SỬ DỤNG EXCEL ĐỂ THIẾT KẾ CÔNG THỨC THU CHI TIỀN MẶT

Sử dụng Excel để quản lý kế toán tiền mặt Công ty ABC bao gồm:  Thu tiền mặt: Cập nhật thông tin của phiếu thu tiền mặt bao gồm: ngày thu, số chứng từ, nội dung thu, tài khoản đối ứng và số tiền thu.

Trang 1

Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính

CHƯƠNG 1: SỬ DỤNG EXCEL ĐỂ THIẾT KẾ CÔNG THỨC

THU CHI TIỀN MẶT 1.1 YÊU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ABC

1.1.1 Sử dụng Excel để quản lý kế toán tiền mặt Công ty ABC bao gồm:

 Thu tiền mặt: Cập nhật thông tin của phiếu thu tiền mặt bao gồm: ngày thu, sốchứng từ, nội dung thu, tài khoản đối ứng và số tiền thu

 Chi tiền mặt: Cập nhật thông tin của phiếu chi tiền mặt bao gồm: ngày chi, sốchứng từ, nội dung chi, tài khoản đối ứng và số tiền chi

 Báo cáo tổng kết tiền mặt: bao gồm số dư đầu kỳ, số thu trong kỳ có phân theotừng tài khoản đối ứng, số chi trong kỳ có phân theo từng tài khoản đối ứng, tồn quỹcuối kỳ

 Báo cáo theo ngày: Tương tự báo cáo tổng kết nhưng theo khoản thời gian từngày… đến ngày do người sử dụng nhập vào

3 Ngày nhập phải trong khoản từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày sau phải lớnhơn hay bằng ngày nhập trước

1.1.2 Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:

Số dư đầu tháng 1 năm 2008 của Công ty ABC

Trong đó: TK 111: 3.00.000.000

(đơn vị tính: đồng)

 Các khoản thu như sau:

1 Phiếu thu số 001 (3/1) Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 30.000.000đ

Lớp: TH09HKTA Trang 1

Trang 2

2 Phiếu thu số 002 (5/1) Khách hàng thanh toán nợ tháng trước bằng tiền mặt:500.000.000

3 Phiếu thu số 003 (8/1) Thu tiền bán hàng hoá bằng tiền mặt do công ty A trả,

số tiền 165.000.000 đ (Thuế GTGT 15.000.000 đ)

4 Phiếu thu số 004 (10/1) Thu hồi tạm ứng số tiền: 3.500.000 đ

5 Phiếu thu số 005 (12/1) Thu hồi đầu tư chứng khoán ngắn hạn bằng tiền mặt:410.000.000 đ

6 Phiếu thu số 006 (15/1) Thu hồi tiền ký quỹ ngắn hạn bằng tiền mặt:13.000.000 đ

7 Phiếu thu số 007 (15/1) Khách hàng ứng trước bằng tiền mặt: 25.000.000 đ

8 Phiếu thu số 008 (20/1) Doanh thu hoạt động tài chính bằng tiền mặt:5.000.000 đ

9 Phiếu thu số 009 (20/1) Thu nhập khác bằng tiền mặt: 3.000.000 đ

10 Phiếu thu số 010 (25/1) Doanh thu bán sản phẩm bằng tiền mặt: 17.600.000 đ(Thuế GTGT 1.600.000 đ)

 Các khoản chi như sau:

1 Phiếu chi 001 (1/1) trả lương cho công nhân viên 50.000.000đ

2 PC số 002 (3/1) mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt, hàng đã về nhập kho giámua 60.000.000đ, thuế GTGT 6.000.000đ

3 PC số 003 (5/1) Mua công cụ dụng cụ bằng tiền mặt, hàng đã về nhập kho giámua 50.000.000đ, thuế GTGT 5.000.000đ

4 C số 004 (6/1) Chi tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn 40.000.000đ

5 C số 005 (9/1) Mua hàng hóa bằng tiền mặt, hàng đã về nhập kho của doanhnghiệp, giá mua 10.000.000đ, thuế GTGT 1.000.000đ

6 PC số 006 (12/1) Xuất quỹ tiền mặt trả nợ người bán 40.000.000đ

7 PC số 007 (15/1) Xuất quỹ tiền mặt chi cho công tác đầu tư XDCB 20.000.000đ

8 C số 008 (23/1) Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, cuối tháng hàng về nhập kho,hóa đơn mua hàng đã về đến doanh nghiệp giá mua chưa thuế 30.000.000đ,thuế GTGT 3.000.000đ

Trang 3

9 C số 009 (25/1) xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ hữu hình về sử dụng ngay vàohoạt động SXKD, tài sản được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB, giá mua100.000.000đ thuế GTGT 10.000.000đ

10 C số 010 (31/1) Xuất quỹ tiền mặt nộp vào ngân sách nhà nước 2.000.000.000đ

* Yêu cầu:

1) Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2) Lên sổ nhật ký thu chi tiền

1.2 TẠO CÁC SHEET TRONG CHƯƠNG TRÌNH.

Trang 4

1.2.3 Sheet TỔNG KẾT.

- Tạo cơ sở dữ liệu cho Sheet tổng kết như sau: Số dư tồn đầu kỳ, nội dung chi,tài khoản đối ứng chi, nội dung thu, tài khoản đối ứng thu, số tiền thu, số tiền chi, tổngthu trong kỳ, tổng chi trong kỳ, tồn quỹ cuối kỳ

Trang 5

Xem hình

Trang 6

1.3 THIẾT LẬP CÔNG THỨC CHO CÁC SHEET.

1.3.1 Thiết lập công thức cho Sheet THU.

1.3.1.1 Định dạng màu nền cho sheet

- Chọn khối từ A5 đến E50 Như hình dưới

- Sau khi chọn khối ta Vào menu Format / Conditional Formatting

+ Xuất hiện hộp thoại Conditional Formating như hình bên dưới và ta điền thông tinnhư hình vẽ cụ thể như sau

Trang 7

Thích màu gì chọn màu

đó ở đây

em chọn màu nâu

+ Sau khi điền đầy đủ thông tin trong bảng Conditional Formating ta click chọn format

Hộp thoại Format xuất hiện,

Trong ngăn font, ở vị trí color ta chon màu cho chữ Xem hình bên dưới

- Sau khi hoàn tất các thao tác ở ngăn Font, ta click chọn tiếp ngăn patterns.

Chức năng của ngăn này là tạo màu nền cho khối được chọn Xem hình bên dưới

“equal to”

ở khung này ta đánh công thức:

=””

Trang 8

+ Sau khi chọn màu chữ, màu nền ta chọn OK.

Hộp thoại bên dưới xuất hiện

Đây là bảng màu cho bạn xem trước trước khi chọn OK

Trang 9

1.3.1.2 Định dạng cột ngày chứng từ:

- Khối từ ô A5 đến ô A50 chỉ được nhập ngày trong tháng và ngày nhập sau phảilớn hơn hoặc bằng ngày nhập trước Mời làm theo hướng dẫn bằng hình vẽ gồm 2bước

Bước 1: thiết lập công thức cho ô từ A5 đến A50 chỉ được nhập ngày trong

tháng.Thao tác thực hiện như sau

Trang 10

Chọn khối từ ô A5 đến ô A50, vào Data / Validation, như hình sau

- Xuất hiện hộp thoại Validation, hộp thoại gồm 3 ngăn: Setting, Input Massage

và Error Alert, như hình sau:

Trang 11

+ Ngăn setting ta thao tác như sau:

Allow: chọn Custom Formula: ta đặt công thức: = AND(A5>=$A$3, A5<=$B$3), như hình sau

Ý nghĩa công thức tại vị trí Formula: Có ý nghĩa phải lớn hơn hoặc bằng ô

A3 (chứa dữ liệu đầu tháng) và nhỏ hơn hoặc bằng ô B3 (chứa dữ liệu cuối tháng)

+ Ngăn Input Massage ta thao tác như hình sau:

Ta gõ công thức vào ô này.

Trang 12

+ Ngăn Error Alert ta làm như hình vẽ sau:

- Các thao tác đã được hoàn thành, ta chọn OK để hoàn tất

- Sau khi ta chọn OK, thì khi ta click chuột trong khu vực từ ô A5 đến ô A50 sẽ

xuất hiện hộp thoại nhắc nhỡ chúng ta chỉ được nhập ngày trong tháng

đã nhập sai

Yêu cầu nhập lại

Trang 13

- Nếu ta nhập không đúng sẽ xuất hiện hộp thoại báo sai và yêu cầu chúng tanhập lại Cụ thể bằng hình vẽ như sau

Trang 14

Bước 2: Qui định khối từ ô A5 đến ô A50 ngày nhập sau phải lớn hơn ngày nhập

trước

Ta thực hiện các bước sau:

- Chọn khối từ ô A6 đến A50 vào Data / Validation, như hình sau:

- Sau đó, hộp thoại Data Validation hiện lên, ở đây ta chỉ thêm vào chút ít công

thức tại vị trí Formula Công thức được thêm đầy đủ như sau:

= AND(A6>=$A$3,A6<=$B$3,A6>=A5) Cụ thể bằng hình ảnh dưới đây.

Trang 15

* Ý nghĩa của công thức: Ngày nhập sau lớn hơn ngày nhập trước và chỉ đượcnhập ngày trong tháng

- Nếu không thỏa mản hai điều kiện trên thì sẽ báo lỗi Cụ thể bằng hìnhảnh

1.3.1.3 Định dạng cột TKĐƯ ( tài khoản đối ứng)

- Tại sheet tổng kết, ta chèn thêm cột phụ A Bằng cách chọn cột A vàoInsert/ Columns, như hình sau:

Trang 16

+ Sau khi chọn Columns tại sheet tổng kết sẽ được thêm 1 cột như sau:

Sau đó copy những tài khoản từ ô C9 đến ô C22 sang cột phụ A dán từ ô A9 đến ôA22 như hình vẽ

Trang 17

- Sau khi copy dữ liệu qua cột phụ A, ta chọn khối từ A9 đến B22 và đặttên cho khối được chọn này Cụ thể như sau: Vào Insert / Name / Define, như hìnhsau:

- Kế tiếp là một hộp thoại được hiện ra, và ta đặt tên cho khối này là

Trang 18

- Bây giờ thì khối từ A9 đến B22 có tên là TKTHU Giống như hình sau.

- Tại Sheet THU:

+ Chọn khối từ D5 đến D50, vào Data/ Validation, như hình sau:

Tên

khối

Khối từ D5 đến D50

Trang 19

Hộp thoại Data Validation xuất hiện.

+ Tại ngăn Setting Tại vị trí Allow chọn Custom, tại vị trí Formula ta nhập

Trang 20

+ Tại ngăn Error Alert ta làm như hình sau:

- Hoàn tất các thao tác ta chọn OK, sau khi chọn OK thì ô từ D5 đến D50 xuất

hiện hộp thoại cảnh báo như hình vẽ và bạn chỉ có thể nhập vào những tài khoản thu,nếu nhập sai thi sẽ có hộp thoại thông báo sai không cho bạn nhập tiếp Hình ảnh minhhọa cụ thể như sau:

Hộp thoại nhắc nhỡ

Trang 21

1.3.1.4 Lập công thức cột Diễn giải

Tại ô C5 lập công thức:

=IF(ISBLANK(D5),””,VLOOKUP(D5,TKTHU,2,FALSE)), như hình sau:

- Sau đó, ta copy công thức tại ô C5 đến các ô từ C6 đến C50

Lúc bây giờ khi ta nhập số tài khoản thu vào cột TKĐƯ thì bên cột

Diễn giải sẽ hiện chi tiết những thông tin về tài khoản đó Như hình chụp sau

Vị trí đặt công thức

Trang 22

1.3.2 Thiết lập công thức cho Sheet CHI

1.3.2.1 Định dạng màu nền

- Chọn khối từ A5 đến E50, theo hình như sau:

- Sau khi chọn khối ta Vào menu Format / Conditional Formatting

+ Xuất hiện hộp thoại Conditional Formating như hình bên dưới và ta điền thôngtin như hình vẽ cụ thể như sau

ở đây:

chọn

“cell value is”

ở đây chúng ta chọn:

“equal to”

ở khung này ta đánh công thức:

=””

Trang 23

Sau khi điền đầy đủ thông tin trong bảng Conditional Formating ta click chọn format

- Hộp thoại Format xuất hiện,

Trong ngăn font, ở vị trí color ta chon màu cho chữ Xem hình bên dưới

Sau khi hoàn tất các thao tác ở ngăn Font, ta click chọn tiếp ngăn patterns.

Chức năng của ngăn này là tạo màu nền cho khối được chọn Xem hình bên dưới

+ Sau khi chọn màu chữ, màu nền ta chọn OK.

Thích màu gì chọn màu

đó ở đây

em chọn màu nâu

Ở đây là những bảng màu cho bạn lựa chọn ở đây

em chọn màu xanh

lá cây Đây là bảng màu cho bạn xem trước trước khi chọn OK

Trang 24

Hộp thoại bên dưới xuất hiện.

Trang 25

Bước 1: thiết lập công thức cho ô từ A5 đến A50 chỉ được nhập ngày trong

tháng

Thao tác thực hiện như sau

Chọn khối từ ô A5 đến ô A50, vào Data / Validation, như hình sau

- Xuất hiện hộp thoại Validation, hộp thoại gồm 3 ngăn: Setting, Input Massage

và Error Alert, như hình sau:

Trang 26

+ Ngăn setting ta thao tác như sau:

Allow: chọn Custom

Formula: ta đặt công thức: = AND(A5>=$A$3, A5<=$B$3), như hình sau

Ý nghĩa công thức tại vị trí Formula: Có ý nghĩa phải lớn hơn hoặc bằng ô

A3 (chứa dữ liệu đầu tháng) và nhỏ hơn hoặc bằng ô B3 (chứa dữ liệu cuối tháng)+ Ngăn Input Massage ta thao tác như hình sau:

Trang 27

+ Ngăn Error Alert ta làm như hình vẽ sau:

- Các thao tác đã được hoàn thành, ta chọn OK để hoàn tất

- Sau khi ta chọn OK, thì khi ta click chuột trong khu vực từ ô A5 đến ô A50 sẽ

xuất hiện hộp thoại nhắc nhỡ chúng ta chỉ được nhập ngày trong tháng, nếu ta nhậpkhông đúng sẽ xuất hiện hộp thoại báo sai và yêu cầu chúng ta nhập lại Cụ thể bằnghình vẽ như sau

Bước 2: Qui định khối từ ô A5 đến ô A50 ngày nhập sau phải lớn hơn ngày nhập

Yêu cầu nhập lại

Trang 28

Ta thực hiện các bước sau:

- Chọn khối từ ô A6 đến A50 vào Data / Validation, như hình sau:

- Sau đó, hộp thoại Data Validation hiện lên, ở đây ta chỉ thêm vào chút ít côngthức tại vị trí Formula Công thức được thêm đầy đủ như sau:

= AND(A6>=$A$3,A6<=$B$3,A6>=A5) Cụ thể bằng hình ảnh dưới đây.

Trang 29

- Nếu không thỏa mản hai điều kiện trên thì sẽ báo lỗi Cụ thể bằng hình ảnh

1.3.2.3 Thiết lập công thức cho cột TKĐƯ (tài khoản đối ứng)

* Tại Sheet TKET

+ Chèn thêm 1 cột truớc cột E, chèn bằng cách chọn cột E và vào Insert/ columns,như hình sau:

+ Sau khi chọn Columns sẽ thêm 1 cột như sau:

Cột phụ vừa tạo được

Trang 30

- Kế tiếp ta copy dữ liệu từ ô G9 đến G36 sang ô E9 đến E36 Như hình sau.

Trang 31

- Sau đó, chọn khối từ E9 đến F36, và đặt tên cho khối này là TKCHI Bằng cáchvào insert chọn Name/ Define Như hình vẽ

- Chọn define xong thì hộp thoại sau xuất hiện ta đặt tên là TKCHi

Trang 32

- Tại Sheet CHI:

+ Chọn khối từ D5 đến D50, vào Data/ Validation, như hình sau:

Sau khi chọn Validation hộp thoại Data Validation xuất hiện và làm theo hướng dẫncủa hình sau

Trang 33

- Tại Formula ta đặt công thức là:

Trang 34

+ Tại ngăn Error Alert ta làm như hình sau:

- Hoàn tất ta chọn OK, sau khi chọn Ok thì khối từ D5 đến D50 sẽ xuất hiện

dòng chữ nhắc nhỡ chúng ta: rằng nó chỉ cho phép nhập Tk chi Nếu chúng ta nhập sai

Trang 35

1.3.2.4 Lập công thức cột Diễn giải.

- Tại ô C5 lập công thức:

=IF(ISBLANK(D5),””,VLOOKUP(D5,TKCHI,2,FALSE)), như hình sau:

- Sau khi lập công thức tại cột diễn giải, thì khi ta nhập tài khoản tại khoản tạicột TKĐƯ thì cột diễn giải sẽ tự động hiển thị thông tin chi tiết tương ứng với tàikhoản đó Ví dụ minh họa

Trang 36

1.3.3 Thiết lập công thức cho Sheet TKET

Trang 37

- Sau khi chọn Define hộp thoại sau xuất hiện làm như hình

Tương tự ô F2, tại ô F3 ta cũng làm các thao tác trên và đặt với tên là DN

Trang 38

Tại Sheet THU Tạo thêm cột phụ F {lấy TKĐƯ trong giai đoạn TN-DN (từ

ngày - đến ngày)}, như nhình sau:

- Kế tiếp ta copy công thức đến ô F50 Như hình sau

Copy như hình này

Trang 39

- Tạo thêm cột phụ G (lấy số tiền trong giai đoạn TN-DN (từ ngày - đến ngày)),như hình sau: