Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin, Phân tích chi tiết, Thiết kế logic, Đề xuất các phương án của giải pháp, Thiết kế vật lý ngoài, Triển khai kỹ thuật hệ thống, Cài đặt và khai thác.

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

Mở đầu 3

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY 3

I Những nét cơ bản về công ty 3

1 Thành lập công ty 3

2 Chức năng 3

3 Mục tiêu của công ty 3

4 Giá trị và niềm tin 3

5 Cơ cấu tổ chức 3

6 Hình thức tổ chức kinh doanh 3

II Sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Cybersoft 3

1 Các sản phẩm 3

2 Dịch vụ 3

3 Khách hàng của công ty 3

III Lý do lựa chọn đề tài 3

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3

I Khái quát về hệ thống thông tin quản lý 3

1 Cách tiếp cận hệ thống 3

2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin 3

3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt 3

II Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng

hệ thống thông tin quản lý 3

1 Lý do để phát triển một hệ thống thông tin quản lý 3

2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý 3

CHƯƠNG III: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍNH LƯƠNG

TẠI XÍ NGHIỆP XE BUÝT HÀ NỘI 3

I Khảo sát hệ thống thực tại 3

1 Vài nét về Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội 3

2 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 3

3 Tổ chức hệ thống thông tin 3

4 Nhiệm vụ đối với hệ thống thông tin kế toán lương 3

5 Các công thức tính lương 3

II Phân tích chi tiết 3

1 Các chức năng của hệ thống 3

2 Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống kế toán lương 3

3 Sơ đồ luồng dữ liệu 3

4 Lý do để xây dựng hệ thống thông tin tính lương mới 3

5 Xây dựng hệ thống mã hóa trong xử lý các nghiệp vụ tính lương .3

III Thiết kế hệ thống 3

1 Hệ thống Menu kế toán lương 3

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3

3 Thiết kế các thuật toán 3

4 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu 3

IV Một số giao diện màn hình của chương trình 3

1 Màn hình đăng nhập vào hệ thống 3

2 Màn hình danh mục nhân viên 3

3 Màn hình sửa danh mục nhân viên 3

4 Màn hình lọc Danh mục nhân viên 3

5 Màn hình tìm kiếm nhân viên 3

6 Màn hình thêm mới nhóm nhân viên 3

7 Màn hình lọc công thức tính lương theo tháng 3

8 Màn hình sửa công thức tính 3

9 Màn hình cập nhật số liệu 3

10 Màn hình nhập số liệu 3

Kết luận 3

Phụ lục 1 3

Phụ lục 2 3

2

MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới và phát triển, bước đầu đã gặthái được những thành công nhất định, điều đó được thể hiện qua mức tăngtrưởng kinh tế ổn định và ngày càng cao, tỉ lệ lạm phát được kiềm chế, đượcđánh giá là “điểm đến” của du khách và các nhà đầu tư quốc tế Thành công này

có sự đóng góp không nhỏ của ngành Tin học, ngành đã và đang trở thành mũinhọn của quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển vượt trội của ngành Côngnghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học trongcông tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, trong mấy năm vừa qua, hàngloạt các Công ty phần mềm đã ra đời trên thị trường Việt Nam Điển hình cócông ty phần mềm CardPro chuyên về lĩnh vực đồ họa, Hp Group chuyên vềphần mềm giáo dục đào tạo, đặc biệt, có rất nhiều công ty phần mềm tài chính

kế toán như phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm kế toán Effect, phầnmềm Cyber Accounting của công ty Cổ phần phần mềm QTDN Cybersoft

Cybersoft là một công ty máy tính chuyên cung cấp các giải pháp phầnmềm trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, với đội ngũ nhân viên năng động và

có trách nhiệm Trong thời gian này, được sự hướng dẫn trực tiếp của GĐ LêCảnh Toàn và sự giúp đỡ của đội ngũ cán bộ, nhân viên Cybersoft, em thực hiện

đề tài “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe

buýt Hà Nội” bằng Visual Foxpro 7.0.

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty vận tải HàNội Với gần 900 cán bộ công nhân viên được bố trí trong các bộ phận khácnhau như lái xe, sửa chữa, văn phòng, bán vé, bảo vệ…, việc tính lương cho Xínghiệp rất phức tạp, yêu cầu tỉ mỉ và chi tiết Mỗi tháng, kế toán viên phải tínhlương theo hai kỳ với nhiều loại mẫu biểu, chứng từ như bảng lương tạm ứng,bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, lương ngoài giờ, báo cáo đóng bảo

hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… Toàn bộ các công việc này nếu được thực hiệnbằng thủ công đơn thuần sẽ vô cùng vất vả, tốn kém thời gian, nhân lực và cóthể còn dẫn đến sai sót khó kiểm soát Chính vì thế, việc tin học hóa kế toánlương cho Xí nghiệp là rất cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian, sức lao động, giảmbớt sai sót, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của chuyên đề bao gồm:

Chương I: Vài nét về công ty

Chương này sẽ giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập – Công ty cổphần phần mềm QTDN Cybersoft – một công ty đã chiếm được uy tín lớn trênthị trường phần mềm kế toán

Chương II: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Phương pháp luận nghiên cứu là nền tảng khoa học để phát triển tưduy thực tiễn Khi nghiên cứu một bài toán quản lý từ cấp chiến lược đến cụ thể,phương pháp phân tích và thiết kế hợp lý giúp giải quyết vấn đề một cách đúngđắn và khoa học

Chương này sẽ giới thiệu sơ lược cách tiếp cận hệ thống, phương

pháp vòng đời phát triển của một hệ thống thông tin với bảy giai đoạn: Đánh giá

yêu cầu phát triển hệ thống thông tin, Phân tích chi tiết, Thiết kế logic, Đề xuất các phương án của giải pháp, Thiết kế vật lý ngoài, Triển khai kỹ thuật hệ thống, Cài đặt và khai thác.

Chương III: Khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin

tính lương tại Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội Những nội dung, công việc khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trinh

hệ thống thông tin tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội sẽ được trình bày

cụ thể trong chương này

Phần cuối của chuyên đề là các phụ lục:

4

Phụ lục 1: Mã của một số thủ tục chính của chương trình.

Phụ lục 2: Tài liệu tham khảo.

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của KS.Bùi Thế Ngũ vàcác cán bộ, nhân viên công ty Cybersoft đã và đang hướng dẫn em hoàn thànhluận văn tốt nghiệp này!

Hà Nội, ngày 12.06.2006 Sinh viên: Nguyễn Thị Lan Anh

CHƯƠNG I

VÀI NÉT VỀ CÔNG TY

I Những nét cơ bản về công ty

Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần phần mềm Quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Tên tiếng Anh: Cyber Software for Business managerment Jsc

Tên giao dịch: CYBERSOFT

Trụ sở: 413 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội

Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp

Cybersoft là Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp có nhiềukinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinhdoanh tại Việt Nam Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, mục đích củacông ty là kết hợp các hiểu biết về nghiệp vụ và khả năng công nghệ để tạo racho thị trường Việt Nam sản phẩm và dịch vụ có tính chuyên nghiệp cao tronglĩnh vực quản trị tài chính doanh nghiệp

Với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp cùng với sản phẩm và dịch vụ chấtlượng cao, Cybersoft đang dần chiếm lĩnh uy tín trên thị trường cả ba miền Bắc

6

– Trung – Nam, là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam về cung cấpcác giải pháp phần mềm tài chính và quản trị doanh nghiệp.

2 Chức năng

Cybersoft chuyên cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính

kế toán và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cácdoanh nghiệp Các sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft dựa trên cơ sở kết hợpnhững hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, khả năng công nghệ, phương thức hỗ trợkhách và kinh nghiệm thực tế

Công ty có các chức năng chính sau:

 Thiết kế và xây dựng các phần mềm ứng dụng kế toán tài chính vàphần mềm quản lý sản xuất kinh doanh

 Tư vấn, hỗ trợ và đào tạo khách hàng cài đặt và sử dụng các phầnmềm ứng dụng

3 Mục tiêu của công ty

Mục tiêu của Cybersoft là trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại thị trườngViệt nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh Với khẩu hiệu “Thành công

của khách hàng là mục tiêu của Công ty!”, Cybersoft luôn luôn sẵn sàng cung

cấp phần mềm và dịch vụ tốt nhất, thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng.Trên cơ sở ấy Cybersoft luôn luôn không ngừng phát triển để tạo ra các sảnphẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nềnkinh tế thị trường

4 Giá trị và niềm tin

Công ty mong muốn đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước giàu mạnhthông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng Chính vì thế, cáccán bộ công nhân viên Cybersoft lao động hết mình, có trách nhiệm nghềnghiệp, luôn luôn đổi mới và tự hoàn thiện

Công ty tin tưởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ

sử dụng các tài năng tiềm ẩn trong mỗi cá nhân đó Vì vậy các cán bộ công nhânviên Cybersoft sẽ cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp đem lại cho mỗi thànhviên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng và một cuộc sống đầy

đủ về vật chất, phong phú về tinh thần

5 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Cybersoft gồm các phòng ban sau:

Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: có nhiệm vụ nghiên cứu và

xây dựng các chi tiết trong yêu cầu đặc thù của khách hàng, thiết kế chi tiết cácphương án giải quyết, thực hiện xây dựng phần mềm với các chức năng phân hệluôn mở rộng, nâng cao tính nghiệp vụ và khả năng phân tích quản trị củachương trình, bảo hành phần mềm theo yêu cầu

Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: có nhiệm vụ tư vấn

và xây dựng hệ thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp, cài đặtchương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành, nâng cấp các hệ thống đã đượccài đặt, thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng

Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc,

hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thưđiện tử hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng

Phòng dự án: có nhiệm vụ triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng

dựa trên cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc thù của khách hàng để phát triển mộtphần mềm “may đo” thông minh, thích hợp hệ thống ứng dụng đa phân hệ

8

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Phòng nghiên cứu và

phát triển sản phẩm

Phòng cung cấp giải pháp cho các DN

Phòng tư vấn và

hỗ trợ khách hàng Phòng dự án

Phòng phó giám đốc Phòng giám đốc

Hiện nay Cybersoft có hơn 30 nhân viên có trình độ đại học các chuyênngành toán, tin, kế toán, luật, kinh tế và ngoại ngữ

6 Hình thức tổ chức kinh doanh

Cybersoft là công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm và đượcbiết đến dưới hình thức “Công ty cổ phần” Loại hình doanh nghiệp này trongnhững năm gần đây trở nên phổ biến và đã bộc lộ rất nhiều ưu điểm Ngoàinhững cổ đông chính thức, công ty còn hình thành được những cổ đông thườngbằng cách hàng năm bán 5% cổ phần cho các nhân viên của công ty Đến cuốinăm, lợi nhuận của Cybersoft được chia cho các cổ đông theo tỉ lệ cổ phần đónggóp Với hình thức này, người lao động – với tư cách là chủ doanh nghiệp sẽ cótrách nhiệm và phấn đấu hết mình vì công việc

Ban lãnh đạo Cybersoft cũng quan tâm đến môi trường cạnh tranh trongcông ty, bởi vì cạnh tranh tạo ra không khí làm việc tích cực, năng động, pháthuy được thế mạnh của mỗi cá nhân Tuy nhiên, đây là sự cạnh tranh tích cực,tiến bộ Những cá nhân xuất sắc, có những ý tưởng mới, táo bạo và khả thi luônđược ủng hộ và áp dụng Đặc biệt, đối với những cá nhân này, công ty luôn cómột chế độ lương thưởng xứng đáng nhằm khuyến khích họ tích cực hơn nữa.Ngoài ra, khuyến khích cạnh tranh cũng là thúc đẩy đội ngũ nhân viên nâng caotrình độ chuyên môn cũng như các vấn đề về quản lý

II Sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Cybersoft

1 Các sản phẩm

 Phần mềm kế toán

Với sự cố gắng của toàn thể tập thể cán bộ trong công ty, đầu tháng 06năm 2004 công ty đã cho ra đời phiên bản phần mềm Cyber Accounting 2005với nhiều tính năng kỹ thuật mới Cyber Accounting được thiết kế tuân thủ theođúng các quy định mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam ban hành CyberAccounting được ứng dụng chủ yếu dành cho các doanh nghiệp sản xuất hoặcthương mại có quy mô vừa và lớn Cyber Accounting 2005 được lập trên ngônngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0, có thể chạy trên mạng LAN, WAN, Internetnhiều người sử dụng hoặc trên máy đơn lẻ với các hệ điều hành thông dụng nhưWindows NT, Windows2000, Windows 9*, Novell NetWare

 Phần mềm tổng hợp

CyberSoft Corporate 2005 thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn vị cấpdưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn Tổng Công ty hoặc toànngành Các báo cáo của các đơn vị cấp dưới có thể nhập trực tiếp hoặc đọc từcác tệp số liệu báo cáo gửi tiền từ các đơn vị cấp dưới qua đường thư điện tửhoặc đĩa mềm

Phần mềm tổng hợp báo cáo từ các đơn vị cấp dưới CyberSoft Corporate

2005 được liên kết với phần mềm kế toán cơ sở Cyber Accounting 2005 Cácbáo cáo của đơn vị cấp dưới được Cyber Accounting 2005 kết xuất ra các tệp sốliệu và truyền lên đơn vị cấp trên qua đường thư điện tử CyberSoft Corporate

2005 sẽ đọc các tệp số liệu báo cáo này và tổng hợp (hợp nhất) thành báo cáochung

 Phần mềm Cyber Business 9.0

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.net

Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 hoặc Oracal 9.i

Mô hình hệ thống Client/server chạy trên mạng LAN, WAN, Internet

10

Phần mềm Cyber Business 9.0 được đĩnh nghĩa như một hệ thống đa phân

hệ (multi modul software application) giúp cho tổ chức và doanh nghiệp quản lýnguồn lực và điều hành tác nghiệp

 Dịch vụ tư vấn

CyberSoft thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây dựng hệ thốngthông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh Trên cơ sở kết quả khảo sátđưa ra các đề, các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống thông tin củadoanh nghiệp Các chuyên gia của Cybersoft với hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ

và kinh nghiệm triển khai ứng dụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giảipháp tối ưu cho khách hàng

 Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì

Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng CyberSoft ký kết và thực hiện các hợpđồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp Cácnhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi khó khăn củakhách hàng qua điện thoại, qua thư điện tử, fax hoặc trực tiếp tại trụ sở củakhách hàng Cybersoft có riêng hệ thống thông tin “CyberSoft Assistant” lưu trữcác vấn đề vướng mắc thường gặp và cách thức giải quyết nhằm hỗ trợ chokhách hàng một cách nhanh nhất

 Dịch vụ đào tạo

CyberSoft thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng.Đối với các đơn vị lớn CyberSoft mở các lớp đào tạo tập trung cho các nhânviên kế toán của tất các đơn vị thành viên

CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học

và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế toán và quản lý.CyberSoft hỗ trợ các trường và các trung tâm trong việc cung cấp các phầnmềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế toán trên máy

Dịch vụ phát triển phần mềm "may đo"

Đối với các doanh nghiệp lớn Cybersoft thực hiện khảo sát và xây dựngcác phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lýcủa các đơn vị khách hàng Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp với nhiều kinhnghiệm thực hiện các dự án lớn sẽ xây dựng các hệ thống thông tin lớn một cáchnhanh chóng và hiệu quả.

Chỉ trong chưa đầy ba năm, Cybersoft đã thành công với mạng lưới kháchhàng trên toàn quốc

Một số khách hàng tiêu biểu của công ty:

 Công ty xi măng Hải Phòng

 Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh

 Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa

 Công ty CP đại lý Ford Hà Nội

 Công ty CP đại lý Ford Thăng Long

 Công ty CP đại lý Ford Thủ đô

 Công ty dược Vĩnh Phúc

 Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH)

 Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,ĐN,HP)

III Lý do lựa chọn đề tài

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có xấp xỉ 900 lao động Tuy nhiên, Hệ thốngchương trình kế toán lương hiện đang sử dụng chưa đáp ứng được nhu cầu quản

lý Cụ thể:

12

 Phần mềm MS.Excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu,

vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạtđộng tốt Chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xóa danh mục nhân viên, rất cóthể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàntoàn là thủ công

 MS.Excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị canthiệp trái phép bởi bất kì người dùng nào Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ranhững thiệt hại khôn lường

 Việc tính toán hàng tháng dựa trên Excel có thể mất tới vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc thanh toán lương cho công nhân viên khôngkịp thời

 Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong Xínghiệp và Tổng Công ty

Công ty Cybersoft đang chịu trách nhiệm thiết kế lại chương trình quản lýlương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội Nhận thấy đây là một đề tài có tính thựctiễn cao, có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn nêu trên, vì thế em đãlựa chọn “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xebuýt Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề thực tập và luận văn tốt nghiệp

CHƯƠNG II

PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I Khái quát về hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phânphối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Quan điểm hệ thống xem xét sự vật trong sự thống nhất và trong các mốiliên hệ tương tác của các yếu tố tạo thành Khi nghiên cứu một vấn đề quản lý,

từ việc nghiên cứu có tính chiến lược để giúp ta giải quyết một vấn đề cụ thể nào

đó, quan điểm hệ thống giúp ta một cách nhìn nhận để hiểu biết vấn đề một cáchđúng đắn và khoa học Theo quan điểm hệ thống, mặc dù mỗi hệ thống thông tin

có một đặc thù riêng về mô hình, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắcnhất định và bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho

dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)

và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từtrước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cậpnhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

14

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

tin

Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải cáctrường thuộc tính của mẩu tin Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhấtcủa hệ thống thông tin Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức.Chính vì thế mà khi phân tích, thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về

cơ sở dữ liệu

Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảngbiểu… Ngày nay, trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ cácthông tin được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều

Các khái niệm liên quan:

 Thực thể (Entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưutrữ thông tin về nó như: nhân viên, sinh viên, khách hàng, máy móc, thiết bị…Khi nói đến thực thể nghĩa là nói đến một tập hợp thực thể cùng loại, còn thực

thể cụ thể như “nhân viên Lê Văn Thiết”, “máy in EPSON LQ 2170” thì gọi là

phần tử thực thể, hay lần xuất của thực thể trên

Ví dụ: Thực thể NHÂN VIÊN là bao gồm các nhân viên

 Thuộc tính (Attribute): là những đặc điểm và tính chất của mỗi thựcthể Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa.Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể

mà ta muốn lưu trữ Ví dụ thực thể nhân viên được mô tả bởi bộ các thuộc tính:

mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, quê quán, chức vụ, bậc lương,tài khoản ngân hàng…

 Trường dữ liệu (Field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể haychính là để ghi các thuộc tính của thực thể

Ví dụ: Bộ thuộc tính cho thực thể “Tuyến xe” có thể là như sau:

1. Mã tuyến xe

2. Tên tuyến xe

3. Giá lái xe

4. Giá nhân viên bảo vệ

Ví dụ: B ng Danh m c tuy n xe nh sau:ảng Danh mục tuyến xe như sau: ục tuyến xe như sau: ến xe như sau: ư sau:

STT Mã tuyến xe Tên tuyến xe Giá lái xe Giá NV bán vé

 Cơ sở dữ liệu (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng cóliên quan với nhau Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học,chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thôngtin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau

16

 Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập

dữ liệu Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình

 Truy vấn dữ liệu: cho phép giao tác với máy thông qua một cách thứcnào đó để nhằm xuất ra các kết quả như ý muốn Thông thường sử dụng ngônngữ truy vấn Có hai kiểu truy vấn thường dùng: truy vấn có cấu trúc và truy vấnbằng ví dụ

Truy vấn SQL (Structured Query Language) là ngôn ngữ phổ dụngnhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay Ngôn ngữ này có gốc từtiếng Anh

Truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) tạo cho người sửdụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữliệu mà họ muốn tìm kiếm

 Lập các báo cáo (Report) từ cơ sở dữ liệu: mục đích của báo cáo làcho phép hiển thị thông tin ra màn hình hay xuất ra máy in

 Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao chothuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kếtcác thực thể với nhau Các mô hình thường được sử dụng trong các hệ quản trị

Ngày nay, thời đại thông tin bùng nổ dẫn đến hệ quả là hàm lượng trí tuệchiếm đến 70% trong các sản phẩm được xã hội tạo ra Thế giới hiện tại đượcnhìn dưới ba góc độ:

 Vật chất làm cho thế giới tồn tại

Năng lượng làm cho thế giới phát triển

 Thông tin làm cho thế giới phát triển hài hòa và có tổ chức.

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thôngtin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Một hệ thống thông tin hoạtđộng kém là nguồn gốc của những hậu quả xấu nghiêm trọng Hoạt động xấuhay tốt của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng củathông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của các thông tin như sau:

 Tin cậy

Độ tin cậy của một hệ thống thông tin thể hiện dưới hai góc độ: độxác thực và độ chính xác Trong một nền kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tincậy có thể gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ Một hệ thống tính lương bỏ sótphụ cấp ăn trưa cho một số nhân viên có thể sẽ đánh mất niềm tin của nhân viên,thậm chí có thể gây ra kiện tụng

 Đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêucầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thểdẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hìnhthực tế Ví dụ, một nhà quản lý thấy thông tin từ văn phòng Xí nghiệp đến Bangiám đốc công ty tỏ ra chậm chạp nên quyết định mua thêm máy tính bổ sungcho văn phòng Tuy nhiên trong thực tế lại cần máy in và máy photocopy hơn,việc mua thêm máy tính trở nên lãng phí

 Thích hợp

Hệ thống có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận dẫnđến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra những thông tin khôngdùng đến

Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyênvật liệu Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới đượcphép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây nhữngthiệt hại lớn cho tổ chức.

 Đúng thời điểm

Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toànnhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cầnthiết Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiềulần, một dịch vụ vận tải sẽ mất khách hàng khi trễ hẹn tới nửa ngày

Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt là mục tiêu theođuổi của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào Một tổ chức hoạt động hiệu quảchỉ khi nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin

IV Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng hệ thống thông tin quản lý

thông tin quản lý

Điều gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin?

 Trước hết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề

về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩymột yêu cầu phát triển hệ thống Một hệ thống kế toán không kiểm soát được sựxâm phạm trái phép của người sử dụng, một phần mềm quản lý huy động vốncủa ngân hàng tính sai thời gian đáo hạn cho khách hàng v.v… là những ví dụgần gũi cho thấy tất yếu phải phát triển hệ thống thông tin mới

 Các yếu tố cạnh tranh như giá cả, chất lượng, dịch vụ, thủ tục, thịphần… Chẳng hạn, một trạm bán vé máy bay phải luôn tìm cách thỏa mãn nhucầu của khách hàng không thể bỏ qua cơ hội phát triển hệ thống thông tin nhằmmục đích đẩy nhanh tốc độ và giao dịch chính xác

 Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệnên cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn Ví dụ, Tổng Công ty vận tải HàNội đã được tin học hóa yêu cầu Xí nghiệp buýt Hà Nội phải xây dựng hệ thốngtính lương mới nhằm đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu.

 Việc phát triển hệ thống thông tin là do yêu cầu của cấp trên Ví dụ,Ban giám đốc mong muốn đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng nên yêu cầu PhòngNhân sự tuyển thêm chuyên gia cho phụ trách tin học

 Những yêu cầu mới của quản lý, chẳng hạn lắp đặt những quầy giaodịch tự động, Chính phủ ban hành luật thuế mới… cũng có thể dẫn đến sự cầnthiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới

 Người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình thông qua phươngtiện thông tin Người quản lý nhận thấy rằng thông tin là phương tiện nhanhnhất, hiệu quả nhất để đạt mục đích tăng cường sự chỉ đạo, uy tín của mình

 Những áp lực từ cấp dưới cũng là nguyên nhân để phát triển một hệthống mới Chẳng hạn, một bộ phận làm việc mà các nhân viên chủ yếu là cán

bộ có trình độ đại học, trên đại học rõ ràng mong muốn được làm việc trong hệthống thông tin hiện đại

thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong mộtmôi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cầnphải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản

lý hơn

Phương pháp được đề nghị ở đây là phương pháp vòng đời phát triển của

hệ thống thông tin

20

Phương pháp này dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phuơngpháp hiện đại, có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình logic, vật lý ngoài, vật lý trong Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là một nguyên tắc

của sự đơn giản hóa Rõ ràng, để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểucác mặt chung trước khi xem xét chi tiết

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

và từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi thiết kế Ứng dụng nguyên tắc nàycũng làm cho nhiệm vụ phát triển đơn giản hơn

Phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống thông tin có bảy giai đoạn.Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấmdứt sự phát triển hệ thống Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khicần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Bảygiai đoạn đó là:

a Giai đoạn một: Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này bao gồm các côngđoạn:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

b Giai đoạn hai: Phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết nhằm làm rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định

những mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt được Giai đoạn phân tích chi tiết baogồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Để đạt mục đích, phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môitrường hệ thống và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống V́ vậy, thu thậpthông tin là công việc không thể thiếu của giai đoạn phân tích chi tiết Thôngthường ngưởi ta sử dụng các phương pháp: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sửdụng phiếu điều tra, quan sát

Xây dựng một hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu Việc

mã hóa dữ liệu giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tảnhanh chóng các đối tượng và nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Cácphương pháp mã hóa cơ bản bao gồm: mã hóa phân cấp, mã hóa liên tiếp, mãhóa theo xeri, mã tổng hợp, mã gợi nhớ, mã hóa ghép nối

Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như

hệ thống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hóa hệ thống thông tin là cầnthiết Một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hóa và xây dựng tài liệucho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệthống

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách

thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

22

 Xử lý.

 Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hóa

 Dòng thông tin

Tài liệu

 Điều khiển

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu

tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách

nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì

và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:

 Nguồn hoặc đích

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin

 Dòng dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

 Tiến trình xử lý

Tên tiến trình

 Mức ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung của

hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà sao cho chỉ cần nhìn mộtlần là nhận ra nội dung chính của hệ thống

 Các mức tiếp theo là mức 0, mức 1, mức 2… được phân rã từ sơ đồmức ngữ cảnh với mục đích làm chi tiết hơn các công đoạn hoạt động của hệthống Tùy theo cách thực hiện mà phân rã sơ đồ đến mức nào cho phù hợp

c Giai đoạn ba: Thiết kế logic

24

Nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin,cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mụctiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ baohàm dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa

sẽ phải thực hiện Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét vàchuẩn y Các công đoạn của giai đoạn này:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hóa mô hình logic

Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các

sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu

và các phích logic của từ điển hệ thống

Phương pháp thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin mới theo trật tựsau: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào Với mỗinhiệm vụ trên cần phải bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hóa mô hìnhlogic

 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệthống mới Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Phương pháp nàygồm hai bước: xác định các đầu ra và xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữliệu cho việc tạo ra từng đầu ra

 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Trongphương pháp mô hình hóa, liên kết (association) là một khái niệm quan trọng.Mỗi thực thể không tồn tại độc lập mà chúng có sự liên hệ qua lại với nhau

Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên

hệ tồn tại giữa các thực thể

Ví dụ: một PHÒNG BAN có nhiều NHÂN VIÊN

Thiết kế viên ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác rasao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lầnxuất của thực thể B và ngược lại Có các loại liên kết giữa các thực thể như sau:

 1@N: Liên kết loại Một – Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B,mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với một lần xuất của thực thể A

Ví dụ: Phòng Hành chính có ba nhân viên, phòng Vật tư có hai nhân viênnhưng mỗi nhân viên chỉ công tác ở một phòng

26

Phòng Hành chính

Phòng Vật tư

 N@M: Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B vàngược lại

Ví dụ: Khách hàng “Phan Văn Tý” mua nhiều loại hàng (Máy tính, máyphotocopy, loa), loại hàng “Máy tính” lại được mua bởi nhiều khách hàng (PhanVăn Tý, Bùi Thị Ánh Hồng)

Loại hàng hóa

Khách hàng

Lựa chọn MN

Máy tính Máy inMáy photocopyMực inLoa

Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham giavào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Đó là liên kết tùy chọn.

Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Viết Hưng làm việc ở văn phòng, không thuộcmột tuyến xe nào cả

Tuyến xe

Nhân viên

Thuộc 1N

Tuyến xe 01 Tuyến xe 03

Lý Bá Thắng

Phan Huyền Trang

Nguyễn Viết Hưng

Nguyễn Minh Tuyến

Trong phân tích, thiết kế hệ thống thông tin, hình ô van nhỏ chỉ một quan

hệ tùy chọn

 Chiều của một liên kết

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ

đó Có các loại quan hệ: một chiều, hai chiều và nhiều chiều

Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được

quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

Nhân viên

Là anh em

Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.

28

Xí nghiệp

Nhân viên Làm

Việc ở

MN

Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.

Chứa

M

N

N 1

 Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữnghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chứcnhư: Ai thực hiện xử lý, Ở đâu, Khi nào, Như thế nào?

Để biểu diễn các hoạt động của một doanh nghiệp, người ta sử dụng cáckhái niệm sự kiện, công việc và kết quả

Sự kiện: việc thực thi khi đến nó làm nảy sinh sự thực hiện của một hoặc

nhiều việc khác

Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc

quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc

Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện

khởi sinh

Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra

kết quả của một công việc

Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc Kết quả có chung

một bản chất như sự kiện , nó có thể là cái phát sinh sự thực hiện một công việckhác

Thiết kế logic xử lý được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phântích cập nhật

 Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem làm cách nào để có thể có đượcnhững thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữliệu Phân tích tra cứu, một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữliệu đã hoàn tất chưa, nghĩa là cơ sở dữ liệu đã đủ để sản sinh các đầu ra haykhông, mặt khác nó phát triển một phần logic xử lý để tạo các thông tin ra Đốivới mỗi đầu ra, phải tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng đượcđọc và các xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc Kết quả của việc phântích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử

lý trong từ điển hệ thống

30

 Phân tích cập nhật xác định thời điểm cập nhật các thông tin trong

cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của đốitượng mà nó quản lý

- Tuyển thêm nhân viên

- Quyết định thôi việc, hưu trí, mất sức

- Có sự thay đổi như thuyên chuyểncông tác, tăng lương, địa chỉ…

- Có sự sửa đổi nhóm nhân viên

Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồ conlogic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật Đểtính khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của cácthao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở đượcchọn làm đơn vị

d Giai đoạn bốn: Đề xuất các phương án của giải pháp

Phân tính viên hoặc nhóm phân tích viên sẽ xây dựng các phương án khácnhau để cụ thể hóa mô hình logic Mỗi một phương án là một phác họa của môhình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Đồng thời,

các phân tính viên phải đánh giá chi phí, lợi ích hữu hình, vô hình của mỗiphương án và đưa ra những khuyến nghị cụ thể Những người sử dụng sẽ chọnlấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọngcác ràng buộc của tổ chức Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương ángiải pháp

e Giai đoạn năm: Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã đượcchọn ở giai đoạn trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tảchính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngàycủa những người sử dụng

Thiết kế vật lý ngoài sẽ phải đưa ra hai tài liệu kết quả: một tài liệu baochứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật,một tài liệu dành cho người sử dụng mô tả cả phần thủ công và cả những phầngiao diện với những phần tin học hóa Những công đoạn chính của giai đoạn nàylà:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

f Giai đoạn sáu: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định

có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ

sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chươngtrình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin Việc viết các chương

32

trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các module và toàn bộ hệ thốngcũng được thực hiện trong giai đoạn này.

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng vàthao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Triển khai kỹ thuật hệ thốngbao gồm các hoạt động chính:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

 Thiết kế vật lý trong

 Lập trình

 Thử nghiệm hệ thống

 Chuẩn bị tài liệu

g Giai đoạn bảy: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm

ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm các côngđoạn:

CHƯƠNG III

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍNH LƯƠNG

TẠI XÍ NGHIỆP XE BUÝT HÀ NỘI

I Khảo sát hệ thống thực tại

1 Vài nét về Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Cơ quan chủ quản: Tổng Công ty vận tải Hà Nội

Tên tiếng Anh: Ha Noi Transerco

Lĩnh vực hoạt động: Vận chuyển hành khách nội đô

Loại hình doanh nghiệp: Nhà nước

Số cán bộ công nhân viên: 870 người

Doanh thu năm 2005 (liên tuyến): Hơn 43 tỉ VNĐ

Kế toán trưởng: Hoàng Kim Phượng

Kế toán tổng hợp: Chu Thúy Quỳnh

Cán bộ theo dõi hợp đồng: Hoàng Kim Phượng

34

2 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản

lý của doanh nghiệp

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội kế tục truyền thống 30 năm xây dựng phục vụ

và trưởng thành của công ty xe khách Thống Nhất, tiền thân là tập đoàn ô tôbuýt Thống Nhất

Do nhu cầu phát triển kinh tế, căn cứ vào quyết định số 117/2001 ngày19/11/2001 của Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội về việc tổ chức nội bộtrong công ty vận tải và dịch vụ công cộng và quyết định số 714/QĐUB ngày30/11/2001 Sở Giao thông Công chính Thành phố Hà Nội về thành lập Xínghiệp Xe buýt Hà Nội, Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội đã được chính thức thành lậpvới số lượng 169 xe hoạt động và có 576 lao động với số vốn ban đầu là8.879.000.000 đồng trong đó vốn ngân sách nhà nước cấp 2.495.000.000 đồng,vốn tự có 6.384.000.000 đồng

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có trụ sở chính đặt tại 32 Nguyễn Công Trứ,

Hà Nội Dưới Xí nghiệp còn có ba đoàn xe:

vụ với ngân sách nhà nước và Thành phố Xí nghiệp được mở tài khoản tại ngânhàng và sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước

Mục tiêu hoạt động của Xí nghiệp là:

 Không ngừng nâng cao năng lực và chất lượng vận chuyển hànhkhách bằng phương tiện xe buýt.

 Mở rộng mạng lưới, tăng số lượng và nâng cao chất lượng phục vụthu hút lưu lượng khách đi lại bằng phương tiện của Xí nghiệp nhằm giải quyếtách tắc giao thông và loại bỏ dần phương tiện phục vụ đi lại có hiệu quả kinh tếthấp

3 Tổ chức hệ thống thông tin

Kế toán tiền lương là một bộ phận của phòng Lao động – tiền lương –hành chính, phối hợp cùng bộ phận lao động và hành chính cùng thực hiệnnhiệm vụ chung:

 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương toàn Xí nghiệp

 Quản lý về hành chính

 Thực hiện chế độ lưu trữ công văn đi đến của Xí nghiệp

 Tổ chức in ấn, đánh máy các tài liệu công văn

 Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng

 Chăm lo sức khỏe cho người lao động

Vào ngày 15 hàng tháng, kế toán lương tạm ứng lương cho nhân viên theoquy định Cuối mỗi tháng, ở các điểm chấm công gửi bảng tổng hợp chấm côngcho phòng Lao động – tiền lương – hành chính Kế toán lương dựa vào các bảngchấm công đó để tính và lên các báo cáo lương cho các bộ phận và toàn Xínghiệp theo mẫu báo cáo của Bộ tài chính, các mẫu của Xí nghiệp và của TổngCông ty Các báo cáo này sẽ được gửi lên Giám đốc Xí nghiệp, Tổng Công tyVận tải Hà Nội và lưu trữ để theo dõi tại Xí nghiệp Cuối mỗi năm hoặc vào dịp30/04, 01/05, 08/03 kế toán tính toán và lên báo cáo các khoản thưởng cho cán

bộ, nhân viên

 Năm tài chính của Xí nghiệp là từ 01/01 đến 31/12 hàng năm

 Ngôn ngữ báo cáo: tiếng Việt

4 Nhiệm vụ đối với hệ thống thông tin kế toán lương

38

 Cập nhật dữ liệu: các biến động về lao động và công thức tính lươnghàng tháng.

 Lên báo cáo

 In báo cáo

 Theo dõi các loại chứng từ liên quan:

 Phiếu chi (lương, thưởng, tạm ứng…)

 Phiếu thu (thu BHXH, KPCĐ…)

Các loại báo cáo hiện đang sử dụng:

1 Báo cáo lao động và thu nhập hàng tháng Định kì hàng tháng

2

Báo cáo lao động và thu nhập từ đầu năm đến

cuối kỳ báo cáo (cả năm) tính tương tự như cho

3 Báo cáo bổ sung lương các quý Định kì hàng quý

4 Báo cáo tiền thưởng 6 tháng cuối năm Định kì hàng năm

5 Báo cáo thanh toán lương thời gian hàng tháng Định kì hàng tháng

6 Báo cáo thanh toán lương thời gian nghỉ chế độ Định kì hàng tháng

7 Báo cáo thanh toán lương tiêu chuẩn hàng tháng Định kì hàng tháng

8

Báo cáo thanh toán lương sản phẩm vận chuyển

cho LX + NVBV bổ túc các đoàn xe hàng tháng Định kì hàng tháng

9 Báo cáo thưởng Tểt dương lịch Định kì hàng năm

Lưu ý rằng, Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội bao gồm nhiều đơn vị nhỏ, việcthanh toán lương, thưởng hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho mỗi bộ phận lạiđược tiến hành theo những cách khác nhau Bên cạnh đó, nhu cầu theo dõi củaTổng, của Xí nghiệp không những chỉ dừng lại ở tổng quan mà còn chi tiết đếntừng bộ phận Do đó, mỗi loại báo cáo nói trên lại bao gồm nhiều báo cáo nhỏ.Nếu sử dụng phần mềm MS.Excel để lên báo cáo thì sẽ rất vất vả với hệ thốngbáo cáo đa dạng, phức tạp.

Chẳng hạn, loại Báo cáo lương hàng tháng được chia thành các loại nhỏhơn: Báo cáo lương thời gian hàng tháng, Báo cáo lương thời gian nghỉ chế độ,Báo cáo lương thanh toán tiêu chuẩn hàng tháng, Báo cáo thanh toán lương sảnphẩm vận chuyển cho LX + NVBV bổ túc các đoàn xe hàng tháng Báo cáolương thanh toán tiêu chuẩn hàng tháng lại bao gồm: Báo cáo thanh toán lươngTuyến tiêu chuẩn 01 Lái xe Gara 1, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn

03 Lái xe Gara 1, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 04 Lái xe Gara 1,

…, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 01 Nhân viên bán vé Gara 2,Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 23 Lái xe Gara 2, Báo cáo thanhtoán lương Tuyến tiêu chuẩn 15 Bảo vệ Gara 2, …, Báo cáo thanh toán lươngVăn phòng, v.v…

5 Các công thức tính lương

Do tính chất đặc thù của công việc, công thức lương tại Xí nghiệp có thểthay đổi hàng tháng, chứ không cố định Mặc dù vậy, về cơ bản vẫn tuân theocác nguyên tắc sau:

Lương cơ bản = Hệ số cũ * 290 000

Tổng tiền lương = Lương thời gian + Lương sản phẩm + Thêm giờ + Lương

chất lượng phục vụ + Phụ cấp thất nghiệp + Phụ cấp ca 3 +Phụ cấp ăn trưa + Tiền trách nhiệm + Các khoản cộng khácBảo hiểm y tế và xã hội = (Hệ số lương mới * 290 000)*6/100

Kinh phí công đoàn = Tổng lương/100

40