CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ LỰA CHỌN CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Những phát hiện của các nhà xã hội học Âu-Mỹ cho thấy nhóm có tác động tích cực và cả tiêu cực đến mọi mặt hoạt động xã hội: giáo dục, sản xuất, nghiên cứu …Do đó mọi người cần được tran

Tiểu Luận:

CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ LỰA CHỌN CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Giảng Viên Hướng Dẫn: ThS Phạm Đức Trường Sinh Viên : Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103

Lớp : L12VT2

HàNội–6/2013

MỤC LỤC:

1.1 Khái niệm về nhóm 4

1.2 Tầm quan trọng của nhóm làm việc 5

1.3.Các loại nhóm 6

2.1 CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC 7

2.1.1 Khái niệm cấu trúc nhóm làm việc? 7

KẾT LUẬN 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO Error: Reference source not found

LỜI NÓI ĐẦU

Từ xưa cha ông ta đã có câu “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại lên hòn núi cao” quy tắc đó luôn đúng cho tới xã hội hiện đại ngày nay khi khoa

học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc Khi kết hợp với nhau trong việc cùng thực hiện một mục tiêu, các thành viên trong nhóm sẽ hỗ trợ được cho nhau trong quá trình thực hiện mục tiêu chung Giúp cho công việc được hoàn thành nhanh hơn và đạt hiệu quả cao hơn

Tuy nhiên trong quá trình vận hành,nhu cầu tái cấu trúc nhóm trở nên cấp bách khi hiện trạng của nhóm gặp phải nhiều vấn đề trong cấu trúc, hoạt động khiến nhóm hoạt động không hiệu quả; thậm chí trì trệ, đứng trước nguy cơ tan rã Nhiều nguyên do là do vấn đề cấu trúc sai, không hợp lý, kém hiệu quả Chính vì vậy, việc tái cấu trúc được đặt ra; thậm chí là cấp bách nhất Thể hiện cụ thể là:

1 Nhóm không xác định nổi chiến lược và kế hoạch

2 Đội ngũ lãnh đạo của nhóm làm việc không hiệu quả Các tố chất, bao gồm tính cách, hiểu biết, kinh nghiệm cá nhân của đội ngũ lãnh đạo trong một nhóm đóng một vai trò quan trọng Nếu sai, kém sẽ kìm hãm sự phát triển của nhóm

3 Quản lý nguồn nhân sự yếu kém Có thể nói con người là một yếu tố có tính chất quyết định tới sự thành công của nhóm, nói rộng ra là tổ chức và doanh nghiệp, và nếu sự yếu kém nảy sinh từ vấn đề này thì cần phải được điều chỉnh kịp thời và phải có định hướng mang tính lâu dài

4 Sự phối hợp hoạt động trong nhóm không hiệu quả do cấu trúc chưa hợp lý Một cấu trúc nhóm được thiết kế tốt sẽ có khả năng cho phép nhóm sử dụng các thông tin từ các bộ phận một cách hiệu quả nhất, và từ đó giúp cho hoạt động phối hợp giữa các đơn vị được chặt chẽ và lãnh đạo điều hành tốt hơn Việc sắp xếp, thay đổi một cách toàn diện, theo quy trình chuẩn sẽ tạo cho nhóm có khả năng để thực hiện những công việc của mình một cách hiệu quả và bền vững

Trong bài tiểu luận “Cấu trúc nhóm làm việc và lựa chọn cấu trúc nhóm làm việc hiệu quả ” sau đây, em sẽ giới thiệu về các nội dung như sau:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NHÓM LÀM VIỆC

CHƯƠNG 2: CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ LỰA CHỌN CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NHÓM

1.1 Khái niệm về nhóm

Trong xã hội loài người nhóm hình thành rất sớm Từ thời tiền sử, con người muốn tồn tại cần hình thành các nhóm Nhóm để chống thú dữ, nhóm để cùng săn bắn, xây dựng chỗ ở chống chọi với thiên nhiên…Từ nhỏ chúng ta đã sống trong gia đình, nhóm bạn bè cùng xóm, cùng lớp học, cùng lứa tuổi…cho đến khi trưởng hành học tập và làm việc chúng ta đã vô tình hay có ý thức tham gia vào rất nhiều nhóm Chỉ có điều chúng ta chưa tự hỏi vậy thì ta sẽ hòa mình vào nhóm như thế nào để làm việc hiệu quả nhất Và nhóm cũng đã làm gì giúp cho chúng ta và giúp nhóm hoạt động hiệu quả Do đó nghiên cứu, học tập về động thái nhóm rất quan trọng

Từ đầu thế kỷ 20 đã có nhiều nghiên cứu về nhóm trong sản xuất công nghiệp, ảnh hưởng của nó tới năng suất lao động của từng người và nhóm người cũng như tác động thay đổi hành vi, ứng xử của cá nhân Những phát hiện của các nhà xã hội học Âu-Mỹ cho thấy nhóm có tác động tích cực và cả tiêu cực đến mọi mặt hoạt động xã hội: giáo dục, sản xuất, nghiên cứu …Do đó mọi người cần được trang bị những kiến thức và kỹ năng về nhóm và làm việc nhóm

Ngày nay, sống trong xã hội công nghiệp, mỗi cá nhân hoạt động trong một

số nhóm Các tổ chức cũng tìm cách huy động tối đa khả năng làm việc và sáng tạo của các nhóm trong tổ chức của họ Các nhóm dự án được thành lập nhằm phát huy tối đa năng lực cạnh tranh trong sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã mới Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản làm nên vốn nhân lực trong một

tổ chức Nghiên cứu về nhóm làm việc càng trở nên quan trọng và bức thiết Những kiến thức và hiểu biết về hoạt động nhóm do đó không những cần cho các nhà hoạt động xã hội, văn hóa, công tác thanh thiếu niên, các nhà giáo dục, nhân viên các dự án phát triển mà còn rất cần cho mọi người trong các lĩnh vực công nông nghiệp sản xuất ra của cải vật chất

Vậy nhóm là gì?Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu,

thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau.

Có thể chia ra thành nhóm chính thức và nhóm không chính thức Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ

sở quyết định của tổ chức đó Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên

từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm…Trong một tổ chức thường tồn tại cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức

Thời gian tồn tại của nhóm cũng là một yếu tố quan trọng Có nhóm tồn tại suốt thời gian tồn tại của tổ chức Có nhóm tồn tại theo từng dự án Có nhóm lại chỉ

hoạt động trong thời gian ngắn tính bằng phút như các nhóm thực hiện các bài tập, trò chơi trong các buổi tập huấn…Các nhóm dự án là các nhóm làm việc, nó là tập hợp những thành viên có năng lực làm việc bổ trợ cho nhau, cùng cam kết thực hiện mục tiêu chung, gắn với mục đích của tổ chức

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm Mục tiêu chung của nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu này phải được các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt động của nhóm, nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn tại Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Yếu tố thứ hai của một nhóm là các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể tích cực hoặc tiêu cực

Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả Đây là những quy tắc chính thức Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém phần quan trọng Quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực

Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong nhóm Nhóm chỉ hoạt động hiệu quảkhi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau.Nhóm làm việc được thành lập để giải quyết và thực hiện công việc nào đó có mục tiêu rõ ràng mà một cá nhân không thể hoàn thành Nếu những công việc đơn giản, có thể giải quyết bởi 1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không cần thiết tới thành lập nhóm

1.2 Tầm quan trọng của nhóm làm việc

Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công

ty trên thế giới Tại sao vậy? Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xu hướng này

Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm

bổ trợ lẫn nhau

Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ.Nhóm có thể tạo ra môi trường làm

việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn

Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn Các thành viên tự rút ra những gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng

xử của mình

Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các thành viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là thi hành theo chỉ thị cấp trên Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm

được nêu rõ bằng các mục tiêu (Specific (Cụ thể) - Measurable (Đo lường)

-Achievable (Khả thi) - Relevant (Có liên quan tới mục tiêu chung) - Time base (Có

thời gian hạn định)) Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo Tuy nhiên những đặc điểm trên không phải là có ngay mà phải hình thành xây dựng dần dần trong các giai đoạn phát triển của nhóm.Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo…

1.3.Các loại nhóm

Từ “nhóm” có nghĩa chỉ một tập hợp từ hai người trở lên Có khi từ này dùng với nghĩa chung chỉ nhóm người rất rộng Khái niệm nhóm chúng ta dùng ở đây là nhóm tập hợp một số ngưới có mục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng các quy tắc chung để thành viên tuân theo và các thành viên đảm nhận những vai trò

rõ ràng Trong đó có thể chia làm nhóm chính thức được thành lập bởi nhu cầu của

tổ chức trên nhóm, có quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức và nhóm không chính thức nhóm được hình thành tự nhiên do nhu cầu xã hội của những người tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng mục tiêu của tổ chức Trong một tổ chức đồng thời có thể tồn tại nhiều nhóm chính thức và không chính thức Các nhóm làm việc trong một cơ quan, tổ chức, nhà máy thường là nhóm “chính thức” Tuy nhiên vai trò và ảnh hưởng của các nhóm không chính thức cũng rất quan trọng Các nhóm không chính thức có khi ảnh hưởng rất mạnh đến kết quả hoạt động của các nhóm chính thức

CHƯƠNG 2: CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ LỰA CHỌN CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

2.1 CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC

2.1.1 Khái niệm cấu trúc nhóm làm việc?

Cấu trúc nhóm làm việc là tổng hợp các cá nhân làm việc khác nhau có mối liên hệ và quan hệ lẫn nhau, có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau để đảm bảo việc thực hiện các chức năng

của nhóm

2.1.2 Phân loại cấu trúc nhóm làm việc

Có hai loại cấu trúc nhóm làm việc phổ biến sau:

2.1.2 a)Cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến

Hình 1: Minh họa cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến

Định nghĩa : Đây là cấu trúc tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một nhóm trưởng và các thành viên Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng Trưởng nhóm trực tiếp quản lý và chịu toàn bộ trách nhiệm về sự hoạt động của nhóm

Đặc điểm:

Cấu trúc tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được

áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm liên tục, hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học v.v Ngày nay, kiểu cấu trúc

này vẫn còn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm, băng tổ chức nhỏ v.v

Đặc điểm cơ bản của Cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến là người Trưởng nhóm nhóm thực hiện tất cả các chức năng quản lý, các mối liên hệ giữa các thành viên trong nhóm được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp Với những đặc điểm đó, cấu trúc này tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người trưởng nhóm phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền Cấu trúc này rất gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ít người (một người) và vì vậy các quyết định có thể được đưa ra và thực hiện nhanh chóng

Tuy nhiên, kiểu cấu trúc tổ chức này cũng có những nhược điểm Nó đòi hỏi trưởng nhóm cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản lý; khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định.Do quyền lực, trách nhiệm tập trung vào một số ít người nên khả năng ra quyết định sai lầm là cao

2.1.2 b)Cấu trúc nhóm làm việc chức năng

Hình 2: Minh họa cấu trúc nhóm làm việc chức năng

Định nghĩa : Những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các tổ riêng biệt theo các chức năng công việc và quản lý, từ đó hình thành nên những người phụ trách được chỉ đảm nhận thực hiện một nhiệm vụ nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong nhóm rất phức tạp.Trưởng nhóm gián tiếp quản lý và phân bổ trách nhiệm về sự hoạt động của nhóm thông qua các trưởng nhóm phụ trách từng tổ riêng biệt

Đặc điểm:

Cấu trúc nhóm làm việc chức năng lần đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng công tác quản lý ngày càng lớn Những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những trưởng nhóm được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong nhóm rất phức tạp Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ trưởng nhóm mà cả từ những trưởng nhóm của các tổ riêng biệt có chức năng khác nhau

Ưu điểm của kiểu cấu trúc này là thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn.Cấu trúc nhóm làm việc chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo.Trong cấu trúc này, công việc dễ giải thích, phần lớn các thành viên đều dễ dàng hiểu công việc của tổ mình và công việc của mình.Đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản lý cho người lãnh đạo nhóm

Nhược điểm chủ yếu của Cấu trúc nhóm làm việc chức năng là trưởng

nhóm(lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động của những trưởng nhóm chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản lý lớn, trưởng nhóm khó có thể phối hợp được tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau

Khả năng ứng dụng: Cấu trúc này phù hợp với những nhóm hoạt động đơn lĩnh vực và các tổ chức vừa và nhỏ

2.2 LỰA CHỌN CẤU TRÚC LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

2.2.1 Đặt vấn đề

Câu hỏi đưa ra là :"Chúng ta xây dựng cấu trúc nhóm để làm gì?"

Có người cho rằng: " Để bố trí công việc và cho các thành viên của nhóm thấy được lộ trình phát triển của nhóm"

Thử lật lại vấn đề, nếu xây dựng cấu trúc nhóm để bố trí công việc và định hướng phát triển cho các thành viên của nhóm thì chúng ta có cần xem xét lựa chọn

mô hình cấu trúc nhóm không? Chắc là không Vì mô hình nào mà chẳng bố trí được công việc & định hướng phát triển cho các thành viên của nhóm

Vậy nên, công dụng của cấu trúc nhóm làm việc không chỉ có thế, phần quan trọng hơn của cấu trúc nhóm làm việc là phát huy tốt nhất nguồn lực của nhóm nhằm đạt mục tiêu đề ra ,và cạnh tranh hiệu quả nhất có thể Có thế thì ta mới phải mất thời gian cân nhắc nên chọn cấu trúc như thế nào

2.2.2 Đặc trưng của nhóm làm việc hiệu quả:

Một nhóm làm việc hiệu quả khi nào? Khi:

- Có về mục tiêu, nhiệm vụ rõ ràng

- Có môi trường làm việc tốt

- Có sự đồng thuận

- Có lãnh đạo và biết sẻ chia

- Biết tổ chức truyền thông;

- Biết khuyến khích sự sáng tạo

- Biết tạo động lực làm việc

- Biết tự đánh giá

2.2.3 Những yêu cầu đối với cấu trúc nhóm làm việc

Việc xây dựng và hoàn thiện cấu trúc nhóm làm việc phải bảo đảm những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh cách phân

chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong nhóm cho nên cấu trúc nhóm làm việc mang tính năng động cao

- Tính linh hoạt: Cấu trúc nhóm làm việc có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ

tình huống nào xảy ra trong nhóm cũng như ngoài môi trường

- Tính tin cậy lớn: Cấu trúc nhóm làm việc phải bảo đảm tính chính xác của tất cả

các thông tin được sử dụng trong nhóm nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của nhóm

- Tính kinh tế: Cấu trúc nhóm làm việc phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả

cao nhất Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định

bỏ ra và kết quả sẽ thu về

2.2.4 Lựa chọn cấu trúc nhóm làm việc hiệu quả

Hiện nay, để khắc phục các nhược điểm của các cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến và chức năng, hiện nay kiểu cấu trúc nhóm làm việc liên hợp (trực tuyến - chức năng được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi doanh nghiệp)