Tài liệu hướng dẫn sử dụng Word 2003 (T. Lưu biên soạn)

Chương trình 1: Microsoft Word 2003 Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD 2003 A CÁC KHÁI NIỆM VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN I Nhập lưu trữ văn Từ bàn phím ta nhập vào máy tính chữ nội dung phong phú khác hình ảnh, bảng biểu, công thức, chữ nghệ thuật, … Khi ta gõ, hệ soạn thảo văn thường quan lí cách tự động việc xuống dịng, cách ta nhanh chóng tạo văn lưu trữ để tiếp tục hoàn thiện in ấn II Sửa đổi văn Trong soạn thảo văn sai sót xảy nhu cầu cần thay đổi nội dung, hệ soạn thảo cho phép thực thao tác xóa, chèn thêm, thay kí tự, từ, câu hay đoạn Chúng ta thực thao tác di chuyển vị trí, chép đối tượng có văn III Trình bày văn bản: Chức trình bày văn điểm mạnh hệ soạn thảo văn Ta lựa chọn cách trình bày phù hợp đẹp mắt nhiều mức độ từ kí tự đến từ, đoạn trang Bao gồm khả sau: + Khả định dạng kí tự: phơng chữ (Times new roman; VniTimes; VnTimes; VnTimesH, …), cở chữ (to, nhỏ); kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân, …), màu sắc, vị trí tương đối chữ so với dòng kẻ, khoảng cách kí tự, từ, … + Khả định dạng đoạn văn bản: vị trí lề đoạn (trái, phải); lề (trái, phải, giữa, hai bên); thụt đầu dòng (dòng đoạn); khoảng cách dòng, … + Khả định dạng trang văn bản: Tìm kiếm thay thế; kiểm sốt tự động sửa lỗi gõ sai; tạo tự động chỉnh độ rộng bảng biểu, xếp liệu; tạo mục lục, thích, tham chiếu tự động; chia văn thành phần với cách trình bày khác nhau; tự động đánh số trang, phân biệt trang lẻ, trang chẵn; chèn hình ảnh kí hiệu đặc biệt vào văn bản; vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật; hiển thị văn nhiều góc độ khác nhau… B MỘT SỐ QUY ƯỚC: I Các đơn vị xử lí văn bản: Kí tự (Character) đơn vị tạo nên văn Ví dụ: a, b, c, 0, 1, 2, *, %, !, … kí tự Từ (Word) tạo thành từ nhiều kí tự ghép lại Các từ phân cách dấu cách (kí tự trống - Space) dấu ngắt câu Câu (Sentence) tập hợp nhiều từ kết thúc dấu kết thức câu dấu chấm (.); dấu chấm hỏi (?); dấu chấm than (!) Hàng (Line) tập hợp kí tự nằm hàng Đoạn (Paragraph) nhiều câu có liên quan với hồn chỉnh ngữ nghĩa Các đoạn văn phân cách dấu ngắt đoạn (hay cịn gọi xuống dịng phím Enter) Trang (Page) phần văn định dạng để in trang giấy Trang hình phần văn hiển thị hình thời điểm Lưu hành nội Trang Giáo trình Tin học ứng dụng Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu II Nhập văn tiếng Việt Kiểu gõ: Telex ee → ê s → dấu sắc z → xóa dấu aa → â f → dấu huyền oo → ô r → dấu hỏi dd → đ x → dấu ngã aw → ă j → dấu nặng ow ([) → uw (w, ])→ Bộ mã – Bộ phông chữ - Unicode: Times New Roman; Tahoma; Arial; … - TCVN3  ABC: tên phơng có tiếp đầu ngữ Vn, chẳng hạn: VnTime; … - VNI: tên phơng có tiếp đầu ngữ VNI-, chẳng hạn: VNI-Times; … - Vietware  X: tên phơng có tiếp đầu ngữ VN, chẳng hạn: VNTime new roman; … Bộ gõ: Vietkey; Unikey; … Chính tả: + Các dấu phẩy (,); chấm phẩy (;); chấm (.); hai chấm (:); chấm than (!); chấm hỏi (?) phải đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp sau kí tự trống sau cịn nội dung + Giữa từ dùng kí tự trống để phân cách Giữa đoạn xuống dòng lần nhấn phím Enter + Các dấu mở ngoặc (gồm: (; [; {; ) dấu nháy (gồm: ’; ”) phải đặt sát kí tự cuối từ trước đó, tiếp sau kí tự trống sau nội dung Thao tác với cửa sổ Unikey Nháy chuột phải vào biểu tượng Unikey khay hệ thống Lưu hành nội Trang Chương trình 1: Microsoft Word 2003 Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu Article I C MICROSOFT WORD 2003 I Các cách khởi động  Start → All Programs → Microsoft office → Microsoft Word 2003  Nháy đôi chuột vào biểu tượng Word Desktop (nếu có)  Nháy chuột vào nút lệnh Word trên cơng cụ (nếu có) II Cửa sổ Word Thước ngang VÙNG SOẠN THẢO Thước dọc Cuộn dọc Cuộn ngang Thanh trạng thái  Thanh tiêu đề (Title bar): hiển thị biểu tượng tài liệu Word; tên tài liệu soạn thảo; tên ứng dụng Microsoft Word nút lệnh điều khiển cửa sổ (thu nhỏ, phóng to, đóng)  Thanh bảng chọn (Menu bar): Dịng liệt kê tên bảng chọn sẵn có Word Bảng chọn danh sách lệnh hay tùy chọn  Thanh công cụ (Tools bar): Chứa nút lệnh giúp ta nhanh chóng thực cơng việc q trình soạn thảo  Điểm chèn (Cursor): Một vệt sáng nhấp nháy vị trí kí tự xuất gõ từ bàn phím Lưu hành nội Trang Giáo trình Tin học ứng dụng III Làm việc với đối tượng Word 1) Thanh bảng chọn (menu): Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu Các lệnh Menu liệt kê theo nhóm Mỗi nhóm làm việc khác gợi nhớ cho người sử dụng thông qua tên menu  File: Gồm lệnh thao tác với file như: mở file, đóng file, tạo file mới, lưu file, đặt định dạng trang in, in ấn, đóng cửa sổ chương trình Word …  Edit: Gồm lệnh soạn thảo với văn như: Phục hồi (Undo), chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste), tìm kiếm (Find), thay (Replace), …  View: Gồm lệnh cho phép hiển thị văn theo cách khác như: dạng thông thường (Normal layout), dạng in ấn (Print layout), phóng to văn theo tỉ lệ khác nhau, đầu trang – chân trang (Header and Footer), ẩn/hiện công cụ …  Insert: Gồm lệnh cho phép chèn đối tượng, biểu tượng, hình ảnh, đánh số trang văn bản… vào văn  Format: Gồm lệnh cho phép định dạng văn như: định dạng kí tự (Phơng chữ, cỡ chữ, màu chữ, kiểu chữ), định dạng đoạn văn (căn chỉnh lề, thụt đầu dòng, khoảng cách dòng, đoạn, …), định dạng khung, chia cột, tạo chữ to đầu đoạn …  Tool: Gồm lệnh cho phép thiết lập tuỳ chọn mở rộng thêm cho văn như: kiểm tra tả, đặt tuỳ chọn (Options), trộn thư, viết macro…  Table: Gồm lệnh cho phép thao tác với bảng biểu như: tạo bảng, xoá bảng, thay đổi định dạng bảng, chuyển văn thành bảng ngược lại…  Window: Gồm lệnh cho phép thao tác với cửa sổ soạn thảo Word như: tạo cửa sổ mới, xếp cửa sổ, chia cửa sổ thành nhiều phần…  Help: Gồm lệnh cho phép hiển thị nội dung chương trình Word tồn phần trợ giúp chương trình Word Để chọn lệnh ta kích chuột vào tên bảng chọn chứa lệnh cần chọn, rê chuột đến lệnh cần chọn (có vệt sáng xanh định vị lệnh tham chiếu) nhấp chuột trái lần * Một số qui ước sử dụng menu :  Lệnh bị mờ : chọn thời điểm  Lệnh có dấu … : mở tiếp hộp thoại  Ký tự gạch chân lệnh: phím nóng dùng chọn lệnh bàn phím  Lệnh có dấu : có hiệu lực  Lệnh có dấu  mở tiếp bảng chọn * Chú ý: Dừng nhấp chuột lên biểu tượng cuối bảng chọn để hiển thị tất lệnh menu 2) Thanh công cụ (Toolbar): Thanh công cụ lệnh thể dạng biểu tượng (nút lệnh) giúp người sử dụng thi hành số lệnh nhanh Khi trỏ chuột vào biểu tượng tên lệnh tương ứng đuôi trỏ chuột, gọi tool tip Các thường dùng Standard Formatting Lưu hành nội Trang Chương trình 1: Microsoft Word 2003 Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu  Các biểu tượng công cụ chuẩn Standard Nút lệnh Tên Chức New Tạo văn Open Mở tập tin văn Save Lưu tập tin văn hành Print In tập tin văn hành Print Preview Xem trước trang in Spelling Kiểm tra lỗi tả Cut Chuyển đoạn văn chọn vào Clipboard Copy Paste Chép đoạn văn chọn vào nhớ đệm Clipboard Chèn nội dung lưu trữ Clipboard vào vị trí trỏ soạn thảo Format Painter Chép kiểu định dạng Undo Bỏ qua lệnh vừa thi hành Redo Bỏ qua lệnh vừa undo Insert Hyperlink Chèn siêu liên kết (Hyperlink) muốn liên kết tới trang Web khác Tables and Borders Thể công cụ tables and borders Insert Table Chèn bảng biểu Insert Microsoft Excel Worksheet Chèn bảng biểu chương trình Microsoft Excel Columns Định dạng cột chữ Drawing Hiện ẩn công cụ Draw Document Map Thể cửa sổ văn dạng cấu trúc theo cách trình bày văn Show/Hide Hiện ẩn ký tự không in Zoom control Thể cửa sổ văn theo tỷ lệ Help Hướng dẫn Lưu hành nội Trang Giáo trình Tin học ứng dụng Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu  Các biểu tượng công cụ định dạng Formatting Nút lệnh Tên Style Chức Kiểu trình bày Paragraph Font Chọn font chữ Font Size Chọn kích thước font chữ Bold Chữ đậm Italic Chữ nghiêng Underline Chữ gạch Align left Căn dòng thẳng hàng bên trái Center Căn dòng thẳng hàng tâm hàng chữ Align Right Căn dòng thẳng hàng bên phải Justify Căn dòng thẳng hàng bên trái lẫn bên phải Line Spacing Khoảng cách dòng Numbering Kiểu định dạng liệt kê số thứ tự Bullets Kiểu định dạng liệt kê ký tự đặc biệt Decrease Indent Increase Indent Giảm lề trái paragraph Borders Hiện ẩn biểu tượng lệnh border Highlight Đánh dấu đoạn văn màu Font Color Chọn màu cho chữ Tăng lề trái paragraph Ngồi ra, q trình làm việc, cịn nhấp biểu tượng (Drawing) Standard để (hoặc tắt) Drawing Thanh thường nằm phía cửa sổ soạn thảo Microsoft Word có nhiều cơng cụ Ta cho cơng cụ khác cách nhấp menu View, trỏ chuột vào lệnh Toolbar nhấp chọn tên công cụ cần thiết, công cụ có dấu kiểm tra đứng trước Ta điều khiển đặt vị trí cơng cụ sau chúng hiển thị Chẳng hạn, dùng chuột kéo cạnh cơng cụ Drawing làm thay đổi kích thước cơng cụ này, dùng chuột kéo tiêu đề cơng cụ di chuyển sang vị trí khác Đặc biệt, di chuyển cơng cụ lên phía cửa sổ đưa vào vị trí cơng cụ có sẵn, tự duỗi thành hàng, lúc nhả chuột cơng cụ xếp ngắn tiêu đề công cụ tự động Vùng làm việc cửa sổ Word bị thu hẹp có nhiều cơng cụ lúc Vì vậy, tuỳ theo yêu cầu công việc, nên cho công cụ cần thiết mà Lưu hành nội Trang Chương trình 1: Microsoft Word 2003 Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu IV Soạn thảo văn với Word Tạo tài liệu Theo mặc định khởi động Word tạo sẵn tài liệu trắng với tên Document1 để người dùng bắt đầu cơng việc soạn thảo Trường hợp cần tạo tài liệu để soạn thảo làm theo cách sau: C1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N C2: Chọn File → New C3 Nhấp biểu tượng (New) công cụ Lưu tài liệu Nội dung vừa nhập vào văn lưu trữ tạm thời nhớ máy tính Để sử dụng lâu dài văn cần phải lưu giữ vào nhớ dạng tập tin Để lưu văn đĩa ta làm theo bước sau:  C1: Nhấn Ctrl + S C2: Nhấp chuột vào biểu tượng (Save) công cụ C3: Chọn File → Save  - Chọn vị trí lưu đĩa (đường dẫn đến thư mục đặt file vào đó) - Đặt tên file  Nhấp Save để hoàn tất - Để hiển thị danh sách ổ đĩa nháy chọn nút lệnh Computer nhấp chuột vào hộp danh sách khung Save in - Nếu muốn tạo thư mục thư mục nháy chuột nút lệnh - Đặt tên file theo quy ước, không nên bỏ dấu tiếng Việt Lưu hành nội Trang Giáo trình Tin học ứng dụng Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu - Phải thấy tên file xuất tiêu đề cửa sổ Word sau lưu - Sau lưu lần này, suốt trình soạn thảo người dùng cần cập nhật nội dung vừa nhập lên đĩa cách bước Tuy nhiên, lần Word không bật hộp thoại Save as mà tiến hành lưu nội dung lên đĩa Mở tài liệu có  C1: Nhấn Ctrl + O C2: Nhấp chuột vào biểu tượng (Open) công cụ C3: Chọn File → Open  Mở thư mục chứa file cần mở  Chọn file cần mở danh sách …  Nhấp chọn Open Cùng lúc Word cho phép mở nhiều tài liệu khác nhau, tài liệu mở cửa sổ riêng Tuy nhiên, thời điểm ta làm việc với tài liệu Đóng tài liệu mở Để đóng tài liệu mở ta làm theo cách sau: C1: Nhấn Ctrl + W C2: Chọn File → Close C3: Nháy chuột vào nút lệnh góc phải phía sổ Nếu có nội dung chưa lưu lên đĩa Word nhắc có muốn lưu hay khơng Chọn Yes để lưu, chọn No để không lưu Lưu hành nội Trang Chương trình 1: Microsoft Word 2003 Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu Nhập nội dung văn Văn tạo việc gõ từ bàn phím Điểm chèn cho ta biết vị trí xuất kí tự gõ vào từ bàn phím Điểm chèn tự động dịch chuyển từ trái sang phải ta gõ ta khơng cần phải nhấn Enter để xuống dịng, Word tự động xuống dòng điểm chèn đến lề phải trang văn Khi cần ngắt đoạn hay chèn thêm dịng trống ta nhấn Enter Vì điểm chèn cho ta biết vị trí xuất kí tự gõ vào từ bàn phím nên soạn thảo ta phải thường xuyên ý đến vị trí Để đưa điểm chèn đến vị trí vùng soạn thảo có nội dung ta nhấn chuột trái vị trí dùng phím Các phím thường dùng để di chuyển điểm chèn soạn thảo: - Không thể di chuyển điểm chèn vùng chưa có nội dung Để đưa điểm chèn đến vị trí vùng soạn thảo chưa có nội dung ta nhấn đúp chuột trái vị trí - Khơng nhấn phím cách (space) nhiều lần để điều chỉnh khoảng cách từ hay thực việc chỉnh Khi cần dịch chuyển điểm chèn xa khoảng cách bình thường ta nhấn phím Tab - Nên nhập đủ nội dung văn (nhập thô) trước thực việc định dạng văn Lưu hành nội Trang Giáo trình Tin học ứng dụng Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu Các thao tác soạn thảo a) Chọn văn Để chọn văn bản, cách thường dùng ta rê chuột vị trí bắt đầu vùng cần chọn (góc trên, bên trái), nhấn giữ chuột trái tiếp tục di chuyển chuột đến vị trí kết thúc vùng chọn (góc dưới, bên phải) thả chuột Một vùng văn bị đảo màu (thường đen, chữ trắng nên người ta hay gọi thao tác “bôi đen”) gọi vùng chọn Hoặc ta nhấp chuột vào vị trí bắt đầu vùng cần chọn, nhấn giữ phím Shift nhấp chuột vào vị trí kết thúc vùng cần chọn Ta nhấn giữ phím Ctrl để chọn nhiều vùng khác Vùng văn chọn Sau số cách chọn thành phần khác văn • Chọn từ C1: Kích đúp chuột trái từ C2: Ấn giữ đồng thời phím Shift phím Ctrl, tiếp nhấn phím di chuyển sang phải → để chọn từ bên phải trỏ, nhấn phím di chuyển sang trái  để chọn từ bên trái trỏ • Chọn hàng (dịng) văn C1: Di chuyển trỏ chuột phía miền chọn trái dịng cần chọn trỏ chuột có dạng , ấn phím chuột trái, dịng chọn C2: Di chuyển trỏ soạn thảo đầu dịng cần chọn sau bấm giữ phím Shift dùng phím di chuyển phím End phím di chuyển sang phải → để chọn văn đến cuối dịng • Chọn nhiều dịng văn C1: Di chuyển chuột miền chọn trái dòng cần chọn văn bản, chuột có dạng , ấn giữ phím chuột trái, dịng chọn, tiếp tục kéo chuột xuống đến dòng cần chọn cuối C2: Di chuyển trỏ soạn thảo miền chọn trái dịng cần chọn sau bấm giữ phím Shift dùng phím di chuyển phím End phím di chuyển sang phải, sang trái, phím di chuyển lên, phím di chuyển xuống, phím Page Up, Page Down để chọn văn • Chọn câu văn Nhấn giữ phím Ctrl, nhấp chuột vào vị trí câu • Chọn đoạn văn (paragraph) C1: Di chuyển chuột miền chọn trái dòng đoạn cần chọn văn bản, chuột có dạng , nhắp đúp phím chuột trái Khi đoạn văn chọn C2: Di chuyển chuột vào đoạn văn cần chọn, nhấn giữ phím Ctrl nhấn phím chuột trái, đoạn chọn • Chọn tồn văn C1: Nhấn Ctrl + A C2: Chọn Edit → Select All Lưu hành nội Trang 10 ... Nhấp chọn Open Cùng lúc Word cho phép mở nhiều tài liệu khác nhau, tài liệu mở cửa sổ riêng Tuy nhiên, thời điểm ta làm việc với tài liệu Đóng tài liệu mở Để đóng tài liệu mở ta làm theo cách... nội dung chưa lưu lên đĩa Word nhắc có muốn lưu hay khơng Chọn Yes để lưu, chọn No để không lưu Lưu hành nội Trang Chương trình 1: Microsoft Word 2003 Tổng hợp & Biên soạn: Huỳnh Đức Lưu Nhập nội... Nhấp biểu tượng (New) công cụ Lưu tài liệu Nội dung vừa nhập vào văn lưu trữ tạm thời nhớ máy tính Để sử dụng lâu dài văn cần phải lưu giữ vào nhớ dạng tập tin Để lưu văn đĩa ta làm theo bước