Bài giảng chuyên đề soạn thảo văn bản

Nội dung các bước soạn thảo văn bản- Xác định tên loại và trích yếu nội dung; - Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn bản; - Xây d

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

LỚP BỒI DƯỠNG

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Hà Nội, ngày 12/9/2014

CHUYÊN ĐỀ:

SOẠN THẢO VĂN BẢN

Nguyễn Mạnh Cường Trưởng khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mobile: 0912.357.066 Email: nguyenmanhcuongdhnv@gmail.com

TRI THỨC KHỞI NGUỒN MỌI THÀNH CÔNG

13h00 đến 15h45

2 THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY

- Nghị định

110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

- Nghị định

09/2010/NĐ-CP

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư

- Nghị định 09/2010/NĐ-CP

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội

THẨM QUYỀN

CHUYÊN ĐỀ 1 QUY TRÌNH S0ẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

NÓI CHUNG

1). Khái niệm: 

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản. 

2) Nội dung các bước soạn thảo văn bản

- Xác định tên loại và trích yếu nội dung;

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn bản;

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý của các đơn vị,

cá nhân có liên quan (Góp ý bằng văn bản/ họp/ xin ý kiến chuyên gia vv) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp, chỉnh sửa Nếu còn ý kiến chưa thống nhất và ảnh hưởng tới nhiều mối quan hệ, nguồn lực thì có văn bản tổng hợp và giải trình.

Duyệt  thể  thức,  kỹ  thuật trình bày và thủ  tục  ban  hành.,  ký  nháy  sau  chữ  cuối  cùng “Nơi nhận:” 

Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu  trưởng  phụ  trách  lĩnh  vực)  duyệt và ký ban hàn

Lưu  ý:  Theo  quy  định  của  Trường  đơn  vị  phải  làm  Phiếu trình trong Hồ sơ trìn

h ký  

Duyệt  nội  dung: 

Đơn vị

Bước 4: Hoàn thiện thể thức

và làm các thủ tục phát hành:

(1) Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu

có) và trình ký chính thức;

(2) Cán bộ văn thư cơ quan ghi số, ngày tháng năm;

(3) Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

(4) Đóng dấu ;

(5) Làm các thủ tục phát hành;

(6) Lưu văn bản (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại

đơn vị soạn thảo)

4. Chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ;

Chuyên đề 2:

THỂ THỨC VĂN BẢN

I

* Kn: Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lí

và hiệu lực thi hành trong thực tế.

* Các quy định về thể thức văn bản?  

-  Nghị  định  số  110/2004/NĐ-CP  ngày  08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn  thư; 

- Nghị  định  số  09/2010/NĐ-CP  ngày  08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung  một  số  điều  của  Nghị  định  số  110/2004/NĐ-CP  ngày  08/4/2004  của  Chính phủ về công tác Văn thư;

“c) Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với  Bộ Nội 

vụ  hướng  dẫn  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày văn bản quy phạm pháp luật; 

Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật  trình bày văn bản hành chính.”

(xem văn bản)

- Thể thức của văn bản chuyên ngành:

  Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: “Thể thức 

và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên 

ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan  quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận  thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ”. 

- Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã

hội:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “Thể thức và kỹ thuật trình bày  văn  bản  của  tổ  chức  chính  trị,  tổ  chức  chính  trị  -  xã  hội  do  người  đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính  trị - xã hội quy định”

+ Hướng dẫn số 11-HD/TW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Ban chấp  hành Trung ương hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng; 

(LHHKHKTVN đã có văn bản quy định) 

- Thể thức văn bản trao đổi quốc tế:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “4

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế”.

Thực  hiện  theo  Thông  tư  số  BNV  ngày  19/01/2011  của  Bộ  Nội  vụ  Hướng  dẫn  về  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày văn bản hành chính 

01/2011/TT- (Chú ý 6 phụ lục đính kèm)

 Dowload tại www.luutruvn.gov.vn

Chuyên đề 3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ

hành chính

Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt rũa dùng trong các văn bản thuộc thuộc phạm vi công tác quản lí, tổ chức, điều hành, giao dịch của các

cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân trong nước và quốc tế.

Chuyên đề 4 Đặc điểm của phong cách ngôn

ngữ hành chính

(1)Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc

-  Diễn  đạt  ý  chính  xác,  rõ  ràng,  mạch  lạc.    Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái,  chung chung hay mập mờ. 

-  Dùng  từ,  ngữ  chính  xác,  nhất  quán,  đơn  nghĩa.

Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ

đi đường, Giấy mời vv).

-  Sử  dụng  lặp  lại  nhiều  lần  những  thuật  ngữ  hành  chính,  những từ thuộc lớp từ hành chính - công vụ, những cấu  trúc  câu  có  sẵn  mà  không  sợ  phạm  vào  lỗi  lặp  từ,  lặp  câu. 

Ví dụ:

“Căn cứ số ngày của về việc ”

“Phúc đáp công văn số …của về … , Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội có ý kiến như sau:”

“Xin trân trọng cảm ơn.”

“ đã nhận được của về việc Căn cứ vào và , trả lời như sau:”

“Điều 3 Trưởng phòng ( ), Trưởng phòng (…) và các cá nhân

có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi thành Quyết định này./. 

(3) Tính khách quan, nghiêm túc

- Văn bản hành chính phải được trình bày khách quan,  không  thiên  vị  vì  nó  là  tiếng  nói  quyền  lực  của  Nhà  nước  chứ  không  phải  là  tiếng  nói  của  một  cá  nhân, 

dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân  soạn thảo

+ Không được tự ý đưa những quan điểm riêng của  cá  nhân  vào  văn  bản  ( Không  viết  :”tôi  yêu  cầu”,  “tôi  nhận thấy”, “thôi có ý kiến như sau”)

+ Ít dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít. Không  dùng các danh từ chỉ các mối quan hệ thân thuộc để  xưng  hô  giữa  các  cơ  quan  hay  các  cá  nhân  trong  quá trình giải quyết việc công.

- Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm, các biện  pháp tu từ, những hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ. 

Ví dụ: 

“Nay ban hành…”,

”….chiểu quyết định thi hành”,

“… cần, cần phải”,

” ….buộc phải có trách nhiệm thực hiện”,

” … chấp hành nghiêm chỉnh yêu cầu”,

“…cam đoan rằng”

“….đề nghị ….thực hiện ngay và luôn”

(4) Tính trang trọng, lịch sự

- Ngôn ngữ dùng trong văn bản là “ngôn ngữ gọt

rũa,văn hoá” Không dùng các từ thông tục, thiếu

nhã nhặn vì chúng gây nên phản ứng xấu ở người đọc, dẫn đến sự thiếu tôn trọng văn bản.

+ Văn bản của cấp trên: không được tỏ thái độ hách dịch, trịnh thượng hay doạ nạt

+ Văn bản cấp của cấp dưới gửi lên: tránh lối diễn đạt thể hiện sự khúm núm, sợ hãi, nịnh bợ; không được xưng hô sếch mé, hạ thấp cấp trên

- Thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi

- Khẩu ngữ thông tục. Ví dụ: lấy nhau, bỏ nhau,

ăn ở, tẩn, móc họng, què giò, …;

Các từ không sử dụng

- Từ ngữ  văn chương. Ví dụ: sơn hà, phong ba, mĩ lệ,

kiều diễm, tráng lệ, khổng lồ…;

-  Từ  ngữ biểu cảm, từ tượng hình, từ tượng thanh, từ 

láy, các hư từ tình thái. Ví dụ: bàng hoàng, xôn xao,

bộp,  à, ư, nhỉ, nhé, thì, là, mà, rằng, đi, nào, nhé, thôi…; 

-  Từ  thừa,  từ  rườm,  từ  đưa  đẩy.  Ví  dụ:  tiền ngoại  tệ,

nay ban hành, phải nói rằng, nói cho cùng, …; 

- Thành ngữ, tục ngữ, ca dao;

- Từ theo nghĩa bóng, đa nghĩa;  

- Các biện pháp tu từ: so sánh, ẩn dụ, hoán dụ, nhân  hoá, ngoa dụ, chơi chữ…

Cách sử dụng câu

a Câu tường thuật

Câu  tường  thuật  là  loại  câu  được  sử  dụng  chủ  yếu trong văn bản quản lí nhà nước và được sử 

 

Chú ý khi dùng câu cầu khiến

 c Câu nghi vấn

+ Đại từ nghi vấn (ai, gì, nào, như thế nào, sao,

bao nhiêu, bao giờ, bao lâu, đâu,…), 

+  Phụ  từ  nghi  vấn  (không, có…không, có

phải…không, chưa, đã… chưa, thế nào, chăng, sao…), 

+ Tiểu từ chuyên dụng (à, ư, nhỉ, nhé, hả, chứ,

…), hoặc kết từ “hay” với ý nghĩa lựa chọn. 

+ Cuối câu nghi vấn đặt dấu hỏi chấm (?)

* Cách sử dụng

+ Văn bản quản lí nhà nước không dùng  loại câu nghi vấn. 

+  Trường  hợp  bắt  buộc  phải  đặt  câu  hỏi  hoặc yêu cầu trả lời điều gì (ví dụ như  trong công văn hỏi ý kiến) thì phải diễn  đạt nội dung đó bằng cách sử dụng cấu  trúc cầu khiến kết hợp với tường thuật.

• Không viết: “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

yêu cầu Cơ sở Miền trung cho biết: Khoá học nhằm mục tiêu gì? Những ai có thể theo học? Học bao lâu? Học ở đâu?”

• Mà viết: “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề

nghị Cơ sở Miền trung báo cáo rõ các nội dung sau đây: Mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian và địa điểm của khoá học.”

d Câu cảm thán

  Văn  bản  quản  lí  rất  ít  sử  dụng  câu  cảm  thán và thường sử dụng theo cách gián  tiếp dưới hình thức của câu tường thuật.

Ví dụ: 

“(…) Xin chân thành cảm ơn.”

 “Chúng tôi rất tiếc phải khước từ đề nghị 

của quý cơ quan do … ”

Cách diễn đạt và trình bày nội dung

- Cách trình bày

+ Cân đối, nổi bật được các phần, các chương, các điều, khoản

+ Nói chung trình bày theo chuẩn mực, khuôn mẫu 

đã quy định

Hiện nay tiếng Việt dùng 10 dấu câu là:

- Dấu chấm       

- Dấu hỏi chấm      ?

- Dấu cảm      !

- Dấu chấm lửng      …

- Dấu phẩy       ,

- Dấu chấm phẩy      ;

- Dấu hai chấm       :

- Dấu gạch ngang        Dấu ngoặc đơn       ( )

- Dấu ngoặc kép       “ ”

CHUYÊN ĐỀ 4

KỸ THUẬT S0ẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN

THÔNG DỤNG

Học viên lựa chọn các văn bản sau, giảng viên

hướng dẫn kỹ năng soạn

PHƯƠNG PHÁP VẼ BẢN ĐỒ TƯ DUY

TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN

5W 1H 2C 5M

• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

• Xác định nội dung công việc 1W (what)

• Xác định 3W: where, when, who

• Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

• Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

• Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

• Xác định nguồn lực thực hiện 5M: 

(Man = nguồn nhân lực; Money = Tiền bạc; Material = nguyên vật liệu/hệ thống  cung ứng; Machine = máy móc/công nghệ; Method  = phương pháp làm việc) 

       

MỘT SỐ VĂN BẢN

Thank you!