Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT .ii DANH MỤC BẢNG BIỂU iii DANH MỤC SƠĐỒ iv LỜI MỞĐẦU .1 CHƯƠNG 1 4 NHỮNG LÍ LUẬN CHUNG VỀKẾTOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 4 1.1 Tổng quan về kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ .4 CHƯƠNG 2: 36 THỰC TRẠNG KẾTOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 36 TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL .36 CHƯƠNG 3 84 HOÀN THIỆN KẾTOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 84 KẾT LUẬN 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 100 PHỤ LỤC 101 Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 i Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 KÝ HIỆU HTK NVL GTGT PNK PXK TK QĐ TNDN BCTC GT SL Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 TỪ VIẾT TẮT Hàng tồn kho Nguyên vật liệu Giá trị gia tăng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Tài khoản Quyết định Thu nhập doanh nghiệp Báo cáo tài chính Giá trị Số lượng ii Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán DANH MỤC BẢNG BIỂU STT 1.1 Nội dung Một số nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Trang 4 1.2 và thương mại PPL Mã hóa một số NVL tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và 7 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 thương mại PPL Bảng báo giá dầu Shell Hóa đơn GTGT dầu Shell Hóa đơn GTGT cước vận chuyển dầu Shell Biên bản kiểm nghiệm vật tư dầu Shell Phiếu nhập kho dầu Shell Phiếu nhập kho giấy chống ẩm Phiếu xuất kho dầu Shell Phiếu xuất kho giấy chống ẩm Phiếu đề nghị xuất vật tư - dầu Shell Thẻ kho dầu Shell Thẻ kho giấy chống ẩm Báo cáo tồn kho tổng hợp Sổ chi tiết dầu Shell tháng 6/2012 Sổ chi tiết giấy chống ẩm tháng 6/2012 Đối chiếu thẻ kho và sổ chi tiết dầu Shell tháng 6/2012 Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu cuối kỳ Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC tháng 6/2012 Trích sổ Nhật ký chung năm 2012 Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh tháng 6/2012 Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 iii 17 18 19 20 21 22 23 24 29 33 35 36 38 39 40 41 51 52 53 55 56 57 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán DANH MỤC SƠ ĐỒ STT Nội dung 1.1 Quy trình xây dựng định mức nguyên vật liệu tại Công ty Trang 12 2.1 2.2 2.3 TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL Sơ đồ lập và luân chuyển phiếu nhập kho nguyên vật liệu Sơ đồ lập và luân chuyển phiếu xuất kho nguyên vật liệu Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty 27 30 31 2.4 TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL Trình tự ghi sổ kế toán NVL tại Công ty TNHH xuất nhập 46 khẩu và thương mại PPL Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 iv Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán v Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, nước ta với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội và điều kiện thuận lợi để phát triển sản xuất kinh doanh Tuy vậy, cơ hội luôn luôn đồng nghĩa với khó khăn, thử thách Các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh với những hàng hóa t r o n g n ư ớ c m à cò n ch ịu s ứ c ép r ấ t l ớ n t ừ hà n g nhập ngoại Do đó chất lượng và giá thành sản phẩm là yếu tố quyết định trong cạnh tranh Là một trong những công ty có giá trị kim ngạch xuất khẩu khá lớn tại Việt Nam.Một trong những doanh nghiệp góp phần đáng kể vào thành công của ngành may mặc xuất khẩu Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL đã đóng góp 1 phần không nhỏ cho nghành kinh tế của Việt Nam Đối với doanh nghiệp thì yếu tố quyết định cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục chính là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Đây là yếu tố tiền đề để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm Nó không chỉ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất mà còn là nhân tố quyết định tới giá thành sản phẩm và công tác tài chính của doanh nghiệp Ngoài yếu tố thường xuyên biến động từng ngày, từng giờ nên việc tổ chức và hạch toán tốt nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ giúp cho nhà quản trị đề ra các chính sách đúng đắn mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp Mặt khác chi phí vật tư lại chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy quản lý vật tư một cách hợp lý và sát sao ngay từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sẽ góp phần tiết kiệm vật tư, giảm chi phí, giảm giá thành, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp Để làm được điều đó các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ hợp lý mà kế toán là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất Kế toán vật tư sẽ cung cấp những Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán thông tin cần thiết về việc quản lý và sử dụng vật tư, giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý chi phí vật tư kịp thời và phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp Trong cơ chế thị trường, nền kinh tế đang từng bước phát triển mạnh mẽ thì công tác kế toán vật tư cũng có những thay đổi để phù hợp với điều kiện mới Các doanh nghiệp được phép lựa chọn phương pháp và cách tổ chức hạch toán tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp mình Một giải pháp hữu ích nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh chính là tăng cường hoạt động kiểm soát chi phí đầu vào, hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra Một trong những chi phí rất cần được kiểm soát chính là chi phí nguyên vật liệu Nguồn nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là nhập ngoại vì vậy chi phí phải trả cho khâu vận chuyển là rất cao, làm tăng chi phí nguyên vật liệu đầu vào tại doanh nghiệp Kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu chính là tiền đề quan trọng để quản lý hiệu quả vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp Để có thể kiểm soát được chi phí này tốt hơn, doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình kế toán nguyên vật liệu Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp, em đã lựa chọn đề tài chuyên đề thực tập: “Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL” Chuyên đề gồm có ba chương: Chương 1: Lí luận chung về kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL Chương 2: Thực trạng kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL Chương 3: Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 2 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của TS Nguyễn Thị Hồng Vân cũng như sự tạo điều kiện của tập thể cán bộ công nhân viên Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này Ngày 05 tháng 04 năm 2014 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Oanh Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 3 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán CHƯƠNG 1 NHỮNG LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 1.1 Tổng quan về kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của NVL - Khái niệm nguyên vật liệu: nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá trong các doanh nghiệp Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lý doanh nghiệp - Đặc điểm của nguyên vật liệu: o Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì kinh doanh o Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm o Nguyên vật liệu thuộc TSLĐ, giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm 1.1.2 Khái niệm và đặc điểm của CCDC - Khái niệm: CCDC là TSLĐ không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ (theo quy định hiện hành giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10 triệu đồng, thời gian sử dụng từ một năm trở xuống) Những TSLĐ sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là CCDC o Các loại giàn giáo ván khuôn chuyên dùng cho hoạt động xây lắp o Các dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ o Quần áo, dày giép chuyên dùng để làm việc o Các loại bao bì - Đặc điểm của CCDC: Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 4 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán o CCDC tham gia vào nhiều chu kì hoạt động sản xuất kinh doanh, trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, vẫn giữ nguyên cho đến lúc bị hỏng o Trong quá trình sử dụng, giá trị công cụ dụng cụ chuyển dịch vào từng phần, vào chi phí sản xuất kinh doanh o Một số CCDC có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn, cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh 1.1.3 Phân loại NVL – CCDC 1.1.3.1 Phân loại NVL - NVL chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm NVL chính bao gồm bán thành phẩm, mua ngoài với mục đích tiếp tục chế tạo ra sản phẩm - NVL phụ là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bề ngoài, tăng chất lượng sản phẩm - Nhiên liệu - Phụ từng thay thế là loại vật tư được sử dụng để thay thế sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ CCDC - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là các loại vật liệu thiết bị được sử dụng cho việc xây dựng cơ bản - Phế liệu là các loại vật liệu bị loại trừ từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ, chúng có thể được sử dụng hoặc được bán ra ngoài - Vật liệu khác Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 5 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán 3.1.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Đối với nghiệp vụ xuất Nguyên vật liệu, các bộ phận phải lập Phiếu đề nghị xuất vật tư và được sự phê duyệt của Giám đốc Sản xuất thì phòng Logistics mới xem xét đề nghị, yêu cầu phòng kế toán lập phiếu xuất kho Quy định này là cần thiết để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ hơn nhưng trong một số trường hợp khi Giám đốc đi vắng, việc thực hiện theo trình tự trên sẽ lãng phí thời gian và làm hoạt động sản xuất tại đơn vị bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến kết quả, hiệu quả sản xuất Bên cạnh đó, hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp được xây dựng từ khi thành lập, không được kiểm soát bởi những người giàu kinh nghiệm Qua quá trình phát triển, hệ thống này cũng không được cải tiến nhiều nên nó chưa mang lại hiệu quả đắc lực trong công tác quản trị 3.1.2.4 Về phương pháp tính giá Đối với nguyên vật liệu xuất kho công ty sử dụng phương pháp Nhập trước xuất trước Phương pháp này đòi hỏi kế toán NVL phải theo dõi thường xuyên và chặt chẽ với từng nghiệp vụ nhập xuất, đồng thời khi sử dụng phương pháp này thì doanh thu hiện tại được ghi nhận không phù hợp với chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra từ những chi phí trong quá khứ 3.1.2.5 Về kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Hiện nay, công ty đang hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song nên các nghiệp vụ khi phát sinh thường được bộ phận kho và bộ phận kế toán ghi chép trụng lặp về số lượng Việc kiểm tra đối chiếu lại thường được tiến hành vào cuối tháng nên chức năng tự kiểm tra của kế toán chưa được phát huy tối đa Cùng với đó, do phần mềm kế toán đã quá lạc hậu, số lượng các loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhiều nên đôi khi việc hạch toán chi tiết của Kế toán phần hành NVL không đảm bảo Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 90 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán 3.1.2.6 Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu Tài khoản 1521 - Nguyên vật liệu chính đã được chi tiết ra theo các loại nguyên vật liệu chính, nhưng các tài khoản 1522 - Phụ liệu 1523 - Nhiên liệu thì vẫn chưa được chi tiết theo từng nhóm hay từng loại cụ thể, trong khi đó các loại phụ liệu, nhiên liệu của công ty rất đa dạng và cũng chiếm một giá trị tương đối trong chi phí Nguyên vật liệu Điều này gây ra khó khăn trong công tác quản lý các loại phụ liệu, nhiên liệu này 3.1.2.7 Về lập dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu Hiện nay, công ty đã tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tuy nhiên, việc trích lập dự phòng này mới chỉ được áp dụng đối với những thành phẩm hiện đang tồn kho có giá trị thực hiện thuần nhỏ hơn giá trị ghi sổ Các loại nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị suy giảm về giá trị, hoàn toàn phù hợp với điều kiện trích lập dự phòng theo các quy định liên quan lại chưa được lập dự phòng tương ứng Điều này không chỉ làm cho giá trị nguyên vật liệu trong các báo cáo không phản ánh đúng thực tế mà nó còn làm giảm lợi ích kinh tế của công ty 3.1.2.8 Hệ thống báo cáo quản trị Nguyên vật liệu Hiện nay, Báo cáo về NVL tại công ty gồm có Báo cáo tồn kho cuối tháng, Báo cáo về chi phí NVL Tuy nhiên việc lập Báo cáo về chi phí NVL tại doanh nghiệp còn khá chậm trễ dẫn đến các nhà quản lý có thể không có được các thông tin về biến động xấu của chi phí nguyên vật liệu một cách kịp để có những điều chỉnh cần thiết Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 91 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện Hiện nay, yêu cầu hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL đang là một yêu cầu cấp thiết và tất yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp Công ty nên tăng cường thúc đẩy, cổ động công nhân viên sáng tạo, đóng góp ý tưởng Tuy nhiên, các đề xuất thay đổi cần phải tuân thủ theo phương hướng sau:  Công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn đảm bảo tuân thủ đúng với quy định của chế độ kế toán theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC, các chuẩn mực kế toán cũng như các văn bản quy phạm pháp luật liên quan  Các đề xuất thay đổi cần linh hoạt và phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất, cải thiện môi trường làm việc, thúc đẩy tăng hiệu quả làm việc tại công ty  Cần chú trọng đến tính khả thi của các kiến nghị trước khi được áp dụng Đồng thời, cũng cần chú ý đến tính hiệu quả, cần cân nhắc giữa chi phí bỏ ra để thực hiện các thay đổi và lợi ích mà thay đổi đó mang lại cho doanh nghiệp Nếu chi phí lớn hơn lợi ích nó mang lại thì thay đổi đó không có giá trị đối với công ty và kiến nghị đó đương nhiên không được thực hiện Các kiến nghị phải được đưa ra dựa trên những điều kiện đang có của doanh nghiệp, tránh xa rời thực tế, huyễn hoặc 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL Qua quá trình quan sát và tìm hiểu thực tế về công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL, em xin được đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp như sau: Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 92 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán 3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty cần xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu để tránh tình trạng lưu trữ quá nhiều NVL trong kho gây khó khăn cho công tác bảo quản, lưu giữ, tránh những thiệt hại không đáng có hoặc lưu trữ quá ít NVL làm ảnh hưởng đến công tác sản xuất khi có các đơn hàng yêu cầu nhanh chóng Bên cạnh đó, định mức tồn kho cũng nên được vận dụng linh hoạt cho phù hợp với kế hoạch sản xuất Về nguồn mua nguyên vật liệu, công ty nên cân nhắc đến việc tìm kiếm các nhà cung cấp mới để có thể chủ động trong việc mua hàng cũng như có những lựa chọn tốt hơn về giá cả, chất lượng, dịch vụ Việc có thêm một số nhà cung cấp mới cũng sẽ giúp công ty không bị phụ thuộc vào một số nhà cung cấp và có được cái nhìn tổng quan về thị trường đầu vào từ đó đưa ra được các quyết định mua hàng đúng đắn Cách mã hóa NVL cũng nên được cải tiến cho phù hợp hơn Đối với những loại nguyên vật liệu có tên quá dài, chúng nên được mã hóa bằng một số chữ cái đại diện cho tên của mình Một số loại nguyên vật liệu có nhiều màu sắc khác nhau thì các màu này nên được mã hóa theo quy định chung Ví dụ như màu trắng ký hiệu là W, màu đen ký kiệu là B, … Công ty cũng cần xây dựng chế độ thưởng phạt đối với các đơn vị sản xuất trong việc thực hiện các định mức Nguyên vật liệu, có thưởng cho các sáng kiến cải tiến giúp tiết kiệm NVL để tăng cường ý thức tiết kiệm trong mỗi công nhân sản xuất cũng như nâng cao tinh thần thi đua tiết kiệm giữa các cá nhân người lao động và các phân xưởng Các nhà quản lý nên cân nhắc đến việc tiến hành các cuộc kiểm kê bất thường, không theo lịch định kỳ để có cái nhìn đúng đắn về công tác của bộ phận kho cũng như nâng cao ý thức tự giác làm việc cho người lao động Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 93 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán 3.2.2 Về tổ chức bộ máy kế toán Trong điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển, việc nâng cấp và cài đặt phần mềm kế toán mới hiện đại và phù hợp hơn là yêu cầu cấp thiết Công ty nên cân nhắc, xem xét các phần mềm kế toán hiện có trên thì trường để lựa chọn phần mềm thích hợp nhằm đảm bảo công tác kế toán được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, nâng cao hiệu quả, hiệu năng của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng 3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Đối với nghiệp vụ xuất kho, giám đốc bộ phận sản xuất nên quy định người có thẩm quyền ký duyệt đề nghị xuất kho của bộ phận sản xuất trong trường hợp giám đốc đi vắng để tiết kiệm thời gian, tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất do thiếu nguyên vật liệu Quá trình xem xét yêu cầu của các bộ phận tại phòng Logistics cũng cần diễn ra nhanh chóng, nên quy định cụ thể thời gian tối đa xem xét yêu cầu vật tư và giảm bớt các thủ tục rườm rà Hệ thống sổ sách kế toán cũng cần được xây dựng và phát triển thêm để phù hợp với tình hình phát triển của doanh nghiệp cũng như đảm bảo tốt hơn yêu cầu quản lý 3.2.4 Về phương pháp tính giá Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp Nhập trước xuất trước để tính giá NVL xuất kho Phương pháp này cung cấp một sự ước tính tương đối hợp lý về giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên Báo cáo tài chính Tuy nhiên nó lại có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại Ngoài ra trong trường hợp các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh liên tục thì khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều Công ty có thể cân nhắc việc thay đổi sang tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Khi Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 94 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán áp dụng phương pháp này, kế toán sẽ tính đơn giá bình quân để làm căn cứ tình giá xuất nguyên vật liệu Đơn giá BQ = GT NVL tồn trước lần nhập n + GT NVL nhập lần n SL NVL tồn trước lần nhập n + SL NVL nhập lần n liên hoàn Phương pháp này sẽ cho giá nguyên vật liệu xuất kho một cách chính xác nhất cũng như phản ánh kịp thời những biến động về giá cả nguyên liệu, vật liệu Mặc dù đòi hỏi việc tính toán nhiều và phức tạp nhưng phương pháp này khá thích hợp cho công ty trong điều kiện hiện tại là áp dụng kế toán máy với số lượng nghiệp vụ nhập phát sinh trong kỳ không nhiều Thay đổi phương pháp tính giá vật liệu xuất kho sẽ cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn chính xác hơn về tình hình hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp Song nó cũng đòi hỏi một sự đầu tư và nâng cấp nhiều hơn về trình độ nhân viên cũng như trang thiết bị 3.2.5 Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để đảm bảo tốt hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, công ty cần cân nhắc đến việc thay đổi phương pháp kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Theo phương pháp này, ngoài việc ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất như ở phương pháp thẻ song song, thủ kho còn phải ghi sổ số dư Sổ này được lập riêng cho từng kho và dùng cho cả năm Phương pháp này hoàn toàn thích hợp với các doanh nghiệp có danh mục nguyên vật liệu phong phú và số lượng các nghiệp vụ nhập xuất nhiều Khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp có thể tránh được sự ghi chép trùng lặp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, tăng hiệu quả làm việc cho bộ phận kho cũng như kế toán nguyên vật liệu 3.2.6 Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty nên chi tiết các tài khoản 1522 - Phụ liệu và 1523 - Nhiên liệu theo các nhóm, các loại NVL để công tác hạch toán nguyên vật liệu được tiến Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 95 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán hành thuận lợi hơn cũng như hỗ trợ tốt hơn cho công tác quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp Ví dụ: TK 1522: Phụ liệu • TK 15221: giấy in • TK 15222: Băng nhám, băng dán • TK 15223: Phụ kiện • TK 15228: Phụ liệu khác • … TK 1523: Nhiên liệu • TK 15231: Gas • TK 15232: Dầu • … 3.2.7 Về lập dự phòng giảm giá Công ty cần phải trích lập dự phòng giảm giá đối với những nguyên vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị ghi sổ Việc trích lập dự phòng này không chỉ giúp cho giá trị nguyên vật liệu được phản ánh đúng đắn và chính xác hơn mà còn giúp cho doanh nghiệp có một nguồn tài chính để bù đắp những thiệt hại có thể phát sinh trong tương lai Bên cạnh đó nó còn giúp giảm số thuế TNDN mà công ty phải nộp do chi phí dự phòng là một trong những chi phí hợp lý, hợp lệ được phép khấu trừ khi tính thuế TNDN Vào cuối năm, một hội đồng đánh giá cần được lập ra để xác định giá trị thuần có thể thực hiện của các loại NVL tồn kho Hội đồng này phải bao gồm đại diện các bộ phận có liên quan, đại diện nhà quản lý và những người am hiểu về các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Đối với các loại nguyên vật liệu bị suy giảm về giá trị hay có giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá trị gốc ghi sổ (trừ các loại nguyên vật liệu mà sản phẩm Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 96 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán được tạo ra từ NVL này không bị giảm giá) theo quyết định của hội đồng đánh giá Mức dự phòng cho mỗi loại NVL được xác định như sau: Mức dự phòng giảm = Lượng NVL thực tế Giá gốc tồn kho tại thời x Giá trị thuần có NVL theo sổ - thể thực hiện được giá NVL điểm lập BCTC kế toán của NVL Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính riêng cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và được tổng hợp để nhập liệu lên phần mềm kế toán 3.2.8 Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu Hàng tháng bộ phận kho và bộ phận kế toán tương ứng lập Báo cáo tồn kho và Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trình lên Ban giám đốc cũng như các nhà quả lý tại công ty xem xét, đây là một việc làm rất tốt Song, các báo cáo này nên được lập sớm nhằm cung cấp những thông tin về tình hình tồn kho cũng như sử dụng NVL tại doanh nghiệp một cách nhanh chóng và kịp thời, hỗ trợ cho việc ra các quyết định nhằm điều chỉnh hoạt động của các bộ phận liên quan cho phù hợp Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 97 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là một trong những chi phí chiếm tỷ trọng lớn trog tổng chi phí của doanh nghiệp Vì vậy, chi phí này cần được quản lý thật tốt Nếu như doanh nghiệp quản lý được chi phí nguyên vật liệu một cách hiệu quả thì sản phẩm đầu ra vẫn đảm bảo chất lượng mà giá thành sản xuất lại hạ, điều này sẽ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL, em đã được tiếp cận với công tác tổ chức kế toán cũng như tổ chức kế toán NVL tại đơn vị Qua quá trình đó, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế và bài học quý báu Nhờ sự hướng dẫn tận tình của giaó viên hướng dẫn Nguyễn Thị Hồng Vân, các anh chị kế toán tại công ty cùng với những kiến thức đã học trong nhà trường, em đã nắm bắt được phần nào các điểm cơ bản trong vấn đề quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Nhìn chung, lãnh đạo công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động tại đơn vị Công ty đã và đang chú trọng đầu tư hơn nữa để kế toán NVL dần được hoàn thiện và thực hiện tốt chức năng của mình Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhất định mà công ty cần khắc phục để hoàn thiện hơn hệ thống kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng Em cũng hi vọng rằng một số kiến nghị mà em đã đưa ra sẽ có ích trong việc khắc phục những nhược điểm và kiện toàn công tác kế toán tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 98 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán Mặc dù đã cố gắng tìm tòi, học hỏi nhưng do còn hạn chế về trình độ nhận thức và kinh nghiệm thực tế, nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô giáo để báo cáo này được hoàn thiện hơn nữa Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình, tận tụy của TS Nguyễn Thị Hồng Vân và đặc biệt là các anh chị nhân viên kế toán tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL đã giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo của mình Ngày 5 tháng 4 năm 2014 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Oanh Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 99 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Bộ tài chính 2011 Chế độ kế toán trong doanh nghiệp Quyển 2: Báo cáo tài chính chứng từ và sổ sách kế toán - Luận văn của các khóa trước - Thông tư số 228/2009/TT-BTC Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn khi, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp tại doanh nghiệp - Tài liệu kế toán Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL 1 GS.TS Đặng Thị Loan 2009 Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân 2 Các trang web: www.tapchiketoan.com; www.ketoanthue.vn Ketoancanbiet.com Danketoan.com Webketoan.vn Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 100 Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa: Kế Toán - Kiểm Toán PHỤ LỤC Nguyễn Thị Oanh-KT20-K13 101 Chuyên đề tốt nghiệp ... Hà Nội Khoa: Kế Tốn - Kiểm Tốn CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 2.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI PPL 2.1.Sự hình... toán chi tiết nguyên vật liệu công ty xuất nhập thương mại PPL 2.2.1 Chứng từ thủ tục kế toán nguyên vật liệu 2.2.1.1 Chứng từ kế toán nguyên vật liệu Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu sử dụng... xuất nhập thương mại PPL? ?? Chuyên đề gồm có ba chương: Chương 1: Lí luận chung kế tốn Ngun vật liệu Cơng ty TNHH xuất nhập thương mại PPL Chương 2: Thực trạng kế tốn Ngun vật liệu Cơng ty TNHH xuất