Add in a tool soạn thảo và quản trị dữ liệu excel qua mạng, truy vấn dữ liệu trong bảng tính excel ths nguyễn duy tu

Công ty Cổ phần BLUESOFTS Add-in A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Truy vấn liệu bảng tính Excel Tác giả: ThS Nguyễn Duy Tuân Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng MỤC LỤC Giới thiệu Cài đặt chạy A-Tools Màn hình chức Add-In A-Tools Chức máy chủ (Excel Server) Khởi tạo máy chủ Mở file Excel (cơ sở liệu) chia sẻ Các vùng liệu CẦN ĐỊNH DẠNG trước chia sẻ mạng Tạo vùng liệu chia sẻ mạng Xây dựng danh sách nhóm, người dùng kết nối tới máy chủ Thiết lập quyền cho Nhóm người dùng .10 Quản trị danh sách người dùng kết nối 11 Sao lưu liệu 12 Thay đổi chế độ xem CSDL quyền .14 “Tạm dừng” “Tiếp tục” chạy máy chủ 15 Ngắt kết nối CSDL 15 Tắt máy chủ 15 Chức máy khách (Excel Client) 16 Kết nối tới máy chủ 16 Kết nối vào vùng liệu trong máy chủ 17 Quản trị danh sách người dùng kết nối 19 Các chức hỗ trợ soạn thảo cập nhật liệu lên máy chủ 19 Tùy chọn cho A-Tools 20 Ngắt kết nối tới máy chủ 22 Hướng dẫn truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel 23 Đặt tên vùng liệu bảng tính Excel (worksheet) 24 Tạo công thức BS_SQL “SQL Builder” 25 Hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL 27 Tạo DBKEY – Kết nối liệu bên 29 Truy vấn, nhận liệu từ máy chủ hàm BS_SQL() 30 Hướng dẫn chức khác A-Tools 31 Xem video hướng dẫn Add-In A-Tools 31 Xử lý lỗi A-Tools không khởi động Microsoft Excel 31 Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Giới thiệu A-Tools công cụ (add-in) chạy môi trường Microsoft Excel A-Tools có chức sau: Soạn thảo quản trị liệu qua mạng: Để chia sẻ tệp liệu Excel cho nhiều người dùng mạng, công cụ có phương pháp share full thư mục chứa file Excel (cách Excel) Theo cách này, máy mạng truy cập vào copy chí xoá hẳn tệp liệu Người chủ tệp Excel gửi trọn tệp mà khó che dấu sheets hay vùng liệu riêng Còn vấn đề khác cho người dùng truy cập vào vùng liệu có quyền: đọc, soạn thảo, giới hạn người kết nối, làm Với Add-In A-Tools cho phép soạn thảo quản trị liệu Excel qua mạng Công cụ cho phép người dùng quản trị liệu Excel qua mạng cách mạnh mẽ, kết nối bảng tính, vùng liệu qua TCP/IP (không phải share full thư mục), quản trị kết nối tới vùng liệu, phân quyền cho nhóm người dùng, liệu máy thay đổi máy khác mạng cập nhật (sau khoảng ~ mili giây) Truy vấn liệu động bảng tính: Tạo bảng liệu động việc sử dụng hàm với ngôn ngữ truy vấn sở liệu (CSDL) T-SQL Cho phép kết nối với CSDL bên bên Excel, Access, Foxpro, MS SQL, MySQL, Firebird,… vào bảng tính Excel Với công cụ SQL Builder giúp người dùng tạo công thức truy vấn liệu cách dễ dàng hiệu Người dùng tạo báo cáo bảng tính Excel có độ phức tạp cao, lọc theo nhiều điều kiện, liên kết với nguồn liệu khác nhau, đảm bảo độ xác, ổn định tốc độ xử lý nhanh Lập trình A-Tools: Ngoài giao diện người dùng, A-Tools hỗ trợ hàm API đối tượng COM BSNetwork để người phát triển ứng dụng lập trình kết hợp A-Tools nhằm khai thác tối đa lực A-Tools, tăng sức mạnh cho ứng dụng Nếu bạn muốn lập trình VBA A-Tools đọc tài liệu file “A-Tools Programming.pdf” Các chức phụ:   Tạo công thức thống kê kết hợp với nhiều điều kiện Chuyển đổi mã văn bản, số thành chữ, … Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Cài đặt chạy A-Tools Người dùng cần download/tải A-Tools theo địa đây:  A-Tools Pro – Phiên thương mại: http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/A-Tools_Pro.exe  A-Tools Free – Phiên miễn phí: http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/A-Tools_Free.exe Sau tải cài đặt A-Tools máy, Người dùng nhấp đúp chuột vào tệp tin cài đặt bình thường Lưu ý: người dùng phải đăng nhập Windows với quyền quản trị (Administrator) Khi cài đặt thành công, tất loại user chạy A-Tools Để chạy A-Tools, người dùng mở Microsoft Excel, chương trình mở xong, người dùng nhìn thấy menu A-Tools nằm gần cuối menu ngang Microsoft Excel Màn hình chức Add-In A-Tools Mở Microsoft Excel 2007 Chọn menu A-Tools người dùng thấy chức A-Tools hình Giao diện Microsoft Excel 2003 phiên thấp A-Tools chạy phiên Excel 2000/XP/2003/2007/2010 cao Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Chức máy chủ (Excel Server) Khởi tạo máy chủ Từ menu A-Tools, bấm chọn chức “Tạo máy chủ” + Tên máy chủ: máy khách (clients) kết nối tới máy tính phải sử dụng tên địa IP để kết nối + Tên người dùng: tên hệ thống cung cấp ban đầu “admin” Sau truy cập vào tên này, người dùng tạo lại danh sách tên truy cập + Mật khẩu: với tên “admin” mật để trống Chỉ người có tên truy cập (tài khoản) mật chạy chức máy chủ máy khách (Excel Network: Excel Server; Excel Client) Mở file Excel (cơ sở liệu) chia sẻ Từ menu A-Tools, chạy chức “Quản trị máy chủ” Khi hình ra, từ cửa sổ bên trái chọn mục “Cơ sở liệu”, hình bên phải xuất chức quản trị sở liệu Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Việc máy chủ chia sẻ liệu mạng việc tạo danh sách tệp liệu Excel + Thêm: thêm tệp CSDL Excel vào danh sách quản trị máy chủ + Gỡ bỏ: gỡ bỏ tệp CSDL khỏi danh sách quản trị máy chủ + C&A: chọn vùng liệu CSDL quản lý theo quy tắc quản trị báo cáo – “Checking and Approval”/ Chấp nhận Phê chuẩn + Xem: chọn, CSDL (workbook) nhìn thấy máy chủ, trường hợp khác bị ẩn + Tùy chọn xem: cho phép xem CSDL trạng thái: hoạt động; không hoạt động; tất + K hoạt động: viết tăt từ “Không hoạt động” Nếu tệp CSDL chọn máy tính mạng kết nối vào CSDL được, trừ cấp quyền từ máy chủ Các vùng liệu hình phân quyền bị ẩn CSDL bị chọn “K hoạt động” Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Các vùng liệu CẦN ĐỊNH DẠNG trước chia sẻ mạng A-Tools tự động cập nhật định dạng giá trị: số học, tiền, tỷ lệ %, ngày, Custom Format Tuy nhiên, định dạng kiểu giá trị Excel phong phú Để đảm bảo thống cao định dạng giá trị máy chủ máy khách, người dùng nên định dạng giá trị vùng liệu theo đặc trưng riêng kiểu giá trị Dữ liệu máy chủ sau định dạng cấu trúc bảng tính, kiểu giá trị, màu nền, màu chữ, font chữ, kẻ viền,… cho máy khách kết nối vào Nhiệm vụ máy khách kết nối, xem nhập giá trị Việc định dạng không tự động gửi lên máy chủ, có kiểu giá trị tự động định dạng nhiên người dùng nên tự định dạng kiểu giá trị trước máy chủ sau: chủ Nếu định dạng từ máy khách, muốn cập nhật lên máy chủ phải làm + Chọn vùng liệu cần gửi định dạng lên máy chủ + Nếu Excel 2003: vào menu A-Tools, chọn “Kết nối mạng”->”Cập nhật định dạng” + Nếu Excel 2007: vào menu A-Tools, chọn “Cập nhật liệu”->”Cập nhật định dạng” Tham khảo phần Các chức hỗ trợ soạn thảo cập nhật liệu lên máy Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Tạo vùng liệu chia sẻ mạng Trong hình “Quản trị máy chủ”, từ cửa sổ bên trái chọn tên tệp liệu, tên bảng tính (worksheet), hình bên phải xuất chức “Vùng cho phép kết nối” Các máy khách (clients) cấp quyền mở vùng liệu để soạn thảo + Thêm: thêm vùng chia sẻ Vùng chia sẻ A-Tools có ba loại: - Toàn Workbook, người dùng mở máy khách đọc mà không soạn thảo Bảng tính/Sheet, người dùng đọc soạn thảo liệu toàn bảng tính Vùng liệu/Range tập hợp ô liên tiếp khối vùng rời rạc, người dùng mở máy khách soạn thảo vùng cấp phát mà + Gỡ bỏ: gỡ bỏ vùng liệu khỏi danh sách chia sẻ + Tên vùng: vùng liệu đặt tên người dùng thảo + Địa chỉ: địa vùng bảng tính, phạm vi người dùng soạn + Tên Sheet: Tên sheet workbook + Ẩn cột: Chỉ cột ẩn chia sẻ Ví dụ: C:D,F,I:M - ẩn cột từ C->D, cột F, cột từ I->M Ví dụ: 3:4,5,I:M - ẩn cột từ C->D, cột F, cột từ I->M Có thể dùng số cột tên cột chữ + Ẩn dòng: Chỉ dòng ẩn chia sẻ Ví dụ: 16,17,18:22 - ẩn dòng 16, 17, 18->22 + Xác nhận: chọn, vùng liệu không sửa được, không in Nếu không chọn vùng liệu sửa Nguyên tắc thược CSDL chọn “C&A” – “Checking and Approval” /Chấp nhận Phê chuẩn Trường thông tin cho phép người dùng từ máy khách xác lập cấp quyền Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng + Phê chuẩn: chọn “Xác nhận” chọn vùng liệu không sửa phép in Nếu không chọn vùng liệu không in Nguyên tắc thược CSDL chọn “C&A” – “Checking and Approval” /Chấp nhận Phê chuẩn Trường thông tin cho phép người dùng từ máy khách xác lập cấp quyền + Tham chiếu: chọn, công thức vùng liên kết tới vùng liệu sheet khác workbook + Slg kết nối: A-Tools đếm số người kết nối vào vùng liệu + Slg kết nối: số người kết nối tối đa vào vùng liệu Giá trị -1 không giới hạn số người kết nối + K hoạt động: chọn, vùng bị khóa không cho phép người dùng kết nối tới Xây dựng danh sách nhóm, người dùng kết nối tới máy chủ Trong hình “Quản trị máy chủ”, từ cửa sổ bên trái chọn “Nhóm Người dùng”, hình bên phải xuất chức quản trị nhóm người dùng Chức cho phép người dùng tạo nhóm người dùng Chỉ người có tên truy cập mật khởi tạo máy chủ kết nối tới máy chủ chủ + K hoạt động: chọn, tên truy cập không phép kết nối tới máy Các tên người dùng có màu xanh, đỏ chọn “Đã kết nối” có nghĩa chúng kết nối tới máy chủ Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Thiết lập quyền cho Nhóm người dùng Trong hình “Quản trị máy chủ”, từ cửa sổ bên trái chọn “Thiết lập quyền sử dụng”, hình bên phải xuất chức phân quyền A-Tools thực việc phân quyền theo nhóm, người nhóm có quyền + Chỉ đọc: chọn, nhóm xem, không soạn thảo vùng liệu + Định dạng: chọn, nhóm phép chạy lệnh định dạng vùng tới máy chủ + Xem tất cả: chọn, nhóm xem thay đổi vùng xác định cột địa + Xác nhận: chọn, nhóm chạy chức “Xác nhận” để quản trị báo cáo Chức có hiệu lực CSDL vùng liệu chọn “C&A” + Phê chuẩn: chọn, nhóm chạy chức “Phê chuẩn” để quản trị báo cáo Chức có hiệu lực CSDL vùng liệu chọn “C&A” Khi người dùng từ máy khách, mở vùng liệu cấp quyền “Xác nhận”, “Phê chuẩn” bên máy khách có nút chọn “Xác nhận”, “Phê chuẩn” đáy hình + Lọc theo: lọc vùng liệu để phân quyền nhanh theo dạng Tất cả: tất vùng liệu Vùng loại Workbook: vùng kiểu workbook (cả file) Nếu chọn workbook (file) lọc vùng liệu thuộc workbook Các vùng theo chế xem: All/Active/Inactive “Server Manager” Chức cho phép lọc liệu nhanh, thao tác phân quyền cho workbook, cho nhóm nhanh thuận tiện Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 10 Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Kết nối vào vùng liệu trong máy chủ Sau kết nối tới máy chủ thành công, người dùng mở danh sách vùng liệu mà phép kết nối Việc người dùng sửa, xoá, định dạng vùng tuỳ thuộc vào quyền cấp nhóm Người dùng mở vùng liệu từ menu A-Tools chọn ”Quản trị máy khách” Để mở vùng, chọn vùng cần mở sau chọn nút “Mở vùng” A-Tools quản lý loại vùng:    Vùng địa - cho phép soạn thảo vùng địa định Vùng bảng tính – cho phép soạn thảo toàn bảng tính Vùng workbook – cho phép soạn thảo toàn workbook Lưu ý: Nếu tệp CSDL mà vừa có vùng địa vừa có vùng bảng tính vùng workbook người dùng mở vùng workbook xem mà không soạn thảo Quyền vùng phụ thuộc vào quyền vùng cấp cao Ví dụ quyền vùng địa phụ thuộc vào quền vùng bảng tính workbook Để đóng vùng mở, chọn vùng mở (có màu xanh) sau chọn nút “Đóng vùng” Nếu mở vùng liệu thành công, người dùng thấy vùng liệu hình Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 17 Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng + Nếu chọn nút “Xác nhận” người dùng khác mạng sửa in vùng liệu tùy theo quyền in + Nếu chọn nút “Phê chuẩn” người dùng khác mạng sửa in vùng liệu Chức “Xác nhận” “Phê chuẩn” có hiệu lực CSDL chọn “C&A” người dùng mua quyền chức “Quản trị báo cáo” A-Tools Pro Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 18 Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Khi máy tính kết nối vào mạng soạn thảo chung vào vùng liệu máy chủ http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/ExcelCaro.gif Quản trị danh sách người dùng kết nối Trong hình “Quản trị máy khách”, từ cửa sổ bên trái chọn “Danh sách người dùng kết nối”, hình bên phải xuất chức quản trị người dùng kết nối Từ danh sách người dùng chat với người có danh sách Những người có danh sách người kết nối tới máy chủ Các chức hỗ trợ soạn thảo cập nhật liệu lên máy chủ + Xem thay đổi: chọn, máy tính từ xa thay đổi giá trị địa ô máy người dùng chọn ô thông báo thay đổi Chức nên dùng người dùng cần theo dõi trỏ ô máy tính khác kết nối chung vùng liệu + Tự động cập nhật: chọn (ngầm định), người dùng thay đổi giá trị vùng kết nối máy chủ cập nhật Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 19 Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Nếu liệu soạn thảo không thiết phải cập nhật lên máy chủ người dùng nên bỏ chọn để đảm bảo tốc độ soạn thảo nhanh Khi cần cập nhật liệu lên máy chủ, cần chọn vùng liệu cần cập nhật, chọn “Cập nhật liệu” Nếu muốn cập nhật định dạng chọn “Cập nhật định dạng” Nếu muốn cập nhật giá trị lẫn định dạng, chọn “Cập nhật định dạng liệu” Tùy chọn cho A-Tools Từ menu A-Tools, chọn nút “Tùy chọn” hình “Quản trị máy chủ/khách” chọn mục “Tùy chọn” + “Chia sẻ Visual Basic for Application” – Máy khách sử dụng macro từ file máy chủ Chọn mục này, người quản trị máy chủ cần kiểm tra kỹ lưỡng trước cho người dùng kết nối! + “Mở CSDL máy khách yêu cầu”: chọn, khởi động máy chủ ATools không mở database dạng (active), database mở máy khách yêu cầu kết nối, máy khách ngắt kết nối máy chủ kiểm tra database xem máy khách kết nối không, không tự đóng database lại Tính tối ưu cho máy chủ, tiết kiệm nhớ RAM, tốc độ chạy nhanh Đây giải pháp tối ưu máy chủ Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 20 Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Lưu ý: chọn chức người dùng cần đảm bảo database thực mở bình thường, không đặt chế bảo mật tới việc mở, cấu trúc Nếu database (workbook) bị đặt mật mở bảo cấu trúc workbook A-Tools không làm việc + “Tự cập nhật công thức”: KHÔNG chọn, công thức sheet máy chủ không tự tính lại có thay đổi liệu, nhiên máy khách mở tính lại Đây giải pháp tối ưu máy chủ giúp máy chủ hoạt động nhanh nhẹ + “Ẩn Microsoft Excel khởi động”: chọn, tạo máy chủ hình Micrsoft Excel bị ẩn hoàn toàn, có biểu tượng nằm khu vực TrayBar – Đấy góc phải hình máy tính Có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng để chạy chức máy chủ + “Thêm sheets thêm workbook”: chọn, hình “Quản trị vùng kết nối”, thêm file vào máy chủ, A-Tools tự thêm cho bạn toàn sheet có file + “Số lượng máy kết nối tối đa”: xác định số máy khách phép kết nối tới máy chủ Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 21 Add-In A-Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng + “Thời gian cập nhật giá trị”: xác định thời gian mili giây cập nhật giá trị từ máy khách lên máy chủ Thiết lập chuẩn 100 mili giây + “Lưu tệp tự động dừng máy chủ”: chọn, tắt máy chủ toàn tệp Excel mà máy chủ quản lý tự lưu lại + “Lưu tệp sau n phút”: thiết lập, máy chủ tự lưu tệp chia sẻ định ký n phút lần + “Cổng kết nối (Port)”: cổng ngầm định A-Tools 1711 Vì lý cần thay đổi, bạn nhấp đúp chuột vào để thay đổi Để A-Tools chia sẻ liệu qua Internet, bạn cần phải dùng kỹ thuật mở cổng modem Nếu cần trợ giúp bạn liên hệ với phong hỗ trợ khác hàng Công ty cổ phần BLUESOFTS + “Cấp thư mục”: xác định cấp thư mục cửa sổ bên trái để tiện quản lý thư mục chưa CSDL máy chủ Để lưu thiết lập vào hệ thống bạn phải nhấp nút “Chấp nhận” Ngắt kết nối tới máy chủ Từ menu A-Tools, chọn “Ngắt kết nối” Để dễ dang thực hành với chức chia sẻ tệp Excel qua mạng A-Tools, bạn tham khảo video clip địa sau: http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/a-tools-truy-van-loc-soan-thao-va-quan-tri-du-lieuexcel-qua-mang/186-video-a-tools.html Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 22 Hướng dẫn truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel “SQL Builder” hàm “BS_SQL” A-Tools sử dụng hàm BS_SQL để lọc liệu làm báo cáo Hàm BS_SQL sử dụng câu lệnh T-SQL kết hợp với hàm A-Tools để lọc liệu làm báo cáo cách linh hoạt mạnh mẽ Dữ liệu móc nối từ nhiều bảng có quan hệ từ nhiều loại sở liệu (CSDL) khác như: Excel, Access, Foxpro, MS SQL, MySQL, Firebird, ….Mặc dù liệu lọc vào bảng tính Excel từ nhiều nguồn chúng liên kết với nhau, liệu gốc thay đổi báo cáo thay đổi theo Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel Đặt tên vùng liệu bảng tính Excel (worksheet) Trong bảng tính có nhiều vùng liệu, A-Tools lọc liệu từ vùng Ví dụ lọc lấy chứng từ sheet “KHO”, vùng liệu A3:K68 Đặt công thức: =BS_SQL("SELECT * FROM [KHO$A3:K68]") Nếu vùng liệu đặt tên KHO (=KHO!A3:K68) công thức sau =BS_SQL("SELECT * FROM KHO") Việc đặt tên đem lại hiệu sử dụng cao công thức Excel Với ATools, tên vùng KHO coi tên bảng (table) CSDL Excel Cách tạo tên cho vùng liệu Người dùng làm theo trình tự sau: + 1: Chọn vùng liệu + 2: Chọn menu “Formula” (Với Excel 2007 cao hơn) + Chọn menu “Insert->Name” (Với Excel 2003 thấp hơn) + 3: Chọn “Define Name” + Name: đặt tên vùng KHO + Refers to: địa tham chiếu Excel tự điền Sau nhập tên xong, nhấn nút “Ok” để hoàn tất Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 24 Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel Tạo công thức BS_SQL “SQL Builder” Từ menu “A-Tools” chọn “SQL Builder” Với Excel 2003 vào menu “A-Tools”->“Truy vấn liệu” chọn “SQL Builder” (1) DBKEY – Khóa kết nối: chọn CSDL DBKEY (mã kết nối với CSDL bên ngoài) Để kết nối với CSDL bên ngoài, người dùng phải tạo DBKEY, cách tạo hướng dẫn trang sau (2) Danh sách tên vùng tên bảng (table, query) liệu CSDL chọn (1) Người dùng nhấp đúp chuột kéo tên vùng liệu từ (2) sang (3) để làm nguồn liệu (3) Nối khóa quan hệ bảng (table) có (trong hình vẽ “MA_VLSPHH”) Chọn trường liệu để hiển thị làm điều kiện (4) + Output: chọn, trường liệu hiển thị + Expression: tên trường liệu biểu thức tính + Aggregate: chọn tên hàm thống kê: Sum; Count; Min; Max;… + Alias: đặt tên cho trường biểu thức “Expression” Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 25 Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel + Sort Type: chọn kiểu xếp tăng (Ascending) hay giảm (Descending) dần + Sort Order: đặt ưu tiên trường xếp + Grouping: chọn trường liệu nhóm theo Mục sử dụng người dùng định hàm thống kê “Aggregate” Tất trường định hàm thống kê ần chọn “Grouping” Criteria: mục đặt điều kiện lọc Người dùng dùng chuột để chọn liệu ô bảng tính làm điều kiện động, thực chất sử dụng hàm RANGE( ) (5) Sau thực mục trên, A-Tools tự động tạo câu lệnh T-SQL cho hàm BS_SQL Sau thiết lập xong, người dùng chọn nút “Tiếp tục” xuất hình + Tên bảng kết quả: A-Tools tự động tạo tên cho vùng kết + Tự động tạo tên cột: A-Tools tự đặt tên vùng theo cột vùng kết Những tên tạo sử dụng công thức Excel + Chèn dòng: chọn, bảng kết chèn dòng liệu sau trỏ Nếu không, liệu dẽ bị ghi đè lên + Địa đặt tham số SQL: ô chứa câu lệnh SQL Cần thiết sử dụng chuỗi lệnh SQL dài (số ký tự > 128 ký tự) + Địa ô/vùng đặt công thức: ô bảng tính chứa giá trị bảng kết Sau hoàn tất, chọn nút “Thực hiện” để A-Tools chạy hàm BS_SQL bảng tính Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 26 Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel Công thức có hàm BS_SQL tạo “SQL Builder” sau: =BS_SQL("SELECT DMHH.TEN, Sum(KHO.SLG) AS SLG FROM DMHH INNER JOIN KHO ON KHO.MA_VLSPHH = DMHH.MA_VLSPHH GROUP BY DMHH.TEN, KHO.LOAI_PHIEU HAVING KHO.LOAI_PHIEU = 'N'" , "INSERT=YES; AutoNames(THHH);") Hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL Hàm BS_SQL A-Tools hàm đa đặc biệt Kết trả hàm bảng liệu lọc theo điều kiện phức tạp, liệu móc nối với mà nguồn liệu từ nhiều loại CSDL khác Chỉ cần hàm BS_SQL, người dùng tạo loại báo cáo động Hàm BS_SQL có cấu trúc: BS_SQL(SQL [,OPTIONS]) + SQL: Là chuỗi khai báo câu lệnh truy vấn SQL SQL ngôn ngữ truy vấn CSDL Access, Foxpro, dBASE, SQLServer, Oracle… Câu lệnh SQL hàm BS_SQL phối hợp thêm hàm: RECNO, CELL, RANGE, DATA, GetOnce, FORMULA, FieldIf, VTC,…Nhờ phối hợp hàm khai báo SQL, hàm BS_SQL trả kết linh động + OPTIONS: Là tham số tuỳ chọn (có thể không có), tham số chuỗi, cho phép khai báo thêm tham số cho hàm, tham số ngăn cách dấu chấm phảy (;) Các tham số sử dụng OPTIONS bao gồm: DBKEY, HR, NAME, AUTONAMES, INSERT, SERVERSOURCE Có thể lập trình macro VBA để chạy kiện hàm BS_SQL, khai báo chạy macro thực tham số OPTIONS Các tham số khai báo sau: + Cho phép chạy macro trước cập nhật liệu vào bảng tính OnBeforeUpdate = YourMacro + Cho phép chạy macro sau liệu cập nhật OnAfterUpdate = YourMacro + Cho phép chạy macro nhấp đúp chuột vào vùng liệu (có hàm BS_SQL) OnDblClick = YourMacro + Cho phép chạy macro trỏ ô di chuyển OnSelectionChange = YourMacro + Cho phép chạy macro (hàm) để thay đổi giá trị trình nhận liệu từ kết truy vấn SQL OnGetValue = YourMacro Ví dụ: lấy toàn liệu sổ kho vào bảng tính Excel, sổ kho nằm tệp Access “Examble.mdb” kết nối với mã DBKEY MDB =BS_SQL(“SELECT * FROM KHO” , “DBKEY=MDB”) Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 27 Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel Tham số SERVERSOURCE dùng để lấy liệu từ máy chủ Ví dụ: =BS_SQL(“SELECT * FROM KHO” , “DBKEY=MDB; SERVERSOURCE=YES”) Công cụ “SQL Builder” giúp người dùng tạo công thức cho hàm BS_SQL cách dễ dàng, thông qua công cụ người dùng tự khai thác cách sử dụng hàm BS_SQL A-Tools cung cấp hàm BS_SQL để tạo báo cáo động, sử dụng ngôn ngữ truy vấn TSQL thêm nhiều thuộc tính mà có A-Tools bạn tạo báo cáo động với độ phức tạp cao mà lập trình Bạn cần đọc kỹ tài liệu A-Tools hàm BS_SQL để khai thác tốt A-Tools Câu lệnh SQL A-Tools thừa kế từ ngôn ngữ chuẩn T-SQL phát triển thêm hàm khai báo chuỗi SQL để làm báo cáo phức tạp Để khai thác cách dùng SQL A-Tools, người dùng nên đọc LẦN LƯỢT file thư mục cài đặt A-Tools Bai Bai Bai Bai - Huong dan su dung ham BS_SQL - Cac ham ho tro nhom ham Database Functions.xls Hàm CSDL (Database Functions).xls - Huong dan tao bao cao.xls Đọc thêm viết hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL đây: C:\A-Tools\Help\BS_SQL.htm Tệp “SoKeToanSQL.xls” chứa hệ thống sổ kế toán thiết kế hàm BS_SQL A-Tools chạy nhanh linh hoạt Xem hướng dẫn video đây: http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Help/DEMO/Index.htm Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 28 Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel Tạo DBKEY – Kết nối liệu bên A-Tools cho phép kết nối với CSDL ngoài: Access, Foxpro, MS SQL, MySQL,…Để kết nối vào Excel, người dùng phải tạo DBKEY Từ menu “A-Tools” chọn “SQL Builder” Với Excel 2003 vào menu “A-Tools”->“Truy vấn liệu” chọn “DBKEY - Thiết lập kết nối với CSDL bên ngoài” + DBKEY: mã kết nối Tên DBKEY sử dụng hàm A-Tools BS_SQL, BS_TABLE,… + Thêm: tạo thêm DBKEY (thêm kết nối) + Sửa: sửa lại thong số thiết lập DBKEY + Gỡ bỏ: gỡ bỏ DBKEY khỏi A-Tools Nếu DBKEY bị gỡ bỏ, công thức sử dụng tới DBKEY bị lỗi Ví dụ: Truy vấn liệu sổ kho, với loại chứng từ nhập ‘N’ 1) 2) Sổ kho nằm tệp mở =BS_SQL(“SELECT * FROM KHO WHERE LOAIPHIEU=’N’ ”) Sổ kho nằm tệp CSDL Access “Examble.mdb” Ta tạo DBKEY với tên MDB kết nối tới “Examble.mdb” =BS_SQL(“SELECT * FROM KHO WHERE LOAIPHIEU=’N’ ” , “DBKEY=MDB”) Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 29 Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel Truy vấn, nhận liệu từ máy chủ hàm BS_SQL() Khi máy chủ mở Từ máy khách dùng hàm BS_SQL với việc gán thuộc tính SERVERSOURCE=YES để nhận liệu từ máy chủ Giả sử máy chủ chạy mở workbook có vùng liệu tên “KHO” Cách viết hàm sau: =BS_SQL("SELECT * FROM KHO" , "SERVERSOURCE=YES") Nếu máy chủ quản lý sổ “KHO” CSDL Access kết nối mã DBKEY có tên "MDB" =BS_SQL("SELECT * FROM KHO" , "DBKEY=MDB; SERVERSOURCE=YES") Với hai ví dụ trên, thay lấy liệu máy khách, người dùng lấy liệu từ máy chủ Việc viết hàm BS_SQL() cách thức cũ cần thêm khai báo tham số OPTIONS SERVERSOURCE=YES Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 30 Add-In A-Tools Truy vấn (lọc) liệu bảng tính Excel Hướng dẫn chức khác A-Tools người dùng đọc địa sau: file:///C:/A-Tools/Help/Help.htm Thông tin chi tiết A-Tools mời bạn xem đây: http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Index.htm Xem video hướng dẫn Add-In A-Tools http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Help/DEMO/Index.htm Hướng dẫn kết nối liệu Excel qua mạng: http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Help/DEMO/A-Tools_Network/ATools_Network.html Xử lý lỗi A-Tools không khởi động Microsoft Excel http://www.bluesofts.net/Baiviet/Office/ExcelEnabledAddin/Index.html Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 31 [...]... www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 18 Add- In A- Tools Soạn thảo và Quản trị dữ liệu Excel qua mạng Khi các máy tính kết nối vào mạng thì có thể soạn thảo chung vào một vùng dữ liệu trong máy chủ http://www.bluesofts.net/Products/AddIns /A- Tools/Pics/ExcelCaro.gif Quản trị danh sách người dùng kết nối Trong màn hình Quản trị máy khách”, từ c a sổ bên trái chọn “Danh sách người... (CSDL) khác như: Excel, Access, Foxpro, MS SQL, MySQL, Firebird, ….Mặc dù dữ liệu được lọc vào bảng tính Excel có thể từ nhiều nguồn nhưng chúng được liên kết với nhau, dữ liệu gốc thay đổi thì báo cáo thay đổi theo Add- In A- Tools Truy vấn (lọc) dữ liệu trong bảng tính Excel Đặt tên vùng dữ liệu trong bảng tính Excel (worksheet) Trong bảng tính có nhiều vùng dữ liệu, A- Tools lọc dữ liệu từ các vùng... www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 30 Add- In A- Tools Truy vấn (lọc) dữ liệu trong bảng tính Excel Hướng dẫn các chức năng khác c a A-Tools người dùng có thể đọc tại đ a chỉ sau: file:///C: /A- Tools/Help/Help.htm Thông tin chi tiết mới nhất về A- Tools mời các bạn xem tại đây: http://www.bluesofts.net/Products/AddIns /A- Tools/Index.htm Xem video hướng dẫn Add- In A- Tools http://www.bluesofts.net/Products/AddIns /A- Tools/Help/DEMO/Index.htm... tin: nếu chọn, A- Tools sẽ tạo thư mục con c a CSDL được sao lưu Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 12 Add- In A- Tools Soạn thảo và Quản trị dữ liệu Excel qua mạng + Sao lưu Vùng & Quyền: nếu chọn, A- Tools sẽ sao lưu tất cả các vùng dữ liệu chia sẻ và các quyền c a nó + Các tệp tin sao lưu đặt "K... menu A- Tools, chọn “Ngắt kết nối” Để dễ dang thực hành với chức năng chia sẻ tệp Excel qua mạng bằng A- Tools, bạn có thể tham khảo các video clip c a chúng tôi tại đ a chỉ sau: http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem /a- tools -truy- van-loc-soan-thao-va-quan-tri-du-lieuexcel -qua- mang/186-video -a- tools.html Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail:... đang kết nối tiếp tục can thiệp vào máy chủ Cho phép những người dùng chat với nhau Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 11 Add- In A- Tools Soạn thảo và Quản trị dữ liệu Excel qua mạng Sao lưu dữ liệu Chọn nút “Sao lưu…” để mở chức năng “Sao lưu CSDL” TÙY CHỌN + Sao lưu thư mục con c a tệp tin:... c a máy tính khác đang kết nối chung một vùng dữ liệu + Tự động cập nhật: nếu chọn (ngầm định), khi người dùng thay đổi giá trị trong vùng kết nối thì máy chủ sẽ cập nhật ngay Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 19 Add- In A- Tools Soạn thảo và Quản trị dữ liệu Excel qua mạng Nếu dữ liệu soạn thảo. .. người có tên truy cập (tài khoản) và mật khẩu thì mới chạy được chức năng máy chủ và máy khách (Excel Network: Excel Server; Excel Client) Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 16 Add- In A- Tools Soạn thảo và Quản trị dữ liệu Excel qua mạng Kết nối vào vùng dữ liệu trong trong máy chủ Sau khi kết... http://www.bluesofts.net/Products/AddIns /A- Tools/Help/DEMO/Index.htm Hướng dẫn kết nối dữ liệu Excel qua mạng: http://www.bluesofts.net/Products/AddIns /A- Tools/Help/DEMO /A- Tools_Network/ATools_Network.html Xử lý lỗi khi A- Tools không khởi động cùng Microsoft Excel http://www.bluesofts.net/Baiviet/Office/ExcelEnabledAddin/Index.html Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net E.mail:... E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 22 Hướng dẫn truy vấn (lọc) dữ liệu trong bảng tính Excel “SQL Builder” và hàm “BS_SQL” A- Tools sử dụng hàm BS_SQL để lọc dữ liệu và làm báo cáo Hàm BS_SQL sử dụng câu lệnh T-SQL kết hợp với các hàm c a A-Tools để lọc dữ liệu và làm báo cáo một cách linh hoạt và mạnh mẽ Dữ liệu có thể móc nối từ nhiều bảng có quan hệ và có thể từ nhiều loại cơ sở dữ liệu ... chia sẻ tệp Excel qua mạng A- Tools, bạn tham khảo video clip đ a sau: http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem /a- tools -truy- van-loc-soan-thao-va-quan-tri-du-lieuexcel -qua- mang/186-video -a- tools.html... liệu Excel qua mạng Giới thiệu A- Tools công cụ (add- in) chạy môi trường Microsoft Excel A- Tools có chức sau: Soạn thảo quản trị liệu qua mạng: Để chia sẻ tệp liệu Excel cho nhiều người dùng mạng,. .. www.bluesofts.net E.mail: sales@bluesofts.net or tuanktcdcn@yahoo.com 18 Add- In A- Tools Soạn thảo Quản trị liệu Excel qua mạng Khi máy tính kết nối vào mạng soạn thảo chung vào vùng liệu máy chủ http://www.bluesofts.net/Products/AddIns /A- Tools/Pics/ExcelCaro.gif