Giáo trình micrpsoft excel trường trung cấp công nghệ thông tin TM computer

TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER (Version 2010) I THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN FILE  OPTIONS Nhóm General: Thiết lập tùy chọn thông dụng Excel Nhóm Formulas: Các thiết lập liên quan đến công việc tính toán, công thức, cách xử lý lỗi 3 Nhóm Proofing: Các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn kiểm tra lỗi tả: Nhóm Save: Dùng để thiết lập tùy chọn liên quan đến lưu trữ, lưu, khôi phục liệu Nhóm Advanced: Thiết lập tùy chọn nâng cao Customize: Thiết lập nút lệnh cho truy cập nhanh Add-Ins: Bổ sung thêm ứng dụng khác Excel Trust Center: Thiết lập chức bảo vệ an toàn cho bảng tính II SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG CAO CẤP CỦA EXCEL Thiết lập giá trị giới hạn nhập liệu ô (Validation) Sử dụng lệnh chép dán đặc biệt Excel (Paste Special) Tùy biến thích cho ô bảng tính Nhập liệu đồng thời nhiều Sheet: 5 Sử dụng tính lập dàn Excel Liên kết liệu Tạo danh sách III SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN Tô màu dòng xen kẽ Tô màu kiệu theo điều kiện Tìm liệu trùng IV SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO VÀ THỐNG KÊ Hàm tham chiếu  HÀM MATCH() LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER  HÀM INDEX():  HÀM INDERECT(): Hàm thời gian  HÀM DATEDIF() Công dụng: Hàm trả giá trị số ngày, số tháng hay số năm hai khoảng thời gian theo tùy chọn Cú pháp:  HÀM EDATE() 10 Hàm tìm giá trị lớn/nhỏ thứ k dãy kiểm tra 10  HÀM SMALL() 10  HÀM LARGE () 10 V THỐNG KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU 11 Sử dụng công thức mảng 11 Sắp xếp liệu 11 Tính toán theo cấp bậc SUBTOTAL 12 Hàm thống kê Cơ sở liệu 12 =DSUM( Bảng liệu, Tiêu đề cột tính tổng, Vùng điều kiện) 12 =DCOUNTA( Bảng liệu, Tiêu đề cột đếm, Vùng điều kiện) 12 =DMAX( Bảng liệu, Tiêu đề cột tính giá trị lớn nhất, Vùng điều kiện) 13 =DMIN(Bảng liệu, Tiêu đề cột tính giá trị nhỏ nhất, Vùng điều kiện) 13  Hàm SUBTOTAL() 13 Thống kê liệu với Consolidate 14 Thống kê liệu với chức Data Table 14 Thống kê liệu với PivotTable 16 Rút trích liệu theo điều kiện 17 Import & Export liệu 17 LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER I THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN FILE  OPTIONS Nhóm General: Thiết lập tùy chọn thông dụng Excel  Use Interface Options: Các thiết lập giao diện cửa sổ làm việc Excel  When creating new workbook: Các thiết lập mặc dịnh tạo workbook như: kiểu chữ, kích thước chữ, số lượng sheet hiển thị  Personalize your copy of Micosoft Excel: Thông tin cá nhân sử dụng Nhóm Formulas: Các thiết lập liên quan đến công việc tính toán, công thức, cách xử lý lỗi  Caculation Options: Các tùy chọn liên quan đến việc tính toán:  Automatic: Tự động tính toán, cập nhật liệu bảng tính  Automatic except for data table: Tự động tính toán tất liệu bảng, ngoại trừ liệu vùng sử dụng chức Data Table  Manual: Tắt chức tính toán tự động, làm việc với bảng tính lớn việc tính toán tự động làm cho Excel chạy chậm phải thường xuyên cập nhật kết  Working with formulas: Các tùy chọn liên quan đến công thức  Error Checking thiết lập việc kiểm tra lỗi  Error Checking rules: Quy tắc kiểm tra lỗi Nhóm Proofing: Các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn kiểm tra lỗi tả:  AutoCrrect Options: Thiết lập chữ tắt, sửa lỗi định dạng liệu nhập vào  When correcting spelling in Microsoft Office programs: Thiết lập việc kiểm tra lỗi tả làm việc với ứng dụng Microsoft Nhóm Save: Dùng để thiết lập tùy chọn liên quan đến lưu trữ, lưu, khôi phục liệu - Save workbooks: Thiết lập tùy chọn liên quan đến việc lưu trữ liệu như:  Save file in this format: Kiểu định dạng file  Save AutoRecover in formation every: thời gian tự động lưu tài liệu làm việc  Keep the last autosaved version if I close without saving: Tự động lưu phiên cuối đóng tài liệu mà chưa lưu  AutoRecover file location: Vị trí lưu tập tin phục hồi  Default file location: Vị trí mặc định - AutoRecover exceptions for: Thiết lập đường dẫn tạo lưu dự phòng - Offline editing options for document management server files: Thiết lâp việc chỉnh sửa bảng tính làm việc theo nhóm thông qua mạng máy tính Nhóm Advanced: Thiết lập tùy chọn nâng cao - Editing Options: Thiết lập cho việc nhập liệu LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER - Cut, Copy, and Paste: Thiết lập cho việc cắt, chép dán - Print: Thiết lập cho công việc in ấn - Display: Thiết lập hiển thị bảng tính - … Customize: Thiết lập nút lệnh cho truy cập nhanh Add-Ins: Bổ sung thêm ứng dụng khác Excel Trust Center: Thiết lập chức bảo vệ an toàn cho bảng tính II SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG CAO CẤP CỦA EXCEL Thiết lập giá trị giới hạn nhập liệu ô (Validation) - Chọn Tab Data  Trong ngăn Data Tools  Data Validation  Data Validation  Thẻ Setting: Cho phép thiết lập cài đặt điều kiện nhập liệu Validation criteria  Whole number: Chỉ cho phép nhập số nguyên  Decimal: Chỉ cho phép nhập số thực  List: Chỉ cho phép nhập liệu từ danh sách sẵn có  Date: Chỉ cho phép nhập liệu kiểu ngày/tháng/năm  Text length: Chỉ cho phép nhập liệu chuỗi  Thẻ Input Message: Hiển thị thông tin nhập liệu di chuyển chuột vào ô  Show input message when cell is selected: Bật (tắt) chế độ hiển thị thông báo  Title: Nội dung tiêu đề hiển thị  Error message: Nội dung thông báo  Thẻ Error Alert : Xuất thông báo cảnh báo người sử dụng nhập liệu sai  Show error alert after invalid data is entered: Hiển thị cảnh báo lỗi sau liệu nhập không hợp lệ  Style: Kiểu cảnh báo: Stop, Warning, Information  Title: Nội dung tiêu đề thông báo  Input message: Nội dung thông báo Sử dụng lệnh chép dán đặc biệt Excel (Paste Special) + Chọn vùng ô chứa công thức cần chép  Chọn Copy nhóm Clipboard (Hoặc nhấn phải chuột  Copy) + Tại vị trí cần chép tới  Paste Special (Hoặc nhấn phải  Chọn Paste Special)  Chọn lựa chọn sau: - All: Dán giá trị định dạng vùng nguồn - Formulas: Chỉ lấy giá trị công thức, không lấy định dạng - Values: Chỉ dán giá trị kết công thức, không lấy định dạng - Formats: Chỉ dán vào định dạng bỏ qua tất giá trị công thức LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER - Comments: Dán vào thích ô bỏ qua tất giá trị công thức - Validation: Dán quy định cho liệu vùng đích - … - Transpose: Dán chuyển đổi liệu từ cột thành dòng ngược lại - Paste Link: Dán tham chiếu ô đích đến ô nguồn Tùy biến thích cho ô bảng tính - Chọn ô bảng tính cần chèn thích  Chọn Tabb Review  Trong nhóm Comment  Chọn New Comment  Nhập thích - Ngoài sử dụng chức thích cho toàn khối liệu lệnh Data  Validation  Chọn thẻ Input Message  Nhập nội dung thích  OK Nhập liệu đồng thời nhiều Sheet: - Nhóm Sheet lại: Chọn Sheet thứ (nơi nhập liệu)  Giữ phím Ctrl chọn tên Sheet lại  Nhập liệu vào Sheet hành liệu tự động nhập vào Sheet lại - Lúc tập tin trạng thái Group (Trên tiêu đề tập tin có kèm chữ Group móc vuông) - Sau nhập xong liệu cho Sheet muốn bỏ nhóm: Chọn Sheet  Giữ phím Ctrl  Chọn Sheet lại  Chọn Ungroup Sử dụng tính lập dàn Excel + Thiết lập dàn: - Xác định vùng cột/dòng (Không chọn ô) - Chọn Tab Data  Trong nhóm Outline  Group  Group - Click vào dấu (+) để truy xuất nhóm, Click vào ấu (-) để ẩn nhóm + Xóa bỏ dàn: - Chọn Tab Data  Trong nhóm Outline  Ungroup  Clear Outline Liên kết liệu - Liên kết Workbook: Chọn vị trí cần liên kết  Vào Tab Insert  Hyperlink  Bookmark  Chọn Sheet cần liên kết  OK - Liên kết Workbook: Chọn vị trí cần liên kết  Vào Tab Insert  Hyperlink  Chọn đường dẫn đến tập khác cần liên kết tới  OK Tạo danh sách + Customlist: - Cách 1: Vào File  Options  Advanced  Trong nhóm General chọn mục Edit Custom List  Nhập danh sách hộp List entries, danh sách cách dấu phẩy (,)  Add LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER - Cách 2: Nhập danh sách cần tạo  Data  Validation  Trong mục Allow chọn List  Xác định khối danh sách cần tạo Source  OK - Cách sử dụng danh sách tạo: Nhập giá trị có danh sách  Sử dụng Fill handle để điền danh sách + List động: Nhập danh sách cần tạo list  Xác định khối danh sách vừa nhập  Insert  Table  Có thể đánh dấu vào mục My table has headrs (dòng cột danh sách làm tiêu đề cho bảng)  OK III SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN Tô màu dòng xen kẽ - Xác định khối liệu  Chọn Tab Home  Conditional Formating  New Rule  Use Formula to determine wich cells to format  Trong ô: Format values where this formula is true  Nhập công thức xác định số dòng tô màu xen kẽ  OK Tô màu kiệu theo điều kiện Là công cụ cho phép áp dụng định dạng cho ô (Cell) hay nhiều ô (Range of cells) bảng tính thay đổi định dạng tùy theo giá trị giá trị công thức Thao tác: - Xác định khối cần định dạng Chọn Tab Home  Trong nhóm Styles  Conditional Formating:  Highlight Cell Rules: Định dạng màu cho ô tùy theo giá trị ô  Top/Bottom Rules: Điều kiện định dạng ứng với giá trị lớn nhỏ  Data Bars: Định dạng theo kiểu biểu đồ cho giá trị ô theo thứ tự từ nhỏ đến lớn  Color Scales: Định dạng màu biến đổi theo giá trị ô từ nhỏ đến lớn  Icon Sets: Hiển thị icon trực tiếp ô Các icon hiển thị phụ thuộc vào giá trị chứa ô  New Rule: Lập điều kiện định dạng mức độ phức tạp, có nhiều điều kiện có sử dụng công thức: - Format all cells based on their values: Định dạng tất ô dựa vào giá trị - Format only cells that contain: Định dạng ô có chứa điều kiện - Format only top or bottom ranked values: Định dạng cho ô xếp theo thứ hạng cao hay thấp - Format only values that are above or below average: Định dạng cho ô trên/dưới mức trung bình - Format only unique or duplicate values: Định dạng liệu trùng/không trùng LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER - Use a formula to determine which cells to format: Sử dụng công thức để xác định điều kiện định dạng  Clear Rules: Xoá tất định dạng áp dụng cho ô chọn  Manage Rules: Quản lý, thay đổi, chỉnh sửa điều kiện thiết lập Tìm liệu trùng - Xác định khối liệu  Chọn Tab Home  Conditional Formating  Highlight Cells Rules  Duplicate Values IV SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO Hàm tham chiếu  HÀM MATCH() Cú pháp: =MATCH(Giá trị tìm,Mảng dò tìm,Cách thức dò tìm) Công dụng:Trả vị trí giá trị mảng chiều - Giá trị tìm: giá trị cần tìm mảng.(Tương tự hàm VLOOKUP) Bảng dò tìm: mảng chiều,tức tập hợp ô phải dòng cột - Cách thức dò tìm: Tương tự hàm VLOOKUP nhận thêm giá trị -1 mảng dò tìm xếp giảm dần Ví dụ: Bảng 1: A B C Mã CV Chức vụ Phụ cấp TP Trưởng phòng 50 PP Phó phòng 25 KT Kế toán 20 Bảng 2: A 10 Mã khu vực 11 Tên khu vực B C D QD LD TN Quốc doanh Liên doanh Tư nhân Yêu cầu: +Tính số thứ tự Mã khu vực QD: Ta lập công thức sau: =MATCH(“QD”,A10:D10,0)  +Tính số thứ tự mã chức vụ KT: LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER =MATCH(“KT”,A2:A6,0)   HÀM INDEX(): Cú pháp : =INDEX(Bảng dò tìm,Thứ tự cột, thứ tự dòng) Công dụng : +Tìm giá trị giao dòng cột có thứ tự thứ tự dòng,thứ tự cột cho trước Xét ví dụ : =INDEX(A3:C6,3,3)  20 =INDEX(A3:C6,4,2)  Nhân viên Diễn giải: A3:C6: Mảng dò tìm 3: cột thứ 4: dòng thứ  Ta quan sát giao cột dòng giá trị 10 bảng Ghi :Thứ tự dòng thứ tự cột thường xác định hàm MATCH Ví dụ : Bảng 1: A B C D Họ tên Mã TS Mã Khu vực Đểm cộng Hoa HN Hồng NT Hùng NT Sơn DN Minh NA LÝ THUYẾT_EXCEL ? TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Bảng 2: A B 12 C D 13 HN 10 14 NT 15 15 DN 20 16 NA 25 Yêu cầu: + Dựa vào vào Mã TS Mã khu vực tra bảng để tính điểm cộng Ta lập công thức cho ô D2 bảng sau: =INDEX($B$13:$D$16,MATCH(B2,$A$13:$A$16,0),MATCH(C2,$B$12:$D$12,0))  HÀM INDERECT(): Công dụng: Trả tham chiếu từ chuỗi ký tự Cú pháp: =INDERECT(ref_text,[a1]) Ý nghĩa: + Ref_text: Tham chiếu đến ô (tham chiếu có dạng A1 hay R1C1) - Nếu ref_text ô tham chiếu không hợp lệ, hàm trả lỗi #REF! + a1: giá trị logic xác định kiểu tham chiếu ref_text - Nếu a1=1 (hay True) ref_text có dạng tham chiếu A1 (mặc định để trống) - Nếu a1=2 (hay False) ref_text có dạng tham chiếu R1C1 Hàm thời gian  HÀM DATEDIF() Công dụng: Hàm trả giá trị số ngày, số tháng hay số năm hai khoảng thời gian theo tùy chọn Cú pháp: = DATEDIF(Start_day, End_day, Unit)  Start_day: Ngày bắt đầu khoảng thời gian cần tính toán  End_day: Ngày cuối khoảng thời gian cấn tính toán (phải lớn ngày bắt đầu)  Unit: Chọn đơn vị kết trả (khi dùng hàm phải gõ dấu ngoặc kép) Các loại đơn vị chọn lựa: LÝ THUYẾT_EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER  “y” : số năm chênh lệch ngày bắt đầu ngày cuối (Chỉ lấy phần nguyên)  “m”: số tháng chênh lệch ngày bắt đầu ngày cuối (Chỉ lấy phần nguyên)  “d” : số ngày chênh lệch ngày bắt đầu ngày cuối  “md” : Hàm trả số ngày lẻ tháng (số ngày chưa tròn tháng) hai khoảng thời gian  “ym” : Hàm trả số tháng lẻ năm (số tháng chưa tròn năm) hai khoảng thời gian  “yd” : Hàm trả số ngày lẻ năm (số ngày chưa tròn năm) hai khoảng thời gian  HÀM EDATE() Công dụng: Trả ngày đó, tính từ mốc thời gian cho trước cách mốc thời gian số tháng định (Sử dụng tình hạn bảo hành sản phẩm đáo hạn hợp đồng) Cú pháp: =EDATE(Start_date, months) Ví dụ: Ngày mua 15/05/2010; Thời gian bảo hành 18 tháng  Ngày hết bảo hành = EDATE(“15/05/2010”,18)  15/11/2011 Hàm tìm giá trị lớn/nhỏ thứ k dãy kiểm tra  HÀM SMALL() Công dụng: Trả giá trị nhỏ thứ k khối liệu Cú pháp: =SMALL(Khối liệu,k) Khối liệu: vùng liệu hàm kiểm tra k: ỏ Ví dụ: =SMALL({5,7,10,12,18},3)  10  HÀM LARGE () Công dụng: Trả giá trị lớn thứ k khối liệu Cú pháp: =LARGE(Khối liệu, k) LÝ THUYẾT_EXCEL 10 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Ví dụ: =LARGE({5,7,10,12,18},2)  12 V THỐNG KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU Sử dụng công thức mảng  Ý nghĩa cách dùng:  Mảng tập hợp phần tử có quan hệ độc lập với Mảng bao gồm mảng chiều mảng chiều:  Mảng chiều vùng số liệu nằm dòng (mảng ngang) cột (mảng dọc)  Màng chiều vùng số liệu có dạng hình chữ nhật bao gồm nhiều dòng, nhiều cột  Công thức mảng trả kết nhiều ô Nếu kết trả nhiều ô phải chọn ô nhập công thức  Kết thúc công thức mảng: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter  Ưu điểm sử dụng công thức mảng:  Đảm bảo xác kết  Tránh việc xóa, thay đổi công thức (Công thức mảng không cho phép sửa, xóa)  Tính toán thống kê với nhiều điều kiện phức tạp  Cấu trúc thống kê công thức mảng: =Hàm(IF(Điều kiện, Mảng giá trị [,Mảng giá trị 2])  Hàm: Sử dựng hàm thống kê theo mục đích  Điều kiện: Nếu có nhiều điều kiện nối biểu thức điều kiện dấu * (thay cho hàm And), dấu + (thay cho hàm Or)  Sử dụng dấu ngoặc để thể thứ tự tính toán điều kiện, không sử dụng hàm And hàm Or công thức mảng Sắp xếp liệu - Xác định nội dung cần xếp (bôi đen bảng tính không gồm tiêu đề) - Chọn Tab Data  Sort + Chọn cột tiêu thức cần xếp Sort by + Chọn kiểu xếp Order:  Smallest to Largest: Tăng dần  Largest to Smallest: Giảm dần + Nếu xếp từ cột trở lên: Click Add Level  Chọn cột tiêu thức cần xếp Then by,… + OK LÝ THUYẾT_EXCEL 11 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER (Hoặc sử dụng ký hiệu Sort A to Z Sort Z to A Tab Data) Lưu ý: Khi thực xếp theo dòng, sau theo thao tác  Chọn Options  Chọn mục Sort Left to Right  OK tiếp tục thao tác lại Tính toán theo cấp bậc SUBTOTAL  Công dụng: Cho phép thực việc thống kê, tính toán nhóm liệu khác cột điều kiện đưa Excel tự động chèn vào dòng thống kê cuối nhóm, cuối bảng liệu dòng thống kê chung cho toàn sở liệu  Các thao tác sau: - Sắp xếp bảng liệu theo chiều tăng dần hay giảm dần Xác định toàn bảng liệu  Chọn Tab Data  Trong ngăn Outline  Chọn SubTotal  hộp thoại xuất hiện:  At each change in: Chọn Field cần nhóm  Use funtion: Chọn hàm thống kê  Add SubTotal to: Đánh dấu Field cần thống kê  Các tuỳ chọn khác:  Replace current SubTotals: Thay lệnh Subtotal thời sở liệu  Page Breake between Groups: :Tự động ngắt trang theo nhóm  Summary below Data: Hiển thị dòng thống kê tổng hợp chung cho toàn bảng - OK  Ghi chú: Để huỷ bỏ thống kê: Vào Data  Subtotal  Remove All Hàm thống kê Cơ sở liệu  Hàm tính tổng theo điều kiện: - Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích) - Bước 2: Dùng hàm: =DSUM( Bảng liệu, Tiêu đề cột tính tổng, Vùng điều kiện)  Hàm đếm số mẫu tin khác trống thoả mãn điều kiện: - Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích) - Bước 2: Dùng hàm: =DCOUNTA( Bảng liệu, Tiêu đề cột đếm, Vùng điều kiện)  Hàm tính giá trị lớn cột vùng liệu dòng thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn: - Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích) LÝ THUYẾT_EXCEL 12 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER - Bước 2: Dùng hàm: =DMAX( Bảng liệu, Tiêu đề cột tính giá trị lớn nhất, Vùng điều kiện)  Hàm tính giá trị nhỏ cột vùng liệu dòng thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn: - Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích) - Bước 2: Dùng hàm: =DMIN(Bảng liệu, Tiêu đề cột tính giá trị nhỏ nhất, Vùng điều kiện)  Hàm tính giá trị trung bình cột vùng liệu dòng thoả mãn điều kiện vùng tiêu chuẩn: - Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích) - Bước 2: Dùng hàm: =DAVERAGE(Bảng liệu, Tiêu đề cột tính giá trị TB, Vùng điều kiện)  Hàm SUBTOTAL() Công dụng: Là hàm tính toán cho nhóm danh sách bảng liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa đối số thứ Cú pháp: =SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ) - Function_num: số từ đến 11 (hay 101 đến 111) quy định hàm dùng để tính toán SUBTOTAL Khi ban hành hàm ứng dụng liệt kê hộp danh sách bao gồm hàm số kèm Function_num - Ref1, ref2: Các vùng địa tham chiếu để thực phép tính Ghi chú: - Hàm SUBTOTAL tính toán cho cột số liệu theo chiều dọc, không tính toán theo chiều ngang Ví dụ: =SUBTOTAL(2, {20, 80, "ABC", 150})  (COUNT) =SUBTOTAL(1, {20, 80, "ABC", 150})  83.333333 (AVERAGE)  Hàm tính tổng tích mảng tương ứng Dùng hàm: = SUMPRODUCT(mảng 1, mảng 2, ) LÝ THUYẾT_EXCEL 13 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER Ví dụ 1: =SUMPRODUCT(20,10,5)  1000 Ví dụ 2: Tính tổng tiền bảng sau: A Số lượng 10 20 30 60 Tổng tiền B Đơn giá 19 1,550  Công thức địa ô B7 =SUMPRODUCT(A3:A6,B3:B6) Thống kê liệu với Consolidate  Cách dùng: Dùng để tổng hợp nội dung số liệu từ nhiều khối nhiều Worksheet hay nhiều Workbook thành khối - Chuẩn bị khối ô nơi nhận kết thống kê, sử dụng lệnh Copy  Paste để thực tạo dòng tiêu đề cho bảng - Quét chọn khối ô dùng chứa kết lệnh Consolidate - Chọn Tab Data  Trong ngăn Data Tools  Chọn Consolidate:  Function: Chọn hàm muốn áp dụng thống kê  Referrence: Dùng chuột quét chọn khối nguồn từ Sheet - Nhấn nút Add để ghi vào All Referentces - Lặp lại cho khối nguồn khác tham dự Consolidate - Trong khung Use Lablels in đánh dấu mục Top row Left column - Đánh dấu mục Create links source data để liên kết liệu - OK Thống kê liệu với chức Data Table Công dụng: Sử dụng ô khối có chung công thức tính toán thành phần công thức khác (thường phải lập công thức ô thực copy tương tự)  Table biến: (Dựa vào điều kiện để tính): Các ô bảng tính toán theo công thức mẫu dòng cột tuỳ theo giá trị đầu vào (biến điều kiện) nằm dòng hay cột Các bước thực hiện: - Bước 1: Nhập giá trị đầu vào cho giá trị dòng cột - Bước 2: Đánh dấu chọn ô bảng làm ô tham biến (thay cho giá trị đầu vào) LÝ THUYẾT_EXCEL 14 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER - Bước 3: Cài đặt công thức cho bảng Table theo nguyên tắc sau:  Nếu điều kiện (biến) nằm cột công thức cài đặt cột bên phải, ô bên cột giá trị đầu vào  Nếu điều kiện (biến) nằm dòng công thức cài đặt dóng bên ô bên trái dòng giá trị đầu vào Các điều kiện thống kê theo cột Ô cài đặt công thức Các Điều Kiện Thống Kê Ô tham biến cột Các điều kiện thống kê theo dòng: Các Điều Kiện Ô tham biến dòng Thống Kê Ô cài đặt công thức - Bước 4: Quét chọn vùng chứa ô công thức giá trị đầu vào (không quét ô tham biến) - Bước 5: Chọn Tab Data  Data Tools  What-If Analysis  Data Table…  Nếu giá trị đầu vào theo cột ô tham biến xác định mục Column Input Cell  Nếu giá trị đầu vào theo dòng ô tham biến xác định mục Row Input Cell - OK LÝ THUYẾT_EXCEL 15 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER  Table biến: (Dựa vào điều kiện để tính): Sử dụng ô bảng thống kê có chung công thức khác điều kiện Thường người sử dụng phải lập nhiều điều kiện, nhiều công thức để thực tính toán Với Table biến sử dụng công thức tính vùng điều kiện cho toàn bảng thống kê Các bước thực hiện: - Bước 1: Nhập danh sách giá trị đầu vào theo cột - Bước 2: Tại cột bên phải – ô bên trên, nhập danh sách giá trị đầu vào theo dòng - Bước 3: Chọn ô bảng làm ô tham biến thay cho giá trị đầu vào theo cột theo dòng - Bước 4: Lập vùng điều kiện (ngoài bảng) Gán cho ô cột chứa giá trị đầu vào bảng ô tham biến cột gán cho ô cột chứa giá trị đầu vào bảng ô tham biến dòng - Bước 5: Lập công thức ô giao giá trị đầu vào Ô cài đặt công thức Ô tham biến dòng Các điều kiện Ô tham biến cột - Bước 6: Quét chọn vùng chứa công thức điều kiện - Bước 7: Chọn Tab Data  Data Tools  What-If Analysis  Data Table…  Ô tham biến dòng mục Row Input Cell  Ô tham biến cột mục Column Input Cell  OK Thống kê liệu với PivotTable  Chức năng: Tổng hợp, tóm tắt phân tích liệu từ danh sách với nhiều góc độ nhiều cấp độ khác LÝ THUYẾT_EXCEL 16 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER  Thao tác:  Con trỏ phải đặt vùng bảng tính cần phân tích tổng hợp liệu  Trên Ribbon chọn Tab Insert  Chọn PivotTable  Hiển thị hộp thoại Create PivotTable  Trong mục Table/Range: Xác định vùng liệu  Chọn vị trí để hiển thị Pivot Table mục: Choose where you want the Pivot Table report to be placed:  New Worksheet: Hiển thị Pivot Table Sheet  Existing Worksheet: Hiển thị Pivot Table vị trí Sheet hành  OK Rút trích liệu theo điều kiện Cách 1: - Tạo vùng điều kiện gồm dòng: + 01 dòng chứa tiêu đề (Là tiêu đề cột cần quan tâm) + 01 dòng chứa điều kiện (Hoặc dòng chứa điều kiện) - Chọn Tab Data  Sort & Filter  Advanced: + Xác định khối liệu trong: List Range (Quét bảng liệu bao gồm dòng tiêu đề) + Xác định vùng điều kiện trong: Criteria Range + Chọn (đánh dấu mục) Copy to another location + Xác định vị trí vùng rút trích Copy to + OK Cách 2: - Bôi đen dòng tiêu đề sát với bảng liệu - Chọn Tab Data  Sort & Filter  Filter + Bạn thấy xuất biểu tượng lọc (mũi tên) bên phải cột Muốn rút trích theo điều kiện đặt cột nào, click chuột vào mũi tên bên phải cột đánh dấu chọn điều kiện cần trích lọc + Sau chọn, mẫu tin không thoả điều kiện bị che khuất (coi không tồn bảng tính), tên dòng thoả điều kiện chuyển sang màu xanh dương + Đánh dấu vùng liệu lọc  Click biểu tượng Copy + Đặt trỏ vị trí đưa kết lọc liệu tới  Paste Cách 3: Thực theo tiêu chuẩn công thức - Tạo vùng điều kiện gồm dòng - 01 dòng chứa tiêu đề có tên khác với tên cột bảng liệu - 01 dòng chứa điều kiện: Gán cho dòng thoả điều kiện rút trích (nếu thoả mãn cho kết TRUE; không thoả mãn cho kết FALSE) - Các thao tác lại cách Import & Export liệu LÝ THUYẾT_EXCEL 17 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM.COMPUTER  Import vào Excel từ file liệu kiểu TXT (Chuẩn bị liệu từ file TXT) - Mở bảng tính Excel cần Import liệu - Chọn Tab Data  Trong nhóm Get External Data  Chọn From text  Chọn tập tin cần Import liệu  Import (Dữ liệu Import hỗ trợ file với định dạng *.txt, *.prn, *.csv) - Start import at row: Xác định thứ tự dòng imiport (thông thường dòng số 1) - Next - Đánh dấu vào  Space : Cứ khoảng cách tạo thành cột Excel - Next - Finish - Trong cửa sổ Import Data xác định vị trí chứa liệu:  Existing worksheet: Dữ liệu import hiển thị sheet hành  New worksheet: Dữ liệu import hiển thị sheet  Export liệu Excel sang file có kiểu txt - Mở bảng tính cần Export liệu - Vào Tab File  Save As type: - File name: Nhập tên file (nếu cần) - Save as type chọn kiểu định dạng file: Unicode Text (*.txt) - Save  OK - Yes LÝ THUYẾT_EXCEL 18 [...]... làm ô tham biến (thay thế cho các giá trị đầu vào) LÝ THUYẾT _EXCEL 14 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER - Bước 3: Cài đặt công thức cho bảng Table theo nguyên tắc sau:  Nếu các điều kiện (biến) nằm trên cột thì công thức được cài đặt ở cột bên phải, ô bên trên của cột giá trị đầu vào  Nếu các điều kiện (biến) nằm trên dòng thì công thức được cài đặt ở dóng bên dưới ô bên trái của dòng... định trong mục Row Input Cell - OK LÝ THUYẾT _EXCEL 15 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER  Table 2 biến: (Dựa vào 2 điều kiện để tính): Sử dụng khi các ô trong bảng thống kê có chung một công thức nhưng khác nhau về điều kiện Thường người sử dụng phải lập nhiều điều kiện, nhiều công thức để thực hiện tính toán Với Table 2 biến chỉ sử dụng 1 công thức tính 1 vùng điều kiện cho toàn bộ bảng... FALSE) - Các thao tác còn lại như cách 1 9 Import & Export dữ liệu LÝ THUYẾT _EXCEL 17 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER  Import vào Excel từ file dữ liệu kiểu TXT (Chuẩn bị dữ liệu từ file TXT) - Mở bảng tính Excel cần Import dữ liệu - Chọn Tab Data  Trong nhóm Get External Data  Chọn From text  Chọn tập tin cần Import dữ liệu  Import (Dữ liệu Import chỉ hỗ trợ các file với định... trong Then by,… + OK LÝ THUYẾT _EXCEL 11 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER (Hoặc có thể sử dụng ký hiệu Sort A to Z hoặc Sort Z to A trong Tab Data) Lưu ý: Khi thực hiện sắp xếp theo dòng, sau khi theo 2 thao tác đầu tiên như trên  Chọn Options  Chọn mục Sort Left to Right  OK và tiếp tục thao tác còn lại như trên 3 Tính toán theo cấp bậc SUBTOTAL  Công dụng: Cho phép thực hiện việc...  Hàm tính tổng các tích trong 2 mảng tương ứng Dùng hàm: = SUMPRODUCT(mảng 1, mảng 2, ) LÝ THUYẾT _EXCEL 13 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER Ví dụ 1: =SUMPRODUCT(20,10,5)  1000 Ví dụ 2: Tính tổng tiền của bảng sau: 2 3 4 5 6 7 A Số lượng 10 20 30 60 Tổng tiền B Đơn giá 5 6 8 19 1,550  Công thức tại địa chỉ ô B7 =SUMPRODUCT(A3:A6,B3:B6) 5 Thống kê dữ liệu với Consolidate  Cách dùng:... trong mục Column Input Cell  OK 7 Thống kê dữ liệu với PivotTable  Chức năng: Tổng hợp, tóm tắt và phân tích dữ liệu từ các danh sách với nhiều góc độ và nhiều cấp độ khác nhau LÝ THUYẾT _EXCEL 16 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER  Thao tác:  Con trỏ phải đặt trong vùng bảng tính cần phân tích và tổng hợp dữ liệu  Trên thanh Ribbon chọn Tab Insert  Chọn PivotTable  Hiển thị hộp... mẫu tin khác trống thoả mãn điều kiện: - Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích) - Bước 2: Dùng hàm: =DCOUNTA( Bảng dữ liệu, Tiêu đề cột đếm, Vùng điều kiện)  Hàm tính giá trị lớn nhất trên một cột của vùng dữ liệu tại những dòng thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn: - Bước 1: Tạo vùng điều kiện (Giống thao tác rút trích) LÝ THUYẾT _EXCEL 12 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER. ..TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER Ví dụ: =LARGE({5,7,10,12,18},2)  12 V THỐNG KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1 Sử dụng công thức mảng  Ý nghĩa và cách dùng:  Mảng là tập hợp các phần tử có quan hệ độc lập với nhau Mảng bao gồm mảng 1 chiều và mảng 2 chiều:... hình chữ nhật bao gồm nhiều dòng, nhiều cột  Công thức mảng có thể trả kết quả là nhiều ô hay chỉ 1 ô Nếu kết quả trả về nhiều ô thì phải chọn các ô đó rồi mới nhập công thức  Kết thúc một công thức mảng: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter  Ưu điểm khi sử dụng công thức mảng:  Đảm bảo chính xác về kết quả  Tránh được việc xóa, thay đổi công thức (Công thức mảng không cho phép sửa, xóa)  Tính... liên kết dữ liệu - OK 6 Thống kê dữ liệu với chức năng Data Table Công dụng: Sử dụng khi các ô trong 1 khối có chung công thức tính toán nhưng các thành phần trong công thức khác nhau (thường phải lập công thức trong 1 ô và thực hiện copy tương tự)  Table 1 biến: (Dựa vào một điều kiện để tính): Các ô trong bảng được tính toán theo công thức mẫu tại dòng đầu tiên hoặc cột đầu tiên tuỳ theo các giá ... liệu 17 LÝ THUYẾT _EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER I THIẾT LẬP CÁC TÙY CHỌN FILE  OPTIONS Nhóm General: Thiết lập tùy chọn thông dụng Excel  Use Interface Options:... theo nhóm thông qua mạng máy tính Nhóm Advanced: Thiết lập tùy chọn nâng cao - Editing Options: Thiết lập cho việc nhập liệu LÝ THUYẾT _EXCEL TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER -... đầu vào) LÝ THUYẾT _EXCEL 14 TRƯỜNG TRUNG CẤP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TM. COMPUTER - Bước 3: Cài đặt công thức cho bảng Table theo nguyên tắc sau:  Nếu điều kiện (biến) nằm cột công thức cài đặt cột