Tin học hóa hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty may Thăng Long
MỤC LỤC
Tình trạng áp dung tin học ở công ty
Các công đoạn của phát triển HTTT
Mục đớch của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Nh đã giới thiệu, hiện nay bộ phận kế toán của công ty may Thăng Long cha sử dụng phần mềm kế toán trong tất cả các phần hành kế toán, mà mới chỉ triển khai sử dụng phần mềm kế toán trong phân hệ kế toán tiền mặt ngân hàng. Nguyên nhân của vấn đề này là do cha có phần mềm nào trên thị trờng thích ứng với qui trình quản lý và những đặc thù riêng biệt của công ty, đặc biệt là với phân hệ kế toán nguyên vật liệu có nhiều điểm khó khăn khi áp dụng các phần mềm kế toán đang tồn tại trên thị trờng hiện nay.
Công ty cho biết đã áp dụng thử một số phần mềm song đều không phù hợp, nh phần mềm EFECT đã đợc áp dụng thử vào quản lý kho nhng phần mềm này tỏ ra không linh hoạt khi lập báo cáo cuối tháng do tính chất đặc thù về nguyên vật liệu của công ty( Nguyên vật liệu của công ty bao gồm 2 loại, một loại chỉ theo dõ về số lợng và chi phớ vận chuyển, một loại đợc theo dừi cả về số lợng và giỏ. Ngoài ra nó còn không phù hợp với qui trình quản lý của công ty(với các phần mềm kế toán hiện có, khi hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ, các chứng từ gốc đợc đa ngay lên các bảng kê hoặc sổ nhật ký chứng từ , tuy nhiên do lợng nguyên vật liệu của công ty rất lớn, công ty cần theo dõi một cách rất chi tiết đối với từng nguyên vật liệu khi nhập của khách cho nên công ty thờng lập nên sổ theo dõi chi tiết cho các tài khoản rồi mới đa lên sổ nhật ký chứng từ, đây là điều mà các phần mềm kế toán hiện nay không thể đáp ứng. Do vậy, yêu cầu đặt ra của ngời sử dụng là một phần mềm quản lý công tác kế toán nguyên vật liệu phù hợp với qui trình quản lý kế toán của công ty, phù hợp với tính chất đặc thù của đối tợng đợc quản lý( nguyên vật liệu ), có khả.
Công ty may Thăng Long là công ty chuyên gia công các sản phẩm may mặc cho nớc ngoài , nguyên vật liệu chủ yếu là do khách hàng mang đến, do đó những nguyên vật liệu này chỉ cần theo dõi về số lợng, còn lợng nguyên vật liệu công ty mua thờng chỉ chiếm số ít và thờng là các phụ liệu không cần nhập nh mex, khoá , cúc..mà khách hàng yêu cầu. Khi công ty xuất kho nguyên vật liệu cho các xí nghiệp sản xuất sẽ theo một định mức nhất định do phòng kỹ thuật chất lợng đa ra, các xí nghiệp trong quá trình sản xuất có thể tiết kiệm NVL , do đó lợng nguyên vật liệu thừa đợc nhập trở lại kho của công ty. Cũng tơng tự nh cách tính giá trung bình, số tiền vân chuyển cho từng nguyên vật liệu đợc tính vào cuối tháng theo phơng pháp bình quân cả tháng=tổng số tiền vân chuyển cho nguyên vật liệu trong cả tháng / Số lợng nguyên vật liệu.
Mô tả qui trình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty
Trờng hợp doanh nghiệp phải chịu chi phí vận chuyển thì ghi tăng chi phí và ghi giảm tiền mặt hoặc tăng phải trả theo bút toán sau. Cũng tơng tự nh cách tính giá trung bình, số tiền vân chuyển cho từng nguyên vật liệu đợc tính vào cuối tháng theo phơng pháp bình quân cả tháng=tổng số tiền vân chuyển cho nguyên vật liệu trong cả tháng / Số lợng nguyên vật liệu. đó đợc vận chuyển trong tháng. • Đối với nguyên vật liệu do công ty mua :. Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất chung :. Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trực tiếp :. Có TK 152_Giá trị nguyên vật liệu thiếu theo đánh giá. bán hàng ). Ngoài ra , cuối tháng th ký kho phải gửi thêm bảng tổng hợp xuất nhập tồn vật liệu về mặt số lợng. - Tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ làm nhiệm vụ sắp xếp , phân loại chứng từ theo loại nhập và loại xuất.
+ Những nguyên vật liệu đem xuất cho các xí nghiệp nhng xí nghiệp không sản xuất hết thì sẽ đợc thu hồi lại. + Những nguyên vật liệu đợc tiết kiệm do sx < định mức thì gọi là nhập tiết kiệm. -Sau hki phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhấp số liệu cho các chứng từ vào một tệp theo dõi chi tiết trên máy tính gọi là “sổ theo dõi chi tiết chứng từ”.
- Sau khi nhập song toàn bộ số liệu cho các chứng từ , kế toán tiến hành tính giá nguyên vật liệu nhập cho các phiếu nhập( Nếu là phiếu nhập hàng mà công ty mua ).Còn đối với phiếu xuất kho kế toán cha tiến hành tính giá ngay mà phải đợi đến cuối tháng khi đã có đầy đủ chứng từ nhập kho trong kỳ, kế toán mới tập hợp lại để tính ra giá xuất theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. - Sau khi tính xong giá nhập-xuất vật liệu, kế toán tiến hành hạch toán nguyên vật liệu trên sổ chi tiết. - Từ những dữ liệu đợc tập hợp trên sổ chi tiết , kế toán tiến hành lập thêm một số sổ sỏch và bảng kờ khỏc cho quỏ trỡnh theo dừi và quản lý đợc thuận tiện hơn.
Thiết kế logic hệ thống thông tin
Thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính có thể suy ra từ các thuộc tính khác(ví dụ “thành tiền” là thuộc tính thứ sinh có thể suy ra từ số lợng và đơn giá) Thuộc tính không cần thiết phải lu trữ nh “STT”. Thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Các thuộc tính thành tiền, tồn ĐK, tổng nhập, tổng xuất, tồn CK, tổng cộng.
Các thuộc tính nh mã vật liệu, tên vật liệu, số lợng, mã kh ..đều là thuộc tính lặp vì với mỗi hoá đơn ta đều có nhiều nguyên vật liệu, do vậy các thuộc tính này nhận nhiều giá trị dữ liệu.
Tiến hành chuẩn hoá mức 2 49
- Chuẩn hoá mức 2 qui định : mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không thể phụ thuộc vào một phần của khoá.Do đó , phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một phần của khoá thành danh sách con mới. Sau khi chuẩn hoá xong bớc 2 ta tách bảng “ Phát sinh nhập xuất” thành 3 bảng”.
Chuẩn hoá mức 3
Sơ đồ chức năng hệ thống
- Sau khi đã hết sức nỗ lực , trong đề tài này em đã cơ bản hoàn thành hoạt công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty may Thăng Long. Hệ thống này có khả năng theo dõi lợng nguyên vật liệu xuất-nhập-tồn và có khả nămg tính giá.
Những vấn đề còn tiếp tục phải khắc phục và hoàn chỉnh
Tuy nhiên , do trình độ có hạn , trong quá trình thực hiện , đề án của chúng em không tránh khỏi những sai sót , em mong thầy góp ý, sửa chữa cho chúng em để chúng em có thể rút kinh nghiệm trong những bài tập sau. CALCULATE sum(so_luong*don_gia) TO ginhap FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='pn' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl.
CALCULATE sum(so_luong*don_gia) TO ginhap FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='pn' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and ma_vl=mvl. CALCULATE sum(so_luong*don_gia) TO ginhap FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='pn' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and LOWER(ma_vl)=mvl.
CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and LOWER(ma_vl)=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=j and LOWER(ma_vl)=mvl. CALCULATE sum(so_luong*don_gia) TO ginhap FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='pn' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and LOWER(ma_vl)=mvl.
CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=tmin and LOWER(ma_vl)=mvl. CALCULATE sum(so_luong*gxuat) TO gixuat FOR ; LOWER(LEFT(ALLTRIM(ma_phieu),2))='px' and MONTH(ngay_phieu)=j and LOWER(ma_vl)=mvl.