HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WORD VÀ EXELL

Microsoft Word và Microsoft Excel I-Microsoft Word 1. Một số thao tác cơ bản của MS Word (gọi tắt là Word): 1.1. Khởi động Word: Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word (hoặc di vệt sáng đến biểu tượng Microsoft Word rồi bấm Enter) Cách 2:Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Word 1.2. Chọn phông chữ (Font), cỡ chữ (Font Size), kiểu chữ (Font Style): Word là phần mềm soạn thảo văn bản tiếng Anh, để soạn được văn bản tiếng Việt thì trước khi soạn văn bản các bạn cần phải chọn phông chữ Việt Nam và phải có một chương trình gõ tiếng Việt thường trú trong máy. Ở nước ta có nhiều chương trình gõ tiếng Việt, ví du: ABC, Vietky, Vietres, VNI,…với nhiều bộ mã khác nhau nên việc giao tiếp giữa các máy gặp nhiều bất tiện, vì thế vừa qua Chính phủ đã đưa ra quy định thống nhất trong cả nước: dùng bộ mã Unicode. Cách chọn phông chữ: - Cho hiện thanh định dạng: View → Toolbar → Formating (nếu chưa có). - Chọn phông chữ: kích chuột vào  trong hộp Font → chọn tên phông chữ (với bộ mã TCVN3 thì các phông có tên bắt đầu bằng dãy ký tự .Vn đều là phông chữ Việt Nam, với bộ mã Unicode các phông chữ Việt Nam là: Time new Roman, Tahoma, Arial,…) - Chọn cỡ chữ: kích chuột vào  trong hộp Font Size → chọn số chỉ cỡ chữ (hoặc gõ vào số chỉ cỡ chữ). - Chọn kiểu chữ: kích chuột vào biểu tượng B (I, U ) để chọn kiểu chữ đậm (nghiêng, gạch chân) 1.3. Chọn (bôi đen) một khối văn bản: Đưa con trỏ màn hình tới đầu khối rồi dùng một trong các cách sau: - Giữ chuột trái đồng thời rê chuột đến vị trí cuối khối. - Giữ phím Shift, bấm một trong các phím : →, ←, ↓, ↑, Home, End, PgUp, PgDn đến vị trí cuối. - Giữ phím Shift, nháy chuột tại vị trí cuối. 1.4. Chép một khối: - Chọn khối muốn chép - Edit → Copy (hoặc Gõ Ctrl+C, hoặc kích chuột vào ) - Đưa con trỏ màn hình đến vị trí mới - Edit → Paste (hoặc Gõ Ctrl+V, hoặc kích chuột vào ) 1.5. Chuyển một khối văn bản (cắt – dán): - Chọn khối muốn chuyển - Edit → Cut ( hoặc Gõ Ctrl+X, hoặc kích chuột vào ) - Đưa con trỏ màn hình đến vị trí mới - Edit → Paste (hoặc Gõ Ctrl+V, hoặc kích chuột vào ) 1.6. Xóa một khối văn bản: - Chọn khối muốn xóa. - Bấm phím Delete. 1.7. Định dạng văn bản: - Chọn khối văn bản - Thay đổi phông chữ: kích chuột vào trong hộp Font → chọn tên phông chữ - Thay đổi cỡ chữ: kích chuột vào trong hộp Font Size → chọn số chỉ cỡ chữ Chú ý: nếu muốn tăng cỡ chữ lên một đơn vị thì bấm Ctrl +] nếu muốn giảm cỡ chữ xuống một đơn vị thì bấm Ctrl +[ - Thay đổi kiểu chữ: kích chuột vào biểu tượng B (I, U ) để thay kiểu chữ đậm (hoặc nghiêng, hoặc gạch chân) 1.8. Lưu trữ tài liệu: Để lưu giữ tài liệu bạn có thể thực hiện một trong các cách sau: File → Save (hoặc gõ Ctrl+S, hoặc kích chuột vào biểu tượng ), nếu lưu trữ lần đầu thì phải nhập tên tệp vào hộp File Name (và nếu cần có thể đưa vào thư mục chứa tệp, kiểu tệp, Password…cho tệp) sau đó chọn nút Save hoặc bấm Enter. Chú ý: muốn lưu tệp với tên mới cần thực hiện nhóm lệnh File → Save As sau đó thao tác giống như lưu trữ lần đầu. 1.9. Chèn số trang cho tài liệu: Để chèn số trang cho tài liệu bạn thực hiện dãy lệnh Insert → Page Numbers Khi đó xuất hiện hộp thoại sau: Trong mục Position bạn cần lựa chọn xem số trang sẽ chèn ở đầu trang hay cuối trang, trong mục Alignment bạn cần lựa chọn xem số trang sẽ chèn vào bên phải hay bên trái, nếu không chọn Show number on first page thì sẽ không chèn số trang ở trang đầu tiên, tiếp đến bạn chọn nút OK 1.10. In tài liệu: File → Print (hoặc Gõ Ctrl+P, hoặc kích chuột vào ) → đưa vào các tham số cho hộp thoại → OK (hoặc gõ Enter) 2.Sử dụng Microsoft Draw, Microsoft Art và Microsoft Paint để hỗ trợ soạn bài giảng, giáo án. 2.1 Các công cụ đồ họa (Drawing): Đồ họa là một chứa năng mạnh và dễ sử dụng của Word. Trước khi sử dụng các chức năng đồ họa cần chuyển sang chế độ Page Layout (trình bày trang). Các đối tượng đồ họa có thể tồn tại độc lập với phần văn bản do đó việc tạo các hình vẽ, sơ đồ, kí hiệu, … trong văn bản dễ dàng và đa dạng hơn. Nếu trên màn hình chưa có thanh đồ họa (Drawing) thì có thể cho hiện bằng cách chọn: View → Toolbar →Drawing Thanh đồ họa có thể giúp chúng ta tạo được nhiều đối tượng, ví dụ: đoạn thẳng, hình chữ nhật, hình elip, text box, viết chữ nghệ thuật, vẽ tự do, các kiểu kí hiệu - Tạo một đối tượng đồ họa: + Kích chuột vào biểu tượng của đối tượng cần tạo, ví dụ , khi đó con trỏ chuột biến thành hình dấu + + Đưa con trỏ chuột đến điểm đầu muốn tạo đối tượng, bấm và giữ phím chuột trái kéo tới điểm cuối, thả phím chuột, bạn đã có một hình chữ nhật. Chú ý: có thể tạo nhanh các đối tượng bằng cách sử dụng AutoShapes bằng cách: kích chuột và của hộp AutoShapes → kích chuột vào nhóm đối tượng → kích chuột vào biẻu tượng của đối tượng cần tạo, khi đó con trỏ chuột sẽ chuyển thành dấu +, xác định phạm vi của đối tượng trên màn hình, thả chuột. - Thay đổi đối tượng đã vẽ: + Kích chọn đối tượng cần thay đổi (nếu muốn chọn nhiều đối tượng cùng một lúc thì giữ phím Shift đồng thời kích chuột vào các đối tượng muốn chọn). + Thay đổi vị trí: bấm các phím mũi tên (nếu muốn di chuyển ngắn thì giữ phím Ctrl cùng với phím mũi tên) hoặc di chuột vào đối tượng cho đến khi xuất hiện mũi tên bốn chiều thì giữ phím chuột trái và kéo tới vị trí mới, thả chuột. + Thay đổi hình dạng, kích thước: di chuột vào một trong các dấu ở các cạnh hoặc góc của khối chữ nhật đến khi thấy xuất hiện mũi tên hai chiều thì giữ phím chuột trái và kéo tới vị trí mong muốn, thả chuột. + Phủ đầy đối tượng bằng màu: kích chuột vào  của hộp , chọn màu + Thay đổi màu nét vẽ: kích chuột vào  của hộp , chọn màu. + Thay đổi kiểu nét vẽ: kích chuột vào , chọn loại nét vẽ. + Thay đổi độ rộng nét vẽ: kích chuột vào , chọn độ rộng của nét vẽ. + Sao chép đối tượng: Chọn đối tượng, Copy → Paste, chuyển đối tượng tới vị trí mong muốn. + Xóa: bấm phím Delete + Sử dụng Draw để nhóm (Group), mang ra trước / sau (Oder), xoay lật (Rotate or Flip), thay đổi các đối tượng tự động (Change AutoShappe): kích chuột vào các đối tượng cần điều chỉnh → kích chuột vào  của hộp Draw → chọn nhóm thao tác → chọn thao tác 2.2. Sử dụng WordArt để viết chữ nghệ thuật: Ví dụ: để viết được dòng chữ Các bạn có thể làm như sau: - Đưa con trỏ màn hình đến vị trí cần viết - Kích chuột vào → Kích chọn kiểu chữ → OK → Chọn Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, → trong mục gõ THCS Nam Hồng - Bấm OK Muốn sửa đổi văn bản được tạo ra bằng WordArt chỉ cần kích chuột vào vùng văn bản, thanh WordArt sẽ xuất hiện cho phép chúng ta sửa chữa, sửa xong chọn OK 2.3. Sử dụng Microsoft Paint để tạo một bức tranh Để vẽ một bức tranh trong Paint, ta cần chọn màu nền (Background) của bức tranh, màu vẽ (Foreground), độ rộng của nét vẽ (drawing with), chọn một công cụ vẽ, vẽ và hiệu chỉnh bức tranh - Chọn màu nền: trỏ chuột vào bảng màu, kích phải chuột (màu nền chỉ hiện ra khi bạn tẩy đi một phần bức tranh). - Chọn màu vẽ: trỏ chuột vào bảng màu, kích trái chuột - Chọn độ rộng của nét vẽ: kích chuột trái vào loại nét vẽ trên hộp công cụ ở bên trái cửa sổ - Chọn một công cụ vẽ: kích chuột vào biểu tượng của công cụ vẽ. - Vẽ và hiệu chỉnh nét vẽ: + Để vẽ một đường chéo,dọc hay ngang một cách chính xác cần giữ phím Shift khi rê chuột. + Tẩy một phần hình vẽ:chọn nét tẩy, chọn công cụ tẩy, đưa chuột vào hình vẽ, giữ chuột trái và di chuyển để xóa. Khi ta di chuyển chuột đến đâu hình vẽ sẽ bị xóa đến đó và vùng bị xóa trở về màu nền ban đầu bạn chọn. + Đánh dấu phần ảnh làm việc: Công cụ cho phép đánh dấu vùng ảnh bằng đường viền gạch hình chữ nhật Công cụ cho phép đánh dấu vùng ảnh bằng hình bất kỳ: kích chọn công cụ , rê chuột để vẽ một đường bao quanh phần vùng ảnh cần làm việc, nếu sai có thể kích chuột vào một điểm bất kỳ trên màn hình để làm lại. + Xóa, di chuyển, sao chép vùng ảnh đã được đánh dấu (giống như các đối tượng được tạo bằng Drawing) Ứng dụng: chúng ta có thể tạo một hình vẽ trong Paint sau đó sao chép toàn bộ hay một phần hình vẽ vào văn bản trong Word hoặc một Slide trong Powerpoint… Chú ý: Có thể chụp toàn bộ màn hình (bấm phím Print Screen), hoặc chụp cửa sổ nhỏ đang được kích hoạt (Bấm Alt + Print Screen), mở Paint và Paste vào một cửa sổ sau đó có thể chọn /copy một phần của cửa sổ vào văn bản trong Word hoặc một Slide trong Powerpoint…đây là tính năng phục vụ rất tốt cho việc soạn giáo án, bài giảng điện tử. 2.4. Microsoft Equation: chuyên dùng để soạn thảo các ký hiệu toán học, vật lý, hóa học. Ví dụ: viết biểu thức 5 2 3 2 + = x A Cách thực hiện: - Đặt con trỏ vào vị trí cần viết công thức - Insert → Object → Create New → Microsoft Equation → OK (hoặc kích chuột vào trên thanh công cụ) Khi đó trên màn hình sẽ hiện ra hộp Equation: Chú ý: - Khi đang gõ công thức nếu muốn gõ Text phải chọn Style → Text, gõ Text xong nếu muốn gõ công thức tiếp phải chọn lại Style → Math - Nếu công thức không nằm đúng vị trí mong muốn thì kích vào công thức, kích phải chuột, chọn Format Object, chọn Wrapping, chọn None, chọn OK sau đó kéo công thức tới vị trí mong muốn (đối với Word XP chỉ cần kích chuột vào hộp Draw trên thanh Drawing, chọn Text Wrapping, chọn In line With text). - Muốn sửa công thức: kích đúp chuột vào công thức, hộp công cụ Equation sẽ xuất hiện cho phép bạn sửa công thức, kích chuột vào vị trí cần sửa để sửa sau đó kích chuột tại điểm trống để kết thúc. - Nếu các công thức chỉ có các chỉ số trên và các chỉ số dưới thì không cần sử dụng Equation mà có thể làm như sau: + Bắt đầu và kết thúc gõ chỉ số trên bằng cách gõ CTRL + SHIFT + = + Bắt đầu và kết thúc gõ chỉ số dưới bằng cách gõ CTRL + = - Có thể gõ nhanh hơn, ví dụ: để có công thức a 2 x 3 bạn chỉ cần gõ a2x3 sau đó bôi đen số 2, gõ CTRL + =, bôi đen số 3, CTRL + SHIFT + = - Trong một tài liệu cần gõ nhiều công thức có thể copy công thức ở trên xuống sau đó kích đúp chuột vào công thức vừa copy để sửa thành công thức mong muốn sẽ giảm bớt được nhiều thao tác. II-Microsoft Excel Bảng tính Excel là một công cụ tiện ích để thực hiện công việc thống kê, kế toán trong một đơn vị. Nó cho phép nhanh chóng thực hiện các phép tính thông thường để kiết xuất dữ liệu. Ðồng thời nó còn có nhiều tính năng nâng cao khác như: tạo đồ thị, biểu đồ minh hoạ số liệu, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu Biểu tượng của Excel : 1 - Một số khái niệm cơ bản trong Excel 1.1 Cấu trúc bảng tính Excel bao gồm các workbook mỗi workbook chứa 255 sheet ( bảng tính) riêng Một workbook được ghi thành một tệp (file) theo mặc định có phần mở rộng là XLS Bảng tính Excel cấu thành bởi 256 cột ( viền ngang) được đánh thứ tự từ trái sang phải bằng các chữ cái A,B,C và có 16384 dòng ( viền dọc) được đánh số thứ tự 1,2,3, Giao giữa cột và dòng gọi là ô, có khoảng trên 4 triệu ô trong mỗi bảng tính Vùng: là 1 hay nhiều ô liền nhau tạo thành một hình chữ nhật. Một vùng được xác định bởi toạ độ ô đầu ( góc trên trái) và toạ độ ô cuối (góc dưới phải) Ví dụ : A3:B5 Muốn chọn một vùng ta có nhiều cách chọn: - Đặt con trỏ tại ô đầu vùng ấn phím Shift , dùng mũi tên dịch chuyển đến ô cuối - Đặt con trỏ chuột vào ô đầu vùng , ấn và giữu nút trái chuột , kéo đến ô cuối cùng - Chọn nhiều vùng : Ấn và giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác nhau 1.2 Ðịa chỉ tương đối và tuyệt đối Các ô (Cell) là yếu tố cơ sở của một bảng tính Excel. Ô có thể chứa các dữ liệu trực tiếp kiểu số (Number), kiểu ký tự (Text) , kiếu ngày tháng (Date). Ô cũng có thể chứa các kết quả tính toán theo một công thức nào đó với sự tham gia của nhiều ô khác 1.2.1 Ðịa chỉ tương đối là địa chỉ ô ghi trong công thức sẽ được thay đổi phù hợp mỗi khi sao chép di chuyển công thức đến vị trí mới. Tính tương đối của địa chỉ ô trong các công thức là một tính năng rất tuyệt vời của Excel. Nó giúp cho người sử dụng không phải lặp đi lặp lại nhiều lần việc điền một công thức tương tự trên nhiều ô kế liền nhau. Nó cho phép sao chép di chuyển nguyên cả vùng dữ liệu kèm theo công thức tính toán sang một nơi khác mà vẫn dữ nguyên mối liên quan (liên kết động) giữa các ô Ví dụ về địa chỉ tương đối : A2, B3:B9 1.2.2 Ðịa chỉ tuyệt đối : Ðối khi ta cần cố định một vùng địa chỉ, không cho phép thay đổi dù là di chuyển, sao chép đến vị trí khác. Dấu $ thêm vào trước chữ cái chỉ cột hoặc con số chỉ dòng để hiển thị rằng đây là địa chỉ tuyệt đối Ví dụ : $A$3 hoặc $D$5:$G$5 1.2.3 Ðịa chỉ hỗn hợp : Có thể cố định chỉ một thành phần của địa chỉ tuyệt đối nửa còn lại vẫn cho phép biến đổi tuỳ theo vị trí mới Ví dụ : Khi sao chép sang ô I1 là =$F1+H$1, sang ô J1 là = $F1+I$1 2 - Tính toán trong Excel : Excel tự động thực hiện các phép tính trên bảng và ghi kết quả vào bảng. Chỉ cần nhập công thức cần tính vào ô , Excel sẽ tính toán và ghi kết quả vào đó Các bước : - Nhấn chuột vào ô sẽ chứa kết quả - Gõ dấu = ( hoặc dấu +) - Gõ công thức, các toán hạng - Gõ phím enter để kết thúc 3 - Công thức các hàm Ðể tham gia như một toán hạng trong công thức. Hàm sẽ trả về một giá trị ( kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu ký tự ) hay một thông báo lỗi. Dạng thức chung của hàm như sau < Tên hàm> ( Ðối số 1, Ðối số2, Ðối số n) Tên hàm là một tên hàm có sẵn trong Excel hoặc xây dựng theo đúng quy định Vùng A3:B5 Viền ngang viền dọc Công thức hiện trên cửa sổ chính Danh sách đối số : Phần lớn các hàm trong Excel đèu có một hoặc nhiều đối số. Ðối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu ký tự, địa chỉ ô hay tên vùng, công thức hay những hàm khác. Ví dụ : = AVERAGE(E26:G26) Hàm AVERAGE sẽ tính trung bình cộng của danh sách đối số là vùng địa chỉ từ E26 đến G26 ( hình trên) 4 Một số hàm cơ bản 4.1 Hàm SUM : Tính tổng các giá trị của danh sách đối số Dạng thức : = SUM( Ðối số 1, Ðối số2, Ðối số n) Ðối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô Ví dụ = SUM( B1:B5) - tính tổng số trong phạm vi từ B1 đến B5 4.2 Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối số Dạng thức : = AVERAGE( Ðối số 1, Ðối số2, Ðối số n) Ðối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô Ví dụ = AVERAGE(A1, B5:B13) - tính trung bình cộng trong phạm vi từ B5 đến B13 và ô A1 4.3 Hàm COUNT Ðếm những ô chứa dữ liệu trong vùng Dạng thức : = COUNT( Ðối số 1, Ðối số 2, Ðối số n) Ðối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô Ví dụ = COUNT( F6:F15) - đếm những ô dữ liệu cùng kiểu từ ô F6 đến F15 4.4 Hàm MAX, MIN Cho giá trị cao nhất trong danh sách đối số Dạng thức : = MAX( Ðối số 1, Ðối số 2, Ðối số n) Ðối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô Ví dụ =MAX( B1:B5) - Cho giá trị cực đại trong phạm vi từ B1 đến B5 Cho giá trị thấp nhất trong danh sách đối số Dạng thức : = MIN( Ðối số 1, Ðối số 2, Ðối số n) Ðối số có thể là giá trị, địa chỉ ô, vùng ô Ví dụ = MIN( A3:C15) - Cho giá trị cực tiểu trong phạm vi từ A3 đến C15 4.5 Hàm IF Dạng thức = IF(Biểu thức điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai) Nếu biểu thức điều kiện đúng thì hàm nhận giá trị đúng, ngược lại sẽ nhận giá trị sai - Ðiều kiện là một biểu thức logic - Bản thân giá trị đúng, giá trị sai có thể là hằng trị, biểu thức (chuỗi, số, logic) và cũng có thể là một hàm Ví dụ : = IF(E4>=4,75, "phụ cấp","không") . Với mức lương lớn hơn hoặc bằng 4,75 thì được hưởng phụ cấp còn lại là không được hưởng (Ta coi cột E là cột mức lương) 4.6 Hàm AND Dạng thức : = AND( Ðiều kiện 1, Ðiều kiện 2) Cho giá trị đúng nếu mọi điều kiện nêu ra trong danh sách là đúng Ví dụ = AND( 3>2,5<8) - cho giá trị TRUE ( đúng) = AND(3>2,5>8) - cho giá trị FALSE (sai) 4.7 Hàm OR Dạng thức : = OR( Ðiều kiện 1, Ðiều kiện 2) Cho giá trị đúng nếu có bất kỳ một điều kiện nêu ra trong danh sách là đúng Ví dụ = AND( 4>2,3>8) - cho giá trị TRUE ( đúng) = AND(1>3,5=8) - cho giá trị FALSE (sai) 4.8 Hàm RANK Tìm thứ bậc của một giá trị trong một dãy giá trị Dạng thức : = RANK( Giá trị, vùng dãy giá trị, cách xếp thứ bậc) . Giá trị : Giá trị hoặc địa chỉ ô . Vùng dãy giá trị : địa chỉ tuyệt đối vùng ô - Cách xếp thứ bậc : Tăng hoặc giảm dần ( có giá trị 1 hoặc 0) 1 Thứ bậc được xếp theo trật tự tăng dần 0 hoặc không ghi = mặc định : Thứ bậc được xếp theo trật tự giảm dần Ví dụ : =RANK (C4,$C$4: $C$23,1) - Sắp xếp vị thứ tăng dần cho cột C. Dấu $ dùng để cố định vùng địa chỉ khi ta copy vùng địa chỉ đó không thay đổi 5 Các thao tác trong vùng dữ liệu 5.1 Sắp xếp dữ liệu Trong Excel có thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập với các ô ngoài vùng được chọn . Việc sắp xếp có thể thực hiện trên hàng ngang hoặc cột dọc Các bước sắp xếp dữ liệu: - Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp - Thực hiện lệnh Data\Sort xuất hiện hộp thoại -Tại trường Sort by ta chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ nhất và kiểu sắp xếp (Ascending: tăng và Descending giảm) - Tại trường then by tiếp theo ta chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ hai và kiểu sắp xếp nếu có - Tại trường then by ta Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ ba và kiểu sắp xếp nếu có - Chọn OK hay gõ Enter 5.2 - Lọc dữ liệu Excel có chức năng lọc dữ liệu rất năng động . ta sử dụng công cụ Auto Filter Từ bảng cơ sở dữ liệu đã có ta làm các bước sau: - Chọn hàng tiêu đề - Nhấn chuột vào Data Chọn Autofilter - Xuất hiện các nút lọc ở cuối mỗi ô tiêu đề - Kích chuột vào nút lọc của ô điều kiện - Chọn điều kiện lọc trực tiếp tên thanh menu trải dọc của nút lọc Trường hợp điều kiện lọc kép ta chọn Custom trên thanh menu trải dọc của nút lọc sẽ xuất hiện hộp thoại Custom Auto Filter Nhấn chuột vào AND, Hoặc OR tùy theo từng trương hợp Chọn OK để kết thúc Ví dụ ở hình trên : Lọc ra những người có điểm : 7=<Toán <=9 Sau khi chọn Custom ở nút lọc của cột Toán, ta thao tác ở hộp thoại Custom Filter như trên . Chọn OK để kết thúc Kết quả bảng dữ liệu ban đầu chỉ còn lại danh sách những người có đủ các điều kiện trên 6 - Ðồ thị, biểu đồ 6.1 Tạo đồ thị, biểu đồ Chọn điều kiện lọc đầu tiên chọn điều kiện lọc tiếp theo gõ giá trị cần lọc tiếp theo gõ giá trị cần lọc đầu tiên Vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. các biểu dồ, đồ thị là những hình ảnh minh hoạ rất trực quan đầy sức thuyết phục. người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết Ta dễ dàng tạo ra nhiều biểu đồ , đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành Thao tác tạo đồ thị gồm các bước sau : B1 - Lập bảng Cơ sở dữ liệu B2 - Chọn vùng Cơ sở dữ liệu cần minh hoạ B3 - Chọn Insert chọn Chart Xuất hiện Hộp thoại Chart Type • Tại Standard Type ; Ta chọn kiểu đồ thị, biểu đồ Chọn Next Xuất hiện Hộp thoại Source Data • Tại Data Range : Chỉnh sửa địa chỉ vùng dữ liệu nếu cần có sự sai lệch với việc chọn dữ liệu ban đầu Ta chọn biểu diễn đồ thị theo hàng (Row) hoặc Theo cột (Column) Chọn Next Xuất hiện Hộp thoại Chart Option a) Thẻ Title cho phép • Ðiền tiêu đề của đồ thị vào trường Chart Title • Chú thích ý nghĩa của trục X vào trường Category (X) axis • Chú thích ý nghĩa của trục y vào trường Value (Y) axis b) Thẻ Axes cho phép ghi chú các trục c) Thẻ Gridline cho phép chọn hiển thị các đường kẻ ô lưới để dễ so sánh cao độ của các giá trị d) Thẻ Legend cho phép bố trí nơi đặt nút chú giải e) Thẻ Data label cho phép lựa chọn có ghi kèm các con số giá trị cụ thể cạnh đồ thị hay không f) Thẻ Data table cho phép lựa chọn hiển thị vùng dữ liệu cơ sở kèm theo bên cạnh biểu đồ Chọn Next Xuất hiện hộp thoại Chart Location Chọn nơi đặt biểu đồ • Chọn As newsheet : Biểu đồ hay đồ thị sẽ được tạo trên một trang mới • Chọn As objectIn : Dán biểu đồ ngay trên bảng tính chọn Finish để kết thúc 6.2 - Sửa chữa đồ thị Kích trái chuột vào vùng đồ thị cần sửa tiếp theo ta kích phải chuột chọn lại tên các hộp thoại có chứa các chức năng cầ n sửa chữa V í d ụ : Muốn thay đổi hình dạng đồ thị ta chọn hộp thoại Chart Type Muốn thay đổi lại title của đồ thị, biểu đồ ta chọn Chart Option Bài thực hành về vẽ biểu đồ ( Dùng cho GV dạy toán ) Vẽ đồ thị hàm số bậc 2 a) Y= X 2 - 4X-5 Trên Cùng trục toạ độ với đồ thị y= x-5 b) Y=X 2 -3X+2 Tỷ lệ 1 đối với trục hoành và 5 đối với trục tung c) Y=X 2 +2X+3 Trên [-4,5] Tìm nghiệm của phương trình bậc hai Y=X 2 +4X-21 bằng cách vẽ đồ thị trên Excel Ðổi màu cho đồ thị đó BÀI TẬP THỰC HÀNH EXCEL: Mở Excel và làm các bài tập sau: Bài 1 BẢNG ĐIỂM Môn lớp học kỳ STT Họ đệm Tên Ðiểm Miệng Ðiểm 15 phut Ðiểm 1 tiết T Bình kiểm tra Thi Học kỳ T.B Môn Trần Thị Hoa Lê Văn Minh Bùi Lệ Hằng Trần Hoà Bình Hoàng Bình Ngô Văn Thành Phạm Thị Xuân Mai Thuý An Thẩm Thị An Nguyễn Chính Yêu cầu : - Nhập d ữ liệu và kẻ bảng như mẫu - Nhập điểm cho 10 học sinh có tên trên (miệng, 15 phút, 1 tiết, thi học kỳ) - Tính điểm Trung bình kiểm tra (điểm miệng và 15 phút hệ số 1 điểm 1 tiết hệ số 2 - Tính điểm Trung bình Môn bằng Trung bình kiểm tra nhân 2 cộng điểm thi học kỳ rồi chia 3 Dữ liệu điểm làm tròn đến 1 chữ số thập phân - Sắp xếp Tên- Họ đệm theo chiều ( a - z) - Tính % số học sinh theo kết quả trung bình môn (>=5 và <5) - Lọc riêng những học sinh điểm trung bình môn >=8 sao chép sang bảng khác cùng trang tính -Lưu trữ bài làm vào tệp Bangdiem .XLS. Bài 2 THEO DÕI MỌI MẶT TỪNG HỌC SINH TT Họ v à tên Ðiểm trung bình các môn TBHK ý kiến trao đổi Xếp loại Nhận xét của GVCN Toán Văn Sinh Sử Ðịa GDCD HK HL I II CN I II CN I II CN I II CN I II CN Yêu cầu : - Tạo trang theo dõi mọi mặt của sổ công tác chủ nhiệm - Dùng Mail Merge để điền điểm ở bảng điểm của GV bộ môn ( Bài tập 1) - Xếp loại học lực cho từng học sinh theo quy chế của Bộ ( Dùng hàm IF, AND) - Tính phần trăm xếp loại học lực, hạnh kiểm để đưa vào báo cáo hiệu quả công tác - Lọc ra từng loại học sinh trong xếp loại học lực và hạnh kiểm để vào các bảng khác nhau và tự đătj tên cho các bảng đó - Lưu trữ vào SOCHUNHIEM.XLS - Lập bảng cơ sở dữ liệu tổng số học sinh giỏi, khá, trung bình, yếu kém của lớp và vẽ đồ thị hình Pie biểu diễn cơ sở dữ liệu đó - Ðặt giấy in ngang cho File trên . Microsoft Word và Microsoft Excel I-Microsoft Word 1. Một số thao tác cơ bản của MS Word (gọi tắt là Word) : 1.1. Khởi động Word: Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word (hoặc. giảng, giáo án. 2.1 Các công cụ đồ họa (Drawing): Đồ họa là một chứa năng mạnh và dễ sử dụng của Word. Trước khi sử dụng các chức năng đồ họa cần chuyển sang chế độ Page Layout (trình bày trang) line With text). - Muốn sửa công thức: kích đúp chuột vào công thức, hộp công cụ Equation sẽ xuất hiện cho phép bạn sửa công thức, kích chuột vào vị trí cần sửa để sửa sau đó kích chuột tại