Bài giảng chuyên đề soạn thảo văn bản

BỘ NỘI VỤ   NỘI VỤ HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LỚP BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Hà Nội, ngày 12/9/2014   CHUYÊN ĐỀ: SOẠN THẢO VĂN BẢN Nguyễn Mạnh Cường Trưởng khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mobile: 0912.357.066 Email: nguyenmanhcuongdhnv@gmail.com TRI THỨC KHỞI NGUỒN MỌI THÀNH CÔNG 13h00 đến 15h45     ??? 1+ + + = (KỸ THUẬT) THẨM QUYỀN QUY TRÌNH THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY NGÔN NGỮ Kỹ năng?: 1. ĐÚNG 2. PHÙ HỢP 3. LINH HOẠT 4. HIỆU QUẢ Các quy định hành THẨM QUYỀN - Luật Ban hành VBQPPL năm 2008 quy định thẩm quyền văn QPPL - Nghị định 09/2010/NĐCP QUY TRÌNH - Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư - Nghị định 09/2010/NĐCP THỂ THỨC - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư - Nghị định 09/2010/NĐ-CP - Thông tư 01/2011/TT-BNV ng ày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành CHUYÊN ĐỀ QUY TRÌNH S0ẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN NÓI CHUNG 1). Khái niệm:  Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước cần thiết xếp có khoa học nhằm đạt yêu cầu thời gian chất lượng văn bản.  2) Nội dung bước soạn thảo văn Bước 1: Chuẩn bị - Phân công soạn thảo (theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị nhiệm vụ, lực cá nhân); - Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề cần văn bản; - Xác định tên loại trích yếu nội dung; - Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn bản; - Xây dựng đề cương viết thảo 10 (5) Tính phổ thông, đại chúng - Ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu; - Cần lưu ý tránh tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục; - Không dùng ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, từ nước chưa Việt hoá phạm vi toàn quốc 30   Các từ không sử dụng -Từ  có  tính  chất  địa  phương,  biệt  ngữ,  tiếng  lóng, từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm  vi  toàn  dân.  Ví  dụ:  vô, cớm, chạy dù, chôm, sếp, víp…; - Khẩu ngữ thông tục. Ví dụ: lấy nhau, bỏ nhau, ăn ở, tẩn, móc họng, què giò, …; 31 Các từ không sử dụng - Từ ngữ  văn chương. Ví dụ: sơn hà, phong ba, mĩ lệ, kiều diễm, tráng lệ, khổng lồ…; -  Từ  ngữ biểu cảm, từ tượng hình, từ tượng thanh, từ  láy, các hư từ tình thái. Ví dụ: bàng hoàng, xôn xao, bộp,  à, ư, nhỉ, nhé, thì, là, mà, rằng, đi, nào, nhé, thôi…;  -  Từ  thừa,  từ  rườm,  từ  đưa  đẩy.  Ví  dụ:  tiền ngoại  tệ, ban hành, phải nói rằng, nói cho cùng, …;  - Thành ngữ, tục ngữ, ca dao; - Từ theo nghĩa bóng, đa nghĩa;   - Các biện pháp tu từ: so sánh, ẩn dụ, hoán dụ, nhân  hoá, ngoa dụ, chơi chữ… 32 Cách sử dụng câu a Câu tường thuật Câu  tường  thuật  là  loại  câu  được  sử  dụng  chủ  yếu trong văn bản quản lí nhà nước và được sử  dụng theo cách trực tiếp b Câu cầu khiến Câu cầu khiến thường chứa các từ cầu khiến như:  yêu cầu, đề nghị, nghiêm cấm, cấm, phải, cần, cần phải, kính mong, xin, hãy, chớ, đừng, thôi, nhỉ, nhé, đi, nào…   33 Chú ý khi dùng câu cầu khiến 34  c Câu nghi vấn + Đại từ nghi vấn (ai, gì, nào, nào, sao, bao nhiêu, bao giờ, bao lâu, đâu,…),  +  Phụ  từ  nghi  vấn  (không, có…không, có phải…không, chưa, đã… chưa, nào, chăng, sao…),  + Tiểu từ chuyên dụng (à, ư, nhỉ, nhé, hả, chứ, …), hoặc kết từ “hay” với ý nghĩa lựa chọn.  + Cuối câu nghi vấn đặt dấu hỏi chấm (?) 35 * Cách sử dụng + Văn bản quản lí nhà nước  không dùng  loại câu nghi vấn.  +  Trường  hợp  bắt  buộc  phải  đặt  câu  hỏi  hoặc  yêu  cầu  trả  lời  điều  gì (ví  dụ  như  trong công văn hỏi ý kiến) thì phải diễn  đạt nội dung đó bằng cách sử dụng cấu  trúc cầu khiến kết hợp với tường thuật 36 VD • Không viết: “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội yêu cầu Cơ sở Miền trung cho biết: Khoá học nhằm mục tiêu gì? Những theo học? Học bao lâu? Học đâu?” • Mà viết: “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề nghị Cơ sở Miền trung báo cáo rõ nội dung sau đây: Mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian địa điểm khoá học.” 37 d Câu cảm thán   Văn  bản  quản  lí  rất  ít  sử  dụng  câu  cảm  thán và thường sử dụng theo cách gián  tiếp dưới hình thức của câu tường thuật Ví dụ:  “(…) Xin chân thành cảm ơn.”  “Chúng tôi rất tiếc phải khước từ đề nghị  của quý cơ quan do … ” 38 Cách diễn đạt trình bày nội dung - Cách diễn đạt + Diễn đạt ngắn gọn: mỗi đoạn chỉ nên nêu một ý  chính, diễn đạt bằng một số câu + Hành văn trong sáng, dễ hiểu + Lập luận chặt chẽ, lôgíc, giữa các phần, các đoạn,  các ý phải có sự liên kết với nhau - Cách trình bày + Cân đối, nổi bật được các phần, các chương, các  điều, khoản + Nói chung trình bày theo chuẩn mực, khuôn mẫu  đã quy định 39 Hiện tiếng Việt dùng 10 dấu câu là: - Dấu chấm                        - Dấu hỏi chấm                          ? - Dấu cảm                          ! - Dấu chấm lửng                … - Dấu phẩy                         , - Dấu chấm phẩy                ; - Dấu hai chấm                   : - Dấu gạch ngang                - Dấu ngoặc đơn                 ( ) - Dấu ngoặc kép                 “ ” 40 CHUYÊN ĐỀ KỸ THUẬT S0ẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG Học viên lựa chọn văn sau, giảng viên hướng dẫn kỹ soạn - Quyết định Công văn Tờ trình Kế hoạch Báo cáo 41   BẢN ĐỒ TƯ DUY PHƯƠNG PHÁP VẼ TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 5W 1H 2C 5M • • • • • • • Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Xác định nội dung công việc 1W (what) Xác định 3W: where, when, who Xác định cách thức thực 1H (how) Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) Xác định nguồn lực thực 5M:  (Man = nguồn nhân lực; Money = Tiền bạc; Material = nguyên vật liệu/hệ thống  cung ứng; Machine = máy móc/công nghệ; Method  = phương pháp làm việc)                                                                                                              ⇒ YÊU CẦU: rõ 5W 1H 2C 5M MỘT SỐ VĂN BẢN 42 Thank you! 43 44 [...]...Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định - Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo văn bản; - Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày (theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ); kiểm tra mục đích đạt được của văn bản; - Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp,... 4. Chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ; 14 Chuyên đề 2: THỂ THỨC VĂN BẢN I * Kn: Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lí và hiệu lực thi hành trong thực tế 15 * Các quy định về thể thức văn bản?   -  Nghị  định  số  110/2004/NĐ-CP  ngày  08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;  - Nghị ... Chính phủ về công tác Văn thư; 16 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP:  “c) Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với  Bộ Nội  vụ  hướng  dẫn  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày văn bản quy phạm pháp luật;  Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật  trình bày văn bản hành chính.” (xem văn bản) 17 - Thể thức của văn bản chuyên ngành:   Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: “Thể thức  và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ... chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình ký chính thức; (2) Cán bộ văn thư cơ quan ghi số, ngày tháng năm; (3) Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận; (4) Đóng dấu ; (5) Làm các thủ tục phát hành; (6) Lưu văn bản (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo) 13 Lỗi sai thường gặp 1 Sai quy trình các bước trình không thông  nhất; 2. Đơn vị/ cá nhân chủ trì soạn thảo chưa ... quan (Góp ý bằng văn bản/ họp/ xin ý kiến chuyên gia vv) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp, chỉnh sửa Nếu còn ý kiến chưa thống nhất và ảnh hưởng tới nhiều mối quan hệ, nguồn lực thì có 11 văn bản tổng hợp và giải trình Bước 3: trình duyệt văn bản Thủ trưởng Đơn vị Duyệt  nội  dung:  Trưởng  hoặc  phó  đơn  vị  duyệt  nội  dung bản thảo và ký  nháy  vào  cuối  nội  dung bản thảo (sau dấu /.)... chỉnh yêu cầu”, “…cam đoan rằng” “… .đề nghị ….thực hiện ngay và luôn” 27 (4) Tính trang trọng, lịch sự - Ngôn ngữ dùng trong văn bản là “ngôn ngữ gọt rũa ,văn hoá” Không dùng các từ thông tục, thiếu nhã nhặn vì chúng gây nên phản ứng xấu ở người đọc, dẫn đến sự thiếu tôn trọng văn bản + Văn bản của cấp trên: không được tỏ thái độ hách dịch, trịnh thượng hay doạ nạt + Văn bản cấp của cấp dưới gửi lên: tránh... (LHHKHKTVN đã có văn bản quy định)  - Thể thức văn bản trao đổi quốc tế: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế” 20 Thể thức văn bản hành chính: Thực  hiện  theo  Thông  tư  số  01/2011/TTBNV  ngày  19/01/2011  của  Bộ  Nội  vụ  Hướng  dẫn  về  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày văn bản hành chính ... thể  thức  văn bản của  Đảng;  + Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt  Nam  về  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày  văn bản của  tổ  chức  Công đoàn;  + Hướng dẫn số 93-HD/VP của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn  Hướng dẫn về thể thức văn bản của Đoàn TNCSHCM; Các  Tổ  chức  Chính  trị  -  Xã  hội  khác  chưa  có  hướng  dẫn  riêng,  thường  vận  dụng  các  văn bản hướng ... trình  bày văn bản hành chính   (Chú ý 6 phụ lục đính kèm)  Dowload tại www.luutruvn.gov.vn 21 Chuyên đề 3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt rũa dùng trong các văn bản thuộc thuộc phạm vi công tác quản lí, tổ chức, điều hành, giao dịch của các cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân trong nước và quốc tế 22 Chuyên đề 4 Đặc điểm... - Văn bản hành chính phải được trình bày khách quan,  không  thiên  vị  vì  nó  là  tiếng  nói  quyền  lực  của  Nhà  nước  chứ  không  phải  là  tiếng  nói  của  một  cá  nhân,  dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân  soạn thảo + Không được tự ý đưa những quan điểm riêng của  cá  nhân  vào  văn bản (Không  viết  :”tôi  yêu  cầu”,  “tôi  nhận thấy”, “thôi có ý kiến như sau”) +  Ít  dùng  đại  từ  nhân  xưng  ngôi  thứ  nhất  số  ít.  ... Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước cần thiết xếp có khoa học nhằm đạt yêu cầu thời gian chất lượng văn bản.   2) Nội dung bước soạn thảo văn Bước 1: Chuẩn bị - Phân công soạn thảo (theo... - Dấu ngoặc kép                 “ ” 40 CHUYÊN ĐỀ KỸ THUẬT S0ẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG Học viên lựa chọn văn sau, giảng viên hướng dẫn kỹ soạn - Quyết định Công văn Tờ trình Kế hoạch Báo cáo 41   BẢN ĐỒ TƯ DUY... Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật  trình bày văn bản hành chính.” (xem văn bản) 17 - Thể thức văn chuyên ngành:   Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: “Thể thức  và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan