Giáo trình micrpsoft word trường trung cấp công nghệ thông tin TM computer

TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Bài 1: CÁC TÙY CHỌN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN TIỆN DỤNG I CHỈNH CÁC TÙY CHỌN TRONG FILE OPTIONS General Display 3 Proofing Save Advanced Tạo phím tắt tùy chọn II BẢO VỆ VĂN BẢN Cài mật mã cho tập tin Bỏ cài mật mã III ĐẶT FONT CHỮ MẶC ĐỊNH IV CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC V BẢNG TABLE Lặp lại tiêu đề bảng trang Tính toán bảng VI TẠO FORM NHẬP LIỆU Cách thực Sử dụng Bài 2: LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU LỚN I Tìm kiếm thay II Tạo phân chương III Tạo tiêu đề đầu trang & cuối trang (Header & Footer) cho văn Cách tạo Chỉnh sửa IV Duyệt nhanh tài liệu V Style Định dạng đề mục Đặt số thứ tự cho đề mục Mục lục động Liên kết VI TRỘN FILE VỚI TẬP TIN WORD Chức Các thao tác VII LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA Chart SmartArt VIII TẠO MACRO Cách tạo Thực thi Macro IX BIỂU MẪU (TEMPLATE) Ý nghĩa Tạo chỉnh sửa Template Sử dụng X KẾT XUẤT TÀI LIỆU XI NHÚNG ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN MS WORD MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER XII LÀM VIỆC VÀ ĐỊNH DẠNG VỚI FRAMES 10 XIII CHỨC NĂNG TRACK CHANGE 10 XIV TẠO CHÚ THÍCH (Footnote) 10 XV IN VĂN BẢN 10 In văn mặt 10 In văn hai mặt 11 MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Bài 1: CÁC TÙY CHỌN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN TIỆN DỤNG I CHỈNH CÁC TÙY CHỌN TRONG FILE OPTIONS General Color Scheme: Thay đổi màu sắc giao diện MS Word Display Tab characters: Hiện/ẩn ký hiệu mũi tên ( ) sử dụng nhấn Tab Spaces: Hiện/ẩn thị dấu … nhấn khoảng trắng Paragraph marks: Hiện/ẩn ký hiệu nhấn Enter Hide text: Hiện/ẩn nội dung văn có định dạng Hidden Proofing Check speeling as you type: Chọn/bỏ chọn chức kiểm tra tả Autocorrect Options Autocorrect: Tạo chữ tắt a Cách tạo o Gõ tên chữ tắt ô Replace o Nội dung lặp lại ô With o Add OK b Tắt chế hoạt động chữ tắt o Vào File Options Proofing Autocorrect Options Autocorrect Bỏ chọn Replace text as you type c Xóa chữ tắt o Vào File Options Proofing Autocorrect Options Autocorrect Gõ tên chữ tắt cần xóa Delete OK Save Save AutoRecover Information every n minutes: Tự động lưu sau n phút.(Từ 120 phút) Default file location: Đường dẫn lưu mặc định Advanced Typing replaces selected text: Chọn/bỏ chọn chức ghi đè lên nội dung chọn Allow text to be dragged and dropped: Cho phép/không cho phép di chuyển nội dung chọn Use Control + Click to follow hyperlink: Nhấn/không nhấn Ctrl chọn đầu mối siêu liên kết Tạo phím tắt tùy chọn Chọn File Options Customize Ribbon Click nút Customize… Keyboard Shortcuts để mở hộp thoại Customize keyboard Chọn Tab Menu Categories, chọn lệnh cần tạo phím tắt Commands MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Tạo phím tắt cho lệnh Press new shortcut key Assign Close II BẢO VỆ VĂN BẢN Cài mật mã cho tập tin Vào File Protect document Encrypt with Password Nhập mật mã Password (Mật mã tối đa 39 ký tự) Nhập lại lần Reenter password (2 lần nhập phải giống nhau) OK Bỏ cài mật mã Tương tự bước cài đặt Xóa mật mã cũ OK  Lưu ý: Mật mã phân biệt chữ Hoa, chữ thường III ĐẶT FONT CHỮ MẶC ĐỊNH Chọn tab Home Nhóm Font Font Xác định: Xác định Font chữ Font (VD: Tahoma, Verdana, Times New Roman, …) Xác định kiểu chữ Font style (VD: Italic – In nghiêng, Bold – In đậm) Xác định cỡ chữ Size Xác định màu chữ Font Color Save As Default OK IV CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC Chọn tab Insert Nhóm Text Objects Chọn Microsoft Equation 3.0 Chọn ký hiệu toán học, bổ sung số, chữ, phép tính Sau hoàn thành nhấp chuột hình Chỉnh sửa: Nhấp nhanh lần vào công thức V BẢNG TABLE Lặp lại tiêu đề bảng trang Bôi đen nội dung dòng tiêu đề bảng tính Chọn tab Layout Nhóm Table Properties Tại hộp thoại Table Properties Chọn tab Row Chọn  Repeat as header row at the top of each page OK Tính toán bảng Chọn ô cần hiển thị kết tính toán Chọn tab Layout Nhóm Data Formula Tại Paste Function: Chọn hàm cần sử dụng Tại Formula: Hiển thị công thức có dạng =Tên hàm(Các ô cần tính) ABOVE: Tính toán cho tất ô phía cột BELOW: Tính toán cho tất ô phía cột LEFT: Tính toán cho tất ô phía trái hàng RIGHT: Tính toán cho tất ô phía phải hàng Hoặc ô cần hiển thị kết tính toán nhấn Ctrl + F9 Nhập công thức cần tính toán vào dấu ngoặc {} Nhấn F9 để hiển thị kết Sửa công thức nhấn Shift + F9 Có thể sử dụng địa ô giống MS Excel, cột ký hiệu chữ (cột A,…) dòng ký hiệu số (dòng 1, …) MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER VI TẠO FORM NHẬP LIỆU Cách thực Tạo mẫu Form chung Vào File Options Customize Ribbon  Developer OK Tại Tab Developer, nhóm Controls: Tại vị trí người dùng phép nhập vào chọn Text Text Form Field Có thể chèn thêm đối tượng vào Form như: Combo Box, Drop Down List, Check Box, Thiết lập thuộc tính mục Properties Để khóa vùng không cho phép thay đổi: Trong nhóm Protect Restrict Editing  Allow only this type of editing in the document Yes, Start Enforcing Protection: Enter New Password: Nhập mật mã bảo vệ (nếu cần), mật mã tối đa 15 ký tự Reenter Password to Confirm: Xác nhận mật mã lần OK Sử dụng Nhập thông tin đối tượng Text, ComboBox, … Di chuyển trỏ đối tượng: Nhấn phím mũi tên lên, xuống bàn phím nhấn Tab MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Bài 2: LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU LỚN I II Tìm kiếm thay - Chọn Tab Home Editing Replace (hoặc nhấn Ctrl + H) Find what: Gõ nội dung cần tìm Replace with: Nội dung cần thay Chọn More Format để thực định dạng như: (Font, Paragraph, Style, Highlight,…) - Chọn Replace để thay vị trí - Chọn Replace All để thay toàn văn Tạo phân chương - Đặt trỏ vị trí cần phân chương Page Layout Page Setup Insert Page and Section Breaks Section Breaks: Next Page: Bắt đầu trang chèn Section vào trang Continuous: Có thể ngắt nhiều section trang Odd Page: Ngắt section sang trang lẻ Even Page: Ngắt section sang trang chẳn III Tạo tiêu đề đầu trang & cuối trang (Header & Footer) cho văn Cách tạo - Chọn tab Insert Nhóm Header & Footer Click chọn Header Footer Edit Header / Edit Footer (Hoặc nhấp nhanh lần đầu trang/cuối trang để tạo) - Nhập nội dung tiêu đề đầu trang cuối trang - Page Number: Chèn số trang - Sau nhập xong, nhấn Close Header and Footer Tab Design Chỉnh sửa - Nhấn chọn nhanh lần vào tiêu đề Header/Footer  Lưu ý: Nếu muốn tạo khác tiêu đề đầu trang cuối trang trang chẵn với lẻ, khác với trang ta thực sau: Nhập nội dung tiêu đề đầu trang cuối trang trang chẵn Nhóm Options Chọn  Different Odd & Even Pages Chọn tab Design Nhóm Options Chọn  Different First Page Sau nhập xong, nhấn Close Header and Footer IV V Duyệt nhanh tài liệu Chọn tab View Nhóm Show/Hide Chọn Navigation Pane Tại hình bên trái, thực click chọn đề mục muốn xem nội dung đoạn văn Style Định dạng đề mục - Tô màu cho đề mục (màu khác nhau) - Nhấn chuột nhanh lần đề mục Nhấn phải chuột Styles Select Text with Similar Formatting MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER - Nhấn phải chuột lần Save Selection as a New Quick Style Đặt tên cho mẫu Name - Tương tự cho mẫu lại Đặt số thứ tự cho đề mục - Chọn Tab Home Paragraph Multilevel List Define New Multilevel List More: - Tạo cấp 1: o Chọn Level Number style for this level: Chọn kiểu định dạng cho đề mục (Ví dụ: I, II, III 1,2,3,…) o Enter formatting for numner: Bổ sung nội dung cho đề mục (nếu có) (Ví dụ: Chương I, Câu 1, Mục 1, …) o Link level to style: Chọn mẫu liên kết đến đề mục (Level chọn tên mẫu 1, Level chọn tên mẫu 2, …) - Tạo cấp 2: o Chọn Level (Thực tương tự Level 1) o Include level number From: Chọn Level (Cấp sau phụ thuộc cấp trước đó) Và tự động thay đổi chuyển sang đề mục  Ví dụ: I.1; I.1.a; II.1; II.1.a, … - Tương tự cho cấp lại, cấp không tạo - Kéo lề đầu đoạn cho cấp Nhấn phải chuột đầu đoạn Styles Update…to match Selection Mục lục động - Tạo đề mục: Vào Tab View Document Views Outline Chọn Level cho đề mục tương ứng Cấp không tạo Level Close - Chọn Tab References Table Of Contents Insert Table Of Contents: o Print Preview: Kiểu mục lục hiển thị in o Web Preview: Kiểu mục lục hiển thị dạng trang web o Show page numbers: Hiển thị số trang o Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải o Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading o Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối Heading đến số trang o Show levels: Số cấp độ Heading - Thay đổi mục lục: Nhấn phải chuột mục lục Update Field o Update page number only: Cập nhật lại số trang o Update entire table: Cập nhật số trang nội dung tài liệu có thay đổi - OK Liên kết - Chọn đầu mối cần liên kết Tab Insert Links Hyperlink (Ctrl + K) chọn tập tin cần liên kết OK - Hủy liên kết: Nhấn phải chuột đầu mối liên kết Remove Hyperlink VI TRỘN FILE VỚI TẬP TIN WORD Chức Dùng tạo thư mời, định, … có nội dung giống khác tên, địa chỉ, điện thoại, … người nhận MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Các thao tác Bước 1: Tạo tập tin (Mẫu chung) Bước 2: Tạo tập tin liệu dạng bảng Table (Có thể dùng Excel, Access, SQL Server, …) Bước 3: Đóng tập tin liệu, đứng tập tin chính, chọn Tab Mailings Start Mail Merge Step by Step Mail Merge Wizard Select document type: o Letters: Trộn thư mời o Envelopes: Trộn bì thư o Labels: Trộn nhãn o Directory: Trộn dạng thư mục Next Select starting document: Chọn Use the current document Next Select recipients: Chọn Use an existing list Click Browse… Xác định tập tin liệu nguồn Open OK Next Write your letter: Đặt trỏ vị trí trộn, click chọn Insert Merge Field ngăn Write & Insert Fields Chọn vùng cần đưa vào tập tin liệu Next Ký hiệu Rules ngăn Write & Insert Fields để chèn Field code Preview your letter: (Hoặc Click ký hiệu Preview Results để xem kết trộn) Ký hiệu Next Record để xem mẫu tin kế tiếp; Last Record để xem mẫu tin cuối Ký hiệu Previous Record để xem mẫu tin kế trước; First Record để xem mẫu tin Ký hiệu Edit Recipient List để hiệu chỉnh liệu thực trộn Next Complete the merge: Edit individual letters… để lưu kết trộn cửa sổ Print… để thực in kết trộn - Lưu ý: Trong trình thực trộn liệu, muốn thể nhiều mẩu tin trang Thực lệnh Rules Next Record VII LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA Chart - Chọn tab Insert Nhóm Illustrations chọn kiểu biểu đồ - Nhập nội dung cần chỉnh sửa biểu đồ bảng tính Excel - Sử dụng Tab Design, Layout, Format để thay đổi cách trình bày, định dạng, chỉnh sửa thông tin SmartArt - Chọn tab Insert Nhóm Illustrations chọn kiểu sơ đồ  Hiệu chỉnh định dạng sơ đồ Chọn tab Design Nhóm Create Graphic: Add Shape: Add Shape After: Thêm hình sau hình hành Add Shape Before: Thêm hình sau hình hành Add Bullet: Tạo ký hiệu đầu dòng cho hình hành Right to Left: Chuyển đối tượng chọn từ bên phải sang bên trái MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Nhóm Nhóm Nhóm Nhóm hình VIII Layout: Chọn lại kiểu trình bày sơ đồ Change Color: Tô màu cho hình sơ đồ SmartArt Style: Chọn kiểu tô màu sơ đồ Reset Reset Graphic: Khôi phục lại định dạng mặc định ban đầu TẠO MACRO Cách tạo - Vào Views Macros Macros Record Macro Macro names: Đặt tên cho Macro o Button: Gán nút lệnh o Keyboard: Gán phím tắt - Store macro in: Đínk kèm macro tất tập tin hay tập tin hành - OK - Thực lệnh cần thu nạp - Để dừng việc ghi nhận thao tác Stop Thực thi Macro - Vào Views Macros Macros Chọn tên Macro cần thực thi Run IX BIỂU MẪU (TEMPLATE) Ý nghĩa Biểu mẫu loại tài liệu có sẵn nội dung văn bản, kiểu trang trí, định dạng; định dạng trang canh lề, cách dòng; yếu tố trang trí màu sắc, đường viền Tạo chỉnh sửa Template Chọn File New My Templates…: Chọn Blank Document Tại Create new: Chọn Template OK Nhập chỉnh sửa nội dung biểu mẫu Lưu biểu mẫu (không chọn vị trí lưu) Sử dụng Chọn File New My Templates… Chọn tên Template cần sử dụng, Create new: Chọn Document OK X KẾT XUẤT TÀI LIỆU Tạo bảng danh sách bên Excel dạng bảng Table bên Word Tại tập tin chứa kết kết xuất Chọn tab Insert Nhóm Text Chọn Quick Parts Field… Database Insert Database Tại Data Source Get Data Chọn tên tập tin danh sách Tại Data Options Query Options… Mô tả điều kiện lọc, xếp kết kết xuất OK XI NHÚNG ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN MS WORD Chọn tab Insert Nhóm Text Objects Objects Tại Create new: Chọn tên chương trình: MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Microsoft office Excel worksheet: Nhúng bảng tính Excel Microsoft office PowerPoint Presentation: Nhúng trình diễn PowerPoint Nhập trình bày nội dung Ghi chú: Để nhúng đối tượng khác Phim, Nhạc, Bài trình chiếu, Diễn họat Flash, … mà tập tin văn không bị kích cỡ lớn, thực sau: Chọn tab Developer Nhóm Controls Legacy Tools More Controls Chọn Shockware flash objects để chèn diễn hoạt Flash Click Properties: Nhập đường dẫn đến tập tin tên tập tin Movie Chọn Windows Media Player để chèn video phim, nhạc Click Properties: Nhập đường dẫn đến tập tin tên tập tin URL XII LÀM VIỆC VÀ ĐỊNH DẠNG VỚI FRAMES Bước 1: Tạo tập tin nội dung Bước 2: Mở cửa sổ tư liệu Chọn File Options Customize Ribbon: Tại Choose commands from: Chọn All Commands Tại cửa sổ bên dưới: Chọn đối tượng Frames, New Frame Above, New Frame Below, New Frame Left, New Frame Right, Delete Frame Add Close Click chọn ký hiệu Frames Quick Access Toolbar New Frames Page Thực thêm khung trình bày nội dung khung Lưu khung Liên kết: Đánh dấu cụm từ liên kết Chọn tab Insert Nhóm Link Chọn Hyperlink (hoặc nhấn phím Ctrl + K) Chọn tập tin cần liên kết Target Frame… Chọn khung hiển thị nội dung tập tin liên kết OK XIII CHỨC NĂNG TRACK CHANGE  Ý nghĩa: Giúp theo dõi ghi nhận thay đổi văn bản, so sánh văn  Cách sử dụng: Chọn tab Review Nhóm Tracking Track Changes (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E) Nhờ có chế độ Tracks Change mà thay đổi văn chuyển sang màu đỏ Chèn lời bình: Chọn tab Review Nhóm Comments New Comment Sử dụng lệnh ngăn Changes để xác nhận hay hủy bỏ trình Track change để xóa câu bình luận XIV TẠO CHÚ THÍCH (Footnote) Đặt trỏ chuột vị trí cần tạo thích Chọn tab References Nhóm Footnotes Click chọn Insert Footnotes Con trỏ tự động nhảy xuống phía trang văn hiển thị vùng để nhập nội dung ghi Loại bỏ ghi chú: Chọn số thứ tự đánh dấu ghi cần loại bỏ Nhấn phím Delete XV IN VĂN BẢN In văn mặt Chọn File Print (hoặc Ctrl + P) để thực việc in ấn MICROSOFT WORD Trang 10 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Printer: Chọn tên máy in (trường hợp máy tính có kết nối từ máy in trở lên) Trong Settings: xác định vùng in, chọn: Print All Pages: in toàn nội dung văn bản( kể trang trắng văn có trang trắng) Print Current Page: in trang hành (Trang trỏ chuột đứng định Status bar) Print Custom Range: in có lựa chọn (ví dụ: 1,3,5,… in trang 1,3 5; 1,3,5 -10 in trang 1,3, từ trang đến trang 10 Document Properties: In thuộc tính Only Print Odd Pages: In trang lẻ Only print Even pages: In trang chẵn Portrait Orientation: Hướng in trang giấy Leter: Chọn khổ giấy in Custom Margin: Điều chỉnh lề Paper Per Sheet: Chọn số trang mặt giấy (1;2;4;6;8;16) Copies: số in (Nghĩa trang in thành bản) Print: Tiến hành in In văn hai mặt Các máy in thông thường in mặt lúc Chúng ta thực in mặt cách sau: Mở tập tin cần in Vào File Print Trong mục Print chọn Odd Pages OK để in trang lẻ trước Sau in trang lẻ xong tiếp tục làm lại thao tác chọn lại Even Pages OK để in trang chẵn OK MICROSOFT WORD Trang 11 [...]...TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER Printer: Chọn tên máy in (trường hợp máy tính có kết nối từ 2 máy in trở lên) Trong Settings: xác định vùng in, nếu chọn: Print All Pages: in toàn bộ nội dung văn bản( kể cả trang trắng nếu văn bản có trang trắng) Print... Tiến hành in 2 In văn bản ở cả hai mặt Các máy in thông thường đều không thể in 2 mặt cùng một lúc Chúng ta cũng có thể thực hiện in 2 mặt bằng cách như sau: Mở tập tin cần in Vào File Print Trong mục Print chọn Odd Pages OK để in trang lẻ trước Sau khi in trang lẻ xong tiếp tục làm lại thao tác trên và chọn lại Even Pages OK để in trang chẵn OK MICROSOFT WORD Trang 11 ... dụng Nhập thông tin đối tượng Text, ComboBox, … Di chuyển trỏ đối tượng: Nhấn phím mũi tên lên, xuống bàn phím nhấn Tab MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER Bài... điện thoại, … người nhận MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER Các thao tác Bước 1: Tạo tập tin (Mẫu chung) Bước 2: Tạo tập tin liệu dạng bảng Table (Có thể dùng... ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN MS WORD Chọn tab Insert Nhóm Text Objects Objects Tại Create new: Chọn tên chương trình: MICROSOFT WORD Trang TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER Microsoft office