vai trò của dự án và quản trị dự án trong một tổ chức, lựa chọn dự án, lựa chọn bộ máy lãnh đạo và tổ chức nhân sự cho dự án, lập kế hoạch cho dự án, quản trị các mâu thuẫn lợi ích và đàm phán

Các bước chuẩn bị cho việc lựachọn dự án• Xác định các mục tiêu của doanh nghiệp• Đánh giá từng mục tiêu trong mối quan hệ vớicác mục tiêu khác cho điểm Trang 9 Bài tập: Đánh giá mối li

CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ TRONG QUÁ

TRÌNH CHUẨN BỊ DỰ ÁN

TS Nguyễn Thị Việt Hoa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

2.1 Vai trò của dự án và quản trị dự án

trong một tổ chức

• Dự án ngày càng được sử dụng nhiều để đạtđược các mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng củacác tổ chức

• Quản trị dự án trở thành một công cụ quan

trọng giúp các tổ chức đạt được các mục tiêu

• Xu hướng cùng một lúc tiến hành nhiều dự án

có liên quan đến nhau (một danh mục dự án)

Thực trạng dự án

• Nhiều dự án thất bại hoặc phải đóng cửa giữa chừng.

• Nhiều dự án vượt quá tầm của một tổ chức.

• Nhiều dự án không có mối liên hệ gì tới chiến lược và các mục tiêu của tổ chức.

• Nhiều dự án thực tế chi vượt quá ngân sách dự kiến rất

nhiều.

• Phản ứng dây chuyền khi một dự án bị chậm kéo theo hàng loạt các dự án khác bị chậm.

• Sử dụng các nguồn lực của tổ chức không hiệu quả: dư

thừa hoặc thiếu hụt quá nhiều.

• Cần đánh giá lại vai trò của quản trị dự án trong các doanh nghiệp

2.2.1 Khái niệm lựa chọn dự án

Lựa chọn dự án là quá trình đánh giá các dự ánriêng lẻ hoặc các nhóm dự án để chọn ra mộthoặc một số dự án đưa vào triển khai nhằm

thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức

2.2.2.1 Các bước chuẩn bị cho việc lựa

chọn dự án

• Xác định các mục tiêu của doanh nghiệp

• Đánh giá từng mục tiêu trong mối quan hệ vớicác mục tiêu khác (cho điểm)

• Xác định các tác động có thể có của dự án đếnkhả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Bài tập: Đánh giá mối liên hệ giữa dự án với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Mục tiêu của DN

• Duy trì thị phần ở một số thị

trường.

• Cải tiến hình ảnh của doanh nghiệp

với một nhóm khách hàng hoặc đối

• Duy trì công việc cho một số nhóm

người lao động đặc biệt.

• Duy trì hoạt động của hệ thống ở

mức hoặc trên mức công suất nào

đó.

Dự án

2.2.2.1 Các yêu cầu đối với mô hình

lựa chọn dự án

• Thực tiễn (Realism)

• Hiệu quả (Capability)

• Linh hoạt (Flexibility)

• Dễ sử dụng

• Chi phí

Các chỉ tiêu liên quan đến sản xuất

• Tiến độ:

– Thời gian đến khi sẵn sàng để lắp đặt

– Thời gian dán đoạn trong quá trình lắp đặt

– Thời gian cho đến khi chạy hết công suất như dự kiến

– Thời gian và chi phí triển khai

• Tài sản cố định, qui trình công nghệ:

– Yêu cầu về sơ sở vật chất và trang thiết bị

– Độ an toàn của qui trình

– Các ứng dụng công nghệ khác

• Các yếu tố đầu vào thường xuyên:

– Yêu cầu về năng lượng

– Thay đổi về chi phí để sản xuất được 1 đơn vị đầu ra

– Thay đổi trong sử dụng nguyên liệu thô

– Tính sẵn có của các nguyên liệu thô

– Tác động đến các nhà cung cấp hiện tại

• Phế phẩm, hao phí

• Thay đổi chất lượng của đầu ra

Các chỉ tiêu Marketing

• Qui mô của thị trường đầu ra dự kiến

• Dự kiến thị phần của sản phẩm đầu ra

• Thời gian cần thiết để đạt đến thị phần dự kiến

• Tác động đến dòng sản phẩm hiện tại

• Mức độ chấp nhận của người tiêu dùng

• Tác động đến sự an toàn của người tiêu dùng

• Vòng đời dự kiến của sản phẩm đầu ra

• Khả năng có thêm các sản phẩm phụ

Các chỉ tiêu tài chính

• Doanh lợi, giá trị hiện tại thuần (NPV) của dự

án, IRR, PI

• Tác động đến dòng tiền

• Thời gian hoàn vốn

• Yêu cầu về tiền mặt

• Thời gian đến khi hòa vốn (điểm hòa vốn)

• Qui mô đầu tư

• Tính mùa vụ và chu kỳ

Bài tập về nhà buổi 2 – bài số 1

Một dự án có tổng vốn đầu tư dự kiến là 80.000 USD, trong đó 60.000 USD đầu tư mua sắm tài sản cố định, còn lại để trang trải nhu cầu vốn lưu động của dự án Dự kiến dự án Ɵến hành trong

5 năm Tài sản cố định của dự án được khấu hao đều và khấu

hao hết trong 5 năm Doanh thu hàng năm của dự án là 100.000 USD, tổng chi phí hàng năm (đã bao gồm chi phí khấu hao) là 70.000 USD Thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp

sẽ có thuế suất là 25%, r=10%.

Câu hỏi:

• 1 Hãy xác định thời gian hoàn vốn không tính đến hiện giá và thời gian hoàn vốn có tính đến hiện giá của dự án.

• 2 Hãy xác định các chỉ tiêu NPV, IRR, PI của ưự án.

• 3 Hãy tư vấn cho chủ đầu tư xem có nên thực hiện dự án

không? Tại sao?

15

Tỷ suất hoàn vốn bình quân (Average

rate of return)

• ARR = Lợi nhuận bình quân hàng năm/Tổng

vốn đầu tư

Bài tập về nhà buổi 2 – bài số 2

• Một chủ đầu tư dự kiến đầu tư vào một dự án với các dữ kiện về tài chính như

sau: Đầu tư mua sắm tài sản cố định với số tiền là 60 triệu USD (bỏ ra một lần khi mới thành lập dự án) Các tài sản cố định được khấu hao đều và hết trong vòng 5 năm (đây cũng chính là thời gian hoạt động của dự án) Sau 5 năm các tài sản cố định được thanh lý với giá 5 triệu USD Doanh thu hàng năm của dự án như sau:

• Tổng chi phí hoạt động hàng năm của dự án bằng 80% doanh thu (chưa kể chi phí

khấu hao) Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng cho dự án là 20% Nhu cầu vốn lưu động bằng 25% doanh thu và phải chuẩn bị sẵn từ năm trước Tỷ suất hoàn vốn mà chủ đầu tư yêu cầu là 10%.

• Câu hỏi:

1 Hãy lập bảng lưu chuyển tiền tệ của dự án.

2 Xác định tỷ suất hoàn vốn bình quân của dự án.

3 Xác định thời gian hoàn vốn, NPV, IRR và PU của dự án.

4 Tư vấn cho chủ đầu tư xem có nên đầu tư dự án này không? Tại sao?

17

Bài tập về nhà buổi 2

• Bài số 3: Đọc bài tập trang 48 “Project

management a managerial approach” 7th

Edition và trả lời câu hỏi sau: Tính các chỉ tiêuIRR, PI của dự án và bình luận về các chỉ tiêu

này

• Bài số 4 – 8: Bài tập từ 1 đến 5 trang 85 sách

“Project management a managerial approach”

7th Edition

Các chỉ tiêu nhân sự

• Yêu cầu về đào tạo

• Yêu cầu về kỹ năng làm việc

• Kỹ năng có sẵn của người lao động

• Thay đổi về qui mô của lực lượng lao động

• Yêu cầu giao tiếp trong và ngoài nhóm

• Ảnh hưởng đến điều kiện làm việc

Các chỉ tiêu hành chính và các chỉ tiêu khác

• Đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn của Chính phủ

• Đáp ứng các tiêu chuẩn về môi trường của Chính phủ

• Tác động đến hệ thống thông tin

• Phản ứng của nhà đầu tư và của thị trường chứng

khoán

• Bảo hộ bí mật thương mại và patent

• Tác động đến hình ảnh đối với khách hàng, nhà cung

cấp và đối thủ cạnh tranh

• Mức độ hiểu biết về công nghệ mới

• Năng lực quản trị nhằm định hướng và kiểm soát các

hoạt động mới trong qui trình

2.2.2.4 Các mô hình lựa chọn dự án

• Mô hình số hóa (numeric models)

– Mô hình doanh lợi – lợi nhuận (profitability/profit) – Mô hình tính điểm (scoring)

• Mô hình phi số hóa (nonnumeric models)

– Con bò thiêng (Sacred cow model)

– Theo yêu cầu của thực tiễn (The operating necessity model)

– Theo yêu cầu cạnh tranh (The competitive necessity model)

– So sánh lợi ích (The comparative benefit model)

Lưu ý khi sử dụng mô hình

• Mô hình không ra quyết định – con người mới

là chủ thể ra quyết định và chịu trách nhiệm

về các quyết định của mình

• Mô hình dù có phức tạp đến mấy cũng chỉ

phản ánh được một phần thực tế

Mô hình doanh lợi/lợi nhuận

• Thời gian hoàn vốn (Payback period)

• Tỷ suất hoàn vốn bình quân (Average rate of return)

• Dòng tiền chiết khấu (discounted cash flow)

– Bảng lưu chuyển tiền tệ

– Giá trị hiện tại thuần (NPV)

– Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR)

– Chỉ số doanh lợi (PI)

• Các mô hình doanh lợi/lợi nhuận khác:

– Phân tích từng yếu tố của bảng lưu chuyển tiền tệ

– Thêm phân tích rủi ro

– Đánh giá cả tác động của dự án đến các dự án khác hoặc các hoạt động của tổ chức

Thời gian hoàn vốn (Payback period

hoặc payout period)

• Thời gian hoàn vốn của một dự án đầu tư làkhoảng thời gian cần thiết để tổng thu nhậpcủa dự án trong khoảng thời gian đó đủ bù

đắp tổng vốn đầu tư bỏ ra cho cả vòng đời dựán

1 Xác định các chỉ tiêu NPV, IRR, PI và DPP của 3 dự án này.

2 Hãy tư vấn cho chủ đầu tư xem nên chọn dự án nào và tại sao? Biết tỷ suất sinh lợi

mà chủ đầu tư yêu cầu là r=10%.

Bài tập – Lựa chọn dự án

29

Bài tập – Lựa chọn dự án đầu tư

NPV

C (1000 USD) n (năm)

A 255.86 24.04% 1.26 2.33 1,000.00 3

B 5,334.93 20.00% 1.53 7.05 10,000.00 8

C 3,137.55 17.43% 1.29 5.64 11,000.00 8

30

Đánh giá về mô hình doanh lợi/lợi

• Kết quả của mô hình rất quen

thuộc với người ra quyết định;

• Cho các kết quả là các giá trị

• Mô hình IRR có thể cho nhiều kết quả.

• Tất cả các mô hình đều rất nhạy với những sai sót về dữ liệu đầu vào của những năm đầu của

dự án.

• Tất cả các mô hình có tính đến hiện giá thường không phải là tuyến tính, tác động của việc thay đổi hoặc sai sót của các biến thường khó ước lượng.

• Tất cả các mô hình đều phụ thuộc vào việc xác định bảng lưu chuyển tiền tệ nhưng bản thân khái niệm dòng tiền không được xác định rõ ràng.

Mô hình tính điểm

• Mô hình các yếu tố 0-1 không trọng số (The

unweighted 0-1 factor model)

• Mô hình tính điểm các yếu tố không trọng số(The unweighted factor scoring model)

• Mô hình tính điểm các yếu tố có trọng số (The weighted factor scoring model)

• Mô hình tính điểm yếu tố có trọng số có ràngbuộc (The constrained weighted factor scoring model)

Mô hình các yếu tố 0-1 không trọng số (The unweighted 0-1 factor model)

Không giảm chất lượng của sản phẩm cuối cùng *

Ảnh hưởng đến các tiêu chuẩn môi trường *

Tỷ suất hoàn vốn sau thuế trên 15% *

Lợi nhuận hàng năm dự kiến hơn 250.000 USD *

Ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty

Mô hình danh mục các công việc cần

kiểm tra (Checklist Model)

Danh mục các công việc cần kiểm tra là danh sách các chỉ tiêu để đánh giá các dự án.

Cần có sự thống nhất về các chỉ tiêu đánh giá

Giả thiết tất cả các chỉ tiêu có tầm quan trọng

như nhau

Mô hình này phù hợp để ghi lại các ý kiến và

khuyến khích tranh luận

Mô hình tính điểm các yếu tố không trọng số (The unweighted factor

Bài tập – Lựa chọn dự án đầu tư

NPV

C (1000 USD) n (năm)

A 255.86 24.04% 1.26 2.33 1,000.00 3

B 5,334.93 20.00% 1.53 7.05 10,000.00 8

C 3,137.55 17.43% 1.29 5.64 11,000.00 8

37

Thang điểm cho từng yếu tố: cách đơn

giản

• Thang điểm cho NPV?

• Thang điểm cho IRR?

• Thang điểm cho PI?

• Thang điểm cho T?

Tổng hợp điểm cách đơn giản

Thang điểm cho từng yếu tố: cách

phức tạp

• Thang điểm cho NPV?

• Thang điểm cho IRR?

• Thang điểm cho PI?

• Thang điểm cho T?

Điểm số cho từng yếu tố cách phức tạp

Mô hình tính điểm các yếu tố có trọng

số (The weighted factor scoring model)

 = ∑ +

là tổng điểm của dự án thứ 

 à để ủ !ự á"  #$%& $ỉ #ê) *

+ à #,ọ" ố ủ $ỉ #ê) *

Điểm số cho từng yếu tố (đã có trọng số)

Công việc cần triển khai trong mô hình

tính điểm các yếu tố có trọng số

• Lựa chọn một bộ tiêu chí để đánh giá dự án

• Lượng hóa tầm quan trọng của mỗi tiêu chí

Phương pháp tính trọng số

• Kỹ thuật Delphi của Brown và Dalkey sử dụng

ở công ty RAND trong những năm 1950, 1960

• Phương pháp so sánh liên tiếp hoặc so sánhcặp đôi (successive hoặc pairwise

comparisions) của Khorramshahgol, Azina vàGousty năm 1988

• Quy trình phân tích theo phân lớp (Analytic Hierarchy Process – AHP) của Saaty (1990):

phần mềm Expert Choice

Kỹ thuật Delphi

• Là kỹ thuật sử dụng ý kiến của chuyên gia

• Mục tiêu ban đầu của việc nghiên cứu là nhằmthu được sự thống nhất với độ tin cậy cao

nhất ý kiến của một nhóm chuyên gia thông

qua việc tiến hành một loạt các bảng hỏi có

kiểm soát với các chuyên gia

Hai hình thức của qui trình Delphi

• Giấy và bút chì hay còn goi là “Bài tập Delphi”: Một nhóm nhỏ các chuyên gia sẽ thiết kế ra 1 bảng hỏi để gửi cho một nhóm đông người hơn trả lời Sau mỗi lần trả lời, câu trả lời

sẽ được tổng hợp và bảng tổng hợp được phát lại cho

những người trả lời để họ xem xét lại câu trả lời của mình

so với câu trả lời của cả nhóm Như vậy, những người trả lời

sẽ có ít nhất 1 cơ hội để đánh giá lại câu trả lời đầu tiên của mình sau khi đã được biết câu trả lời của cả nhóm Sau mỗi lần như vậy, người ta kỳ vọng sẽ giảm mức độ khác nhau giữa các câu trả lời và cuối cùng sẽ thu được câu trả lời

chính xác cho mỗi câu hỏi.

• Thảo luận Delphi (Delphi conference): Máy tính sẽ thay thế các chuyên gia trong việc tổng hợp và công bố các câu trả lời cho những người tham dự biết.

Nghiên cứu tình huống

• Một công ty được thành lập từ năm 1960 chuyên sản xuất các thiết

công ty có duy trì được các dòng sản phẩm cũ và có tạo thêm được

hưu Một công ty tư vấn đã xây dựng cho công ty một kế hoạch chi tiết để đảm bảo công ty sẽ tiếp tục thành công trong tương lai mà không cần đến người sáng lập Kế hoạch này được triển khai trong 5 năm và sẽ thay thế cách quản lý kiểu trực quan và bằng kinh

hơn

• Ban Giám đốc cần chọn 1 người để lãnh đạo công ty trong quá trình chuyển đổi theo kế hoạch của công ty tư vấn Người lãnh đạo mới

sẽ phải ra nhiều quyết định và tiến hành nhiều hành động rất khác

http://en.wikipedia.org/wiki/Talk:Analytic_Hierarchy_Process/Example_Leader

Mục tiêu của dự án?

• Chọn lãnh đạo mới

Tiêu chí chọn

Chọn lãnh đạo mới

Tiêu chí lựa chọn

Chọn lãnh đạo phù hợp

Kinh nghiệm Trình độ Tuổi

Khả năng thu hút, gần gũi nhân viên

Lý do chọn các tiêu chí trên

• After much thought and discussion, we have identified four criteria

to be used in choosing the person to guide us through the

upcoming period of change: Experience, Education, Charisma and Age Experience is important because the job requires skills and

who didn’t finish high school, the times demand that our new

leader have an appropriate university education Since the new

leader will have to keep us all motivated during a difficult period of change, we prefer someone with an active, charismatic leadership

will need to have an appropriate career path after stepping down

five years from now — Board of Directors, Letter to Employees and Shareholders

Cách đo lường các tiêu chí

Kinh

Khả năng

Cách đo lường các tiêu chí

• Experience: The leader will implement a wide-ranging plan that involves major changes to a successful business This work requires skills, knowledge, wisdom, and judgment that are usually present only in

seasoned executives Furthermore, the company is so complex and specialized that only direct experience inside it can equip a prospective leader for his job Outside experience is also important, since it provides

perspective and a view of the larger picture

• Education: The leader needs to have a good education , preferably with a recent MBA or engineering

degree Our founder is a self-made man who didn’t finish high school He created a successful company that relies strongly on his personal insights and “seat-of-the pants” judgment But when he retires and we move into a more complex future , we need to become more thoughtfully run Having an educated leader

is vitally important to this Education is also important because our employees, particularly the technical staff , are hungry to have it in their leader Though they love and respect “the Old Man,” they have often been frustrated by his lack of appreciation for today's tools of business, engineering, and manufacturing.

• Charisma: As implementation of the plan proceeds, the leader will need to overcome people’s natural resistance to change We think he will often need to wield influence on the basis of his personal charm and appeal, rather than on talk, logic, or authority alone We have called this charm and appeal

“charisma” It will be an important factor in the leader’s ability to implement the plan.

• Age: The leader will be expected to step down five years from now For his benefit and ours, we need to consider how old he will be at that time If he is at or near retirement age, he can just retire , possibly

remaining with us in a consulting capacity If he is younger, he will have more years to work, but there will likely be no place for him in our company Based on his success as our leader, he might or might not be easily employable elsewhere He could possibly join a competitor and take key people with him , in spite of any non-compete agreements we might negotiate.

The leader's age also affects his ability to interact with our workforce Many of the people involved with our important legacy products are over age 55 Most of those connected with our newer products are in their 20’s and 30’s It is important that the leader is able to relate to both these age groups, and that they are able to accept his leadership.