HỆ THỐNG CHI PHÍ VÀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ THEO QUY MÔ HOẠT ĐỘNG

HỆ THỐNG CHI PHÍ VÀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ THEO QUY MÔ HOẠT ĐỘNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

-
 -

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ

HỆ THỐNG CHI PHÍ VÀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ

THEO QUY MÔ HOẠT ĐỘNG

Giảng viên hướng dẫn Học viên thực hiện:

141038 – Ngô Nguyễn Chí Kiên – Nhóm trưởng

141039 – Nguyễn Thị Phương Linh – Nhóm phó

141040 – Phan Thị Cẩm Lụa

141047 – Lê Mỹ Nguyên

Cần Thơ – 2010

MỤC LỤC

Chương 1: KHÁI NIỆM CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ 1

1.1 KHÁI NIỆM 1

1.2 PHÂN LOẠI CHI PHÍ 1

1.2.1 Phân loại chi phí trong quá trình sản xuất 1

1.2.2 Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả hoạt động 3 1.2.3 Phân loại chi phí trong kiểm tra và ra quyết định 3

Chương 2: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CHI PHÍ THEO QUY MÔ HOẠT ĐỘNG 5 2.1 PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO MỐI QUAN HỆ VÀ MỨC ĐỘ HOẠT ĐỘNG 5

2.1.1 Chi phí khả biến 5

2.1.2 Chi phí bất biến 7

2.1.3 Chi phí hỗn hợp 10

2.2 SỰ THAY ĐỔI CỦA CHI PHÍ KHẢ BIẾN VÀ BẤT BIẾN TRONG PHẠM VI PHÙ HỢP 11

2.2.1 Sự thay đổi của chi phí khả biến 12

2.2.2 Sự thay đổi của chi phí bất biến 13

2.2.3 Phạm vị phù hợp 14

2.3 QUẢN TRỊ DỰA TRÊN MỨC ĐỘ HOẠT ĐỘNG 16

2.3.1 Quản trị chi phí dựa trên phương pháp cực đại – cực tiểu 16

2.3.2 Quản trị chi phí dựa trên phương pháp đồ thị 17

2.3.3 Quản trị chi phí dựa trên phương pháp bình phương bé nhất 18

2.4 ỨNG DỤNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

Chương 1 KHÁI NIỆM CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ

1.1 KHÁI NIỆM

Chi phí là dòng phí tổn thực tế gắn liền với hoạt động hằng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định, chi phí cũng có thể là dòng phí tổn ước tính để thực hiện dự án, những phí tổn mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh

1.2 PHÂN LOẠI CHI PHÍ

1.2.1 Phân loại chi phí trong quá trình sản xuất

1.2.1.1 Chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm trong một thời kỳ nhất định [5, trang 26]

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là biểu hiện bằng tiền những nguyên vật liệu chủ yếu tạo thành thực thể của sản phẩm như: sắt, thép, gỗ sợi,…Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tính trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí [5, trang 26]

- Chi phí nhân công trực tiếp

Nhân công trực tiếp là những người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, lao động của họ gắn liền với việc sản xuất sản phẩm, sức lao động của họ được hao phí trực tiếp cho sản phẩm do họ sản xuất ra.[5, trang 26]

Chi phí nhân công trực tiếp là tiền lương chính, lương phụ, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản xuất

- Chi phi sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí liên quan đến việc quản lý sản xuất và phục vụ sản xuất tại phân xưởng.[5, trang 27]

Trong ba loại chi phí kể trên thì sự kết hợp giữa:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp được gọi

là chi phí ban đầu

- Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được gọi là chi phí chuyển đổi

Sơ đồ 1: Sơ đồ chi phí sản xuất

1.2.1.2 Chi phí ngoài sản xuất

Chi phí ngoài sản xuất là những loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất liên quan đến việc quản lý chung toàn doanh nghiệp và tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, chi phí ngoài sản xuất được chia thành hai loại như sau:[5, trang 28]

- Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh cần thiết để bảo đảm cho việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao thành phẩm cho khách hàng, bao gồm các khoản chi phí như: chi phí vận chuyển, chi phí bốc vác, chi phí bao bì, chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định và những chi phí liên quan đến khâu dự trữ thành phẩm Loại chi phí này xuất hiện ở tất cả các loại hình doanh nghiệp như sản xuất, thương mại, dịch vụ.[5, trang 28]

- Chi phí quản lý doanh ngiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ những khoản chi phí chi ra cho việc tổ chức và quản lý chung trong toàn bộ doanh nghiệp Đó là những chi phi như chi phí nguyên vật liệu, công cụ đồ dùng quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung trong toàn doanh nghiệp, chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, [5, trang 28]

Chi phí sản xuất (Chi phí sản phẩm)

Sơ đồ 2: Sơ đồ chi phí ngoài sản xuất

1.2.2 Phân loại theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả hoạt động

1.2.3 Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định

1.2.3.1 Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

- Chi phí trực tiếp: là những chi phí khi phát sinh được tính trực tiếp vào các đối tượng sử dụng như chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, nó được tính thẳng vào đơn đặt hàng, từng nhóm sản phẩm….[5, trang 30]

- Chi phí gián tiếp: là những chi phí khi phát sinh không thể tính trực tiếp vào các đối tượng sử dụng, mà phải tiến hành phân bổ theo một tiêu thức phù hợp.[5, trang 30]

1.2.3.2 Chi phí chênh lệch

Chi phí chênh lệch là chi phí có trong phương án này nhưng lại không có hoặc chỉ có một phần trong phương án khác Chi phí chênh lệch là căn cứ giúp cho nhà quản trị lựa chọn các phương án kinh doanh.[5, trang 30]

1.2.3.3 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được

Chi phí kiểm soát được đối với một cấp quản lý là những chi phí mà nhà quản trị cấp đó được quyền ra quyết định Những chi phí mà nhà quản trị cấp đó không được quyền ra quyết định thì gọi là chi phí không kiểm soát được.[5, trang 31]

1.2.3.4 Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi chọn phương án này thay vì chọn phương án khác.[5, trang 31]

1.2.3.5 Chi phí chìm (lặn)

Chi phí chìm là những chi phí đã chi ra trong quá khứ và nó không thể tránh được dù lựa chọn bất kỳ phương án nào, ví dụ như những khoản chi phí đã được đầu tư để mua sắm tài sản cố định.[5, trang 31]

Chương 2 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CHI PHÍ THEO QUY MÔ HOẠT ĐỘNG

2.1 PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO MỐI QUAN HỆ VỚI MỨC ĐỘ HOẠT

là một hằng số.[6, trang 52]

Trong một doanh nghiệp, biến phí tồn tại khá phổ biến như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp – trả lương khoán theo sản phẩm, chi phí dầu nhớt cho máy sản xuất, chi phí nhân công gián tiếp – trả lương khoán theo sản phẩm gián tiếp, chi phí nhân viên bán hàng – trả lương khoán theo doanh thu

Biến phí tồn tại theo từng mức độ hoạt động và thể hiện dưới những hình thức cơ bản sau:

- Biến phí thực thụ (hay biến phí tỷ lệ):

Là loại biến phí mà tổng chi phí quan hệ tỷ lệ thuận trực tiếp với mức độ hoạt động, còn chi phí của một đơn vị hoạt động thì không thay đổi [6, trang 52]

Ví dụ: Chi phí là biến phí thực thụ như:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Chi phí nhân công trực tiếp – trả lương khoán theo sản phẩm

+ Chi phí dầu nhớt cho máy sản xuất

+ Chi phí nhân công gián tiếp – trả lương khoán theo sản phẩm gián tiếp

+ Chi phí nhân viên bán hàng – trả lương khoán theo doanh thu

+ Chi phí hoa hồng – chi theo một tỷ lệ trên doanh thu

+ Chi phí vận chuyển hàng bán – trả theo trọng lượng…

Có thể hình dung biến phí thực thụ qua đồ thị sau:

Biến phí thực thụ trên thực tế có thể là biến phí theo dạng tuyến tính hoặc theo dạng phi tuyến tuỳ vào từng trường hợp cụ thể

- Biến phí cấp bậc (biến phí thay đổi không tỷ lệ trực tiếp)

Ngoài biến phí thực thụ, có một số chi phí được coi là biến phí nhưng không thay đổi tuyến tính so với số lượng hoạt động Những chi phí này không đổi khi số lượng hoạt động thay đổi ít Nó chỉ thay đổi khi số lượng hoạt động thay đổi ở một mức đáng kể nào đó Những chi phí này được gọi là biến phí cấp bậc Biến phí cấp bậc là chi phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều

Ví dụ: Chi phí nhân viên bán hàng trả theo từng mức doanh thu (doanh thu

dưới 400.000.000 đ, tiền lương 1.000.000 đ; doanh thu từ 400.000.000 đ đến dưới 800.000.000 đ, tiền lương 1.500.000 đ)

2.1.2 Chi phí bất biến (định phí)

Định phí là chi phí không thay đổi hoặc ít thay đổi về tổng số khi mức độ hoạt động thay đổi trong một phạm vi (hoặc thay đổi nhưng không tỷ lệ với mức

độ hoạt động thay đổi) [7, trang 14]

Nhưng nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt động thì chúng biến đổi tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động Như vậy dù doanh nghiệp hoạt động

hay không hoạt động vẫn tồn tại định phí , khi doanh nghiệp gia tăng cường độ hoạt động thì định phí trên một đơn vị cường độ hoạt động sẽ giảm dần

Không nên quan niệm là định phí sẽ luôn cố định, mà nó có thể tăng giảm trong tương lai, tuy không ảnh hưởng bởi tăng giảm mức độ hoạt động

Ví dụ: chi phí khấu hao máy móc trong kỳ của một doanh nghiệp sản xuất

Có 4 loại định phí:

- Định phí tuyệt đối:

Là những chi phí mà xét tổng số thì không thay đổi khi có sự thay đổi của

khối lượng hoạt động, khi đó chi phí cho một đơn vị khối lượng hoạt động thay

đổi tỉ lệ nghịch trực tiếp với khối lượng hoạt động [6, trang 55]

- Định phí cấp bậc:

Là những chi phí chỉ có tính chất cố định tương đối, nó chỉ cố định trong

một giới hạn mức độ hoạt động nhất định, sau đó nếu khối lượng hoạt động tăng

lên thì khoản chi phí này sẽ tăng lên một mức mới nào đó [6, trang 55]

- Định phí bắt buộc:

Là những chi phí liên quan đến khấu hao tài sản dài hạn, chi phí sử dụng

tài sản dài hạn và chi phí liên quan đến lương của các nhà quản lý cấp cao,…Đặc

điểm của định phí bắt buộc là:

+ Tồn tại lâu dài trong hoạt động của doanh nghiệp

+ Không thể cắt giảm toàn bộ định phí bắt buộc trong thời gian ngắn hạn

Từ những đặc điểm trên, yêu cầu nhà quản lý phải thận trọng khi quyết

định đầu tư đồng thời tăng cường sử dụng những phương tiện hiện có để khai

thác tối đa công suất của tài sản dài hạn để tiết kiệm chi phí đồng thơi tăng nhanh

khả năng thu hồi vốn, tránh những rủi ro có thể xảy ra

Là các chi phí liên quan đến nhu cầu từng kế hoạch Hay định phí không bắt buộc là các chi phí có thể thay đổi nhanh chóng bằng các quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp

Định phí không bắt buộc thường liên quan đến kế hoạch ngắn hạn và ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp hàng năm, có thể cắt giảm khi cần thiết Tuy nhiên, định phí không bắt buộc thường gắn liền với kế hoạch dài hạn và chịu sự ràng buộc nhiều năm

Ví dụ: chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, chi phí thuê tư vấn…

b: phần chi phí khả biến trong chi phí hỗn hợp

a: phần chi phí bất biến trong chi phí hỗn hợp

Chi phí hỗn hợp tồn tại rất nhiều trong doanh nghiệp như: chi phí điện trong xưởng sản xuất, chi phí điện thoại (phí thuê bao là định phí, phí trả theo thời gian sử dụng là biến phí)

SP (mức hoạt động)

0

Y = ax + b Yếu tố khả biến và bất biến

Số tiền

(Tổng chi phí)

Y=b Yếu tố bất biến

Hình 6: Đồ thị của chi phí hỗn hợp

2.2 SỰ THAY ĐỔI CỦA CHI PHÍ KHẢ BIẾN VÀ BẤT BIẾN TRONG PHẠM VI PHÙ HỢP

Các nhà quản lý trong bất kỳ tổ chức nào cũng muốn biết được rằng chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động của tổ chức thay đổi Mối quan

hệ giữa chi phí và mức hoạt động (level of activity) hay còn gọi là “ ứng xử chi phí” (cost behavior) đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định Kiến thức về cách ứng xử của chi phí sẽ giúp nhà quản lý ước lượng được chi phí Ước lượng chi phí là việc dự báo chi phí tại một mức hoạt động cụ thể Bằng việc nghiên cứu dữ liệu chi phí và mức hoạt động trong quá khứ, nhân viên kế toán quản trị có thể xác định được cách ứng xử của từng loại chi phí Thông tin này sẽ được sử dụng để dự báo chi phí trong tương lai

2.2.1 Sự thay đổi của chi phí khả biến

Chi phí khả biến thực thụ là những chi phí khả biến có sự biến động cùng

tỷ lệ với mức độ hoạt động.[1, trang 69]

Ví dụ: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí hoa hồng

- Chi phí bao bì đóng gói

- Chi phí vận chuyển hàng hóa

Về mặt toán học, chi phí khả biến thực thụ thể hiện theo phương trình sau:

Y = bX

Trong đó:

Y: là tổng biến phí b: là biến phí trên một đơn vị mức độ hoạt động

Ước lượng độ lớn

của chi phí tại một mức hoạt động nhất định

Nếu minh họa bằng đồ thị thì hệ số góc của đường biểu diễn của chi phí khả biến thực thụ sẽ không đổi, đường biểu diễn của loại chi phí khả biến thực thụ thuộc dạng tuyến tính hay đường thẳng

Với cách ứng xử này, để thực sự kiểm soát chi phí khả biến thực thụ, nhà quản trị không chỉ kiểm soát tổng số mà còn kiểm soát tốt chi phí khả biến trên một mức độ hoạt động ở mức độ khác nhau Hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức chi phí khả biến thực thụ sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát chi phí khả biến và giá thành sản phẩm một cách chặt chẽ hơn Tuy nhiên, trong thực tế do ảnh hưởng của những yếu tố bên ngoài mà chúng ta ít gặp chi phí ứng xử thực thụ có đường biểu diễn như trên mà sự ứng xử thực thụ bị uốn cong hay hệ số góc luôn thay đổi và kết quả là đường biểu diễn không còn dạng tuyến tính nữa Nói cách khác chi phí khả biến theo một đơn vị căn cứ ứng xử luôn thay đổi, do

đó sự ứng xử của nó không hoàn toàn khả biến Ta có đường biểu diễn chi phí khả biến không thực thụ như sau:

2.2.2 Sự thay đổi của chi phí bất biến

Chi phí bất biến thực thụ là những chi phí bất biến có tính chất cơ cấu, liên quan đến cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp mà rất khó thay đổi, nếu muốn thay đổi loại chi phí bất biến này phải cần một khoảng thời gian tương đối dài.[1, trang 71]

Ví dụ: - Khấu hao nhà xưởng

- Chi phí khấu hao phương tiện vận tải

- Chi phí về lương

- Bảo hiểm của các nhà quản trị chủ chốt trong doanh nghiệp

Về phương diện toán học, chi phí bất biến thực thụ thể hiện theo phương trình:

Y = a với a là hằng số

Tương tự, đường biểu diễn của chi phí khả biến thực thụ thì đường biểu diễn của loại chi phí bất biến thực thụ cũng thuộc dạng tuyến tính và song song với trục hoành hay có hệ số góc bằng không

Tuy nhiên, trong thực tế do ảnh hưởng của những yếu tố bên ngoài mà chúng ta ít gặp chi phí ứng xử thực thụ có đường biểu diễn như trên mà sự ứng

sử thực thụ có dạng bậc thang, tương ứng với các mức độ hoạt động (căn cứ ứng xử) khác nhau, tổng chi phí bất biến có thể phát sinh cao thấp khác nhau và kết quả là đường biểu diễn không còn dạng tuyến tính nữa

Đường biểu diễn chi phí bất biến không thực thụ như sau:

Hình 9: Chi phí bất biến thực thụ

Số tiền

SP(mức hoạt động)

Tóm lại: Cách ứng xử như hình 10 trình bày như trên sẽ gây khó khăn trong việc nhận dạng các loại chi phí Cả hai loại chi phí ứng xử không thực thụ này có hình thức thể hiện không nhất quán hay thuộc về cả hai dạng bất biến và khả biến Chúng ta cần phải xác định, phân loại theo cách ứng xử của chi phí để xác định chi phí khả biến và bất biến nhằm xác định mức phí tổn dự kiến phát sinh trong kỳ khi có sự tăng (giảm) của mức độ hoạt động, tìm ra phương thức kiểm soát chi phí thích hợp hơn hay nhận dạng các tiềm năng sinh lợi tốt hơn Chính vì vậy người quản lý cần có những thông tin nhất quán qua các chỉ tiêu phân tích thích hợp, cho phép họ nhận biết kết quả có thể xảy ra nhằm đưa ra các quyết định phù hợp dựa trên các tham số được xác định trước Sự ứng xử của chi phí được xét là chi phí khả biến hay bất biến thực thụ khi xây dựng các công cụ phân tích, chẳng hạn như kỹ thuật phân tích CVP (Cost – Volum – Profit: Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận), mặc dù bản chất của một khoản mục chi phí nào đó

có thể không ứng xử hoàn toàn như vậy Điều này cần đến sự trợ giúp của khái niệm gọi là phạm vi phù hợp

2.2.3 Phạm vi phù hợp

2.2.3.1 Phạm vi phù hợp của chi phí khả biến không thực thụ

Trong thực tế người ta thấy rằng có rất nhiều loại chi phí khả biến không

có mối quan hệ tuyến tính với mức độ hoạt động, đường biểu diễn của nó có thể

là những đường cong khá phức tạp Trong trường hợp này người ta phải xác định được phạm vi phù hợp trong mức độ hoạt động để xem xét Nếu phạm vi càng nhỏ thì đường cong sẽ càng tiến dần về dạng đường thẳng.[5, trang 34]

Hình 10: Chi phí bất biến không thực thụ

Số tiền

Căn cứ ứng xử