ như chương trình quản lý tài chính có thể có CSDL riêng về quá trình nộp học phí của sinh viên và chạy trên máy của phòng tài vụ). Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là các ứng dụng này phải được tích hợp trong một hệ thống nhất có thể trao đổi thông tin với nhau (ví dụ như CSDL về việc nộp học phí của sinh viên phải được chia sẻ cho ứng dụng của phân hệ đào tạo để biết lên lịch học hay thi) để cùng cung cấp thông tin cho lãnh đạo quản lý. 8 1.4. Kết luận Triển khai ERP cho các trường đại học là xu hướng tất yếu của các trường đại học để xây dựng môi trường giáo dục hiện đại nhằm đáp ứng các yêu cầu đổi mới quản lý giáo dục phù hợp với sự phát triển của xã hội. ERP mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho các trường đại học nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo, hiệu quả công việc của các phòng ban và đặc biệt là tạo môi trường thống nhất cho phép nhà trường khai thác thông tin thuận lợi và trao đổi thông tin với các trường đại học và các viện nghiên cứu trên toàn cầu. Với những thành công của các trường trên thế giới đã đạt được có thể khẳng định ERP cho các trường đại học là giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu quản quản ly và đào tạo cho các trường Đại học ở Việt Nam. 2. Xây dựng mô hình hệ thống ERP cho ngân hàng thương mại Việt Nam 2.1. Mô hình ERP trong các ngân hàng thương mại Theo mô hình này, hệ thống ERP cho NH sẽ chia các mảng ứng dụng theo các loại hình hoạt động và kinh doanh khác nhau của NH như: kinh doanh NH, ứng dụng nội bộ, QL thuê mua tài chính, QL chứng khoán, QL nợ và khai thác tài sản, QL bất động sản . Từ đó, các số liệu sẽ được tổng hợp và tập trung tại một lõi, mà bản chất là một hệ thống sổ cái tổng hợp (general ledger). Từ hệ thống sổ cái này, NH có thể khai thác số liệu qua hệ thống báo cáo tác nghiệp, báo cáo QL, các báo cáo phải nộp cho NH Nhà Nước và các báo cáo phục vụ lãnh đạo. 9 2.2. Mô hình hệ thống ERP cho ngân hàng ACB-ĐN Với vai trò là chi nhánh trực thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP Á Châu, ngân hàng ACB-ĐN có thể có các phân hệ như sau: - Phân hệ quản lý cấp tín dụng - Phân hệ quản lý tiền gửi - Phân hệ quản lý thanh toán - Phân hệ quản lý tài chính - Phân hệ quản lý nhân sự - Phân hệ quản trị hệ thống - Phân hệ tự động văn phòng - Phân hệ quản lý hành chính - Phân hệ hỗ trợ thông tin lãnh đạo 3. Giới thiệu giải pháp ERP B4Ui Fishery: Cấu trúc hệ thống B4Ui : 10 [...]... nghiệp quản lý điều hành từ xa - Cho phép khách hàng đặt hàng Online trên hệ thống và hỗ trợ chuyển số liệu đặt hàng để làm đơn đặt hàng - B4Ui Fishery được xây dựng theo mô hình đa công ty nên phù hợp với các tập đoàn thủy sản có quy mô hàng đầu Việt Nam - Sẵn sàng thay đổi, bổ sung theo đặc thù quản lý của từng doanh nghiệp Các phân hệ trong B4Ui: 11 B BÀI TẬP Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng, biểu