Tin học hóa hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu

Tài liệu tham khảo Tin học hóa hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu

II- Lý do lựa chọn đề tài:

Ngày nay, tin học đợc ứng dụng trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội Đặcbiệt, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, tin học là một bộ phận không thểthiếu của các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động có hiệu quả.Thực tế cho thấy,

từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tàichính, nhân sự, tín dụng, marketting, các doanh nghiệp không những tiết kiệm

đợc chi phí thuê nhân công mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục

đ-ợc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quátrình sản xuất kinh doanh Xuất phát từ thực tế đó, em muốn nghiên cứu đề tàinày trớc hết là để bắt kịp với nhu cầu và xu thế chung của xã hội, trên cơ sở đótăng cờng khả năng kết hợp giữa kinh tế với tin học đồng thời phát huy nhữngkiến thức của các bộ môn kinh tế đã đợc học trong nhà trờng, đặc biệt là bộmôn kế toán

Theo em, sự kết hợp giữa tin học và kinh tế là vô cùng cần thiết Sự kết hợpgiữa hai lĩnh vực này sẽ không ngừng bổ trợ cho nhau, thúc đẩy nhau ngàycàng phát triển Và hơn nữa, các thầy cô vẫn động viên chúng em “ TIN HOC-KINH tế ” _đó là một thế mạnh của sinh viên trờng ta và em thấy mình cầnphải phát huy đợc thế mạnh đó

1

III- Sự cần thiết của đề tài :

• Đứng trên giác độ kinh tế xã hội nói chung–

Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế , nguyên nhân dẫn đến tình trạnghoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là do trình

độ quản lý còn yếu kém Mà thông tin lại là một trong những yếu tố đầu vàohết sức quan trọng phục vụ cho quá trình quản lý Không có thông tin mộtcách đầy đủ, chính xác, kịp thời thì nghệ thuật quản lý dù có hay đến đâu hệthống sẽ vẫn hoạt động tồi tệ Vì vậy theo em, xây dựng hệ thống thông tinquản lý cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và đặc biệt là đối vớinhững doanh nghiệp lớn nh công ty may Thăng Long nói riêng càng là vấn đềcần thiết hơn bao giờ hết

• Đứng trên giác độ doanh nghiệp nói riêng:

- Công ty may Thăng Long là công ty may lớn trong cả nớc, chuyên gia công may mặc hàng xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu, mài Sản phẩm xuất khầu chiếm 80%-90% sản phẩm trung bình của công ty trong một năm

Do vậy, việc xây dựng HTTT quản lý cho công ty là vấn đề cần thiết

- Do qui mô lớn, hàng năm công ty xuất ra hàng triệu sản phẩm may mặcnên nhu cầu nguyên vật liệu là rất lớn Một điều nữa rất khó khăn cho công ty

là 80-90% sản phẩm của công ty là hàng gia công xuất khẩu, nên nguyên vậtliệu phần lớn đợc gửi về từ nớc ngoài Nếu để thất thoát, lãng phí, sai hỏng sẽkhông có nguyên vật liệu thay thế, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là vi phạmhợp đồng với nớc ngoài và phải đền bù, bồi thờng, phá bỏ hợp đồng Do vậy,vấn đề nguyên vật liệu phải đợc quản lý thật chặt chẽ, chính xác, hiệu quả.Cho nên, thêo em hệ thống quản lý nguyên vật liệu cần phải đợc tin học hoá,cần phải xây dựng một phần mềm nhằm đáp ứng yêu cầu đang đặt ra hết sứcbức thiết

2

- Mặt khác, sau khi khảo sát hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu, mộtvấn đề nữa em nhìn nhận thấy ở công ty cần phải giải quyết, đó là tình trạngcông việc của kế toán nguyên vật liệu cũng nh th ký kho thờng bị dồn vào cuốitháng và cuối năm Nguyên nhân là do doanh nghiệp sử dụng phơng pháp tínhgiá xuất kho “ Bình quân cả kỳ dự trữ ”, phải đợi đến cuối tháng mới tiến hànhtính giá vật liệu xuất kho, sau đó mới ghi sổ, lên báo cáo dẫn đến thông tin

có khi cung cấp không kịp thời Do đó, cần thiết phải xây dựng một hệ thốngthông tin tự động giúp giảm bớt khối lợng công việc của nhân viên vào cuối

kỳ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên, đồng thời khắc phục nhữngsai sót trong quá trình thực hiên công việc

IV-Mục đích của đề tài :

- Đợc ngời sử dụng chấp nhận

- Giải quyết đợc hai vấn đề khó khăn của công ry

+ Tình trạng công việc của nhân viên kế toán và th ký kho bị dồn vào cuối tháng dẫn đến không cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên

+ Tình trạng khó khăn trong việc quản lý một số lợng nguyên vật liệu quá lớn nhập từ nớc ngoài và mua trong nớc

- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,

phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phân sản xuất, bộphận kế hoạch thị trờng

- Tận dụng năng lực tài nguyên( hệ thống máy tính) , năng lực con

ng-ời( đội ngũ cán bộ trẻ vừa đợc nhận vào công ty) nhằm nâng cao hiệuquả công tác quản lý

- Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm đội

ngũ nhân công, tiết kiêm chi phí thất thoát lãng phí nguyên vật

3

liệu,giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời

hỗ trợ cho ngời lao động trong công việc

V- Nội dung thực hiện đề tài :

- Khảo sát hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty

- Khảo sát hệ thống kế toán nguyên vật liệu của công ty

- Thu thập thông tin ( phỏng vấn, thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, tệpdữ liệu lu trữ trên máy tính)

+ Thiết kế các giải thuật sử dụng trong chơng trình

+ Thiết kế giao diện chơng trình

VI- ý nghĩa của đề tài :

-Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xâydựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tácnghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo chocác cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đa ra quyết địnhdựa trên tình hình thực tế

- Hỗ trợ cho hệ thống quản lý kho nguyên liệu của công ty may ThăngLong

VII-Thời gian thực hiện đề tài :

4

20/9/2004-10/10/2004 Thu thËp th«ng tin10/10/2004-1/11/2004 Ph©n tÝch hÖ thèng1/11/2004-15/11/2004 ThiÕt kÕ hÖ thèng15/11/2004-30/11/2004 LËp tr×nh

1/12 KiÓm tra phÇn mÒm

5

phần nội dungchơng I

Giới thiệu về công ty và sơ lợc và công tác quản

lý vật liệu

I- Lịch sử hình thành công ty:

-Tên gọi : Công ty cổ phần may Thăng Long

-Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long Garment Joint Stock Company

-Tên viết tắt : THALOGA

- Email : Thaloga@fpt.vn

- fax : (84-4) 8623374

-Website : http://www.vitranet.com.vn/Thaloga

-Trụ sở : 250 Minh Khai, Hai Bà Trng, Hà Nội

Là một doanh nghiệp cổ phần, công ty may Thăng Long trực thuộc bộ côngnghiệp, đợc thành lập vào ngày 08/05/1958 theo quyết định của bộ trởng vớitên gọi là công ty may mặc xuất khẩu thuộc tổng công ty xuất khẩu tạp phẩm

Đây là công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của miền Bắc

II- Chức năng của công ty:

- Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu màicho các nhu cầu tập thể, cá nhân, tổ chức kinh doanh ngành may

III-Mục tiêu, ph ơng châm, quan điểm của công ty:

- Công ty phấn đấu đến năm 2005, sản phẩm của công ty sẽ lên đến 14 triệumỗi năm.

* Ph ơng châm, quan điểm của công ty :

Công ty may Thăng Long coi uy tín, sự sáng tạo, chất lợng hàng hoá là hàng

đầu Vì vậy, công ty luôn chú trọng đến đào tạo đội ngũ công nhân viên, đổimới trang thiết bị cho kịp thời đại, đồng thời công ty cũng luôn chú trọng đếncông tác quản lý nguyên vật liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho sản xuất đảm bảosản phâm của công ty luôn đạt chất lợng cao

IV- Hình thức tổ chức kinh hoanh :

Ngày 01/03/2004, theo quyết định của bộ công nghiệp, công ty may ThăngLong đã chuyển thành công ty cổ phần may Thăng Long Trớc đây, mayThăng Long là doanh nghiệp nhà nớc, nay đợc cổ phần hoá theo hình thức bánmột phần giá trị doanh nghiệp rồi huy động thêm vốn của ngời lao động trong

và ngoài doanh nghiệp Nhà nớc vẫn nắm giữ 50% cổ phần, còn 50% cổ phầndành cho công nhân trong công ty và bên ngoài Hình thức cổ phần này khiếncho công nhân trong công ty trở thành ngời chủ thực sự của doanh nghiệp, tạothêm động lực cho sản xuất, kinh doanh và hình thành cơ chế kiểm soát cóhiệu quả hơn của ngời lao động và xã hội đối với doanh nghiệp, tăng năngsuất, tiết kiệm chi phí

V- Sản phẩm và thị tr ờng của công ty:

- Sản phẩm của công ty là hàng may mặc chất lợng cao, rất đa dạng về số lợng

và chủng loại(đồng phục, sơ mi nam nữ , comle, jacket, quần áo bò, áokhoác,quần áo trẻ em, veston ) Tuy nhiên, sản phẩm của công ty chủ yếu làhàng gia công cho nớc ngoài, bên cạnh đó cũng có những sản phẩm do công ty

tự sản xuất ra( Hàng gia công là những hàng hoá đợc khách hàng đặt và gửinguyên vật liệu về cho công ty sản xuất, với những mặt hàng này công ty chỉcần theo dõi nguyên vật liệu về số lợng mà không phải theo dõi về giát trị)

7

- Hàng năm công ty sản xuất từ 8-9 triệu sản phẩm, trong đó hàng xuất khẩu chiếm 90% , hàng gia công chiếm 80%-90%

- Thị trờng sản phẩm của công ty hiện rất lớn Sản phẩm của công ty đang có mặt trên khoảng 30 quốc gia trên thế giới, cả những thị trờng “ khó tính” nh Nhật Bản, Pháp, Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Đức, Thuỵ Điển, Hà Lan

- Ngoài thị trờng trong nớc, hàng nội địa cũng đợc công ty chú trọng đầu t Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần âu, sơ mi cao cấp, quần áo

bò, áo jacket, quần áo trẻ em kiểu dáng phù hợp nên đợc nhiều ngời a thích

VI- Thành tích quan trọng của công ty trong quá trình công tác:

- Thành lập từ ngày 08/05/1958 đến ngày 15/12/1958 công ty hoàn thànhxuất sắc năm đầu tiên kế hoạch của mình với tổng sản lợng 391129 sản phẩm ,

đạt 112,8% so với kế hoạch

- Giai đoạn 1980-1986 : Mở rộng thị trờng Đức, Tiệp, Mông Cổ

- Giai đoạn 1980-1986 : Xuất khẩu 5 triệu áo sơ mi, đợc nhà nớc tặng thởng 2huân chơng lao động hạng 3 và một huân chơng lao động hạng nhất cùngnhiều bằng khen khác mặc dù đay là những năm đầu tiên chấm dứt thời kỳ baocấp chuyển sang kinh tế thị trờng

- Ngày 08/02/1991: Xí nghiệp là đơn vị đàu tiên trong ngành may mặc đợcnhà nớc cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm phiền hà,chi phí

- Cho đến nay công ty vẫn không ngừng mở rộng thị trờng, nâng cao chất lợngsản phẩm, mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu ngời sử dụng

VII- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty :

- Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộctổng công ty may Việt Nam, tổ chức quản lý “ trực tuyến chức năng ” theo 2cấp:

8

+ Cấp xí nghiệp : Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp, và giúp việc cho giám

đốc xí nghiệp là các quản đốc, trởng bộ phận, nhân viên tác nghiệp, nhân viêntiền lơng, nhân viên cấp phát phụ liệu Xí nghiệp không có bộ máy kế toán màchỉ có nhiệm vụ tập hợp chi phí để chuyển cho kế toán công ty hạch toán.+ Cấp công ty : Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đợc chỉ đạo bởi bangiám đốc Ban giám đốc gồm một tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc Ngoài

ra cấp công ty còn có 7 phòng ban chức năng : phòng tổ chức lao động, phòng

kế toán tài vụ, phòng kỹ thuật chất lợng, phòng kế hoạch thị trờng, phòng kinhdoanh nội địa, phòng chuẩn bị sản xuất, xí nghiệp phụ trợ, cửa hàng thờitrang

9

Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

10

Chủ tịchHĐQT

Tổng giám đốc

Phó TGĐ

điều hành SX

Văn phòng công ty

Phòng kế toán tài vụ

XN phụ trợ

Phòng chuẩn bịSX

Giám

đốc cácXN

Phòng kinhdoanh tổnghợp

Cửa hàngthời trang

Nhân viên thống kê

Mô hình bộ máy kế toán

Giới thiệu về bộ máy kế toán của công ty :

Phòng kế toán là một trong những phòng ban chức năng của công ty với 10 lao

động kế toán, trong đó : 01 kế toán trởng, 01 phó phòng kế toán, 01 thủ quỹ,

07 kế toán phần hành

Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ

Đặc điểm của bộ máy kế toán là có chức năng tham mu, giúp việc cho giám

đốc trong quá trình quản lý sử dụng vốn sao cho đúng mục đích, đúng chínhsách, đúng chế độ nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất, kinh doanh

VIII- Sơ l ợc về bộ phận kế toán nguyên vật liệu tại công ty:

- Công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty chỉ do một cán bộ kế toán phụtrách gọi là kế toán chi tiết, kế toán chi tiết có nhiêm vụ ghi chép số liệu chitiết cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ theo dõi chi tiết nguyên vậtliệu, và ghi các bút toán cho các nghiệp vụ đó Còn kế toán tổng hợp sẽ là ng-

và NV

Kếtoán vật tư

Kếtoáncôngnợ

Kếtoán lươngvàBHXH

Kế toántập hợp CP

Kế toántiêu thụ

Kếtoán tổnghợp

nhân viên thống kê các xí nghiệp và phân xưởng

ời tập hợp số liệu của kế toán chi tiết, đa lên các bảng kê, sổ cái tà khoản củatất cả các phần hành kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu.

IX- Tình trạng áp dung tin học ở công ty :

Hiện nay, các bộ phận quản lý của công ty đều sử dụng máy tính để theo dõi

và tiến hành công việc Bộ phận quản lý kho của công ty đợc sử dụng một máytính giúp th ký kho theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn- kho của nguyên vật liệu

- Bộ phận kế toán của công ty cũng đều đã đợc trang bị máy tính để làm việc.Mỗi kế toán chi tiết đợc sử dụng một máytính riêng

- Hiện nay, tuy đã sử dụng máy tính để quản lý, song các phần hành kế toán

đều đang sử dụng phần mềm excel để làm kế toán Mới chỉ có phần hành

kế toán tiền mặt-ngân hàng đang áp dụng phần mềm kế toán EFFECT do đặcthù công việc của công ty nên các phần hành kế toán khác đều cha thể ápdụng Công ty cho biết trong thời gian tới sẽ cố gắng tìm một phần mềm kếtoán phù hợp với công tác kế toán ở công ty

- Toàn bộ hệ thống máy tính của công ty cũng đều đã nối mạng cục bộ

X- Sơ l ợc về công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty:

-Nguyên vật liệu đợc quản lý trực tiếp ngay tại kho, tại đâyth ký kho tiến hànhlập các phiếu nhập-xuất kho, đồng thời theo dõi thật chặt chẽ nguyên vật liệu

về mặt số lợng, th ký kho có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với kế toán kho đểthực hiện việc quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác thông qua kiểm tra,dối chiếu số liệu giữa hai bên

- Trên phòng kế toán, nguyên vật liệu cũng đợc theo dõi chi tiết cả về mặt số ợng và mặt giá trị, và đợc hạch toán theo từng kỳ kế toán

l ở đây, em xin đợc xây dựng đề tài quản lý nguyên vật liệu cho phòng kếtoán của công ty vì thực ra nó cũng sẽ bao gồm cả phần theo dõi số lợngnguyên vật liệu

chơng II12

Phơng pháp luận nghiên cứu :

 Phần tin học:

I- Tổng quan về hệ thống thông tin

Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày một phát triển mạnh mẽ và

đợc ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực thì thuật ngữ “ Hệ thống thông tin” ngày càng đợc nhắc đến nhiều hơn Tuy vậy, không phải ai cũng hiểu biết đầy

đủ về 4 từ HTTT_có thể mỗi ngời lại hiểu nó dới một khía cạnh và góc nhìn khác nhau Cho nên ta cần tìm hiểu định nghĩa chuẩn về HTTT trớc khi bắt tayvào xây dựng nó

1-Thành phần và chức năng của HTTT:

HTTT không chỉ đơn thuần là một phần mềm mà nó là một tập hợp những conngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, viễn thông thực hiện hoạt

động thu thập, lu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trờng

Viễn thông

Con người

Dữ

liệu

Rõ ràng việc tìm hiểu HTTT là cần thiết , nếu không hiểu biết đầy đủ vềHTTT thì hệ thống xây dựng xong sẽ hoạt động tồ tệ kém hiệu quả, hoặc làkhông thể hoạt động hoặc cũng có thể hoạt động của nó không phù hợp,không đợc ngời dùng chấp nhận Chẳng hạn, khi nghiên cứu HTTT, chúng takhông nghiên cứu đến yếu tố con ngời –một chủ thể tác động trực tiếp lênHTTT sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng , rất có thể là họ sẽ khớc từ việc sửdụng hệ thống do nó hoạt động quá phức tạp, không thân thiện với ngời dùng,

xa lạ với những gì mà họ vẫn làm hay không hề đáp ứng yêu cầu cảu hệ thống.Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này là do ngời thiết kế hệ thống đã không chịuxem xét đến yếu tố con ngời –là một thành phần cấu tạo nên HTTT Hoặcmột ví dụ khác cũng cho thấy sự thiếu vắng thành phần dữ liệu trong HTTT sẽdẫn đến hậu quả khó lờng Ngời xây dựng HTTT có thể quên rằng với mộtkhối lợng dữ liệu nhỏ mà họ nhập vào máy thì đơng nhiên việc máy xử lý là

đơn giản, dễ dàng, và cho kết quả nhanh chóng nhng khi hệ thống đa vào hoạt

động thực tế thì với một khối lợng dữ liệu quá lớn nh vậy thì , thì tốc độ xử lý

sẽ vô cùng chậm chạp, thông tin sẽ không cung cấp kịp thời Ngoài ra, còn vôvàn những vấn đề nảy sinh nữa mà chúng ta không thể nêu ra hết hay khôngthể lờng trớc đợc nếu ta xác định HTTT một cách không đầy đủ

2- Qui trình hoạt động của HTTT:

Đầu vào của HTTT( Inputs ) đợc lấy từ các nguồn ( Sources ) và đợc xử

lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu rữ thừ trớc Kết quả

xử lý ( Outputs ) sẽ đợc chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vàokho dữ liệu ( Storage ) Toàn bộ qui trình đợc thể hiện dới sơ đồ sau:

3- Phân loại HTTT :

• Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

-Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Procesing System )

Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc là vớikhách hàng hoặc với nhà cung cấp, những ngời cho vay, hoặc những nhânviên của nó VD: Hệ thống trả lơng , lập hoá đơn , theo dõi khách hàng, theodõi nhà cung cấp

- Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System )

Là những hệ thống trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt

động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kếhoạch chiến lợc Chúng chủ yếu dựa vào các CSDL đợc tạo ra bởi các hệ xử

lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung chúngtạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hay theo yêu cầu.Các báo cáo này thờng có tính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiệntại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo,các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng nghành công nghiệp,dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử VD : Hệ thống phân tích năng lựcbán hàng, hệ thống theo dõi chi tiêu , theo dõi năng suất nhân viên , nghiêncứu về thị trờng

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System ) :

15

Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt

động ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quitrình đợc tạo ra từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cácphơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án

- Hệ thống chuyên gia ES ( Expert System ) :

Đó là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó

- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem Competitive Advantage )

Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế cho nhữngngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức , có thể là một khách hàng , mộtnhà cung cấp , và cũng có thể là một tổ chức khác thuộc cùng một ngànhcông nghiệp Chúng cho phép các tổ chức thành công trong việc đối đầu vớicác lực lợng cạnh tranh

VD : Việc lắp đặt đầu cuối cho phép khách hàng của một công ty phân phốidợc phẩm chuyển trực tiếp đơn đặt hàng của khách vào máy tính cả nhà cungcấp Điều đó rõ ràng là khá lôi cuốn khách hàng

• Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định:

16

Tài chính

chiến lợc Markettingchiến lợc Nhân lựcchiến lợc Kinh doanh &chiến lợc

Hệthốngthôngtinvănphòng

Tài chính

chiến thuật Markettingchiến thuật chiến thuậtNhân lực Kinh doanh &chiến thuật

Tài chính

tác nghiệp Markettingtác nghiệp tác nghiệpNhân lực Kinh doanh &tác nghiệp

4- Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT:

Ngày nay, cùng với sự phát triển của thời đại thì qui mô của doanh nghiệpcũng phát triển với tốc độ tơng tự Các công ty lớn không chỉ làm việc tại mộtcơ sở mà ở nhiều cơ sở, tuy vậy, trụ sở thì chỉ ở một nơi Do vậy việc quản lýngày càng trở nên phức tạp Vậy yêu cầu đặt ra là sao cho ngời lãnh đạo chỉcần ngồi ở một nơi mà vẫn có thể quản lý ở khắp các nơi ? Để làm đợc điều

đó bắt buộc ngời quản lý phải dựa trên công nghệ máy tính, một hệ thốngthông tin hiện đại sẽ là một phơng pháp hữu hiệu nhất trong hoàn cảnh này

• Yêu cầu của lãnh đạo :

17

Sự hoạt động của công ty có trôi chảy nhanh nhạy hay không đợc thể hiện rõràng nhất thông qua sự thực hiện mệnh lệnh của lãnh đạo Điều này không chỉphụ thuộc vào cấp dới mà còn bị chi phối bởi tính chất của mệnh lệnh Mộtmệnh lệnh đa ra phải có căn cứ xác đáng, mệnh lệnh đó phải xây dựng trênnhững nguồn thông tin nội bộ và bên ngoài

Đó là những vấn đề hết sức khó khăn đối với nhà quản lý, họ không thể mộtmình thu thập tài liệu, phân tích và nghiên cứu để đa ra quyết định đợc Do

đó , họ cần có những công cụ bổ trợ đắc lực và luôn phục vụ sẵn sàng Cái mà

họ cần chính là một hệ thống có tính chuyên nghiệp sâu và có hiệu quả cao

• Yêu cầu của công nghệ :

Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc mọt tổ chứcphải xem xét lại những thiết bị hiên có trong hệ thống thông tin của mình Khicác hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT củamình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt nếu muốn sử dụng những côngnghệ này

• Sự thay đổi sách lợc chính trị:

Các sách lợc chính trị đa ra mang tính cỡng chế thi hành và không có sự lựachọn Chính vì vậy các doanh nghiệp không thể nấn ná xem có nên thay đôi hệthống thông tin hay không mà sự thay đổi là bắt buộc Có thể lấy ví dụ nh một

hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc xây dựng dựa trên những chính sách về tàichính của năm 1986 Nhng cho đến ngày 01/01/2001 thì những qui định về kếtoán đợc thay đổ nh sau :

-Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là chữ “ Đ ” , ký hiệuquốc tế là VND

-Tất cả những chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải bằng bút mực

-áp dụng bắt buộc chế độ lu trữ chứng từ kế toán mới

5-Yêu cầu đối vơi một hệ thống thông tin :

18

Nh chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa

vào chất lợng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Do

đó, một HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêmtrọng

Một HTTT hoạt động tốt hay kém đợc đánh giá thông qua chất lợngthông tin mà nó cung cấp Những tiêu chuẩn đánh giá chất lợng của thông tinbao gồm:

Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tn cậy đợc.Độ tin cậy của thôngtin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác.Thông tin ít độ tin cậy sẽgây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp đợc thông tin ở nhiều góc độ khác nhau,bao quát đợc những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lý xemxét vấn đề và đa ra quyết định

Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải đợc gửi tới cho những ngời sử dụngthích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với ngời sử dụng, trìnhbày sáng sủa, viết rõ ràng, không có từ đa nghĩa và các phần tử thông tin phải

đợc bố trí hợp lý

Tính đ ợc bảo vệ : Thông tin là nguồn lực quí báu của tổ chức, vì vậy nó phải

đ-ợc bảo vệ một cách nghiêm ngặt, chỉ những ngời đđ-ợc quyền mới đđ-ợc phép tiếpcận thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây cho tổ chức những thiệthại rất lớn

Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đợc bảo vệ antoàn nhng vẫn không có ích nếu nó không đợc gửi tới ngời sử dụng khi cầnthiết Do đó, thời gian phản hồi thông tin của hệ thống phải đúng lúc, phù hợpvới công việc

Làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trongnhững công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào Để giải quyết đợc

19

vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phơng pháp phântích thiết kế cài đặt hệ thống thông tin

6- Ph ơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có đợcmột sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vàotrong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giớihạn về tài chính và thời gian định trớc Một hệ thống thông tin là một đối tợngphức tạp, vận động trong một môi trờng cũng rất phức tạp Để làm chủ đợc sựphức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơngpháp

Một phơng pháp là tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hànhmột quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn

Có ba phơng pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT :

- Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phântích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

7- Các công đoạn của phát triển HTTT

Việc phát triển HTTT bao gồm 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn đều có sựliên hệ mật thiết với các giai đoạn khác Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theoviệc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Tuỳtheo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trớc để tìmcách khắc phục những sai sót Trong quá trình phát triển hệ thống có một sốnhiệm vụ đợc thực hiện trong tất cả các giai đoạn Đó là việc lập kế hoạch chogiai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lậptài liệu về hệ thống và về dự án

- Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

20

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữliệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự

án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tơng đối nhanh và không đòihỏi chi phí lớn

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu

- Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác địnhnhững đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà

hệ thống thông tin mới phải đạt đợc Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết làcơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

* Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết :

Để có cái nhìn tổng quát đối với HTTT, cán bộ phân tích phải tiến hành môhình hoá hệ thống đó Có nghĩa là là phải biểu diễn hệ thống đó dới dạng môhình, sơ đồ nhắm giúp mọi ngời có thể nhanh chóng hiểu đợc một cách nhanh

21

chóng và tổng quát về hệ thống Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hìnhhoá hệ thống đó là : Sơ đồ luồng thông tin (IFD_Information Flow Diagram ),Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD_ Data Flow Diagram )

Sơ đồ luồng thông tin:

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhng trên góc độ trừu ợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lu trữ dữ liệu ,nguồn và đích nhng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu tráchnhiệm xử lý Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì.Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD :

- Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phéploại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợcthiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các

23

Tên người, bộ phận phát/nhận thông tin

Tên tiến trình XL

thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý

và các dữ liệu đợc nhập vào

Giai đoạn này có các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgíc

- Giai đoạn 4: Đề xuất các ph ơng án của giải pháp

Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgícnhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống Mỗi phong án là mộtphác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tảchi tiết

Trong giai đoạn này phải thực hiện các bớc sau:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phơng án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phơng án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng ángiải pháp

- Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này phải đa ra đợc hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các

đặc trng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hớng dẫnngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với nhữngphần tin học hoá

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài

24

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra

5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

- Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoácủa hệ thống thông tin Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phầnmềm Giai đoạn này phải cung cấp các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác, cũng

nh các tài liệu mô tả về hệ thống

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

- Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Việcchuyển đổi này cần đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kếhoạch một cách cẩn thận

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

4) Sơ đồ quá trình xây dựng hệ thống thông tin

Xây dựng phương án

Thực hiện

kỹ thuật

Thiết kếvật lý

Cài đặt

I 8- Giới thiệu công cụ thực hiện đề tài :

- Thuộc tính (Attribute): mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất màngời ta gọi là những thuộc tính Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêngbiệt thờng không đợc chia nhỏ hơn nữa

- Dòng (Row): mỗi bảng có nhiều dòng, mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi(record) vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance), tức là một biểu hiệnriêng biệt của thực thể

- Cột (Column): Mỗi bảng có ít nhất một cột Mỗi cột đợc gọi là một trờng(field) Giao của 1 dòng và 1 cột là một ô chứa dữ liệu ghi 1 chép thuộc tínhcủa cá thể trên dòng đó

- Cơ sở dữ liệu (Data Base): là một nhóm gồm 1 hay nhiều bảng liên quan đếnnhau

- Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liênquan tới nhau

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): là một hệ thống chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu

8.2- Ngôn ngữ lập trình visual foxpro :

Vào đầu những năm 80 xuất hiện ngôn ngữ lập trình Foxbase là tiền thân của ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Sau đó foxbase phát triển thành phiên bản foxpro 1.0 chạy trên môi trờng DOS và phát triển thành phiên bản foxpro 2.0 chạy trên môi trờng mạng Phiên bản Foxpro 2.5 có thể sử dụng trên cả Dos và

27

Window Cho tới phiên bản Foxpro 2.6 thì Fox for Dos dừng lại và fox for winvẫn phát triển đi lên.

Tới phiên bản Foxpro 3.0 thì chuyển thành Visual foxpro

- Ngay từ khi phiên bản 3.0 , vsfox đã hỗ trợ về lập trình hớng đối tợng ,

hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực quan

- Visual fox giúp chúng ta triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn,giảm bớt đợc khối lợng lập trình phức tạp

- Visual fox là một ngôn ngữ lập trình hỗ trợ rất mạnh cho bộ xử lý CSDLMặc dù vậy, visual fox vẫn có những điểm hạn chế nh bảo mật kém, không an toàn và thuận tiên khi chạy trên môi trờng mạng Tuy nhiên đây là một ngôn ngữ lập trình phù hợp với các chơng trình kế toán và phần lớn đợc áp dụng để thiết kế các phần mềm kế toán

28

 Phần kế toán :

Các tài khoản sử dụng :

1521_Nguyên liệu chính

1522_Nguyên liệu phụ

151_Hàng mua đang đi đờng

331_Phải trả cho ngời bán

111_Tiền mặt

112_Tiền gửi ngân hàng

133_Thuế giá trị gia tăng

621_Chi phí sản xuất trực tiếp

627_Chi phí sản xuất chung

Sau đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Chơng 3

Phân tích , thiết kế hệ thống

I- Phân tích yêu cầu ng ời sử dụng :

Nh đã giới thiệu, hiện nay bộ phận kế toán của công ty may Thăng Long cha

sử dụng phần mềm kế toán trong tất cả các phần hành kế toán, mà mới chỉtriển khai sử dụng phần mềm kế toán trong phân hệ kế toán tiền mặt ngânhàng Nguyên nhân của vấn đề này là do cha có phần mềm nào trên thị trờngthích ứng với qui trình quản lý và những đặc thù riêng biệt của công ty, đặcbiệt là với phân hệ kế toán nguyên vật liệu có nhiều điểm khó khăn khi ápdụng các phần mềm kế toán đang tồn tại trên thị trờng hiện nay Công ty chobiết đã áp dụng thử một số phần mềm song đều không phù hợp, nh phần mềmEFECT đã đợc áp dụng thử vào quản lý kho nhng phần mềm này tỏ ra khônglinh hoạt khi lập báo cáo cuối tháng do tính chất đặc thù về nguyên vật liệucủa công ty( Nguyên vật liệu của công ty bao gồm 2 loại, một loại chỉ theo dõ

về số lợng và chi phí vận chuyển, một loại đợc theo dõi cả về số lợng và giátrị) Ngoài ra nó còn không phù hợp với qui trình quản lý của công ty(với cácphần mềm kế toán hiện có, khi hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ, cácchứng từ gốc đợc đa ngay lên các bảng kê hoặc sổ nhật ký chứng từ , tuynhiên do lợng nguyên vật liệu của công ty rất lớn, công ty cần theo dõi mộtcách rất chi tiết đối với từng nguyên vật liệu khi nhập của khách cho nên công

ty thờng lập nên sổ theo dõi chi tiết cho các tài khoản rồi mới đa lên sổ nhật

ký chứng từ, đây là điều mà các phần mềm kế toán hiện nay không thể đápứng )

Do vậy, yêu cầu đặt ra của ngời sử dụng là một phần mềm quản lý công tác kếtoán nguyên vật liệu phù hợp với qui trình quản lý kế toán của công ty, phùhợp với tính chất đặc thù của đối tợng đợc quản lý( nguyên vật liệu ), có khả

30

năng xử lý đợc một khối lợng lớn dữ liệu của công ty, có khả năng lập báo cáokịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu của ngời quản lý Ngoài ra nó cũngphải đơn giản trong cách sử dụng.

II- Nguyên tắc, ph ơng pháp và qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty:

1- Ph ơng pháp kế toán áp dụng ở công ty:

Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên PPKKTT là việc nhập xuấtnguyên vật liệu đợc thực hiên thờng xuyên, liên tục, căn c vào chứng từ nhập,xuất kho để ghi vào tài khoản tơng ứng và sổ kế toán

2- Hình thức ghi sổ :

- Công ty ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Đây là việc ghi chép theo thứ

tự thời gian và việc ghi theo hệ thống, giữa việc ghi theo thứ tự thời gian và vớiviệc tổng hợp số liệu báo cáo cuối kỳ, cuối tháng

- Loai sổ sách áp dụng :

+ Nhật ký chứng từ

+Sổ cái+Sổ chi tiết

3-

Đ ặc điểm nguyên vật liệu ở công ty:

Công ty may Thăng Long là công ty chuyên gia công các sản phẩm may mặccho nớc ngoài , nguyên vật liệu chủ yếu là do khách hàng mang đến, do đónhững nguyên vật liệu này chỉ cần theo dõi về số lợng, còn lợng nguyên vậtliệu công ty mua thờng chỉ chiếm số ít và thờng là các phụ liệu không cầnnhập nh mex, khoá , cúc mà khách hàng yêu cầu

4- Phân loại nguyên vật liệu ở công ty :

Xét theo nguồn gốc hình thành thì NVL của công ty bao gồm:

31

- Nguyªn vËt liÖu do c«ng ty mua

- Nguyªn vËt liÖu cña kh¸ch thuª gia c«ng

XÐt theo vai trß cña nguyªn vËt liÖu trong quµ tr×nh s¶n xuÊt :

- Nguyªn vËt liÖu chÝnh

- Nguyªn vËt liÖu phô

5- Ph ¬ng ph¸p tÝnh gi¸

5.1 TÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho

Gi¸ thùc tÕ Gi¸ Chi phÝ ThuÕ nhËp khÈu Gi¶mNVL nhËp kho = mua + thu mua + (nÕu cã) - trõ Gi¸ mua : Gi¸ kh«ng cã thuÕ VAT v× c«ng ty tÝnh gi¸ theo PP khÊu trõ ThuÕ nhËp khÈu : trêng hîp c«ng ty mua NVL níc ngoµi

5.2 TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu mua ngoµi xuÊt kho

22.050.000+7500*25000

1050+7500

-> §GBQ=24.509(®/yd)

6- H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu :

6.1 KÕ to¸n tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu

• §èi víi nguyªn vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho :

32

+ Nếu mua nguyên vật liệu mà cha thanh toán :

Nợ TK 152_Giá mua không thuế

Nợ TK 133_Thuế GTGT

Có TK 331_Tổng giá thanh toán

+ Nếu mua nguyên vật liệu mà thanh toán ngay cho khách

Nợ TK 152_Giá mua không thuế

Nợ TK 133_Thuế GTGT

Có TK 111,112_Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng+ Nếu mua hàng có thuế xuất-nhập-khẩu :

Nợ TK 152

Có TK 3333(Số tiền trên giấy thông báo thuế)

• Nguyên vật liệu nhập tiết kiệm:

Khi công ty xuất kho nguyên vật liệu cho các xí nghiệp sản xuất sẽ theomột định mức nhất định do phòng kỹ thuật chất lợng đa ra, các xí nghiệptrong quá trình sản xuất có thể tiết kiệm NVL , do đó lợng nguyên vật liệuthừa đợc nhập trở lại kho của công ty Xí nghiệp sẽ đựoc 30% giá trịnguyên vật liệu tiết kiệm đợc Kế toán sẽ viết phiếu chi trả tiền mặt cho xínghiệp theo bút toán :

Nợ TK 152

Có TK 111_Số tiền chi trả

• Nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê

Nợ TK 152_giá trị NVL theo đánh giá

Có TK338_Chi tiết liên quan6.2- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất :

* Đối với hàng gia công

• Đối vói nguyên vật liệu nhập của khách gia công

33

Trờng hợp doanh nghiệp phải chịu chi phí vận chuyển thì ghi tăng chi phí vàghi giảm tiền mặt hoặc tăng phải trả theo bút toán sau

Nợ TK 621

Có TK 111,331,112Cũng tơng tự nh cách tính giá trung bình, số tiền vân chuyển cho từng nguyênvật liệu đợc tính vào cuối tháng theo phơng pháp bình quân cả tháng=tổng số tiền vân chuyển cho nguyên vật liệu trong cả tháng / Số lợng nguyên vật liệu

đó đợc vận chuyển trong tháng

• Đối với nguyên vật liệu do công ty mua :

Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất chung :

Nợ TK 627_Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng

Có TK 152_Chi tiết liên quan

Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trực tiếp :

Nợ TK 621_ Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng

Có TK 152_Chi tiết liên quan

• Đối với nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê :

Nợ TK 338

Có TK 152_Giá trị nguyên vật liệu thiếu theo đánh giá

7- Mô tả qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty :

Công ty may Thăng Long là một công ty may mặc rất lớn, sản lợng hàng triệusản phẩm một năm , cho nên qui trình quản lý nguyên vật liệu của công ty làrất chặt chẽ đảm bảo cho sản xuất đợc liên tục, có năng suất và hiệu quả.Trong qui trình đó kế toán nguyên vật liệu là khâu quan trọng và đợc tiến hành

nh sau:

- Cứ 10 ngày một lần, th ký kho chuyển các chứng từ kế toán cho phòng kếtoán( bao gồ phiếu xuất kho , phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếunhập kho , biên bản kiểm nghiệm vật t cùng một số giấy tờ khác nh hoá đơn

34

bán hàng ) Ngoài ra , cuối tháng th ký kho phải gửi thêm bảng tổng hợp xuấtnhập tồn vật liệu về mặt số lợng.

- Tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ làm nhiệm vụ sắp xếp , phân loại chứng từ theo loại nhập và loại xuất

Với chứng từ nhập phân thành

- Nhập mua nguyên vật liệu hoặc nhập gia công của khách

- Nhập thu hồi-Nhập tiết kiệm + Những nguyên vật liệu đem xuất cho các xí nghiệp nhng xí nghiệp không sản xuất hết thì sẽ đợc thu hồi lại

+ Những nguyên vật liệu đợc tiết kiệm do sx < định mức thì gọi là nhập tiết kiệm

Với chứng từ xuất thì phân thành

- Xuất thờng

- Xuất kiêm vận chuyển nội bộ + Xuất kiêm vận chuyển nội bộ là xuất cho chi nhánh công ty ở các tỉnhkhác

-Sau hki phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhấp số liệu cho các chứng từvào một tệp theo dõi chi tiết trên máy tính gọi là “sổ theo dõi chi tiết chứngtừ” Công việc này đợc thực hiện trên chơng trình EXEL

- Sau khi nhập song toàn bộ số liệu cho các chứng từ , kế toán tiến hành tínhgiá nguyên vật liệu nhập cho các phiếu nhập( Nếu là phiếu nhập hàng mà công

ty mua ).Còn đối với phiếu xuất kho kế toán cha tiến hành tính giá ngay màphải đợi đến cuối tháng khi đã có đầy đủ chứng từ nhập kho trong kỳ, kế toánmới tập hợp lại để tính ra giá xuất theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ

- Sau khi tính xong giá nhập-xuất vật liệu, kế toán tiến hành hạch toán nguyênvật liệu trên sổ chi tiết

35

- Từ những dữ liệu đợc tập hợp trên sổ chi tiết , kế toán tiến hành lập thêm một

số sổ sách và bảng kê khác cho quá trình theo dõi và quản lý đợc thuận tiện hơn Đó là những sổ:

+Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán+Sổ NKCT số 1

+Sổ NKCT số 2Bảng kê

+Bảng kê nhập vật liệu+bảng kê xuất vật liệu+Bảng theo dõi tồn+Bảng tổng hợp xuất-nhập-tồn

8- Các sơ đồ luồng thông tin biểu diễn hệ thống kế toán NVL ở công ty : 8.1 Sơ đồ luồng thông tin

36

Thêi ®iÓm Phßng CBSX KÕ to¸n KÕ to¸n tæng hîp

Thêi ®iÓm Phßng CBSX tµi chÝnhKÕ to¸n tæng hîpKÕ to¸nSau 10 ngµy

Thời điểm Kế toán viên Kế toán tổnghợp phòng KHTTGiám đốc và

Thời điểm Kế toán viên Kế toán tổng hợp Giám đốc và phòng

KHTTSau khi tính