BỘ KHOA HOC, CONG NGHE VA MOI TRƯỜNG
VIỆN NGHIÊN CỨU CHIẾN LƯỢC VÀ CHÍNH SÁCH KH&CN
BÁO CÁO KHOA HỌC
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU CAP CO SO
Hoàn thiện khung phân loại chuyên ngành
Chiến lược phát triển và chính sách Khoa học- Công nghệ
Xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục sách
thư viện theo khung phân loại hoàn thiện
Chủ nhiệm dé tai:
Pts Lé Dinh Tién Don vi thuc hién:
Ban Thông tin-Tu liéu và Thư viện
Hà Nội - 8/1998
Trang 2
Er xxx T la”) = >, =j I H H.1 H2 HY HI.1 1H.2 Phần II L 1.1 12 1.3 H 1L1 M2 IH, IH.1 IH.2 IV 1V.I1 IV.2 IV.3 V In ~- MỤC LỤC Mở đầu
Sự cần thiết hình thành đề tài nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu Nội dung nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu
Cấu trúc của Báo cáo kết quả nghiên cứu Kết quả thực hiện đề tài
Những người tham gia thực hiện đề tài
Hoàn thiện khung phân loại của Thư viện
Viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách KH&CN
Nguyên tắc chung về phân loại
Một số cách phân loại thông dụng
Hai dạng phân loại tổng quát
Hai dạng phân loại thơng dụng
Hồn thiện khung phân loại của Thư viện
Viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách KH&CN
Căn cứ lựa chọn và xây dựng khung phân loại của Thư viện
Hoàn thiện khung phân loại của Thư viện Cấu trúc và hướng dẫn sử đụng CSDL SCL Các phương tiện đảm bảo Đảm bảo phần cứng Đảm bảo chương trình So sánh khả năng của ISIS for Windows với ISIS - MSDOS Cấu trúc CSDL SCL
Các file cấu trúc của CSDL SCL,
Cài đặt hệ thống trên máy vi tính
Nướng dẫn mô tả sách và điên phiếu nhập máy
Quy định chung
Qui định mô tả nội dung theo các yếu tố
Hướng dẫn tìm tin trong CSDL SCL
Mô tả các bước vào CSDL SCL,
Trang 3: : : MỞ ĐẦU
1 Sự cần thiết hình thành đề tài nghiên cứu
Ngày nay tín học nói riêng và công nghệ thông tin nói chung đang phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi trong mọi mặt của sản xuất và đời sống xã hội Những ứng đụng rộng rãi của công nghệ thông tin trong công tác
thông tin, tư liệu và các hoạt động của thư viện, đang mở ra những khả năng mới _về trao đổi thông tin, cũng như nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động trong lĩnh vực này Trên thế giới cũng như trong nước, hầu hết các thư viện đã được tin
học hoá, nhiều loại cơ sở dữ liệu đã được hình thành, việc nối mạng nội bộ cũng
như Internet đang ngày càng phổ biến, mở ra khả năng khai thác thông tin ngày càng thuận lợi, mở rộng phạm vi khai thác, mở rộng đối tượng sử dụng, hướng
tới nhu cầu dùng tin một cách đa dạng và hiệu quả hơn
Thư viện Viện nghiên cứu chiến dự báo và chiến lược KH&CN (nay là
Viện nghiên cứu chiến lược và chính sách KH&CN) được hình thành từ những năm cuối thập kỷ 80 Từ năm 1990 Ban thông tin - tư liệu Viện Nghiên cứu Dự
báo và Chiến lược KH-CN đã xây dựng đề tài nhánh trong Chương trình 60-UB
"Xây dựng khung phân loại sử dụng trong các thư viện chuyên ngành về chiến
lược phát triển và chính sách khoa học & công nghệ” Khung phân loại này nhằm mục đích sử dụng cho các thư viện chuyên ngành (special libraries) phục vụ việc nghiên cứu về chiến lược phát triển và chính sách khoa học-công nghệ ở
Việt Nam Cho đến nay khung phân loại này vẫn được áp dụng cho thư viện của Viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách KH-CN
Trong thời gian đầu, vì số lượng sách, tư liệu còn ít nên khung phân loại chỉ dừng lại ở cấp II Hơn nữa, trong quá trình sử dụng khung phân loại này, thấy cần thiết phải có sự điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với những thay đổi mới (về tên nước, phân chia các hệ thống XHCN, TBCN, .) và chỉ tiết đến cấp HI để bao quát hết những khía cạnh chiều sâu của tài liệu Sự điểu chỉnh bổ sung này hướng tới một khung phân loại có tính ổn định tương đối lâu dài và lược bỏ
những chỉ tiết có tính thay đổi
Từ tháng 6/1996, do có sự hợp nhất giữa hai Viện (Viện Quản lý Khoa học và Viện Nghiên cứu Dự báo và Chiến lược KH-CN) nên hai thư viện cũng được hợp nhất Do đặc điểm lịch sử, thư viện Viện Quản lý Khoa học trước đây không có khung phân loại và không áp dụng phân loại sách, báo, tự liệu, nên
Trang 4TT HH vả xá
hiện nay không thể tra cứu dé sử dụng được (hiện có khoảng 2000 đầu sách chưa
được phân loại)
Để có thể quản lý cũng như tìm kiếm, tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng thuận tiện, phục vụ cho cán bộ nghiên cứu của Viện, đòi hỏi công tác nghiệp vụ của thư viện phải được tin học hoá trên cơ sở một khung phân loại
hoàn chỉnh
Xuất phát từ những vấn dé nêu trên, Ban Thông tin - Tư liệu - Thư viện đề xuất đề tài nghiên cứu có tên như dưới đây
Hoàn thiện khung phân loại chuyên ngành về Chiến lược Phát triển và Chính
sách Khoa học- Công nghệ Xây dựng cơ sở đữ liệu thư mục sách thư viện theo khung phân loại đã hoàn thiện
2 Mục tiêu nghiên cứu:
Đây là một để tài nghiên cứu ứng dung, vận dụng những kiến thức về phan
loại tài liệu trên thế giới để xây dựng và hoàn thiện khung phân loại tài liệu của một thư viện chuyên ngành về chiến lược phát triển và chính sách KH&CN,
đồng thời ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật trong tin học để nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ và quản lý của thư viện nhằm đáp ứng những nhiệm vụ nghiên của Viện nghiên cứu chiến lược và chính sách KH&CN Đề tài nhằm hai
mục tiêu chính sau đây:
1 Hoàn thiện khung phân loại chuyên ngành về chiến lược phát triển và chính sách KH&CN hiện có
.2 Tin học hoá hoạt động nghiệp vụ thư viện của Viện: xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục sách thư viện theo khung phân loại đã hoàn thiện
3 Nội dung nghiên cứu:
1 Hoàn thiện khung phân loại chuyên ngành về chiến lược phát triển và chính
sách KH&CN hiện có
2 Thiết kế, xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục sách của thư viện theo khung phân
loại đã hoàn thiện
3 Viết báo cáo khoa học kết quả nghiên cứu Những công việc triển khai thực tiễn:
4 Phân loại số sách của thư viện chưa được phân loại theo Khung phân loại hồn thiện
Trang 5CƠ 4 mm ge COO TRO i nell an BE ned
6 Cập nhật số lượng sách đã xử lý vào cơ sở dữ liệu 7 Đưa CSDL vào khai thác sử dụng
4 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, những phương pháp sau đây đã được áp dụng:
- Thu thập phân loại và phân tích tài liệu về các phân loại thư viện hiện có ở Việt Nam và trên thế giới
- $o sánh và liên hệ điều kiện thực tế để lựa chọn cách phân loại tài liệu phù hợp
- Phân tích hệ thống và thiết kế cấu trúc cơ sở đữ liệu trên cơ sở yêu cầu tìm kiếm thông tin một cách có hiệu quả
- Phân tích và lựa chọn phần mêm cơ sở thích hợp để thiết kế và xây dựng chương trình quản trị CSDL trên cơ sở cấu trúc CSDL, đã xây dựng
- Nghiên cứu các quy định chuẩn để thiết lập hệ thống từ khoá cho các tài
liệu của CSDL (phục vụ cho việc tầm tin)
5, Cấu trúc của báo cáo kết quả nghiên cứu
Báo cáo kết quả nghiên cứu của đề án bao gồm những phần sau đây:
Mở đầu
Phần L Hoàn thiện Khung Phân loại của Thư viện
Viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách KH&CN 1 Nguyên tắc chung về phân loại
1I Một số cách phân loại thông dụng
II Hoàn thiện Khung phân loại của Thư viện Viện Nghiên cứu Chiến
lược và Chính sách KH&CN
Phần H Cấu trúc và hướng dẫn sử dụng cơ sở dữ liệu SCL I Các phương tiện đảm bảo
II Cấu trúc cơ sở đữ liệu SCL
1H Hướng dẫn mô tả sách và điền phiếu nhập máy 1V Hướng dẫn tìm tin trong CSDL SCL
Trang 66 Kết quả thực hiện Đề tài
Kết quả thực hiện đề tài gồm:
e Một khung phân loại thư viện chuyên ngành về Chiến lược phát triển và
chính sách KH&CN đã được hoàn thiện, chỉ tiết đến lớp 3
e 1600 đâu sách thuộc kho sách của thư viện Viện quản lý khoa học trước đây
đã được sắp xếp vật lý, xử lý thông tin và đưa vào phiếu tra sách theo khung
phân loại mới
ø Xử lý 1000 phiếu tiền máy, gồm: tóm tắt các thông tin cơ bản về sách, soạn thảo hệ thống từ khoá về nội dung cũng như các thông tin liên quan khác để
t
› | phục vụ cho việc tìm kiếm từ CSDL trên máy tính
| e Cap nhat 1000 déu sách đã xử lý vào CSDL trên máy tính của Ban
e _ Một CSDL về thư mục sách của Thư viện theo khung phân loại đã hoàn thiện, Ị đã được cài đặt trên máy tính của Ban TT-TL-TV với 1000 đầu sách đã được : cập nhật với các thông tin tóm tắt tổng hợp (nội dung, nhà xuất bản, năm xuất P t ban, tác giả, từ khoá, .) có thể đưa vào khai thác và đưa vào nối mạng nội bộ
‘ trong tương lai
«_ Một báo cáo kết quả nghiên cứu của đề tài
: e Một đội ngũ cán bộ của Ban đã được đào tạo, thực hành, làm chủ, vận hành
và có khả năng tiếp tục phát triển CSDL, đã được xây dựng; mối quan hệ hợp
tác chuyên môn giữa Ban với các chuyên gia trong và ngoài Viện
se Đặc biệt chú ý là đề tài đã ứng dụng kỹ thuật mới nhất của phần mềm CDS/ISIS For Windows do UNESCO đưa ra tháng 1/1998 và chuyển giao cho
' Việt Nam vào tháng 6/1998 với việc sử dụng bộ phông tiếng Việt chuẩn quốc
gia
Trang 7
7 Những người tham gia thực hiện đề tài
Đề tài do Ban Thông tin - Tư liệu - Thư viện thực hiện với sự tham gia
cộng tác của một số cán bộ khoa học bên ngoài viện, gồm: Pts Lé Đình Tiến Ks Tống Thị Liên Hương Ks Nguyễn Văn Phú Cn Dương Thu Hiền Bùi Thị Tố Tâm Cn Bùi Thị Duyên Hồng Đỗ Thị Ngọc Yến Ks Hoàng Quốc Tri Ks Dang Mộng Lân eo oe ND YW FY PY 10.Pts Bùi Quốc Khánh
11.Pis Nguyễn Thu Thao
Chủ nhiệm ĐT Ban TT-TL-TV, Viện NISTPASS Thư ký ĐT Cộng tác viên Cộng tác viên Cộng tác viên Cộng tác viên Cộng tác viên Cộng tác viên Cộng tác viên Cộng tác viên Cộng tác viên
Ban TT-TL-TV, Viện NISTPASS
Ban TT-TL-TV, Viện NISTPASS Ban TT-TL-TV, Viện NISTPASS
Ban TT-TL-TV, Viện NISTPASS
Trang 8ow
PHAN I HOAN THIEN KHUNG PHAN LOAI CUA THU VIEN
VIEN NGHIEN CUU CHIEN LUGC VA CHINH SACH KH&CN
1L NGUYÊN TÁC CHUNG VỀ PHÂN LOẠI
Khi các tài liệu của một thư viện hay trung.tâm thông tin đạt tới một quy
mô nào đó (khoảng 1000 quyển sách và còn tiếp tục tăng), các tài liệu này cần được sấp xếp ;heo một hệ thống nào đó để người đọc có thể tìm ra được tài liệu có thông tin cần thiết một cách có kết quả và không chậm trễ Trong lịch sử, các
thư viện đều đã có hệ thống (khung) phân loại loại này hay loại khác để sắp xếp
các tài liệu của mình sao cho thuận tiện nhất cho việc phục vụ yêu cầu tìm tin của bạn đọc
Khi đã có khung phân loại, không phải bản thân tài liệu (trừ loại "accès
libre" - tự chọn) sẽ được sắp xếp theo khung đó, mà chỉ là đại điện của nó hoặc bản mô tả tài liệu là được sắp xếp theo khung phân loại Bản mô tả đó là các phiếu thư mục trong đó tài liệu được mô tả theo những quy tắc nhất định, thí dụ
như phải có tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất bản, nơi xuất bản, độ dày của tài
liệu, ít nhất là như vậy Chỉ tiết hơn, trong bản mô tả tài liệu có thể có thêm một số chỉ tiết về tài liệu như chú thích, tóm tắt, mô tả đầy đủ các bài trong một cuốn sách đa đề mục, v.v Các phiếu thư mục này xếp trong ứ¿ phiếu Còn bản thân tài liệu thì xếp trong các giá sách theo trật tự sách nhận được rước sau va theo kích thước của sách (to, vừa, nhỏ) để tiện đóng giá sách tương ứng với các kích thước đó (nếu không sẽ lãng phí không gian khi sách nhỏ xếp vào giá dành cho sách to) Trên phiếu thư mục có ghi địa điểm của tài liệu (mã kho) trong các giá sách để có thể tìm ra sách trên giá theo cách xếp vật chất
Có nhiều khung phân loại khác nhau đã quen thuộc trên thế giới mà các
thư viện có thể sử dụng nếu như các tài liệu được quan tâm thu thập của thư viện
xét ra phù hợp với các khung đó Nếu không (chủ yếu là các thư viện nhỏ hay
chuyên ngành hẹp), thư viện cần phải xây dựng khung phân loại riêng của mình,
song, tất nhiên, cũng tham khảo các khung tương tự đã có Các tiêu chí của một khung phân loại tốt là:
- Đầy đủ: Tính đến các kiến thức trong tất cả các tài liệu được thu thập hoặc sẽ thu thập theo mục tiêu phục vụ lâu dài của thư viện
- Có phương pháp: Sự phân loại theo các chủ đề là rõ ràng, chặt chế; ngoài
ra, liên hệ giữa các chủ đề phải logic và hiểu được
- Linh hoạt: Có thể đưa thêm các chủ để mới mà không phá vỡ cấu trúc
của phân loại đã xác định
Trang 9Il MOT SỐ CÁCH PHÂN LOẠI THÔNG DỤNG
H1 Hai dạng phân loại tổng quát:
Có hai loại lớn của phân loại tài liệu: Phân loại liệt kê (énumératif) và phân loại theo mặt (à facettes) hay cồn gọi là phân loại tổng hợp (synthétique)
1 Phân loại liệt kê: Thế giới kiến thức được trình bày dưới dạng một cái
cây có thứ bậc trong đó kiến thức được sắp xếp từ tổng quát nhất đến cụ thể hơn Thí dụ: khoa học E —] T R 1 toán thiên văn vật lý hoá học, v.v đại số số học hình học, v.v —k nhóm vành, v.v
2 Phân loại theo mặt (thuật ngữ do nhà thư viện Ấn Độ Ranganathan đưa
ra): Xây dựng những phạm trù tổng quát để theo đó sẽ tiến hành phân loại kiến thức Thí dụ: Trong hoá học, có thể đưa ra các mặt để phan loại như: chất, trạng
thái, tính chất, phản ứng, thao tác Trong văn học: nước, hình thức văn học, thời kỳ
H.2 Hai dạng phân loại thông dụng:
Thông dụng nhất là các phân loại liệt kê Trong các phân loại liệt kê, đáng
chú ý nhất là phân loại thập phân bách khoa và phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ (LO)
1 Phân loại thập phân bách khoa:
Tất cả các kiến thức được chia làm 10 nhóm (lớp 1), sau đó mỗi nhóm lại chia làm 10 phần (lớp 2), mỗi phần này lại được chia làm 10 phần nhỏ hơn (sâu
hơn) (lớp 3), và cứ như thế mãi
Phân loại này lúc đầu do Melville Louis Kossuth, thường gợi là Melvil Dewey (1851-1931) đưa ra và vì vậy thường được gọi là phân loại Dewey Phân loai Dewey xuất bản lần đâu tiên năm 1876, lần thứ hai năm 1885 Năm 1895, Viện Thư mục Quốc tế (sau này là Liên đoàn Tư liệu Quốc tế, FID) đã bắt tay cải tiến hệ thống của Dewey và đi đến "Phân loại thập phân bách khoa" (Phân loại UD) được sử dụng rộng rãi trên thế giới sau nhiều lần tiếp tục cải tiến Bản rút gọn xuất bản năm 1969 ở Liên Xô dựa trên bản của FID năm 1967 đã được địch sang tiếng Việt gồm 4 tập năm 1984
Trang 10tế
2 Phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ (Phân loại LC):
Phân loại này được xây dựng bởi các cán bộ của LC bắt đầu từ cuối thế kỷ
trước Theo phân loại này, các nhóm lớn phân chia kiến thức được chỉ bằng các
chữ cái từ A đến Z„ sau đó dùng các chữ cái và các số để chỉ các lớp sâu hơn
Thí dụ H Khoa học xã hội
HA Thống kê
HB Lý thuyết kinh tế
HC Sản xuất và điều kiện kinh tế quốc gia (theo từng nước)
HD Nông nghiệp và công nghiệp
HE Giao thông vận tải và thông tin liên lạc V.V HA Thống kê 1-23 Tổng quát 29-33 Lý thuyết Phương pháp 35_ Nghiên cứu và giảng dạy 36-40 Tổ chức V.V
II HOÀN THIỆN KHUNG PHAN LOAI CUA THU VIEN VIEN NGHIEN
CỨU CHIẾN LƯỢC VÀ CHÍNH SÁCH KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
H1 Căn cứ lựa chọn và xây dựng khung phân loại của Thư viện
- Khung phân loại của Thư viện Viện nghiên cứu chiến lược và chính sách
KH&CN được đưa ra lần đầu tiên năm 1989, sau đó được nghiên cứu cải tiến
trong khuôn khổ Đề tài 60UB-15 năm 1990, và được áp dụng cho Thư viện của
Viện Nghiên cứu dự báo và chiến lược khoa học và kỹ thuật từ 1990 đến nay
Vì Thư viện của Viện nghiên cứu dự báo và chiến lược khoa học và kỹ
thuật là một thư viện chuyên ngành tương đối hẹp cho nên nó không thể sử dụng các phân loại tổng hợp mà phải có khung phân loại riêng của nó Khung này phải được xây dựng mới vì không tìm thấy một khung có sẵn nào thích hợp với nó
Việc xây dựng khung đã dựa trên thực tế hoạt động của Viện và triển vọng
phát triển của nó theo suy nghĩ của Viện năm 1990, đồng thời không quên rằng niguén tài liệu mà Thư viện có thể thu thập được chủ yếu là các tài liệu xuất bản trong nước (hiện chỉ tập trung ở một số lĩnh vực, phần lớn là kinh tế-xã hội, rất ít KH&CN) Do vậy khung sẽ gồm hai phần lớn tương đối độc lập: Chiến lược phát triển và Chính sách KH&CN
Khung đã được xây dựng gần giống như cách xây dựng Phân loại LC là
Trang 11.lớp ngay sau đó (chỉ đến lớp 2) Cụ thể là từ A đến K để chỉ các nhóm kiến thức
lớn, thí dụ: -
A Các cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu về phát triển
B Các yếu tố và nguồn lực của phát triển
K Các chương trình KH&CN của Liên Hợp Quốc và các tổ chức quốc tế khác Ngoài ra có thêm nhóm L dành cho các tài liệu thuộc các vấn đê chưa được đề cập trong các nhóm trên Các nhóm lớn từ A đến K sau đó lại được chia nhỏ hơn, có thể là nhiều hơn 10, do đó phải dùng 2 số để chỉ các nhóm nhỏ này Thí dụ: D Môi trường kinh tế-chính trị thế giới DOI Các vấn để chung D02 Các vấn đề toàn cầu D03 Kinh tế thế giới DIO Việt Nam DI! - Các tổ chức quốc tế
IH.2 Hoàn thiện khung phân loại của Thư viện
Sau một số năm sử dụng ở Thư viện Viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính ` sách KH&CN, khung phân loại trên đã tỏ ra là hợp lý và thuận tiện đối với người sử dụng thư viện cũng như người phân loại tài liệu của Thư viện Không thấy có
sự kiện nào cho thấy 4 tiêu chí về một phân loại tốt (đầy đủ, có phương pháp,
linh hoạt, thuật ngữ rõ ràng và chính xác) là bị bất hợp lý một cách nghiêm trọng Điều này là kết quả khi xây dựng khung phân loại, các tác giả của nó đã cố gắng hình dung ra một cấu trúc tương đối toàn diện và đủ sâu về lĩnh vực phát | triển và lĩnh vực chính sách KH&CN
Tuy nhiên, do khối lượng thu thập tài liệu của Thư viện ngày càng lớn, yêu
cầu về một phân loại sâu hơn đã được đặt ra Do vậy chúng tôi đã tổ chức biên
7 soạn lớp thứ ba của khung đồng thời cải tiến một vài chỉ tiết đã tỏ ra không hợp E lý trong những lớp đã có qua thực tiễn phân loại tài liệu trong các năm qua (thí
Ệ- dụ: một số cách phân chia có liên quan đến các nước XHCN cũ)
Trang 12Khi xây dựng lớp 3, do thực tế nguồn tài liệu có được không phải là quá nhiều, số lượng các phần trong lớp 3 đã được giới hạn ở mức không lớn hơn 9, do đó chỉ cần một số từ 1 đến 9 để chỉ chúng Mặt khác, để giữ sự én định của
các tài liệu đã được phân loại từ trước đến nay, phân loại tuy có được cải tiến
» song cố gắng sao cho không phải phân loại lại đối với các tài liệu đã phân loại,
hoặc cùng lắm, việc sửa lại chỉ là rất ít và đơn giản
Khung phân loại nay đã được hoàn ¿hiện lại sau Hội thảo "Xây dựng khung phân loại thư viện Viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công
nghệ” ngày 15-12-1997 (Hội thảo bao gồm lãnh đạo các bộ phận, các cán bộ
Trang 13I: | pHANIL CAU TRUC VA HUONG DAN SU DUNG CSDL
L CAC PHUGNG TIEN DAM BAO 1.1 Dam bao phan cing
Đề xây dựng và vận hành được các CSDL chạy dưới ISIS for
WINDOW, cần thiết phải bảo đảm phần cứng tối thiểu như sau:
- Máy vi tính 486 có bộ nhớ RAM 8MB, - CPU có khả năng xử lý ở 40Mhz,
- Bộ nhớ đĩa cứng còn khoảng 20 MB,
- Màn hình màu VGA 640X480, - Máy in kim hoặc máy ¡n lade, - WINDOWS 3.1 hoặc cao hơn,
- Trường hợp dùng mạng LAN, cần thiết phải có WIN95 - L2 Đảm bảo chương trình:
Tháng 1 nam 1998 UNESCO hoàn thành Version 1.0 chương trình : CDS/ISIS for WINDOW, tháng 6 năm 1998 bản đầu tiên của chương trình này
; được đưa vào Việt Nam và lần đầu tiên được đưa vào ứng dụng ở Việt Nam với
Đề tài như là một thí điểm Cùng với việc thiết kế CSDL SCL, chúng tôi khẩn - trương nghiên cứu phần mềm mới này và chuyển chúng sang tiếng Việt cho phù -_ hợp vơí yêu cầu sử dụng của CSDL SCL
Các giới hạn tối đa về khả năng của phần mềm CDS/ISIS for WINDOW:
- Tính tương hợp cao với CDS/ISIS chạy dưới MS-DOS,
- Số lượng các CSDL, quản lý được là không hạn chế,
- Số lượng biểu ghi tối đa trong 1 CSDL là 16 triệu biểu (trong phạm vi
bộ nhé SOOMB),
Ị - Độ lớn tối đa của một biểu ghi là 32.000 ký tự,
: - Số trường tối đa trong một CSDL, là 200 trường (không kể các lần lặp
trong trường lặp),
i - Độ dài tối đa của trường là 32.000 ký tự,
i - Số trường trong | trang worksheet là 19,
- Số trang tối đa trong 1 worksheet là 20,
| - Độ lớn tối đa của 1 format trình bày dữ liệu là 10.000 ký tự,
; - Số dòng tối đa trong một bảng chọn trường là 600, {
i
Trang 14| 1.3 So sanh khả năng của [SIS for WINDOWS voi ISIS - MSDOS Số lượng CSDL không hạn Số lượng CSDL không hạn chế, | CSDL ché,
[002 | Chay mang | ISIS3.0 tro lên ISIS for WINDOW 1.0
F 5.003 Biéu ghi Chứa được tối đa là 8.000 ký | Chứa được tối đa là 32.000 ký : te tự, tự, LH 004 | Format Viết được tối đa là 8.000 ký | Viết được tối đa là 10.000 ký © ; t- tự, tự, { 005 | Bang chon | Số dòng tối đa là 200, Số dòng tối đa là 600, HẬ |mường
L lạm Nhập tin Cắt dán, Gán toàn bộ một biểu ghi cũ 7 Định trước các giá trị trường, | S478 biểu ghủ mới,
: Chuyển một file van ban/file
iP hinh anh vao biéu ghi,
| 007 | Tìm tin Theo Menu, Theo cửa sổ,
vo Chỉ xem/gọi lại biểu thức Lưu được lệnh tìm cho lần làm
tìm, khi đang làm việc với việc sau,
: CSDL, Luu két qua tim tin cho việc
H Lưu kết quả tìm tin cho việc | in/xuất dữ liệu,
q in/xuất dữ liêu,
q pies In thong tin | Theo Menu, Theo cửa sổ,
: Theo biểu mẫu in, Trình bày được một số đồ thị đơn giản,
Phông chữ ¡ Vnload (đánh máy chữ), ABC (tiêu chuẩn Việt nam),
Việt Vnl (đánh theo kiểu Telex),
Để in sang máy in lade cần | In kết quả tìm tin thẳng ra máy
chuyển đổi phông chữ, in lade, máy in kim Hoặc in
2: gos ae vào file để xử lý trực tiếp trong
Đề In sang máy in kim: WINWORD, - Máy dong LQ: Copy file
vn2500 sang máy in,
- Máy dong FX: Copy file
prnvno sang may in
May tinh AT/IBM có bộ nhớ RAM 486 có bộ nhớ RAM 8MB trở
514 Kb trở lên, lên,
Trang 15
011 |CPU Có khả năng xử lý ở 16 Mhz | Có khả năng xử lý ở 40Mhz trở trở lên, lên,
012 | Đĩa cứng Còn khoảng 5Mb, Còn khoảng 20 MB,
013 |Mànhình | Đơn sắc hoặc mầu Mau VGA 640X480 trở lên,
014 | He DH MS-DOS WINDOWS 3.1 hoặc cao hon,
Với các thông số nêu trên chúng ta thấy việc sử dung ISIS for WINDOW là thuận lợi cho việc quản lý CSDL tài liệu của một thư viện, Đặc biệt là việc tìm kiếm và in thông tin:
- Đơn giản hoá việc tìm kiếm thông tin Bằng giao điện kiểu cửa sổ, các chức
Ị năng và phương tiện tìm tin được thể hiện trên các nút chức năng,
; - Tăng hiệu quả tìm tin Bằng cách thể hiện tất cả các toán tử tìm tin trên các
- } nt; Từ điển có thể đặt ở vị trí bất kỳ bảo đảm thuận lợi cho việc tìm kiếm, thuật
' ngữ trong từ điển chạy một cách tự động theo thuật ngữ đưa vào hộp thuật ngữ
> tim; Lénh tim tin có thể lưu lại được cho các lần tim tin sau
- In thông tin trực tiếp sang máy ¡n lade hoặc in kim mà không cần thực hiện
» thao tác trung gian để chuyển đổi phông chữ Việt
| - Đang trong cửa sổ CSDL khai thác có thể mở các cửa số khác để thực hiện
P các công việc có yêu cầu khác với các chức năng của CSDL hiện sử dụng - Sử dung phần mềm ISIS for WINDOW (Version tiếng Anh) là miễn phí,
' JL CẤU TRÚC CSDL SCL
| ILI Các file cấu trúc của CSDL SCL:
Cơ sở dữ liệu thư mục sách của Thư viện Viện Nghiên cứu chiến lược và ' Chính sách KH&CN sau đây goi tất là CSDL SCL được thiết kế chạy dưới môi trường ISIS for WINDOW Cơ sở đữ liệu chạy dưới ISIS for WINDOW bao gồm ' một số file trên máy có liên quan chặt chẽ với nhau về mặt logic nhưng khác nhau về
mặt vật lý Có bốn dạng file cấu trúc CSDL SCT:
scl.fdt Bảng xác định trường scl.fmt Biểu mẫu nhập máy
scl.pft Format trinh bay dit liéu
scl.fst Bảng chọn trường Fa Bile scl.fdt (Bang xdc định trường)
Eile này chứa các yếu tố cần thiết mô tả đối tượng quản lý là sách cùng các tính của chúng Trên cơ sở nghiên cứu các loại sách lưu trữ trong kho thư viện
tiện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ, chúng tôi đưa ra
Trang 16ch Bảng xác định trường qui định các trường có thể có trong Worksheet (biểu
ghủ), độ đài của trường và các thuộc tính của nó như lặp, có hoặc không có trường _ con, khuôn mẫu
‡ ‘
Đặc tính, cách thể hiện các trường được mô tả chỉ tiết trong phần "Hướng dẫn mô tả sách và điển phiếu nhập máy”
2 File scl fmt (Phiếu nhập máy)
Phiếu nhập máy dùng để nhập đữ liệu, nó bao gồm 2 trang màn hình được ;_ thiết kế phù hợp với nội dung bảng xác định trường
Một số qui ước khi nhập dữ liệu vào Phiếu nhập máy: - Dấu ngăn cách trường lặp: "%”
- Các chữ cái đứng đầu mỗi từ khoá và của trường lặp nếu là phụ âm không
dau thì viết hoa Nếu là nguyên âm có đấu như à, á, ấ, ồ, ổ, thì viết chữ thường để
tránh hiểu sai và sắp xếp thứ tự A,B,C cho đúng vì bộ chữ ABC chưa có chữ hoa có } đấu
- Đối với các trường có trường con, khi nhập tin chỉ đưa vào đấu trường con nào có đữ liệu Trường hợp có dấu trường con nhưng không có dữ liệu dễ làm cho hệ
thống hiểu nhầm
3 File scl fst (Bang chọn trường)
Bang chọn trường xác định tiêu chuẩn lấy ra một hoặc nhiều phần tử đữ liệu 3 các biểu ghi của file chủ Tuỳ thuộc vào ngữ cảnh trong đó FST được sử dụng, các phần tử đó có thể được sử dụng để tạo ra các đầu vào của file đảo đối với biểu ghi mà từ đó chúng được lấy ra; để sắp xếp các biểu ghi theo trình tự mong muốn trước
„hi in, hoặc để format lại các biểu ghi trong quá trình xuất hoặc nhập đữ liệu
we FST được tạo ra và sửa đổi nhờ phương tiện của ISISDEF bằng cách sử dung
chương trình soạn thảo dòng
of File scl.pft (Format trinh bay dit liéu)
f Format là một ngôn ngữ của 1SIS for WINDOW, dùng format để chọn một hoặc
È nhiều phần tử dữ liệu đặc thù của biểu ghi để đưa ra màn hình hoặc máy in theo cách
F 4à ta muốn
;- JL2, Cài đặt hệ thống trên máy vi tính:
¿I§lS for WINDOW được cài đặt trên máy bảo đảm các yêu cầu sau:
- Sử đụng được triệt để các chức năng, tiện ích của chương trình này
¬ Bảo đảm phông chữ Việt (ABC) màn hình cho đữ liệu cũng như các Menu, các
E- thong bdo : ~ Định sẵn ngôn ngữ là tiếng Việt
- Định sẵn CSDL khi vào làm việc là SCL
Ề - Định sẵn loại phông chữ Việt là phông VnArial với cỡ chữ là 12
Trang 17I H ƯỚNG ĐẪN MÔ TẢ SÁCH VÀ ĐIỀN PHIẾU NHẬP MÁY
III.1 QUY ĐỊNH CHUNG
1 Ngôn ngữ mô tả trong cơ sở dữ liệu (CSDL) là tiếng Việt
4
Phân loại sách theo Khung phân loại của Thư viện Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học va Công nghệ (làm công cụ đùng sắp xếp và tìm kiếm tài liệu theo nội dung)
Từ khoá và từ khoá địa lý dùng làm công cụ tìm kiếm thông tín và lập
bảng chỉ dẫn (Index) theo nội dung tài liệu
Dữ liệu về tác giả dùng tìm kiếm thông tin theo tác giả của tài liệu
III.2 QUI ĐỊNH MÔ TẢ NỘI DUNG SÁCH THEO CÁC YẾU TO
1 Tác giả cá nhân:
- Ghi tên của tất cả tác giả là người cụ thể có trên tài liệu,
- Mô tả giống như ghi trên ấn phẩm,
- Trường hợp sách có nhiều hơn 1 tác giả thì dùng dấu % để ngăn cách tên
tác giả,
2 Tác
- Trường hợp không có tên tác giả cá nhân thì bỏ trống mục này
giả tập thể:
- Sau dấu ^a ghi tên đơn vị, cơ quan hay tổ chức chịu trách nhiệm về nội
dung tài liệu (nếu như tài liệu không có tác giả cá nhân) Sau đấu ^b ghỉ địa chỉ của tác giả tập thể, - Trường hợp sách có nhiều hơn 1 tác giả tập thể thì ding dau % để ngăn cách tên tác giả, - Trường hợp không có tên tác giả tập thể thì bỏ trống mục này 3 Người chủ biên:
- Trường hợp trên ấn phẩm có mục đề "Chủ biên: Họ và tên" thì điển tên
người chủ biên vào mục này,
16
Trang 184 Người biên soạn:
- Trường hợp trên ấn phẩm có mục đề "Biên soạn: Họ và tên" thì điển
tên người biên soạn vào mục này,
: - Cách điển giống như điền tác giả cá nhân
- Nếu không có thì bỏ trống mục này 5 Người dịch/ người hiệu đính dịch:
- Trường hợp trên ấn phẩm có mục đề "Người dịch: Họ và tên" hoặc "Người hiệu đính dịch: Họ và tên" thì điển tên người dịch/người hiệu đính dịch vào mục này,
- Cách điển giống như điền tác giả cá nhân - Nếu không có thì bỏ trống mục này | 6 Nhan đề gốc của tài liệu:
: - Ghi nhan đề gốc của tài liệu (bất kể nó được viết bằng tiếng nước ngoài Ỉ hay bằng tiếng Việt) như cách nó được trình bày trên tài liệu
- Nếu ngôn ngữ chính văn là Kirilic thì chuyển tự sang latinh (xem phụ lục 1 kèm theo); nếu tài liệu bằng chữ tượng hình (Trung, Nhật, .) thì phiên
âm sang latinh; những ký tự Hy Lạp như œ, B thì viết chuyển đổi sang cách
đọc như alpha, beta,
- Nếu sách có nhiều nhan để ta điển như sau: Nhan đề chính^aNhan đề thứ hai^bNhan đề thứ ba
7 Tên từng tập của bộ sách:
Do tình bình thực tế của việc bảo quản và bổ sung sách của cơ quan, các sách tập đều không đây đủ
Vì vậy, trường này ta chỉ điển tên tập của sách (các trường khác điển bình thường)
Thí dụ:
: Sau khi đã mô tả các trường khác của sách, ta tiến hành mô tả trường này: È ` Tên từng tập của bộ sách: Tập 1: Mô tả sách và xuất bản phẩm tiếp tục /
Thư viện Khoa học và Kỹ thuật Trung ương
Địa chỉ xuất bản:
- Ghi nhà xuất bản và nơi xuất bản (của lần xuất bản hiện tại) của tài liệu
của đang xử lý Chú ý không viết tắt tên nhà xuất bản và nơi xuất bản
- Cách ghi như sau: sau dấu ^a ghi nơi xuất bản; sau dấu ^b ghi nhà xuất
Trang 19- Trường hợp có hai nơi xuất bản mà chỉ có l nhà xuất bản thì giữa hai nơi xuất bản phân cách nhau bằng dấu chấm
- Chú ý: không nhầm lẫn giữa nơi in với nơi xuất bản, cũng như vậy giữa
nhà in với nhà xuất bản Thí dụ:
Địa chỉ xuất bản:^aHà Nội ^bKhoa học Kỹ thuật
Địa chỉ xuất bản:^aNew York; London^bMcGraw-HIII 9, Lần xuất bản:
- Ghi các thông tin về lần xuất bản của tài liệu đang xử lý bao gồm: lần xuất bản; tái bản; in lại; những thay đổi, bổ sung,
- Có thể viết tắt một số chữ thông dụng như Edition có thể viết là Ed
Thí dụ:
Lần xuất bản:Xuất bản lần thứ 2
Lân xuất bản:2nd ed
Lần xuất bản:2oe izd 10 Năm xuất ban:
- Ghi năm xuất bản tài liệu
Thi dụ: Tài liệu xuất bản năm 1990 Năm xuất bản:1990 11 Đặc trưng số lượng: - Ghi thông tin về số trang vật lý của tài liệu, chữ trang viết tắt là tr Thí dụ: Đặc trưng số lượng:120 tr Đặc trưng số lượng:XV, 158 tr
| 12 Phân loại tài liệu:
- Trên cơ sở nội dung tài liệu, phân loại tài liệu theo khung phân loại của viện Nghiên cứu Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ,
- Khi một tài liệu có thể xếp vào nhiều hơn 1 đề mục thì dùng dấu % ngăn cách các đề mục,
Thí dụ:
Phân loại tài liệu:CO4%EO02 Phân loại tài liệu:E10
Trang 20' 13 Từ khố
Trong phần mơ tả sách, £ờ khoá là phần mô tả quan trọng nhất, giúp cho
người tìm tin có thể nấm được nội dung chủ yếu của cuốn sách cần tham khảo một cách khái quát nhất
Có 2 phương pháp biên soạn bộ từ khoá
Phương pháp thứ nhất đặt cơ sở trên vốn từ vựng được rút ra trong quá trình định từ khoá tự do ban đầu để mô tả các tài liệu được nhập vào hệ thống, ' chưa kiểm soát, cũng chưa xác định quan hệ ngữ nghĩa Vốn từ này được một nhóm chuyên gia (bao gồm chủ yếu là cán bộ thông tin, cán bộ khoa học chuyên
ngành và cán bộ thuật ngữ) xem xét, chuẩn hoá lại theo những tiêu chuẩn quy
ước và sắp xếp trình bày theo các yêu cầu đặt ra cho bộ từ khoá Phương pháp
này thích hợp với các hệ thống đã sử dụng từ khoá tự do khi bắt đầu xây dựng
CSDL
Phương pháp thứ hai đặt cơ sở trên vốn từ vựng rút ra từ các khung phân
loại thư viện, để mục chủ đề, các từ điển, danh sách thuật ngữ có sẵn để làm
nguồn cung cấp vốn từ vựng, đồng thời cũng tạo lập ngay các quan hệ ngữ nghĩa,
làm thành bộ từ khoá quy ước phương pháp này được áp dụng cho các hệ thống có tiến hành kiểm soát từ ngay từ lúc bắt đầu xây đựng CSDL
Trong quá trình xây dựng bộ từ khoá cho CSDL SCL, nhóm tác giả đã sử
dụng kết hợp cả hai phương pháp nói trên Có ba loại từ khoá cần mô tả đó là: 13.1 Từ khoá chính:
- Dùng để ghi từ chuẩn thể hiện chủ đề, nội dung chính của tài liệu,
- Từ khoá viết bằng chữ in thường, viết hoa chữ cái đầu tiên Giữa các từ
khoá dùng dấu % để ngăn cách,
- Mỗi cuốn sách viết khoảng 5 từ khoá trở lên,
Thí dụ:
Từ khố chính: Bảo vệ mơi trường%Ơ nhiễm khơng khí
13.2 Từ khoá phụ:
- Dùng để nhập các từ khoá khác không phải là từ chuẩn/từ khoá chính của tài liệu, nhưng có thể làm rõ thêm bản thân tài liệu,
- Từ khoá viết bằng chữ in thường, viết hoa chữ cái đầu tiên Giữa các từ khoá dùng dấu % để ngăn cách,
Thí dụ:Điện các từ đồng nghĩa khác 4m
Trang 21Thí dụ: Lầm rõ thêm về tài liệu
b Từ khoá chính: Bảo vệ mơi trường
a ,_ Từ khố phụ: Tổng luận
| k134.3 Từ khoá địa lý:
- Dùng ghi tên khu vực địa lý, tên địa lý mà sách đề cập tới,
- Ưu tiên ghi tên những khu vực lớn, thành phố, tỉnh
Thí dụ:
Từ khoá địa lý:Hà Nội%Phú Thọ
Từ khoá địa lý:Sông Hồng
- Đối với các đơn vị hành chính nhỏ hơn như huyện, địa phương thì ghi tên huyện và thêm tên tỉnh
Thí dụ:
Từ khoá địa lý:Gia Lam%Hà Nội
- Đối với khu vực nước ngoài thì viết tên nước trước, sau đó là tên địa phương,
k Thi du:
` Từ khoá địa lý:Mỹ%Nữu ước
Từ khoá địa lý:Pháp%Pari
4 Địa chỉ tài liệu:
- Để ghi tên cơ quan và ký hiệu kho của tài liệu,
- Cách viết như sau: sau đấu ^a ghi tên viết tất của cơ quan hoặc thư viện
nơi bảo quản tài liệu, sau dấu ^b ghi ký hiệu kho (mã số bảo quản, mã số
xếp giá) -
Thí dụ:
Địa chỉ tài liệu:^aTVVCL^bVT 28
Địa chỉ tài liệu:^aT7V KHKTTW ^bCLb 1002/1994
A
iS Ngôn ngữ tài liệu:
- Để ghi ngôn ngữ chính văn của tài liệu bằng ký hiệu ngôn ngữ tiếng Việt,
+ - Trường hợp tài liệu viết bằng nhiêu ngôn ngữ thì giữa các mã ngôn ngữ
Trang 22- Qui định mã một số ngôn ngữ thông dụng như sau: Ngôn ngữ Mã Tiếng Anh t Anh Tiéng Ditc t Đức a Tiéng Nga t Nga Tiéng Nhat t Nhật Tiếng Pháp t Pháp Tiếng Trung t.Trung
Tiếng Việt t Việt
7 16 Người xử lý:
- Ghi họ và tên người xử lý tài liệu và điển các mục trên \uếu một phiếu
(một cuốn sách) có nhiều người xử lý thì chỉ ghỉ tên người làm các mục
: như từ khoá, phân loại khung đề mục và làm chú thích
Thi du:
' Người xử lý: Trần Thanh Vân
È 17 Người kiểm tra/ hiệu đính:
- Ghi họ và tên người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc hiệu đính phiếu đã
được điển đầy đủ các dữ liệu về cuốn sách,
Thí dụ:
Người kiểm tralhiệu đính: Le Đình Tiến Ẫ
* IY HƯỚNG DẪN TIM TIN TRONG CSDL SCL
| (SIS FOR WINDOW)
P Nhu đã nói ở phần trên, chương trình CDS/ISIS for WINDOW được đưa lê vào Việt Nam (6/1998) và lần đâu tiên được đưa vào ứng dụng ở Việt Nam với
} Dé tai này như là một thí điểm
a Để sử dụng giao diện của WINDOW trong quá trình tìm tin ở các cơ sở & dữ liệu (CSDL) chạy dưới ISIS (MS-DOS), chúng tôi nghiên cứu cài đặt F CDS/ISIS for WINDOW phan tim tin nham tao diéu kién thuan igi hon cho cdc
Ê cán bộ nghiên cứu khi có nhu cầu fim tin trong các CSDL, và như thế sẽ nhanh
#- chóng thu được kết quả tìm kiếm thông tín
Trang 23
Tuy nhiên, do bước đầu tiếp cận với chương trình được nâng cấp này Thời : gian cho nghiên cứu chương trình này là thời gian rất ngắn; việc chuyển chương
trình sang tiếng Việt chuẩn rất khó khăn nên chắc chắn không tránh khỏi thiếu
F s6t Rat mong trong qué trình sử dụng chúng tôi sẽ nhận được những góp ý từ
| phía những người dùng chương trình này
} V.1 MÔ TẢ CÁC BƯỚC VÀO CSDL SCL
| -CSDL được cài đặt đảm bảo yêu cầu truy nhập nhanh, chính xác và đơn giản
{ Cac budc vao CSDL SCL: - Bat may tinh,
- Khi trên màn hình xuất hiện các biểu tượng của WINDOW,
- Nhấn con trỏ vào biểu tượng có tên CSDL ,
1, Các Menu của CDS/ISIS for WINDOW È Cửa sổ chính:
Tuy khi cài đặt chúng tôi đã định trước CSDL, SCL (khi nhấn con trỏ vào
| biểu tượng CSDL SCL, chúng ta sẽ vào ngay cửa số CSDL SCL) Nhưng ở đây
‡ chúng tôi giới thiệu tương đối chỉ tiết cửa sổ này là nhằm giúp cho người dùng
thuận tiện sử dụng cho các thao tác chuyên môn quan trọng khác như in ấn,
: xuất/nhập dữ liệu chẳng hạn
ị Mỗi khi vào CDS/ISIS, cửa số chính sẽ hiện ra như trình bày ở hình I
' (dưới đây) Các thành phần chính của cửa số (thứ tự từ trên xuống):
Các thanh:
- Window title
- Menu (chứa toàn bộ chức năng của CSDL)
- Tool (các chức năng CSDL dưới dạng biểu tượng)
Trang 24: Dưới đáy menu CSDL là danh sách các CSDL; để mở một trong các
| CSDL nay ta chỉ việc nhấn con trỏ vào dòng có tên CSDL đó : Mở CSDL (Open) Có 3 cách mở CSDL: + 1 Chon mot trong cdc CSDL như nêu ở trên; : 9, Chọn mục Mở CSDL (Open); ' 3 Nhấn con trỏ vào biểu tượng mở CSDL: ị Đóng CSDL (Close) Lệnh này đóng CSDL hiện hành và toàn bộ các cửa số khác có liên quan Đóng hết (Close all) | Lệnh này đóng toàn bộ các CSDL đang mở Priat Printer Setup Exit 1 Ciisis\data\cds MST 2 Cilisis\datalusers.MST 3 CAisis\data\addr.MST 4e-facic2Wfacic2.MST 5 clisis\data\facic2\facic2.MST ` Hình 2: Menu CSDL
Ý Nhập vào bằng ISO (Import)
Lệnh này cho phép nhập dữ liệu từ file xxx.ISƠ bên ngoài (file bao dam Miêu chuẩn ISO-2709) Khi chọn lệnh này, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại
hập dữ liệu (Import Dialog Box) wdt ra theo ISO (Export)
j Lệnh này cho phép ta xuất toàn bộ hoặc tách một phần CSDL ra file ' xxx.ISO Khi nhấn con trỏ vào mục này, trên màn hình xuất hiện hộp thoại xuất
E dit lieu (Export Dialog Box) cho phép ta điền các mục thích hợp theo chỉ
: dẫn
Trang 25BY
: Bile dao (I/F Update)
: Lệnh này cho phép ta làm một số thao tác đối với file đảo (ndex) của
CSDL đang làm việc Khi chọn lệnh này, trên màn hình xuất hiện hộp thoại file
È đảo (Inverted File Maintenance Dialog Box) chứa các thông số giúp ta thực ° hiện việc đảo (index) dữ liệu
i In ấn (Print)
: Lệnh này cho phép in kết quả tìm tin hoặc một đoạn các biểu ghi trong
| CSDL Khi chon lệnh này, trên màn hình hiện hộp thoai in (Print Dialog Box)
Cụ thể sử dựng hộp thoại này chúng tôi có mô tả chỉ tiết ở phần sau F Khai báo máy in (Printer Setup)
, Lệnh này cho phép đặt (hoặc kiểm tra) máy in trước khi thực hiện việc in P Khi nhấn vào mục này, trên màn hình hiện Hộp thoại Đặt máy in (Print Setup ' Dialog Box) ' Kết thúc (Exit) : Lệnh này giúp ta thoát khỏi ISIS for WINDOW Tất ca các CSDL sẽ tự : động đóng lại : *
Xem dữ liêu (Browse menu)
; hi nhan con trỏ vào lệnh này, ta sẽ có cửa số như trình bày dưới đây: Eh bơ TT F Database Search Edit Configure Utils Windows È Ẳ Search results VI E : Open dictionary | H lầh 3: Menu xem SplitUnsplit view > CSDL (Data base)
` Có thể đặt CSDL trong thức xem (bzowse mode) bằng cách nhấn con trỏ
Bo muc Co sé dif liéu (Data base) Trong thức xem, ta có thể xem toàn bộ CSDL,
Trang 26Xem kết qua tim tin (Search results)
Có thể đặt CSDL trong thitc hién hinh két qua tim (display search mode)
Vào mục nay bằng cách nhấn con trỏ vào Kết quả tim (Search results), trén man
hình sẽ hiện các lệnh mới tìm xong và ta có thể chọn một trong các lệnh đó cho việc tìm tin Ta có thể chỉ dùng lệnh này để xem danh mục các lệnh vừa tìm
xong
Tat ca biéu ghi (All records)
Lệnh này chỉ hoạt động khi hiện hình/sửa kết quả tìm tin
Biểu ghỉ được đánh đấu (Marked records)
Lệnh này chỉ hoạt động khi hiện hình két qua tim tin, va cho phép ta xem hoặc
sửa các biểu ghi đã đánh dấu Mở Từ điển (Open dictionary)
Mở cửa số Từ điển của CSDL, đang hoạt động
Chỉia/không chia cửamàn hình (Split/unsplit view)
Nhấn con trỏ vào mục này ta chia tách cửa số ra làm hai phần, phần đầu
hiện bình biểu ghi theo format đã lựa chọn và phần hai hiện hình format hiện tại
hoặc biểu ghi hiện tại theo ASCII đang ở chế độ hai cửa số, muốn trở về một cử
sổ ta chỉ cần nhấn vào Split/unsplit view
Giải thích một số chức năng trên cửa số: Biểu tượng
Biểu ghi Biểu ghi Biểu ghi Biểu ghi
CSDL (Database) dau tién trước tiếp theo cuối cùng
của CSDL của CSDL,
Toàn bộ các biểu ghi | Biểu ghi Biểu ghi Biểu ghi Biểu ghi của kết quả tìm đầu tiên trước tiếp theo cuối cùng
tìm được tìm được
Các biểu ghi được Biểu ghi Biểu ghi Biểu ghi Biểu ghi đánh dấu đầu tiên trước tiếp theo | cuối cùng
đánh dấu đánh dấu
Trang 27
Menu Tim tin (Search menu) Menu Tim tin chứa các lệnh sau: Database Browse 7% @ Edit Configure Utils Windows Help pat Guided Search Close Search Window Save search Recall saved search
Hinh 4: Menu Tim tin
Tim trinh d6 cao (Expert Search)
Lệnh này giúp mở cửa số tìm tin, cho phép ta tìm kiếm thông tin trong CSDL
Tìm có trợ giúp (Guided Search)
Lệnh này mở cửa số Tìm có trợ giúp, có giao diệ đơn giản cho người
dùng
Dong Cita sé tim tin (Close Search Window)
Lệnh này đóng Cửa số tìm kiếm và đồng thời kích hoạt cửa số CSDL
Lưu Kết quả tim (Save search)
Lệnh này cho phép lưu Kết quả tìm tin của một lệnh vừa tìm tin nhất định
nào đó vào một file lưu Khi chọn lệnh này, trên màn hình sẽ hiện hộp thoại Danh sách các lệnh tìm (Search history dialog box), và trong hộp thoại Danh
sách các lệnh tìm ta chọn lệnh ầm để lưu Khi nhấn con trổ vào lệnh tìm đã
chọn, trên màn hình hiện lên cửa số để thực hiện thủ tục lập file lưu
Xem kết quả tìm đã lưu (Recall saved search)
Lệnh này cho phép ta gọi lại lệnh tìm tin đã lưu trong file lưu như mô tả ở
mục trên Khi nhấn con trỏ vào lệnh này, trên màn hình xuất hiện cửa số Danh F|
sách các file đã lưu và ta có thể chọn file cần gọi ra bằng cách nhấn con trỏ vào
tên file Lệnh tìm tin nằm trong file lưu sẽ tự động gán vào danh sách các lệnh
tìm với đây đủ các thông số như lệnh tìm tin, số biểu ghi tìm được
Trang 28
Mô t chỉ tiết Menu tìm tin
số Tìm trình độ cao (Expert search) :
kế này sẽ hiện ra khí chọn lệnh Tầm trinh d6 cao (Expert Search) trong
Renu Tim tin Hình 6 : Cửa sổ Tim trình độ cao Các toán tử:
Bấm bất kỳ nút nào (AND, OR, NOT), hệ thống sẽ tự động gán dấu
toán tử (*, +, ^) vào lệnh tìm trong hộp ghi biểu thức tìm tin (Search
expression)
Biểu thức tìm tin (Search expresion):
Hộp này dùng soạn thảo biểu thức tìm tin Người tìm tin có kinh nghiệm
có thể gõ trực tiếp biểu thức tìm vào hộp soạn thảo này Khả năng chứa thông tin
của Hộp soạn thảo là rất lớn (cho phép soạn biểu thức tìm có số lượng ký tự lớn
đến 1000 ký tự)
Một số nút điều khiển của hôp thoai:
TỪ ĐIỂN (DICTIONARY) hiện cửa số Từ điển
Thuật ngữ ANY (ANY terms) hiện danh sách thuật ngữ ANY (Tuy nhiên các CSDL của viện Hoá học không lập danh sách thuật ngữ này)
Trang 29P TÌM KIẾM (SEARCH) Bấm nút này (sau khi hoàn thành biểu thức
tìm), hệ thống sẽ tự động thực hiện việc tìm tin
f XOA (CLEAR) Bấm nút này, biểu thức tìm sẽ bị xoá
HUY (CANCEL) Bấm nút này chúng ta sẽ trở về cửa số CSDL
: TRỢ GIÚP (HELP) Bấm nút này sẽ hiện các hướng dẫn trợ giúp ; Danh mục các lệnh tim (Search history):
- Hộp thoại này chứa danh sách các lệnh tìm vừa tìm xong Trước mỗi lệnh tìm
là số của lệnh tìm, tên CSDL, số lượng biểu ghi tìm được Mỗi khi tìm một lệnh xong, lệnh tìm này sẽ tự động gán tiếp vào đầu danh các lệnh tìm
- Khi con trỏ đặt trên mỗi lệnh tìm, nhấn con chuột hai nhấn liên chúng ta sẽ có
kết quả tìm tin tương ứng hiện trên cửa số CSDL
_~ Cũng khi con trỏ đặt trên mỗi lệnh, nhấn con chuột một nhấn, lệnh tìm sẽ tự
động chuyển lên hộp thoại biểu thức tìm tin (Search expression) Cửa số Tìm tin có trơ giúp (The Guided Search):
Cửa số này là một giao diện tìm kiếm đơn giản, cho phép những người chưa có kinh nghiệm tìm tin cũng có thể tìm kiếm thông tin có hiệu quả Cửa số
này sẽ hiện ra khi ta nháy con trỏ vào mục Tim tin có trợ giúp (Guided Search)
Hình 6 : Cửa sổ Tìm tin có trợ giúp (Guided Search)
Các thành phan tim kiếm (Search elements):
Có bốn cửa sổ cho viết thuật ngữ tìm Có thể nhấn nút Từ điển (Dictionary) để hiện hình cửa sổ Từ điển (xem hình dưới) để ta có thể chọn
thuật ngữ thích hợp một cách chính xác
Trang 30` Tìm theo các trường:
Mỗi thành phần tìm kiếm (search elements) có thể định vị tìm vào một _ trường nhất định nào đó hoặc định vị tìm vào tất cả các trường
*_ Các toán tử (operafors):
Các thành phần tìm kiếm (search elements) có thể liên kết với một trong ba toán tử AND, OR, or NOT, bằng cách chọn toán tử thích hợp trong cửa số Toán tử
Lệnh tìm kiếm trước:
Khi đã thực hiện một hoặc nhiều lệnh tìm tin, ta có thể chọn một trong các lệnh tìm trước để thực hiện lại lệnh tìm
Các chức năng:
- Để thực hiện việc tìm tin ta bấm chức năng Tìm tỉn (Search) Lệnh tìm tin sẽ hiện lên hôp Biểu thức tìm tin (Search expression) Khi quá trình tìm tin kết thúc, số thứ tự của biểu thức tìm sẽ hiện trong hộp Số lệnh tìm (Search
Number) va téng số biểu ghi tìm được theo lệnh sẽ hiện trong hộp Kết quả tìm
tin (Number of Hits)
- Có thể hién két qua tim bang c4ch bam chttc nang Hién hinh (Display);
bam chifc nang Huy (Cancel) dé tré về cửa số CSDL, và chấm dứt việc tìm kiếm
thông tin; và bấm chức năng Xoá (Clear) để xố tồn bộ các Thành phần tim kiém (Search elements)
_ Cửa số Từ điển (Hình 7.):
Cửa số Từ điển để hiện từ điển các thuật ngữ tìm tin mỗi khi ta bấm
nút Từ điển tại cửa số Tìm trình độ cao (Expert Search), Tìm có trợ giúp
(Guided Search), cửa số Nhập tin (Data Entry) hoặc cửa số CSDL(Data base)
- Các trường tìm kiếm thông tin (Searchable fields):
Hộp co giãn này cho phép ta chọn trường sẽ được tìm tin khi đang ở chế độ Tìm tin trình độ cao Nếu chọn tất cả các trường <All fields> ta sé tim được trong tất cả các trường được index
- Hộp thuật ngữ (Term box):
Gõ một hoặc nhiều hơn các ký tự trong hộp thuật ngữ, hệ thống sẽ tự động
định vị cửa sổ từ điển tương ứng với ký tự gõ vào
29
Trang 31Searchable fields 1 ABBAS 8 M ABEYWICKRAMA, B.A ABOUT ABSENCE ABSORPTION ACCOMPANYING ACCOUNT ACCOUNTING ACHIEVEMENTS ACID ACTION 2 ACTIVITIES 1 ACTUAL 1 ADDRESSES 1 ADMINISTRATIVE REFORM 2 ADMISSION 1 ADMISSION CRITERIA 1 ADULT 4 ADULT EDUCATION 1 AERIAL 2 AERIAL PHOTOGRAPHY 1 AESTHETICS 1 AFFECTIVE Term box Bowe —Ỉ — Ắ — — Dictionary terms Page backward Page forward Hình 7 : Cửa sổ từ điển
- Từ điển thuật ngữ (Dictionary box):
Chọn thuật ngữ bằng cách nháy kép con chuột trên thuật ngữ đó Phụ thuộc vào
cửa số mà từ đó Từ điển được gọi ra mà thuật ngữ được chuyển vào vị trí thích
hợp:
Cửa số Tìm trình độ cao (Expert Search): Thuật ngữ sẽ được chuyển vào đúng
vị trí con trỏ trong hộp Biểu thức tìm (Search expression)
, Cửa sổ tìm có trợ giúp (Guided Search): Thuật ngữ sẽ được chuyển vào hộp
Thành phần tìm kiếm (Search element);
, Cửa sổ nhập tin (Data Entry): Thuật ngữ sẽ được chuyển vào đúng vị trí con
trẻ trong hộp Soạn thảo trường (Field Edit)
Cần lưu ý rằng, các thao tác chuyển thuật ngữ từ hộp Từ điển sang các cửa số khác nhau nêu ở trên, có thể thực hiện bằng cách dùng con chuột nháy một lần
trên thuật ngữ và kéo nó sang các cửa số thích hợp
- Các nút Trang trước (Page backward) và Trang sau (Page forward):
Bấm các nút này ta sẽ chuyển sang trang trước hoặc trang sau của Từ điển
Trang 32
Hộp thoại danh sách các lệnh tìm Dưới đây là mẫu Hộp thoại danh sách các lệnh tìm tin Hinh 8 : Hộp thoại các lệnh tìm
Muốn chọn lệnh tìm trong danh sách các lệnh tìm để thực hiện lại việc tìm kiếm thông tin, chỉ việc đưa con trô đến lệnh tìm đó va nhấn con chuột Để thoát khỏi chế độ này chỉ cần bấm nút ( <-> )
IV.2 THIẾT LẬP CÁC LỆNH TÌM TIN Biểu thức fìm tin:
* Các dang của thuât ngữ tìm tin
Trong khi hình thành biểu thức tìm tin chúng ta có thể sử dung ba dạng thuật
ngữ như mô tả dưới đây
- Thuật ngữ chính xác:
Một thuật ngữ chính xác là bất kỳ yếu tố nào đó mà có thể tìm kiếm thông tin
được và đã được xác định cho CSDL như Từ khoá, Từ khoá địa lý, Yếu tố xuất bản, Tác giả, Mỗi khi lập lệnh tìm tin, người dùng tin cần biết và nhớ các yếu
tố có thể tìm kiếm đã được xác định trong CSDL
Khi dùng thuật ngữ chính xác để tìm tin, cần chú ý cách sử dụng thuật ngữ
trong CSDL Tốt nhất là có danh sách thuật ngữ fìm tin trong tay hoặc dùng Từ
điển để hiện thuật ngữ chính xác
Thậm chí một vài thay đổi nho nhỏ trong thuật ngữ tìm cũng không cho chúng
ta kết quả tìm tin mong muốn Thí dụ, trong Từ điển hiện là Tua bín mà ta lại
viết trong biểu thức tìm là Tuốc bin thí chúng ta sẽ nhận được kết quả tìm tin không theo ý muốn
Một điều quan trọng cần nhớ là nếu trong thuật ngữ tìm tin có chứa các ký tự
như các dấu (, ), <, >, ?, / hoặc các dấu toán tử như * + (G) (F) $ ^ hoặc
bắt đầu bằng dấu # ta cần đưa thuật ngữ tìm đó vào trong dấu nháy kép "' ", thí
dụ: 31
Trang 33
Đức (Cộng hoà Liên bang Đức)
vì có dấu () trong thuật ngữ tìm nên ta đưa nó vào dấu nháy kép " ";
"Đức (Cộng hoà Liên bang Đức)" - Thuật ngữ chặt phải:
Thay vì viết đầy đủ thuật ngữ tìm tin, ta có thể chỉ viết gốc thuật ngữ
CDS/ISIS sé tự động gán toán tử OR giữa các thuật ngữ tìm đã được chỉ định bằng gốc thuật ngữ Dùng đấu Đô la làm dấu chặt phải ($) và viết dấu này ngay sát ký tự cuối cùng của gốc thuật ngữ, thí dụ: Để tìm thông tin về phim ta có thể viết gốc thuật ngữ: Kinh$ Hệ thống sẽ tìm kiếm tất cả các trường (đã index) và các biểu ghi các câu bắt đầu bằng chữ Kinh Kinh Kinh doanh Kinh độ Kinh nghiệm Kinh tế Kinh tuyến Kinh vi
Toan tir tim tin (search operators):
Ta có thể kết hợp hai hoặc nhiều hơn các thuật ngữ tìm tin vào một biểu thức
tim tin bằng cách dùng các toán tử (search operators)
- Toán tử OR (hoặc):
Toán tử OR kết hợp các thuật ngữ tìm theo kiểu cộng và mở rộng phạm vi
tim tin và về nguyên tắc kết quả tìm tin sẽ rất lớn Trong biểu thức tìm, toán tử
Trang 34
Kinh tế
Kinh tế + Đầu tư
- Toán tử AND
Trong biểu thức tìm tin, toán tử AND được thay bằng dấu sao (*) Kết quả fìm
tin theo toán tử AND giữa hai lớp thuật ngữ tìm là các biểu ghi có nội dung bao
hàm cả lớp thuật ngữ thứ nhất và lớp thuật ngữ thứ hai Có thể hiểu bản chất của
toán tử AND qua biểu thức tìm và sơ đồ sau:
Kinh tế Đầu tư
Kinh tế * Đầu tư
Như vậy khi dùng toán tử AND, sẽ thu hẹp kết quả tìm
- Toán tử NOT:
Trong biểu thức tìm tin, toán tử NOT được thay bằng dấu ^ Kết quả tìm
tin của lệnh tìm dùng toán tử NOT giữa hai lớp thuật ngữ tìm tin là tổng các biểu
ghi có nội dung của lớp thuật ngữ thứ nhất trừ đi toàn bộ các biểu ghi có nội
dung của lớp thuật ngữ thứ hai Để hiểu bản chất của toán tử NOT, ta có thể xem biểu thức tìm tin và sơ đồ sau:
Kinh tế ^ Đầu tư
Chú ý rằng, khơng như các tốn tử OR và toán tử AND, khi đung toán tử NOT trong biểu thức tìm tin sẽ không cho kết quả như nhau khi ta hoán vị các lớp
thuật ngữ, thí dụ: 33
Trang 35A^B
Sẽ có kết quả tìm tin khác với
B^A
Cú pháp của biểu thức tìm:
Lúc này ta có thể lập một biểu thức tìm phức tạp bằng cách liên kết hai hoặc nhiều hơn các thuật ngữ tìm bằng các toán tử nêu trên
Giống như trong Đại số, ta có thể sử dụng dấu ngoặc để xác lập thứ tự
thực hiện việc tìm kiếm
Trong môt biểu thức tim tin (nếu không có dấu ngoặc), thứ tự ưu tiên thực hiện các phép tìm như sau:
Cao nhất *và ^ Sau đó là +
Nếu hai toán tử cùng mức ưu tiên đều nằm trong một biểu thức tìm tin, cùng
mức ngoặc, việc tìm kiếm sẽ được thực hiện từ trái qua phải Thí dụ, ta có biểu thức tìm tin sau đây:
A+B"C
CDS/ISIS sẽ thực hiện việc tìm tin giữa B * C trước, sau đó việc tim tin sẽ được
thực hiện giữa A và (B * C) bằng toán tử OR Ngược lại, nếu ta viết biểu thức tìm như sau:
(A+B)*C
vigc tim kiém théng tin sé thuc hién giita A + B truéc sau d6 thuc hién phép logic AND giữa (A + B) và C Chúng ta có thể lập lệnh tìm bằng cách sử dụng các toán tử kết hợp với dấu ngoặc:
((A + B) *C + (D + E) +F)^G
Dấu hạn định toán hạng:
Ta có thể dùng dấu hạn định toán hạng để định vị trường/các trường tìm kiếm
cho một thuật ngữ tìm nào đó
Dấu hạn định toán hạng có format chung như sau: Thuật ngữ tìm/(t1,t2,t3, )
khi t1, t2, t3, là nhãn trường định vi
34
Trang 36Phát triển chiến lược tìm:
¡ _ Trong khi lập lệnh tìm tin và thực hiện việc tìm kiếm thông tin, CDS/ISIS sẽ : gán cho biểu thức tìm một con số Con số nay vừa là đại diện cho biểu thức tìm
vừa chứa thông tin về số lượng biểu ghi tìm được theo biểu thức tìm đó Vì vay,
sau khi thực hiện nhiều lệnh tìm tin ta có thể gọi lại một lệnh tìm bất kỳ trước đó
bằng cách viết dấu # ngay trước số thứ tự của lệnh tìm
Tiện ích này cho phép ta từng bước phát triển chiến lược tìm kiếm
Thí dụ sau khi xem kết quả tìm tin theo lệnh tìm thứ nhất, yêu cầu tìm các tài
liệu về vấn đề đầu tư trong nướcvà phát triển kinh tế Việt nam:
(Kinh tế + Đầu tư) * Việt nam
thấy rằng có một số biểu ghi không phù hợp vì nội dung của chúng về đầu tư
nước ngoài vào Việt nam Ta cần hiệu chỉnh lại biểu thức tìm tin cho chính xác như sau:
#1 ^ Đầu tư nước ngoài
Chú ý rằng ta có thể dùng dấu hạn định toán hạng để chính xác hoá biểu thức
tìm Thí dụ:
#1/(312)
tức là hệ thống thực hiện việc tìm các biểu ghi thoả mãn hai điều kiện:
- Đó là điều kiện của biểu thức tìm số 1,
- Chỉ thực hiện việc tìm tin trong trường có nhãn 312
Trên thực tế không tồn tại qui định chung cho việc lập các lệnh tìm tin nhưng
có một nguyên tắc chung cho người tìm tin là:
- Cần hiểu rõ yêu cầu tìm tin (vấn dé khoa học cần tìm), - Hiểu rõ bản chất các toán tử,
- Thuộc ngữ pháp viết lệnh tìm ˆ
Nói chung những người chưa có kinh nghiệm, không nên lập các lệnh tìm phức tạp ngay mà bắt đầu từ những lệnh đơn giản nhất Với lệnh tìm mô tả ở trên, ta
có thể tách ra thành bốn bước:
#1: Việt nam
#2: Kinh tế + Đầu tư #3: Đầu tư nước ngoài
#4: #1 ” #2 ^ #3
Trang 37Tim tu do:
Kỹ thuật này cho phép:
- Tìm kiếm thông tin trong các trường chưa được đảo (hoặc làm index), - Xác định trường có/không có đữ liệu
- So sánh giá trị số của trường
Để thực hiện việc tìm tin tự do, ta cần chọn chế độ Tìm trình độ cao
(Expert Search) trong menu Tìm tin (Search) Viết biểu thức tìm trong hộp
Biểu thức tìm (Search expression) Dùng dấu hỏi (?) để báo hệ thống về chế độ tìm tự do: ? Biểu thức logic Trong đó: 2 Dấu nhận biết lệnh tìm tự do Thí dụ ta có lệnh tìm tự do:
? v312: 'kinh tế" and val(v260) >= 1990
hệ thống sẽ tìm toàn bộ các biểu ghi mà trong trường 312 có chứa thuật ngữ kinh
tế với năm xuất bản tài liệu từ 1990 cho tới nay
Cũng giống như tìm tin theo file đảo (index), mỗi lệnh tìm tự do được gán cho một con số mà sau này mỗi khi muốn gọi lại biểu thức tìm, ta chỉ cần viết
dấu # ngay trước số đó là đủ Tuy nhiên, ta không thể viết một lệnh tìm hỗn hợp
bao gồm Biểu thức tìm tin theo file đão và Biểu thức tìm tự do Việc kết hợp như
vậy chỉ thực hiện được khi ta dùng dấu #số thứ tự của biểu thức tim tin
#1 Kinh tế + Đầu tư
#2 ?val(v260)>1990 #4 #1*1#2
IV.3 TÌM TÍN THEO CÁC YẾU TỐ CỤ THỂ
Theo nội dung file scl.fst, chúng ta có thể tìm tin theo các phương pháp
sau đây:
- Tìm theo tác giả cá nhân,
- Tìm theo nhan đề gốc của tài liệu, - Tìm theo nhan đề tập của bộ sách,
Trang 38âu
- Tìm theo từ khoá tài liệu,
- Tìm theo từ khoá địa lý của tài liệu,
- Tìm theo năm xuất bản của tài liệu,
- Tìm theo chỉ số phân loại của tài liệu, Các yéu t6 tim tin trong CSDL SCL:
(Chú ý: Các thí dụ dưới đây được thực hiện trong cửa số Tìm trình độ cao - Expert search)
1 - Tìm theo tác giả cá nhân:
- Nếu biết tên đây đủ, chính xác của tác giả cá nhân:
Trong hộp Biểu thức tìm ta viết tên đẩy đủ, chính xác của tác giả tài
liệu:
Thí dụ:
Hoàng Đình Phu <Nhấn con trỏ vào nút Tìm kiếm>
Hệ thống sẽ tự động thực hiện lệnh tìm và thông báo kết quả tìm trên cửa
sổ Search history
- Nếu không biết tên đầy đủ, chính xác của tác giả cá nhân:
Trong hộp Biểu thức tìm ta viết thông tin mà ta nhớ được về tác giả tài
liệu:
Thí dụ:
Phu <Nhấn con trỏ vào nút Tìm kiếm>
Hệ thống sẽ tự động thực hiện lệnh tìm và cho kết quả
Phương án khác là ta tìm theo từ điển, thứ tự tìm như sau:
- Nhấn con trỏ vào nút Từ điển (Dictionary)
- Trên cửa số Từ điển, viết Phu vào hộp Thuật ngữ (Term box) Nhìn vào hộp Từ điển thuật ngữ (Dictionary terms), ta thấy thuật ngữ Phu tự động chạy lên đầu hộp, nhấn con trỏ vào thuật ngữ Phu để kéo thuật ngữ này
Trang 392 - Tìm thẹo nhan đề gốc của tài liêu:
Vì tài liệu của chúng ta viết bằng Việt (hoặc đã được dịch ra tiếng Việt)
nên nhan đề gốc của tài liệu là tiêng Việt - Trường hợp nhớ đây đủ nhan đề gốc tài liệu,
Trong hộp Biểu thức tìm ta viết đầy đủ, chính xác nhan để của tài liệu
mà ta nhớ được: Thí dụ:
Quản lý Nhà nước về kinh tế <Nhấn con trỏ vào nút Tìm kiếm>
Hoặc:
Quan ly nhà nước$ <Nhấn con trỏ vào nút Tìm kiếm> Hệ thống sẽ tự động thực hiện lệnh tìm và cho kết quả
- Trường hợp không nhớ đây đủ nhan đề gốc tài liệu,
Trong hộp Biểu thức tìm ta viết một số từ trong nhan đề mà ta nhớ được:
Thí dụ:
Kinh * tế * quản * lý <Nhấn con trỏ vào nút Tìm kiếm>
Hoặc:
Nhà * nước * kinh * tế <Nhấn con trỏ vào nút Tìm kiếm> Hệ thống sẽ tự động thực hiện lệnh tìm và cho kết quả
Phương án khác là ta tìm theo từ điển, thứ tự tìm như sau:
- Nhấn con trỏ vào nút Từ điển (Dictionary)
- Trong hộp Thuật ngữ (Term box) ta viết Quản lý nhà nước về kinh tế
Nhìn vào hộp Từ điển thuật ngữ (Dictionary terms), ta thấy thuật ngữ Quản
ly nhà nước về kinh tế tự động chạy lên đầu hộp, nhấn con trổ vào thuật ngữ Quản lý nhà nước về kinh tế để kéo thuật ngữ này sang cửa số Biểu
thức tìm (Search expression), xoá cửa số Từ điển, bấm nút Tìm (Search)
Hệ thống sẽ thực hiện việc tìm kiếm thông tin
3 - Tìm theo nhan đề từng tập của bô sách:
Vì nhan đề của từng tập sách được viết bằng (hoặc được dịch sang) tiếng Việt nên chúng ta viết biểu thức tìm bằng tiếng Việt
- Trường hợp nhớ đầy đủ nhan đề tập của bộ sách,
Trong hộp Biểu thức fìm ta viết nhan đề đầy đủ, chính xác của của tập
Trang 40Thí dụ:
Tập 1: Những biện pháp bảo vệ đất và nước <Tìm kiếm>
Hoặc:
Tập 1: Những biện pháp$ <Tìm kiếm>
Hệ thống sẽ tự động thực hiện lệnh tìm và cho kết quả
- Trường hợp không nhớ đầy đủ nhan đề tập của bộ sách,
Trong hộp Biểu thức tìm ta viết một số từ trong nhan dé tập sách mà ta
nhớ được: Thí dụ:
bảo * vệ * đất * nước <Tìm kiếm> Hệ thống sẽ tự động thực hiện lệnh tìm và cho kết quả
Phương án khác là ta tìm theo từ điển, thứ tự ầm như sau: - Nhấn con trỏ vao mit Tir dién (Dictionary)
- Trong hộp Thuật ngữ (Term box) ta viết Tập 1: Những biện pháp Nhìn
vào hộp Từ điển thuật ngữ (Dictionary terms), ta thấy thuật ngữ Táp 1:
Những biện pháp tự động chạy lên đầu hộp, nhấn con trỏ vào thuật ngữ Táp
1: Những biện pháp để kéo thuật ngữ này sang cửa số Biểu thức tim
(Search expression), xoá cửa sổ Từ điển, bấm nút Tìm (Search) Hệ thống sẽ thực hiện việc tìm kiếm thông tin
5 - Tìm theo từ khoá tài liêu:
Từ khoá tài liệu là từ chỉ nội dung chinh/phu của tài liệu; từ khoá được viết bằng tiếng Việt, vì vậy lệnh tìm ta cần viết bằng tiếng Việt và không cần quan tâm tới ngôn ngữ chính gốc của tài liều