HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ BẰNG MICROSOFT WORD XP MICROSOFT WORD 2003 I.Giới thiệu: Có quý giáo viên giấy khen học sinh máy vi tính cách in em xong xoá bỏ viết tên em khác vào lệnh in tiếp, làm hết số học sinh chưa? Làm thật phiền phức Trong lúc hẵn quý thầy cô nghó có danh sách học sinh việc tạo mẫu giấy khen cho in tất học sinh có danh sách mà không cần phải nhập lại tên Để giải vấn đề Microsoft Word cho ứng dụng Mail Merge (trộn thư) II Chuẩn bò: Một mẫu Giấy khen Danh sách học sinh (có thể Word Excel) Nếu để ý thấy dấu ? thư mời, nơi chèn Field (trường) Họ tên, Lớp Danh hiệu thi đua tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” vào Lưu ý trình thực hành không nên để dấu ? * Chú ý: Danh sách học sinh phải lưu với tên cho dễ nhớ, danh sách có tên field field có dòng tiêu đề đại diện Không có tiêu đề cho bảng Thanh Mail Merge Theo mặc đònh Mail Merge không tự động hiển thò sau cài đặt Do muốn lấy Mail Merge vào Menu View -> Toolbars -> Mail Merge Lúc Mail Merge xuất sau: III Thực hiện: * Nếu tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” mở nên lưu đóng lại Click vào nút Open data Source để mở liệu nguồn Cửa sổ Select Data Source xuất Chọn nơi chứa tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN”và chọn tập tin Nếu tập tin nguồn (tức bảng “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” mà chuẩn bò phần II) Word bỏ qua bước 3 Sau chọn xong cửa sổ: Select Table xuất hiện, chọn Sheet mà chứa danh sách học sinh Xong OK để sang bước Đặt trỏ chuột vò trí cần chèn mẫu tin Click chọn nút Insert Merge Fields để mở hộp thoại Insert Merge Field Click chọn Field cần chèn (ví dụ: Họ tên) Click nút Insert Lúc nút Cancel đổi thành nút Close Click nút Close để đóng hộp thoại Insert Merge Fields Tiếp tục đặt trỏ chuột vào vò trí khác Click chọn nút Insert Merge Fields để mở hộp thoại Insert Merge Field, Click chọn Field cần chèn, Click nút Insert Click nút Close để đóng hộp thoại Insert Merge Field Cứ làm hết Field Sau chèn xong thư có hình dáng này: Đừng lo, cần Click vào nút View Megre Data để xem kết quả: Bây cần Click Print in bình thường Xong em Click nút Next Record để sang em kế tiết cho lệnh in (Click Print) hết * Với phương pháp quý thầy cô cần click Next Record click Print hết mà không cần phải ngồi gõ tên em cho mệt Chúc thành công! ... Merge Field Cứ làm hết Field Sau chèn xong thư có hình dáng này: Đừng lo, cần Click vào nút View Megre Data để xem kết quả: Bây cần Click Print in bình thư ng Xong em Click nút Next Record để sang... tập tin Nếu tập tin nguồn (tức bảng “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” mà chuẩn bò phần II) Word bỏ qua bước 3 Sau chọn xong cửa sổ: Select Table xuất hiện, chọn Sheet mà chứa danh sách học