Tài liệu CÁCH TRỘN THƯ TRONG WORD

Trộn thư trong WordXP Trang 1 của 14 TRỘN THƯ TRONG WORDXP 1-Hướng dẫn tạo một mẫu giấy mời và danh sách khách mời trong WordXP. Để trộn thư trong WordXP bạn cần có 2 tập tin đó là: +Mãu giấy mời +Danh sách khách mời 02 tập tin này được làm trong Word và đặt tên là Giay moi.doc và Danh sach.doc và bạn lưu chúng vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn. Giả sử mẫu giáy mời như hình dưới đây: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạn phúc GIẤY MỜI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI Ông: Chức vụ: Cơ quan: Đến dự lễ khai giảng lớp học bồi dưỡng chuyên viên chính Khai giảng: 8 h 30 phút, ngày 07 tháng 7 năm 2007 Địa điểm: Phòng 204 tầng 2 nhà B TM.UBNDTỈNH A CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Ba Giả sử danh sách khách mời như hình dưới đây Chú ý: Các dòng Hovaten, Chucvu, Coquan không có dấu, mà phải viết liền như dưới đây, các dòng này khớp với các mục ông, chức vụ, cơ quan được đề cập trong mẫu giáy mời. Hovaten Chucvu Coquan Lê Văn Bình Giám đốc Công ty May 20 Tạ Xuân Quang Giám đốc Công ty Bia Hà Nội Bùi Văn Thanh Phó Giám đốc Học viện Hành chính Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 2 của 14 2-Lấy nút công cụ trộn thư trong WordXP Để thuận tiện cho việc trộn thư bạn nên lấy nút công cụ trộn thư lên thanh công cụ cho dễ thao tác, cách làm như sau: +Nháy chuột phải vào nút công cụ bất kỳ chọn Customize. +Nháy vào nhãn 2 Command. +Nháy vào mục All Commands bên trái. +Đẩy thanh cuộn dọc trong hộp thoại Customize chọn nút MailMargeHelp giữ nguyên chuột kéo lên hàng thực đơn và nhả chuột. 3-Tiến hành trộn thư +Bạn mở mẫu giấy mời ra, đặt con trỏ vào mục Ông : ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạn phúc GIẤY MỜI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI Ông: Chức vụ: Cơ quan: +Nháy vào biểu tượng nút công cụ MailMargeHelp +Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Create chọn Forms Leters Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 3 của 14 +Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Get Data chọn Open Data Source (Mở dữ liệu nguồn). +Tìm ổ đĩa, tìm thư mục chứa tập tin Danh sach.doc, nháy Open để mở. +Nháy vào mục Edit Main Document. +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Hovaten. Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 4 của 14 +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Ông xuất hiện <<Hovaten>> như hình dưới. +Nháy Close. +Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Chức vụ trong giấy mời. +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Chucvu. +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Chức vụ xuất hiện <<Chucvu>> . +Nháy Close. +Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Cơ quan trong giấy mời. +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Coquan. +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Cơ quan xuất hiện <<Coquan>> . +Nháy Close. Để trộn thư bạn nháy vào nút Merge to New Document +Hộp thoại hiện ra bạn chọn All và bấm OK Mời bạn xem minh họa trang sau để rõ thêm chi tiết Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 5 của 14 Ngay lập tức các dữ liệu khách mời được chèn vào giấy mời theo đúng vị trí trên mẫu giấy mời. 4-Trộn thư giữa WordXP với cơ sở dữ liệu trong ExcelXP Giả sử bạn có một danh sách khách mời được làm trong Excel XP vậy làm thế nào để trộn thư với giấy mời được làm từ WordXP. Để làm được điều này bạn làm như sau: Bước 1: + Tạo mẫu giấy mời trong WordXP và đặt tên cho tập tin này là Mau giay moi.doc và ghi vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn +Tạo danh sách khách mời trong ExcelXP, đặt tên cho tập tin này là Khach moi.xls và ghi vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn +Mãu giấy mời BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạn phúc VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I GIẤY MỜI HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I Kính mời ông: Chức vụ: Cơ quan: Đến dự lễ khai giảng lớp học bồi dưỡng soạn thảo và xử lý văn bản Khóa IV Khai giảng: 8 h 30 phút, ngày 5 tháng 5 năm 2007 Địa điểm: Phòng hộ trường 104 tầng 1 nhà D HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Văn Ba Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 6 của 14 +Mãu danh sách khách mời trong Excel Hovaten Chucvu Coquan Lê Văn Bảy Giám đốc Công ty Xây dựng số 3 Vũ Văn Cảnh Phó Giám đốc Công ty Xi măng Bỉm Sơn Trần Văn Dinh Chánh Văn phòng Bộ Thương mại và Du lịch Bước 2-Lấy nút công cụ trộn thư đưa lên thanh thực đơn Để thuận tiện cho việc trộn thư bạn nên lấy nút công cụ trộn thư lên thanh công cụ cho dễ thao tác, cách làm như sau: +Nháy chuột phải vào nút công cụ bất kỳ chọn Customize. +Nháy vào nhãn 2 Command. +Nháy vào mục All Commands bên trái. +Đẩy thanh cuộn dọc trong hộp thoại Customize chọn nút MailMargeHelp giữ nguyên chuột kéo lên hàng thực đơn và nhả chuột. Bước 3: Tiến hành trộn thư +Bạn mở mẫu giấy mời ra, đặt con trỏ vào mục Kính mời ông : BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạn phúc VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I GIẤY MỜI HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I Kính mời ông: Chức vụ: Cơ quan: Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 7 của 14 +Nháy vào biểu tượng nút công cụ MailMargeHelp +Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Create chọn Forms Leters +Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Get Data chọn Open Data Source (Mở dữ liệu nguồn). +Tìm ổ đĩa, tìm thư mục chứa tập tin Khach moi.xls, nháy Open để mở. +Bấm OK Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 8 của 14 .+Nháy vào mục Edit Main Document +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Hovaten. +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời tại mục Kính mời ông xuất hiện <<Hovaten>> như hình dưới. +Nháy Close. +Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Chức vụ trong giấy mời. +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Chucvu. Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 9 của 14 +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Chức vụ xuất hiện <<Chucvu>> . +Nháy Close. +Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Cơ quan trong giấy mời. +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Coquan. +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Cơ quan xuất hiện <<Coquan>> . +Nháy Close. Để trộn thư bạn nháy vào nút Merge to New Document +Nháy vào mục All, bấm OK để hoàn tất việc trộn thư 5-Trộn thư bằng nút công cụ đặc biệt tự tạo ra bằng Macro Nếu trôn thư theo các bước trên mất rấy nhiều thời gian, bạn có thể tự tạo lấy một nút công cụ trộn thư đặc biệt, sau này nếu trộn thư chỉ cần nháy vào nút đó, sau 1 giây là đã trộn xong giấy mời, thật tuyệt vời phải không. Bạn làm như sau: +Tạo mẫu giấy mời +Tạo Danh sách khách mời Ghi và đặt tên cho 2 tập tin này là Giay moi.doc và Khach moi.xls tôi coi như bạn đã biết rồi (Xem lại phần trên) +Macro là gì? Macro thực chất là lệnh gộp, có nghĩa là khi ta thực hiện lệnh Macro, chương trình sẽ ghi lại tất cả các thao tác mà bạn đã làm, sau này khi sử dụng bạn chỉ cần nháy vào nút lệnh Macro thì tất cả các công việc trộn thư sẽ tự động làm trong nháy mắt. Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 10 của 14 Bước 1: Tạo nút lệnh Macro trong Word XP. +Nháy vào thực đơn Tools chọn Macro\ Record New Macro +Nháy vào biểu tượng chiếc búa +Hộp thoại Customize hiện ra, bạn nháy vào nút Normal New Macro giữ nguyên chuột và rê lên thanh thực đơn và nhả chuột. +Bạn lại nháy chuột phải vào nút công cụ vừa kéo lên chọn Default Style để nút này trở về mặc định không con chữ bên cạnh. +Muốn đổi hình ảnh của nút bạn nháy chuột phải vào nút công cụ vừa kéo lên chọn Change Button Image (Thay ảnh cho nút) và chọn một nút nào đó Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn [...]... +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Cơ quan xuất hiện +Nháy Close Để trộn thư bạn nháy vào nút Merge to New Document +Nháy vào mục All, bấm OK để hoàn tất việc trộn thư +Sau khi trộn xong bạn nháy vào nút Stop Recording hình vuông để kết thúc việc ghi lại các thao tác trộn thư 6 -Cách sử dụng nút công cụ Macro để trộn thư +Bạn khởi động WordXP và mở một File mới +Nháy vào... nháy vào mục Get Data chọn Open Data Source (Mở dữ liệu nguồn) Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 12 của 14 +Tìm ổ đĩa, tìm thư mục chứa tập tin Khach moi.xls, nháy Open để mở +Bấm OK +Nháy vào mục Edit Main Document +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Hovaten +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời tại mục Kính mời ông xuất hiện ... hình dưới Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 13 của 14 +Nháy Close +Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Chức vụ trong giấy mời +Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields +Nháy vào mục Chucvu +Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Chức vụ xuất hiện +Nháy Close +Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Cơ quan trong giấy mời +Nháy vào nút công cụ Insert Merge.. .Trộn thư trong WordXP Trang 11 của 14 +Nháy Close để đóng hộp thoại Customize +Bạn nháy vào File chọn Open tìm ổ đĩa và thư mục chứa tập tin Giay moi.doc +Nháy vào Opnen để mở +Khi mẫu giấy mời mở ra, bạn đặt con trỏ vào mục Kính mời ông : BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạn phúc VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I GIẤY MỜI HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ... tức các giấy mời tự động được điền đúng danh sách khách mời, bạn chỉ việc cập nhật thêm khách vào Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn Trộn thư trong WordXP Trang 14 của 14 danh mục máy sẽ trộn hết cơ ở dữ liệu mà bạn có, bạn thấy có tuyệt cú mèo không, chỉ trong chớp mắt có 100 giấy mời, các em mắt tròn mắt dẹt bái phục Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn . Trộn thư trong WordXP Trang 1 của 14 TRỘN THƯ TRONG WORDXP 1-Hướng dẫn tạo một mẫu giấy mời và danh sách khách mời trong WordXP. Để trộn thư trong WordXP. soạn Trộn thư trong WordXP Trang 2 của 14 2-Lấy nút công cụ trộn thư trong WordXP Để thuận tiện cho việc trộn thư bạn nên lấy nút công cụ trộn thư lên