Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

Lêi më ®Çu

Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệphoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý cóhiệu quả

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thôngtin bằng văn bản Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quanđơn vị Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộmáy quản lý nhà nước nói chung Trong văn phòng công tác văn thư là một nộidung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dunghoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triểncủa các nước trên thế giới

Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chứcngày càng được quan tâm hơn Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chínhnhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới

Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhàtrường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công tyxây dựng công trình giao thông 118 Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văntốt nghiệp của mình

Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thểkhông tánh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiếncủa thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn

Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư,đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cô, các chú, anh chị phònghành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đãgiúp em hoàn thiện luận văn này

1 Chức năng và nhiện vụ của công ty.

2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Phần II: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, vănthư, lưu trữ nói riêng

1 Tình hình thực tế chung của Công ty

2 Công tác thư ký

3 Công tác văn thư

4 Công tác lưu trữ

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư

trữ của công ty

1 Đánh giá chung về khâu công việc

2 Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục

Phần IV: Nhận xét của Công ty về kết quả thực tập của sinh viên

PhÇn I

I Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty

1 Chức năng nhiệm vụ của công ty.

Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lậpcăn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trìnhGiao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118

- Nhiệm vụ chủ yếu của công ty

Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ,thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề để nâng cao đời sống cho con người

2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính.

2.1Cơ cấu tổ chức của công ty.

Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc chogiám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có:

2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính:

Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu vềtuyển dụng đào tạo nhân lực 01 Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tácLĐTL 01 Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01.Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01 Thống kê LĐTL 01 Quảntrị hành chính đời sống 01 Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01 Nhân viên lái xe con

03 Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 vàngười làm bảo vệ của công ty 02

Sơ đồ tổ chức.

Phó văn phòng

Nhân viên quản trị đời sống

Nhân viên thống

kê lao động tiền lương

Nhân viên bảo

vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệu

Nhân viên bảo vệ trực điện nước

Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ

Nhân viên lái

xe con

Chánh văn phòng

Phần II

Tình hình thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118

1 Khái quát tình hình Công ty.

1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty.

Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Trình Giao Thông 118được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máymóc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đườngsắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội Năm 1983 Công ty đổi tênthành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118 Đến năm 1993 đổi tênthành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây DựngCông trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải

Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cảmọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề vìthế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đãtăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ mộtdoanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc TổngCông ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phầnXây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01năm 2002

Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớncủa quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18,vành đai 3 Hà Nội Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớnnhư: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạngmục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất,đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế,công trình Long An, Khách sạn Đông Dương và hàng loạt các công trình giaothông ở các địa phương trong cả nước Tất cả các công trình giao thông công tythi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đadạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giácao Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớnthuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức vànguồn vốn Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộngthêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm Phấnđấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên

Từ đầu năm 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tínhvào công tác quản lý, điều hành sản xuất Đến cuối năm 2000 đã hoàn thiện cơbản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềmứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty

Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000.Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cảnước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điệnlưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tưxây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị

1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ.

Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ

sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân Sản phẩm của ngành xây dựng là nhữngcông trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi ) có đủ điều kiện đưa vàosản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành Xuất phát từ những đặc điểm

đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trảiqua nhiều giai đoạn khác nhau Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địađiểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập

ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giaiđoạn trong quy trình công nghệ Các giai đoạn để thi công công trình giao thông( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau:

- Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trìnhthi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của côngtrình ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lậpngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sátthiết kế cho dự án Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệthống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến Từ đó, thiết kế và chọnphương án thi công hợp lý

- Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương phápđóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ( chiều dài khoảng 300 m ) Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đấthữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công

Khảo sát thi công

Thi công

Hoàn thiện

Bàn giao

Nghiệm thu

lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lềđường.

- Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảmbảo tính thẩm mỹ của công trình

- Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trìnhđúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu

- Giai đoạn bàn giao: Khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàngiao đưa vào sử dụng

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc môt mô hìnhquản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ độngtrong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảmbảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay Với bộ máy quản lý gọnnhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh của toàn công ty

Đứng đầu bộ máy của công ty là giám đốc điều hành Ngoài việc uỷ quyềncho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban.Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm:

Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công

ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, quản lý công văn giấy tờ có liên quanđến tổ chức hành chính Giúp ban Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự,hành chính của công ty

Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về côngtác kế hoạch Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình

Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợpđồng Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu côngtrình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình

Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tácquản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền.Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công

ty Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thicông của công ty Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàngnăm cho các trang thiết bị Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết

bị phục vụ sản xuất của công ty Quản lý về công tác khoa học công nghệ

Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118.

2.Công tác thư ký.

2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc của

các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư

ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn

còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của

ngành Thư ký Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ

Thư ký là gì Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng

trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng Vậy ta

Phó giám đốc điều hành

Phó giám đốc điều hành

Các đơn vị sản xuất

Các đơn vị quản lý

Xưởng sửa chữa

công dự án

Văn phòng đại diện phía nam

Phòng kính

tế thị trường

Phòng

kĩ thuật công nghệ

Phòng tài chính kinh tế

Phòng quản

lý thiết bị

Trung

tâm

thí

nghiệm

thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của côngviệc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhận một phần hoặctoàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnh phạm vi hoạtđộng rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rấtquan trọng.

Và sau một thời gian được về thực tập tại công ty, qua quá trình làm việc vàhọc hỏi em rút ra đuợc một số kinh nghiệm rất quý báu Đây là một công ty hoạtđộng theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong những côngtác quan trọng của công ty Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủtrưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thựchiện những công việc quan trọng Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cảnhững vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phinpha cà phê ” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đemlại hiệu quả cao nhất trong công việc Người thư ký càng phải hiểu rõ các chứcnăng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thựchiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu Những chức năng chính như:

Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư < còngọi là công tác thông tin >

Chức năng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong hoạtđộng văn bản

Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phảiđiều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọilĩnh vực khác

2.2 Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách.

a Tổ chức tiếp khách trong công ty.

Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợitrước khi vào làm việc với công ty Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách vớinội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số lượng vàyêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuẩn bị kịpthời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan.Thư ký cần năm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho cácđơn vị thực hiện và duy trì

- Ngày giờ tiếp khách của công ty

- Việc tiếp khách của Giám đốc và các Phó giám đốc

- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty

- Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo

- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty

- Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách

b Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách

Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký làngười đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách ấn tượng đầu tiên của khách đốivới cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên

những thuận lợi cho những công việc tiếp theo thư ký không chỉ làm nhiệm vụđơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những yêu cầu củamột số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.

- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác

- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc

- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tàiliệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết

- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếpkhách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch

c Tổ chức các buổi hẹn.

- Đặt chương trình cho các buổi hẹn

Thư ký nên thưòng xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp nhữnggìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợpkhác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết

- Thu xếp các buổi xin hẹn

Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, công văn Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và

có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp

Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thểghi vào sổ, phiếu hẹn

Thư ký cần phải ghi vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn,trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổitiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận

Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi công tácchưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối cácbuổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thôngcảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn

Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằngcách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách nhữngthông tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp Trong trường hợp nàythư ký cần hết sức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phânbiệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến thanphiền công việc này đoì hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên nhữngquy định của công ty

Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi ngườithư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất Saumỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việcnày đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũngnhư những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giácthoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất

2.3 Tổ chức hội nghị.

a Lập kế hoạch hội nghị

Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập

kế hoạch hội nghị Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, đượcchuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả

Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau :

- Tên hội nghị

- Thời gian hội nghị

- Thành phần hội nghị

- Nội dung hội nghị

Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc

và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này

mà người thư ký nắm được

- Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phảiước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trìthời gian hội nghị Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm

vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa

- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửigiấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản Chuẩn bị đầy đủbàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu tất cả phải được bố trí khoa học, hợplý

- Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc

- Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị màquyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao

d Công việc sau hội nghị

- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thứcthông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc

- Theo chỉ thị của giám đốc có thể gửi thư trao đổi, công văn hành chínhhoặc các giấy tờ thông báo cần thiết khác.

- Sắp xếp công văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị

Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các công việc của cơ quan vì thế màcàng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội nghị là một yêu cầu của nghệthuật quản lý Thư ký phải có trách nhiệm giúp Giám đốc hoàn thành một cáchxuất sắc công việc này

2.4 Thu thập và cung cấp thông tin, quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo.

a Yêu cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo

- Người thư cần phải hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môm củamỗi lĩnh vực mà mình hoạt động

- Hiểu một cách chính xác và phán đoán nhu cầu thông tin của Giám đốc

- Đánh giá được ý nghĩa của những thông tin mà mình thu thập, xử lý, phục

vụ tin với những người dùng tin

- Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thậpnhững thông tin cần thiết

- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác khoahọc, hợp lý, đúng lúc

- Các nguồn thông tin chủ yếu trong công ty: mua thông tin, trao đổi thôngtin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng

b Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại.

Trong một văn phòng hiện đại điện thoại cùng với máy tính như một trợ thủđắc lực của lãnh đạo và các ban ngành Đây là một trong những phương tiệnthông tin hiện đại nhất mà hàng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viênluôn phải sử dụng để điều hành công việc Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoại

sẽ tiết kiệm được rất nhiều thơìư gian trong giải quyết công việc của người lãnhđạo cũng như của các ban ngành chức năng có liên quan

Bố trí điện thoại trong phòng làm việc là điều cần thiết nhưng phải đảm bảotính khoa học và thuận lợi

Người thư ký đóng vai trò như “ phin cà phê ” sàng lọc lọc các cuộc đàmthoại điện thoại của Giám đốc Mọi người gọi điện thoại cho giám đốc qua thư

ký, hoạt động đàm thoại điện thoại chiếm phần lớn thời gian của người thư ký,

vì theo thống kê của các nhà chuyên môn thì 75% các vấn đề hàng ngày đượcgiải quết qua điện thoại Vậy nên khi đàm thoại qua điện thoại thư ký cũng phảichuẩn bị kỹ như là thư công, phải chuẩn bị những tài liệu cần thiết, nên kê ra từtrước những vấn đề có thể xuất hiện trong khi đàm thoại, nắm vững được nghệthuật nói và nghe điện thoại Tóm lại, qua cuộc nói chuyện điện thoại người ta

có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó

có cảm tình tốt hoặc ngược lại với thư ký nói riêng và toàn công ty nói chung

c Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo.

Thư ký phaỉ biết phân loại hoạt động quản lý do người lãnh đạo của mìnhđảm nhiệm, nắm được khả năng, sở trường của lãnh đạo trong việc thực hiệnnhiệm vụ Điều này tạo nên mối tương quan chung với toàn bộ nhiệm vụ củacông ty

Thư ký có trách nhiệm tổ chức lao động khoa học đối với khối lượng côngviẹc của lãnh đạo Đối với lãnh đạo thì chương trình kế hoạch không ở dạng chitiết, cụ thể mà được khái quát hoá thành kế hoạch quản lý điều hành tác nghiệpđối với toàn bộ tổ chức và có tác động đến tổng thể

Thư ký cần phải theo dõi cả hai chương trình kế hoạch: Chương trình kếhoạch hoạt động của cơ quan và chương trình quản lý của lãnh đạo

Nói tóm lại, chương trình kế hoạch là một phương tiện hoạt động của ngườilãnh đạo và cuả công ty Nó đảm bảo cho mọi hoạt động trong công ty đượcthực hiện đúng mục đích và yêu cầu đặt ra Để trở thành một ngưòi thư ký tốtcần phải hiểu biết và quan sát nhiều để không chỉ nắm vững nghiệp vụ của mình

mà phải nắm vững nghề của lãnh đạo

2.5 Tổ chức các chuyến đi công tác và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng.

a Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc.

Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của công ty sẽquy định phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của giám đốc Các chuyến đi côngtác nhằm thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những vấn đề

cụ thể thuộc chương trình kế hoạch nhằm đã xác định Điều này thư ký cần quantâm đó là:

- Chức năng nhiệm vụ của công ty mà mình đang làm việc

- Mối quan hệ của công ty mình với công ty khác

- Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối qua hệ với cáccông ty khác

b Lập kế hoạch các chuyến đi công tác.

Các chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải phùhợp với kế hoạch chung trong năm của công ty Khi lập kế hoạch các chuyến đicông tác kể các chuyến đi công tác đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòi hỏithư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn Những vấn đề chủ yếu trong việc lập

kế hoạch các chuyến đi công tác

- Nội dung của chuyến đi

- Mục tiêu của chuyến đi

- Thời gian công tác

- Cán bộ cùng đi với lãnh đạo

- Phương tiện giao thông

- Giấy tờ cần thiết

- Tài liệu tham khảo, nghiên cứu

- Kinh phí cho chuyến đi

c Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác.

- Liên hệ nơi đến công tác: Cần phải thông báo cụ thể cho công ty tiếp nhận

về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng công văn, điện thoại hoặc Fax <tuỳ theo phạm vi của chuyến đi mà điều chỉnh cho hợp lý về thời gian và nộidung công tác >

- Chuẩn bị nội dung công tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đi côngtác, tuỳ thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạp khácnhau Vì thế người thư ký không thể tự mình giải quyết mọi công việc cho giámđốc mà là người truyền đạt trực tiếp yêu cầu của giám đốc đến các bô phận chứcnăng hoặc phối hợp với các chuyên gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ để hoànthành công việc tốt nhất

- Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Công việc này cần đượctiến hành từ khái quát đến cụ thể Trước hết, người thư ký cần tổng hợp các tưliệu theo danh mục như các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vựcchuyên môn Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến công việc giải quyết màxem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định mà chỉ cần tracứu, ghi lại số liệu để làm việc

- Chuẩn bị phương tiện giao thông: Dựa vào địa điểm và thời gian công tác

cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm Thư ký cótrách nhiệm báo cho phòng hành chính của công ty sau khi lựa chọn đượcphương tiện giao thông phù hợp phục vụ cho chuyến đi

- Chuẩn bị giấy tờ: Thư ký chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đicông tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân và các giấy tờkhác có liên quan

- Chuẩn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký cần thông báo phốihợp với văn phòng hành chính chuẩn bị chu đáo cho chuyến đi công tác củagiám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân tập thể

d Nhiệm vụ của thư ký trong khi lãnh đạo đi công tác vắng

- Trước khi Giám đốc đi công tác vắng : Thư ký dự buổi họp bàn giao củaGiám đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc, ghi lại những côngviệc được thẩm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng

- Trong khi Giám đốc đi công tác : Thư ký giúp các cấp phó thực hiện nhiệm

vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, thao dõi tiến độ giải qyuếtcông việc, ghi nhật ký công tác, tổng hợp tin tức về những công việc quan trọngđược giải quyết hoặc những tồn tại Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đếncông việc của công ty để báo cáo với Giám đốc khi Giám đốc đi công tác về

- Sau khi Giám đốc đi công tác về : Cần báo cáo tóm tắt diễn biến công việctrong công ty, trình những tài liệu có liên quan khác Nhận các tài liệu vềchuyến đi công tác giúp giám đốc chỉnh lý, hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phícông tác để làm thủ tục thanh toán với tài vụ Thư ký cần phải có sự chuẩn bịchu đáo để mỗi chuyến đi công tác của giám đốc đều có những kết quả tốt đẹp Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liền giữa người lãnh đạovới những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và đượclãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏ